Guía Práctica Contable

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1 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE ANÁLISIS CONTABLE ÁREA SECTOR MUNICIPAL Guía Práctica Contable Contabilizaciones, Operaciones al término del ejercicio, cierre y apertura

2 Contraloría General de la República ÍNDICE PAG. CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES AL TÉRMINO DEL EJERCICIO Actualizaciones Qué es la actualización? Cuál es la normativa contable aplicable a la actualización de activos y pasivos? Actualización de Bienes Financieros Actualización de Bienes Intangibles Actualización de Bienes de Uso Qué es el Índice de Actualización Anual? Cuáles Bienes de Uso deben actualizarse? Cómo se aplica el Índice de Actualización? Actualización de la Deuda Actualización de Patrimonio Procedimientos contables Dictámenes asociados Depreciación y Amortización Depreciación de Bienes de Uso Qué es la depreciación? Qué Bienes de Uso deben depreciarse? Cómo se aplica la depreciación? Qué debo hacer al término de la vida útil de los Bienes de Uso Depreciables? Guía Práctica Contable i

3 Contraloría General de la República Procedimientos contables Dictámenes asociados Amortización de Bienes Intangibles Qué son los Bienes Intangibles? Cuál es la Normativa Contable para la amortización? Cuándo se amortizan los Bienes Intangibles? Traspaso de Gastos de Proyectos a Costos Acumulados Qué traspasos deben ser efectuados? Ejemplo 9 CONTABILIZACIONES DEL CIERRE DEL EJERCICIO Normativa Contable Qué es el cierre del ejercicio contable? Qué cuentas deben cerrarse? Cierre de las cuentas Deudores y Acreedores Presupuestarios Cierre de las cuentas de Ingresos y Gastos Presupuestarios Cómo deben cerrarse estas cuentas? Tener presente antes de efectuar el cierre del ejercicio Procedimientos Contables Ejemplo 21 Guía Práctica Contable ii

4 Contraloría General de la República CONTABILIZACIONES DE LA APERTURA DEL EJERCICIO Apertura Presupuestaria En qué consiste la apertura presupuestaria del ejercicio? Presupuesto Inicial Normativa Modificaciones Presupuestarias Normativa Ajustes al Saldo Inicial de Caja Aspectos Normativos Apertura Contable Qué es la apertura contable del ejercicio? Qué cuentas se abren? Procedimiento contable Dictamen asociado Ejemplo Saldo Inicial de Caja Ejemplo Apertura Contable Guía Práctica Contable iii

5 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE ANÁLISIS CONTABLE ÁREA SECTOR MUNICIPAL Contabilización de Operaciones al Término del Ejercicio Disponible en

6 ACTUALIZACIONES Qué es la actualización? Es la determinación de los efectos producidos por la inflación en el ejercicio contable de una entidad. Con el registro de la actualización se espera poder reflejar, de manera adecuada, los cambios que se producen en los activos, pasivos y patrimonio, debidos a las variaciones en los precios de bienes y servicios, permitiendo con ello establecer un resultado real de la gestión económica de la entidad al comparar Estados Financieros expresados en monedas de similar valor. Cuál es la Normativa Contable aplicable a la actualización de activos y pasivos? La normativa contable vigente del Sistema de Contabilidad General de la Nación establecido mediante oficio circular N , de 2005, de esta Contraloría General, en su capítulo primero, Normativa General, establece que los activos y pasivos existentes al 31 de diciembre de cada año, como asimismo el patrimonio inicial, deben actualizarse de acuerdo con las normas específicas establecidas para tal efecto. No obstante, en aquellos casos en que la citada normativa no establezca modalidades de reajustabilidad para determinados activos y pasivos, la Contraloría General de la República determinará la forma en que debe realizarse la actualización, para cuyo efecto actuará de oficio o a petición de los interesados. Por su parte, la normativa específica para estos efectos establece: Actualización de Bienes Financieros Los Bienes Financieros representativos de una expresión monetaria diferente a la moneda de registro de curso legal, deben actualizarse al tipo de cambio observado, determinado por el Banco Central de Chile para las respectivas monedas, vigente al último día hábil bancario del mes de diciembre de cada año. Los Bienes Financieros reajustables, deben actualizarse de acuerdo con las cláusulas de reajustabilidad pactadas. El Impuesto al Valor Agregado Crédito Fiscal, debe reajustarse de acuerdo con las normas tributarias vigentes. Las inversiones en acciones y derechos en sociedades provenientes del ejercicio anterior y las efectuadas en el primer semestre del ejercicio contable respectivo, deben actualizarse de acuerdo con el Índice de Actualización Anual. Contabilización de Operaciones al Término del Ejercicio 1

