VERÓNICA GUTIÉRREZ ARANGO JAIME ALBERTO VARGAS REY

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1 ESTUDIO DE FACTIBILIDAD DE LA INTEGRACIÓN DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO DE MATERIAL AERONÁUTICO DEL GRUPO SYNERGY A TRAVÉS DEL CENTRO DE DISTRIBUCIÓN DE AVIANCA UBICADO EN MIAMI VERÓNICA GUTIÉRREZ ARANGO JAIME ALBERTO VARGAS REY UNIVERSIDAD DE LA SABANA INSTITUTO DE POSTGRADOS ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA ESTRATEGICA Chía, Cundinamarca Enero de 2007

2 ESTUDIO DE FACTIBILIDAD DE LA INTEGRACIÓN DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO DE MATERIAL AERONÁUTICO DEL GRUPO SYNERGY A TRAVÉS DEL CENTRO DE DISTRIBUCIÓN DE AVIANCA UBICADO EN MIAMI VERÓNICA GUTIÉRREZ ARANGO JAIME ALBERTO VARGAS REY Trabajo de grado para optar al titulo de Especialista en Gerencia Estratégica Asesor MARIO MARTINEZ AVELLA Ing. Transporte, M Sc Ing. Industrial UNIVERSIDAD DE LA SABANA INSTITUTO DE POSTGRADOS ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA ESTRATEGICA Chía, Cundinamarca Enero de

3 Nota de aceptación Firma Presidente del Jurado Firma del Jurado Firma del Jurado Chía, (dd,mm,aa),, 3

4 AGRADECIMIENTOS Los autores expresan sus agradecimientos a: AVIANCA S.A. Alba Rocío Cortés, Jefe de Comercio Exterior, Avianca S.A., Mario Martinez Avella, Asesor del proyecto asignado por el Instituto de Postgrados de la Universidad de la Sabana 4

5 CONTENIDO pág 1. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN ENUNCIADO DEL PROBLEMA FORMULACIÓN DEL PROBLEMA JUSTIFICACION Y DELIMITACION JUSTIFICACIÓN DELIMITACIÓN OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS MARCO DE REFERENCIA DE LA INVESTIGACIÓN MARCO CONCEPTUAL - GLOSARIO MARCO TEÓRICO Comercio Internacional Logística de Abastecimiento Procedimientos Aduaneros PROCESO LOGISTICO, CAPACIDAD INSTALADA Y VOLUMEN DE OPERACIÓN PROCESO LOGÍSTICO Proceso Logístico AVIANCA INC Proceso Logístico AVIANCA S.A. Y SAM Proceso Logístico WAYRA CAPACIDAD INSTALADA EN AVIANCA INC VOLUMEN DE OPERACIÓN Volumen de Operación WAYRA Volumen de Operación OCEAN AIR REQUERIMIENTOS GENERALES DE AVIANCA INC PROPUESTA FINAL DE PROCESO LOGÍSTICO ANALISIS DE COSTOS

6 6.1. COSTOS AVIANCA INC COSTOS DE OPERACIÓN AVIANCA CARGA COSTOS DE OPERACIÓN WAYRA REQUERIMIENTOS LEGALES PARA LA OPERACIÓN DE AVIANCA INC REQUERIMIENTOS ADUANEROS, TRIBUTARIOS Y CAMBIARIOS REQUERIMIENTOS EN COLOMBIA REQUERIMIENTOS EN PERÚ REQUERIMIENTOS EN BRASIL Requerimientos Aduaneros, Tributarios y Cambiarios Procesos de Importación Actual en Ocean Air EVALUACIÓN FINANCIERA Y VIABILIDAD DEL PROYECTO CONCLUSIONES...81 BIBLIOGRAFIA...83 INDICE DE FIGURAS...85 INDICE DE CUADROS...86 ANEXO A...87 ANEXO B

7 1. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN 1.1 ENUNCIADO DEL PROBLEMA La difícil situación que en los últimos años ha afrontado el sector aéreo ha generado el desarrollo de nuevas estrategias en las aerolíneas en pro de aumentar la competitividad, garantizar que se cumplan los estándares de calidad que rigen el sector los cuales en general se han convertido en normas de estricto cumplimiento, disminuir los gastos y optimizar sus costos, entre los que principalmente se destaca el alto costo del combustible. Avianca S.A. actualmente cuenta con un centro de distribución logístico de material aeronáutico en Miami, que se encarga de recibir y verificar la mercancía que entregan los proveedores de acuerdo con los estándares de calidad, para posteriormente proceder a su despacho dando cumplimiento a los requerimientos establecidos por la aduana colombiana. El centro de distribución de Miami y el proceso logístico diseñados por Avianca S.A. para la adquisición oportuna de material aeronáutico, ofrecen como una de sus grandes ventajas en el momento de la recepción, el no requerir la espera de la generación de la factura por parte del proveedor para despachar el material y así poder cumplir con los requerimientos aduaneros vigentes al respecto, gracias a que Avianca S.A. cuenta con una empresa subsidiaria en Estados Unidos cuya razón social es Avianca Inc., que es utilizada para pagarle de manera directa al proveedor; es decir, Avianca S.A. le compra la mercancía a Avianca Inc y esta a su vez al proveedor, por lo que entonces en el momento de la recepción es Avianca Inc quién emite la factura a Avianca S.A. 7

