Sisconges & Estrategia

Transcripción

1 La inteligencia y conocimiento del negocio, consiste en convertir datos en información útil en forma de indicadores, y en utilizar esos datos para conocer y medir el grado de eficacia en las diferentes áreas o responsables de una organización para que tomen las decisiones más adecuadas. isconges & strategia info@sistemacontrolgestion.com c/ Rosellón, Barcelona info@sistemacontrolgestion.com

2 abla de contenido C Contenido 1. Presentación 1 2. ntroducción 2 3. Prólogo 9 4. Índice 12 O N & R

3 abla de contenido C O N & R

4 Pág. 01 ablas Dinámicas con xcel aplicadas a la gestión C O N & R 1. Presentación Éste es el tercer libro sobre tablas dinámicas que escribo; después de implementar más de cincuenta sistemas de reporting y de realizar más de cuarenta seminarios en escuelas de negocios y en empresas, aparece este nuevo libro que recoge el contenido del anterior pero actualizado a la nueva versión de xcel 2013, con todas sus novedades y con un enfoque mucho más orientado aún hacia la gestión. Llegamos de nuevo a xcel 2013, que nos acerca todavía más a la gestión del business intelligence o inteligencia del negocio, con la gran ventaja de que el libro permite a usuarios de diferentes áreas de la empresa aprender, a la par que ampliar conocimientos y practicar con los ejemplos explicados, el funcionamiento y las ventajas de las tablas dinámicas en esta nueva versión, que nos trae también nuevas herramientas que le otorgan así una potencia sin igual. l libro está perfectamente estructurado para que el usuario pueda aplicar todos los conocimientos adquiridos de forma ordenada y paulatina a la práctica. Utiliza ejemplos, explica toda la teoría y abarca casi todo el potencial de las tablas dinámicas que el lector tiene a su alcance. odo ello hace que este manual sea indispensable para que las tablas dinámicas nos ayuden en el trabajo de cada día mejorando así nuestra gestión. Luis Muñiz ocio-director de isconges & strategia l.muniz@sistemacontrolgestion.com Más información en apartado de Publicaciones y en Linkedin nuestro grupo: ablas dinámicas sistemas de información

5 Pág. 02 C O N & R ablas Dinámicas con xcel aplicadas a la gestión 2. ntroducción xcel como hoja de cálculo es una de las herramientas de software de gestión más conocidas. n su versión 2013 nos aporta nuevas prestaciones en cuanto a su funcionalidad como herramienta de business intelligence o reporting y, por supuesto, su potencial como sistema de información para todo tipo de usuarios. ste nuevo libro, ablas dinámicas con xcel aplicadas a la gestión. Para utilizar con xcel 2007, 2010 y 2013, nos acerca mucho más a su potencial como herramienta de trabajo en la empresa y consigue profundizar en su funcionamiento y práctica a la vez. odo ello exige por parte del lector un conocimiento de la herramienta pero también un conocimiento de lo que quiere hacer previamente y, lo más importante, qué tipo de información quiere obtener al final del proceso. La esencia de las tablas dinámicas Las tablas dinámicas son una herramienta de xcel muy avanzada y potente, con ellas se pueden analizar, mostrar y manipular los datos de diferentes formas, más ampliados o más resumidos según se precise. i todavía no ha descubierto el potencial de las tablas dinámicas, este libro muestra paso a paso cómo entender, crear y practicar con ellas (los numerosos casos prácticos le darán una visión mucho más amplia de su utilidad y funcionamiento), y podrá comprobar así lo fácil que es crear diferentes tipos de informes. Las tablas dinámicas son un tipo de informes generados mediante xcel en diferentes formatos, a partir de una base de datos inicial siempre en forma de tabla. sta base de datos puede estar situada en el mismo archivo de xcel que estemos trabajando, en otro archivo de xcel o en otro archivo de datos externo. Las tablas de datos (bases de datos) pueden poseer muchas filas y columnas que

