MANUAL ECOMMERCE 2BYTE USO

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1 MANUAL ECOMMERCE 2BYTE USO

2 INDICE DEL CONTENIDO INTRODUCCIÓN... 4 ADVERTENCIA... 4 DESCRIPCIÓN DEL MÓDULO... 6 CONFIGURACIÓN DEL SITIO... 7 CONFIGURACIÓN DEL SITIO... 7 Acceso a la configuración del módulo... 7 Creación de un sitio... 7 Configuración de un sitio... 8 Datos de configuración... 9 GESTIÓN DEL SITIO ÁREA DE GESTIÓN DE UN SITIO RESUMEN DE LA PÁGINA GESTIÓN DE PEDIDOS Gestión de los pedidos GESTION DE PRODUCTOS Gestión de los productos Modificación de datos Envío de producto al sitio e-commerce Historial de importaciones GESTION DE CLIENTES Gestión de los clientes GESTIÓN DE CATEGORÍAS Gestión de las categorías MANUAL ECOMMERCE 2BYTE USO 2

3 Relacionar categorías NOTAS FINALES FUNCIONALIDADES FIN MANUAL ECOMMERCE 2BYTE USO 3

4 INTRODUCCIÓN ADVERTENCIA El contenido de este manual, puede variar en cualquier momento, debido a la actualización del módulo DoliPresta. Este manual, será mantenido a partir de la versión original Es posible que para versiones anteriores, el manual no corresponda, y no nos hacemos responsables en tal caso. Admitimos sugerencias para mejorar el manual, y también el módulo, para ello ponerse en contacto con nosotros a través de los datos situados más abajo. Dolibarr.es agradece por su colaboración a: Jean Heimburger Philippe Grand Ferran Marcet María Martí Juanjo Menent Sergio LLidó Diego Olaso Manual de Usuario Módulo DoliPRESTA 2byte.es Equipo Técnico 2byte.es C/ San Ramón, 5, Gandía (Valencia) - España info@2byte.es MANUAL ECOMMERCE 2BYTE USO 4

5 No se requiere permiso para la reproducción total o parcial de este documento, a condición de que se cite la fuente. Diseño y diagramación: 2byte.es SI SL Primera Edición: diciembre del 2012 Realizado por todos los miembros del equipo 2byte.es y la Ayuda de Tiaris.fr y Atoo.net MANUAL ECOMMERCE 2BYTE USO 5

6 DESCRIPCIÓN DEL MÓDULO El módulo dolipresta permite utilizar el ERP/CRM Dolibarr para una mejor y más completa gestión de la actividad de los sitios e-commerce Prestashop (Reconocida tienda Online). En resumen lo que deseamos es conseguir los siguientes objetivos: - Centralizar la información. - Optimizar el tiempo dedicado a los procesos de administración y pedidos. - Evitar duplicidades y errores. Los pedidos y clientes se importan a Dolibarr y se gestionan con las herramientas del ERP como cualquier pedido creado en Dolibarr (validación, facturación, expedición, cierre). A partir de ahora sólo se utlizará Prestashop para dar de alta los productos (con o sin atributos), y pocas gestiones más (*), y se utilizará Dolibarr como sistema de gestión centralizada y global (donde se realizará el resto de operaciones: pedidos a proveedores, gestión del pedido y/o modificación, facturación, control de stock, etc... *). NOTA (*): estas funcionalidades dependen de las necesidades de nuestro cliente, para ello, nosotros nos pondremos en contacto con nuestro cliente, para hacerle una serie de preguntas, y nos explicará cual es la forma de trabajar en el negocio (físico u online), y analizar cual es la mejor opción de uso diario de las herramientas, haciendo una labor de consultoría para la optimización de los procesos. Recomendamos que nos consulten antes de tomar una decisión. Los productos son creados en Prestashop y descargados a Dolibarr de forma manual (haciendo click en un botón) o automática (NOVEDAD), a través de la importación. La gestión del stock se realiza en el ERP/CRM (aprovisionamiento, pedidos a proveedores, etc). La gestión de precios y de cantidades a la venta en el sitio e- commerce se realiza directamente en el ERP. MANUAL ECOMMERCE 2BYTE USO 6

