INTRODUCCIÓN. Lineamientos de Facturación Página 1 de 22

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1 INTRODUCCIÓN En vista de la gran variedad de criterios y opiniones que existen, en el gremio de agencias de viajes, en torno al contenido y la forma de presentar las facturas, los libros de compra y libros de venta, AVAVIT convocó a una comisión con la finalidad de preparar un manual que sirva de referencia en pro de la unificación de criterios a la vez que les provea a los administradores y personal en general de las agencias del conocimiento mínimo necesario de las leyes en las que está soportada la operación de las empresas del sector. Los procedimientos descritos en esta guía tienen origen en el hecho que las Agencias de Viajes son comisionistas y las condiciones generales que regulan esta actividad están establecidas en el artículo 10 de la Ley de IVA, el artículo 4 del Reglamento de la Ley de IVA y la Providencia 603 de fecha , publicada en Gaceta Oficial N de fecha 17 de abril de Los ejemplos de facturación mostrados, cumplen a cabalidad con la Providencia 0591 (Gaceta Oficial N de fecha 31 de agosto 2007, reimpresa por error material en Gaceta Oficial N de fecha 25 de septiembre de 2007), la cual entró en vigencia el 01 de febrero de En esta guía sólo son mencionados los artículos que afectan de manera específica la operación de las empresas del sector, recomendamos la lectura de la providencia completa para mayor conocimiento de la misma. Lineamientos de Facturación Página 1 de 22

2 DE LA FACTURACIÓN Los requisitos y especificaciones que debe contener una factura, emitida por un contribuyente ordinario del Iva, están establecidos en el artículo 12 de la Providencia administrativa N 0591, (Gaceta Oficial N de fecha 31 de agosto 2007, reimpresa por error material en Gaceta Oficial N de fecha 25 de septiembre de 2007), mediante la cual se establece las Normas generales de Emisión de Facturas y otros documentos. Estos son: 1. Contener la denominación de Factura. 2. Numeración consecutiva y única. 3. Número de control preimpreso en la factura. 4. Total de números de control asignados, expresado de la siguiente manera desde el N hasta el N. 5. Nombre y Apellido o razón social, domicilio fiscal y número de Registro Único de Información Fiscal (RIF) del emisor 6. Fecha de emisión, constituida por ocho (8) dígitos con el siguiente formato: DD-MM-AAAA, donde DD serán los dos (2) dígitos del día, MM serán los dos (2) dígitos del mes y AAAA, serán los cuatro (4) dígitos del año. 7. Nombre y Apellido o razón social y número de Registro Único de Información Fiscal (RIF), del adquiriente del bien o receptor del servicio. Podrá prescindirse del número de Registro Único de Información Fiscal (RIF), cuando se trate de personas naturales que no requieran la factura a efectos tributarios, en cuyo caso deberá expresarse, como mínimo, el número de cédula de identidad o pasaporte, del adquiriente o receptor. 8. Descripción de la venta del bien o de la prestación del servicio, con indicación de la cantidad y monto. Podrá omitirse la cantidad en aquellas prestaciones de servicio que por sus características ésta no pueda expresarse. Si se tratare de un bien o servicio exento o exonerado del impuesto al valor agregado, deberá aparecer al lado de la descripción o de su precio, el caracter E separado por un espacio en blanco y entre paréntesis según el siguiente formato: (E). 9. Indicación de los conceptos que se carguen o cobren en adición al precio o remuneración convenidos. 10. Descripción y valor de los descuentos, bonificaciones, anulaciones y de cualquier otro ajuste realizado al precio. Lineamientos de Facturación Página 2 de 22