6 Pág. 03 ablas Dinámicas con xcel aplicadas a la gestión C O N & R contengan diferentes tipos de datos, las tablas dinámicas nos ayudarán a analizarlos de una forma sencilla, resumida y rápida. i tenemos diferentes tablas de datos, para analizar la información contenida en ellas, se pueden utilizar diferentes opciones de xcel para ordenarlos, agruparlos e incluso crear funciones, pero las tablas dinámicas son mucho más prácticas de utilizar y nos permiten crear, a partir de la información inicial, muchos y variados tipos de informes que responderán a las diferentes necesidades de información que tengamos en cada momento. Una de las principales características que poseen las tablas dinámicas es la facilidad que tienen para analizar los datos desde una forma resumida a una más amplia y desde diferentes ángulos o perspectivas. sí, las tablas dinámicas desde sus diferentes opciones o vistas facilitarán la información de distinta forma y nos sorprenderá gratamente la capacidad que tienen de dar respuesta a las diferentes situaciones o necesidades, dado que la información que necesitamos en un momento del tiempo no es la misma que necesitamos en otro ya que el entorno de la empresa y su organización interna son cambiantes. l secreto de las tablas dinámicas curiosamente no está tanto en la funcionalidad de la herramienta y su potencialidad sino en el origen y las características de los datos que se utilicen. Los datos de origen deben tener siempre formato de tabla y podrán ser datos numéricos, valores calculados o categorías que describen el significado de los datos (mes, año, zona, país, etcétera). Y otra característica importante a tener en cuenta es conocer, antes de confeccionar las tablas dinámicas, qué información necesitamos. Para obtener las respuestas correctas, previamente deben hacerse las preguntas adecuadas.

7 Pág. 04 ablas Dinámicas con xcel aplicadas a la gestión C O N & R Cómo nos pueden ayudar las tablas dinámicas a mejorar la gestión Para mejorar la gestión de una empresa, es necesario tener información al alcance de una forma rápida y completa. ntes de empezar a leer el libro, repase las siguientes preguntas y compruebe su respuesta en su organización actual. Las tablas dinámicas le ayudarán a mejorar, sin duda, la gestión de su empresa y, dependiendo de cómo se analice la información, serán una herramienta de gran ayuda. Le interesa una herramienta para acelerar y facilitar la información de gestión al resto de usuarios? Necesita un sistema de información para resolver los problemas de inconsistencia y calidad de los datos? Necesita reducir la dependencia de técnicos para que le faciliten información? Le interesa facilitar el acceso a la información a la alta dirección de forma rápida y directa? Necesita mejorar la eficiencia en la elaboración y el análisis de la información? Requiere facilitar la elaboración y entrega de informes a usuarios finales de forma rápida y eficaz? Requiere mejorar la capacidad de análisis y toma de decisiones en la empresa? Quiere eliminar los informes en papel y procesos de distribución física actuales? Pasa más tiempo recolectando y preparando información que analizándola? Quiere saber qué productos o servicios fueron los más rentables durante un período determinado? abe cuáles son los patrones de compra de sus clientes dependiendo de las zonas de ventas? Ha perdido oportunidades de negocio por recibir información retrasada? Conoce los motivos por los que sus clientes le devuelven sus productos? Dispone de un sistema de información que le permita el control de los factores clave del negocio?

8 Pág. 05 ablas Dinámicas con xcel aplicadas a la gestión C O N & u sistema de información integra actualmente de forma eficiente todas las áreas de su empresa? Controla en tiempo y contenido la evolución de sus ingresos y gastos? Controla la evolución de las desviaciones presupuestarias? Dedica un excesivo tiempo y recursos en el proceso y envío de información? Conoce las ventas de los nuevos clientes por importes y tipos de productos o servicios? Conoce la rentabilidad de las principales familias de productos o servicios? Conoce el impacto que tendría una reducción de ventas en los productos o servicios que más contribuyen en el margen de explotación? Conoce la relación entre los productos que más vende y el margen que aportan? Conoce la relación entre los clientes que más ventas aportan y el margen que aportan? Conoce los diferentes indicadores de gestión por responsables o áreas? Conoce la evolución de cuáles fueron las ventas por categoría, productos, familias y por día, mes o año? Conoce cuáles fueron los resultados de cada vendedor o representante? Conoce cuáles han sido los clientes más importantes a nivel de ventas y rentabilidad? Conoce qué productos se han vendido mejor en cada zona, ciudad, región o país? R