7 Este módulo consigue enlazar la tienda virtual con el ERP, evitando considerablemente el trabajo de duplicidad de datos, y la incomodidad de trasladar los datos de la tienda hacia el sistema de gestión empresarial. En definitiva, le hará ahorrar tiempo y dinero, haciéndole el trabajo de mantenimiento más fácil y sencillo, y todo ello, de forma segura. Más información acerca del módulo: CONFIGURACIÓN DEL SITIO CONFIGURACIÓN DEL SITIO El módulo ecommerce permite administrar varios sitios de comercio electronico desde una instalación Dolibarr. Así mismo también muestra una vista rápida de la actividad de los sitios de comercio electrónico, como últimos pedidos recibidos, volumen de ventas de los últimos doce meses, lista de artículos sin stock, etc. ACCESO A LA CONFIGURACIÓN DEL MÓDULO (1) Como usuario administrador, acceder al menú Inicio (2) Hacer clic en Menús (3) Ir a lapestaña Módulos interfaz (4) Hacer clic en la configuración del módulo Ecommerce CREACIÓN DE UN SITIO MANUAL ECOMMERCE 2BYTE USO 7

8 (1) La pestaña sitios nos permitiá añadir y configurar un nuevo sitio de comercio electrónico (tienda virtual), tendremos que indicar los siguientes parámetros: (2) Nombre del sitio: Nombre que se mostrará en el menú izquierdo para acceder a las funciones de gestión (3) URL: La dirección web del sitio (4) URL de los web services: la dirección web donde se encuentra instalado el módulo en el sitio de comercio electrónico (5) Almacén a usar en Dolibarr para el sitio (6) Límites: Límites máximos para importar categorías, pedidos, clientes y productos para no sobrecargar el servidor (7) Modelo de factura Dolibarr a enviar a Prestashop, siempre que en la configuración del módulo tenga activada la opción "Enviar la factura Dolibarr al sitio del pedido" (8) Categoría de clientes: Categoría Clientes de Dolibarr donde se crearán los clientes importados de del sitio (9) Categoría de clientes potenciales: Categoría de clientes potenciales de Dolibarr donde se crearán los clientes que aún no hayan reallizado compras en el sitio (10) Comercial: Usuario interno de Dolibarr al que se relacionarán los pedidos importados del sitio (11) Guardar los datos introducidos CONFIGURACIÓN DE UN SITIO MANUAL ECOMMERCE 2BYTE USO 8

9 La configuración consiste en importar un cierto número de parámetros del sitio de comercio electrónico e indicar su equivalente en Dolibarr, para realizar la importación: (1) Área de la configuración del sitio (2) Configuración de impuestos (3) Configuración de estados de los pedidos (4) Botón para importar los datos de configuración de Prestashop DATOS DE CONFIGURACIÓN Una vez importados los parámetros del sitio de comercio electrónico, los relacionaremos con los De Dolibarr: MANUAL ECOMMERCE 2BYTE USO 9

10 (1) Los ID de los impuestos (podemos obtener los ID de Dolibarr desde el diccionario de Tasas de IVA, si no tenemos acceso a los diccionarios, consulte estos a su administrador Dolibarr) (2) Estado de los pedidos, tenemos que tener en cuenta que los estados Dolibarr son: Validado (1), En curso (2), Cerrado (3) y Anulado (-1) (1) Correspondencias al procesar pedidos en Dolibarr, enlazaremos los diferentes estados de Dolibarr con el estado que deseemos se clasifique el pedido en Prestashop. (2) Enlazaremos los diferentes métodos de envío con los dados de alta en Dolibarr (3) Proveedores, enlazamos los proveedores de Prestashop y Dolibarr, esto hará que al importar productos nuevos de Prestashop importe los precios de proveedor de los mismos en caso de que tengan asignados. (4) Podremos enlazar grupos de clientes de prestashop con tipos de clientes de Dolibarr GESTIÓN DEL SITIO ÁREA DE GESTIÓN DE UN SITIO El área de gestión de un sitio nos muestra información vinculada a la actividad del sitio de comercio electrónico, encontraremos la mísma información que en el área general del menú tiendas virtuales, pero mostrando solamente la información del sitio seleccionado. MANUAL ECOMMERCE 2BYTE USO 10