7 Las inversiones en acciones y derechos en sociedades efectuadas en el segundo semestre del ejercicio contable respectivo, no se actualizan. Actualización de Bienes Intangibles Los Bienes Intangibles provenientes del año anterior y los adquiridos en el primer semestre del ejercicio contable respetivo, deben actualizarse de acuerdo con el índice de actualización anual. Los Bienes Intangibles adquiridos durante el segundo semestre del ejercicio contable respectivo, no deben actualizarse. El saldo de las cuentas de valuación - Amortización Acumulada -, deben ajustarse de acuerdo con el índice de actualización anual, en forma previa al registro de la amortización del período. Dicho ajuste debe efectuarse conjuntamente con la actualización del bien intangible respectivo. Actualización de Bienes de Uso Los Bienes de Uso provenientes del año anterior y los adquiridos en el primer semestre del ejercicio contable respectivo, deben actualizarse de acuerdo al índice de actualización anual. Los bienes de uso adquiridos en el segundo semestre del ejercicio contable respectivo, no deben actualizarse. Los saldos de las cuentas de valuación -Depreciación Acumulada-, deben ajustarse de acuerdo con el índice de actualización anual, en forma previa al registro de la depreciación del período. Dicho ajuste debe efectuarse conjuntamente con la actualización del bien respectivo. Qué es el Índice de Actualización Anual? Es la variación porcentual experimentada por el Índice de Precios al Consumidor entre el último día del segundo mes anterior al de iniciación del ejercicio contable y el último día del mes anterior al de término del citado ejercicio. Este porcentaje es comunicado anualmente por Contraloría General sobre la base de la variación porcentual experimentada por el Índice de Precios al Consumidor calculado de acuerdo con la información que entrega el Instituto Nacional de Estadísticas y que debe ser aplicado el 31 de diciembre de cada año. Contabilización de Operaciones al Término del Ejercicio 2

8 Cuáles Bienes de Uso deben actualizarse? - Bienes de Uso Depreciables - Bienes de Uso no Depreciables - Bienes de Uso Sujetos a Agotamiento - Bienes de Uso en Leasing - Bienes de Uso por Incorporar - Depreciación Acumulada de Bienes de Uso Cómo se aplica el Índice de Actualización? (141) (142) (143) (144) (145) (149) SE ACTUALIZAN TODOS LOS BIENES DE USO Para efectos de simplificar los cálculos de la actualización de los bienes de uso, la normativa contable vigente ha adoptado el criterio que se grafica a continuación, a efectos de la aplicación del Índice de Actualización. Adquiridos en años anteriores Adquiridos en el primer semestre del ejercicio Adquiridos en el segundo semestre del ejercicio ACTUALIZACIÓN ANUAL NO SE ACTUALIZAN Actualización de la Deuda Las obligaciones reajustables deben actualizarse de acuerdo con las cláusulas de reajustabilidad convenidas, tales como: deudas contraídas en unidades de fomento, unidades tributarias mensuales o en alguna moneda distinta al peso chileno y las que en el contrato se exprese alguna cláusula de reajustabilidad. Las obligaciones sujetas a actualización de acuerdo con las modalidades señaladas precedentemente, deben ajustarse contra la cuenta Actualización de Obligaciones. Actualización del Patrimonio El Patrimonio Inicial del ejercicio contable respectivo debe actualizarse de acuerdo con el Índice de Actualización Anual. Se entiende por Patrimonio Inicial el monto que resulte de la suma de los saldos existentes al 1 de enero de cada año, en las cuentas Patrimonio Institucional y Resultados Acumulados. Contabilización de Operaciones al Término del Ejercicio 3

9 El Patrimonio Inicial sujeto a actualización de acuerdo con las modalidades señaladas precedentemente, debe ajustarse con cargo a la cuenta Actualización de Patrimonio y abono a las cuentas de Patrimonio Institucional y Resultados Acumulados. Cómo se determina el Patrimonio Inicial que debe actualizarse? PATRIMONIO INICIAL SALDO INICIAL CUENTA SALDO INICIAL CUENTA (*) (*) Antes de efectuar el traspaso del resultado del ejercicio anterior Procedimientos contables Oficio C.G.R. N , de 2007 y sus modificaciones Manual- - Procedimiento J-01 Actualización del Patrimonio Inicial. - Procedimiento J-02 Actualización de Bienes Financieros. - Procedimiento J-03 Actualización de Bienes de Uso. - Procedimiento J-04 Actualización de la Deuda. - Procedimiento J-07 Actualización de Bienes Intangibles. Dictámenes asociados Oficio C.G.R. N , de 2011, sobre regularización del procedimiento de actualización y depreciación de los bienes de uso. Oficio C.G.R. N , de 2012, sobre corrección de procedimiento aplicado para calcular la actualización y depreciación de determinados bienes de uso. Oficio C.G.R. N , de 2009, sobre tratamiento contable de bienes de uso, actualización, depreciación y valor residual. Contabilización de Operaciones al Término del Ejercicio 4

10 DEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIÓN Depreciación de Bienes de Uso Qué es la depreciación? La depreciación es la distribución sistemática y racional del costo de los bienes de uso sujetos a desgaste, traspasándose a resultados, en relación a los años de utilización económica. Cuál es la Normativa Contable aplicable a la depreciación? - Método de cálculo: El monto a depreciar debe determinarse mediante la aplicación del método de cálculo constante o lineal. Esto significa que el valor de costo del bien se traspasará a resultados en la misma proporción durante todos los años de su vida útil. Se divide el valor de costo por los años de vida útil, determinando un monto fijo de cargo anual por depreciación. El cálculo de la depreciación debe efectuarse sobre la base de los saldos actualizados de las cuentas de bienes de uso sujetos a desgaste y de las respectivas cuentas de valuación. Contraloría General establecerá las Tablas de Vida Útil. Para aquellos bienes que no se encuentren incluidos en las tablas, se debe consultar a CGR para establecer los años de vida útil que les corresponde, de acuerdo a su naturaleza. - Contabilización: El monto así determinado debe contabilizarse como Gastos Patrimoniales, utilizando para dicho efecto el método de registro indirecto o de acumulación, lo cual implica que durante el transcurso de la vida útil de las especies, la depreciación acumulada debe registrarse en la cuenta de valuación de activo que corresponda. Contabilización de Operaciones al Término del Ejercicio 5

