Manual de Empleados asociaassocia te. Liderazgo Integridad Equipo de Trabajo. Handbook

Transcripción

1 Manual de Empleados asociaassocia te Liderazgo Integridad Equipo de Trabajo Handbook

2 SECCIÓN 1 RESUMEN DE LA COMPAÑÍA... 6 ACERCA DE NUESTRO NEGOCIO... 6 ACERCA DE NUESTRO MANUAL DE EMPLEADOS... 6 ACERCA DE NUESTRA RELACIÓN DE EMPLEO... 7 SECCIÓN 2 CÓDIGO DE CONDUCTA Y ÉTICA... 7 CÓDIGO DE CONDUCTA Y ÉTICA EMPRESARIAL... 7 Política de Leyes de Prácticas Corruptas... 8 Política de Fraude... 8 Política de Protección de Denunciantes *... 8 Información Confidencial... 9 POLÍTICA DE CERO TOLERANCIA... 9 Acoso Laboral... 9 Violencia y Armas en el Trabajo Uso de Drogas y Alcohol PROGRAMA DE ASISTENCIA A LOS EMPLEADO (EAP) SECTION 3 EMPLEO OPORTUNIDADES IGUALES EN EL EMPLEO, LA ACCIÓN AFIRMATIVA, POLÍTICAS PARA ACOMODAR LAS DISCAPACIDADES PERIÓDO DE ORIENTACIÓN LEY DE INMIGRACIÓN Y E-VERIFY ESTADO DE EMPLEO CLASIFICACIONES DE EMPLEO HORAS DE TRABAJO PARA EMPLEADOS NO-EXENTOS OFERTAS DE TRABAJO PUBLICADAS PROMOCIONES Y TRASLADOS EMPLEO DE FAMILIARES Y/O AMIGOS GESTIÓN DEL DESEMPEÑO DE TRABAJO ENTRENAMIENTO Y DESARROLLO REUNIONES DE EMPLEADOS Y LA COMUNICACIÓN TABLONES DE ANUNCIO DE LA COMPANÍA FECHAS DE ANIVERSARIO Y SERVICIO ARCHIVOS DEL PERSONAL CAMBIOS DE INFORMACIÓN DEL PERSONAL VERIFICACIONES DE EMPLEO SEPARACIONES DEL EMPLEO SECCIÓN 4 LAS EXPECTATIVAS Y EL DESEMPEÑO DEL TRABAJO POLÍTICA DE PUERTAS ABIERTAS

3 EXPECTATIVAS DE TRABAJO NORMAS Y PAUTAS DE TRABAJO DISCIPLINA Y ENTRENAMIENTO PROGRESIVO LA MEJORA DEL DESEMPEÑO LA POLÍTICA DE ASISTENCIA Y TARDANZA AL TRABAJO CÓDIGO DE VESTIR SECCIÓN 5 COMPENSACIÓN Y NÓMINA DE PAGO COMPENSACIÓN PERÍODOS DE PAGO Y CHEQUES DE PAGO MANTENIMIENTO DE TIEMPO DEDUCCIONES DE NÓMINA Su Pago Repaso del Detalle de su Pago Empleados/as No Exentos Empleados/as Exentos AUMENTOS ANUALES BASADOS EN SU DESEMPEÑO EMBARGO DEL SALARIO DEPÓSITO DIRECTO SECCIÓN 6 BENEFICIOS SALUD Y BIENESTAR Planes Médicos Planes Dentales Plan de Visión Cuentas Flexibles de Gastos Antes de Impuestos PLANES BÁSICOS DE SEGURO DE VIDA, MUERTE ACCIDENTAL Y DISABILIDAD (AD&D) PLAN DE SEGURO DE DISCAPACIDAD DE CORTO PLAZO PLAN DE SEGURO DE DISCAPACIDAD DE LARGO PLAZO PRODUCTOS VOLUNTARIOS DE SEGUROS PLAN DE 401K PLAN TERMINACIÓN DE BENEFICIOS INTERRUPCIÓN DEL SERVICIO REEMBOLSO DE MATRÍCULA RECONOCIMIENTO Y PREMIOS SECCIÓN 7 TIEMPO FUERA DEL TRABAJO DÍAS FESTIVOS TIEMPO LIBRE DE TRABAJO PAGADO

4 LUTO/DUELO OBLIGACIÓN DE JURADO APARENCIAS ANTE EL TRIBUNAL Y LAS CITACIONES TIEMPO LIBRE PARA VOTAR OTRO SECCIÓN 8 PERMISO DE AUSENCIA EL ACTO FAMILIAR DE AUSENCIA FAMILIAR Y MÉDICO (FMLA) Definiciones Ausencia Intermitente Derecho Adicional de Ausencia de Familia Militar (Ausencia de un Miembro Lesionado de Servicio Militar) PROCESO DE RECLAMACIONES FMLA Responsabilidades del Empleado/a y Proceso: Tiempo Pagado Mientras Ausente Cobertura de Salud Regreso al Trabajo AUSENCIA PERSONAL AUSENCIA MILITAR PERMISO DE AUSENCIA CONCURRENTE REGRESO DE UN PERMISO DE AUSENCIA SECCIÓN 9 SEGURIDAD Y PROTECCIÓN SEGURIDAD ACCIDENTES Y PELIGROS COMUNICACIONES EN CASO DE PELIGRO DEBERES DE TRABAJO MODIFICADOS EVACUACIONES DE EMERGENCIA Y PROCEDIMIENTO DE CIERRE INSPECCIONES DE SEGURIDAD FUMAR POLÍTICA DE VIGILANCIA VISITANTES SOLICITUDES SECCIÓN 10 OTRO HERRAMIENTAS Y EQUIPO Tarjetas de Negocio Teléfonos Celulares Uso de Sistemas de Comunicación

