LIBRA. La Solución Integrada para la mejora de los procesos y la gestión empresarial.

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1 LIBRA La Solución Integrada para la mejora de los procesos y la gestión empresarial

2 Copyright EDISA 2009

3 índice LIBRA: Mejora de los procesos y la gestión empresarial Más de 500 empresas medianas y grandes son usuarias de LIBRA LIBRA permite cubrir las necesidades de gestión en todos los ámbitos de la empresa LIBRA: Características diferenciales Oportunidades y beneficios para la empresa LIBRA: Funcionalidad ofrecida EDISA Gestión económico-financiera: Consideraciones generales Contabilidad general Contabilidad analítica y de gestión Gestión de tesorería Gestión de activos fijos/inmovilizado Gestión presupuestaria Compras/aprovisionamiento Gestión logística Ventas distribución Producción Nómina Gestión de Recursos Humanos Gestión de Proyectos Gestión del Mantenimiento Gestión de la Calidad Gestión de Relaciones con clientes (CRM) Gestión de Procesos (BPM) Gestión por Radio frecuencia Movilidad Integración web Facturación electrónica Generador de informes Business Intelligence Integración con otros sistemas Razones para elegir LIBRA Desarrollado por EDISA

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5 1LIBRA Mejora de los procesos y la gestión empresarial

6 Más de 500 empresas medianas y grandes son usuarias de LIBRA Soporte a la operativa empresarial y al control de la gestión mediante los cuadros de mando estratégico y operativo LIBRA aporta la funcionalidad que la empresa necesita tanto a nivel estratégico como operativo. La dirección de la empresa necesita contar con información permanentemente actualizada y cuadros de mando para el seguimiento de los principales indicadores de gestión. LIBRA incluye un conjunto de aplicaciones totalmente integradas para cubrir todos los procesos de negocio y los de gestión con una elevada capacidad de adaptación a las necesidades de cada empresa. Con LIBRA la empresa obtendrá las ventajas que aporta un producto estándar e integrado, sin perder la capacidad de adaptación a las necesidades específicas de la empresa. Todo ello en un entorno caracterizado por aspectos cada vez más frecuentes como la internacionalización de los mercados, la movilidad, la necesidad de integración con los sistemas de otras organizaciones o la utilización de Internet como canal para ofrecer nuevos servicios a los clientes y proveedores. LIBRA es el ERP líder en el sector LIBRA es el ERP desarrollado por una empresa española con mayor nivel de implantación en la mediana y gran empresa la Pesca y el Congelado Más de 500 empresas medianas y grandes son usuarias de LIBRA en estos momentos. La capacidad de adaptación de nuestro producto marca un diferencial sobre otros productos internacionales, que ha permitido alcanzar el nivel de implantación actual y adquirir el liderazgo en algunos sectores empresariales. 4 Más de 500 empresas medianas y grandes son usuarias de LIBRA

7 LIBRA permite cubrir las necesidades de gestión en todos los ámbitos de la empresa LIBRA ofrece una amplia funcionalidad cubriendo la totalidad de las funciones de la empresa, tanto en lo que se refiere a la operativa diaria, como al control de gestión. En la siguiente tabla se presentan los módulos que incluye LIBRA. MÓDULOS LIBRA ENTORNO FINANCIERO COMPRAS- APROVISIONAMIENTO LOGÍSTICA-ALMACENES VENTAS-DISTRIBUCIÓN PRODUCCIÓN NÓMINA RECURSOS HUMANOS GESTIÓN DE PROYECTOS MANTENIMIENTO CALIDAD GESTIÓN DE RELACIONES (CRM) GESTIÓN DE PROCESOS (BPM) RADIOFRECUENCIA MOVILIDAD MÓDULO WEB FACTURACIÓN ELECTRÓNICA GENERADOR DE INFORMES BUSINESS INTELLIGENCE INTERFACES CON OTROS SISTEMAS Descripción abreviada Módulo de personalización, gestión de usuarios, seguridad. Contabilidad general, analítica, presupuestaria, activos fijos, tesorería. Circuito completo desde la solicitud y plan de compras hasta la conformación de facturas de proveedor. Gestión de entradas y salidas y logística interna (almacenes, ubicaciones etc). Circuito completo desde el presupuesto de ventas hasta la facturación, incluyendo la distribución y logística de salida. Gestión de la producción incluyendo el control de órdenes de trabajo y la gestión de costes para empresas de fabricación seriada, sobre pedido o por proyecto. Gestión de MPS (Plan Maestro Producción), y MRP (Planificación de materiales y recursos) y planificación planta productiva. Gestión administrativa del personal, contratos, convenios, cálculo de la nómina y seguros sociales, y gestión del pago. Procesos de gestión de recursos humanos; selección, formación, puestos y evaluación del desempeño. Presupuestación y seguimiento de proyectos. Gestión de máquinas, vehículos u otros equipos industriales. Gestión del mantenimiento preventivo y correctivo. Actividades de inspección, medida y control de calidad sobre productos o procesos, incluyendo la gestión de certificados y normativa de calidad. Incluye la gestión documental y gestión de encuestas a terceros. Gestión de procesos de relación con cualquier tipo de entidad, cliente potencial, clientes, proveedores, distribuidores, etc. Permite automatizar procesos de negocio, interaccionando con los usuarios y aplicaciones LIBRA. Funcionalidades del área logística orientadas a dispositivos de radiofrecuencia, tales como recuentos, cargas en muelles o gestión de entradas y salidas. Funcionalidades del área comercial, orientadas a dispositivos tipo PDA; visitas, pedidos, entregas, facturas, cobros. Gestor de contenidos WEB para el desarrollo de portales públicos o privados, que pueden acceder a los datos de LIBRA. Incluye las funcionalidades para generar, archivar y gestionar las facturas electrónicas emitidas y recibidas. Acceso a la estructura de datos de LIBRA para establecer consultas y de diseñar informes personalizados. Aplicaciones de explotación de datos disponibles en las áreas financiera, comercial, compras o recursos humanos basadas en herramientas de B.I Desarrollos específicos realizados para un determinado sector de actividad y herramientas de integración con otros sistemas. LIBRA permite cubrir las necesidades de gestión en todos los ámbitos de la empresa 5

