EN EL RECINTO DE UNA JUNTA DIRECTIVA/ CONSEJO DE ADMINSITRACION SE TOMAN DECISIONES CRÍTICAS QUE REPRESENTAN EL ÉXITO O EL FRACASO DE UNA SOLIDARIA

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1 DE INTERES PARA: ENTIDADES SOLIDARIAS ASUNTO: RESPONSABILIDAD DE LOS ADMINISTRADORES EN EL RECINTO DE UNA JUNTA DIRECTIVA/ CONSEJO DE ADMINSITRACION SE TOMAN DECISIONES CRÍTICAS QUE REPRESENTAN EL ÉXITO O EL FRACASO DE UNA SOLIDARIA La ley 222 de 1995 reformó el código de Comercio, introduciendo la tesis de que los administradores, no son sólo los gerentes o directores administrativos, sino que en este grupo se incluyen los Consejeros Directivos de las empresas. Una nueva figura jurídica llamada ACCIÓN SOCIAL DE RESPONSABILIDAD permite a la sociedad, como una persona jurídica, iniciar una acción en contra de los Administradores, cuando éstos le hayan causado perjuicios, obligándolos hasta con sus propios bienes y reclusión carcelaria, el perjuicio puede ser causado por acción directa culposa o dolosa o por negligencia o por omisión. (Ley 454 del 98) Para evitar problemas legales se recomienda: Asista oportunamente a las reuniones de Junta Directiva y demás órganos administradores Conserve constancia de la causa justificada de inasistencia o de la tardanza en llegar a las reuniones Deje constancia en actas de su voto negativo con la decisión adoptada por la mayoría Absténgase de ejecutar las decisiones respecto de las cuales se ha votado negativamente Cuente Previamente con las autorizaciones que legal o estatutariamente se requieren para la toma de decisiones o realización de actos administrativos. Planee y documente las decisiones y conserve copia de los documentos que sirven de soporte (informe de Estados Financieros, informes de gestión, informes de Auditoría, etc.) Absténgase de celebrar contratos con la sociedad, respecto de la cual tiene la calidad de administrador. No realice actividades que impliquen competencia con la sociedad de cuyo cuerpo directivo hace parte. Las compañías aseguradoras están ofreciendo pólizas para garantizar el pago de perjuicios que causen miembros de la administración. No vacile en solicitar asesoría legal cuando tenga dudas sobre el alcance de las decisiones con cargo al presupuesto de la entidad. Haga uso del salvamento de voto, cuando se le exija premura en la toma de decisiones, los informes que soportan están incompletos y exige objeción de conciencia ante la decisión. El potencial que tiene una Junta Directiva / consejo de administración bien seleccionada y organizada para mejorar una empresa es enorme.

2 Para tener un ente administrativo exitoso se debe tener en cuenta: Seleccionar a los miembros del ente administrativo, Junta Directiva / consejo de administración, de tal forma que su experiencia y conocimientos sean complementarios con la función a desempeñar Conformar un cuerpo directivo de tal forma que en las reuniones los miembros principales y suplentes se interesen en conocer las disposiciones y reglamentaciones legales de la actividad privada solidaria o pública Mantener un cuerpo directivo balanceado interdisciplinariamente, donde fluyan los conceptos de diferentes ramas del saber Solicitar la representación de los suplentes en caso de la inasistencia de los principales a las reuniones programadas Los miembros de la Junta Directiva/ consejo de administración deben dedicar tiempo suficiente a la empresa, por fuera de las reuniones regulares para la preparación de los informes y el material objeto de las reuniones La Junta Directiva/consejo de administración debe solicitar permanentemente a la Gerencia, Director Administrativo o Director Ejecutivo, capacitación en temas tecnológicos, sociales, de control y de operación de la empresa, para poder contar con una base común mínima de conocimientos frente a los desafíos que la institución debe enfrentar La Junta Directiva/ consejo de administración debe conocer sobre técnicas grupales de toma de decisiones. Hay que dedicar tiempo para desarrollarlas Establecer criterios para juzgar o evaluar el desempeño de la empresa frente al sector, a los funcionarios y a sus asociados Proveer al ente administrativo de todos los reglamentos, manuales y demás documentos que se utilizan para la administración y funcionamiento de la empresa Es necesario que los informes del revisor fiscal, auditoría y control en los niveles sociales, técnicos y de procedimientos lleguen de primera mano al ente administrativo Es imperativo contar con un programa de capacitación para el desarrollo futuro de los directivos y definir las reglas del juego para la selección de los mismos La Junta Directiva/ consejo de administración debe contar con un reglamento interno o procedimiento para permitir agilidad en sus reuniones y la oportunidad de llamar a juntas extraordinarias en forma ágil para enfrentar alguna crisis Crear comités transitorios o permanentes de apoyo directo a las áreas que así lo ameriten como estrategia de mejoramiento continuo El desempeño de los miembros debe ser evaluado cada año este examen es realizado por los propios integrantes del ente administrativo El tiempo asignado a las reuniones debe ser suficiente para examinar los temas en discusión Se debe exigir por parte del ente administrativo información precisa y con suficiente antelación para todos y cada uno de los participantes por parte del Gerente, Director Ejecutivo o Director Administrativo, de manera que las reuniones sean verdaderamente eficientes. Normas legales sobre la responsabilidad de los directivos.