8 En el año 2005 Avianca S.A. fue adquirido por el grupo empresarial brasilero SYNERGY, el cual actualmente cuenta con aviones de la misma flota, cuya operación en Perú y Brasil se efectúa a través de las aerolíneas Wayra y Ocean Air respectivamente. El proceso de abastecimiento logístico del material aeronáutico de cada una de estas compañías se realiza a través de terceros que simplemente reciben o recogen la mercancía donde el proveedor del caso y la despachan a su destino final, sin hacer ninguna inspección física del material, corriendo riesgos no sólo en los procesos de inspección aeronáutica los cuales se deben llevar a cabo en cada país, sino también en los procesos de nacionalización. El Grupo Synergy debe trabajar en esta debilidad para transformarla en una fortaleza que le permita disminuir costos y gastos a través de la estandarización de los procesos, el aprovechamiento de la infraestructura de Avianca S.A. y poder así contribuir en el cumplimiento de uno de los objetivos financieros de la compañía y enfrentar la difícil situación por la que atraviesan las aerolíneas. Para poder llevar a cabo la unificación del proceso de distribución logística es necesario verificar las mejores opciones con las que cuenta el grupo, entre las que se encuentran la estandarización de los sistemas, la utilización de los aviones de Avianca S.A. para el transporte de la carga, el cumplimiento de los requerimientos aduaneros de cada país y en general, la disminución de los tiempos de tránsito para lograr ahorros en el manejo de los inventarios. 1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA Frente a esta futura fortaleza y reto para el grupo, Avianca S.A. como líder del proyecto tiene que definir: - Requerimientos de personal, espacio e infraestructura en general. 8

9 - Cual es la mejor manera logística de resolver el problema. - Cuales son los requerimientos legales para manejar la operación. - Cuales son los requerimientos aduaneros, tributarios y cambiarios de cada país. - Determinar la viabilidad del proyecto. 9

10 2. JUSTIFICACION Y DELIMITACION 2.1 JUSTIFICACIÓN Actualmente Avianca S.A, cuenta con un grupo de personas en Bogotá que se encargan de determinar los niveles de inventarios óptimos, tramitar las compras y reparaciones técnicas y hacer seguimiento a los procesos logísticos para tener una buena disponibilidad de material aeronáutico sin incurrir en costos elevados. Dentro del proceso logístico de adquisición de dicho material está involucrada Avianca Inc, empresa constituida en Estados Unidos que se encarga, entre otras funciones, de realizar las compras a los diferentes proveedores y venderle a Avianca S.A o SAM. El Proceso de Compras de Avianca S.A. comienza con la creación de una solicitud de pedido por parte del Departamento de Inventarios, esta llega al Departamento de Compras Técnicas, quién con base en su registro de proveedores sale al mercado a buscar la mejor oferta y en el momento de encontrarla genera una orden de compra, momento en el cual internamente y por la configuración del proceso y del sistema se elabora la orden de compra a Avianca Inc, con una réplica de Avianca Inc al proveedor. El proveedor entrega el material en las oficinas de Miami o lo envía a través de una cuenta Fedex de Avianca S.A. a dichas instalaciones, en donde es inspeccionado para garantizar que cumpla con los requerimientos técnicos (traceabilidad, normas MSD, 8130, Easa, etc), cantidad solicitada, empaque requerido, y en general las condiciones de calidad establecidas en la orden de compra (tiempos, parte número, etc). 10

11 En ese momento ingresa el material adquirido en el sistema SAP y se genera un shipping order u orden de embarque, con la correspondiente factura de Avianca Inc a Avianca S.A.; con esta y con los documentos técnicos se procede a enviarlo a Colombia para su nacionalización. El proceso de reparaciones comienza con la remoción en el avión de la unidad o material a adquirir con el reporte de la respectiva falla que se generó. El Departamento de Compras y Reparaciones Técnicas identifica los materiales que han sido removidos a través del sistema SAP, verifica la capacidad de los talleres en el exterior y genera la orden para envió a reparación. Internamente el sistema vuelve a hacer lo mismo que con las órdenes de compra, se genera una orden de reparación de Avianca S.A a Avianca Inc, y de Avianca Inc al proveedor. Con esta orden el Departamento de Comercio Exterior de Avianca S.A se encarga de buscar toda la información requerida para el proceso de exportación, lo tramita y envían la unidad a la bodega de Miami, de donde se reenvía a los reparadores. Una vez es entregada, el proveedor inspecciona y cotiza la unidad, la repara y la envía de vuelta a Miami con toda la documentación técnica. A partir de este momento la orden de reparación sigue el mismo proceso de las compras técnicas. Las otras aerolíneas del grupo no cuentan con centro de distribución en Miami, únicamente poseen un contrato firmado con un agente de carga (freight forwarder) que se encarga de recoger la mercancía donde el proveedor, inspeccionar que tenga la factura y enviarla al país respectivo sin hacerle ningún tipo de inspección. Esta condición hace que las aerolíneas estén sujetas a la ocurrencia de diferentes tipos de problemas en relación con la adquisición del material aeronáutico. Así mismo, otro problema que se presenta con el procedimiento es que no hay quien verifique los materiales en Estados Unidos, y por ende si se presenta algún error este solo se detecta en el momento de llegada al país de destino, generando los consecuentes retrasos en la ejecución de las reparaciones y mantenimiento, en la puesta en funcionamiento de los aviones, además de sobrecostos por pago de impuestos, transporte y administración por el 11

12 manejo de dichas órdenes de compra. De igual forma, como consecuencia de detectar el inconveniente en la ciudad destino, en ocasiones es mas ventajoso quedarse con los materiales y pagarlos que devolverlos al proveedor, repercutiendo esto en la generación de mayores costos y gastos. Por lo anterior, el presente proyecto ha sido enfocado a determinar los requerimientos para la unificación del centro de distribución logística del grupo y determinar la viabilidad económica de su implementación. 2.2 DELIMITACIÓN El presente estudio permitirá definir la viabilidad de la integración logística del Grupo Synergy a través del centro de distribución de Avianca ubicada en Miami para el abastecimiento de material aeronáutico. 12

13 3. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN 3.1 OBJETIVO GENERAL Establecer la factibilidad del proyecto de unificación logístico de adquisición, recepción y envío del material aeronáutico del Grupo Synergy a través del centro de distribución de Avianca ubicado en Miami, para lograr sinergias en todas las compañías. 3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Definir los requerimientos de espacio, personal e infraestructura en Miami para soportar la operación logística de Avianca S.A. en Colombia, Wayra en Perú y Ocean Air en Brasil. Determinar los costos de operación para el proceso a través de los aviones de propiedad de Avianca S.A. o mediante la transferencia de la carga a empresas dedicadas a este tipo de negocio, pero siempre tratando de conseguir tarifas por lo menos iguales o menores a las ofrecidas para Avianca S.A. Establecer los requerimientos legales para que Avianca Inc, opere como agente de carga, además de Avianca S.A., para las otras dos compañías aéreas que hacen parte del grupo Sinergy. Determinar los requerimientos aduaneros, tributarios y cambiarios de cada país. Hacer la evaluación financiera y determinar la viabilidad del proyecto. 13