11 El menú izquierdo nos dará acceso a la gestión y administración del sitio. RESUMEN DE LA PÁGINA (1) Acceso a la gestión y administración del sitio (2) Gestión del sítio, con menús de acceso a los pedidos, productos, clientes, etc. (3) Botón importación para la importación de nuevos pedidos y clientes (4) Últimos pedidos importados desde el sitio (5) Resumen de ventas anual (6) Productos no disponibles o sin stock (7) Últimos clientes importados y log de importaciones MANUAL ECOMMERCE 2BYTE USO 11

12 GESTIÓN DE PEDIDOS Desde el menú pedidos podremos ver los pedidos importados del sitio, así como gestionarlos. GESTIÓN DE LOS PEDIDOS (1) Acceso a la gestión del sitio (2) Gestión de pedidos (3) Acciones disponibles*: -Validar: Cambia el estado del pedido de borrador a validado (la información será actualizada en el sitio automáticamente) -Anular: El pedido será anulado y no se procesará, será efectiva en Dolibarr y en el sitio (ejemplo: no se ha recibido el pago) -Procesar: El pedido pasará al estado en proceso tanto en dolilbarr como en el sitio -Cerrar: El pedido se clasificará como cerrado en Dolibarr (estado enviado en el sitio) (4) Acceso a la ficha del pedido de Dolibarr (5) Pestañas de filtraje por estados de pedidos en Dolibarr: -En espera: Pedidos a procesar. -En proceso: Pedidos en proceso de envío -A facturar: Pedidos pendientes de facturar -Todos los pedidos MANUAL ECOMMERCE 2BYTE USO 12

13 (6) Acceso a la factura del pedido * Estas acciones pueden realizarse igualmente desde la ficha de los pedidos de Dolibarr MANUAL ECOMMERCE 2BYTE USO 13

14 GESTION DE PRODUCTOS En el menú de gestión de pedidos encontraremos el listado de productos del sitio de comercio electrónico, así como algunas gestiones GESTIÓN DE LOS PRODUCTOS (1) Acceso a la gestión del sitio (2) Gestión de productos (3) En línea: Dejamos disponible o no el producto a la venta en el sitio haciendo clic en los semáforos (semaforo verde=en venta o rojo=fuera de venta) (4) Acciones diponibles: -Modificar: Cambiar algunos valores de los productos (precio, peso, cantidad disponible, etc) en el sitio de comercio electrónico -Actualizar: Importa las nuevas combinaciones de atributos creadas en el sitio e- commerce de un producto dado (5) Importar nuevos productos creados en el sitio (6) Estado de stocks, tanto en el almacén enlazado al sitio ecomerce (Dolibarr) como en el propio sitio (En línea) (7) Pestañas de filtraje por estado de los productos en Prestashop: -En venta: Productos a la venta -En espera: Productos a la espera de venderse MANUAL ECOMMERCE 2BYTE USO 14

15 -No disponibles: Productos no disponibles (desactivados) -Todos los productos: Todos los productos MODIFICACIÓN DE DATOS Para modicar los datos de un producto en el sitio e-commerce: (1) hacemos clic en el botón modificar del producto deseado (2) moficamos los datos deseados (precio, cantidad, peso, categoría del producto en el sitio, proveedor) (3) hacemos clic en el botón enviar Los datos serán actualizados en el sitio de comercio electrónico ENVÍO DE PRODUCTO AL SITIO E-COMMERCE Para enviar un producto creado en Dolibarr al sitio e-commerce deberemos usar el área de pantalla preparada para ello: (1) Indicar la referencia del producto (2) Hacer clic en el botón Añadir HISTORIAL DE IMPORTACIONES Desde el historial de productos podemos tener un seguimiento de posibles problemas en la gestión de los productos. MANUAL ECOMMERCE 2BYTE USO 15

