GUÍA DE INSTALACIÓN Y ADMINISTRADOR

Transcripción

1 GUÍA DE INSTALACIÓN Y ADMINISTRADOR

2 Guía de usuario 3

3 Contenido INTRODUCCIÓN... 6 Requisitos del sistema GUÍA DE INSTALACIÓN Auto arranque Instalación de la base de datos El instalador Instalar fuentes de datos Instalar base de datos Protocolos de red- (TCP/IP) Reiniciar el sistema Cambiar clave de usuario principal Crear empresa de prueba Crear Empresa Borrar empresa Instalación del Cliente de la aplicación Instalación del programa de gestión Creación de puesto Fin de la instalación GUÍA DE ADMINISTRADOR Inicio Selección de empresa Pantalla principal del administrador Impresión Mantenimiento de ficheros maestros Almacenes Formas de Pago Formas de Envío Proveedores Familias de Almacén Productos-Materia Prima Composición Ventas Composición Fabricación Movimientos de Almacén Guía de usuario 4

4 3.1 Compras Devolución Compra Entrada por Recuento Salida por Recuento Ventas Consumo Interno Fabricación Salida Mermas Traspaso Almacenes Facturación de Compras Facturación Control de pagos Cierre de Ventas Inventarios Pedidos Bolsa de Productos Pedido a Proveedores Auxiliares Permisos Informes Parámetros Agradecimientos Notas Finales Guía de usuario 5

5 INTRODUCCIÓN Requisitos del sistema. Procesador: Pentium III o superior. Velocidad de la CPU 500 Mhz (Recomendado 1Ghz) Teclado y ratón. Disco duro: 2Gb. RAM: 192 Mb (Recomendado 512 Mb). Lector de CD-ROM o DVD-ROM. Resolución de pantalla: 256 Colores y 800 x 600 píxeles. Sistema Operativo: Windows 98 segunda edición, Windows 2000 o Windows XP Y Windows Server Nota Asegúrese de que su ordenador cumple con los requisitos mínimos, si no fuese así consulte con su distribuidor. Guía de usuario 6

6 GUÍA DE INSTALACIÓN Guía de usuario 7

7 1. Auto arranque Cuando se introduce el CD-ROM de Almacén en la unidad lectora, de forma automática (si está habilitado) aparecerá la ventana de instalación. Si no aparece la ventana de instalación haga clic en inicio, ejecutar. Introduzca la letra de la unidad seguida de :\autorun.exe y pulse intro. Ejemplo: D:\autorun.exe. Lo primero que podemos observar es la elección del tipo de instalación que deseamos, si seleccionamos la opción Un equipo, las ventanas de Base de Datos y Cliente estarán habilitadas, ya que ambas partes deberán ser instaladas. Si seleccionamos la opción Varios equipos y marcamos la casilla de Equipo Secundario, solo aparecerá habilitada la ventana de Cliente, toda instalación de varios equipos debe tener al menos un equipo que no sea secundario. El botón Base de datos lanzará el programa para instalar el motor de bases de datos, y gestionar las empresas, así como también podrá configurar la red y claves de usuario. El botón Cliente instalara el modulo de Almacén. El botón de Manual de Instalación sirve para obtener este mismo manual de uso en formato virtual. El botón Instalar Visualizador nos instalara en nuestro equipo el software necesario para visualizar este manual online, en caso de no disponer de el. Guía de usuario 8

8 2. Instalación de la base de datos. Una vez pulsado el botón de Base de datos el asistente le guiará a través del proceso de instalación. Haga clic en Siguiente para ir avanzando en la instalación del software. Cuando aparezca esta pantalla el asistente le solicitará que le indique la ruta en la que se desea instalar la aplicación, proporcionando una por defecto C:\RMSuite\. En el caso que desee modificarla haga clic en Cambiar y pulse en Siguiente. Guía de usuario 9

9 Una vez aceptado el paso anterior el asistente procederá a la copia de los archivos necesarios y realizará la instalación del software. El asistente le informará cuando la instalación se complete satisfactoriamente y ofrece la posibilidad de lanzar la aplicación directamente. Si no decide lanzarla automáticamente ésta se encuentra en: Menú Inicio -> Programas -> RestMaster suite -> Instalador Almacén. Guía de usuario 10

