PLANES DE EMPRESA PROGRAMA DE APOYO A PROYECTOS DE INVERSIÓN (PAPI)

Transcripción

1 PLANES DE EMPRESA PROGRAMA DE APOYO A PROYECTOS DE INVERSIÓN (PAPI) Manual de Usuario AEpe_MUS_PAPI.doc Administración Electrónica Página 1 de 62

2 INDICE 1. CONTROL DE ACTUALIZACIONES INTRODUCCIÓN INSTRUCCIONES GENERALES Procedimiento Presentación de solicitudes/documentación FEDER CONCEPTOS BÁSICOS DE USO DE LA APLICACIÓN Acceso al sistema Áreas de los formularios Ayuda para la corrección de errores Manejo de tablas FICHA DE ELEGIBILIDAD Nueva Ficha de Elegibilidad FE: Empresa Solicitante: Datos Empresa FE: Empresa Solicitante: Datos Contacto FE: Empresa Ejecutora: Datos Empresa FE: Gestoría: Datos Empresa FE: Gestoría: Datos Contacto FE: Proyecto: Datos Proyecto FE: Proyecto: Descripción Proyecto FE: Documentación: Documentos TRAMITACIÓN DE LOS FORMULARIOS/DOCUMENTACIÓN Envío de los formularios/documentación Tramitación Telemática Tramitación Manual Manual PAPI Administración Electrónica Página 2 de 62

3 7. CONSULTA Y ACTUALIZACIÓN DE EXPEDIENTES Consulta de Expedientes Estados del Expediente Solicitud Incompleta Falta de Documentación Solicitud de PAPI 1: Fase de preinversión o preparación del proyecto Solicitud de PAPI 2: Fase de puesta en marcha del proyecto Recuperación de Expedientes de otro Usuario de la misma Empresa PAPI 1 : FASE PREINVERSIÓN O PREPARACIÓN DEL PROYECTO Instrucciones generales Campos del formulario P1: Empresa: Datos Empresa P1: Empresa: Datos Contacto P1: Empresa: Experiencia Internacional P1: Empresa Ejecutora: Datos Empresa P1: Empresa Ejecutora: Datos Contacto P1: Gestoría: Datos Empresa P1: Gestoría: Datos Contacto P1: Proyecto: Datos Proyecto P1: Proyecto: Descripción Proyecto P1: Estimación Partidas: Otras Ayudas P1: Estimación Partidas: Servicios Consultoría P1: Estimación Partidas: Viajes P1: Documentación: Autorizaciones P1: Documentación: Documentos PAPI 2: FASE PUESTA EN MARCHA Instrucciones generales Campos del formulario P2: Empresa: Datos Empresa P2: Empresa: Datos Contacto Manual PAPI Administración Electrónica Página 3 de 62

4 P2: Empresa: Experiencia Internacional P2: Empresa Ejecutora: Datos Empresa P2: Empresa Ejecutora: Datos Contacto P2: Gestoría: Datos Empresa P2: Gestoría: Datos Contacto P2: Proyecto: Datos Proyecto P2: Proyecto: Descripción Proyecto P2: Estimación Partidas: Otras Ayudas P2: Estimación Partidas: Viajes puesta en marcha P2: Estimación Partidas: Viajes formación inversa P2: Estimación Partidas: Personal Expatriado P2: Estimación Partidas: Gastos Constitución P2: Estimación Partidas: Propiedad Industrial / Homologación P2: Estimación Partidas: Servicios Consultoría P2: Documentación: Autorizaciones P2: Documentación: Documentos HITO DE CONTROL Manual PAPI Administración Electrónica Página 4 de 62

5 1. CONTROL DE ACTUALIZACIONES VERSIÓN FECHA CREACIÓN CREADO POR FECHA APROBACIÓN APROBADO POR /06/11 JJI 16/06/11 ASB /10/11 JJI /01/14 JLH VERSIÓN: 1.1 PUNTO CAMBIOS RESPECTO DE LA VERSIÓN ANTERIOR Se modifica el logo del ICEX y el menú de Planes de Empresa 1.2 Se informa de no introducir ni tildes ni caracteres extraños en los documentos que se adjuntan. Manual PAPI Administración Electrónica Página 5 de 62

6 2. INTRODUCCIÓN Este manual pretende servirle de apoyo en el uso de la aplicación informática mediante la cual pueden presentarse las solicitudes de ayuda y consultar el estado de las mismas. Las instrucciones generales sobre las ayudas, los tipos de proyectos, los conceptos objeto de apoyo, la documentación a adjuntar, etc. están descritas en las bases del programa. Si desea acceder a este programa de ayudas lo primero que debe presentar es una Ficha de Elegibilidad con los datos de su proyecto. Esta ficha será estudiada por el Departamento de Apoyo a Proyectos de Inversión del ICEX para determinar si el proyecto cumple con las características necesarias para considerar su apoyo. Si se considera un plan elegible deberá entonces cumplimentar un nuevo formulario correspondiente a la fase en la que se encuentre su proyecto, que puede ser la fase de preinversión o preparación del proyecto, o bien la fase de puesta en marcha, en el que ampliará la información facilitada en la Ficha de Elegibilidad. 3. INSTRUCCIONES GENERALES 3.1. Procedimiento A continuación se le muestra el procedimiento general de todo el proceso: 1. El primer paso es presentar una Ficha de Elegibilidad Manual PAPI Administración Electrónica Página 6 de 62