8 LIBRA: Características diferenciales Nivel de parametrización y adaptación a las necesidades de cada tipo de actividad LIBRA cuenta con más de tablas de datos y parámetros que permiten adaptar el producto a las necesidades específicas de cada actividad y empresa sin necesidad de llevar a cabo desarrollos específicos. El nivel de parametrización llega hasta el interface del usuario, pudiendo personalizar los formularios de entrada, listas de valores, altertas, idiomas, automatización de procesos y otros aspectos que contribuyen a optimizar el manejo del sistema. Entorno WEB El producto puede funcionar en modo cliente-servidor o mediante acceso desde un navegador en todas sus funciones. La adaptación al entorno WEB del producto flexibiliza el acceso haciendo posible integrar en el sistema a clientes, proveedores, sedes remotas, centros internacionales o personal que requiera una elevada movilidad. Soporte internacional LIBRA está traducido al Inglés, Francés, Portugués y algunos de los módulos al Italiano, Holandés, Alemán, Ruso y Polaco. Además la parametrización de LIBRA permite la adaptación a los requisitos legales y documentales de cada pais (fiscalidad, planes contables, o la documentación comercial, entre otros aspectos). 6 LIBRA: Características diferenciales

9 Preparado para la integración con los sistemas de clientes o proveedores Hoy resulta clave la capacidad de integración con el entorno. En este sentido, en LIBRA se han potenciado enormemente las capacidades de integración con otros sistemas a través de interfaces estándar del propio producto o a través de otros estándares como EDI o XML. Flexibilidad para añadir nuevas funcionalidades Plug in Cualquier funcionalidad añadida puede ser incorporada dentro del programa estándar sin requerir desarrollo a medida, mediante la incorporación de plug-in que permiten optimizar la interacción del usuario con el sistema. Gestión de procesos: Workflow Una de las funcionalidades principales del sistema es la capacidad de programar tareas, para automatizar el flujo de trabajo en la empresa, mediante la definición de procesos que impliquen una secuencia de trabajo que requiera coordinación. Se añade así una capacidad que facilita el control y la mejora continua en la empresa. Accesibilidad a la información y soporte a la toma de decisiones LIBRA cubre tanto la operativa empresarial como el soporte a la toma de decisiones. Se cuenta para ello, con un generador de informes integrado en el propio producto así como con módulos basados en herramientas de Business Intelligence para el desarrollo de los cuadros de mando. Integración ofimática y con herramientas de gestión documental Cualquier información visualizada en LIBRA puede copiarse directamente a Excel, lo que proporciona una gran potencialidad sobre todo para las actividades de gestión. Asimismo cualquier salida de información puede enviarse por mail, convertirse en fichero pdf, enviarse por fax o integrarla con herramientas de gestión documental. Movilidad LIBRA traslada parte de su funcionalidad terminales móviles (PDA, radiofrecuencia) para extender la capacidad de proceso a los colectivos que requieren movilidad; comerciales, personal de distribución, logística y almacenes o la propia dirección. Seguridad La gestión de la información en una compañía mediana o grande requiere necesariamente de adecuados sistemas de seguridad. LIBRA incorpora mecanismos de seguridad y de auditoría para la gestión de los accesos a los programas y a la información manejada por los mismos, permitiendo acotar el acceso en función del usuario, empresa, centro contable, organización comercial y otros conceptos que facilitan la distribución de información a la empresa. LIBRA: Características diferenciales 7

10 Oportunidades y beneficios para la empresa Mejoras relacionadas con el mercado y la comercialización LIBRA le permite añadir valor a sus productos o servicios incrementando el nivel de información que suministran a sus clientes o distribuidores. Mejora el vínculo y relación con clientes y proveedores. Beneficios en términos de producto / servicio LIBRA facilita la adaptación del producto a la demanda. Mejora en los plazos de ejecución o de entrega. Mejora en la calidad del producto. Mejoras en la organización y los procesos LIBRA es el soporte de los procesos operativos de la empresa, facilitando las estrategias de innovación o rediseño de los procesos. Facilitará el crecimiento y desarrollo de la empresa, constituyendo un elemento de cohesión para el equipo humano y la organización. Control de los recursos y reducción de costes LIBRA permite una gestión optimizada de los recursos financieros, humanos y materiales. Contribución decisiva a la reducción de los costes de comercialización (captación de clientes...), de producción y distribución y de los costes administrativos. Seguimiento a nivel estratégico y operativo Las soluciones LIBRA incluyen las herramientas de apoyo a la toma de decisiones para la dirección, facilitando los cuadros de mando a nivel estratégico y operativo. 8 Oportunidades y beneficios para la empresa

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13 2 LIBRA Funcionalidad ofrecida

14 Gestión económico-financiera: Consideraciones generales Incluye la gestión de todos los aspectos relacionados con la contabilidad general de la empresa, contabilidad por centros de coste, gestión presupuestaria, activos fijos y control de tesorería. Se cubren todas las funciones necesarias para la gestión económico-financiera en cualquier tipo de empresa o grupo, pudiendo analizar toda la información de forma individualizada o integrada para las empresas o centros contables que se requiera. El concepto de Centro Contable permite mejorar el acceso a la información contable en grupos empresariales o en empresas con varios CIF Dentro de LIBRA se pueden definir un número ilimitado de empresas con su propia parametrización. Este concepto facilita la disposición de maestros de datos independientes y sus propios circuitos de trabajo, permitiendo compartir información y parametrización entre las empresas o centros contables que pueden integrar una empresa o grupo empresarial. Las principales ventajas que se obtienen son: Cada uno de los centros contables creados comparten los mismos maestros de información, homogeneizando de esta forma, no sólo las consultas de datos, sino los procedimientos de trabajo dentro del propio grupo de empresas. Se puede trabajar de esta forma como si de empresas distintas se tratase, pero pudiendo optar, en cualquier momento, en cualquier informe, al acceso a la información fusionada en tiempo real. Asimismo, también se asocian los centros contables a los distintos usuarios para garantizar los niveles de seguridad en el acceso con arreglo a las políticas de cada empresa. 12 Gestión económico-financiera: Consideraciones generales