10 3. El instalador. En esta pantalla usted tendrá que ir pulsando sobre cada una de las opciones que aparecen según sus necesidades. A continuación les explicaremos la finalidad de cada opción. 3.1 Instalar fuentes de datos Este paso solo será recomendable si sistema operativo es inferior a Windows 2000(Windows 98 Segunda Edición) en cuyo caso se lanzara un asistente de actualización de Microsoft para el correcto funcionamiento de las bases de datos. En caso contrario esta opción está deshabilitada. 3.2 Instalar base de datos Al hacer clic en Instalar base de datos se lanza el asistente de Microsoft SQL Server de instalación automática. Una vez terminado de instalar, el asistente pedirá que se reinicie el equipo, siendo muy aconsejable. Este proceso es lento y puede tardar varios minutos. Guía de usuario 10

11 3.3 Protocolos de red- (TCP/IP) Para que Microsoft SQL Server funcione bien, debe habilitar la función TCP/IP. Para ello debe seleccionar TCP/IP en la lista de la izquierda y pulsar Habilitar >> y a continuación aceptar. Para que los cambios surtan efecto es necesario reiniciar el equipo. 3.4 Reiniciar el sistema Para asegurarse de que el motor de base de datos esta funcionando correctamente es necesario reiniciar su ordenador. Una vez hecho esto, deberá ejecutar el programa Instalador nuevamente, desde el CD o desde el menú de inicio de Windows. Menú Inicio -> Programas -> RestMaster suite -> Instalador Almacén. Deberíamos estar ubicados de nuevo en la pantalla que se muestra en el punto 3. Guía de usuario 11

12 3.5 Cambiar clave de usuario principal Para cambiar la clave para el usuario principal, se ha de tener en cuenta que por defecto Microsoft SQL Server crea un usuario sa y como clave se le ha establecido usupas. Para cambiar esta clave introduzca en Password la antigua contraseña ( usupas por defecto) y en Nuevo Password la clave que desee asignarle al usuario principal y presione Cambiar Password Este paso solo será necesario si tiene una aplicación anterior que trabaja con Microsoft SQLserver y tiene una clave distinta configurada. 3.6 Crear empresa de prueba Para crear una empresa de prueba, la aplicación pedirá la carpeta en la que se almacenaran sus datos, es el Directorio de datos*, si se desea cambiar el que aparece por defecto puede escribirse manualmente o buscarse mediante el botón en forma de carpeta amarilla anexo. El apartado servidor deberá rellenarse con el acceso al servidor de base de datos (IP o nombre de equipo) por defecto (local). Guía de usuario 12

13 En tamaño B.D especificaremos el tamaño de memoria que queremos dedicar a la base de datos. En la empresa de prueba no puede modificarse y viene relleno por defecto a 10 M. Por último será necesario un nombre de usuario y una contraseña para el mismo. Una vez rellenados todos los campos, pulsando el botón Crear Empresa, tras validar la información, el programa realiza las operaciones necesarias. El botón Salir nos lleva de vuelta al menú principal. Una vez concluido este proceso el instalador pedirá que se seleccione la impresora por defecto para la impresión de las facturas o ticket. Seleccione alguna de las impresoras que aparecen y pulse aceptar. *Si la ruta introducida no existe, el programa sugerirá su creación antes de proceder con la creación de las bases de datos. 3.7 Crear Empresa El proceso de creación de una empresa idéntico al explicado en el apartado 3.6 aunque en este caso, también hemos de escribir el nombre de la empresa y el tamaño de la base de datos, tendremos que asegurar que la memoria asignada es suficiente para todos nuestros datos Una vez rellenados todos los campos, pulsando el botón Crear Empresa, tras validar la confirmación, el programa realiza las operaciones necesarias. El botón Salir nos lleva al menú principal. Si al ruta no existe, el programa sugerirá su creación antes de de proceder a la creación de la base de datos. Al introducir el nombre de la empresa procure no utilizar caracteres especiales tales como signos de admiración, de interrogación, de puntuación o espacios en blanco. 3.8 Borrar empresa Para Borrar una empresa es necesario indicar el servidor (IP o nombre del equipo) en el que se encuentra la base de datos, el nombre de usuario y la contraseña asociada. Pulsando el botón Lista de Empresas la aplicación comprobará si existen empresas en ese servidor con ese nombre de usuario. Guía de usuario 13

14 Una vez realizada la comprobación, podrá ver esas empresas y seleccionar la que desea borrar, pulsando el botón Borrar Empresa. De nuevo el botón Salir vuelve al menú principal 4. Instalación del Cliente de la aplicación. Si usted no ha tenido que reiniciar el ordenador durante el proceso anterior usted estará nuevamente frente a la ventana del instalador, en la misma pantalla que en el apartado 1. en caso contrario deberá volver a hacer doble clic sobre el icono de su CD para reiniciar el instalador. Dado que el proceso de instalación del motor de base de datos ha finalizado hemos de continuar con la instalación de la aplicación cliente. El botón Cliente lanzará el programa para instalar la aplicación cliente, que en nuestro caso es la aplicación de control de almacén. 4.1 Instalación del programa de gestión De nuevo, un asistente le guiará a través del proceso de instalación, en este caso del programa cliente Almacén. Pulse Siguiente para iniciar el proceso de instalación. Guía de usuario 14