7 2. Su Ficha de Elegibilidad será revisada por el ICEX 3. Es posible que se le pida más información o documentación, para completar su ficha de elegibilidad 4. Si su proyecto se considera elegible y sólo en ese caso podrá acceder al Formulario de Solicitud del PAPI 5. Su solicitud será estudiada por el ICEX para determinar si finalmente se le concede la ayuda 6. También en este caso se le podrá solicitar que amplíe la información o aporte más documentación 7. Si su proyecto finalmente es aceptado recibirá un comunicado informándole de la concesión de la ayuda 8. En el plazo establecido deberá entregar la documentación requerida en el Hito de Control del proyecto 9. Para proceder al cobro de la ayuda deberá presentar la documentación justificativa que se le solicite 3.2. Presentación de solicitudes/documentación Tanto para la presentación de la Ficha de Elegibilidad como para el Formulario de Solicitud del PAPI, así como para completar la información y/o documentación que se le solicite y para la entrega de la documentación del Hito de Control deberá seguir los siguientes pasos: 1.- Acceder al formulario. Para ello debe haberse dado de alta como usuario de empresa del Portal del ICEX. 2.- Cumplimentar el formulario y seleccionar la forma de tramitar su solicitud: A.- Tramitación Telemática: 3.A.- Anexar la documentación solicitada, en formato electrónico. 4.A.- Firmar la solicitud con su certificado digital. B.- Tramitación Manual: 3.B.- Imprimir la solicitud y la documentación solicitada. Manual PAPI Administración Electrónica Página 7 de 62

8 4.B.- Firmar y sellar la solicitud. 5.B.- Enviar la solicitud y la documentación impresa al ICEX. 6.- Una vez recibida la solicitud en el ICEX recibirá un acuse de recibo por correo electrónico, con los datos de su expediente FEDER A efectos meramente informativos y siguiendo las directrices emanadas del Reglamento (CE) nº 1828/2006 de 8 de diciembre de 2006, vigente para el periodo operativo , relativo a las actividades de información y publicidad que deben llevar a cabo los Estados miembros en relación con las intervenciones de los Fondos Estructurales, se hace constar que la actividad descrita en este comunicado puede ser susceptible de ser financiada por la Unión Europea a través de los Fondos Europeos de Desarrollo Regional (FEDER), de las que el Instituto Español de Comercio Exterior es órgano ejecutor. En el caso de que su empresa sea finalmente beneficiaria de la ayuda ICEX, y asimismo ésta sea cofinanciada con Fondos Comunitarios, la aceptación por su parte de la misma, implica la aceptación de su inclusión en la lista de beneficiarios publicada de conformidad con el art. 7, apartado 2, letra d) del Reglamento indicado anteriormente. En ningún caso, la existencia de financiación por parte del programa FEDER supondrá ayuda adicional para las empresas beneficiarias. Manual PAPI Administración Electrónica Página 8 de 62

9 4. CONCEPTOS BÁSICOS DE USO DE LA APLICACIÓN 4.1. Acceso al sistema Para acceder a los formularios debe entrar en la Oficina Virtual del ICEX Para identificarse debe estar dado de alta como usuario de empresa del Portal del ICEX y validarse con su usuario y contraseña. Importante: El acceso debe realizarse con un usuario de la empresa inversora. Esto es, la empresa solicitante (y perceptora) de la ayuda debe coincidir con la empresa que va a realizar la inversión, la que tomará participación en la filial en destino. En las escrituras de constitución deberá aparecer esta empresa como la que constituye o adquiere parte o toda la filial en destino o la firmante del acuerdo de cooperación. En caso de que la empresa solicitante cambie durante el proceso de solicitud, deberá volver a empezar todo el proceso de solicitud de nuevo, cumplimentando una nueva ficha de elegibilidad. Una vez identificado, podrá acceder a través de la opción del menú de Planes de empresa a Nueva Solicitud (nueva ficha de elegibilidad o ficha de elegibilidad previamente guardada y no enviada) o a Consulta de expedientes (expedientes de ficha de elegibilidad, PAPI 1 o PAPI 2) Áreas de los formularios Una vez accede a los formularios, estos están divididos en 3 áreas: 1. Barra de botones 2. Menú guía 3. Área de datos Manual PAPI Administración Electrónica Página 9 de 62

10 Barra de Botones Pulsando este botón se accede al apartado de datos anterior. Pulsando este botón se accede al apartado de datos siguiente. Pulsando este botón se finaliza la cumplimentación de la solicitud, pudiendo enviarla telemáticamente o en papel. Pulsando este botón se guardan los datos introducidos hasta ese momento y se sale del formulario, pudiendo continuar su cumplimentación en otro momento. Menú guía Puede pulsar directamente sobre el nombre del apartado que desea cumplimentar, y la aplicación le llevará directamente a él. El menú le indica gráficamente el apartado en el que se encuentra, remarcando su nombre con un fondo gris: Manual PAPI Administración Electrónica Página 10 de 62

11 Área de Datos Es donde deberá ir cumplimentando los campos con la información de cada apartado. Los campos obligatorios son los que tienen la etiqueta en negrita. En el siguiente ejemplo, sólo sería obligatorio el campo Vía: Aunque existan campos no obligatorios, es importante proporcionar toda la información que tengan disponible Ayuda para la corrección de errores Mensajes de error Si deja en blanco un campo obligatorio, este se mostrará remarcado en rojo, y con el icono junto a la etiqueta del campo: Colocando el cursor sobre el icono se mostrará una explicación del error: Lo mismo sucede si cumplimenta un campo con un valor incorrecto: Manual PAPI Administración Electrónica Página 11 de 62

12 Aviso de errores en el Menú guía En el Menú guía se le muestra el icono en los apartados por los que ha pasado, pero que no ha terminado de cumplimentar: Al pulsar el botón de se comprobarán todos los apartados del formulario, y si alguno no está completo se le indicará en este menú guía, para que pueda terminarlos antes de enviarlo. Errores en las listas Si introduce por error un dato en una lista y desea eliminarlo, simplemente debe pulsar el botón y se eliminará esa fila de la lista: 4.4. Manejo de tablas En la estimación de las partidas de gasto de los formularios de solicitud se encontrará con tablas como la siguiente: Este tipo de tablas permiten las siguientes operaciones: Orden de las filas: Pulsando sobre el título de cualquiera de las columnas se ordenarán todas las Manual PAPI Administración Electrónica Página 12 de 62