16 Podemos eliminar registros: (1) Seleccionar el registro deseado (también puede usar la opción Todo/Nada para seleccionar/deseleccionar todos los registros mostrados) (2) Hacer clic en el botón Eliminar MANUAL ECOMMERCE 2BYTE USO 16

17 GESTION DE CLIENTES La gestión de clientes nos muestra el listado de clientes creados a partir de pedidos del sitio de comercio electrónico. La importación de un pedido crea un tercero y su contacto si aún no existen en Dolibarr. Las direcciones de envío deben gestionarse en el pedido GESTIÓN DE LOS CLIENTES (1) Acceso a la gestión del sitio (2) Gestión de clientes (3) Acceso a la ficha del cliente MANUAL ECOMMERCE 2BYTE USO 17

18 GESTIÓN DE CATEGORÍAS Desde la gestión de categorías, siempre que tengamos el módulo de categorías activado en Dolibarr y configurado correctamente DoliPresta para que use categorías, podremos relacionar las categorías del sitio de comercio electrónico con las de Dolibarr. De esta manera los productos importados serán relacionados con la categoría Dolibarr dependiendo de la categoría del sitio en la que se encuentren. GESTIÓN DE LAS CATEGORÍAS (1) Acceso a la gestión del sitio (2) Gestión de categorías (3) Acciones disponibles: -Modificar: Relaciona la categoría del sitio con la de Dolibarr -Importar: Crea una categoría no existente en Dolibarr para poder relacionarla con una del sitio e-commerce (4) Acceso a la ficha de la categoría Dolibarr RELACIONAR CATEGORÍAS MANUAL ECOMMERCE 2BYTE USO 18

19 Para relacionar categorías entre Dolibarr y el sitio e-commerce: (1) Hacemos clic en el botón modificar de la categoría deseada (2) Seleccionamos la categoría Dolibarr y hacemos clic en Clasificar NOTAS FINALES FUNCIONALIDADES Existen diversas funcionalidades del módulo adaptables a cada necesidad y configurables desde la configuración del mismo (1) Facturar y liquidar las facturas de los pedidos pagados: Al importar un pedido del sitio e-commerce, si este se encuentra pagado (tarjeta de crédito, paypal, etc), en Dolibarr se validará el pedido, se creará la factura y esta se dará como pagada automáticamente (2) Actualización del stock en línea: Al cambiar el stock de los productos en Dolibarr (ventas fuera del sitio, compras a proveedores, cambios manuales de stock, etc) este será actualizado en el sitio e-commerce (3) Sincronización al modificar en Dolibarr: Al cambiar un precio, la descripción o la referencia del producto en Dolibarr se actualizará el producto en el sitio e-commerce MANUAL ECOMMERCE 2BYTE USO 19

20 (4) Enviar la factura: Al crear la factura de un pedido, enviar esta al sitio e- commerce para que el cliente la pueda descargar (5) Vender productos sin imagen: Permitir añadir productos al sitio e-commerce desde Dolibarr sin que tenga imagen (6) Importación automática de los pedidos: Los pedidos se importarán automáticamente del sitio e-commerce a Dolibarr en el momento de su realización por el cliente, sin necesidad de importarlos manualmente MANUAL ECOMMERCE 2BYTE USO 20

21 FIN Continuamos mejorando este módulo externo de Dolibarr. Puede comunicarnos sus impresiones e ideas, nos ayudará a mejorar las próximas versiones del módulo. Si encuentra dificultades o errores, pónganos al corriente de ello, para solucionar el problema en lo más breve posible. Más abajo aparece el de contacto. Si necesita ayuda, consejos o formación, póngase en contacto con nosotros, para que estudiemos su caso, y así ofrecerle la mejor solución a su negocio. Mail de contacto: info@2byte.es Muchas gracias por confiar en nosotros. Equipo 2byte.es MANUAL ECOMMERCE 2BYTE USO 21