5 VIAJE REEMBOLSO DE DISTANCIA DE MILLAS

6 DESCARGO DE RESPONSABILIDAD Debido a las cambiantes necesidades operacionales y las condiciones de negocios, este Manual no debe ser considerado con todo incluido. Ofrece directrices generales y no es un contrato ni se expresa o implícita como tal. La relación laboral entre usted y la Compañía es "a voluntad". Usted puede ser despedido por la Compañía a cualquier momento y por cualquier motivo, con o sin aviso previo. La Compañía puede, a su discreción, interpretar, revisar, modificar o variar en lo que se indica en este Manual, con la excepción de la política de empleo a voluntad el cual no podrá se puede modificar excepto por escrito y firmado por el CEO de la Compañía y usted. Este Manual sustituye y anula todas las políticas y directrices anteriores sobre los mismos temas incluidos en el Manual. Ninguna representación hecha por un representante de la dirección en el momento de su contratación o después, puede interpretarse como un contrato entre la Compañía y cualquiera de sus Empleados/as. Haremos nuestro mejor esfuerzo para mantenerlo informado de cualquier cambio que pueda afectarle a usted. 5

7 SECCIÓN 1 RESUMEN DE LA COMPAÑÍA ACERCA DE NUESTRO NEGOCIO Originalmente la Compañía fue fundada en Nos conocemos como el líder mundial en control de temperatura de almacenamiento y logística para la industria alimentaria, ofreciendo las más completas soluciones logísticas de almacenamiento y transporte en el mundo. Nuestros almacenes son una parte integral de la cadena de suministro de alimentos que une a productores, distribuidores y minoristas que almacenan productos a temperatura controlada en almacenes y usan servicios relacionados para los productos alimenticios congelados y perecederos, tales como entradas congeladas, carne, mariscos, frutas y verduras. Con sede en Atlanta, GA, somos una Compañía de bienes raíces auto administrada y auto gestionada que tiene la intención de seguir operando como un Fideicomiso de Inversiones Inmobiliarias [Real Estate Investment Trust (REIT)] de los Estados Unidos con fines de impuestos federales sobre la renta. Estamos controlados por fondos de inversión que están afiliados con Las compañías Yucaipa (The Yucaipa Companies, LLC) ("Yucaipa"). El negocio de Americold es el de proveer muchos servicios a nuestros clientes incluyendo en manejo de todos tipos y variedades de comidas y productos que requieren refrigeración o almacenamiento seco. Esto incluye la congelación, el manejo, el almacenamiento, la distribución y el transporte de los productos y servicios. Los siguientes son algunos hechos de la Compañía: Americold es el líder en la nación entre los proveedores de temperatura controlada 3PL, ofreciendo cobertura de costa a costa tal como fuente única de confiabilidad para todas las necesidades del transporte de clientes. Americold tiene más de 1,1 millones de pies cúbicos de espacio de almacenamiento con temperatura controlada. La Política de Calidad de Americold es que la Compañía está comprometida con la seguridad del consumidor, la satisfacción del cliente, y la satisfacción del empleado/a a través de la provisión de recursos dedicados a la calidad, empoderando a nuestros empleados/as, y conduciendo iniciativas de mejora continuas. ACERCA DE NUESTRO MANUAL DE EMPLEADOS Este Manual de Empleados es solamente una guía. No es un contrato de empleo. El Manual da un resumen de muchas de nuestras políticas y procedimientos, reglas de trabajo, beneficios para los empleados/as, y responsabilidades. Este Manual no es una declaración formal o exposición exhaustiva de todas las políticas o directrices de la Compañía. Como éste es un negocio que tiene que ser eficiente y provechoso para poder emplear a otros, debemos también tener la flexibilidad para conocer y reaccionar con cambios del futuro. Así que, la Compañía reserve el derecho exclusivo de modificar cualquiera de estas políticas, procedimientos, y beneficios a cualquier momento, sin o con aviso. 6