11 Qué Bienes de Uso deben depreciarse? Todos los Bienes de Uso sujetos a depreciación, que hayan sido adquiridos hasta el primer semestre del ejercicio respectivo. En el caso de los bienes de uso adquiridos en el segundo semestre no deben depreciarse durante el primer año de su adquisición. Bienes de Uso Depreciables (141) Bienes de Uso en Leasing (144) Cómo se aplica la depreciación? Para los efectos de simplificar los cálculos de la depreciación de los Bienes de Uso, la Normativa Contable vigente ha adoptado el criterio que se grafica a continuación: Adquiridos en años anteriores Adquiridos en el primer semestre del ejercicio Adquiridos en el segundo semestre del ejercicio DEPRECIACIÓN ANUAL NO SE DEPRECIAN Qué debo hacer al término de la vida útil de los Bienes de Uso Depreciables? El cálculo y registro de la depreciación debe efectuarse en cada período contable, hasta que la vida económica útil estimada de las especies se extinga, considerando un valor residual de una unidad monetaria ($1), al término del período proyectado. Las cuentas de bienes de uso depreciables y las respectivas cuentas de valuación, deben ajustarse en el ejercicio siguiente a aquél en el que se extinga la vida útil estimada de las especies. Procedimiento contable Oficio C.G.R. N , de 2007 y sus modificaciones Manual - Procedimiento J-06 Depreciación de Bienes de Uso. Dictámenes asociados Oficio C.G.R. N , de 2011, sobre regularización del procedimiento de actualización y depreciación de los bienes de uso. Contabilización de Operaciones al Término del Ejercicio 6

12 Oficio C.G.R. N , de 2012, sobre corrección de procedimiento aplicado para calcular la actualización y depreciación de determinados bienes de uso. Oficio C.G.R. N , de 2009, sobre tratamiento contable de bienes de uso, actualización, depreciación y valor residual. Amortización de Bienes Intangibles Qué son los Bienes Intangibles? Se entiende por Bienes Intangibles, los bienes adquiridos o desarrollados por la entidad con el propósito de facilitar, mejorar o tecnificar sus actividades, susceptibles de ser valorados en términos económicos, tales como, patentes, marcas, sistemas computacionales y otros derechos intelectuales que constituyen privilegios o ventajas de competencia. Los municipios podrán activar como Bien Intangible, solamente los sistemas de información. Cuál es la Normativa Contable para la amortización? - Método de cálculo: Los Bienes Intangibles se amortizan en cuotas anuales y sucesivas, durante un plazo no superior a cinco años. Esto significa que el valor del Bien Intangible se divide por los años de amortización (entre dos y cinco), determinando un monto fijo de cargo anual por amortización. El cálculo de la amortización debe efectuarse sobre la base del saldo actualizado de la cuenta de bienes intangibles y de la respectiva cuenta de valuación. - Contabilización: El monto así determinado debe contabilizarse como Gastos Patrimoniales, utilizando para dicho efecto el método de registro indirecto o de acumulación, lo cual implica que durante los años en que se efectúe la amortización, se registrará en la cuenta de valuación que corresponda. La cuenta de Gastos Patrimoniales en la que se contabiliza el cargo por amortización, es la cuenta Amortización de Bienes Intangibles, debiendo abonarse Contabilización de Operaciones al Término del Ejercicio 7

13 la cuenta de valuación del activo Amortización Acumulada de Sistemas de Información. Cuándo se amortizan los Bienes Intangibles? Los que hayan sido adquiridos en años anteriores y en el primer semestre del ejercicio. Los que hayan sido adquiridos en el segundo semestre del ejercicio respectivo, no deben amortizarse durante el primer año de adquisición. Adquiridos en años anteriores Adquiridos en el primer semestre del ejercicio Adquiridos en el segundo semestre del ejercicio AMORTIZACIÓN ANUAL NO SE AMORTIZAN TRASPASO DE GASTOS DE PROYECTOS A COSTOS ACUMULADOS Qué traspasos deben ser efectuados? De acuerdo con los procedimientos contables M-01 y M-02, incluidos en el manual vigente oficio N , de 2007, al 31 de diciembre de cada año o al momento de su liquidación, deben traspasar a costos acumulados el monto de los gastos en bienes y servicios incurridos para la ejecución de estudios y/o proyectos, durante el período. Los costos acumulados durante todo el ejercicio, se traspasan a las correspondientes cuentas y , Costos Acumulados - De Estudios Básicos y Costos Acumulados - De Proyectos, respectivamente. Los montos traspasados a estas cuentas permanecen como saldo de las mismas hasta el término definitivo del proyecto. EL MOVIMIENTO CONTABLE QUE SE ORIGINE POR EFECTO DE LA ACTUALIZACIÓN, DEPRECIACIÓN Y DEMÁS CONTABILIZACIONES PROPIAS DEL TÉRMINO DEL EJERCICIO CONTABLE, DEBERÁ INCLUIRSE EN EL BALANCE DE COMPROBACIÓN Y DE SALDOS DEL MES DE DICIEMBRE, CONJUNTAMENTE CON LAS DEMÁS OPERACIONES CORRESPONDIENTES A DICHO PERÍODO. Contabilización de Operaciones al Término del Ejercicio 8