13 filas por ese campo de forma ascendente o descendente, alternativamente con cada pulsación. Orden de las columnas: Puede ordenar las columnas a su gusto, simplemente manteniendo pulsado el botón izquierdo de su ratón sobre el título de la columna y arrastrándola a su nueva ubicación. Tamaño de las columnas: Puede modificar el tamaño de una columna colocando el cursor en la línea de separación de los títulos de dos columnas, pulsando y arrastrando hasta el tamaño que desee: Haciendo doble click sobre el título de la columna el tamaño se ajustará automáticamente al tamaño del valor más largo que contenga esa columna. Otras opciones: Al pulsar sobre el título de cualquiera de las columnas aparece a la derecha un recuadro con una flecha hacia abajo. Pulsando sobre esa flecha se despliega un menú con el resto de opciones. Manual PAPI Administración Electrónica Página 13 de 62

14 5. FICHA DE ELEGIBILIDAD 5.1. Nueva Ficha de Elegibilidad El primer paso para presentar un proyecto para su valoración es enviar la Ficha de Elegibilidad con los datos básicos del proyecto. Esta ficha será evaluada y, en caso de considerarse un proyecto con posibilidades de recibir apoyo por parte del ICEX, se le dará acceso a cumplimentar el formulario de solicitud, con la información completa. IMPORTANTE: Esta ficha no es el formulario de solicitud, sino un paso previo para valorar la elegibilidad inicial de las empresas y los proyectos presentados. Si fueran a priori elegibles para recibir un apoyo del programa PAPI, y sólo en ese caso, se podrá cumplimentar el formulario de solicitud. La empresa deberá cumplimentar este último y presentarlo, junto con el resto de documentación requerida, antes de iniciar las actividades objeto de apoyo. El acceso lo realizará desde la Oficina Virtual del ICEX: Deberá seleccionar la opción de Nueva solicitud del menú de la izquierda o el enlace de nuevos proyectos de la página principal de Planes de Empresa: Manual PAPI Administración Electrónica Página 14 de 62

15 Al hacerlo, si no está identificado en el Portal del ICEX, se le solicitará su Usuario y Password para identificarse. También se le ofrece la opción de recuperar su Password, si lo ha olvidado, o de registrarse como usuario del Portal si es que todavía no lo está. Recuerde la obligatoriedad de realizar el acceso con un usuario de la empresa inversora (ver 4.1). Una vez identificado, se le mostrarán los diferentes programas cuya convocatoria está abierta. En este caso debe seleccionar la Línea de Apoyo a Proyectos de Inversión Productiva (PAPI). Ficha de Elegibilidad. Manual PAPI Administración Electrónica Página 15 de 62

16 En este momento se cargará el formulario de la Ficha de Elegibilidad. Si es la primera vez que accede, se le presentará únicamente con sus datos de contacto cumplimentados. Si ya ha accedido anteriormente y lo ha cumplimentado parcialmente, se le mostrará con la información que hubiera cumplimentado hasta el momento. Recuerde que puede salir en cualquier momento de la aplicación pulsando el botón. Se guardarán los datos que haya introducido hasta ese momento y podrá continuar con la cumplimentación del formulario cuando lo desee, accediendo a este de la misma manera FE: Empresa Solicitante: Datos Empresa Inicialmente se le mostrarán sus datos de usuario del Portal. Puede modificarlos si es necesario, excepto los que se encuentran atenuados en gris. Debe cumplimentar los datos de identificación de la empresa solicitante. Recuerde que la empresa solicitante debe coincidir con la empresa inversora y perceptora (ver punto 4.1). Manual PAPI Administración Electrónica Página 16 de 62

17 Si la empresa inversora es una sociedad tenedora de acciones o holding y la empresa que realizará la puesta en marcha del proyecto es otra empresa del grupo, deberá indicarlo y posteriormente cumplimentar la sección de Empresa Ejecutora: Lo mismo sucede en el caso de que participe en la solicitud una gestoría: También se le solicitará el año de constitución de la empresa, su actividad, el número de empleados y si se trata de una PYME, según la Recomendación 2003/361/CE de la Comisión, sobre la definición de pequeñas y medianas empresas. Puede resultarle de interés la siguiente guía: Igualmente debe cumplimentar los datos de su sede social: Manual PAPI Administración Electrónica Página 17 de 62

18 Deberá indicar también el sector principal de su empresa. Deberá seleccionar primero el macro-sector, a nivel 1, e ir seleccionando los sucesivos niveles hasta cumplimentar todos ellos: La siguiente información es la participación de los socios de la empresa. Deberá introducir, para cada uno de ellos la siguiente información: 1. NIF 2. Razón Social (o nombre y apellidos en caso de tratarse de una persona física) 3. Porcentaje de participación 4. Seleccione si se trata de un socio español o extranjero 5. Pulse el botón 6. Recuerde que puede borrar cualquiera de los datos introducidos pulsando el botón Manual PAPI Administración Electrónica Página 18 de 62

19 Deberá introducir al menos un 70% de la participación. No será necesario alcanzar el citado porcentaje si la empresa solicitante es una cooperativa. Posteriormente se le solicitarán los datos económicos de los últimos 3 años: Y por último deberá indicar las asociaciones a las que pertenece su empresa, introduciendo el nombre de cada una de ellas y pulsando el botón : FE: Empresa Solicitante: Datos Contacto Ley de protección de datos: ICEX, con domicilio en Paseo de la Castellana 14-16, de Madrid, le informa de que los datos personales que nos ha facilitado serán incorporados a un fichero de su titularidad con la finalidad de gestionar las solicitudes recibidas para el programa PAPI (Programa de Apoyo a Proyectos de Inversión). Asimismo, ICEX le informa de que usted podrá ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, cancelación Manual PAPI Administración Electrónica Página 19 de 62