8 Este Manual se aplica a todos los locales y sitios con la excepción si un empleado/a esté cubierto bajo un Acuerdo Colectivo de Trabajo (Collective Bargaining Agreement). En este caso, este Manual se considera una cortesía al contrato. Este Manual dirige las políticas en toda Compañía solamente. Las políticas y los procedimientos suplementarios son distribuidos cuando sea necesario para describir políticas específicas de lugares y estados. Hemos hecho nuestro mejor esfuerzo para describir correctamente las políticas de la Compañía, los procedimientos y beneficios en todas las secciones de este Manual. Sin embargo, si este Manual contiene algo que no esté de acuerdo con los documentos formales y/o legales, descripciones del plan de beneficios/contratos, o leyes estatales o federales, los documentos o la ley prevalecerá. Si usted sigue con preguntas después de leer el Manual para los empleados/as, no dude en preguntar a su gerente o representante de recursos humanos. Estos son sus miembros de equipo y la ayuda de ellos a usted es parte de su responsabilidad. ACERCA DE NUESTRA RELACIÓN DE EMPLEO Mientras esperamos que nuestra relación sea gratificante y de largo plazo, el empleo en Americold es a voluntad y no se otorga para un tiempo definido. Mientras se prefiere notificación razonable, un empleado/a puede despedirse del empleo a cualquier momento, por cualquier razón, y la Compañía tiene la misma habilidad de ejercer los mismos derechos. SECCIÓN 2 CÓDIGO DE CONDUCTA Y ÉTICA CÓDIGO DE CONDUCTA Y ÉTICA EMPRESARIAL Americold está comprometida conducir todos los aspectos del negocio de acuerdo con las normas más altas de ética y legalidad. Este compromiso se inicia con el Director Ejecutivo de la Compañía y se espera que este compromiso se respete por todos los administradores, ejecutivos y empleados. Con el fin de recordar a algunos de los valores fundamentales y el espíritu con el que se espera, el negocio de la Compañía se inicia con el Director de la Compañía y se espera que el negocio de la Compañía se conduzca, la Junta de Síndicos ha adoptado el siguiente Código de Conducta y Ética Empresarial (el Código ). Más específicamente, este Código tiene por objeto: Promover una conducta honesta y ética, incluyendo el trato justo y el manejo ético de conflictos de intereses; Promover una plena justa, exacta, razonable, y comprensible; Promover el cumplimiento de las leyes y normas aplicables y regulaciones gubernamentales; Garantizar la protección de los intereses legítimos empresariales de la Compañía, incluyendo las oportunidades empresariales, activos e información; e 7

9 Impedir las infracciones. La intención de este Código es servir como una guía para hacer decisiones generales dentro de una variedad de circunstancias que se pueden encontrar mientras haciendo los negocios de la Compañía. Se espera que todos los administradores, ejecutivos y empleados de la Compañía estén familiarizados con el Código y se adhieran a esos principios y procedimientos establecidos en el Código que se les aplica. Política de Leyes de Prácticas Corruptas La Política de Leyes de Prácticas Corruptas es una ley estadounidense la cual hace ilegal que una persona y ciertos emisores de valores de los Estados Unidos hagan pago a un funcionario extranjero con el fin de obtener o retener negocios para o con, o dirigir un negocio hacia cualquier persona. Como tal, los Empleados/as de Americold deben utilizar únicamente prácticas éticas. Americold no deberá tratar de influir en las ventas u otros negocios de los pagos ilegales, sobornos, coimas u otros incentivos ilegales. Como es el mandato expreso de la ley, Americold, sus filiales, Empleados, y agentes no pueden hacer u ofrecer pagos de dinero o cualquier cosa de valor, directamente o indirectamente, a los funcionarios de gobiernos, partidos extranjeros políticos, partidos políticos, o candidatos de oficina política extranjera con el propósito de obtener o retener negocios. Política de Fraude La Política de Fraude de Americold se ha establecido para facilitar el desarrollo de los controles que ayudan en detectar y prevenir el fraude contra Americold. Es la intención de la Compañía promover un comportamiento organizativo consistente al proveer pautas y asignar la responsabilidad para la administración propia de esta Política, para el desarrollo de controle que ayudan la prevención, y para describir la conducta de todas las investigaciones asociadas con violaciones posibles de esta Política. Política de Protección de Denunciantes * El propósito de la Política de Protección de Denunciantes es establecer claramente e inequívocamente que Americold prohíbe la discriminación, el acoso y/o la represalia contra cualquier empleado/a que proporciona información o de otra manera ayuda a una investigación o procedimiento relacionado con cualquier conducta que él o ella crea razonable tal como una violación de la discriminación estatal o federal, la seguridad o las leyes laborales, las leyes de valores, las leyes federales de fraude, las reglas y regulaciones de la Comisión de Cambios e Intercambios (Securities and Exchange Commission) ( SEC ), o cualquier disposición de la ley federal en materia de fraude contra los accionistas, o la comisión o posible comisión de un delito federal. Todos en la Compañía son responsables de asegurarse que el lugar de trabajo esté libre de todas las formas de discriminación, del acoso, y de la represalia las cuales sean prohibidas por ésta y otras políticas de la Compañía. Ningún síndico, funcionario, empleado/a agente, contratista o subcontratista de esta Compañía tiene la autoridad para participar en una conducta prohibida por esta Política. *Denunciante ( Whistleblower ) es una persona que saca a luz pública la existencia de prácticas ilegales o peligrosas de su conocimiento. 8