3 11. Especificación del monto total de la base imponible del impuesto al valor agregado, discriminada según la alícuota, indicando el porcentaje aplicable, así como la especificación del monto total exento o exonerado. 12. Especificación del monto total del impuesto al valor agregado, discriminado según la alícuota indicando el porcentaje aplicable. 13. Indicación del valor total de la venta de los bienes o de la prestación del servicio o de la suma de ambos, si corresponde. 14. Contener la frase sin derecho a crédito fiscal, cuando se trate de las copias de las facturas. 15. Especificación de la forma de pago indicando si el mismo es en: efectivo, tarjetas de debito, de crédito, cheque, otros. 16. En los casos de operaciones gravadas con el impuesto al valor agregado, cuya contraprestación haya sido expresada en moneda extranjera, equivalente a la cantidad correspondiente en moneda nacional, deberán constar ambas cantidades en la factura, con indicación del monto total y del tipo de cambio aplicable. 17. Razón social y el número de Registro Único de Información Fiscal (RIF), de la imprenta autorizada, así como la nomenclatura y fecha de la Providencia Administrativa de autorización. 18. Fecha de elaboración por la imprenta autorizada, constituida por ocho (8) dígitos con el siguiente formato: DD-MM-AAAA, donde DD serán los dos (2) dígitos del día, MM serán los dos (2) dígitos del mes y AAAA, serán los cuatro (4) dígitos del año. Esta providencia, en sus artículos 29, 30 y 31 establece lo siguiente: Artículo 29. Cuando se realicen operaciones por cuenta de terceros, el emisor de la factura o documento deberá señalar nombre o razón social y el número de Registro Único de Información Fiscal (RIF) del mandante, agregando la expresión venta por cuenta de terceros, sin perjuicio de lo establecido en la Ley de Impuesto al Valor Agregado y su Reglamento. En estos casos, se deberán emitir documentos separadamente por cada mandante y por las operaciones propias del emisor, cuando corresponda. Artículo 30. Las facturas y otros documentos emitidos sobre formatos o formas libres, deben ser de una página, con una longitud mínima de ocho centímetros. No pueden reflejarse las operaciones realizadas en el reverso de la factura. Cuando las operaciones realizadas no puedan reflejarse en una sola página, se emitirán tantas facturas como sean necesarias, con un número de factura distinto para cada una, debiendo colocar en las mismas el Lineamientos de Facturación Página 3 de 22

4 monto total de las operaciones, la alícuota aplicable y el impuesto respectivo. Tal prohibición se aplicará igualmente para el resto de los documentos regulados en esta Providencia. Artículo 31. Las facturas y otros documentos emitidos sobre formatos o formas libres, pueden ser diseñados según las necesidades del emisor para la realización de sus actividades, pero en todo caso deben cumplir con los requisitos exigidos en esta Providencia. El emisor podrá seguir los modelos que el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT), coloque a disposición en su Portal Fiscal. Ejemplo 1: El siguiente modelo se usa con la finalidad de mostrar la información que debe contener la factura, el diseño y la distribución de la información queda a su libre elección tal como lo indica el artículo 31. Lineamientos de Facturación Página 4 de 22

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6 DE LAS NOTAS DE CRÉDITO Y DÉBITO: Artículo 21. Las notas de débito o de crédito deben emitirse en el caso de ventas de bienes o prestaciones de servicios que quedaren sin efecto parcial o totalmente u originaren un ajuste, por cualquier causa, y por las cuales se otorgaron facturas. El original y las copias de las notas de débito y de crédito, deben contener el enunciado: Nota de Débito o Nota de Crédito. Artículo 22. Las notas de débito y de crédito emitidas a través de los medios señalados en los numerales 1 y 2 del Artículo 6 de esta Providencia, deben cumplir con los requisitos previstos en el Artículo 12 o en el Artículo 14 de esta Providencia, según sea el caso, con excepción de lo establecido en el numeral 1 de los referidos artículos. Igualmente, deben hacer referencia a la fecha, número y monto de la factura que soportó la operación. Estos documentos deberán ser registrados en el Libro de Ventas cronológicamente y en el caso de las Notas de Crédito con signo negativo. Lineamientos de Facturación Página 6 de 22

7 Facturación de Boletos: Los boletos tanto nacionales como internacionales deben ser siempre facturados como una venta por cuenta de terceros, tal como lo establece el Artículo 4 del Reglamento de la Ley del IVA. En los pasajes internacionales, se debe separar la parte gravada de la no sujeta, indicando con (E), al lado de la descripción o el monto, la porción no sujeta. Esto es debido a lo indicado en el artículo 12 numerales 8 y 11 referente a la venta exenta y al total del monto exento. Ejemplo 2: La facturación del mismo quedaría de la siguiente manera Lineamientos de Facturación Página 7 de 22