15 Cuando aparezca esta pantalla el asistente le solicitará que le indique la ruta en la que se desea instalar la aplicación, proporcionando una por defecto C:\RMSuite\. En el caso que desee modificarla haga clic en Cambiar y pulse en Siguiente. Una vez aceptado el paso anterior el asistente procederá a la copia de los archivos necesarios y realiza la instalación del software El asistente le informará cuando la instalación se complete satisfactoriamente y ofrece la posibilidad de lanzar la aplicación directamente. Si no decide lanzarla automáticamente ésta se encuentra en: Menú Inicio -> Programas -> RestMaster suite -> Crear Puesto Almacén. Guía de usuario 15

16 4.2 Creación de puesto La creación del puesto implica el enlace de nuestra aplicación con la base de datos creada anteriormente. Tendremos que seleccionar el servidor en el que hemos instalado la base de datos, si es nuestra propia máquina pondremos (LOCAL) tal y como aparece en la imagen. El usuario por defecto es sa y la contraseña usupas. Tras introducir estos datos pulsaremos el botón Conectar y se realizará una prueba de enlace con el servidor de Base de Datos. Si ha aparecido algún error revisaremos lo datos introducidos y volveremos a probar con el botón Conectar. Si no ha aparecido ningún error de conexión aparecerá un mensaje de Empresas cargadas y al desplegar la lista de Empresas se mostraran las empresas creadas en nuestra base de datos, seleccionaremos aquella a la que queremos conectar nuestro programa y pulsaremos el botón Crear Puesto. Si se ha realizado la operación correctamente aparecerá un mensaje indicando Alias creado correctamente. Repetiremos la acción de Crear Puesto con todas las empresas que deseemos utilizar desde nuestra aplicación. * Cada vez que creemos una nueva empresa hemos de volver a realizar la acción de crear puesto para que la nueva empresa sea accesible desde nuestra aplicación. Guía de usuario 16

17 5. Fin de la instalación. Una vez realizado el paso anterior nuestro programa de ventas estará instalado y en el menú de inicio de Windows aparecerá de la siguiente manera: La imagen presentada representa un sistema operativo Windows XP y puede diferir parcialmente de otros sistemas operativos. Guía de usuario 17

18 GUÍA DE ADMINISTRADOR Guía de usuario 18

19 1. Inicio. Para iniciar nuestro punto de venta con el Administrador, debemos buscar el icono del programa y hacer doble clic sobre él. Por defecto podemos encontrar este icono en: Menú Inicio -> Programas -> RestMaster suite -> Almacén. Si es la primera vez que ejecutamos nuestro módulo Almacén, aparecerá la pantalla de validación de autorización, que completaremos con la clave que nos ha sido asignada 1.1 Selección de empresa Para poder comenzar a trabajar con la aplicación de Almacén es necesario haber creado una o varias empresas (Ver guía de instalación). Es posible tener más de una empresa creada, de esta forma puede tener una empresa de pruebas y otra real que nos permita ir ejercitándonos en la aplicación sin modificar los datos reales de facturación. Para iniciar el trabajo con una determinada empresa debemos hacer clic sobre la empresa deseada y esta se iluminará en azul. Una vez iluminada la empresa pulsaremos el botón aceptar. Guía de usuario 19

20 Validación del usuario y clave de acceso. Para acceder al administrador hemos de introducir nuestro número de usuario y la clave de acceso. Por defecto el usuario es 1 y la clave de acceso en blanco. 1.2 Pantalla principal del administrador En la pantalla principal del Almacén tenemos accesos a todos los ficheros maestros necesarios para configurar el programa. Esta pantalla se divide en diversas zonas según su funcionalidad; Mantenimiento de ficheros. Mantenimiento de Almacén. Facturación. Inventario. Auxiliares. Para salir de la aplicación pulsaremos el botón salir en la esquina inferior derecha. 1.3 Impresión La mayoría de los formularios que aquí se describen disponen del botón imprimir, este, lo que hará será abrirnos un informe por pantalla sobre el formulario que se esta utilizando directamente, o bien mostrar una pantalla con una serie de opciones para la ordenación de ese informe según nuestras preferencias. Guía de usuario 20