14 4. MARCO DE REFERENCIA DE LA INVESTIGACIÓN 4.1 MARCO CONCEPTUAL - GLOSARIO A continuación se registra el significado de algunos términos utilizados para la estructuración y desarrollo del proyecto 1 2 : Administración de Cadenas de Abastecimiento: Es un sistema de proveedores, productores, distribuidores, minoristas y clientes en el que los materiales fluyen desde los proveedores hacia los clientes y la información fluye en ambas direcciones. Así mismo, puede describirse como el conjunto de enfoques utilizados para integrar eficientemente a proveedores, fabricantes, depósitos y negocios minoristas para que la mercancía se produzca y distribuya en las cantidades correctas, los lugares adecuados y el tiempo justo, con objeto de minimizar los costos del sistema satisfaciendo los requerimientos del nivel de servicio. Aduana: Oficina pública establecida en las fronteras de un Estado para registrar las mercancías que pasan por ella -ya sean exportadas o importadas- y cobrar los derechos y aranceles correspondientes. Las aduanas son instituciones que expresan la soberanía de un Estado y que aportan una cierta proporción de sus ingresos fiscales; desde otro punto de vista son también elementos que permiten el control técnico y sanitario de las mercancías en tránsito pero que, por lo mismo, pueden constituirse en trabas para un fluido comercio internacional. En ciertos regímenes de tipo federal existen también aduanas interiores que htttp:// af7005edc86 14

15 realizan las funciones de control y registro mencionadas, pero que no cobran derechos de importación o exportación. Almacenamiento: Engloba todas aquellas actividades que permiten el correcto almacenaje de productos y la preparación de pedidos. Es un campo de desarrollo crucial para las empresas y en algunos casos una competencia central. Ha pasado a ser un arma estratégica que muchas compañías usan para mejorar su posición competitiva. Aranceles: Impuestos que pagan los bienes que son importados a un país. Los aranceles son derechos de aduana que pueden ser específicos o ad valorem: los primeros obligan al pago de una cantidad determinada por cada unidad del bien importado, por cada unidad de peso o por cada unidad de volumen; los segundos se calculan como un porcentaje del valor de los bienes y son los que más se utilizan en la actualidad. Los aranceles aumentan el precio de los bienes importados. Los aranceles se emplean para obtener un ingreso gubernamental o para proteger a la industria nacional de la competencia de las importaciones. Comercio Internacional. Intercambio de bienes o servicios entre personas de distintos países. La diferencia esencial entre el comercio dentro de las fronteras nacionales y el comercio internacional es que este último se efectúa utilizando monedas diferentes y está sujeto a regulaciones adicionales que imponen los gobiernos: aranceles, cuotas y otras barreras aduaneras. En el comercio internacional se benefician tanto la nación que vende, o exporta, como la que compra, o importa: ello sucede, al igual que en el comercio interno, porque cada una posee ventajas comparativas particulares que se traducen en costos comparativos diferentes. Al incremento del comercio exterior, por lo tanto, hay que atribuir una buena parte del crecimiento económico contemporáneo. Compras: Actividades esenciales relacionadas con la adquisición de materiales, servicios y equipo usado en la operación de una organización. 15

16 Contrato de Compraventa Internacional: Es el instrumento principal de la transacción internacional, del cual derivan los contratos de transporte, seguro y pagos internacionales. Este contrato puede ser documentado formalmente por medio de una factura comercial o un simple fax o correo electrónico, según la dimensión de la transacción y la confianza establecida entre las partes. Por acuerdo de las partes puede regirse por la legislación del país del exportador o del importador, o de un tercer país elegido entre ambas, o por el convenio de la ONU sobre Contratos de Compraventa Internacionales de Mercancías (1980), o aun por reglas internacionales sobre prácticas comerciales. Contrato de Transporte: Este contrato consiste en un acuerdo de voluntades entre un operador de transporte (compañía naviera, aerocomercial, ferroviaria o carretera, o un operador de transporte multimodal) y un usuario del servicio de transporte (exportador, importador, intermediario), por el cual el primero se compromete a transportar la carga desde un determinado lugar de origen hasta el destino final que se le indique, a cambio de un precio determinado (flete). Control de Aduana: Medidas aplicadas por la Aduana a fin de asegurar el cumplimiento de la ley aduanera. Declaración de mercancías: Una declaración que debe realizarse del modo prescrito por la Aduana, mediante la cual las personas interesadas indican qué régimen aduanero pretenden aplicar a las mercancías y suministran los detalles informativos que la Aduana requiere para la aplicación del régimen elegido. Declarante: Persona que realiza una declaración de mercancías, o en cuyo nombre se realiza esa declaración. Derechos aduaneros: Derechos establecidos en los aranceles de Aduana, a los cuales se encuentran sometidas las mercancías tanto a la entrada como a la salida del territorio aduanero. 16

