DESPACHO CONTRALOR UNIDAD DE GOBIERNO CORPORATIVO INFORME DE AUTOEVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL

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1 DESPACHO CONTRALOR UNIDAD DE GOBIERNO CORPORATIVO INFORME DE AUTOEVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL 2010

2 Contenido RESUMEN EJECUTIVO... 3 I INTRODUCCIÓN Fundamento y antecedentes Alcance Sobre el cuestionario, la valoración y el análisis de datos El cuestionario El análisis de datos Valor de las opciones de respuesta Rangos de suficiencia del control interno Escenarios de análisis... 9 II RESULTADOS Análisis general Análisis por dependencia y nivel ocupacional Por dependencia Por nivel ocupacional Análisis por temas Seguimiento a proyectos de mejora del control interno III Conclusiones IV Recomendaciones Anexo Ubicación promedio de dependencias y niveles ocupacionales por tema en cada componente funcional del SCI

3 RESUMEN EJECUTIVO La autoevaluación anual del sistema de control interno institucional (SCI) para el 2010, abarcó los cinco componentes funcionales de este sistema: Ambiente de control, Valoración del riesgo, Actividades de control, Sistemas de Información y Seguimiento; basada en un cuestionario aplicado a una muestra aleatoria de funcionarios en setiembre del presente año, que indaga sobre la aplicación de prácticas de control interno para obtener un criterio general de la suficiencia del sistema. El cuestionario fue respondido por 147 funcionarios de un total encuestado de 221, participación que conlleva un nivel de confianza del 95%. De acuerdo el análisis de los datos obtenidos, el SCI, en términos generales y por componente funcional, se ubica en un rango de cumplimiento medio de las condiciones indagadas. Comparando los resultados con los obtenidos en el 2008, la percepción se mantiene o mejora para un total de cuatro componentes funcionales, y denota estabilidad respecto al sistema en general aun cuando también se detectan necesidades de mejora. La percepción del nivel de mando (gerencial, jefaturas, asistentes técnicos) continúa siendo más positiva que la del nivel operativo (incluye las demás categorías ocupacionales), registrándose además una mejora relacionada con mayor uniformidad en la percepción sobre el control interno entre dependencias. Se destaca de este ejercicio de autoevaluación que se fomento y se propicio la discusión de los resultados de la autoevaluación y de la propuesta de medidas de mejora, lo cual permitió a las diversas dependencias, la inclusión de proyectos de mejora en la fase de planificación detallada del PAO 2011, cuando lo usual era conocer estos resultados entre febrero y marzo del año siguiente, lo que obligaba a reformulaciones del PAO. En términos generales es importante resaltar que en la institución se han venido desarrollando un conjunto de acciones para que la autoevaluación, como control interno que es, sea entendida y asimilada como una tarea compartida y común al giro normal de todas las Divisiones, Áreas y Unidades, lo cual requiere permanente estar sujeto a un proceso de aprendizaje y mejora continua, en beneficio de fortalecer el Buen Gobierno Corporativo de esta institución. 3

4 I INTRODUCCIÓN 1. Fundamento y antecedentes La autoevaluación anual del sistema de control interno se realiza en atención del artículo 17 de la Ley General de Control Interno (LGCI), No de setiembre de 2002, que al respecto establece: En cuanto al seguimiento del sistema de control interno, serán deberes del jerarca y los titulares subordinados, los siguientes:...c) Que la administración activa realice, por lo menos una vez al año, las autoevaluaciones que conduzcan al perfeccionamiento del sistema de control interno del cual es responsable. Asimismo, que pueda detectar cualquier desvío que aleje a la organización del cumplimiento de sus objetivos. Asimismo, esta autoevaluación contribuye al cumplimiento del compromiso con el fortalecimiento del sistema de control interno, asumido como parte de la gestión responsable en las Políticas de Buen Gobierno Corporativo de la Contraloría General (política 27). Este ejercicio de autoevaluación, tal como se indicó en el oficio de convocatoria a su realización, No. DC-UGC-48 del 4 de agosto de 2010, tiene alcance institucional y se emprende sin detrimento de los esfuerzos que las diversas divisiones, áreas y unidades realicen para cumplir ese mandato en su ámbito de competencia, en observancia de la responsabilidad del jerarca y titulares subordinados prevista en la LGCI en cuanto a establecer, garantizar su efectivo funcionamiento, mantener, perfeccionar y evaluar el SCI (artículos 10 y 17), lo cual conlleva al fortalecimiento de nuestro Gobierno Corporativo. En la Contraloría General, la autoevaluación anual del SCI se practica de manera consecutiva desde el año Esos ejercicios se han basado en cuestionarios de autoevaluación, con la variante de que en el 2009 la autoevaluación consistió en valoración del riesgo a procesos prioritarios utilizando la metodología del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI), y empleando para ello - las herramientas desarrolladas en el Marco Orientador del SEVRI para la CGR 1. Con base en la experiencia adquirida en cada autoevaluación y en atención al interés del Despacho Contralor por fortalecer el sistema de control interno institucional, se han promovido una serie de mejoras, con miras a que la autoevaluación, como control 1 Los informes de autoevaluación más recientes se pueden consultar en la intranet (Inicio Documentos Evaluación Institucional). 4