14 EJEMPLO La Municipalidad Guía presenta al mes de diciembre, el siguiente Balance de Comprobación y de Saldos. NOMBRE DE LA ENTIDAD: MUNICIPALIDAD GUÍA BALANCE DE COMPROBACIÓN Y DE SALDOS Desde el 01 de enero al 31 de diciembre de 20XX Moneda Nacional en Pesos ANTES DE EFECTUAR LAS CONTABILIZACIONES DEL TÉRMINO DEL EJERCICIO CUENTA SALDO INICIAL VARIACIONES DEL PERIODO SALDO FINAL COD. DENOMINACION DEUDOR ACREEDOR DEBE HABER DEUDOR ACREEDOR Caja Banco Estado Banco del Sistema Financiero Fondos por Enterar al Fondo Común Municipal Depósitos a Plazo Aplicación de Fondos en Administración Otros Deudores Financieros CxC Tributos sobre el Uso de Bienes y la Realización de Actividades CxC Transferencias Corrientes CxC Rentas de la Propiedad CxC Otros Ingresos Corrientes CxC Ventas de Activos no Financieros CxC Recuperación de Préstamos CxC Transferencias para Gastos de Capital Documentos Protestados Deudores por Transferencias Corrientes al Sector Privado CxC de Ingresos Presupuestarios Acciones y Participaciones de Capital Bienes Excluidos Edificaciones Contabilización de Operaciones al Término del Ejercicio 9

15 14104 Maquinas y Equipos de Oficina Vehículos Muebles y Enseres Equipos Computacionales y Periféricos Terrenos Depreciación Acumulada de Edificaciones Depreciación Acumulada de Máquinas y Equipos de Oficina Depreciación Acumulada de Vehículos Depreciación Acumulada de Muebles y Enseres Depreciación Acumulada de Equipos Computacionales y Periféricos Obras Civiles Aplicación a Gastos de Proyectos Garantías Recibidas Administración de Fondos Otras Obligaciones Financieras (Tesoro Público Sector Municipal) CxP Gastos en Personal CxP Bienes y Servicios de Consumo CxP Prestaciones de Seguridad Social CxP Transferencias Corrientes CxP Otros Gastos Corrientes CxP Adquisición de Activos no Financieros CxP Iniciativas de Inversión CxP Servicio de la Deuda Documentos Caducados Obligaciones por Aportes al Fondo Común Municipal Obligaciones con Registro de Multas de Tránsito CxP de gastos Presupuestarios Patrimonio Institucional Resultados Acumulados Resultado del Ejercicio Patentes y Tasas por Derechos Permisos y Licencias Participación en Impuesto Territorial art.37. DL N , de Intereses Transferencias Corrientes del Sector Privado Transferencias Corrientes de Otras Entidades Públicas Contabilización de Operaciones al Término del Ejercicio 10

16 44203 Transferencias de Capital de Otras Entidades Públicas Venta de Edificaciones Recuperación y Reembolsos por Licencias Médicas Multas y Sanciones Pecuniarias Participación del Fondo Común Municipal art DL N 3.063, de Otros Ingresos Ajustes a los Ingresos Patrimoniales de Años Anteriores Indemnizaciones de Cargo Fiscal Personal de Planta Personal a Contrata Otras Remuneraciones Otros Gastos en Personal Combustibles y Lubricantes Materiales de Uso o Consumo Servicios Básicos Mantenimiento y Reparaciones Servicios Generales Servicios Técnicos y Profesionales Otros Gastos en Bienes y Servicios de Consumo Transferencias Corrientes al Sector Privado Transferencias Corrientes a Otras Entidades Públicas Transferencias de Capital al Sector Privado Costo de Venta de Edificaciones Devoluciones Costos de Proyectos TOTAL Contabilización de Operaciones al Término del Ejercicio 11

17 Calculo de la actualización de bienes y patrimonio y depreciación del ejercicio. COD. CUENTA DENOMINACIÓN VALOR SEGÚN LIBRO ACTUALIZA CIÓN 2.0 % VALOR BIEN ACTUALIZADO DEPRECIACIÓN ACUMULADA ACTUALIZA CIÓN 2.0% DEPRECIACIÓN ACUMULADA ACTUALIZADA Edificaciones Máquinas y Equipos de Oficina Vehículos* Muebles y Enseres Equipos Computacionales y Periféricos Terrenos TOTALES *NOTA: En el segundo semestre se adquieren vehículos por un valor de $ CÓDIGO CUENTA DENOMINACIÓN VALOR BIEN ACTUALIZADO DEPRECIACIÓN ACUMULADA ACTUALIZADA VALOR A DEPRECIAR AÑOS VIDA ÚTIL RESTANTE DEPRECIACIÓN DEL EJERCICIO Dep. Acumulada Edificaciones Dep. Acumulada Máquinas y Equipos de Oficina Dep. Acumulada Vehículos Dep. Acumulada Muebles y Enseres Dep. Acumulada Equipos Computacionales y Periféricos TOTALES CÓDIGO DENOMINACIÓN SALDO ACREEDOR ACTUALIZACIÓN 2,0% Patrimonio Institucional Resultados Acumulados PATRIMONIO INICIAL Contabilización de Operaciones al Término del Ejercicio 12