20 y oposición enviando una comunicación escrita a la dirección anteriormente indicada. Debe introducir los datos de la persona de contacto en la empresa solicitante que será el interlocutor con el ICEX para esta solicitud. IMPORTANTE: Las comunicaciones electrónicas referentes a su solicitud se enviarán a la dirección de correo electrónico que indique en este apartado: Deberá indicar también su dirección de contacto. Por defecto se asumirá que es la misma que la de la sede social, si bien podrá modificarla indicando previamente que no se trata de la misma dirección: Finalmente se le solicitará la posible Experiencia Internacional de su empresa, en sus distintas variantes. Para ello deberá seleccionar los países a los que exporta, desde los que importa, aquellos en los que mantiene algún acuerdo de cooperación empresarial, e indicar de qué tipo de cooperación se trata, los países en los que tiene una implantación comercial y también en los que tiene una implantación productiva. Manual PAPI Administración Electrónica Página 20 de 62

21 FE: Empresa Ejecutora: Datos Empresa Como se ha indicado anteriormente, este apartado sólo será necesario cumplimentarlo si participa en el proyecto otra empresa del grupo que será la que principalmente coordine y realice las actividades objeto de apoyo del proyecto. Esta será la empresa ejecutora. El funcionamiento del apartado de Datos Empresa es el mismo que para la Empresa Solicitante. En el apartado de Datos de Contacto deberá indicar si existe también un interlocutor en la empresa ejecutora. En caso afirmativo, se le pedirán también los mismos datos de contacto que para la empresa solicitante. Manual PAPI Administración Electrónica Página 21 de 62

22 FE: Gestoría: Datos Empresa Como se ha indicado anteriormente, si en la solicitud participa una gestoría, deberá identificarla: FE: Gestoría: Datos Contacto Deberá introducir también los datos de contacto: FE: Proyecto: Datos Proyecto En primer lugar deberá introducir los datos identificativos del proyecto: Después el sector en el que se engloba el proyecto, comenzando por el macro-sector (Nivel 1) y seleccionando hasta el cuarto nivel. Manual PAPI Administración Electrónica Página 22 de 62

23 Después deberá introducir la información relativa a las inversiones previstas: 1. Seleccione el tipo de inversión previsto. 2. Seleccione la fecha prevista para la inversión (Fecha prevista de Constitución de la filial en destino, Adquisición o Firma del Acuerdo de Cooperación). Pulsando sobre el icono se le abrirá un calendario. 3. Introduzca el porcentaje estimado de participación de la empresa española en el capital de la filial. 4. Introduzca la inversión total estimada del proyecto, en euros. 5. Introduzca la descripción del primer elemento del inmovilizado material. 6. Introduzca el importe estimado de dicho elemento, en euros. 7. Pulse el botón y repita los pasos 5 al 7 para cada elemento del inmovilizado material 8. Si desea eliminar una línea puede hacerlo pulsando el botón Manual PAPI Administración Electrónica Página 23 de 62

24 Por último, deberá introducir la información relativa a la financiación del proyecto: FE: Proyecto: Descripción Proyecto Explique los antecedentes del proyecto y la experiencia previa en el mercado objetivo. Razone también su interés por la implantación productiva en el país. Aporte datos cuantitativos y cualitativos tanto del mercado local como de su empresa que avalen el planteamiento de tal decisión. Describa las actividades llevadas a cabo hasta el momento y las previstas a realizar en los próximos meses FE: Documentación: Documentos Si va a tramitar su solicitud telemáticamente puede también adjuntar la documentación que considere de interés para la valoración de su Ficha de Elegibilidad. Si va a tramitarla en papel no es necesario, ya que podrá adjuntarla al formulario de solicitud impreso. Para adjuntar la documentación realice los siguientes pasos: Manual PAPI Administración Electrónica Página 24 de 62

25 1. Seleccione el tipo de documento que desee adjuntar 2. Se le mostrará una descripción sobre el documento seleccionado 3. Pulse el botón Examinar, y seleccione el fichero 4. Pulse el botón de Adjuntar 5. Si desea eliminar un documento, puede hacerlo pulsando el botón IMPORTANTE: El tamaño máximo de cada fichero es de 6 MB. Manual PAPI Administración Electrónica Página 25 de 62

26 6. TRAMITACIÓN DE LOS FORMULARIOS/DOCUMENTACIÓN El presente apartado hace referencia tanto al procedimiento de envío de la ficha de elegibilidad, como al envío de los formularios de solicitud de PAPI 1 ó PAPI 2, así como al envío de cualquier documentación que se le requiera en el proceso de estudio o para la justificación del cumplimiento del hito de control Envío de los formularios/documentación Una vez finalizada la cumplimentación del formulario (ficha de elegibilidad, PAPI 1 (ver 7.4.), PAPI 2 (ver 7.5.)) o adjuntada la documentación requerida, puede comenzar su tramitación. Para ello deberá pulsar el botón de la barra de botones: En ese momento se comprobarán todos los campos, y si se encuentran defectos se le mostrarán en pantalla de la siguiente forma: En el menú guía de la izquierda se le mostrarán aquellos apartados en los que se ha encontrado un defecto, y en cada uno de los apartados los defectos estarán marcados en rojo y junto a su etiqueta aparecerá el icono Manual PAPI Administración Electrónica Página 26 de 62

27 Simplemente debe acceder a cada uno de los apartados marcados como erróneos, y colocar el cursor sobre el icono que se le muestre cual es el defecto encontrado:, para Una vez corregidos todos ellos, pulse de nuevo el botón. Si todo está correcto, le aparecerá la siguiente pantalla en la que deberá seleccionar si desea tramitar su solicitud Telemáticamente, utilizando un certificado digital para firmarla, o bien Manualmente, imprimiéndola y enviándola en papel. Para una mayor comodidad, agilidad en la tramitación y ahorro de papel, le recomendamos tramitar sus solicitudes telemáticamente. Manual PAPI Administración Electrónica Página 27 de 62

28 Si desea volver a revisar su solicitud puede hacerlo pulsando el enlace de Volver de la esquina inferior derecha Tramitación Telemática Necesitará un certificado digital reconocido por el ICEX. Puede consultar el listado de las autoridades de certificación que los emiten en la siguiente dirección: Además, el certificado no debe estar ni caducado ni revocado. Si dispone de un certificado válido, pulse el botón de Si no tiene instalado el software de firma se le mostrará la siguiente pantalla, indicándole que se va a proceder a su instalación. Simplemente siga los pasos que se le indican. Para más información dispone, en el menú de Ayuda de la Oficina Virtual, del documento Manual Applet Firma, en el que se le indican todos los requisitos. ATENCIÓN: Si todavía no tiene instalado el software de firma en su ordenador consulte el Manual de instalación del Applet de Firma Digital. Manual PAPI Administración Electrónica Página 28 de 62