15 Contabilidad general Elevada flexibilidad y capacidad de parametrización Jerarquía de datos orientada a entidades -clientes, proveedores, agentes, bancos, cajas, elementos de inmovilizado personal. Orden jerárquico dentro de las propias entidades. (Grupos de empresas). Niveles contables flexibles. Períodos contables y estadísticos a definir por el usuario. Tratamiento parametrizable de impuestos (IVA, IRPF). Los niveles de definición de plan general y de esquema impositivo, permiten adaptar el sistema a las normativas legales de los distintos países y a las necesidades de los grupos empresariales Adaptación a la nueva normativa y a los requisitos de habituales de los grupos empresariales Equivalencias a otros planes contables. Integración telemática de impuestos (presentación WEB) Dispone de herramientas para dar soporte a procesos de fusión o de absorción empresarial, permitiendo la migración de centros contables o el rediseño de los esquemas analíticos. Alto nivel de automatización en los procesos diarios Plantillas de asientos -predefinidosclasificados de forma jerárquica, asignación a usuarios, analizadores sintácticos de fórmulas, composición automática de textos, entre otras funcionalidades. Entrada de asientos multicentro y multiempresa con generación automática de asiento interempresa. Replicación financiera entre empresas o dentro de la propia empresa. Dispone de herramientas de soporte a punteos para asegurar los procesos de cuadre contable y la trazabilidad de las operaciones contables. Conciliación bancaria ajustada a la normativa 43 del Consejo Interbancario. Contabilidad general 13

16 Soporte a los procesos de cierre contable y determinación de resultados Cierres periódicos reversibles. Resultado, cierre y apertura en periodos especiales. Bloqueos de seguridad por diversos conceptos, tales como perfiles de usuario y fechas de empresas, cuentas o centros contables. Soporte a procesos contables específicos Gestión de contratos de leasing. Funcionalidad para el cálculo de provisiones financieras, tanto de gastos como de ingresos que permite periodificar las mismas de forma rápida y revisarlas durante el transcurso del ejercicio. Posibilidad de trasladar de un ejercicio a otro, o de un centro contable a otro, provisiones en base a un % de incremento. Informes de control y reporting financiero LIBRA dispone de un generador de informes propio enlazado con hojas de cálculo: balances comparativos, cuentas de explotación con la posibilidad de navegación de forma interactiva a través de los propios informes. Múltiples informes prediseñados de contabilidad general, analítica, presupuestaria o inmovilizado, disponibles tanto para consulta por pantalla como para extracción a Excel. Disponibles herramientas de Business Intelligence para el análisis financiero en LIBRA. 14 Contabilidad general

17 Contabilidad analítica y de gestión La contabilidad analítica y de gestión es el eje central del sistema de información económico financiero Estructura de segmentos n-dimensional, que facilita el análisis de la gestión desde las perspectivas definidas por la dirección. Se facilita la creación de relaciones entre segmentos analíticos para automatizar la entrada de datos, ofreciendo la posibilidad de indicarle al sistema cuáles son los segmentos de obligada introducción y cuáles los que se obtienen a partir de otro segmento. Fórmulas de reparto manuales, automáticas y semiautomáticas, que se encargan de repartir, sin intervención del usuario, el importe entre los distintos segmentos analíticos. Doble imputación analítica, que facilita por ejemplo la asignación de costes a personas de nómina desde financiera, o bien la asignación de costes a dos entidades distintas, facilitando la integración de los datos de costes desde los diferentes cuadros de mando de LIBRA. Posibilidad de realizar repartos no sólo entre segmentos (analítica) sino a nivel de centros contables utilizando fórmulas de reparto variable en magnitud o porcentuales. Apertura centralizada de cuentas y de segmentos analíticos, lo que permite mantener un nivel de integridad en los planes financieros, aunque existan diferentes empresas Libra en una estructura empresarial que puede estar descentralizada. Control de centros contables bloqueados en la entrada de asientos manual y a través de alarmas y control de cuentas permitidas por grupo de balance. Posibilidad de bloqueos por grupo de balance que afectan a la totalidad de los procesos contables. Contabilidad analítica y de gestión 15

18 Gestión de tesorería Planificación, automatización de procesos y herramientas de control son los aspectos clave en la gestión de tesorería de LIBRA Funcionalidades para la previsión de tesorería pudiendo definir distintos y realizar previsiones en cada escenario, lo que supone un importante apoyo para la toma de decisiones. El módulo ofrece la posibilidad de comparar la previsión con la realidad para poder analizar las desviaciones y mejorar el modelo presupuestario para los cálculos futuros. Automatización de la gestión de impagados. Cartas automáticas configurables. Reconstrucciones de tesorería a fecha, para soporte a procesos de auditoría contable. EDI en cobros. Automatización del proceso de recepción de pagarés vía EDI. Emisión de recibos y letras, remesas, y otros documentos de cobro o pago, tanto en papel como en ficheros normalizados, para su tramitación telemática. Soporte en todo el tratamiento de cobros y pagos y en gestión de de impagados. Aseguración del cambio de divisas. Gestión de riesgos de clientes y bancos. Módulo completo para la gestión de expedientes de cobro y para el soporte de los gestores de cobro. Módulo completo para la aseguración del crédito. Módulo completo para la gestión de factoring. Gestión de listas cobratorias. Gestión de caja; control horario, permisos, integración automática con contabilidad y tesorería, arqueos y otras funciones. 16 Gestión de tesorería