5 interno que es, sea entendida y asimilada como una tarea compartida y común al giro normal de todas las Divisiones, Áreas y Unidades, cuya aplicación debe redundar en fortalecimiento de los procesos internos y por consiguiente debe permitirle a la institución la generación de valor público para la sociedad. En esa línea de mejoramiento continuo, se ha promovido la participación activa de las dependencias por medio de enlaces y trabajos de validación a nivel gerencial y de jefaturas, asimismo la aplicación de la metodología de cuestionario para la autoevaluación del SCI de 2010 atiende las mejoras solicitas por el Despacho Contralor y el Consejo Consultivo en el ejercicio del año 2008, referidas, principalmente, a simplificar el lenguaje de las preguntas, indagar temas acordes al alcance del cuestionario (ya sea institucional o por unidades específicas), revisar que resulten comprensibles mediante pruebas con funcionarios de diverso nivel y ocupación, ampliar las opciones de respuesta, entre otras. 2. Alcance La presente autoevaluación se basa en un cuestionario aplicado en setiembre de 2010 a una muestra aleatoria de funcionarios e indaga sobre prácticas de control interno referidas a los cinco componentes funcionales del SCI: Ambiente de control, Valoración del riesgo, Actividades de control, Sistemas de Información y Seguimiento del sistema de control interno. Los temas indagados se derivan tanto de la LGCI como de las Normas de control interno para el sector público (N CO-DFOE). El cuestionario fue respondido por 147 funcionarios de un total encuestado de 221, participación que conlleva un nivel de confianza del 95%, y suministra un criterio general de la suficiencia del SCI según la percepción de los funcionarios a partir de su experiencia laboral en el período evaluado. En la muestra estuvieron representadas todas las divisiones y las unidades del Despacho, con excepción de la Auditoría Interna que se abstiene de participar en estos ejercicios, sin detrimento del autoexamen y seguimiento que esa unidad hace de su control interno y de la evaluación externa a la que se sometió en 2009 y en la que obtuvo una alta certificación internacional. Con ese alcance, el cuestionario suministra indicios sobre el estado general de los aspectos indagados. Un examen más profundo, para emitir y sustentar un criterio sobre la suficiencia de esas prácticas y, por ende, del SCI y sus componentes, de frente a criterios técnicos generalmente aceptados, requiere, al menos, de pruebas de 5

6 cumplimiento 2 para verificar el grado en que una posible fortaleza o debilidad se cumple o no en la realidad. Para realizar pruebas de cumplimiento sobre la aplicación real de los controles internos previstos y de su efectividad, las dependencias pueden encontrar en los resultados de ésta encuesta un valioso insumo. En esa línea, aunque sin pretender llegar al nivel de pruebas de cumplimiento, la UGC promovió que las divisiones o unidades discutieran a nivel gerencial y de jefaturas los resultados del cuestionario, para ampliar el diagnóstico de los aspectos que consideraran relevantes. Asimismo, se les solicitó que, basados en esa discusión, plantearan las medidas de mejora al control interno que estimaran pertinentes, ya fuera para su implementación inmediata en el presente período o su previsión en el Plan Anual Operativo de cada dependencia. Tanto las Divisiones como las Unidades del Despacho participantes en la autoevaluación atendieron esas solicitudes. Cabe mencionar que, sin afectar significativamente la representatividad de los resultados institucionales, la División de Gestión de Apoyo tuvo una participación efectiva menor de la esperada en cuanto a cuestionarios respondidos por parte de la Unidad de Gestión Administrativa (8 de 32), aspecto sobre el cual tanto esa División como la UGC han analizado las posibles causas de esta situación y estarán tomando las medidas pertinentes para solventarlas en el futuro. 3. Sobre el cuestionario, la valoración y el análisis de datos 3.1 El cuestionario El cuestionario planteó 40 preguntas referidas a los componentes funcionales del SCI, con seis opciones de respuesta comunes a todas: Cumplimiento pleno, Cumplimiento alto, Cumplimiento medio, Cumplimiento bajo, Incumplimiento pleno, No sabe/no responde (NS/NR). El encuestado respondió basado en esas opciones, sin conocer el puntaje que se utilizaría para su valoración. Por su parte, las siguientes preguntas del cuestionario suministraron la oportunidad opcional de complementar la respuesta con algunos comentarios: 2 Exámenes más profundos complementan las pruebas de cumplimiento con pruebas sustantivas, los cuales son alcances que tienen los estudios realizados por las Auditorías Internas o por auditores externos. 6

7 COMPONENTE FUNCIONAL Valoración de Riesgos Actividades de Control Sistemas de Información PREGUNTA 17. Los riesgos y sus medidas de administración responden a la realidad del trabajo del área o unidad. 25. Las ventajas obtenidas de los controles internos justifican el esfuerzo de aplicarlos en el área o unidad. 27. En el área o unidad los recursos están bien protegidos contra pérdida, desperdicio y uso indebido. 28. En el área o unidad la información necesaria para ejecutar los procesos y proyectos está debidamente documentada y almacenada. 34. En el área o unidad se necesita llevar registros adicionales a los previstos en los sistemas de información institucionales. COMENTARIO OPCIONAL Mencionar tres riesgos principales como máximo y una medida de administración para cada uno. Mencionar controles que no cumplen esta condición. Mencionar recursos que no cumplen esta condición. Mencionar información sobre la que no se cumple esta condición. Mencionar ejemplos de esos registros. Finalmente, las últimas dos preguntas indagaron por la categoría ocupacional del encuestado, a saber si era de nivel de Mando (gerencial, jefatura, asistente técnico) u operativo (las demás categorías ocupacionales); así como por la dependencia en la cual ha laborado durante el período evaluado. En ese último caso, de haber laborado en más de una dependencia, el cuestionario desde el inicio solicitó responder haciendo referencia a aquella en la cual se haya laborado la mayor parte del tiempo en el período evaluado. 3.2 El análisis de datos Las Divisiones y las Unidades del Despacho tuvieron acceso a los resultados del cuestionario por pregunta, incluidos los comentarios a las preguntas que registraron esas anotaciones. Además, tuvieron acceso a los resultados por componente funcional del SCI y para todo el SCI, consolidados tanto a nivel institucional como a nivel de División y del Despacho. Con esos datos, como se mencionó, las diversas dependencias discutieron los resultados y plasmaron las medidas de mejora al control interno que estimaron pertinentes. Adicionalmente, en el presente informe se suministran resultados generales del cuestionario según las respuestas hayan sido dadas por el nivel de mando u operativo. 7