29 Al finalizar la instalación deberá reiniciar su navegador y volver a seleccionar la opción de Tramitación Telemática. Teniendo ya instalado el software de firma se le mostrará una página con su solicitud, para que pueda comprobar la información introducida antes de firmarla, ya que una vez firmada y enviada no podrá ser modificada. Si algún dato no es correcto y desea modificarlo, o si finalmente decide tramitar la solicitud manualmente, puede volver atrás pulsando sobre el enlace de Volver de la esquina inferior derecha. Manual PAPI Administración Electrónica Página 29 de 62

30 Si todo está correcto, pulse el botón digitales instalados en su ordenador. y se le mostrará una ventana con los certificados Debe seleccionar el que quiera utilizar para firmar la solicitud y pulsar el botón de Aceptar. A continuación, se le solicitará el PIN (si lo tiene): Manual PAPI Administración Electrónica Página 30 de 62

31 Si el certificado es correcto se firmará con él su solicitud, y se le mostrará el siguiente mensaje: En ese momento comenzará la tramitación, por lo que no es necesario que haga nada más. Su solicitud quedará registrada en el Registro General del ICEX y se le enviará un correo electrónico a modo de Acuse de Recibo a la dirección de contacto indicada en el propio formulario. Si desea consultar el estado de su solicitud, puede hacerlo en cualquier momento desde la opción de Consulta de Expedientes Tramitación Manual Si no dispone de un certificado digital deberá entregar en papel la solicitud y la documentación adjunta. Para finalizar su solicitud pulse el botón de. En ese momento se le mostrará un mensaje de advertencia. Si pulsa Aceptar, su solicitud quedará bloqueada y no podrá ser modificada. Si prefiere finalmente tramitar su solicitud telemáticamente o desea revisar los datos de su solicitud antes de finalizarla, pulse Cancelar. Manual PAPI Administración Electrónica Página 31 de 62

32 Una vez pulse el botón de Aceptar, su solicitud quedará bloqueada y no podrá ser modificada. Deberá imprimirla, firmarla, sellarla, y enviarla al ICEX, junto con la documentación requerida, a la siguiente dirección: Instituto Español de Comercio Exterior ICEX Paseo de la Castellana, Madrid Una vez su formulario/documentación sea recibido en el ICEX se le enviará un correo electrónico a modo de Acuse de Recibo a la dirección de contacto indicada en el propio formulario. A partir de ese momento podrá consultar el estado de su expediente en el apartado de Consulta de Expedientes. Manual PAPI Administración Electrónica Página 32 de 62

33 7. CONSULTA Y ACTUALIZACIÓN DE EXPEDIENTES 7.1. Consulta de Expedientes En cualquier momento puede acceder a consultar el estado de sus expedientes. Para ello, seleccione la opción de Consulta de Expedientes del menú de la izquierda o la e consultar de la página principal de Planes de Empresa: Si no está identificado, se le pedirá su usuario y contraseña. Si no recuerda su contraseña acceda a la opción de Olvidé mi contraseña : Una vez se haya identificado se le mostrará un listado con todos los expedientes que haya tramitado, en el que podrá ver el estado en el que se encuentra cada uno de ellos: Manual PAPI Administración Electrónica Página 33 de 62

34 En la columna de la derecha, dependiendo del estado en que se encuentre su expediente, tendrá las opciones de Consultar o Acceder. Pulsando sobre la opción de Consultar accederá al formulario de solicitud simplemente para visualizarlo, pudiendo imprimirse una copia si lo desea: Manual PAPI Administración Electrónica Página 34 de 62

35 Pulsando la opción de Acceder se le mostrará el formulario correspondiente al estado del expediente Estados del Expediente Una vez enviada la solicitud, su expediente podrá pasar por los siguientes estados: En Proceso: mientras se procesa su expediente, dura sólo unos segundos. En Estudio: su solicitud está siendo analizada por el ICEX. Solicitud Incompleta: a la espera de que amplíe la información del formulario que se le ha solicitado. Falta de Documentación: a la espera de que se adjunte la documentación que se le ha solicitado. Solicitud Incompleta + Falta de Documentación: a la espera de que amplíe la información del formulario y que se adjunte la documentación que se le ha solicitado. Borrador Solicitud Fase Preinversión: debe cumplimentar el formulario correspondiente a la fase de preinversión o preparación del proyecto. Borrador Solicitud Fase Puesta en Marcha: debe cumplimentar el formulario correspondiente a la fase de puesta en marcha. Aprobada: se ha aprobado la ayuda (PAPI1) o se ha superado la fase de Hito de Control (PAPI2). A partir de la fecha de fin de actividades, la empresa deberá entrar en el módulo de Justificación para iniciar el proceso de justificación. Manual PAPI Administración Electrónica Página 35 de 62