17 Derechos e impuestos a la exportación: Derechos aduaneros y todos los otros derechos, impuestos o recargos percibidos en la exportación o con motivo de la exportación de mercancías, salvo las tasas cuyo monto se limite al costo aproximado de los servicios efectivamente prestados. Derechos e impuestos a la importación: Derechos aduaneros y todos los otros derechos, impuestos o recargos percibidos en la importación o con motivo de la importación de mercancías, salvo las tasas cuyo monto se limite al costo aproximado de los servicios efectivamente prestados. Desaduanamiento: Cumplimiento de las formalidades aduaneras necesarias para permitir a las mercancías ingresar para el consumo, ser exportadas o ser colocadas bajo otro régimen aduanero. Exportación a título definitivo: Régimen aduanero aplicable a las mercancías en libre circulación que abandonan el territorio aduanero y que están destinadas a permanecer definitivamente fuera de éste. Formalidades aduaneras previas a la presentación de la declaración de mercancías: Conjunto de operaciones que deben efectuar, tanto la persona interesada como la Aduana, desde la introducción de las mercancías en el territorio aduanero hasta el momento en que son colocadas bajo un régimen aduanero. Importación para el consumo: Régimen aduanero por el cual las mercancías importadas pueden entrar en libre circulación dentro del territorio aduanero, previo pago de los derechos e impuestos a la importación exigibles, con cumplimiento de las formalidades necesarias. INCOTERMS: Son un conjunto de reglas aplicables internacionalmente con el propósito de facilitar la interpretación de los términos comerciales comúnmente utilizados. Hacen referencia al transporte, riesgos, seguros, envase y embalaje, obligaciones arancelarias y aduaneras por las cuales responde el comprador y el vendedor. 17

18 Liquidación de derechos e impuestos: Determinación del monto de derechos e impuestos que deben ser pagados. Logística: Es el proceso de planear, implantar y controlar de manera eficiente y económica el flujo y almacenamiento de materias primas, inventarios en proceso, productos terminados e información vinculada con ellos desde el punto de origen al punto de consumo con el propósito de adecuarse a los requerimientos del cliente. Sin embargo, en su definición más elemental, puede resumirse como el arte de entregar los productos correctos, en el lugar indicado y en el momento oportuno. Material para Uso Aeronáutico: Todo aquel destinado para la reparación o mantenimiento de las aeronaves. Oficina aduanera: Unidad administrativa competente para llevar a cabo las formalidades aduaneras. Instalaciones u otras áreas habilitadas a tal efecto por las autoridades competentes. Reconocimiento de mercancías: Inspección física de las mercancías por parte de la Aduana, a fin de cerciorarse de que la naturaleza, el origen, la condición, la cantidad y el valor de las mercancías se encuentran conformes a los detalles suministrados en la declaración de mercancías. Retiro de mercancías: Acto por el cual la Aduana permite a los interesados disponer de las mercancías que son objeto de un desaduanamiento. Territorio aduanero: Territorio en el cual es aplicable la legislación aduanera de un país. Verificación de la declaración de mercancías: Acción llevada a cabo por la Aduana a fin de cerciorarse de que la declaración de mercancías ha sido correctamente realizada y los documentos justificativos cumplen con las condiciones prescritas. 18

19 Transporte Internacional de Carga - TIC: Se define como "la operación de trasladar productos (carga) suministrando un servicio por un precio denominado flete, desde el país de origen (exportador), hasta el país de destino (importador)". El TIC se puede realizar a través de los modos aéreo, acuático (marítimo y fluvial), terrestre (carretero y ferroviario) o por una combinación de dos o más de dichos modos (transporte intermodal). U.A.P. - Usuario Aduanero Permanente: Se define así aduaneramente a aquellos grandes importadores y/o exportadores, que por el volumen que manejan tienen ciertos beneficios, como son: No tener que elaborar una garantía para cada importación o exportación, No tener que hacer pago de impuestos cada importación si no hacer un pago consolidado por cada mes, el 98% de las declaraciones obtienen levante automático, la aduana confía mas en los trámites realizados por un UAP que por importadores o exportadores ocasionales. 4.2 MARCO TEÓRICO Comercio Internacional. El comercio internacional esta regulado en todos los países y busca la protección de los productos nacionales y el control de las importaciones y exportaciones. Desde hace algunos años y ante el crecimiento continuo del mercado los países están buscando acuerdos que permitan el beneficio de todos los productores nacionales y el bien global de la economía del país a través de la integración del mercado mundial. Estos acuerdos han ido liberando en forma gradual las barreras de entrada que tenían los productos en cada uno de los países, es decir, disminuir los impuestos y aranceles y establecer mercados libres que liberan el comercio y tienden a alcanzar un único mercado capitalista mundial. Es de anotar que actualmente todavía no se ha logrado la integración total entre todos los países y en la mayoría de estos, cada una de las transacciones internacionales genera una serie de obligaciones que están regidas por los términos de negociación mundiales o 19

20 INCONTERMS - International Chamber of Commerce Trade Terms, que son supervisados y administrados por la Cámara de Comercio Internacional en París y son incluidos por las principales naciones comerciales del mundo. 3 La complejidad de una transacción comercial internacional lleva a que en los contratos de compraventa sea necesario determinar claramente por cuenta de quién corren los distintos gastos y responsabilidades que se originan en este tipo de negocio. Para ello se han adoptado diversas nomenclaturas sobre términos comerciales que se refieren a estos temas, siendo la más difundida la publicada por la Cámara de Comercio Internacional (CCI), que tiene sede en París. Esta institución, de carácter privado, publicó en 1936 la primera edición de los llamados INCOTERMS - Internacional Chamber of Commerce Trade Terms o "cláusulas de precio", los cuales conforman un conjunto de reglas aplicables internacionalmente con el propósito de facilitar la interpretación de los términos comerciales comúnmente utilizados en una transacción internacional. Estos incoterms se refieren al transporte, riesgos, seguros, envase y embalaje, obligaciones arancelarias y aduaneras por las cuales responde el comprador y el vendedor. Los INCOTERMS especifican: Quién contrata y paga el servicio de transporte, el seguro y los gravámenes aduaneros; El lugar de entrega de la carga; y Quién se responsabiliza en caso de pérdida, daño o demora de la carga. La aceptación de los INCOTERMS es optativa para los operadores. Estos términos se presentan en abreviaturas de tres letras y fueron sujetos a varias revisiones (1953, 1967, 1976, 1980, 1990 y 2000). La última versión entró en vigencia el 1/1/00 y se compone de 13 términos clasificados en cuatro categorías. 3 htttp:// 3256af7005edc86 20