18 Asientos de actualización CÓDIGO DENOMINACIÓN DEBE HABER Resultados Acumulados Actualización de Patrimonio Patrimonio Institucional Por la actualización del Patrimonio Inicial Índice de actualización = 2% CÓDIGO DENOMINACIÓN DEBE HABER Edificaciones Máquinas y Equipos de Oficina Vehículos Muebles y Enseres Equipos Computacionales y Periféricos Terrenos Depreciación Acumulada de Edificaciones Depreciación Acumulada de Máquinas y Equipos de Oficina Depreciación Acumulada de Vehículos Depreciación Acumulada de Muebles y Enseres Depreciación Acumulada de Equipos Computacionales y Periféricos Actualización de Bienes Por la actualización de los Bienes de Uso y su Depreciación Acumulada. Índice de Actualización = 2% Asiento de depreciación CÓDIGO DENOMINACIÓN DEBE HABER Depreciación de Bienes de Uso Depreciación Acumulada de Edificaciones Depreciación Acumulada de Máquinas y Equipos de Oficina Depreciación Acumulada de Vehículos Depreciación Acumulada de Muebles y Enseres Depreciación Acumulada de Equipos Computacionales y Periféricos Por la depreciación del ejercicio de los Bienes de Uso Depreciables Contabilización de Operaciones al Término del Ejercicio 13

19 Asiento de traspaso de costos de proyectos CÓDIGO DENOMINACIÓN DEBE HABER Costos Acumulados Obras Civiles Por el traspaso de los costos acumulados de la ejecución de proyectos. NOMBRE DE LA ENTIDAD: MUNICIPALIDAD GUÍA BALANCE DE COMPROBACIÓN Y DE SALDOS desde el 01 de enero al 31 de diciembre de 20XX Moneda Nacional en Pesos DESPUES DE LAS CONTABILIZACIONES DEL TÉRMINO DEL EJERCICIO. CUENTA SALDO INICIAL VARIACIONES DEL PERIODO SALDO FINAL COD. DENOMINACIÓN DEUDOR ACREEDOR DEBE HABER DEUDOR ACREEDOR Caja Banco Estado Banco del Sistema Financiero Fondos por Enterar al Fondo Común Municipal Depósitos a Plazo Aplicación de Fondos en Administración Otros Deudores Financieros CxC Tributos sobre el Uso de Bienes y la Realización de Actividades CxC Transferencias Corrientes CxC Rentas de la Propiedad CxC Otros Ingresos Corrientes CxC Ventas de Activos no Financieros CxC Recuperación de Préstamos CxC Transferencias para Gastos de Capital Documentos Protestados Deudores por Transferencias Corrientes al Sector Privado CxC de Ingresos Presupuestarios Acciones y Participaciones de Capital Bienes Excluidos Edificaciones Contabilización de Operaciones al Término del Ejercicio 14

20 14104 Maquinas y Equipos de Oficina Vehículos Muebles y Enseres Equipos Computacionales y Periféricos Terrenos Depreciación Acumulada de Edificaciones Depreciación Acumulada de Máquinas y Equipos de Oficina Depreciación Acumulada de Vehículos Depreciación Acumulada de Muebles y Enseres Depreciación Acumulada de Equipos Computacionales y Periféricos Obras Civiles Costos Acumulados Aplicación a Gastos de Proyectos Garantías Recibidas Administración de Fondos Otras Obligaciones Financieras (Tesoro Público Sector Municipal) CxP Gastos en Personal CxP Bienes y Servicios de Consumo CxP Prestaciones de Seguridad Social CxP Transferencias Corrientes CxP Otros Gastos Corrientes CxP Adquisición de Activos no Financieros CxP Iniciativas de Inversión CxP Servicio de la Deuda Documentos Caducados Obligaciones por Aportes al Fondo Común Municipal Obligaciones con Registro de Multas de Tránsito CxP de Gastos Presupuestarios Patrimonio Institucional Resultados Acumulados Resultado del Ejercicio Patentes y Tasas por Derechos Permisos y Licencias Participación en Impuesto Territorial art.37. DL N , de Intereses Transferencias Corrientes del Sector Privado Transferencias Corrientes de Otras Entidades Públicas Transferencias de Capital de Otras Entidades Públicas Venta de Edificaciones Contabilización de Operaciones al Término del Ejercicio 15