36 Aprobada. Pendiente Hito de Control: se ha aprobado la ayuda a la espera de adjuntar la documentación solicitada para superar el Hito de Control (solamente para solicitudes en fase de puesta en marcha). Aprobada. Revisión Hito de Control: Su documentación está siendo analizada por el ICEX. Aprobada. Hito de Control expirado: Ha expirado el plazo que su empresa tenía para superar la fase de control. Aprobada. Falta Documentación Hito de Control: se ha aprobado a la espera de adjuntar la nueva documentación solicitada (puede ser nueva o puede corregir documentación errónea aportada en esta fase de Hito de Control) para superar el Hito de Control (solamente para solicitudes en fase de puesta en marcha). Justificación. Informe de actividades en valoración por ICEX. En valoración: ICEX está valorando el informe de auditoría. Autorizado su Pago: se ha autorizado el pago del proyecto presentado. No Aceptada: su solicitud no es susceptible de recibir la ayuda. Anulada: por renuncia de la empresa, fase de hito de control no superada, justificación negativa u otros defectos se anula el expediente. Dependiendo del estado en que se encuentre su expediente deberá realizar diferentes acciones, como incluir nueva información o documentación, o cumplimentar un nuevo formulario. Estas opciones se detallan en los puntos siguientes Solicitud Incompleta Es posible que durante el estudio de su expediente se le requiera que complete la información que ha proporcionado en el formulario. Si esto sucediera se le enviaría un correo electrónico a la dirección de contacto que hubiera indicado, solicitándole la información que debe incluir. Al acceder a consultar su expediente lo encontrará en el estado Solicitud Incompleta. Cargue de nuevo el formulario pulsando sobre el enlace Acceder, cumplimente la información requerida y vuelva a tramitarlo nuevamente. Si además de modificar los datos del formulario se le ha solicitado que adjunte algún documento puede hacerlo en el apartado de Documentación, si va a tramitar su solicitud telemáticamente. Si la va a tramitar manualmente deberá adjuntar dicha solicitud al nuevo formulario impreso, firmado y sellado. IMPORTANTE: A esta solicitud modificada se le asignará un nuevo identificador, que sustituye al anterior: Manual PAPI Administración Electrónica Página 36 de 62

37 7.3. Falta de Documentación Si durante el estudio de su solicitud se echa en falta algún documento, se le enviará un correo electrónico a la dirección de contacto que haya indicado en el formulario, indicándole cuál es la documentación que debe adjuntar a su expediente. Al acceder a consultar su expediente lo encontrará en el estado Falta de documentación. Cargue de nuevo el formulario pulsando sobre el enlace Acceder : Vaya al apartado de Documentos, adjunte los documentos que se le han solicitado, pulse de nuevo el botón. Manual PAPI Administración Electrónica Página 37 de 62

38 A partir de aquí puede tramitar el envío de esta documentación de forma telemática o manual, como se le indica en el apartado 6. IMPORTANTE: A esta solicitud modificada se le asignará un nuevo identificador, que sustituye al anterior: 7.4. Solicitud de PAPI 1: Fase de preinversión o preparación del proyecto Si tras el estudio de la Ficha de Elegibilidad su proyecto resulta elegible, y este está en fase de preinversión o de preparación del proyecto, se le notificará por correo electrónico solicitándole cumplimente el formulario de solicitud, al que se le ha dado acceso, para los proyectos que se encuentren en esta fase. Accediendo a la Consulta de Expedientes verá que el estado de su expediente es Borrador Solicitud Fase Preinversión. Esto se debe a que ya se ha pre-cumplimentado este formulario con la información que Manual PAPI Administración Electrónica Página 38 de 62

39 introdujo en la Ficha de elegibilidad. Acceda al formulario, complete los nuevos apartados y tramite la solicitud oficial de nuevo: Los apartados de este formulario se describen más adelante (ver punto 8) Solicitud de PAPI 2: Fase de puesta en marcha del proyecto Si tras el estudio de la Ficha de Elegibilidad su proyecto resulta elegible, y este está en fase de puesta en marcha, se le notificará por correo electrónico solicitándole cumplimente el formulario de solicitud para los proyectos que se encuentren en esta fase. Accediendo a la Consulta de Expedientes verá que el estado de su expediente es Borrador Solicitud Fase Puesta en Marcha. Esto se debe a que ya se ha pre-cumplimentado este formulario con la información que introdujo en la Ficha de elegibilidad. Acceda al formulario, complete los nuevos apartados y tramítela de nuevo: Los apartados de este formulario se describen más adelante Recuperación de Expedientes de otro Usuario de la misma Empresa Si se diera el caso de que no conoce el usuario/contraseña con el que se estaban gestionando sus expedientes, porque estaban siendo gestionados por una persona que ya no trabaja en su empresa, o por cualquier otro motivo, dispone de la posibilidad de consultarlos. Para ello deberá disponer de su propio usuario de empresa del Portal del ICEX. Por seguridad sólo se permite acceder a los expedientes de otros usuarios que estén registrados en la misma empresa. Al acceder a la opción de Consulta de Expedientes, aparte de mostrarle sus propios expedientes, se le mostrará la opción de consultar los de otro usuario, pulsando en el enlace que se le muestra bajo el titulo: Manual PAPI Administración Electrónica Página 39 de 62

40 Al pulsar sobre este enlace, se le presentará una pantalla donde deberá introducir los siguientes datos de la solicitud que desea consultar: ID de la Solicitud NIF de la empresa solicitante Importe de la inversión total estimada del proyecto que aparece en la solicitud que desea recuperar Pulsando sobre el botón se le mostrará la misma pantalla que se muestra en el listado de Consulta de Expedientes, pero únicamente con el expediente introducido. Manual PAPI Administración Electrónica Página 40 de 62

41 8. PAPI 1 : FASE PREINVERSIÓN O PREPARACIÓN DEL PROYECTO 8.1. Instrucciones generales Fecha límite: esta solicitud junto con la documentación requerida deberán presentarse antes de la iniciación de los estudios o actividades de preinversión. Sólo se incluirán aquellos gastos cuya factura esté comprendida como máximo en los 6 meses siguientes a la presentación de la solicitud. Se recuerda que los gastos deberán ser sufragados por la empresa solicitante, y por tanto inversora y perceptora de la ayuda. Para más información sobre los criterios de justificación: Tenga en cuenta en sus previsiones que no es posible compensar gastos entre diferentes ejercicios presupuestarios en la fase de justificación del proyecto. El plazo de aprobación y comunicación oficial estimado por el ICEX es de 30 días desde la recepción de la solicitud, con la documentación complementaria, considerada como completa por el Dpto. de Apoyo a Programas de Inversión. Una vez aprobado el proyecto, la empresa recibirá un Comunicado de Aprobación de la Ayuda (CAA) a través de un escrito del ICEX. La empresa contará con un mes desde la finalización de las actividades y desplazamientos apoyados para la presentación de los estudios y justificación de la ayuda. El ICEX designará entonces a un auditor que comprobará en la sede de la empresa solicitante la actividad apoyada Campos del formulario P1: Empresa: Datos Empresa Este apartado se pre-cumplimenta con los datos de la Ficha de Elegibilidad. El contenido y funcionamiento son los mismos que en esta. Puede modificar los datos si lo desea P1: Empresa: Datos Contacto Este apartado se pre-cumplimenta con los datos de la Ficha de Elegibilidad. El contenido y funcionamiento son los mismos que en esta. Puede modificar los datos si lo desea P1: Empresa: Experiencia Internacional Este apartado se pre-cumplimenta con los datos de la Ficha de Elegibilidad. El contenido y funcionamiento son los mismos que en esta. Puede modificar los datos si lo desea. Manual PAPI Administración Electrónica Página 41 de 62