8 3.2.1 Valor de las opciones de respuesta Autoevaluación del SCI 2010 Los resultados consolidados enviados por la UGC para la discusión en las diversas dependencias presentan una valoración según el puntaje previsto para cada opción de respuesta a saber: Cumplimiento pleno (5 puntos), Cumplimiento alto (4), Cumplimiento medio (3), Cumplimiento bajo (2), Incumplimiento pleno (1), No sabe/no responde o NS/NR (0) Rangos de suficiencia del control interno Adicionalmente, como ayuda visual para la referida discusión en las dependencias, los promedios obtenidos se clasificaron en los siguientes rangos de suficiencia para facilitar la determinación de prioridades, quedando a discreción de las gerencias y jefaturas los aspectos en los que concentrarían la atención de sus comentarios y medidas de mejora: Criterio de evaluación RANGOS DE INTERPRETACIÓN DE LA AUTOEVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Respuesta Rango Suficiencia 0 No sé 0 1 Incumplimiento pleno 1 a menos de 2 Baja 2 Cumplimiento bajo 2 a menos de 3 3 Cumplimiento medio 3 a menos de 4 Media 4 Cumplimieno alto 4 a menos de 5 Alta 5 Cumplimiento pleno 5 Para obtener el nivel de suficiencia, la valoración total obtenida para cada pregunta corresponde a un promedio calculado al dividir la Sumatoria de valores por respuesta (numerador) entre el Total de respuestas recibidas por pregunta (denominador), de la siguiente manera: Numerador Denominador (Opción 1 x Valor Opción 1 + Opción 5 X Valor Opción 5 ) Total de respuestas recibidas por pregunta A su vez, el promedio simple del total de puntos recibidos en todas las preguntas de un componente funcional del SCI, permite obtener el puntaje de ese componente; y del promedio simple de los cinco componentes funcionales se obtiene el puntaje para el SCI institucional como un todo. 8

9 3.2.3 Escenarios de análisis Los promedios se calculan para los siguientes dos escenarios: a) Escenario 1: En este la Sumatoria de valores por pregunta se divide entre el Total de respuestas recibidas por pregunta excluyendo las respuestas No sabe/no responde, y b) Escenario 2: En este la Sumatoria de valores por pregunta se divide entre el Total de respuestas recibidas por pregunta incluyendo las respuestas No sabe/no responde. Por ejemplo, considérese una pregunta que recibiera 127 respuestas distribuidas en las opciones mostradas en el cuadro siguiente. Para esa Sumatoria de valores total de 500 puntos, el escenario 1 divide 500 entre 121 respuestas, mientras que el escenario 2 divide esos mismos 500 puntos entre 127 (al incluir las 6 respuestas NS/NR). Por esta razón el promedio del escenario 1 es mayor que el del escenario 2. AMBIENTE DE CONTROL 0 puntos Respuesta NS/NR Incump. Cump. Cump. Cump. Cump. Escenario 1 Escenario 2 Pleno Bajo Medio Alto Pleno (Sin NS/NR) (Con NS/NR) X X X X X X Promedio Rango Promedio Rango 6 En el área o unidad se comentan los resultados de la evaluación de ,00 4,13 Cumplimiento alto 3,94 Cumplimiento medio clima organizacional. Total Resp. Puntaje total Esta distinción de escenarios se hace porque resulta interesante formarse una idea general del efecto que la frecuencia de respuestas del tipo NS/NR tiene en los promedios obtenidos. Bajo el entendido de que las preguntas del cuestionario estén planteadas en términos bastante sencillos, como se trató de hacer en esta oportunidad al simplificar redacción y con las pruebas antes de aplicarlo, ese desconocimiento da indicios de aspectos a mejorar en la divulgación sobre los controles existentes, su finalidad, su importancia y sobre las medidas de mejora al control adoptadas por el nivel gerencial, entre otros aspectos importantes que conviene que los funcionarios tengan presente sobre el SCI en el que están inmersos los procesos, no solo para una mayor conciencia sobre la necesidad de aplicarlos, sino también para una posibilidad de aporte crítico y propositivo de sugerencias de mejora al control interno. 9