19 Gestión de activos fijos/inmovilizado La gestión de los activos fijos es un aspecto clave en cualquier empresa mediana o grande Amortización del inmovilizado de acuerdo a los diferentes criterios aplicables. Libre definición de características por cada elemento de inmovilizado. Libre definición de las ramas y secciones del inmovilizado. Número ilimitado de tipos de bienes en cada rama y sección. Control de ubicaciones del inmovilizado. Ilimitados sistemas de amortización (contables, fiscal, estudios...) Creación de inmovilizado y consulta de sus distintas cuotas de amortización en tiempo real. Historia completa de cada elemento. Estructura jerárquica del inmovilizado. Mejoras por elemento. Recálculo de amortizaciones. Gestión presupuestaria LIBRA le permite elaborar el POA (Plan Operativo Anual) y llevar a cabo su seguimiento y control, de forma totalmente integrada con la contabilidad general y analítica Plantillas para la elaboración estructurada del presupuesto, con asignación parcial a responsables por unidades presupuestarias o presupuestos parciales incluyendo un workflow de aprobaciones. Se permite el control de versiones de presupuestos y la gestión de alarmas de control de elaboración y cambios masivos. Posibilidad de un número ilimitado de estudios presupuestarios, pudiendo crear unos estudios a partir de otros. Definición del estudio presupuestario a nivel de contabilidad general o contabilidad de gestión. Introducción del presupuesto con reparto del importe de forma automática, manual, variable o en base a fórmulas. Balance presupuestario/ comparativo a nivel de contabilidad general y de contabilidad de costes Gestión de activos fijos/inmovilizado Gestión presupuestaria 17

20 Compras/aprovisionamiento LIBRA permite gestionar todos los procesos relacionados con la cadena de suministro LIBRA permite optimizar todos los procesos de compra, desde la gestión de proveedores y tarifas, hasta el control de los procesos de pedido conciliación de facturas y otras fases implicadas en el aprovisionamiento tanto de productos, materias primas, bienes de inversión o servicios, así como la gestión de contratos de suministro. LIBRA ofrece una gran capacidad para interoperar con la cadena de suministro (fabricantes, proveedores y operadores logísticos), ofreciendo capacidad de integración a través de EDI, integración XML o integración a través de portales específicos de negocio en red. El sistema ofrece la funcionalidad orientada al funcionamiento de las centrales de compra, tanto en modalidad de intermediarios de la compra como en el caso de centrales de distribución de producto. Amplia parametrización de tarifas, descuentos, organizaciones en la compra. Gestión de catálogos de proveedor. Gestión de cargos atípicos. Asignación de responsables o autorizadores de compra por centro contable o departamento. Solicitudes de compra manuales o en base a planificación. Gestión de reclamación de todo el circuito desde la solicitud de ofertas hasta el pago. Gestión del tránsito logística, empresas consignatarias y gestión de portes. Gestión de etiquetaje y ubicación de recepciones. Gestión de facturación recibida; registro, autofacturas y workflow de conformación. Gestión de subcontrataciones / talleres exteriores. Gestión de depósitos de proveedores. Calidad en aprovisionamiento y gestión documental de los expedientes de compras. Tratamiento de pedidos y albaranes vía EDI. LIBRA le ofrece los indicadores de seguimiento que le facilitarán la gestión del aprovisionamiento Gran cantidad de informes disponibles; comparativos de ofertas, precios o ABCs, entre otros. Posibilidad de incorporación de herramientas de Business Intelligence para la gestión de los principales indicadores de compras-aprovisionamiento. 18 Compras/aprovisionamiento

21 Gestión logística El módulo de logística - almacenes de LIBRA se encuentra normalmente integrado en los procesos de compra o de venta, para completar los ciclos de aprovisionamiento y distribución respectivamente, si bien es posible que este módulo opere de forma independiente, en el caso de empresas de servicio logístico. El módulo de Logística-Almacenes incluye la gestión de entradas y salidas de producto, almacenes y ubicaciones con distintos modelos de gestión. Además de las mejoras que se relacionan a continuación, cabe señalar que en LIBRA se cuenta con interfaces con distintos sistemas de gestión de almacenes automatizados (estanterías móviles y almacenes robotizados). LIBRA permite optimizar todos los procesos relacionados con la gestión logística de la empresa Tratamiento de artículos con un amplio nivel de parametrización; presentaciones, gestión documental del producto, equivalentes y sustitutos, conjuntos y kits de productos, lotes, artículos serializados, estructuras de fabricación, etc. Gestión del coste del artículo Gestión de costes por producto y almacén en base al precio medio ponderado, último precio de compra, precio medio de compra, precio estándar y precio por lote o serie. Tratamiento totalmente parametrizable de las zonas y ubicaciones de cada almacén. Libre definición de las unidades de almacén y presentaciones de productos. Distintas situaciones del stock dentro del almacén. Tratamiento de cadenas logísticas de distribución. Libre definición de las agrupaciones de artículos.elaboración de ABC de artículos. Estructura jerárquica de las familias con varios niveles de desarrollo. Libre definición de características de lotes. Tratamiento completo con cualquier sistema de códigos de barras. Gestión y control de envases con clientes y proveedores. Libre definición de los movimientos de almacén. Proceso de recuentos de almacén e integración con dispositivos externos (pda). Gestión de entradas en almacén con control de pesadas. Packing y picking en expediciones con posibilidad de utilizar equipos de radiofrecuencia. Gestión logística 19

22 LIBRA ofrece a la empresa la información que le permitirá optimizar la logística Gran cantidad de informes disponibles; ubicaciones, inventarios a fecha, entradas, salidas, productividad en planta logística, etc. Representación gráfica del estado del almacén, mediante la presentación mediante códigos de color de las ubicaciones y del stock en las mismas. Posibilidad de incorporación de herramientas de Business Intelligence para la gestión de los principales indicadores de gestión logística y stocks. 20 Gestión logística