42 P1: Empresa Ejecutora: Datos Empresa Este apartado se pre-cumplimenta con los datos de la Ficha de Elegibilidad. El contenido y funcionamiento son los mismos que en esta. Puede modificar los datos si lo desea P1: Empresa Ejecutora: Datos Contacto Este apartado se pre-cumplimenta con los datos de la Ficha de Elegibilidad. El contenido y funcionamiento son los mismos que en esta. Puede modificar los datos si lo desea P1: Gestoría: Datos Empresa Este apartado se pre-cumplimenta con los datos de la Ficha de Elegibilidad. El contenido y funcionamiento son los mismos que en esta. Puede modificar los datos si lo desea P1: Gestoría: Datos Contacto Este apartado se pre-cumplimenta con los datos de la Ficha de Elegibilidad. El contenido y funcionamiento son los mismos que en esta. Puede modificar los datos si lo desea P1: Proyecto: Datos Proyecto Este apartado se pre-cumplimenta con los datos de la Ficha de Elegibilidad. El contenido y funcionamiento son los mismos que en esta. Puede modificar los datos si lo desea, a excepción del país de inversión P1: Proyecto: Descripción Proyecto Deberá introducir las fechas previstas del calendario de ejecución del proyecto: Y también una descripción del proyecto de inversión, indicando la situación actual, así como las razones que fundamenten la decisión de inversión. En caso de adquisición o Joint Venture con socio local, incluya información sobre el socio. Manual PAPI Administración Electrónica Página 42 de 62

43 P1: Estimación Partidas: Otras Ayudas Detalle cualquier ayuda que haya sido solicitada o recibida de otra institución para la realización de este proyecto. Si ha recibido en el pasado otras ayudas del ICEX, indique para qué proyectos las recibió: Manual PAPI Administración Electrónica Página 43 de 62

44 P1: Estimación Partidas: Servicios Consultoría En este apartado deberá indicar los servicios de consultoría previstos. Introduzca la información y, si tiene el presupuesto y/o contrato correspondientes adjúntelos también. Si se equivoca de documento puede borrarlo antes de añadir el gasto a la tabla pulsando el botón. Una vez cumplimentados los datos y adjuntados los presupuestos pulse el botón y se añadirá su gasto a la tabla. Si desea adjuntar varios documentos para un mismo contrato o presupuesto deberá incluir aquí el primero y el resto en el apartado Documentación como Otra documentación. Si desea borrar una línea de la tabla puede hacerlo pulsando el botón ubicado a la derecha de cada fila. Utilice tantas filas como sea necesario. Se indicarán aquellos servicios de consultoría que se vayan a contratar para la elaboración de estudios legales y de viabilidad técnica, económica, financiera, así como due diligence en caso necesario. Son gastos realizados en el país destino de la inversión por una empresa preferiblemente local. Para ser apoyados, las fechas de las facturas deberán estar comprendidas en los 6 meses Manual PAPI Administración Electrónica Página 44 de 62

45 siguientes a la solicitud, y deberán haber sido pagadas en el momento de la justificación. Si alguna de las consultoras es española deberá demostrar que se ha desplazado al país del proyecto en el periodo objeto de apoyo P1: Estimación Partidas: Viajes En este apartado deberá introducir los viajes para actividades de preinversión o de preparación del proyecto. El funcionamiento es el mismo que en el apartado anterior: introducir los datos del viaje y pulsar el botón. Si la persona que viaja no pertenece a la empresa solicitante, deberá indicar los datos de su empresa. Si el viaje lo va a realizar una persona perteneciente a una empresa del grupo (diferente a la empresa solicitante) deberá adjuntar una carta de renuncia firmada por la empresa que no es la solicitante de la ayuda. La plantilla de esta carta la puede descargar desde el mismo formulario: Manual PAPI Administración Electrónica Página 45 de 62

46 Para cada viaje se deberá cumplimentar una fila La relación de viajes deberá ser lo más exacta posible a fecha de hacer efectiva la solicitud y referirse exclusivamente a desplazamientos para la realización de actividades de preinversión objeto de apoyo. Sólo se apoyarán viajes comprendidos en los 6 meses siguientes a la solicitud. Sólo son elegibles los viajes que tengan como origen España y el país de destino de la inversión, salvo en los supuestos de viajes a las sedes de instituciones financieras multilaterales con las que se estuviera negociando la financiación del proyecto, en este caso, indique también el destino del viaje en el campo Objeto del viaje. Recuerde explicar detenidamente a las personas que vayan a viajar los criterios de justificación para evitar problemas en la auditoría: En los campos NIF y Razón Social deberá indicarse la empresa solicitante o empresa del grupo que abona la nómina de la persona que viaja. Como Fecha prevista del viaje deberá indicarse el mes y el año en que se prevé realizar el viaje. En el campo Objeto del viaje se detallará el objeto y las actividades que se realizarán en cada viaje. El cálculo del importe se hará según baremos internos del ICEX (Bolsas de Viaje) P1: Documentación: Autorizaciones Para poder acceder a estas ayudas la empresa debe acreditar que se encuentra al corriente con sus obligaciones tributarias y con la Seguridad Social. De conformidad con lo previsto en el artículo 6.2 b) de la Ley 11/2007 de 22 de junio de Acceso Electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, así como lo establecido en el artículo 13 Capitulo V del Real Decreto 209/2003, de 21 de febrero que regula la sustitución de certificados en soporte papel por certificados telemáticos o por transmisiones de datos entre Administraciones Públicas, se ofrece la posibilidad a las empresas de autorizar al ICEX a realizar esta consulta, evitando a la empresa el tener que presentar los originales de los certificados en papel emitidos por la Agencia Tributaria y la Seguridad Social. Para otorgar esta autorización simplemente debe marcar la casilla correspondiente: Manual PAPI Administración Electrónica Página 46 de 62