21 Cuadro 1. Categorías INCOTERMS 2000 Categoría 1: Entrega en fábrica o depósito del vendedor EXW Ex Works En fábrica Categoría 2: Entrega en origen con transporte contratado por el comprador FCA FAS FOB Free Carrier Free A long side Ship Free on Board Libre en el transportista Libre al costo del buque Libre a Bordo del Buque Categoría 3: Entrega en origen con transporte contratado por el vendedor CFR CIF CPT CIP Cost and Freight Cost, Insurance and Freight Carriage Paid to Carriage and Insurance Paid to Costo y Flete Costo, Seguro y Flete Transporte Pagado hasta Transporte y Seguro Pagado hasta Categoría 4: Entrega en frontera o destino con transporte contratado por el vendedor DAF DES DEQ DDU DDP Delivered at Frontier Delivered ex Ship Delivered ex Quay Delivered Duty Un paid Delivered Duty Paid Figura 1. Clasificación de INCONTERMS. Entrega en Frontera Entregada en el buque Entregada en el Muelle Entrega con derechos no pagados Entregada con derechos pagados Fuente: 21

22 Por otra parte, las operaciones del comercio internacional generan en cada uno de los países obligaciones desde el punto de vista aduanero, cambiario y tributario. - Obligaciones aduaneras: Se refiere al cumplimiento de requisitos (licencias, vistos buenos, registros, etc) para el ingreso o salida de mercancías de cada país. - Obligaciones cambiarias: Se refiere a los procedimientos que establecen cada uno de los países para el manejo de las divisas por la compra o venta de productos y servicios a nivel internacional. En algunos casos, se pueden encontrar que el mercado es regulado para lo cual se deben llevar a cabo una serie de procesos que controlan el movimiento del dinero con los otros países o en los otros se puede tener que es libre, es decir no es controlado y no se debe reportar, ni generar ninguna obligación. - Obligaciones tributarias: son los impuestos y aranceles que el país define para las importaciones y exportaciones Logística de Abastecimiento. Las nuevas tendencias en la administración de cadenas de abastecimiento se han generado por la creciente necesidad de coordinación y conjunción de procesos y sistemas, mediante los cuales surja un producto-servicio mas sofisticado de cara a segmentos de mercado con necesidades rápidamente variables. Los fenómenos de asociación, fusión o adquisición han demostrado en muchos sentidos el peso que tiene la logística como condicionante físico de la estrategia y funcionamiento de las empresas, reflejándose en la desaparición de fronteras organizacionales entre miembros de la cadena organizacional. Actualmente uno de los mayores costos que tienen las empresas son los inventarios, para disminuir esto invierten grandes sumas de dinero en encontrar los puntos de pedido óptimo o tratar de alcanzar el just in time u otros tipos de modelos como la mercancía en consignación que libera a las compañías de este tipo de costos 22

23 Durante el análisis se estudian todos los puntos clave, es decir, la demanda o pronósticos, el tiempo de entrega o lead time que incluye el tiempo de búsqueda y negociación con el proveedor, el tiempo de producción y el tiempo de transporte, también se verifican los costos del producto y la rotación para determinar la carga de trabajo que genera vs la inversión y el tipo de producto. El tipo de producto es decisivo en el modelo de aprovisionamiento porque algunos productos como los perecederos o las mercancías peligrosas (dangerous goods) restringen el modelo de acuerdo con la vida útil o la cantidad que se puede movilizar. En el sector aéreo las mercancías peligrosas o sustancias que bajo ciertas condiciones pueden llegar a ser peligrosas son altamente controladas y están reguladas por entidades internacionales ya que dentro de un avión pueden incrementar el riesgo. Los costos y tiempos de transporte tienen alta influencia dentro del modelo de abastecimiento porque permiten que se modifiquen para generar ahorros a las compañías y encontrar economías de escala. Estos tiempos de transporte dependen del tipo de carga, del medio de transporte y de las condiciones que se puedan establecer en la negociación. Dentro de los aspectos básicos que son parte integral de la administración de cadenas de abastecimiento, se deben considerar: Configuración de redes logísticas: Referido al modo en que se organiza la distribución física de productos, incluido el costo de los depósitos y el de transporte. Manejo de inventarios y Risk Pooling: Este concepto se refiere a la decisión de invertir en determinados lugares de la cadena para dejar de hacerlo en otros y a la utilización de formulaciones matemáticas especiales para definir los niveles óptimos de inventario que 23

24 se complementa con el análisis de la situación de inventarios en otros lugares de la cadena. De igual forma hay un riesgo en el costo excesivo de inventarios existiendo la posibilidad de no abastecer al cliente. Explotación de la información: Este aspecto es primordial en la administración de toda la cadena, en especial en lo relacionado con el modo en que se transmite la información de demandas entre los distintos eslabones de la cadena por la gran necesidad de coordinación que es requerida. Estrategias de distribución: Estas se clasifican por el modo en que se usa el almacén o bodega. Se hace referencia a distribución directa cuando se emplea la bodega como un colchón, donde se estaciona el producto por un tiempo, y de cruce de andenes, cuando la bodega se emplea como un lugar de paso y no permanece en ella más de 15 horas. Otras: No menos importantes son las alianzas estratégicas, los aspectos internacionales, el diseño de producto-proceso, el valor del cliente, la tecnología de información y los sistemas de soporte a la decisión. Los objetivos de la cadena de suministro buscan los siguientes resultados: Los costos incurridos por todos los participantes de la cadena de suministro tienen como enfoque la disminución de los costos de transporte y distribución así como los niveles de inventarios en materias primas, productos intermedios y terminados. Una cadena eficaz puede optimizar el intercambio entre la disponibilidad de productos y costos de posesión del inventario. Posibilitar el flujo ágil de los productos, reducir los niveles de existencias en toda la cadena, abatir los costos por ineficiencias, disminuir los tiempos de entrega, optimizar plazos de entrega, aumentar la calidad del servicio, regular la disponibilidad de bienes, mejorar la confiabilidad de los pronósticos de demanda, establecer relaciones 24