21 46101 Recuperación y Reembolsos por Licencias Médicas Multas y Sanciones Pecuniarias Participación del Fondo Común Municipal art DL N 3.063, de Otros Ingresos Actualización de Bienes Ajustes a los Ingresos Patrimoniales de Años Anteriores Indemnizaciones de Cargo Fiscal Personal de Planta Personal a Contrata Otras Remuneraciones Otros Gastos en Personal Combustibles y Lubricantes Materiales de Uso o Consumo Servicios Básicos Mantenimiento y Reparaciones Servicios Generales Servicios Técnicos y Profesionales Otros Gastos en Bienes y Servicios de Consumo Transferencias Corrientes al Sector Privado Transferencias Corrientes a Otras Entidades Públicas Transferencias de Capital al Sector Privado Costo de Venta de Edificaciones Devoluciones Actualización de Patrimonio Depreciación Bienes de Uso Costos de Proyectos TOTAL Contabilización de Operaciones al Término del Ejercicio 16

22 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE ANÁLISIS CONTABLE ÁREA SECTOR MUNICIPAL Contabilizaciones del Cierre del Ejercicio Disponible en

23 Cierre del ejercicio contable Normativa Contable Qué es el cierre del ejercicio contable? Es el proceso que dice relación con las contabilizaciones que deben ser registradas e informadas para finalizar un ejercicio contable y presupuestario, determinar resultados y preparar información para los distintos usuarios sobre la gestión de la entidad en ese periodo. De acuerdo con la normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación (SCGN), oficio N de 2005, y sus modificaciones, de esta Contraloría, el principio contable denominado Periodo Contable señala que La contabilidad define un intervalo de tiempo con el objeto de conocer periódicamente el resultado de la gestión presupuestaria y económica financiera, y efectuar comparaciones validas entre dos o más ejercicios contables. Para ello reconoce periodos contables de doce meses, cuyas fechas de inicio y término coinciden con las del año calendario. Qué cuentas deben cerrarse? Las cuentas de Deudores Presupuestarios, que al término del ejercicio contable (31 de diciembre), se encuentran devengados y no percibidos. Las cuentas de Acreedores Presupuestarios, que al término del ejercicio contable (31 de diciembre), se encuentran devengados y no pagados. Las cuentas de Gestión Económica, con saldo al término del ejercicio contable (31 de diciembre). Cierre de las cuentas de Deudores y Acreedores Presupuestarios. La Ley de Administración Financiera del Estado, decreto ley N 1.263, de 1975, establece en su artículo 12 que el ejercicio presupuestario coincidirá con el año calendario. Las cuentas del ejercicio presupuestario quedarán cerradas al 31 de diciembre de cada año. El saldo final de caja al cierre de cada ejercicio y los ingresos que se perciban con posterioridad se incorporarán al presupuesto siguiente. De la misma manera, los pagos en que se incurran a partir del 1 de enero de cada año deberán efectuarse con cargo al presupuesto vigente. Esta Contabilizaciones del Cierre del Ejercicio 18

24 En consecuencia, los hechos económicos que se materialicen u originen con posterioridad a dicha fecha, deberán ser financiados con cargo al presupuesto del año siguiente. Por tal razón, la normativa contable específica del Sistema de Contabilidad general de la Nación, determina que los saldos pendientes de cobrar así como los saldos pendientes de pagar deberán traspasarse, al término del ejercicio, a cuentas permanentes con presencia en los Estados Financieros Finales de aquel. Cierre de las cuentas de Ingresos y Gastos Patrimoniales. La normativa contable especifica del SCGN, establece que las cuentas de Ingresos y Gastos Patrimoniales deben quedar cerradas al término de cada ejercicio contable saldándose contra la cuenta Resultado del Ejercicio. Cómo deben cerrarse estas cuentas? Los saldos de las cuentas de Deudores Presupuestarios deben traspasarse a la cuenta Cuentas por Cobrar de Ingresos Presupuestarios. Los saldos de las cuentas de Acreedores Presupuestarios deben traspasarse a la cuenta Cuentas por Pagar de Gastos Presupuestarios. Las cuentas de Gestión Económica deben saldarse contra la cuenta Resultado del Ejercicio. Tener presente antes de efectuar el cierre del ejercicio. 1º. Haber realizado el traspaso del saldo de la cuenta Resultado del Ejercicio, correspondiente al resultado obtenido en año anterior, a la cuenta Resultados Acumulados. Por lo tanto antes del cierre del presente ejercicio y de la determinación del resultado, dicha cuenta deberá estar saldada. 2º. Haber realizado los cálculos y las contabilizaciones de las actualizaciones y depreciaciones que procedan, de acuerdo a la normativa vigente del Sistema de Contabilidad General de la Nación. 3º. Haber realizado las regularizaciones y contabilizaciones correspondientes a los anticipos otorgados a terceros, según lo dispone la instrucción de cierre del ejercicio que anualmente imparte la Contraloría General de la República, que para el año 2013 corresponde al oficio C.G.R. N , de º. Haber realizado las conciliaciones de las cuentas corrientes bancarias al 31 de diciembre y contabilizado todos los ajustes que de ellas se deriven. 5º. Haber realizado el ajuste de las cuentas de Detrimento Patrimonial en los que se tenga resultado cierto de los procesos de investigación. Esta Contabilizaciones del Cierre del Ejercicio 19