9 Pág. 06 ablas Dinámicas con xcel aplicadas a la gestión C O N & Resumen del contenido de este libro Parte 1: ntroducción práctica a las tablas dinámicas 1. La esencia de las tablas l primer capítulo introduce al dinámicas como sistema de lector en la gestión de la información información como soporte de la inteligencia del negocio. Los 2. Funcionamiento y contenido capítulos 2, 3 y 4 nos explican de las tablas dinámicas el funcionamiento de la 3. Contenido y funcionamiento herramienta de forma muy del menú de nalizar de una exhaustiva siguiendo los menús tabla dinámica y proporcionando información de otras versiones. 4. Contenido y funcionamiento del menú Diseño de las tablas dinámicas R

10 Pág. 07 ablas Dinámicas con xcel aplicadas a la gestión Parte 2: Herramientas de reporting y business intelligence con tablas dinámicas C O N & R 5. La creación de indicadores mediante el formato condicional 6. Crear relaciones entre diferentes tablas dinámicas 7. Utilizar la segmentación para filtrar datos en las tablas dinámicas 8. La creación de gráficos con tablas dinámicas stos capítulos tratan temas muy concretos para que el lector pueda profundizar en ellos, le ayudan a crear indicadores, segmentaciones, gráficos dinámicos y, por último, la gran novedad de xcel 2013, que es poder relacionar tablas dinámicas entre ellas para obtener nuevos datos, opción similar al complemento de Powerpivot que ya viene de serie en xcel 2013.

11 Pág. 08 ablas Dinámicas con xcel aplicadas a la gestión Parte 3: jemplos y casos prácticos con tablas dinámicas 9. Caso práctico global sobre el funcionamiento de las tablas dinámicas 10. jemplos y casos prácticos para utilizar las tablas dinámicas stos dos capítulos contienen casos prácticos de gestión en los que el lector descubrirá la parte más práctica de las tablas dinámicas y cómo se pueden aplicar para mejorar la gestión de los diferentes departamentos o áreas de una organización. nexo: Diferencias y novedades entre los menús de xcel

12 Pág. 09 ablas Dinámicas con xcel aplicadas a la gestión 3. Prólogo Conocí a Luis Muñiz en el año 2008, cuando acababa de publicar el primer libro de tablas dinámicas, versión 2007; un grupo de asesorías de Cataluña y otras autonomías españolas teníamos una reunión de benchmarking en Barcelona y uno de los asesores nos lo presentó como un profesional que podía ayudarnos a mejorar nuestro sistema de información. Luis era entonces un consultor reconocido en Cataluña por sus publicaciones y sus trabajos; fue el primer autor que en spaña publicaba un libro sobre las tablas dinámicas como herramienta de gestión. Compartimos con él una reunión de trabajo para conocer las ventajas de la herramienta como sistema de reporting y decidimos aplicarlas en nuestra labor diaria en los trabajos del día a día que luego desglosaré. se fue el comienzo de una gran amistad entre ambos y de una amplia relación profesional con la asesoría que presido y con el resto de las asesorías. Por el intenso trato que hemos tenido desde esa época quiero destacar aspectos personales y profesionales que acerquen el autor al lector; he preferido aportar esta visión en el prólogo ya que los aspectos técnicos están muy bien desarrollados en la introducción y yo prefiero centrarme en los beneficios que nos ha aportado a nuestra asesoría. Luis es un trabajador infatigable, amante de su profesión, dedicado, entregado, entusiasta; siempre dispuesto a analizar las tendencias económicas tanto españolas como internacionales; si le buscas siempre le encuentras dispuesto a ayudarte, como me ha demostrado en diferentes ocasiones; además es un buen conversador, familiar, de trato cercano, con enormes ganas de aprender; gran fuerza de voluntad, constante, metódico, gran capacidad de retención y