8 VENTA POR CUENTA DE TERCEROS :408:408 APELLIDO/NOMBRE MR CCS/FRA/MUC/FRA/CCS PORCION EXTRATERRITORIAL (E) OTROS IMPUESTOS (E) 1, , SE EMITE DE CONFORMIDAD CON EL ARTÍCULO 10 DE LA LEY DE IVA. J DEUTSCHE LUFTHANSA AG SUB TOTAL I.V.A 9% SOBRE 1, TOTAL EXENTO O NO SUJETO 1, , TOTAL 2, Caso especial de American Airlines, TAP, Delta, Mexicana e Iberia En la actualidad, algunas aerolíneas efectúan el cálculo del YN siguiendo un criterio establecido por su casa matriz en el cual a la tarifa le es sumado el YQ (Gasolina) argumentando que éste es no es un impuesto y por lo tanto debe llevar IVA. Apartándonos del punto de discusión de si esto es correcto o no, como intermediarios debemos cumplir lo que nos manda el ente para el cual estamos ejerciendo la labor de intermediación. El problema se presenta porque en el diseño actual del boleto, no hay espacio para reflejar montos sujetos al cálculo de IVA pero que no forman parte de la tarifa. Es por esto que basándolos en el hecho que no se puede alterar el monto del IVA, recomendamos que el valor del YQ, sea restado del total de impuestos y sumado a la tarifa. Ejemplo 3: Lineamientos de Facturación Página 8 de 22

9 La facturación del mismo quedaría de la siguiente manera VENTA POR CUENTA DE TERCEROS :282:282 APELLIDO/NOMBRE MR CCS/MIA/CCS PORCION EXTRATERRITORIAL (E) OTROS IMPUESTOS (E) 1, , SE EMITE DE CONFORMIDAD CON EL ARTÍCULO 10 DE LA LEY DE IVA. J AMERICAN AIRLINES. SUB TOTAL I.V.A 9% SOBRE 1, TOTAL EXENTO O NO SUJETO 1, , TOTAL 2, Ejemplo 4: El siguiente ejemplo muestra un boleto nacional y uno internacional en la misma factura (esto sólo es posible si ambos boletos son de la misma aerolínea) Lineamientos de Facturación Página 9 de 22

10 La facturación de los mismos quedaría de la siguiente manera Lineamientos de Facturación Página 10 de 22

11 VENTA POR CUENTA DE TERCEROS :861:861 APELLIDO/NOMBRE MR CCS/SDQ/CCS PORCION EXTRATERRITORIAL (E) OTROS IMPUESTOS (E) :524:524 APELLIDO/NOMBRE MR CCS/MAR/CCS OTROS IMPUESTOS (E) SE EMITE DE CONFORMIDAD CON EL ARTÍCULO 10 DE LA LEY DE IVA. J ASERCA AIRLINES C.A. SUB TOTAL I.V.A 9% SOBRE I.V.A 8% SOBRE TOTAL EXENTO O NO SUJETO , TOTAL 2, El monto total de estas facturas deben ser reflejadas en el libro de ventas, en la columna de venta por cuenta de terceros, en la fecha de emisión de dicha factura. Facturación de los programas o paquetes turísticos: Al igual que los boletos, los paquetes turísticos, seguros de viajes, cruceros, alquiler de vehículos, servicios de tramitación de documentación y en general toda venta de servicios turísticos distinta de boleto, deben ser facturados, como una venta por cuenta de terceros. En todos los servicios internacionales mencionados en el párrafo anterior se debe separar el monto gravado del monto no sujeto de la siguiente forma: -Servicio prestado en el exterior como venta no sujeta. -Servicio prestado en el territorio nacional como gravable. La parte territorial equivale a las comisiones generadas en la cadena. Normalmente estos montos son el 20% y 80% para la parte extraterritorial, pero la agencia de viaje siempre debe separarlos de acuerdo a lo que Lineamientos de Facturación Página 11 de 22