25 6º. Haber realizado el traslado de costos acumulados, el monto de los bienes y servicios adquiridos en la ejecución de los proyectos de inversión, cuentas y Costos Acumulado de Estudios Básicos y de Proyectos, respectivamente. 7º. Haber registrado el traspaso a inversiones permanentes de aquellas inversiones de depósitos a plazo y similares, originados en inversiones temporales y no recuperados al 31 de diciembre. 8º. Haber realizado las contabilizaciones de derechos y compromisos financieros devengados al 31 de diciembre y que no hayan sido percibidos y/o pagados, provenientes de transacciones que efectivamente hayan generado obligaciones de pagar sumas ciertas de dinero, derivados del cumplimiento satisfactorio de contratos o convenios formalizados a esa fecha, una vez que se verifiquen todos los requisitos normativos que hacen exigible su pago. Ejemplo, guías de despacho recibidas conforme, facturas, boletas, estados de pago de contratistas y otros documentos con fecha de pago exigible antes del 31 de diciembre. 9º. Verificar que los saldos de las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio presenten saldos acordes a su naturaleza, como ser activo = saldo deudor; pasivo = saldo acreedor, etc., a fin de poder aclararlos y corregirlos en esa instancia. Procedimientos contables Oficio C.G.R. N , de 2007 y sus modificaciones Manual - Procedimiento L-02 Cierre de Deudores y Acreedores Presupuestarios al término del ejercicio. - Procedimiento L-03 Cierre de las cuentas de Gestión Económica al término del ejercicio. Esta Contabilizaciones del Cierre del Ejercicio 20

26 EJEMPLO Planteamientos: La Municipalidad Guía presenta al 31 de diciembre, el Balance de Comprobación y de Saldos e Informe Analítico de la Ejecución Presupuestaria. NOMBRE DE LA ENTIDAD: MUNICIPALIDAD GUÍA BALANCE DE COMPROBACIÓN Y DE SALDOS desde el 01 de enero al 31 de diciembre de 20XX Moneda Nacional en Pesos CUENTA SALDO INICIAL VARIACIONES DEL PERIODO SALDO FINAL COD. DENOMINACIÓN DEUDOR ACREEDOR DEBE HABER DEUDOR ACREEDOR Caja Banco Estado Banco del Sistema Financiero Fondos por Enterar al Fondo Común Municipal Depósitos a Plazo Aplicación de Fondos en Administración Otros Deudores Financieros CxC Tributos sobre el Uso de Bienes y la Realización de Actividades CxC Transferencias Corrientes CxC Rentas de la Propiedad CxC Otros Ingresos Corrientes CxC Ventas de Activos no Financieros CxC Recuperación de Préstamos CxC Transferencias para Gastos de Capital Documentos Protestados Deudores por Transferencias Corrientes al Sector Privado CxC de Ingresos Presupuestarios Acciones y Participaciones de Capital Bienes Excluidos Edificaciones Maquinas y Equipos de Oficina Vehículos Muebles y Enseres Equipos Computacionales y Periféricos Terrenos Depreciación Acumulada de Edificaciones Esta Contabilizaciones del Cierre del Ejercicio 21

27 14904 Depreciación Acumulada de Máquinas y Equipos de Oficina Depreciación Acumulada de Vehículos Depreciación Acumulada de Muebles y Enseres Depreciación Acumulada de Equipos Computacionales y Periféricos Obras Civiles Costos Acumulados Aplicación a Gastos de Proyectos Garantías Recibidas Administración de Fondos Otras Obligaciones Financieras (Tesoro Público Sector Municipal) CxP Gastos en Personal CxP Bienes y Servicios de Consumo CxP Prestaciones de Seguridad Social CxP Transferencias Corrientes CxP Otros Gastos Corrientes CxP Adquisición de Activos no Financieros CxP Iniciativas de Inversión CxP Servicio de la Deuda Documentos Caducados Obligaciones por Aportes al Fondo Común Municipal Obligaciones con Registro de Multas de Tránsito CxP de Gastos Presupuestarios Patrimonio Institucional Resultados Acumulados Resultado del Ejercicio Patentes y Tasas por Derechos Permisos y Licencias Participación en Impuesto Territorial art.37. DL N , de Intereses Transferencias Corrientes del Sector Privado Transferencias Corrientes de Otras Entidades Públicas Transferencias de Capital de Otras Entidades Públicas Venta de Edificaciones Recuperación y Reembolsos por Licencias Médicas Multas y Sanciones Pecuniarias Participación del Fondo Común Municipal art DL N 3.063, de Otros Ingresos Actualización de Bienes Esta Contabilizaciones del Cierre del Ejercicio 22