23 Ventas distribución El módulo de ventas se ocupa de la relación de la empresa con los clientes, dando soporte a todas las actividades comerciales de preventa y post-venta. Asimismo, facilita la gestión y configuración de los pedidos, la logística de distribución, preparación de entregas, expedición y transporte. El módulo de ventas distribución cuenta con los interfaces para la integración con los canales de distribución, permitiendo el intercambio de información a través de EDI, XML o mediante acceso vía WEB. Asimismo, una parte de las funcionalidades de este módulo se ha adaptado para el funcionamiento en PDAs, lo que resulta de gran utilidad para el personal que requiere movilidad (reparto, comerciales, preventa o la propia dirección de la empresa). El módulo está totalmente integrado con la gestión de facturación electrónica, tanto a nivel de parametrización comercial, como en las interconexiones con el módulo de firma electrónica y gestión documental. LIBRA permite optimizar todos los procesos relacionados con la venta y la distribución de la empresa Libre definición de los sistemas de venta. Libre definición de los sistemas de envío de documentación. Libre definición de distintas organizaciones comerciales. Impuestos de clientes y artículos parametrizables. Tratamiento de rutas y zonas de venta. Sistema de comisiones de libre parametrización. Amplia parametrización de tarifas de precios y descuentos comerciales. Generación automática de tarifas. Tratamiento de promociones y ofertas. Gestión integrada de todo el ciclo comercial, desde el presupuesto, hasta el cobro. Control de riesgos por empresa o centro contable. Logística de expediciones. Listados de picking y packing. Paquetería y etiquetas. Control del transporte. Cálculo de cargas. Liquidación de transportistas: vehículos ajenos y propios. Gestión de la expedición. Preparación de pedidos vía PDA. Control de robots y software de etiquetado.-orientado al cliente final. Ventas distribución 21

24 Integración EDI para pedidos, albaranes, facturas, depósitos. Diferentes sistemas de venta y facturación. Gestión de facturación repetitiva en base a programación preestablecida. Integración con CRM para seguimiento post-venta. Gestión de contratos con clientes. Gestión de televenta. Sistemas de replicación venta-compra. Navegabilidad a otros módulos LIBRA. Enlaces parametrizables de control en la venta -políticas de distribución, productos-mercados. Alarmas predefinidas por cliente y otros criterios. Prefacturación interempresas con creación automática de artículos en la empresa destino y generación de precios de venta en destino. Emisión de factura electrónica incluyendo la emisión de documento, firma digital, envío a cliente y almacenamiento en software documental (ver módulo de facturación electrónica). Con LIBRA mantendrá bajo control los indicadores comerciales de la empresa Gran cantidad de informes disponibles que permiten explotar toda la información generada en los procesos comerciales con los criterios de segmentación tanto a nivel de los productos, como de los canales de distribución y los segmentos de mercado. Posibilidad de incorporación de herramientas de Business Intelligence para la gestión de los principales indicadores de la gestión comercial. 22 Ventas distribución

25 Producción LIBRA PRODUCCIÓN ofrece una solución completa para la planificación y control de la producción en empresas de fabricación seriada, producción bajo pedido, fabricación contra stock o fabricación orientada a proyecto. El sistema permite controlar todo el flujo productivo de la empresa, incluyendo el cálculo de las necesidades (MRP), o el lanzamiento y control de las órdenes de trabajo o el seguimiento de los costes de producción. La implantación de este módulo ofrece diferentes opciones de escalabilidad en función de las necesidades, pudiendo ofrecerse por separado funciones como la planificación, la captura de datos en planta o la gestión de subcontrataciones, además de las funciones que se consideran principales en el circuito de planificación y control de la producción. Los beneficios que aporta este módulo son diversos; mejora de la adaptación entre demanda y capacidad, mejora del plazo de entrega, reducciones de inventario, reducción de costes, mejora de la productividad de los recursos o mejora de la información relativa a los costes, que resulta clave para la toma de decisiones. LIBRA ofrece herramientas para la gestión del ciclo productivo completo Distintas plantas productivas. Definición personalizada del calendario de planta. Simulaciones de calendarios para analizar cargas de trabajo. Calendarios particulares por máquina. Gestión de proyectos. Utilización en ambientes de Justo a Tiempo (JIT). Producción 23

26 Configuración automática de productos y estructuras. Generación automática de solicitudes de compra. Accesos a plantas productivas y almacenes por usuario. Gestión del MPS (Plan maestro de producción) de forma manual o automática en base a pedidos de clientes. Planificación de necesidades de material y recursos (MRP). Programación de carga de las máquinas (Scheduling). (Módulo opcional) Generación de órdenes automáticas planificadas y órdenes en firme. Análisis de carga de la planta productiva. Gestión de subcontrataciones. Captura de datos en planta mediante terminales fijos, terminales táctiles o terminales de radiofrecuencia. Monitorización de la Planta productiva. LIBRA ofrece la información necesaria para controlar el proceso productivo y los costes Se dispone de un repositorio de informes que permiten el control de la producción, capacidad disponible, estado de la planta, costes, etc. Posibilidad de incorporación de herramientas de Business Intelligence para la gestión de los principales indicadores de la producción. 24 Producción

27 Nómina El módulo de Nómina incluye la gestión administrativa del personal, condiciones personales, contratos, convenios, cálculo de la nómina y seguros sociales, y todo el proceso de gestión del pago. El módulo cuenta además con un generador de informes propio, que permite la extracción de datos adaptada a las necesidades de cada empresa. Una gran cantidad de implantaciones en los más diversos sectores, permiten ofrecer una funcionalidad completa para todos los procesos administrativos relacionados con la gestión de personal y nómina, totalmente integrada con el resto de módulos de LIBRA, fundamentalmente con el módulo de producción y con el módulo económico financiero. Una solución eficiente para la gestión de administrativa del personal Multiconvenio y multicalendario laboral. Gestión del proceso de contratación. Niveles retributivos por categoría profesional. Gestión de Incidencias. Calculo, emisión y consulta de nómina, extras o liquidaciones. Gestión de pagos por caja / banco (emisión fichero N34 y talones). IRPF (110/ ) en papel y soporte fichero y generación de certificados. Regularización automática IRPF. Pago cuotas sindicales mediante ficheros CSB. Pago embargos a organismos mediante ficheros CSB. Cotizaciones. Informes anuales y mensuales de históricos nóminas, resúmenes de nómina. Nómina 25