12 establezca la factura del mayorista. El basamento legal para establecer que los servicios prestados en el exterior no están sujetos al IVA, es el numeral 3 del artículo 3 de la Ley del IVA que establece que constituyen hechos imponibles, los servicios ejecutados o aprovechados en el país. El siguiente ejemplo muestra la facturación de un producto o paquete internacional: Ejemplo 4: Dada la siguiente confirmación del operador o mayorista: SERVICIOS TERRESTRES. PRECIO DETALLADO Sencilla Doble Triple Cuádr Junior Menor Totales Paquete terrestre ,00 IVA 9% s/20% Total paquete terrestre 1, , % Comisión Reintegro de IVA 9% % Retención de ISLR 4.95 Valor neto a pagar al operador o mayorista La facturación del mismo quedaría de la siguiente manera VENTA POR CUENTA DE TERCEROS 4 NOCHES DE ALOJAMIENTO EN HOTEL REGENTE PALACE 1 ADL HAB. SENCILLA. PORCION EXTRATERRITORIAL (E) SE EMITE DE CONFORMIDAD CON EL ARTÍCULO 10 DE LA LEY DE IVA. RIF Y NOMBRE DEL PROVEEDOR SUB TOTAL I.V.A 9% SOBRE TOTAL EXENTO O NO SUJETO TOTAL 1, Lineamientos de Facturación Página 12 de 22

13 En los programas o paquetes turísticos facturados fuera de los Puertos Libres o Zonas Francas por servicios prestados en algunos de los Puertos Libres o Zonas Francas establecidos en el numeral 10 del artículo 17 de la Ley del IVA, se debe proceder de la misma forma que en los programas o paquetes internacionales, separar en la factura el servicio prestado en la zona franca como un servicio exento (E), del servicio prestado fuera del Puerto Libre o de la Zona Franca. El monto total de estas facturas deben ser reflejadas en el libro de ventas, en la columna de venta por cuenta de terceros, en la fecha de emisión de dicha factura. Facturación del servicio de la Agencia (Fee): Las agencias de viaje deben emitir una factura aparte por los servicios más el IVA correspondiente, que le cobren a sus clientes bien sea por la venta de boletos o por la venta de paquetes turísticos, tal como lo establece el artículo 29 de la providencia Ejemplo 5: Para este ejemplo, hagamos la factura de servicios de la agencia para el caso del boleto del Ejemplo2 SERVICIO DE EMISION DE BOLETO INTERNACIONAL 4776:408: SUB TOTAL I.V.A 9% SOBRE TOTAL Estás facturas deben ser reflejadas en el libro de ventas en la columna de ventas propias con la fecha de emisión de la factura. Lineamientos de Facturación Página 13 de 22

14 FACTURACION DE COMISIONES POR INTERMEDIACION. El artículo 4 del Reglamento de la Ley del IVA establece que los comisionistas (agencia de viaje), deberán emitir una factura a su representado o mandante (Proveedor de servicios turísticos) por la prestación del servicio de intermediación (comisión). Facturación de la comisión de los Boletos aerolíneas IATA: A pesar de la obligación establecida en el artículo 4 del reglamento de la ley de IVA, la Providencia 603 establece claramente en su artículo 2 que se considera como comprobante del libro de ventas de las agencias de viaje el Reporte BSP (el reporte sirve como factura o documento equivalente). Basándonos en esto, es nuestra opinión, que las agencias de viaje no están obligadas a emitir facturas por la comisión de ventas de boletos IATA. Estas comisiones con su respectivo IVA, deben ser reflejadas en el libro de ventas en la columna de ventas propias con la fecha de recepción del reporte BSP, basándonos en lo establecido el literal b) del numeral 3 del artículo 13 de la vigente Ley del IVA, el cual establece: Articulo 13: Se entenderán ocurridos o perfeccionados los hechos imponibles y nacida, en consecuencia, la obligación tributaria: omisis 3.- En la prestación de servicios: a) En los casos de servicios de electricidad b) En los casos de servicios de tracto sucesivo, cuando se emitan las facturas o documentos equivalentes por quien presta el servicio o cuando se realice su pago o sea exigible la contraprestación total o parcialmente, según sea lo que ocurra primero (resaltado nuestro). Si partimos del hecho que el Reporte BSP es la factura, lo que ocurre primero es la emisión del reporte (documento equivalente), y la fecha en que la agencia de viaje dispone del mismo es la fecha de su recepción. Puede usarse el reporte como documento para incluir en el libro de ventas o emitir una factura a nombre de IATA por los montos de comisión más IVA reflejados en el reporte. Lineamientos de Facturación Página 14 de 22