13 Pág. 10 ablas Dinámicas con xcel aplicadas a la gestión comprensión; es. además aportando soluciones prácticas a los problemas Con la ayuda de Luis, nuestra asesoría está aplicando las tablas dinámicas en trabajos como en el análisis de costos, control de las tareas de los técnicos y su seguimiento de trabajos, rentabilidad de cada uno nuestros clientes, planificación de trabajo y aplicación de recursos, cuadro de mando, plan de gestión integral, informes de ventas, por zonas, segmentos de clientes; análisis y diagnósticos financieros, etcétera. Hemos ahorrado tiempo, conseguido seguridad e información ágil, transcendente y necesaria, de forma automática y fácil. odo el personal de Pyramide estudia, practica y trabaja con las tablas dinámicas cuyo resultado es disponer en el personal técnico y administrativo una mentalidad de trabajo mucho más práctica y centrada en resultados. Como ejemplo palpable de todo lo anterior y para entender la aceptación que tiene Luis Muñiz como escritor de libros de gestión quiero comentar algunas anécdotas vividas en primera persona. n una librería de Pamplona quise comprar un libro de Luis y el encargado me respondió que disponía en aquel momento de 6 títulos o cuando siendo alumno a un curso de cuadro de mando integral, el profesor se apoyaba en sus explicaciones con copias de su libro, recomendando el texto por su fácil lectura y facilidad de comprensión y fácil aplicación. n este libro ablas Dinámicas con xcel aplicadas a la gestión, el tercero que publica, relacionado con tablas dinámicas, versión 2013; podremos aprender todas y las variadas ventajas de aplicarlas en la gestión diaria de la empresa, que el lector observará son evidentes, siendo nuestra asesoría uno ejemplo real de ello, pero no el único, muchas otras empresas también lo han podido comprobar, gracias a la ayuda de Luis y su equipo.

14 Pág. 11 ablas Dinámicas con xcel aplicadas a la gestión No es extraño que Luis sea uno de los autores más leídos en temas de gestión y sobretodo es un referente a nivel internacional en la implantación de sistemas de reporting utilizando las tablas dinámicas. JOÉ LOB CRDÑOO Licenciado en Derecho y Master MB Deusto Presidente de Pyramide sesores- Pamplona

15 Pág. 12 ablas Dinámicas con xcel aplicadas a la gestión 4. Índice Nota del autor Prólogo ntroducción Parte 1: ntroducción práctica a las tablas dinámicas 1. La esencia de las tablas dinámicas como sistema de información 1.1 Las necesidades de información en la empresa 1.2 Contenido y funcionamiento de un sistema de información 1.3 jemplo práctico: análisis comparativo entre datos en xcel y datos con tablas dinámica 1.4 Cómo clasificar y analizar los datos 2. Funcionamiento y contenido de las tablas dinámicas 2.1 Cómo crear una tabla dinámica según el origen de datos 2.2 Principales apartados de una tabla dinámica 2.3 Funcionamiento de los campos de una tabla dinámica 2.4 Diferentes vistas según los campos de la tabla dinámica 3. Contenido y funcionamiento del menú de nalizar de una tabla dinámica 3.1 Menú Nombre y Opciones de la tabla dinámica Nombre de la tabla dinámica

16 Pág. 13 ablas Dinámicas con xcel aplicadas a la gestión Opciones de la tabla dinámica Menú Opciones de la tabla dinámica Menú Opciones: Diseño y formato Menú Opciones: otales y filtros Menú Opciones: Mostrar Menú Opciones: mpresión Menú Opciones: Datos Menú Opciones: exto alternativo Menú Opciones: mostrar páginas de filtros de informe Menú Opciones: enerar etpivotdata 3.2 Campo activo Descripción del campo activo Funcionamiento del campo activo de tipo valor Configuración de campos de filas, columnas y filtros 3.3 grupar selección 3.4 Filtrar egmentación de datos nsertar escala de tiempo 3.5 Datos ctualizar

17 Pág. 14 ablas Dinámicas con xcel aplicadas a la gestión Cambiar origen de datos 3.6 cciones Borrar eleccionar Mover tabla dinámica 3.7 Cálculos Campos, elementos y conjuntos 3.8 Herramientas 3.9 Mostrar 3.10 Las opciones de menú directas en una tabla dinámica Ordenar Resto de opciones del menú desplegable 4. Contenido y funcionamiento del menú Diseño de las tablas dinámicas 4.1 Menús de Diseño ubtotales otales generales Diseño de informe Filas en blanco 4.2 Opciones de estilo de tabla dinámica 4.3 stilos de tabla dinámica