28 Anticipos por caja. Gestión pago y recuperación de anticipos. Retenciones Judiciales, embargos por formula o fijos. Garantizados de sueldo brutos y/o líquidos de nómina y pagas extras. Garantizados de enfermedad y/o accidente. Varios tipos de cartas y etiquetas; finiquito, fin de contrato, partes de accidente, partes de mutua. Imputación -reparto de un trabajador a múltiples centros de coste. Cotizaciones por Sistema RED (fichero FAN). Comunicación por sistema de RED de fichero AFI. Módulo de revisión y cálculo de atrasos en convenios. Módulo de integración contable. Integración con partes de trabajo. Envío de nóminas por correo electrónico. El módulo incluye herramientas para el análisis de información y el control de la gestión administrativa del área de personal Generador de informes propio del módulo de nómina. Disponible repositorio de informes relativo a todos los procesos del módulo. Disponibles herramientas de business intelligence para el análisis de los principales indicadores de plantilla y masa salarial 26 Nómina

29 Gestión de Recursos Humanos La gestión de recursos humanos se ha convertido en uno de los factores claves de éxito para muchas empresas. Alinear las competencias profesionales de las personas con las necesidades de la empresa representa en estos momentos una de las bazas para mejorar la competitividad. LIBRA RRHH ofrece una solución completa e integrada para los procesos de selección de personal, análisis de competencias y evaluación del desempeño, estructura organizativa y gestión de la relación con los trabajadores de la empresa. Una solución completa para la gestión de todo el ciclo de vida de Recursos Humanos Posibilidad de crear múltiples procesos de selección. Gestión de los expedientes de contratación. Automatización de todo el circuito documental implicado en la recepción de currículum, pruebas y entrevistas y comunicación con los implicados. Gestión de programas formativos; plan de formación, profesorado, temarios, alumnos, programas, calendarios y certificados. Gestión de la evaluación del desempeño. Indicadores para la gestión de RRHH LIBRA cuenta con informes para el análisis de todos los procesos de gestión de RRHH. Se dispone adicionalmente de herramientas de Business Intelligence, que permiten gestionar los principales indicadores relativos a formación, selección, formación y evaluación del desempeño. Gestión de Recursos Humanos 27

30 Gestión de Proyectos El módulo de PROYECTOS está indicado es aplicable para todas las empresas que trabajan por proyecto, incluyendo funciones que incluyen la elaboración de presupuestos previos, el seguimiento proyecto y la facturación final. Este módulo resulta de utilidad en múltiples sectores, destacando el sector de la construcción. En este caso, se ofrece funcionalidad para cubrir los procesos comerciales (promoción inmobiliaria) y las actividades de construcción y gestión de proyectos (presupuestación, seguimiento e imputación de costes, certificación, control). Este módulo puede integrarse con otros módulos LIBRA, como el de almacenes, compras o financiera. LIBRA da soporte a todas las actividades necesarias para la correcta ejecución y control de los proyectos de la empresa Diferentes tipologías de proyecto, con la posibilidad de filtraje y análisis estadístico de la información. Relaciones jerárquicas de la tipología de obras. Posibilidad de establecer diferentes presupuestos dentro de cada proyecto; presupuesto de venta, presupuesto de coste, o cualquier otro que se defina. Soporte a distintos tipos de certificación por proyecto. Copia total o parcial de las mediciones de proyecto o de otra certificación. Establecimiento de fases y actividades, pudiendo limitar el análisis de la información a cada una de las fases definidas. Conceptos de análisis por grupos de descomposición (materiales, mano de obra, maquinaria). Conceptos de análisis por tipo de coste (directo, indirecto, generales o cualquier otro concepto). Capacidad de clasificación de los recursos empleados en el proyecto por tipologías. 28 Gestión de Proyectos

31 Integración con la base de datos de personal. Posibilidad de establecimiento de tipologías de obras y trabajos. Posibilidad de manejo de fórmulas en mediciones. Integración de bancos de datos oficiales, pudiendo cargarse tantos estándares como se desee. Fórmulas polinómicas de revisión de precios. Diferentes tipologías de documentos para la compra; pedidos, cartas de adjudicación, contrato. Diferentes tipos de formato de informe de salida en presupuestos, ofertas o certificaciones. Flexibilidad en la definición de formatos de contratos de venta o presentación de ofertas. Se incluye un módulo de gestión de la subcontratación. Herramientas para la elaboración de los presupuestos comparativos. Herramientas para el apoyo a la conciliación de las facturas de proveedor. Se incluye un módulo de costes, totalmente integrado con el módulo de compras y aprovisionamientos, si bien se cuenta también con formularios de entrada directa de costes. Procesos de copia de conceptos entre proyectos y ajustes porcentuales. Con LIBRA mantendrá bajo control el coste, plazo y la calidad de los proyectos Gran cantidad de listados e informes; comparativos, informes de cumplimiento o consumos de recursos, entre otros. Informes de costes por proyecto, fase o proveedor. Posibilidad de incorporar herramientas de Business Intelligence para la gestión de los indicadores de proyectos. Gestión de Proyectos 29