10 Si cualquier empleado/a sospecha cualquier infracción del Código de Conducta, actividad fraudulenta, o acoso, le animamos que se ponga en contacto con el número confidencial de línea directa MiSitiodeTrabajoSeguro (MySafeWorkplace), , o busque acceso en para reportar cualquiera infracción sospechosa. Por favor refiérase al Código de Conducta Empresarial completo, Política de Leyes de Prácticas Corruptas, Políticas de Fraude y de la Protección de Anunciantes para más información. Información Confidencial Se les puede pedir a los empleados/as que ejecuten un acuerdo propietario y confidencial el cual busca asegurarse de que los secretos confidenciales, propietarios y/o comerciales estén salvaguardados y no sean divulgados o publicados por parte del empleado/a. Estos requisitos, incluyen el dejando tras toda la propiedad de la Compañía, materiales confidenciales, etc. al salir o despedirse de la Compañía. Por favor, consulte el Acuerdo de Propiedad e Información Confidencial para obtener más información. POLÍTICA DE CERO TOLERANCIA La meta en escribir este Manual de Empleados es hacer hincapié en los comportamientos deseados. No obstante, hay comportamientos que son tan destructivos e irrespetuosos a la relación laboral que se ha establecido una Política de Cero Tolerancia en las siguientes áreas: Acoso Laboral Es la política de la Compañía que todos los empleados/as deben poder trabajar en un ambiente libre de todas formas de acoso y discriminación. Estos incluyen actos entre dos gerentes, gerentes y empleados/as, y entre compañeros/as de trabajo. También incluye actos entre cualquier persona mencionada aquí y los que no son empleados/as, tal como vendedores, proveedores, clientes, contratistas, etc. El acoso es un tipo de discriminación prohibido por ley. El acoso significa comentarios no deseados o acciones basadas en la raza, color, religión, orientación sexual, edad, origen nacional, discapacidad física o mental, condición de veterano, el servicio en las fuerzas armadas de los Estados Unidos, formación genética, o cualquier otra categoría protegida por ley que sea explícitamente o implícitamente una condición de empleo o cuando la exposición de dicha conducta cree un ambiente de trabajo hostil. Los empleados/as que piensan que has sido un objeto de acoso y/o han sido testigos de tal conducta deben tomar medidas inmediatas, informando de la situación as su supervisor, otro miembro del equipo de gestión, con quien el empleado/a tiene confianza, Recursos Humanos (Human Resources), o en línea al 9

11 Ninguna persona sufrirá ninguna consecuencia adversa como resultado de informa tal conducta o por participar en una investigación de buena fe. Cualquier reporte de acoso será inmediatamente investigado. Se mantendrá una confianza Los empleados/as de California, Maine and Massachusetts deben hacer referencia a su Anexo en el Estado de CoolNet para directrices estatales específicas. Violencia y Armas en el Trabajo La Compañía se esfuerza por mantener un ambiente de trabajo seguro y productivo que esté libre de violencia y/o la amenaza de violencia. Este compromiso se extiende a nuestros empleados/as, proveedores, clientes, y visitantes. Las amenazas o actos de violencia contra los filiales de la Compañía, la propiedad o la propiedad de cualquier empleado/a, proveedor, cliente o visitante se tomarán en serio no se tolerarán. La Violencia en el Trabajo incluye pero no se limita a intimidación, acoso, acecho, amenazas, asalto físico, violencia doméstica o daños a la propiedad o los terrenos en el lugar de trabajo, e incluye actos de violencia cometidos por los empleados/as, clientes, familiares, conocidos/as o extranjeros/as en el lugar de trabajo. Pedimos que nuestros empleados/as pongan su seguridad como su mayor preocupación e informar cualquier acto y todos los actos de violencia y de amenazas de inmediato a su supervisor, gerente o a los corporativos. Todos los informes de violencia serán investigados y manejados por la Compañía con sensibilidad y discreción. Americold prohíbe las represalias contra cualquier empleado/a que, de buena fe, reporta una violación de la Política de la Violencia en el Trabajo. Cada esfuerzo será hecho para proteger la seguridad y el anonimato de cualquier persona que se presenta con las preocupaciones acerca de una amenaza o acto de violencia. Siempre está prohibida la posesión de armas en la propiedad y/o los terrenos de la Compañía, a menos que la prohibición esté limitada por las leyes estatales o locales. La violación de esta Política puede resultar en acción disciplinaria hasta e incluyendo la despedida del empleo, a menos que la ley estatal o local disponga de otra cosa. En su caso, la Compañía informa a las autoridades policiales o locales de la posesión o uso de armas o instrumentos peligrosos. Los empleados/as deben referirse al Adenda de las Leyes Estatales de Armas y su Adenda Estatal respectiva en CoolNet para pautas estatales específicas sobre la violencia en el trabajo y/o armas. Uso de Drogas y Alcohol La meta de la Compañía es mantener un ambiente de trabajo completamente libre de los efectos adversos del abuso de alcohol y drogas. De acuerdo, presentándose al trabajo bajo la influencia de alcohol o drogas ilegales (u otras sustancias que puedan afectar el desempeño laboral), el usar, poseer o distribuir lo mismo en las instalaciones de la Compañía mientras están trabajando en el negocio de la Compañía, queda estrictamente prohibido. En casos en que los empleados/as están tomando medicamentos autorizados que puedan 10