18 Pág. 15 ablas Dinámicas con xcel aplicadas a la gestión Parte 2: Herramientas de reporting y business intelligence con tablas dinámicas 5. La creación de indicadores mediante el formato condicional 5.1 ntroducción al formato condicional 5.2 Resaltar reglas de celdas y tipos de reglas superiores e inferiores 5.3 Barras de datos, escalas de color y conjuntos de iconos 5.4 ntroducción al formato condicional 5.5 Borrar reglas 5.6 dministrar reglas 6. Crear relaciones entre diferentes tablas dinámicas 6.1 jemplo práctico sobre cómo crear una relación entre tablas 6.2 ntroducción a PowerPivot: complemento de xcel para importar y relacionar varias tablas 7. Utilizar la segmentación para filtrar datos en las tablas dinámicas 7.1 Crear una segmentación de datos para filtrar datos de tablas dinámicas 7.2 Opciones de la segmentación de datos 7.3 Compartir segmentaciones de datos entre tablas dinámicas 7.4 Desconectar y eliminar segmentaciones de datos en tablas dinámicas 8. La creación de gráficos con tablas dinámicas 8.1 Diferentes formas de crear un gráfico dinámico 8.2 Resumen de las características de los menús de los gráficos

19 Pág. 16 ablas Dinámicas con xcel aplicadas a la gestión 8.3 jemplos de diferentes tipos de gráficos Parte 3: jemplos y casos prácticos con tablas dinámicas 9. Caso práctico global sobre el funcionamiento de las tablas dinámicas 9.1 nunciado del caso práctico 9.2 Desarrollo del caso práctico nálisis de las ventas por países nálisis de las ventas por ciudades nálisis de las ventas por vendedores nálisis de situaciones especiales 10. jemplos y casos prácticos para utilizar las tablas dinámicas 10.1 nálisis de la información de una PV: terminal punto de venta en una tienda 10.2 nálisis de la gestión de productividad de una fábrica mediante indicadores 10.3 eguimiento del planning de un proyecto 10.4 nálisis de las bases de datos de un club de socios 10.5 nálisis de inversiones en inmovilizado 10.6 Control de la gestión comercial de vendedores, clientes y productos 10.7 nálisis de la rentabilidad y de las ventas por productos 10.8 nálisis de ingresos y gastos 10.9 nálisis de una cuenta de explotación

20 Pág. 17 ablas Dinámicas con xcel aplicadas a la gestión Control de la cartera a cobrar por clientes y vendedores nexo: Diferencias y novedades entre los menús de xcel

21 Pág. 18 ablas Dinámicas con xcel aplicadas a la gestión isconges & strategia c/ Rosellón, Barcelona info@sistemacontrolgestion.com Presentación omos expertos en implantar herramientas de control de gestión y estrategias de reestructuración. Desde el año 2005 isconges & strategia es una consultora que utiliza los instrumentos más eficaces de control de gestión y los sistemas de información para mejorar la gestión y ayudar a conseguir los objetivos estratégicos previstos de nuestros clientes.nuestra filosofía de trabajo se fundamenta en la colaboración constante con nuestros clientes y en el diseño soluciones a medida que satisfagan sus necesidades. Nuestro tamaño y la excelente cualificación de nuestros profesionales nos permiten ofrecer, como valor añadido, un servicio personalizado y de alta calidad a unos precios competitivos. NURO RVCO RPORN Diseño de sistemas de reporting mediante consultas dinámicas Mediante la utilización de las tablas dinámicas, herramienta de la que poseemos una elevada experiencia en numerosas implantaciones, diseñamos un sistema de reporting para cada una de las áreas de la empresa mediante informes dinámicos, indicadores y gráficos. M CONROL ÓN valuación y mejora del sistema de control de gestión Cuadro de mando mediante indicadores por áreas o responsables Diseño e implantación de presupuestos R D RRUCURCÓN Diseño y seguimiento de planes de negocio y estudios de viabilidad Planes de marketing y estrategias comerciales Cuadro de Mando ntegral PLN D ÓN NRDO Plan de estión ntegrado FORMCÓN Formación en diferentes áreas de control de gestión