25 mercantiles mas confiables con los socios de la cadena y promover sinergias, entre otros. Combinar la eficiente integración de las organizaciones participantes desde el nivel estratégico hasta el nivel táctico y operativo, incluyendo las decisiones de transporte. Maximizar el conocimiento y retroalimentación, disminuyendo los costos transaccionales entre los participantes de la cadena. Asegurar la disponibilidad de producto donde y cuando sea necesario, al precio adecuado y con valor agregado para el cliente, como resultado de una mejor comprensión de sus necesidades, reflejada en un aumento en el servicio y satisfacción de éste Procedimientos Aduaneros. Son el conjunto de formalidades que deben cumplir las mercancías que ingresan al territorio aduanero de un país o salen de él, a fin de asegurar el cumplimiento de la legislación correspondiente. Estas formalidades imponen obligaciones a la persona relacionada con las mercancías, que consisten en la presentación de las mercancías y del medio de transporte ante la Aduana, junto con una declaración relativa a las mercancías y los documentos de respaldo solicitados, además de la constitución de una garantía cuando corresponda, y el pago de derechos e impuestos eventualmente exigibles 4. De forma general, la realización de operaciones de exportación o de importación suele demandar dos tipos de formalidades: Las que son previas a la presentación de la declaración de mercancías ante la Aduana y la declaración de mercancías ante la Aduana. 4 htttp:// 3256af7005edc86 25

26 Generalidades del procedimiento para importar. Formalidades previas a la presentación de la declaración de mercancías ante la Aduana a) Desarrolladas por el transportista o su agente: Introducción de las mercancías en el territorio aduanero Presentación de las mercancías en la Aduana Descarga e ingreso en depósito temporal b) Desarrolladas por el importador Obtención de autorización para importar En Brasil y Colombia, sólo se exige cuando se trata de mercancías cuya importación está sometida a ciertas restricciones. Inscripción en un registro de importadores En Brasil se requiere que el importador se encuentre previamente inscrito en un registro de importadores. c) Cumplimiento de los demás requisitos exigidos por cada legislación Dependiendo de su naturaleza, la importación de algunos productos puede estar prohibida en determinado país, verse sujeta a cupos, o quedar sometida al cumplimiento de alguno de los siguientes requisitos previos, como son: Autorización expresa, inscripción ante alguna entidad o registro sanitario Exigencia de verificación previa al embarque. En algunos países previo al embarque se verifican ciertas características de las mercancías que van a ser importadas, tales como su precio, la calidad y cantidad, y su clasificación arancelaria. Dependiendo del tipo de mercancía de que se trate, o de su valor, la actuación de estas empresas se realiza, con carácter obligatorio, en el país en que se encuentran las mercancías para ser exportadas al país de importación. Corresponde al importador contactar 26

27 a alguna de estas empresas, comunicar la naturaleza de la operación y solicitar su intervención. Estas emiten un certificado de inspección, previo a la expedición, que es exigido por la Aduana como documento necesario para efectuar el despacho o trámite de importación. Este certificado de inspección previa se exige en Ecuador. Exigencia de la actuación de un Agente o Despachante de Aduana Unos cuantos países exigen la intervención de un agente/despachante de aduana para realizar los trámites ante la autoridad aduanera. En el caso de Colombia se exige, mientras en Brasil y Perú, es opcional la intervención del agente/despachante de aduana, pudiendo realizar los trámites directamente el importador o exportador. Presentación de documentación consular Algunos países exigen que sus oficinas consulares controlen, mediante el correspondiente visado, las facturas comerciales y los manifiestos de carga destinados al país. Declaración de mercancías ante la Aduana A través de este documento el declarante manifiesta su intención de dar a las mercancías declaradas un destino aduanero previsto por la ley del país, afirma que reúne los requisitos establecidos para dicho régimen y se obliga a cumplir las obligaciones derivadas de ese acto. El formulario de declaración de mercancías indica a la aduana el régimen que tendrá que ser aplicado a las mercancías y detalla información acerca del: declarante, importador, consignador, transporte, mercancías, derechos e impuestos. Los documentos de respaldo de la declaración aduanera varían en función de las características particulares de cada operación, siendo por lo general los mas comunes los siguientes: Licencia de importación, factura comercial, lista de empaque, factura de flete, póliza de seguro, documentos de 27

28 transporte (conocimiento de embarque, carta de porte, guía aérea), certificado de origen, certificado de inspección previa al embarque, entre otros. Retiro de las mercancías Una vez realizados los controles correspondientes y pagados o garantizados los derechos e impuestos aplicables a las mercancías, los propietarios se encontrarán en condiciones de disponer de ellas Generalidades del Procedimiento Para Exportar Formalidades previas a la presentación de la declaración de mercancías ante la Aduana a) Obtención de autorización o licencia para exportar: En Brasil, Colombia y Perú es necesario obtener un permiso o licencia de exportación. b) Inscripción en un registro de exportadores: En Brasil y Colombia el exportador tiene que estar inscrito en un registro de exportadores. c) Cumplimiento de los demás requisitos exigidos por cada legislación: Dependiendo de su naturaleza, la exportación de algunos productos puede ser objeto de prohibición en determinado país, verse sujeta a cupos, o quedar sometida al cumplimiento de alguno de los siguientes requisitos previos: autorización expresa, inscripción ante alguna entidad, registro sanitario. Exigencia de la actuación de un agente o despachante de Aduana En algunos países es obligatoria la intervención de un agente/despachante de aduana en representación del exportador. 28

29 Declaración de mercancías ante la Aduana y documentos de apoyo Al igual que sucede con la importación, las mercancías para exportar deben ser también declaradas a la Aduana en el formulario estipulado por cada país, completando los datos requeridos en forma similar a como se realiza en el procedimiento de importación. 29

