Aplicación práctica de las tablas dinámicas para mejorar la gestión empresarial y presentación de las novedades del Excel 2013

Transcripción

1 Aplicación práctica de las tablas dinámicas para mejorar la gestión empresarial y presentación de las novedades del Excel 2013 Ponentes: Luis Muñiz, socio-director de Sisconges & Estrategia, Economista i experto en control de gestión i Josep M. Gallart, vicepresidente de la comisión OSI ACCID-CEC

2 Puntos a desarrollar Introducción al funcionamiento de las tablas dinámicas Principales ventajas de su utilización Ejemplos prácticos aplicados al área financiera, comercial y logística Implantación de un sistema de reporting por áreas o departamentos y accesible por internet Novedades de Excel 2013 y Powerpivot con Tablas dinámicas Luis Muñiz 2

3 Objetivos Las Tablas Dinámicas nos proporcionan la información en diferentes formatos y tienen una gran capacidad para dar respuesta a las diferentes situaciones o necesidades de análisis de todo tipo de datos que posee una organización. Son una herramienta de Excel muy potente ya que permiten analizar, mostrar y tratar los datos de diferentes formas: más resumidos o más ampliados y desde diferentes perspectivas. Es muy cómodo y práctico crear diferentes tipos de informes, indicadores y gráficos de análisis interactivos con ellas. Luis Muñiz 3

4 "SI SE CREE QUE EL CONOCIMIENTO ES CARO, LA IGNORANCIA AÚN LO ES MÁS" "HAY QUE INVERTIR EN CONOCIMIENTO E INFORMACIÓN, PORQUE LA IGNORANCIA SALE MUCHO MÁS CARA

5 LA INTELIGENCIA Y CONOCIMIENTO DEL NEGOCIO, CONSISTE EN CONVERTIR DATOS EN INFORMACIÓN ÚTIL EN ORMA DE INDICADORES, Y EN UTILIZAR ESOS DATOS PARA CONOCER Y MEDIR EL GRADO DE EFICACIA EN LAS DIFERENTES ÁREAS O RESPONSABLES DE UNA ORGANIZACIÓN PARA QUE TOMEN LAS DECISIONES MÁS ADECUADAS.

6 La gestión de la información. Es lo referente a conseguir la información adecuada, en la forma correcta, para la persona indicada, al costo adecuado, en el tiempo oportuno, en el lugar apropiado, para la toma de decisión correcta. Lynda Woodman Luis Muñiz 6

7 Introducción al funcionamiento de las tablas dinámicas Luis Muñiz 7

8 Introducción al funcionamiento de las tablas dinámicas Análisis de datos de diferentes fuentes Crear análisis comparativos Crear rankings: ordenar Filtros los 10 mejores Porcentajes sobre columnas Agrupaciones especiales Gráficos Semáforos e indicadores Campos calculados Formatos y colores Filtros-Segmentaciones Luis Muñiz 8

9 Introducción al funcionamiento de las tablas dinámicas Luis Muñiz 9

10 Introducción al funcionamiento de las tablas dinámicas Luis Muñiz 10

11 Introducción al funcionamiento de las tablas dinámicas Luis Muñiz 11

12 Introducción al funcionamiento de las tablas dinámicas Luis Muñiz 12

13 Introducción al funcionamiento de las tablas dinámicas Luis Muñiz 13

14 Introducción al funcionamiento de las tablas dinámicas ANÁLISI ABC Luis Muñiz 14

15 Introducción al funcionamiento de las tablas dinámicas Luis Muñiz 15

16 Introducción al funcionamiento de las tablas dinámicas Luis Muñiz 16

17 Principales ventajas de su utilización Son una herramienta contenida en Excel. Pueden combinar su potencial con el resto de prestaciones de Excel. Diseñe sus informes según sus necesidades de cada momento, con independencia y libertad. Cambie el formato, ponga gráficos, indicadores, alertas de la forma que más necesite. Luis Muñiz 17

18 Principales ventajas de su utilización Llévese la información a dónde quiera y comparta la información con los demás o envíela por e mail. Imagine conseguir sus informes actualizados todos los días, semanas, meses o trimestres automáticamente y en formato de hojas Excel. Usted elige el formato de su informe en Excel, página Web o PDF. Cree los informes en los diferentes formatos según necesidades y relacione datos entre diferentes orígenes.---- POWERPIVOT Luis Muñiz 18

19 Ejemplos prácticos aplicados al área financiera, comercial y logística Luis Muñiz 19

20 Ejemplos prácticos aplicados al área financiera, comercial y logística Luis Muñiz 20

21 Ejemplos prácticos aplicados al área financiera, comercial y logística Luis Muñiz 21

22 Ejemplos prácticos aplicados al área financiera, comercial y logística Luis Muñiz 22

23 Ejemplos prácticos aplicados al área financiera, comercial y logística Luis Muñiz 23

24 Reporting Los sistemas de reporting o de gestión de informes facilitan la distribución de la información a los distintos niveles de la estructura organizativa, facilitan a cada tipo de usuarios la información que requieren según las necesidades de cada momento. Para diseñar e implantar un sistema de reporting se requiere realizar previamente un estudio de las necesidades de información y de las bases de datos existentes. Luis Muñiz 24