12 perjudicar la seguridad o el desempeño laboral, es la responsabilidad del empleado/a que comunique esta información a su superior más inmediato, junto con la debida autorización médica por escrito para trabajar durante el uso de tales drogas autorizadas. De acuerdo con las leyes estatales y/o locales, Americold reserva el derecho de realizar pruebas de drogas y/o alcohol de los empleados/as en cualquier momento y bajo ninguna circunstancia que se considere necesaria para proteger la seguridad del personal de la Compañía y cumplir con la Política de la Compañía establecida. Los empleados/as que se nieguen a someterse a pruebas de drogas y/o alcohol, serán sujetos a acción disciplinaria, hasta e incluyendo el despido del trabajo. De acuerdo con el las leyes estatales y/o locales, la Compañía podrá exigir pruebas de abuso de sustancias en las siguientes situaciones: Pre-empleo Post-accidente Sospecha de descubrimiento o sospecha razonable En cualquier momento Los empleados/as de Iowa y Minnesota deben referirse a su Adenda Estatal en CoolNet para pautas estatales específicas. PROGRAMA DE ASISTENCIA A LOS EMPLEADO (EAP) Americold ofrece un Programa de Asistencia a los Empleados (EAP) como un beneficio a sus empleados/as. A pesar de las Políticas de Cero Tolerancia antes mencionadas, la Compañía fomenta a los empleados/as con problemas de dependencia que busquen ayuda a través de la EAP antes de causarse daño a sí mismos, a sus familiares, y/o a otros empleados/as. Se puede poner en contacto con la EAP llamando al CIGNA. Los empleados/as d responsables de buscar ayuda antes que el problema de drogas y/o alcohol les lleve a problemas en el lugar de trabajo. Los empleados/as que buscan ayuda para un medicamento y/o si tienen problemas con el alcohol, pueden ser elegibles para un acuerdo de última oportunidad y por lo tanto la oportunidad de seguir siendo empleados mientras completen un programa de rehabilitación. Estos programas están disponibles a través de referencias del EAP de la Compañía y a través de otros recursos similares que la Compañía ha establecido para ayudar a los empleados/as. Se les anima que los empleados/as discutan estas opciones con la Compañía antes de buscar ayuda. Tales entidades deben someterse a pruebas de cualquier momento durante un plazo prescrito por la Compañía. SECTION 3 EMPLEO OPORTUNIDADES IGUALES EN EL EMPLEO, LA ACCIÓN AFIRMATIVA, POLÍTICAS PARA ACOMODAR LAS DISCAPACIDADES Americold es un Empleador de Acción Afirmativa*. Tomamos medidas proactivas y positivas para reclutar y promover a minorías cualificadas, mujeres, personas discapacitadas, y los veteranos. 11

13 Estamos comprometidos para oportunidades laborales de igualdad en todas nuestras prácticas de empleo. Reclutamos, empleamos, entrenamos, trasladamos, promovemos, pagamos, disciplinamos, y despedimos a empleados/as basándonos en calificaciones individuales, el mérito, y el cumplimiento de nuestro Código de Conducta de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos. Las decisiones relativas con cualquier aspecto de la relación laboral se realizan sin tener en cuenta raza, color, religión, orientación sexual, edad, origen nacional, discapacidad física o mental, estado de veterano, servicio en las Fuerzas Armadas estadounidenses, información genética, o cualquier otro estado legalmente protegido por ley. Americold brindará ajustes razonables para los solicitantes de trabajo calificados y a los empleados/as con una discapacidad conocida a menos que este tipo de ajuste cree una carga excesiva en las operaciones comerciales. La Compañía considera que las solicitudes de acomodo razonable sean de caso por caso con atención a las circunstancias individuales de los empleados/as o solicitantes. Se les anima que los empleados/as con necesidades especiales hablen de cualquier método razonable o los métodos de acomodo con la administración. *Nota: El término, Acción Afirmativa (Affirmative Action)), designa las medidas diseñadas para combatir la discriminación de las minorías étnicas y de las mujeres en los Estados Unidos. PERIÓDO DE ORIENTACIÓN La Orientación para Nuevos Empleados/as generalmente se lleva a cabo el primer día de empleo. Los empleados nuevos aprenden de Americold y sus negocios y se les anima que pregunten preguntas sobre cualquier información que no esté clara. Cada empleado/a nuevo quien esté contratado con la Compañía tiene que completar una orientación inicial de un periodo de noventa (90) días continuos de calendario empezando con el primer día de empleo (o el primer día de re-empleo para empleados/as quienes son recontratados). Este periodo de tiempo también se llama el periodo de prueba (probationary period). Durante este tiempo, estaremos evaluando su desempeño de trabajo, comportamiento, habilidad de cumplir con las normas de la Compañía, y su contribución en general a nuestra organización para determinar si debemos o no retenerle como empleado/a. Igualmente, tiene la oportunidad de evaluar si Americold es una buena opción para usted. Ya sea usted o la Compañía puede cancelar la relación de empleo a voluntad a cualquier momento durante o después del periodo de orientación, sin o con causa o aviso anticipado. El completar de este periodo de prueba no es una garantía de empleo continuo. LEY DE INMIGRACIÓN Y E-VERIFY Americold se compromete a emplear individuos que estén legalmente autorizados para trabajar en los Estados Unidos. Americold no discrimina ilegalmente sobre la base de la ciudadanía u origen nacional. Americold seguirá todas las leyes de inmigración, incluyendo la Reforma de Inmigración y la Ley de Control de 1986 (IRCA) y la Ley de Inmigración de