3 Código de Comercio. Artículo 22. Administradores Son administradores, el Representante Legal, liquidador, el factor, los miembros de Juntas o Consejos Directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones. Código de Comercio. Ley 222 de Artículo 23. Deberes de los Administradores Los administradores deben obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios. Sus actuaciones se cumplirán en interés de la sociedad, teniendo en cuenta los intereses de sus asociados. En el cumplimiento de su función los administradores deberán: Realizar los esfuerzos conducentes al adecuado desarrollo del objeto social. Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias. Velar porque se permita la adecuada realización de las funciones encomendadas a la Revisoría Fiscal. Guardar y proteger la reserva comercial e industrial de la sociedad. Abstenerse de utilizar indebidamente información privilegiada. Dar un trato equitativo a todos los socios y respetar el ejercicio del derecho de inspección de todos ellos. Abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia con la sociedad o en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses, salvo autorización expresa del ente administrativo o asamblea general. Código de Comercio. Artículo 200. Responsabilidad de los Administradores Los administradores responderán solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad a los socios o a terceros. No estarán sujetos a dicha responsabilidad, quienes no hayan tenido conocimiento de la acción u omisión o hayan votado en contra, siempre y cuando no la ejecuten. En los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o de los estatutos, se presumirá la culpa del administrador. Código penal. Artículo 258. Utilización indebida de información privilegiada El que como empleado, directivo o miembro de una junta u órgano de administración de cualquier entidad privada, con el fin de obtener provecho para sí o para un tercero, haga uso indebido de información que haya conocido por razón o con ocasión de su cargo o función y que no sea objeto de conocimiento público, incurrirá en multa.

4 En la misma pena incurrirá el que utilice información conocida por razón de su profesión u oficio, para obtener para sí o para un tercero, provecho mediante la negociación de determinada acción, valor o instrumento registrado en el Registro Nacional de Valores, siempre que dicha información no sea de conocimiento público. Código Penal. Artículo 323. Lavado de activos El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, custodie o administre bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, delitos contra el sistema financiero, la administración pública, o vinculados con el producto de los delitos objeto de un concierto para delinquir, relacionadas con el tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas, o le dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derechos sobre tales bienes, o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito incurrirá, por esa sola conducta, en prisión de seis (6) a quince (15) años y multa de quinientos (500) a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes. La misma pena se aplicará cuando las conductas descritas en el inciso anterior se realicen sobre bienes cuya extinción de dominio haya sido declarada. El lavado de activos será punible aun cuando las actividades de que provinieren los bienes, o los actos penados en los apartados anteriores, se hubiesen realizado, total o parcialmente, en el extranjero. Las penas privativas de la libertad previstas en el presente artículo se aumentarán de una tercera parte a la mitad cuando para la realización de las conductas se efectuaren operaciones de cambio o de comercio exterior, o se introdujeren mercancías al territorio nacional. El aumento de pena previsto en el inciso anterior, también se aplicará cuando se introdujeren mercancías de contrabando al territorio nacional. Código Penal. Artículo 325. Omisión de Control El empleado o director de una institución financiera o de cooperativas que ejerzan actividades de ahorro y crédito que, con el fin de ocultar o encubrir el origen ilícito del dinero, omita el cumplimiento de alguno o todos los mecanismos de control establecidos por el ordenamiento jurídico para las transacciones en efectivo incurrirá, por esa sola conducta, en prisión de dos (2) a seis (6) años y multa de cien (100) a diez mil (10.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

5 La superintendencia de economía solidaria sancionará también a los titulares de los órganos de administración y vigilancia, a los empleados y a los liquidadores de las entidades supervisadas, por las infracciones que les sean personalmente imputables, señaladas a continuación: Utilizar la denominación cooperativa o el acuerdo cooperativo para encubrir actividades o propósitos especulativos o contrarios a las características de las cooperativas, o no permitidos a éstas, por las normas legales vigentes. No aplicar los fondos de educación, solidaridad y desarrollo empresarial a los fines legales y estatutariamente establecidos y reglamentados. Repartir entre los asociados las reservas, auxilios o donaciones de carácter Patrimonial. Acreditar a los asociados excedentes cooperativos por causas distintas a las previstas en la ley. Avaluar arbitrariamente los aportes en especie o adulterar las cifras consignadas en los balances. Admitir como asociados a quienes no puedan serlo por prescripción legal o Estatutaria. Ser renuente a los actos de inspección y vigilancia. Distribuir los excedentes que no son producto de los ingresos operativos. No asignar a las reservas y fondos obligatorios las cantidades que correspondan de acuerdo con la ley, los estatutos y los reglamentos internos. No presentar oportunamente a la Asamblea General los informes, balances y estados financieros que deban ser sometidos a la Asamblea para su aprobación. No convocar a la Asamblea General en el tiempo y con las formalidades estatutarias. No observar en la liquidación las formalidades previstas en la ley y los estatutos, y Las derivadas del incumplimiento de los deberes y funciones previstos en la ley o los estatutos". Cordialmente, Carlos Mario Ortiz Asesor Empresarial del sector solidario Director Logística Empresarial Integrada