30 5. PROCESO LOGISTICO, CAPACIDAD INSTALADA Y VOLUMEN DE OPERACIÓN Como parte fundamental para la determinación de la viabilidad de la unificación del centro de distribución de material aeronáutico en Miami, se hace necesario definir en primera instancia como se desarrolla en cada una de las aerolíneas del grupo el respectivo proceso logístico, al igual que conocer los indicadores de capacidad instalada y los volúmenes de unidades transportadas en cada una de ellas. A partir del análisis de dicha información, se procede a determinar los requerimientos adicionales que se deben satisfacer en Avianca Inc para implementar la integración y se define el proceso logístico recomendado para tal fin. 5.1 PROCESO LOGÍSTICO Proceso Logístico AVIANCA INC. El primer proceso que se lleva a cabo en la bodega de logística es el de recepción. En este proceso simplemente se reciben las piezas que llevan los proveedores o los transportistas y se ubican en la zona de recepción garantizando siempre que los primeros en entrar sean los primeros en salir. Después de este proceso se realiza la inspección e ingreso donde cada persona verifica el contenido de la mercancía, la documentación técnica requerida, el precio y en términos generales que cumpla con las condiciones pactadas en la orden de compra, para realizar el respectivo ingreso y ubicación en una estantería de acuerdo con las instrucciones de exportación que también se indican la orden de compra. 30

31 A continuación, la persona encargada de las exportaciones pesa las unidades y corta las guías y la factura de venta de Avianca Inc a SAM o Avianca S.A. y prepara la mercancía para ser entregada a Lan Chile, aerolínea con la que se tiene un contrato para manipulación de la carga y de su ascenso al avión. En el proceso de importación, las unidades llegan a las bodegas de importación de Lan Chile, el intermediario aduanero recoge a diario los documentos de las unidades a las cuales les debe tramitar el clareo ante la aduana, porteriormente entrega los documentos a Lan Chile y a Avianca Inc, quienes contratan un transporte interno para la entrega de las unidades en la bodega de Avianca Inc. A continuación, la persona de importaciones hace el ingreso al sistema y prepara la mercancía para entregarla a los respectivos proveedores, contacta a los que están en Miami para que recojan la mercancía y para los que están afuera procede a despacharles los materiales a través de la cuenta Fedex de Avianca S.A.. Después de entregar la mercancía culmina actualizando el sistema SAP. Los flujogramas presentados a continuación corresponden al proceso de exportación e importación en Avianca Inc. 31

32 Figura 2. Flujograma proceso recepción y exportación en Avianca Inc. 32

33 Figura 3. Flujograma proceso importación y recepción en Avianca Inc. 33

34 5.1.2 Proceso Logístico AVIANCA S.A. Y SAM. Actualmente el proceso de abastecimiento de partes aeronáuticas para soportar la operación de Avianca S.A. y SAM se hace con proveedores de Estados Unidos y Europa en su gran mayoría y los procesos de abastecimiento son por compra, reparaciones, intercambios o prestamos. Todo el proceso de negociación esta centralizado en Bogotá a través del departamento de Compras y Reparaciones Técnicas, quiénes se encargan de encontrar las mejores ofertas, tanto en precios como en tiempos de entrega, garantizando siempre la aeronavegabilidad de las partes. Cualquiera de los procesos de abastecimiento como tal, se realiza a través de Avianca Inc, es decir, Avianca S.A. o SAM le compran a Avianca Inc, quién a su vez se encarga de comprarle a los proveedores con el fin de disminuir el pago de impuestos en Estados Unidos. A nivel operativo, el proceso es completamente transparente y sencillo porque se desarrolla a través del sistema SAP y las personas a cargo simplemente generan una orden de compra al proveedor. En lo referente a la logística de despacho, las condiciones varían dependiendo del lugar de origen. En el caso de las partes que vienen desde Europa, Avianca S.A. cuenta con un agente de carga contratado para que recoja la mercancía donde el proveedor, verifique que la factura cumpla con las regulaciones aduaneras colombianas y transporte la mercancía hasta Bogotá, sin efectuarse ningún tipo de inspección física que garantice que las partes que están viajando son las que están reflejadas en la factura. Para el caso de Estados Unidos o Canadá, las piezas se negocian EXW - Ex Works o en fábrica, y se solicita el envió de las mismas a través de una cuenta FEDEX o cualquier otro servicio de transporte interno dentro de Estados Unidos, con destino hasta la bodega de Miami. 34

35 En la bodega de Miami las piezas son inspeccionadas de acuerdo con el proceso de calidad de Avianca S.A. y SAM, posteriormente se tramita su exportación de acuerdo con las instrucciones que emiten los Departamentos de Comercio Exterior y el de Compras y Reparaciones Técnicas. En general, las instrucciones de despacho son generadas de acuerdo con la urgencia que tenga la pieza. Cuando las piezas son requeridas sin urgencia se envían a un deposito aduanero, donde se realizan todos los tramites de importación a través de la CIA (Compañía de Intermediación Aduanera), y por el contrario, si las piezas son muy urgentes se tramitan bajo la modalidad de descargue directo, es decir, se utiliza la modalidad de entrega urgente ante la aduana y posterior a la entrega se realiza todo el proceso de importación con la CIA y la aduana. El pago de impuestos de las unidades que son importadas normalmente no se efectúa de manera inmediata, debido a que Avianca cuenta con un cupo por Plan Vallejo, que permite que el pago sea diferido para los siguientes años. En el caso de SAM, dado que todavía no cuenta con autorización para Plan Vallejo, se requiere que las piezas dependiendo del valor sean importadas a través de zona franca desde donde se tramita su salida en el momento de la necesidad o se importan a un depósito aduanero mientras se realizan los procesos de importación con la aduana. Este procedimiento ha permitido que Avianca S.A. y SAM tengan un filtro en Miami con el cual se garantiza el estado de las partes que llegan a Colombia, así como también una disminución de impuestos por ser Avianca Inc quién realiza la compra o reparación ante el proveedor. 35