32 Gestión del Mantenimiento Este módulo facilita el control de los recursos materiales y técnicos de la empresa, maquinaria, elementos de transporte, repuestos, integrando las funciones empresariales de compras y mantenimiento, para asegurar la disponibilidad de estos recursos en las operaciones empresariales. LIBRA da soporte a las operaciones de mantenimiento necesarias en la empresa, facilitando la realización de los planes preventivos y permitiendo recoger toda la información para un completo análisis de costes e incidencias de cara a asegurar un elevado nivel de disponibilidad y servicio. Asimismo el módulo incluye una solución para la gestión de talleres internos, totalmente integrada con las aplicaciones de compras y almacenes, aspecto que es una parte integrante del proceso de gestión de mantenimiento en una gran cantidad de compañías. LIBRA permite registrar y controlar las operaciones relacionadas con el mantenimiento del inmovilizado de la empresa Amplia parametrización del fichero de inmovilizado / máquinas, siendo totalmente definible por el usuario. Posibilidad de incorporar documentación complementaria de cada elemento; fotografías, especificaciones técnicas o planos. Posibilidad de establecer plantillas definibles por el usuario para los tipos de inmovilizado de forma que se solicite la información adaptada al tipo de máquina en cada caso. Libre definición de tipos de coste y conceptos de coste detallados. Gestión del mantenimiento preventivo y correctivo, con la posibilidad de crear los planes respectivos y las herramientas para el control. 30 Gestión del Mantenimiento

33 Imputaciones de costes o de ingresos. Integración con los módulos de compras y ventas. Introducción automática de contadores de máquinas. Definición de tarifas de servicios. Creación de órdenes de reparación externas e internas. Gestión de talleres; emisión del presupuesto, seguimiento de reparación y cierre de órdenes. Seguimiento de garantías a proveedores. Gestión compañías aseguradoras. Gestión de costes. LIBRA posibilita el control de la gestión del mantenimiento Históricos de mantenimiento por máquinas. Informes de costes, disponibilidad, ingresos o resultados. Posibilidad de incorporar herramientas de Business Intelligence para la gestión de los principales indicadores relacionados con las operaciones de mantenimiento. Gestión del Mantenimiento 31

34 Gestión de la Calidad El módulo de calidad permite llevar a cabo las actividades de inspección, medida y control de la calidad sobre productos o procesos, incluyendo la gestión de certificados y la normativa de calidad. Se trata de un módulo especialmente aplicable a empresas productivas, que está muy relacionado con el módulo de gestión de procesos (BPM). El módulo permite dar soporte a tres aspectos importantes; la gestión de los procesos relacionados con la calidad, el soporte documental de los mismos y la gestión de los indicadores de seguimiento. Se trata de los aspectos fundamentales que exigen las normas y los planes de calidad habituales de las empresas. LIBRA ofrece la funcionalidad necesaria para el soporte de los procedimientos de calidad que la empresa tenga establecidos sobre sus productos o sus procesos Gestión y publicación de la documentación de los procedimientos. Creación de los planes de inspección por artículo. Archivo y acceso a los documentos de la norma o especificación aplicable al control de la calidad de cada artículo. Emisión de partes de certificados de productos. Gestión de no conformidades y reclamaciones, totalmente integrada con el resto de módulos LIBRA. Funcionalidades de recogida de medidas de inspección y control. Generación automática de partes de inspección. Posibilidad de definir flujos mediante el módulo BPM para automatizar el proceso de inspección y control. 32 Gestión de la Calidad

35 Gestión de Relaciones con clientes (CRM) El servicio al cliente es un factor clave de éxito para cualquier empresa en el momento actual. Crear, fidelizar y evaluar el grado de satisfacción de los clientes son actualmente bazas competitivas en prácticamente todos los sectores empresariales. El módulo CRM de LIBRA centra su funcionalidad en los procesos relacionados con la relación con el cliente y otras entidades (prescriptores, distribuidores o partners) de forma que se considere al cliente desde un punto de vista integral. Entre las funcionalidades ofrecidas, destacan las orientadas a la gestión de la fuerza de ventas, planificación comercial y de marketing, presentación de propuestas, seguimiento comercial o la gestión de incidencias y expedientes relacionados con el servicio post-venta. De esta forma, se dispone de información unificada y completa de cada uno de los clientes: los productos y servicios que ha contratado, las campañas y promociones a las que ha respondido y las agendas del servicio post-venta, con un tratamiento homogéneo multicanal (contactos en persona, por teléfono, por fax, por correo, a través del Web o por ). El módulo CRM permite gestionar todo tipo de procesos de relación con cualquier entidad con la que interactúa la empresa Libre definición de entidades CRM sobre las que pueden gestionarse cualquier tipo de proceso o caso. Gestión de clientes potenciales con sus correspondientes procesos asociados; visitas, llamadas y propuestas formuladas. Gestión de agendas de comerciales. Gestión de alertas. Valoración y clasificación de oportunidades. Panel de atención on line a clientes. Soporte a la gestión y análisis de acciones comerciales. Gestión de Relaciones con clientes (CRM) 33

36 Gestión de relación con clientes o proveedores totalmente integrada con el resto de módulos de LIBRA y con los módulos de consulta para poder ofrecer la una vista completa de la relación con el cliente en todos los procesos (preventa, venta o post-venta). Integración con Outlook para la gestión de agendas, contactos y correo. Integración con BPM para poder establecer un flujo de actividades en cualquiera de los procesos gestionados por el CRM. Posibilidad de gestión documental del proceso, tanto en su creación, como en cada una de los pasos de su workflow. Panel de atención on-line a clientes gracias a una consulta que proporciona una vista 360 º. Con LIBRA CRM tendrá la visión integral de la relación de la empresa con sus clientes Disponibles informes y consultas relativos a cualquiera de los procesos implicados en la relación comercial. Posibilidad de incorporar herramientas de Business Intelligence para la gestión de indicadores relacionados con las actividades comerciales que realiza la empresa y con la clasificación de las entidades gestionadas en el CRM. 34 Gestión de Relaciones con clientes (CRM)