14 Todos los empleados/as deben completar el Formulario I-9 y presentar una identificación que pruebe su elegibilidad de empleo y su identidad dentro de tres (3) días de su fecha de contratación de trabajo. Si usted no puede producir su identificación durante estos tres (3) días, Americold tiene que suspender su empleo. Además, Americold participa en el programa E-Verify. La Compañía proporcionará la información I-9 de cada empleado/a a la Administración del Seguro Social (SSA) y, si es necesario, al Departamento de Seguridad Nacional (DHS), para confirmar la autorización de trabajo tal como el control de ley requiere. Si el gobierno no puede confirmar que usted está autorizado para trabajar en los Estados Unidos, es requisito que Americold le provea a usted con instrucciones por escrito y una oportunidad para ponerse en contacto la SSA y/o el DHS antes de tomar medidas las cuales pueden incluir la suspensión de trabajo. Americold no usará E-Verify para pre-seleccionar a los solicitantes de empleo o para re-verificar los empleados/as actuales a menos que sea requerido por ley, y no puede limitar o influir la selección de documentos presentados para uso en el Formulario I-9. Con el fin de determinar si la documentación en el Formulario I-9 es válida, Americold usa la herramienta de selección de fotos de E-Verify para comparar la fotografía que aparece en algunas tarjetas de residente y autorizaciones de empleo con la fotografía oficial de Inmigración y Ciudadanía (USCIS) de los Estados Unidos. ESTADO DE EMPLEO Conocer la clasificación de su trabajo es importante porque en la mayoría de los programas de beneficios que ofrecemos, la elegibilidad de trabajo está conectada a un número mínimo de horas de trabajo por semana. Los empleados/as se clasifican y se asignan a una de las siguientes categorías: Empleados/as de tiempo completo: Éstos son empleados/as que están normalmente programados para trabajar por lo menos treinta (30) horas a la semana y quienes generalmente tiene el derecho de obtener todos los programas de beneficio los cuales aquí se enumeran. Empleados/as de tiempo parcial: Éstos son los empleados/as que están normalmente programados para trabajar menos de treinta (30) horas. El derecho a los beneficios de los empleados/as de tiempo parcial, en general, se determinará en función del número de horas que estén programadas para trabajar. Empleados/as temporal: Éstos son los empleados/as que se emplean sobre una base de alivio durante un período limitado de tiempo o temporal por no más de doce (12) meses, y/o para un proyecto determinado o necesidad estacional. Estos empleados/as no alcanzan un estado de tiempo completo o de tiempo parcial regular y no son elegibles para recibir beneficios sin importancia al número de horas programadas o horas trabajadas. 13

15 CLASIFICACIONES DE EMPLEO Empleados/as exentos*: Por general, estos empleados/as tienen responsabilidades laborales dobles las cuales pueden ser de administrativas y/o administrativas/ profesionales. Se les paga un sueldo fijo a estos individuos el cual está diseñado para compensarlos por las horas trabajadas y, por lo tanto, no reciben pago por horas extraordinarias. Puede haber algunas circunstancias en las cuales sean elegibles para un pago premio, una incentiva y/u otro tipo de remuneración. Empleados no-exentos*: A estos empleados/as no se les paga un sobre una base salarial. A los empleados/as no-exentos se les paga una y media veces su tasa regular por hora ( horas extraordinarias ) para las horas trabajadas de más de cuarenta (40 horas en una semana de trabajo. Dependiendo de la ley estatal o local, los empleados/as no-exentos también pueden recibir horas extraordinarias después de trabajar un cierto número de horas en un día de trabajo. Los empleados/as de California and Kentucky deben referirse a la Adenda Estatal en CoolNet para pautas estatales específicas *Nota: En los Estados Unidos, exento ( exempt ) y no-exento ( non exempt) se refiere a la ley laboral Fair Labor Standards Act (FLSA), la cual rige el sueldo mínimo, horas y condiciones de trabajo para minoridades, etc. Los trabajadores se clasifican como exentos o no exentos bajo esta ley. HORAS DE TRABAJO PARA EMPLEADOS NO-EXENTOS Las horas de trabajo programadas puede variar de lugar y departamento; su gerente le proveerá su horario de trabajo específico. Se espera que todos los empleados/as estén en su trabajo a tiempo y listos para empezar el trabajo durante cada turno que esté programado/asignado. El tiempo de trabajo por semana es de cuarenta (40) horas, empezando el lunes a las 12:01 de la mañana y terminando después de ciento sesenta y ocho (168) horas consecutivas de trabajo. Esto puede ser diferente si su trabajo por semana empieza el sábado o domingo. El día normal de trabajo (con el propósito de calcular las hora extraordinarias y pago de días festivos) es de un periodo de veinte y cuatro (24) horas de acuerdo con su horario normal/regular de trabajo. Los días en los cuales un empleado/a está programado para trabajara no tienen que ser días consecutivos. Se les puede programar a los empleados/as para trabajo de cualquier combinación de días durante la semana de trabajo. Cuando se posible, el programa de trabajo norma/regular para todos los empleados/as incluirá por lo menos dos (2) días consecutivos de descanso cada semana de trabajo; sin embargo, las horas y los días de trabajo puede variar entre instalaciones de la Compañía para satisfacer las necesidades de los clientes. No hay garantía de trabajo y la Compañía tiene el derecho de hacer cambios a la semana de trabajo, 14