47 P1: Documentación: Documentos El funcionamiento es el mismo que en el apartado correspondiente de la Ficha de Elegibilidad. Para la fase de preinversión es obligatorio adjuntar a su solicitud los siguientes documentos: Cuentas anuales presentadas al Registro Mercantil (Balance, cuenta de Pérdidas y Ganancias y Memoria) del último ejercicio cerrado. En el caso de que la empresa solicitante consolide cuentas, se incluirán las cuentas consolidadas. Anexo I. Declaración de minimis. Descárguese aquí el modelo. Este documento deberá ir firmado y sellado. Las ayudas que debe consignar en el anexo I, son sólo aquellas que se acogen al Reglamento (CE) nº 1998/2006 de la Comisión, de 15 de diciembre de 2006, ayudas minimis. Se deberán declarar las ayudas minimis concedidas en los últimos dos ejercicios fiscales y el ejercicio fiscal en curso. Se deberá indicar la fecha de concesión, el importe bruto concedido, el organismo u organismos otorgantes y los gastos subvencionados para cada ayuda. Una empresa no puede recibir más de euros por este tipo de ayudas en dicho periodo. Anexo II. Declaración de PYME. Descárguese aquí el modelo. Este documento deberá ir firmado y sellado. Deberá incluir datos de empresas vinculadas y asociadas, según la Recomendación 2003/361/CE de la Comisión, sobre la definición de pequeñas y medianas empresas. Puede resultarle de interés la siguiente guía: Otra documentación. Aquí podrá incluir aquella información que considere de interés adjuntar para la mejor evaluación de su proyecto. Los documentos no podrán superar 6 MB. Si sus documentos superan este tamaño, deberá dividirlos en varios documentos de menor tamaño e incluirlos de forma sucesiva en el mismo tipo de documento. Manual PAPI Administración Electrónica Página 47 de 62

48 9. PAPI 2: FASE PUESTA EN MARCHA 9.1. Instrucciones generales Fecha límite: esta solicitud junto con la documentación requerida deberán presentarse antes del inicio de la puesta en marcha. Sólo se incluirán aquellos gastos cuya factura esté comprendida como máximo en los 18 meses siguientes a la presentación de la solicitud. Se recuerda que los gastos deberán ser sufragados por la empresa solicitante, y por tanto inversora y perceptora de la ayuda. Para más información sobre los criterios de justificación: Tenga en cuenta en sus previsiones que no es posible compensar gastos entre diferentes ejercicios presupuestarios en la fase de justificación del proyecto. El plazo de aprobación y comunicación oficial estimado por el ICEX es de 30 días desde la recepción de la solicitud, con la documentación complementaria, considerada como completa por el Dpto. de Apoyo a Programas de Inversión. A estos efectos serán fundamentales la calidad y el rigor del plan de negocios confeccionado por la empresa. Una vez aprobado el proyecto, la empresa recibirá un Comunicado de Aprobación de la Ayuda (CAA) a través de un escrito del ICEX. La empresa contará con un mes desde la finalización de las actividades y desplazamientos apoyados para la justificación de los mismos. El ICEX designará entonces a un auditor que comprobará en la sede de la empresa solicitante la documentación justificativa. Pasado el tiempo establecido deberá presentar una serie de documentos acreditativos del avance del proyecto, en la fase denominada Hito de Control Campos del formulario P2: Empresa: Datos Empresa Este apartado se pre-cumplimenta con los datos de la Ficha de Elegibilidad. El contenido y funcionamiento son los mismos que en esta. Puede modificar los datos si lo desea P2: Empresa: Datos Contacto Este apartado se pre-cumplimenta con los datos de la Ficha de Elegibilidad. El contenido y funcionamiento son los mismos que en esta. Puede modificar los datos si lo desea P2: Empresa: Experiencia Internacional Este apartado se pre-cumplimenta con los datos de la Ficha de Elegibilidad. El contenido y funcionamiento Manual PAPI Administración Electrónica Página 48 de 62

49 son los mismos que en esta. Puede modificar los datos si lo desea P2: Empresa Ejecutora: Datos Empresa Este apartado se pre-cumplimenta con los datos de la Ficha de Elegibilidad. El contenido y funcionamiento son los mismos que en esta. Puede modificar los datos si lo desea P2: Empresa Ejecutora: Datos Contacto Este apartado se pre-cumplimenta con los datos de la Ficha de Elegibilidad. El contenido y funcionamiento son los mismos que en esta. Puede modificar los datos si lo desea P2: Gestoría: Datos Empresa Este apartado se pre-cumplimenta con los datos de la Ficha de Elegibilidad. El contenido y funcionamiento son los mismos que en esta. Puede modificar los datos si lo desea P2: Gestoría: Datos Contacto Este apartado se pre-cumplimenta con los datos de la Ficha de Elegibilidad. El contenido y funcionamiento son los mismos que en esta. Puede modificar los datos si lo desea P2: Proyecto: Datos Proyecto Este apartado se pre-cumplimenta con los datos de la Ficha de Elegibilidad. El contenido y funcionamiento son los mismos que en esta. Puede modificar los datos si lo desea, a excepción del país de inversión P2: Proyecto: Descripción Proyecto Deberá introducir las fechas previstas del calendario de ejecución del proyecto: Y también una descripción del proyecto, indicando la situación actual, así como las razones que fundamenten la decisión de inversión. Manual PAPI Administración Electrónica Página 49 de 62