10 II RESULTADOS 1. Análisis general A nivel consolidado institucional, según los rangos de interpretación indicados, como se muestra en el cuadro No.1, cada componente funcional y el SCI en general alcanzan el nivel de suficiencia media en el escenario 1, es decir, calculando los promedios sin considerar las respuestas recibidas por la opción de NS/NR. El escenario 2, por su parte, al considerar las respuestas recibidas por la opción NS/NR, muestra una suficiencia baja para los componentes de Valoración de Riesgos y Seguimiento así como para el SCI general. Adicionalmente, el cuadro No. 1 muestra la proporción de respuestas recibidas por la opción NS/NR, respecto del total de respuestas recibidas. COMPONENTE FUNCIONAL Cuadro No. 1 Puntaje promedio obtenido por componente funcional y para el SCI en general Escenario 1 (Sin NS/NR) Escenario 2 (Con NS/NR) Cantidad de respuestas NS/NR Total respuestas % NS/NR del Total respuestas 1. AMBIENTE DE CONTROL VALORACIÓN DE RIESGOS ACTIVIDADES DE CONTROL SISTEMAS DE INFORMACIÓN SEGUIMIENTO CALIFICACION TOTAL OBTENIDA Comparativamente con los resultados obtenidos en el 2008, año en que por primera vez se calculó un índice sobre la suficiencia del SCI, los resultados del 2010 muestran, como se observa en el cuadro No. 2, que en cuatro de los cinco componentes funcionales la posición mejora (tres casos) o se mantiene (un caso), en los dos escenarios de análisis indicados. Solo el componente de Valoración de Riesgos pasa de un segundo lugar en 2008, a un cuarto puesto en el 2010; aspecto que llama la atención considerando que la autoevaluación del SCI en 2009 consistió en valoración de riesgos a procesos prioritarios y que generó una importante cantidad de proyectos 10

11 de mejora al control interno que han venido siendo desarrollados durante el 2010, todo lo cual apunta a que se debe mejorar la divulgación de estos aspectos. Por su parte, en esta comparación se observa que el componente de Actividades de Control, consistentemente con los resultados de 2008, es el mejor ubicado. Cuadro No. 2 Posición de componentes funcionales -comparativo 2008 y COMPONENTES FUNCIONALES 2008 Escenario 1 (Sin NS/NR) 2010 Escenario 2 (Con NS/NR) AMBIENTE DE CONTROL 4to. 3ro. 2do. VALORACIÓN DE RIESGOS 2do. 4to. 4to. ACTIVIDADES DE CONTROL 1ro. 1ro. 1ro. SISTEMAS DE INFORMACIÓN 3ro. 2do. 3ro. SEGUIMIENTO 5to. 4to. 5to. Para el SCI en general, no obstante las diferencias en la medición entre períodos, el resultado es equivalente en ambos años, ya que en 2008 se ubicó en lo que entonces se denominó rango de cumplimiento parcial de las condiciones ideales indagadas, y en 2010, como se mostró antes, en el rango de cumplimiento medio. Asimismo, aun cuando la autoevaluación del SCI en 2009 no se basó en un cuestionario sino en valoración de riesgos a procesos, los resultados de ese ejercicio suministran un resultado equiparable al de 2010 ya que, en aquella oportunidad, se reportó existencia de controles para un 75% de los riesgos significativos identificados (altos y medios), los cuales en un 24% se consideraron eficaces y en un 51% se consideró que debían ser fortalecidos; en tanto que para un 25% de los riesgos significativos identificados se reportó ausencia de controles internos. Esos resultados, en resumen, podrían equipararse a un nivel de suficiencia media del SCI según los controles descritos por las unidades al valorar riesgos en

12 2. Análisis por dependencia y nivel ocupacional Autoevaluación del SCI 2010 Las instrucciones para llenar el cuestionario, como se mencionó, solicitaron que, en caso de haberse laborado en más de una dependencia durante el 2010, las respuestas se dieran en referencia a aquella en la que más tiempo se hubiera trabajado durante el año. Finalmente, las dos últimas preguntas requerían indicar esa División, Área o Unidad así como la categoría ocupacional del encuestado, a saber: si es de nivel de mando (gerencial, jefatura o asistente técnico) u operativo (las demás categorías ocupacionales). Estas preguntas se previeron para poder realizar un breve análisis de los resultados del cuestionario según la procedencia y la clase o nivel ocupacional del entrevistado, como se muestra seguidamente. 2.1 Por dependencia Según las respuestas hayan sido dadas por las cuatro Divisiones de la institución o las Unidades del Despacho (Prensa y Comunicaciones, Relaciones Externas y Gobierno Corporativo), los resultados muestran la siguiente participación porcentual: DEPENDENCIAS RESPUESTAS % Unidades del Despacho 9 6 División de Fiscalización Operativa y Evaluativa (DFOE) División de Gestión de Apoyo (DGA) División Jurídica -Asuntos Jurídicos- (DJ) 10 7 División Jurídica -Contratación Administrativa- (DCA) 9 6 Total cuestionarios respondidos Sobre este particular, el cuadro No. 3 muestra que a nivel de componentes funcionales y del SCI en general, la mayoría de estas dependencias se ubica en el rango de suficiencia media cuando los promedios se obtienen sin considerar la cantidad de respuestas dadas en la opción de NS/NR. 12