16 incluyendo reducir las horas de trabajo o programar horas extraordinarias de acuerdo con las necesidades del negocio. Se espera que todos los empleados/as trabajen durante las horas programadas para acomodar la carga de trabajo de su departamento. No se permite trabajar fuera de hora y hay que reportar todas las horas trabajadas. La política de Americold es pagar horas extraordinarias de acuerdo con las leyes de salarios y horas El pago se basa en el estándar más alto de horas extraordinarias donde los empleados/as están sujetos a las leyes estatales y federales. En general, la tasa de pago de horas extraordinarias elegibles es uno y medio (1.5) veces la tasa regular de pago. Las horas extraordinarias requieren la aprobación previa de su supervisor. El desempeño/rendimiento periódico de las horas extraordinarias es una condición esencial de empleo. Se espera su cooperación en todas las horas extraordinarias de trabajo que estén asignadas. Mientras la administración se esforzará en darle a usted una notificación ante mano de cualquier requisito para las horas extraordinarias de trabajo, puede haber ocasiones en que esto no será posible debido a las necesidades operacionales. Está prohibido hacer pirámides de horas. Periodos de descanso se pagarán a lo siguiente: Generalmente, se les provee un descanso pagado de quince (15) minutos a los empleados/as durante cada mitad de su jornada de trabajo. Este periodo de descanso de quince (15) minutos incluye viaje, limpieza y tiempo para comer algún bocadillo. Es la responsabilidad de cada empleado/a de tomar sus periodos de descanso ganados a los tiempos designados mientras considerar la dirección de la carga de trabajo y de la administración. A los empleados/as que se les requiere llevar equipo entero de protección (la ropa que se pone cuando en los congeladores) se les permitirá cinco (5) minutos al principio y al fin de su turno de trabajo para ponerse y sacarse esta ropa de protección. Períodos de comida se consideran periodos de descanso concedidos a los empleados/as quienes están programados para trabajar por lo menos seis (6) horas en un día. No se pagan estos descanso y generalmente son de treinta (30) o sesenta (60) minutos dependiendo de donde está su instalación. Los descansos de comida pueden variar dependiendo de leyes estatales o locales. Los tiempos de inicio y finalización de los períodos de comida pueden variar entre los empleados/as. Los empleados/as exentos deben fichar el reloj de tiempo de trabajo durante los periodos de comida al principio y al final cuando el periodo de comida y descanso se acabe. Las pausas para comer normalmente se deben tomar en el punto medio en el cambio de turno pero éstas pueden variarse por la administración de conformidad con las necesidades del cliente. Se pide que los empleados/as permanezcan en el edificio de 15

17 trabajo durante su descanso para comer y utilicen la sala de descanso o de otra área designada de descanso. Las instalaciones que tienen prácticas diferentes pero un descanso equivalente y/o periodos de comida diferentes pueden seguir con lo mismo con la aprobación de los Recursos Humanos Corporativos. Para las madres lactantes o en lactancia hasta un año después del nacimiento de un niño/a, Americold proporcionará un (1) periodo de descanso pagado adicional con el fin de extraer la leche. La Compañía considerará acomodar a una madre lactante o en lactancia con tiempos descanso sin pago tal como sean necesarios. No habrá ninguna discriminación de los empleados/as por ejercer sus derechos bajo esta guía y la instalación hará todos los esfuerzos razonables para proveerle con un ambiente privado y cómodo para este propósito. Nota: Póngase en contacto con su gerente o Representante de Recursos Humanos para pautas por división, estado o unión Los empleados/as de California, Tennessee, Minnesota, New York and Oregon deben referirse a la Adenda Estatal en CoolNet para pautas estatales específicas OFERTAS DE TRABAJO PUBLICADAS Las posiciones de trabajo que están abiertas y disponibles generalmente se publican en el sitio de Americold al Las posiciones de trabajo publicadas en su instalación de trabajo también se encuentran en los tablones de anuncio en su instalación de trabajo. Les animamos a nuestros empleados/as que notifiquen por inmediato a su gerente antes de solicitar para cualquier posición de trabajo abierta. La Compañía mantiene el derecho de publicar posiciones cuales atraen candidatos internos y externos y seleccionar los que tengan las calificaciones que resultará en contractar el candidato mejor calificado para el trabajo. Además, la Compañía no tiene ninguna obligación de notificar a los empleados/as de posiciones de trabajo abiertas en las cuales el empleado/a tenga tales calificaciones, con la excepción de tener una ausencia de un acuerdo de negociación colectivo en sentido contrario. Para ser elegibles, en general, los empleados/as deben estar en buen estado, cumplir con los requisitos mínimos de su trabajo, ser capaces de realizar las funciones esenciales del puesto, con o sin ajustes razonables, o presentar una solicitud para el puesto, y también han estado en su posición actual por lo menos doce (12) meses. Sin embargo, en ocasiones esto puede variar en función de los requisitos del negocio y aprobación de la administración y Recursos Humanos. PROMOCIONES Y TRASLADOS Como práctica general, la Compañía trata de llenar las posiciones de trabajo abiertas con la promoción o el traslado de Empleados/as calificados. Se determina la elegibilidad de tales de 16

18 acuerdo con los siguientes factores de desempeño: Cumplir con los requisitos mínimos del puesto Ser capaz de realizar las funciones esenciales del trabajo sin o con acomodación Tener un registro de desempeño y/o rendimiento con la Compañía a través del logro, la disciplina y la asistencia al trabajo Presentar una solicitud para el puesto La tenencia en su posición actual es de al menos doce 12 meses Sin embargo, esto puede variar en función de los requisitos del negocio y la aprobación de la administración. EMPLEO DE FAMILIARES Y/O AMIGOS Nosotros creemos que Americold es una compañía excelente con la que uno puede invertir su carrera y animamos a los miembros de las familias y los amigos de nuestros empleados/as que vean a Americold como un empleador potencial. Al mismo tiempo, debemos asegurarnos de que las relaciones personales en el lugar de trabajo no pongan en peligro nuestros comportamientos básicos de equidad. La Política de Anti-Nepotismo/Anti-Cronicismo* de Americold está diseñada para asegurar que los problemas posibles de favoritismo en relación con la familia o relaciones especiales entre los empleados/as de la Compañía se reduzcan al mínimo. Ningún empleado/a deber supervisar o tener alguna influencia sobre la vida de trabajo y/o la carrera de otro empleado/a donde hay una relación de parentesco/familiar de ningún tipo o un apego emocional especial (noviazgo, la pareja de hecho, co-habitante, etc.). En el caso de que dos empleados/as no puedan obtener una solución razonable, la administración dirigirá un cambio. Se harán todos los esfuerzos razonables para garantizar la equidad de tal decisión. *Nota: La definición de nepotismo es la tendencia a favorecer a familiares afines con cargos o premios o trabajos pagados. El cronicismo es casi lo mismo que el nepotismo siendo una tendencia a amiguismo, acomodo, compadrazgo de amigos o familiares afines con cargos o premios o trabajos pagados. GESTIÓN DEL DESEMPEÑO DE TRABAJO La comunicación entre los Gerentes/Administración y los Empleados/as debe ser continua y los comentarios del desempeño deben ocurrir consistentemente y regularmente durante todo el año. Americold apoya un enfoque de gestión de desempeño y de meta para que podamos alinear nuestros objetivos de trabajo individuales con la estrategia general del negocio mientras identificamos los planes para el futuro de un crecimiento y desarrollo profesional. Para muchas de nuestras posiciones de trabajo, Americold ha establecido una evaluación del desempeño de trabajo y un programa de revisión salarial. Este programa está diseñado para brindar a los empleados/as con información importante relacionada al trabajo y también para 17