25 Reporting El Business Intelligence se refiere al proceso de convertir datos en conocimiento y conocimiento en acciones que aporten una ventaja competitiva al negocio. Los sistemas de información generan un valor añadido sólo cuando su utilización permite ayudar a controlar la consecución de unos determinados resultados. Luis Muñiz 25

26 Hágase estas preguntas??????????? Cuánto tiempo tarda en conseguir la información? Tengo toda la información en el mismo sitio?, o la tengo en distinto informes. Lo puedo conseguir yo solo?, O tengo que solicitar a alguien que me prepare estos informes. Cuánto tiempo se dedica a obtener esta información? Está actualizada la información continuamente? Es correcta en calidad y cantidad la información? Luis Muñiz 26

27 Problemas más comunes de gestión de la información en las empresas Luis Muñiz 27

28 Proceso de implantación del reporting Luis Muñiz 28

29 ereporting El ereporting otra forma de compartir información desde cualquier lugar Luis Muñiz 29

30 El software que le permite actualizar y consultar sus informes con Tablas Dinámicas desde cualquier lugar: por internet o red local Permite crear consultas estándar en Excel con tablas dinámicas para ser analizadas rápidamente Permite crear tantas plantillas estándar en Excel con tablas dinámicas por áreas o departamentos para el usuario Luis Muñiz 30

31 Permite crear a partir de las plantillas anteriores a cada usuario sus plantillas personalizadas Permite enviar e mails de plantillas predefinidas en forma de alerta a uno o varios usuarios Permite añadir documentación adicional del ereporting de la propia empresa Permite administrar el sistema: crear usuarios, grupos, permisos, menús y plantillas Luis Muñiz 31

32 Una vez instalado el ereporting veamos a cuáles son sus principales ventajas: Permite ordenar los diferentes tipos de excels por áreas o departamentos. Se pueden crear grupos de usuarios para que accedan a determinada información. Cada usuario puede crea sus informes y guardarlos para poder ser utilizados a partir de las plantillas a las que tiene acceso. Los Excels una vez se consultan se actualizan previamente desde el servidor, así se pueden consultar y modificar desde cualquier lugar. Con permisos de acceso por usuarios a internet o red local. El acceso es restringido por usuario y pasword. Para ello se crean los grupos de usuarios con sus menús y accesos. Permite crear menús personalizados en cada área de consulta para poner en su interior los Excels que llamaremos de origen plantillas. Posteriormente cada usuario puede consultar según los permisos de acceso que le han facilitado Se pueden crear plantillas en Excel o también consultas dinámicas interactivas que nos sirven para consultar en el momento los datos para cubrir las necesidades de unos usuarios concretos. Se pueden programar envíos por e mails de Excels a uno o más usuarios en forma de alertas por ejemplo, en formato de Excel o página web Se pueden añadir manuales y documentos adicionales en cualquier formato. Se pueden crear nuevas plantillas de consulta que agilicen el trabajo diario de los usuarios. El mantenimiento del software lo puede realizar un usuario determinado fácilmente, ya que todo está explicado en manuales. Luis Muñiz 32

33 Novedades Excel 2013 Tablas Dinámicas recomendadas Luis Muñiz 33

34 Novedades Excel 2013 Nueva escala de tiempo Luis Muñiz 34

35 Novedades Excel 2013 Nuevos gráficos Relaciones entre tablas Luis Muñiz 35

36 Ejemplo: Relación entre dos tablas dinámicas Luis Muñiz 36

37 APP de Excel ejemplo Luis Muñiz 37

38 APP de Excel ejemplo Luis Muñiz 38

39 Novedades PowerPivot en Excel 2013 Powerview en Excel 2013 Luis Muñiz 39

40 Powerview: una nueva forma de hacer informes Luis Muñiz 40

41 Entonces la pregunta es.. Cómo aprender a utilizar las Tablas Dinámicas? Luis Muñiz 41

42 La respuesta???????????? Luis Muñiz 42

43 . La respuesta a sus necesidades Luis Muñiz 43

44 El libro Luis Muñiz 44

45 El libro Parte 1: Introducción práctica a las Tablas Dinámicas Parte 2: Herramientas de Reporting y Business Intelligence con tablas dinámicas Parte 3: Ejemplos y casos prácticos con Tablas Dinámicas Luis Muñiz 45

46 Y recuerde Muchas gracias Moltes gràcies Luis Muñiz "Si se cree que el conocimiento es caro, la ignorancia aún lo es más" "Hay que invertir en conocimiento e información, porque la ignorancia sale mucho más cara Luis Muñiz 46