13 Cuadro No. 3 Valoración promedio de Divisiones y Unidades del Despacho por componente funcional y para el SCI general COMPONENTE FUNCIONAL Escenario 1 (Sin NS/NR) Escenario 2 (Con NS/NR) Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo 1. AMBIENTE DE DFOE, DGA, CONTROL DCA, DJ, DESPACHO 2. VALORACIÓN DE DFOE, DGA, RIESGOS DCA, DESPACHO 3. ACTIVIDADES DE DFOE, DGA, CONTROL DCA, DJ, DESPACHO 4. SISTEMAS DE DFOE, DGA, INFORMACIÓN DCA, DJ, DESPACHO 5. SEGUIMIENTO DFOE, DGA, DCA, DESPACHO DJ DJ DFOE, DGA, DCA, DESPACHO DCA, DESPACHO DFOE, DGA, DCA, DESPACHO DFOE, DGA, DCA, DESPACHO DJ DFOE, DJ, DGA DJ DJ DFOE, DGA, DCA, DJ, DESPACHO CALIFICACION TOTAL SCI DFOE, DGA, DCA, DJ, DESPACHO DCA, DESPACHO DFOE, DJ, DGA Al respecto, en necesario aclarar que la presentación de datos para las Divisiones de Contratación Administrativa y Jurídica por aparte, tiene un propósito de oportunidad, para suministrarle a ambas gerencias la percepción sobre el control interno que tienen los funcionarios que recién están conformando una y otra dependencia a raíz de la reorganización que entró en vigencia a partir del 16 de setiembre del presente año.. Dado que este cuestionario indaga la percepción de los funcionarios sobre el control interno y no pretende emitir un criterio sobre la gestión de ese control en una dependencia que recién inicia labores, esta opción de resultados separados representa un mejor insumo para la propuesta de medidas de mejora en contraste con lo que hubiera sido analizar los datos consolidados para la anterior División de Asesoría y Gestión Jurídica como una sola, aspecto que se conversó con las Gerencias respectivas para contextualizar su análisis de los resultados. En términos generales, especialmente para el escenario 1, se observa una mejora respecta a períodos anteriores, consistente en mayor uniformidad entre las Divisiones y Unidades. Esto apunta a que ha ido aumentando la incursión en el tema del control interno en las dependencias, a lo cual seguramente ha contribuido, de manera especial, la cobertura institucional de la capacitación virtual sobre control 13

14 interno en los dos últimos años, en la cual han participado como tutores funcionarios de la DFOE, la DGA y la UGC, y a la que han asistido 185 funcionarios representantes de, prácticamente, todas las dependencias de la institución. 2.2 Por nivel ocupacional Por otra parte, según las respuestas hayan sido dadas por el nivel de mando (gerencial, jefaturas, asistentes técnicos) u operativo (las demás categorías ocupacionales), los resultados muestran la siguiente participación porcentual: NIVEL CANTIDAD % Mando Operativo Total cuestionarios respondidos Teniendo en cuenta esa mayor participación de funcionarios del nivel operativo, el cuado No. 4 muestra los resultados de la valoración promedio según el nivel ocupacional para los dos escenarios analizados en el presente informe: Cuadro No. 4 Resultado generales según el nivel ocupacional por componente funcional y para el SCI general COMPONENTE FUNCIONAL ESCENARIO 1 (SIN RESPUESTAS NS/NR) Nivel de mando Nivel Operativo ESCENARIO 2 (CON RESPUESTAS NS/NR) Nivel de mando Nivel Operativo 1.- AMBIENTE DE CONTROL 3,70 3,45 3,64 3, VALORACIÓN DE RIESGOS 3,41 3,12 3,41 2, ACTIVIDADES DE CONTROL 3,75 3,62 3,73 3, SISTEMAS DE INFORMACIÓN 3,77 3,57 3,65 3, SEGUIMIENTO 3,41 3,12 3,36 2,19 CALIFICACION TOTAL OBTENIDA 3,61 3,38 3,56 2,86 Como en otros años, persiste una tendencia a que el nivel de mando registre respuestas ligeramente más positivas que el nivel operativo, lo cual apunta a la necesidad de fortalecer la comunicación vertical, donde el nivel de mando dé a conocer de mejor forma al resto de los funcionarios los controles existentes y los esfuerzos para el mejoramiento del control interno y su impacto en la institución. 14

15 Cabe señalar que de los 147 encuestados que respondieron el cuestionario, un 53% (78) hicieron alguna observación en las preguntas que daban esa opción, de los cuales 13 funcionarios son de nivel de mando y 65 de nivel operativo. Esas observaciones fueron suministradas como parte de los resultados, para las discusiones y propuestas de mejora en cada dependencia, y se consignan dentro de los documentos que conforman todo el informe disponible en la intranet (Inicio Documentos Evaluación Institucional). De manera consistente con las respuestas a las preguntas, los comentarios del nivel de mando tienden a ser más positivos que los del nivel operativo, lo que refuerza la necesidad de una mayor y mejor divulgación por parte del nivel de mando, de aspectos clave para el control interno como los indagados en el cuestionario de autoevaluación en comentario. Los principales aspectos sobre los cuales tratan esos comentarios se refieren, en términos generales, a los que se mencionan de manera muy sucinta en la siguiente sección de análisis por temas. 3. Análisis por temas El cuestionario formuló 40 preguntas referidas a los cinco componentes funcionales del SCI, distribuidas por componente y rangos de valoración como lo muestra el cuadro No. 5, en la página siguiente. En ese resumen destaca que, a nivel consolidado institucional, solo el tema sobre conocimiento de los resultados de las valoraciones de clima organizacional logra ubicarse en el rango de suficiencia alta en la valoración del escenario 1. En tanto que los temas con mayor necesidad de mejora en ese escenario refieren a la capacitación basada en competencias, el conocimiento de los informes de fin de gestión, la participación en la valoración de riesgos, el conocimiento de la atención de las recomendaciones de la Auditoría Interna por parte del Despacho. Considerando el escenario 2, a esos temas se suman, en general, lo relativo a la valoración de riesgos y el seguimiento al SCI, más la percepción de la justificación de la existencia de controles interno (costo-beneficio de aplicarlos), la necesidad de registros adicionales a los previstos en los sistemas de información institucionales y la corrección oportuna de problemas de registro detectados. 15