37 Gestión de Procesos (BPM) LIBRA dirige las tareas a los usuarios en el momento oportuno coordinando el flujo de trabajo y optimizando plazos, costes y calidad en los procesos El módulo de gestión de procesos (BPM) permite automatizar procesos de negocio, interaccionando con los usuarios y aplicaciones LIBRA. Se trata de conseguir coordinar los procesos estableciendo un flujo automatizado de trabajo en base a unas reglas de negocio y de acuerdo con el esquema operativo de la empresa. LIBRA BPM permite establecer un diagrama de procesos y subprocesos, relacionarlos con usuarios y programas LIBRA y monitorizar el estado de los indicadores relativos a cada uno de los procesos. Se facilita así la definición de la organización por procesos, relacionando los conceptos tradicionales de departamentos y personas, con los de actividades y grupos de trabajo o equipos de proceso. Este módulo permite en definitiva automatizar o coordinar el flujo de trabajo y resulta de especial aplicación para procesos en los que están implicadas varias personas de un mismo departamento o de diferentes departamentos. Gracias este módulo es el sistema el que se encarga de alertar a los usuarios de las tareas pendientes, permitiendo además aprovechar la información recogida en las fases anteriores del proceso, para reducir así la necesidad de introducción de datos y evitar errores. Gestión de Procesos (BPM) 35

38 El módulo BPM facilita la integración de las tareas que los usuarios han de realizar tanto con LIBRA como con otros sistemas Herramienta para diseñar los procesos pudiendo establecer el flujo secuencial, paralelo, establecimiento de condiciones o anidamiento de procesos. Gestión del flujo y automatización de los procesos diseñados, permitiendo definir fichas personalizadas para la recogida de información en cada fase de un proceso. Gestión de alertas en pantalla de las tareas pendientes de realizar. Seguimiento de cada tarea. Monitorización del estado de los procesos de la empresa, pudiendo establecer indicadores de seguimiento en cada fase o subproceso de modo que se posibilita la mejora continua. Totalmente integrado con el resto de módulos de LIBRA, pudiendo integrar cualquiera de las aplicaciones de cualquier módulo como parte integrante de un proceso concreto. Alta capacidad de gestión documental, con almacenamiento de textos manuales, imágenes o cualquier documento, tanto en el proceso global, como en cada una de las tareas que lo componen. Simplicidad de manejo, lo cual es importante para garantizar el éxito en la implantación. 36 Gestión de Procesos (BPM)

39 Gestión por Radio frecuencia El uso de tecnología de radio frecuencia se ha convertido en un estándar en el área logística. LIBRA incorpora ya como parte del estándar un conjunto de funcionalidades orientadas a este tipo de terminales, de aplicación frecuente en los almacenes y áreas de distribución de las compañías. Se facilita así la captación de los datos en tiempo real desde las áreas de almacén y se optimizan las operaciones logísticas proporcionando al personal la información necesaria en cada momento para evitar la intervención manual, agilizar la operativa y reducir errores. Este módulo incluye funcionalidades del área logística adaptadas para funcionamiento sobre dispositivos de radio frecuencia, tales como la preparación pedidos, recuentos o gestión de entradas y salidas. Además, el software está adaptado a los últimos modelos de terminales, tanto de mano como de carretilla. La versatilidad de los terminales y su robustez hacen posible la lectura mediante códigos de barras en condiciones muy variables y a diferentes distancias, incluyendo la posibilidad de utilizar tecnología de reconocimiento de voz. Gestión por Radio frecuencia 37

40 LIBRA RADIOFRECUENCIA es la solución para integrar al personal del área logística en el sistema de información de la empresa Libre definición de almacenes y zonas de cada almacén. Tratamiento totalmente parametrizable de las ubicaciones. Gestión de entradas y salidas. Control de ubicaciones ocupadas, impidiendo el acceso simultáneo de dos carretillas. Procesos de cambios de situación, tanto después de realizar una entrada, como en los cambios de huecos. Procesos de reposición de stock, generables de forma automática desde la preparación o de forma manual desde el control central de radiofrecuencia. Procesos de preparación de expediciones y hojas de preparación. Procesos de recuento de stock. Generación masiva de reposiciones. Soporte a cargas de camiones. Preparado para terminales de pantalla grande o de pantalla reducida, tanto en radiofrecuencia como en PDA. Preparado para trabajar con palets o roll. Posibilidad de manejo desde terminales normales, para posibles puestos de control en almacén. Monitorización total en cada momento, tanto de las carretillas como de los usuarios. 38 Gestión por Radio frecuencia

41 Movilidad LIBRA ha trasladado parte de sus funcionalidades del área logística y comercial a terminales tipo PDA, que facilitan la movilidad, lo que permite ofrecer un amplio rango de posibilidades al personal que desarrolla sus funciones fuera de la empresa, como pueden ser directivos, comerciales, personal de distribución o personal del servicio post-venta. Las soluciones de movilidad ofrecidas permiten el trabajo online, con sincronización de la base de datos con el sistema central, y el trabajo off-line, para permitir la operativa desde los dispositivos móviles en lugares de difícil cobertura de las redes de comunicación. El módulo de movilidad, permite trasladar funcionalidad LIBRA al personal que realiza todo o parte de su trabajo fuera de la empresa, utilizando dispositivos PDA Se mejoran las funciones que van desde la visita al cliente hasta el cobro; nota de visita, pedido, albarán, factura. Disponibles funciones de preparación de pedidos y gestión de entregas. Disponibles funciones de servicio técnico SAT. Parametrización LIBRA trasladada a cada terminal para poder definir productos por terminal, stocks, conceptos de gatos o rutas de visita. Parametrización del sistema de venta por agente, modificaciones de precios, descuentos o formas de cobro. Definición de promociones, tipo 3x2 o importe regalo. Mínima ocupación del software en el terminal lo que supone máxima disponibilidad para los datos. Conexión por cable local y conexión remota. Trabajo con varias empresas en el terminal. Procesos fáciles en pantalla, intuitivos y orientados a la rapidez en la captura de datos. Disponibles opciones de consulta como sistema de información para el propio agente. Traspaso de mercancía entre distintos vehículos de reparto. Cobros, totales y parciales, a clientes de efectos enviados desde la tesorería central. Integración con el resto de módulos LIBRA. Movilidad 39