15 Facturación de la comisión de los Boletos aerolíneas no IATA: La Providencia 603, es un régimen especial de facturas sólo para los miembros de la Asociación Internacional de Transporte Aéreo (IATA), por lo tanto cuando una agencia de viaje facture un boleto de una línea aérea no IATA, sí está obligada a emitir una factura a la línea aérea por la comisión y/o participación que se genera en la venta. Esta factura debe ser reflejada en el libro de ventas, en la columna de venta propia, en la fecha de emisión de dicha factura. Facturación de comisión de los programas o paquetes turísticos: Tal como lo establece el artículo 4 del reglamento de la ley de IVA, mencionado anteriormente, las agencias de viaje están obligadas a emitir facturas por la comisión que devengan por la intermediación de la venta de todos y cada uno de los programas o paquetes turísticos, seguros de viajes, cruceros, alquiler de vehículos, servicios de tramitación de documentación y en general toda venta de servicios turísticos distinta de boleto con su respectivo IVA. Estás facturas deben ser reflejadas en el libro de ventas en la columna de ventas propias con la fecha de emisión de la factura. Facturación de los Over: Cuando una línea aérea paga un over a una agencia de viajes, la agencia está en la obligación de emitir una factura con su respectivo IVA, a la línea aérea, en la misma fecha que recibe el pago. En caso de que el Iva no este desglosado, la agencia de viaje debe comunicarse con la línea aérea para informarle que le va a emitir una factura con Iva y que debe proceder a pagarle esa diferencia. Está factura debe ser reflejada en el libro de ventas en la columna de ventas propias con la fecha de emisión de la factura. Lineamientos de Facturación Página 15 de 22

16 Registro contable de las operaciones de las agencias de viajes: Motivado a que una de las pruebas que realiza el Seniat en el momento de una fiscalización es comparar los ingresos reflejados en contabilidad, con los ingresos reflejados en el libro de ventas, es nuestra sugerencia que ambos registros sean idénticos y la única forma de que estos registros coincidan es registrar los ingresos en contabilidad, en la misma fecha que se registran los ingresos en el libro de ventas y esto se logra con lo siguiente: 1. En el caso de las comisiones que se generan por la venta de boletos, tanto el ingreso por comisión como el IVA se registran por el Reporte BSP, en la fecha de recepción del reporte, que es la misma fecha que se refleja en el libro de ventas. 2. En el caso de las comisiones que se generan por la venta de programas o paquetes turísticos, seguros de viajes, cruceros, alquiler de vehículos, servicios de tramitación de documentación y en general toda venta de servicios turísticos distinta de boleto, el ingreso y el IVA se registran por la emisión de la factura de comisión al mayorista. 3. En el caso de Over, los ingresos y el IVA se registran con la emisión de la factura a la línea aérea. 4. En el caso de los ingresos por la facturación del servicio de la Agencia (Fee), el ingreso y su respectivo IVA, se registra con la emisión de la factura al cliente. Lineamientos de Facturación Página 16 de 22