16 Cuadro No. 5 Valoración promedio institucional por temas indagados y por componente funcional del SCI -para los dos escenarios NS/NR- Promedio CGR por componente funcional 1 sin NS/NR, 2 con NS/NR AMBIENTE DE CONTROL VALORACIÓN DEL RIESGO ACTIVIDADES DE CONTROL SISTEMAS DE INFORMACIÓN SEGUIMIENTO 1. Interés del nivel superior en CI. 1. Conocimiento de principales riesgos de procesos. 2. Aplicación de valores. 2. Conocimiento de los controles para afrontar esos riesgos. 3. Conciencia de aporte esperado a ideas rectoras. 4. Conocimiento de evaluaciones a planes. 5. Conocimento sobre cómo CGR logra sus objetivos. 6. Se comentan los resultados de clima organizacional. 7. Seguimiento mejora al clima organizacional. A B C D E 3. Riesgos y los controles responden a la realidad. 4. Herramientas para valorar riesgos son claras y sencillas. 5. Conocimiento de criterios institucionales para valorar 1. Guías o lineamientos sobre procesos. 2. Control de cumplimiento de objetivos. 3. Atención de sugerencias de mejoras al control. 1. Buena comunicación interna y externa. 2. Lineamientos para manejo de documentos. 3. Conocimiento normativa de uso y control de TI. 4. Justificación de controles. 4. Medidas para el aprovechamiento de S.I. 5. Actualización y revisión de 5. Necesidad de registros activos. adicionales a los S.I. riesgos. 6. Revisión de riesgos. 6. Proteccón de recursos. 6. Registro oportuno y correcto en S.I. en la unidad. 7. Valoración de riesgos participativa. 7. Documentación y almacenamiento de información. 8. Explicación de competencias. 8. Información sobre cantidad, calidad y costo del trabajo. 9. Capacitación para competencias. 10. Utilidad de evaluación desempeño. Niveles 11. Cargas de trabajo acordes a jornada laboral. Alto 12. Supervisión del trabajo. Medio 7. Corrección oportuna a problemas de registro. 1. Despacho define prioridades para fortalecer el C.I. 2. En el área o unidad definen prioridades para fortalecer el C.I. 3. En el área o unidad se da seguimiento a mejoras del C.I. 4. Despacho divulga atención de recomendaciones de A.I. 13. Cumplimiento de niveles de aprobación. 14. Conocimiento informes fin de gestión. Bajo 16

17 En términos porcentuales, para el escenario 1, todos los componentes funcionales del SCI recibieron una mayoría de respuestas en el rango de valoración de suficiencia media, como lo muestra el cuadro No. 6; siendo esta proporción del 100% para los temas indagados sobre Actividades de Control y Sistemas de Información. Cuadro No. 6 Distribución de cantidad de respuestas por componentes funcionales y rangos de valoración previstos NIVELES AMBIENTE DE CONTROL VALORACIÓN DE RIESGOS ACTIVIDADES DE CONTROL SISTEMAS DE INFORMACIÓN SEGUIMIENTO TOTAL Escenario 1 (sin respuestas NS/NR) Rango principal 1 1 2% % % Escenario 2 (con respuestas NS/NR) Rango principal % % Por otra parte, en el escenario 2, si bien la mayoría de componentes mantienen una mayor proporción de respuestas en el rango de suficiencia media, los componentes funcionales de Valoración de Riesgos y de Seguimiento pasan a tener mayor cantidad de respuestas ubicadas en el rango de suficiencia baja. Un resumen de los resultados para cada pregunta, según la valoración promedio obtenida en cada dependencia y por categoría ocupacional (de mando y operativa), se muestran en el anexo único al presente informe. 17

18 4. Acciones emprendidas para el fortalecimiento del Control Interno En la institución se han venido ejecutando una serie de acciones, que si bien es cierto, han sido promovidas sin calificarlas expresamente como actividades orientadas a fortalecer el sistema de control interno institucional, indiscutiblemente en la práctica, esas actividades se orientan al cumplimiento de los objetivos del control interno y del Buen Gobierno Corporativo y son, por ello, muestras tangibles del compromiso que el nivel superior y gerencial tienen con la mejora continua del control interno y de la gestión institucionales. En esta sección se hará énfasis en el seguimiento a los proyectos de mejora al control interno, como una tema que se incorpora en los informes de autoevaluación del SCI, con un alcance general a partir de este año, pero que se tiene programado ir detallando en los próximos informes anuales sobre esta materia. Lo anterior, no sin antes mencionar muy brevemente tres ámbitos de acción que concentran importantes esfuerzos de mejora al SCI institucional: a) Políticas de Buen Gobierno Corporativo. Las Políticas de Buen Gobierno Corporativo de la Contraloría General, emitidas el 15 de diciembre de 2009, constituyen un marco voluntario de políticas que fortalecen la gestión institucional, basándose en los principios de integridad, transparencia y responsabilidad, para apoyar sostenidamente la generación de valor público. En el marco de estas Políticas, y más puntualmente, en la sección sobre Gestión Responsable, se subrayan el compromiso institucional de continuar con los esfuerzos de establecimiento, implementación, evaluación y perfeccionamiento del SCI, promoviendo de manera permanente por parte de todos sus funcionarios, la autorregulación, la autogestión, el autocontrol y el mejoramiento continuo. Así como se consigna el compromiso del Despacho Contralor en cuanto a apoyar la función de la Auditoría Interna como componente orgánico fundamental del sistema de control interno institucional, vigilando para que el nivel gerencial dé, la debida atención a los servicios y recomendaciones de auditoría; así como brindando el apoyo en término de decisiones y recursos necesarios para que la Auditoría Interna ejerza su labor con altos estándares de calidad. Durante el 2010 inició un intenso proceso de divulgación de estas Políticas, así como la elaboración con participación institucional de una propuesta de Código de Conducta, que será validada institucionalmente en