36 Figura 4. Flujograma Proceso de Abastecimiento Avianca y SAM. 36

37 En el caso de las unidades que requieren reparación, después de su remoción (excepto en Estados Unidos), se procede a enviar a Bogotá, donde se suscribe la orden de trabajo que indica el reparador al cual debe ser enviada, la razón de su remoción y las tareas adicionales que se deben cumplir (ejemplo Service bulletin o modificaciones obligatorias que exijan los fabricantes de los aviones o que incrementen la confiabilidad de la unidad para mejorar la operación). Después de definir el taller, se desarrolla todo el proceso de exportación ante la aduana, para lo cual es necesario definir como y cuando entro la unidad al país, es decir, número de guía y fecha para poder garantizar que la unidad llego legalmente al país. Para las unidades que son removidas por primera vez se soporta la exportación con el documento de exportación ( DEX ) de importación del avión. Dado que las unidades se exportan a nombre de Avianca Inc, ellos son los encargados de tramitar el clareo ante la aduana de Estados Unidos, recoger las unidades en la zona de carga y enviarlas al proveedor para su respectiva reparación Proceso Logístico WAYRA. Al igual que en Avianca S.A. y SAM, Wayra tiene centralizadas sus operaciones de compras y reparaciones técnicas en Perú, desde allí coordinan la compra y reparación de las unidades y el manejo logístico que se le debe dar a cada una. Para manejar la operación Wayra tiene suscrito un contrato con un operador de carga que se encarga de recoger la mercancía donde el proveedor y enviarla hacia Perú sin hacer ningún tipo de inspección, únicamente se verifica que tenga todos los documentos necesarios para la aduana peruana. Wayra maneja parte de sus operaciones desde Estados Unidos y el resto desde Europa. 37

38 En el momento que la mercancía llega a Perú, a través de una compañía de intermediación aduanera se tramita el permiso para el traslado de la mercancía de la bodega de carga a las instalaciones del almacén. En Perú este almacén esta ubicado en zona franca y habilitado para manejar toda la mercancía bajo esta modalidad; por lo tanto, toda la mercancía llega allí y solo después de usada es que se reporta la salida ante la aduana. Para el proceso de exportación, el cual es efectuado con el fin de reparar las unidades removidas de los aviones por daños, la mercancía se envía a nombre del agente de carga quién se encarga de hacer todos los procesos ante la aduana y enviar la unidad a reparar, para que después de su reparación la recojan y envíen a Perú. Figura 5. Flujograma proceso logístico Wayra y Ocean Air 38

39 5.1.4 Proceso Logístico OCEAN AIR. Ocean Air al igual que las otras aerolíneas, cuenta con un Departamento de Compras y Reparaciones en Brasil que se encarga de negociar las partes y definir la logística de abastecimiento desde donde se encuentre la parte. Posee actualmente 14 aviones Fokker 100, y esta buscando Boeing 757 para operar a Estados Unidos. Actualmente Ocean Air tiene una gran oportunidad porque la compañía aérea más grande que existía en Brasil, Varig, debido a problemas económicos tuvo que cerrar su operación dejando las rutas y clientes disponibles para entrar al mercado. La operación actual de Ocean Air, con los aviones que posee, es abastecida en su gran mayoría desde Europa en lo referente a material aeronáutico, pero en el futuro se pronostica ampliar las operaciones desde Estados Unidos. Toda la logística se lleva a cabo a través de un agente de carga que se encarga de recoger la mercancía donde el proveedor, llevarlo a su centro de distribución, tomarle una foto y adjuntarla en la página de Internet y despacharlo de acuerdo a las instrucciones enviadas por Ocean Air que básicamente pueden ser dos: enviarla como entrega urgente o enviarla a un deposito aduanero para hacer todos los trámites requeridos. Para el envío de las unidades a reparación, Ocean Air debe enviar las unidades a nombre del reparador porque la aduana Brasilera controla los pagos y movimientos de los activos del país, para esto es necesario que el agente de carga maneje el movimiento de las unidades y contacte al reparador para que haga el clareo de la mercancía o en algunos casos le emita un poder que permita realizar los trámites y retirar las unidades para entregarla posteriormente para reparación. 5.2 CAPACIDAD INSTALADA EN AVIANCA INC. Avianca Inc cuenta con una bodega y un área de oficinas ubicadas en la zona del aeropuerto de Miami. La operación de la bodega comienza a las 8:30 a.m. hasta las 5:30 p.m. de lunes a viernes; y los sábados se atiende en el mismo horario, pero únicamente opera una persona 39

40 a quién se le da libre el día lunes; es de anotar que en situaciones especiales se contacta al personal para dar manejos en cualquier horario. El total del tiempo trabajado por el personal es de 40 horas semanales. La estructura del área esta conformada por un (1) supervisor de la bodega y seis (6) taquilleros, de los cuales cuatro (4) se dedican al proceso de ingreso de unidades, uno (1) es el encargado del proceso de exportación y la otra persona se encarga del proceso de importación y entrega a los reparadores. Véase Anexo A. Organigrama y fotografías del centro de distribución. En cuanto a tecnología Avianca Inc cuenta con siete (7) computadores, dos (2) impresoras, una (1) fotocopiadora y todo el proceso logístico se lleva a cabo a través del sistema SAP. Actualmente Avianca Inc recibe aproximadamente ítems por año de Avianca S.A. y SAM. Los tiempos de operación de las diferentes actividades que se realizan en Miami son: - Recepción: Incluye las tareas de recepción física de la mercancía del proveedor, inspección, verificación del estado, cantidades, documentos regulatorios, documentos comerciales, ingreso de la mercancía en el sistema, pesaje, fotocopiado de dichos documentos y almacenamiento en el respectivo estante. Tiempo promedio: 9,8 minutos por item. - Despacho: Incluye la selección de los materiales que deben ser enviados en la misma guía, el despacho por sistema, pesaje, y entrega al agente de carga para el respectivo despacho físico. Tiempo promedio: 21 minutos por guía. - Importación: Incluye las tareas de recepción de los materiales que serán enviados al reparador, ingreso al sistema, corte de guía Fedex o llamada al proveedor para recoger la mercancía, entrega física de la mercancía y despacho por sistema. 40