17 LIBRO DE COMPRAS, LIBRO DE VENTAS Y RESUMEN. Libro de Compras: Los datos que debe contener el Libro de Compras están establecidos en el artículo 75 del Reglamento de la Ley del Iva. El artículo 75, establece que los contribuyentes deberán registrar cronológicamente y sin atrasos en el Libro de Compra los siguientes datos: a) Fecha y número de la factura. b) Nombre o Razón Social del vendedor. c) Número de Rif del vendedor. d) Valor de las importaciones discriminando las gravadas, las exentas o exoneradas, registrando además el monto del crédito fiscal en el caso de operaciones gravadas. En el caso de operaciones gravadas con distintas alícuotas, deberán registrase dichas operaciones separadamente, agrupándolas por cada alícuota. e) Valor de las compras nacionales discriminando las gravadas, las exentas o exoneradas o no sujetas o sin derecho a crédito fiscal, registrando además el monto del crédito fiscal en el caso de operaciones gravadas. En el caso de operaciones gravadas con distintas alícuotas, deberán registrase dichas operaciones separadamente, agrupándolas por cada alícuota. Ejemplo (Ver Anexo 1) Libro de Ventas: Los datos que debe contener el libro de ventas están establecidos en el los artículos 76, 77 y 78 del Reglamento de la Ley del Iva. Además en el caso de los intermediarios el artículo 4 de este Reglamento, establece un requisito adicional. El artículo 76 establece que los contribuyentes deberán registrar cronológicamente y sin atrasos en el libro de ventas los siguientes datos: a) La fecha y el número de la factura, notas de débito, notas de crédito o documentos equivalentes. b) El nombre o razón social del comprador. c) El número de Rif del comprador. Lineamientos de Facturación Página 17 de 22

18 d) El valor de las ventas discriminando las gravadas, exentas, exoneradas o no sujetas al impuesto, registrando además el monto del débito fiscal. En el caso de operaciones gravadas con distintas alícuotas, deberán registrase dichas operaciones separadamente, agrupándolas por cada alícuota. e) El valor FOB del total de las operaciones de exportación. El artículo 77 establece que se debe registrar cronológicamente y sin atraso en el libro de ventas las operaciones realizadas con no contribuyentes, indicando lo siguiente: a) Fecha y número del primer comprobante emitido en cada día. b) Fecha y número del último comprobante emitido en cada día. c) Monto total de las ventas gravadas de cada día. d) Monto del impuesto de las ventas gravadas. e) Monto total de las ventas exentas, exoneradas o no sujetas del día. El artículo 78 establece que los contribuyentes que realicen a la vez ventas a contribuyentes y no contribuyentes, contabilizaran en el libro de ventas en forma separada, ambos tipos de operaciones, de acuerdo a los requisitos especificados en los artículos 76 y 77 del mencionado Reglamento. El artículo 4 del Reglamento de la Ley del Iva, por su parte establece que cuando las ventas sean por cuenta de terceros estás operaciones serán registradas en el Libro de Ventas en cuenta separada con el titulo Ventas por Cuenta de Terceros. Ejemplo (Ver Anexo 2) Resumen del Libro de Compras y del Libro de Ventas: Además del libro de ventas y del libro de compras, los contribuyentes del Iva están obligados a hacer un resumen mensual, de estos libros. Esta obligación esta establecida en el artículo 72 del Reglamento de la Ley del Iva. Este resumen debe coincidir con los datos que se indican en la declaración y pago del Iva, es por ello que recomendamos que el resumen sea el mismo formato de la declaración del IVA. Ejemplo (Ver Anexo 3) Lineamientos de Facturación Página 18 de 22

19 Retenciones de IVA El artículo 20 de la providencia 0056 publicada en gaceta oficial n de fecha 28 de febrero de 2005, mediante la cual se designa agente de retención, del impuesto al valor agregado, establece que los proveedores deben identificar en el libro de ventas, de forma discriminada las operaciones efectuadas con los agentes de retención (Ver ejemplo en Anexo 2). El artículo 18 de la providencia 0056 mencionada anteriormente, establece: En el párrafo siguiente al literal f: El comprobante debe registrarse por el agente de retención y por el proveedor en los Libros de Compras y de Ventas, respectivamente, en el mismo período de imposición que corresponda a su emisión o entrega, según corresponda. En el último párrafo: Los agentes de retención y sus proveedores deberán conservar los comprobantes de retención o un registro de los mismos y exhibirlos a requerimiento de la administracion tributaria. Lineamientos de Facturación Página 19 de 22

20 ANEXO 1 Lineamientos de Facturación Página 20 de 22

21 ANEXO 2 Lineamientos de Facturación Página 21 de 22

22 ANEXO 3 Lineamientos de Facturación Página 22 de 22

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