19 b) Modelo de procesos Un aspecto fundamental para direccionar la institución hacia un funcionamiento integrado estriba en implementar un modelo de procesos con visión sistémica de la relación entre los ámbitos de acción sustantivos y los de apoyo en el quehacer institucional. Al respecto, durante el 2010 se avanzó considerablemente en el proyecto de diseño y documentación de procesos con esa visión transversal, a partir del esquema planteado en el Manual General de la Fiscalización Integral (MAGEFI). Específicamente, se continuó con la documentación de 14 procedimientos de un total de 19 prioritarios que se planificó para este año, conformados por 5 procedimientos iniciados en 2009 y los 14 del Actualmente, estos 14 procedimientos están siendo revisados para su posterior formalización y para el 2011 se tiene programado el inicio de la documentación de 25 procedimientos adicionales, junto con la formalización de algunos que no se logrará formalizarlos durante este año. c) Inserción tecnológica y simplificación de trámites Las posibilidades de agilizar y fortalecer el control interno se incrementan con una adecuada incorporación de tecnologías de información (TI), que permitan la automatización y simplificación de trámites. En tal sentido, la incorporación tecnológica ha sido una prioridad en la gestión del Despacho Contralor, para lo cual ha impulsado el direccionamiento estratégico de las TI en la institución. Una muestra tangible de ese aspecto es la disponibilidad de sistemas de información institucionales y los esfuerzos continuos por dotar a la organización de una plataforma tecnológica robusta, en la que cada funcionario de los procesos sustantivos y de apoyo que así lo requieren, cuentan con una computadora asignada mediante la cual tienen acceso a la Intranet, a la Internet y a una serie de facilidades de comunicación y trabajo que le confieren a la institución un alto grado de automatización. Esta incorporación tecnológica también ha permitido una importante automatización de trámites que no solo redundan en mejoras al control interno sino también en reducción de consumo de papel y suministros para la impresión de documentos en 27 procesos internos, los cuales generan más de 60 mil trámites en el año, con un ahorro en documentos mayor a los 100 mil folios. 19

20 d) Seguimiento a proyectos de mejora del control interno Producto de la autoevaluación del SCI 2009, basada, como se mencionó, en valoración de riesgos a procesos prioritarios, las diversas dependencias plantearon medidas de administración de riesgos considerados significativos, las cuales pueden reportarse como medidas de mejora al control interno. El seguimiento a estos esfuerzos se incluye dentro de las mejoras a la metodología y los informes de autoevaluación del SCI a partir de este año, como un elemento clave para formarse un criterio mejor informado sobre en interés hacia el control interno por parte del nivel superior y gerencial en la institución. Como se resume en la primera sección del cuadro No. 7, el Plan Anual Operativo de este año (PAO), registra 25 proyectos de Mejora Continua Control Interno, a los cuales se ha dedicado una importante cantidad de horas. Estos proyectos corresponden a 14 dependencias de la CGR. Proyectos - Mejora Continua - Control Interno Cuadro No. 7 Avance de proyectos de mejora al control interno y horas reales registradas -reporte del SIGI 3 al 30/10/ % % Sin avance registrado al 30/10/2010 Total proyectos Total horas Horas real Compromiso desempeño Proyectos - Mejora Continua Avance% Horas real Compromiso desempeño Sistema de Información para la Gestión Institucional toma el dato de las horas reales y de los porcentajes de avance de proyectos del Módulo de Toma de Decisiones (MTD) del Sistema Integrado de Gestión y Documentos (SIGYD). 20

21 Sin embargo, esas mismas dependencias y prácticamente todas en la institución, han planificado y desarrollado esfuerzos de mejora al control interno pero registrados bajo el proceso denominado Proyectos Mejora Continua, como lo consigna la segunda sección del cuadro No. 7; es decir, proyectos sin una identificación directa a control interno, pero que tienen relación directa con la mejora al control interno institucional. En ambos grupos, parte de esos proyectos tienen la relevancia incluso de ser compromisos de desempeño y, como se mencionó, han surgido como producto de la autoevaluación del SCI de Al respecto, la UGC ha solicitado que esos registros en el SIGI se revisen y que, en lo sucesivo, se identifiquen mejor con el fortalecimiento al control interno, para facilitar la generación de reportes y el seguimiento respectivos. A la fecha, estos registros aún deben mejorarse, principalmente de cara al En cuanto a las medidas de mejora al control interno producto de la autoevaluación del SCI del 2010, el cuadro No. 8 resume la cantidad de medidas a tomar a partir de este año, distribuidas por componente funcional del SCI y por dependencia. Cuadro No. 8 Medidas de mejora al control interno producto de la autoevaluación del SCI COMPONENTE FUNCIONAL 2010 Internas Con apoyo de otras dependencias Total medias componente 1. AMBIENTE DE CONTROL DFOE 1*, DGA 3, DJ 2*, DESPACHO-UGC 2, DESPACHO-UPC 1 DFOE 1*, DGA 3, DCA 1, DJ 1*, DESPACHO- UGC 6 DFOE 1, DGA 1, DCA 1, DESPACHO-UGC VALORACIÓN DE RIESGOS DFOE 1, DESPACHO- UGC 1 DFOE 1, DGA 1, DJ 5*, DESPACHO UGC 1 DGA 1, DCA ACTIVIDADES DE CONTROL DGA 1, DCA 1, DJ 1, DESPACHO-UGC 2 DGA 1, DJ 3*, DESPACHO-UGC SISTEMAS DE INFORMACIÓN DGA 2, DESPACHO- UGC 1 DGA 1*, DCA 1, DJ 2*, DESPACHO-UGC 1 DGA 1, DESPACHO- UGC SEGUIMIENTO DFOE 1*, DGA 2, DESPACHO UGC 2 DCA 1*, DJ 4* DGA 1 11 Total medias SCI (*) Requieren apoyo de otras dependencias 45 21

