El soporte bancario C19/C58 Definición de plantillas

Transcripción

1 El soporte bancario C19/C58

2 INTRODUCCIÓN 3 OBJETIVOS 3 Capítulo 1: El soporte bancario Publicación de la información Primer procedimiento Segundo procedimiento Elección de procedimiento según ordenante 5 Capítulo 2: Plantillas del soporte bancario Tipos de plantillas Creación y edición de una plantilla Edición de una plantilla 7 Capítulo 3: Visualizador del soporte La carpeta Exportaciones Nomenclatura de los archivos de soporte bancario Visualizador del soporte bancario 8 2

3 Introducción La gestión de cobro de un centro educativo generalmente se realiza a través de una entidad bancaria. El intercambio de información entre las dos organizaciones habitualmente se realiza mediante el soporte bancario C19. La suite educativa Alexia permite, entre muchas posibilidades, que el ordenante dé las instrucciones a la entidad financiera de la publicación de información referente a los conceptos por los cuales emite un cobro. Objetivos A lo largo de este manual aparecen las herramientas necesarias para alcanzar los siguientes objetivos: 1. Diferenciar los procedimientos que Alexia propone para la generación del soporte bancario C Distinguir los distintos modelos de plantillas de recibos que ofrece Alexia. 3. Definir el contenido de las plantillas en el proceso de facturación. 4. Visualizar el contenido de las plantillas del proceso de facturación. 3

4 Capítulo 1: El soporte bancario 1.1 Publicación de la información Antes de generar el archivo referente a la facturación, el usuario deberá elegir la manera con la que informará a las familias (o titulares de las cuentas bancarias) de los conceptos por los cuales está emitiendo un cobro, por ejemplo, comedor mensual, actividades extraescolares, transporte u otros. La suite educativa Alexia propone 2 formas de publicar esta información: Primer procedimiento: Requiere plantillas Segundo procedimiento: No utiliza plantillas Alexia permite generar el soporte bancario con la instrucción de emitir un justificante en papel con el detalle de los conceptos por los cuales el ordenante realiza el cobro Primer procedimiento Si el usuario elige este procedimiento la entidad bancaria, además de realizar el cobro, emitirá y enviará un justificante en papel con el detalle de los conceptos por los cuales el ordenante realiza la operación Segundo procedimiento Si el usuario elige este procedimiento la entidad bancaria sólo realizará el cobro y será el centro educativo quien se encargue de comunicar a las familias, a través de otros canales, los conceptos del cobro. Nota: A lo largo de este manual se desarrollan las explicaciones del primer procedimiento. 4

5 1.2 Elección de procedimiento según ordenante Para elegir uno u otro procedimiento según el ordenante del cobro el usuario deberá recorrer la siguiente ruta: Facturación Definiciones Ordenantes En la ficha del ordenante el usuario podrá determinar, entre otros aspectos, el primer procedimiento o el segundo procedimiento, tal como muestra la figura 1. Fig.1 5

6 Capítulo 2: Plantillas del soporte bancario Las plantillas sólo serán necesarias en caso de elegir el procedimiento Tipos de plantillas Según su naturaleza las plantillas pueden ser de dos tipos: De sistema: proporcionadas por la suite educativa Alexia y no editables. Además son la base para la creación del otro tipo de plantillas. De centro: son las plantillas diseñadas por el usuario a partir de una de las plantillas del sistema. Éstas son editables. Las plantillas pueden ser de dos tipos: De sistema De centro 2.2 Creación y edición de una plantilla Para la creación de una plantilla el usuario deberá recorrer la siguiente ruta: Facturación Emisión Definición plantillas En la pantalla que reproduce la figura 2 el usuario podrá realizar 2 acciones: Crea una plantilla a partir de una plantilla existente, sea de sistema o de centro. Todas las plantillas creadas por el usuario serán almacenadas como plantillas de centro. Editar una plantilla de centro existente. El usuario sólo podrá editar las plantillas de centro, ya que las plantillas de sistema no se pueden editar. Nunca podrá cambiar la naturaleza de la plantilla. El usuario podrá: Crear una nueva plantilla Editar una plantilla existente Fig.2 6

7 2.2.1 Edición de una plantilla Las plantillas de los recibos o vencimientos admiten hasta 16 campos. Para cambiar el contenido el usuario deberá pulsar en el número de la línea que quiera modificar. La aplicación desplegará una pantalla de edición en la que se visualizan todos los campos activos. El usuario deberá elegir uno de ellos. Las plantillas de los recibos admiten hasta 16 campos en los que incluir contenido. Si lo desea, el usuario podrá añadir texto a cada uno de los campos. Fig.3 En la figura 3 se muestra la edición del contenido de la celda 1. En este caso el usuario ha optado por incluir la información [Factura_Librado] que corresponde a los apellidos y nombre del alumno. Si lo desea, también podrá incluir textos como muestra la figura 3. Cuando el familiar reciba el comprobante del cobro verá escrito: Alumno: Pérez Martínez, Juan ya que, en este caso, el usuario ha escrito Alumno previo al campo [Factura_Librado]. Nota: En una misma celda se puede incluir más de un campo. 7

8 Capítulo 3: Visualizador del soporte 3.1 La carpeta Exportaciones Cuando el usuario genere un archivo de soporte bancario, Alexia lo almacenará en la carpeta Exportaciones. Para conocer la ruta de dicha carpeta el usuario deberá ir a la sección Datos de la barra de menú y pulsar sobre Usuario. Alexia desplegará una ventana como muestra la figura 4. Alexia almacena los archivos de soporte bancario en la carpeta Exportaciones. Fig Nomenclatura de los archivos de soporte bancario Cuando el usuario genere un archivo de soporte bancario Alexia le dará un nombre del tipo: _ txt donde: : corresponde a la fecha de creación del archivo : corresponde a la hora de creación del archivo.txt: corresponde a la extensión del archivo 3.3 Visualizador del soporte bancario En aquellas ocasiones en las que el usuario necesite visualizar el soporte bancario deberá recorrer la siguiente ruta: Facturación Emisión Visualizar soporte bancario Por último escogerá el archivo que contenga los datos a consultar. Los archivos de soporte bancario son del tipo _ txt, correspondiente a la fecha y hora de realización del archivo. Abriendo el archivo con el visualizador del soporte bancario el usuario podrá consultar los datos que contiene. Fig.5 8