19 proporcionar una estructura para considerar los cambios en la base del salario de los empleados/as. Para los empleados/as pagados por hora, tenemos un sistema para el aumento salarial basado sobre la tenencia en el empleo. ENTRENAMIENTO Y DESARROLLO Americold apoya el desarrollo de sus empleados/as en sus posiciones de trabajo actuales y oportunidades de crecimiento en el futuro. Nuestra Compañía provee entrenamiento y desarrollo relacionado al trabajo además de acceso a oportunidades continuas educativas las cuales se ofrecen internamente y externamente. Éstas incluyen varias oportunidades de E- Learning en nuestras oficinas rembolso de la matrícula de cursos calificados. REUNIONES DE EMPLEADOS Y LA COMUNICACIÓN Las reuniones son necesarias para poder mantener a los empleados/as informados de la productividad y la rentabilidad en general. También son necesarias para proveer información en cuanto el rendimiento de la Compañía. Se proveerá la comunicación de la Compañía entera y también actualizaciones regulares a través de varias avenidas de comunicación tal como reuniones diarias de turnos de trabajo, anuncios en los tablones de anuncios, correo electrónico, etc. TABLONES DE ANUNCIO DE LA COMPANÍA Los tablones de anuncios de la Compañía están reservados para las publicaciones oficiales de la Compañía y publicaciones y/o noticias requeridas por el gobierno. La Compañía reserva el derecho de monitorear y controlar el desplazamiento y la eliminación de cualquier material según sea necesario. FECHAS DE ANIVERSARIO Y SERVICIO La fecha de contratación a un empleado/a es esencialmente un dispositivo de mantenimiento de archivos que establece un punto de referencia desde cual se miden varios eventos relacionados. La fecha de aniversario de trabajo de un empleado/a es, en general, la fecha de contratación. Véase también la Sección 6 Beneficios. ARCHIVOS DEL PERSONAL Los archivos del personal son accesibles a través del gerente actual del empleado/a, un gerente considerando el traslado de un empleado/a o promoción, o a través del empleado/a. Los empleados/as pueden revisar sus archivos del personal al programar una cita para este propósito con un Representante de Recursos Humanos. 18

20 Sujeto a los requisitos estatales y locales, el Departamento de Recursos Humanos solicita que todas las consultas verbales para examinar los archivos del personal se presenten por escrito. Los archivos deben revisarse en el área/la oficina de Recursos Humanos y no se les permite salir de esta zona designada. Un Representante de Recursos Humanos estará presente mientras se revisa el archivo. Los empleados/as pueden hacer solicitudes razonables de copias de ciertos documentos que obran en el archivo. Si alguna información contenida en el archivo es un error, el empleado/a podrá solicitar por escrito que la información se corrija o el empleado/a puede poner una declaración por escrito de desacuerdo en el archivo. CAMBIOS DE INFORMACIÓN DEL PERSONAL Para ayudarle a usted a recibir los beneficios adecuados y avisos oportunos, Americold mantiene registros detallados con respecto a su empleo. Estos registros contienen datos tan vitales como la dirección de su domicilio, su número de teléfono(s), sus dependientes, su estado civil, y el beneficiario de su seguro. Para que usted tome ventaja de todos los beneficios que se le debe, y para cumplir con los requisitos gubernamentales, la Compañía debe mantener está información de usted actualizada. Por lo tanto, es importante que usted nos informe de cualquier cambio a este respecto tan pronto como sea posible a través del Servicio de PeopleSoft automático. Los empleados/as de California and Minnesota deben referirse a la Adenda Estatal en CoolNet para pautas estatales específicas VERIFICACIONES DE EMPLEO Todas las solicitudes de referencias, verificaciones de empleo u información salarial o de empleados/as actuales o ex-empleados se deben dirigir directamente al Número de Trabajo. El Número de Trabajo es un servicio automático que provee verificación inmediata de empleo y salario para cuales usted autorice tener acceso a su información. El servicio está disponible 24 horas al día, 7 días por semana. Se puede acceder: Para acceder su información usted necesita lo siguiente: El Código del Empleador Americold: Su Número de Seguro Social Su PIN - The Americold Employer Code: Your Social Security Number Su PIN la fecha de su nacimiento con los 4 números del año de nacimiento más los 4 últimos números de su número de seguro social 19