22 Como se mencionó, estas medidas fueron planteadas por las dependencias en el contexto de la discusión de nivel gerencial sobre los resultados del cuestionario de autoevaluación, para lo cual contaron con el apoyo de sus enlaces y de la UGC. Al respecto, la UGC ha estado en comunicación con las diversas dependencias para que actualicen los registros correspondientes en el PAO 2011, como parte de la fase de planificación detallada para ese año, cuyo registro previo a la aprobación del nivel gerencial y del Despacho Contralor se tiene previsto que finalice el 12 de noviembre. Los temas cubiertos por esas medidas de mejora son muy variados y se pueden consultar en los documentos que complementan el informe de autoevaluación del SCI 2010 disponible en la Intranet, lo mismo que los temas cubiertos por las proyectos de mejora del 2009 (Inicio Documentos Evaluación Institucional). III Conclusiones a) Los resultados comparativos de los índices calculados en 2008 y 2010 al valorar las respuestas dadas a los cuestionarios de autoevaluación del SCI en esos años, muestran un SCI que, en términos generales, se mantiene en un nivel de cumplimiento medio de las condiciones ideales indagadas. Sin embargo, aun considerando las variantes en las metodologías de valoración entre esos años, en el 2010 se observa un mejor posicionamiento de tres componentes (Ambiente de Control, Sistemas de Información y Seguimiento), un componente que se ha mantenido como el mejor ubicado en ese período (Actividades de Control) y solo uno que bajó de un segundo a un cuarto lugar (Valoración de Riesgos). b) Persiste la necesidad de mejorar la comunicación del nivel gerencial hacia el operativo, para dar a conocer los esfuerzos que se realizan por diagnosticar y mejorar el control interno en los procesos y la gestión institucionales; sobre todo porque se constata el desarrollo de un conjunto de actividades y de una cantidad considerable de proyectos que redundan en mejora al control, muchos de estos planificados como productos de la autoevaluación del SCI y expresamente registrados como de mejora al control interno, en los cuales se ha invertido una importante cantidad de horas. c) La continuidad en la aplicación de una metodología participativa y de apoyo y seguimiento desde la UGC, contribuye a fortalecer el ejercicio de autoevaluación institucional, para que este proceso se constituya en una tarea compartida y común al giro normal de todas las Divisiones, Áreas y Unidades, para incrementar su aprovechamiento. 22

23 d) Las mejoras en la aplicación de la metodología de cuestionario atendiendo los requerimientos del Despacho Contralor, planteados en 2008 para simplificar las preguntas, realizar pruebas y depurar la valoración, conllevaron un mayor entendimiento por parte de los encuestados y de los usuarios al analizar la información; esto facilita la formulación específica de medidas de mejora y permite dar un mejor seguimiento de estos esfuerzos. e) La ejecución temprana en el año del ejercicio de autoevaluación y la participación activa de las dependencias en la discusión de resultados y determinación de medidas de mejora, permitió que estas últimas se puedan implementar más oportunamente, ya sea de inmediato o incorporando en el PAO correspondiente los proyectos del caso y reduciendo la necesidad de reformulaciones al PAO cuando ya esté en ejecución. f) El registro en el SIGI de las medidas de mejora al control debe afinarse para que los proyectos respectivos puedan asociarse puntualmente al fortalecimiento al control interno, facilitando con esto el seguimiento, la evaluación y la rendición de cuentas que la institución pueda dar en esta materia. g) El seguimiento al llenado del cuestionario debe ser mayor y coordinado con las jefaturas, para que las muestras aleatorias escogidas tengan en la práctica la representatividad esperada. IV Recomendaciones a) Que la UGC dé seguimiento a que los proyectos de mejora del control interno estén registrados en el PAO y a que su desarrollo y los registros correspondientes en el MTD y en el SIGI permitan un monitoreo y evaluación oportunos y precisos sobre su avance y resultados, esto último especialmente en lo referido a la mejora de las condiciones sobre las cuales se obtuvieron mayores indicios de necesidad de fortalecimiento. c) Mantener la línea de mejora continua en el diseño, aplicación y análisis participativo de las resultados de la autoevaluación del SCI, de conformidad con las aspectos mencionados en este informe (oportunidad, sencillez del lenguaje, pruebas con usuarios de diverso nivel, valoraciones pertinentes y simples, seguimiento para que las respuestas o aportes de las dependencias se den efectiva y oportunamente). 23

24 d) Promover que las diversas dependencias revisen los riesgos valorados a procesos prioritarios en el contexto de la autoevaluación del SCI de 2009, y que programen y realicen la valoración de riesgos a sus restantes procesos a partir del g) Dar atención a otros requerimientos planteados por el Consejo Consultivo en la sesión del 17 de noviembre de 2010, en la cual se le expusieron a ese Consejo los resultados contenidos en el presente informe. Esos requerimientos se refieren a valorar la posibilidad de obtener resultados más estratificados por categoría ocupacional, a complementar el presente informe y los sucesivos con una referencia sucinta a los esfuerzos de mejora al control interno promovidos en el período evaluado y valorar opciones para que los cuestionarios de autoevaluación se complementen con pruebas de cumplimiento en temas prioritarios. Anexo Ubicación promedio de dependencias y niveles ocupacionales por tema en cada componente funcional del SCI. Inicio Documentos Evaluación Institucional 24