28 46367 Ajustes a los Ingresos Patrimoniales de Años Anteriores Indemnizaciones de Cargo Fiscal Personal de Planta Personal a Contrata Otras Remuneraciones Otros Gastos en Personal Combustibles y Lubricantes Materiales de Uso o Consumo Servicios Básicos Mantenimiento y Reparaciones Servicios Generales Servicios Técnicos y Profesionales Otros Gastos en Bienes y Servicios de Consumo Transferencias Corrientes al Sector Privado Transferencias Corrientes a Otras Entidades Públicas Transferencias de Capital al Sector Privado Costo de Venta de Edificaciones Devoluciones Actualización de Patrimonio Depreciación Bienes de Uso Costos de Proyectos TOTAL NOMBRE DE LA ENTIDAD: MUNICIPALIDAD GUÍA INFORME ANALÍTICO DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA desde 01 de diciembre al 31 de diciembre de 20XX Moneda Nacional en Pesos CUENTA VARIACIONES DEL PERIODO SALDO FINAL CODIGO DENOMINACIÓN DEBE HABER DEUDOR ACREEDOR CxC Patentes y Tasas por Derecho De Beneficio Municipal CxC Derechos de Aseo Cobro Directo CxC Otros Derechos Otros CxC Permisos de Circulación De Beneficio Municipal CxC Permisos de Circulación De Beneficio Fondo Común Municipal CxC Participación en Impuesto Territorial Art. 37 DL. N 3.063, de CxC Transferencias Corrientes Del Sector Privado CxC Transferencias Corrientes De la Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo Fortalecimiento de la Gestión Municipal CxC Otras Transferencias Corrientes del Tesoro Público CxC Rentas de la Propiedad Intereses CxC Reembolso Art. 4 Ley N y Ley N Art. Único CxC Multas De Beneficio Municipal CxC Participación del Fondo Común Municipal Art. 38 DL. N 3.063, de 1979 Participación Anual Esta Contabilizaciones del Cierre del Ejercicio 23

29 CxC Otros Ingresos Corrientes Otros CxC Venta de Activos no Financieros Edificios CxC Recuperación de Préstamos Ingresos por Percibir CxC Transferencias para Gastos de Capital De la Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo Programa Mejoramiento Urbano y Equipamiento Comunal CxC Transferencias para Gastos de Capital De la Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo Programa Mejoramiento de Barrios CxP Personal de Planta Sueldos Base CxP Personal a Contrata Sueldos Base CxP Otras Remuneraciones Honorarios a Suma Alzada Personas Naturales CxP Otros Gastos en Personal Otros Gastos CxP Combustibles y Lubricantes Para Vehículos CxP Materiales de Uso o Consumo Materiales de Oficina CxP Servicios Básicos Electricidad CxP Mantenimiento y Reparación de Edificaciones CxP Servicios de Aseo CxP Servicios Técnicos y Profesionales Servicios Informáticos CxP Otros Gastos en Bienes y Servicios de Consumo Otros CxP Prestaciones Sociales del Empleador Indemnización de Cargo Fiscal CxP Transferencias Corrientes Organizaciones Comunitarias CxP Transferencias Corrientes Al Fondo Común Municipal Permisos de Circulación Aporte Año Vigente CxP Transferencias Corrientes A Otras Entidades Públicas CxP Otros Gastos Corrientes Devoluciones CxP Adquisición de Activos no Financieros Vehiculos CxP Iniciativas de Inversión Proyectos Obras Civiles CxP Servicio de la Deuda Deuda Flotante TOTAL Asientos de cierre CÓDIGO DENOMINACIÓN DEBE HABER Cuentas Por Cobrar de Ingresos Presupuestarios CxC Patentes y Tasas por Derecho- De Beneficio Municipal ( ) CxC Derechos de Aseo- Cobro Directo ( ) CxC Permisos de Circulación- De Beneficio Municipal ( ) CxC Permisos de Circulación- De Beneficio Fondo Común Municipal ( ) CxC Reembolso art.4 Ley N y Ley N art. único ( ) CxC Multas- De Beneficio Municipal ( ) CxC Otros Ingresos - Otros ( ) CxC Recuperación de Préstamos - Ingresos Por Percibir ( ) Traspaso a Cuentas por Cobrar de Ingresos Presupuestarios de los saldos de las cuentas de Deudores Presupuestarios. Esta Contabilizaciones del Cierre del Ejercicio 24

30 CÓDIGO DENOMINACIÓN DEBE HABER Honorarios a Suma Alzada - Personas Naturales ( ) Materiales de Oficina ( ) Mantenimiento y Reparación de Edificaciones ( ) Servicios de Aseo ( ) Servicios Informáticos ( ) Otros (20.000) Organizaciones Comunitarias ( ) Al Fondo Común Municipal-Permisos de Circulación- Aporte Año Vigente ( ) Adquisición de Vehículos ( ) Cuentas por Pagar-Proyectos-Obras Civiles ( ) Deuda Flotante ( ) Cuentas Por pagar de Gastos Presupuestarios Traspaso a Cuentas por Pagar de Gastos Presupuestarios de los saldos de las cuentas de Acreedores Presupuestarios. CÓDIGO DENOMINACIÓN DEBE HABER Patentes y Tasas por Derechos Permisos y Licencias Participación en Impuesto Territorial- art. 37 DL.N 3.063, de Intereses Transferencias corrientes del Sector Privado Transferencias corrientes de Otras Entidades Públicas Transferencias de capital de Otras Entidades Públicas Venta de Edificaciones Recuperaciones y Reembolsos por Licencias Médicas Multas y Sanciones Pecuniarias Participación del Fondo Común Municipal Art. 38. DL N 3.063, de Otros Ingresos Actualización de Bienes Ajustes a los Ingresos Patrimoniales de Años Anteriores Indemnizaciones de Cargo Fiscal Personal de Planta Personal a Contrata Esta Contabilizaciones del Cierre del Ejercicio 25

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