21 2. Mantenimiento de ficheros maestros. 2.1 Almacenes Este fichero nos permite crear y configurar los datos de los almacenes que utilizamos para nuestro negocio, podemos crear tantos almacenes como necesitemos, y configurar cada uno de ellos de manera individual. Para crear un nuevo almacén: Pulsamos sobre el botón Nuevo. Almacén. Daremos aquí una clave numérica que será asignada al nuevo almacén, este número no debe existir ya en otro almacén, si ocurre esto la aplicación se bloqueara y no nos dejara grabar nuestro nuevo almacén. Descripción. Introducimos aquí el nombre por el que será identificado el almacén. Datos del almacén. Rellenamos los distintos campos alfanuméricos que servirán para disponer de la información necesaria sobre el almacén. Dirección, Población, Provincia, Teléfono, Fax y son los datos que podremos rellenar. Seleccionaremos si el nuevo almacén soporta rotura de stock o no marcando la opción Admite Rotura de Stock, si marcamos la opción, los productos de nuestro almacén podrán descender por debajo de cero cuando hagamos ventas con ellos, esto nos servirá en el caso que no llevemos el stock del almacén actualizado al día y podamos haber realizado entradas aún no registradas. Finalmente pulsamos el botón Grabar. Podemos también modificar almacenes ya existentes, haciendo clic sobre ellos y modificando los parámetros que necesitemos, para borrar un almacén lo seleccionamos y pulsamos el botón Borrar. Guía de usuario 21

22 Este fichero nos permite también visualizar el stock existente en cada uno de nuestros almacenes pulsando sobre el botón Visualizar Stock de Productos. Para añadir un nuevo producto a nuestro almacén: Pulsamos sobre el botón Nuevo. En Producto haremos clic sobre el icono situado a la derecha, para seleccionar entre un listado completo de todos los productos que tengamos definidos en la aplicación Almacén en el fichero maestro Productos-Materias Primas, podemos realizar una búsqueda haciendo clic sobre la columna que contiene el parámetro sobre el que vamos a buscar y luego escribiendo en la barra de la parte superior de la pantalla, y pulsando Procesar Búsqueda. Haremos clic sobre el que queramos añadir a nuestro almacén y pulsaremos Seleccionar. Stock Máximo y Stock Mínimo. Con estos dos parámetros podemos dar una referencia sobre la cantidad máxima y mínima del producto que queremos que halla en el almacén, nos servirán para poder planificar mejor la compras de productos. Localización. Podemos indicar una aproximación de la localización del producto dentro del almacén. Precio Costo. El precio al que adquirimos el producto en la última compra que hicimos de él. Precio Costo Medio. Hace referencia al precio medio que tiene este producto, en el caso en que se hallan realizado varias compras y a distinto precio cada una, la aplicación calcula este valor de manera automática para ayudarnos a gestionar nuestras ventas, pero aquí podemos inicializar su valor o realizar un reajuste si así lo deseamos. Finalmente pulsamos el botón Grabar. Podemos también modificar productos ya existentes, haciendo clic sobre ellos y modificando los parámetros que necesitemos, para borrar un producto lo seleccionamos y pulsamos el botón Borrar. Guía de usuario 22

23 2.2 Formas de Pago En este fichero podemos definir las distintas formas de pago que utilizaremos para pagarle a nuestros distribuidores. Para añadir una nueva forma de pago a nuestra aplicación: Pulsamos sobre el botón Nuevo. Forma de Pago. Aquí es donde indicamos el nombre que recibirá en nuestra aplicación la nueva forma de pago. Descripción. Podemos dar aquí una breve descripción de la forma de pago que estamos definiendo. En la parte de derecha de la pantalla podemos añadir los distintos plazos en los que pagaremos con esta nueva forma de pago, indicamos el plazo de días en que se realizará un cierto porcentaje del pago, con los parámetros Días y Porcentaje, podemos añadir tantos plazos como queramos, pero el total de los porcentajes de todas las líneas deben sumar el 100% del pago. Podemos borrar una línea existente seleccionándola y pulsando el botón Borrar Línea. Contado. Si marcamos esta opción, al utilizar esta forma de pago y llegar los día que hemos indicado de plazo, el pago se descontara automáticamente de nuestro saldo. De lo contrario, debemos confirmar el pago que vamos a realizar en Control de Pagos. Confirmar vencimiento. Cuando vamos ha hacer un pago la aplicación calculara de manera automática según los días y los porcentajes introducidos los distintos pagos que se van a realizar, si queremos que con esta forma de pago estos valores no se asignen automáticamente, si no que haya que confirmarlos, debemos marcar esta casilla. Guía de usuario 23

24 Finalmente pulsamos el botón Grabar. Podemos también modificar Formas de Pago ya existentes, haciendo clic sobre ellas y modificando los parámetros que necesitemos, para borrar una Forma de Pago, lo seleccionamos y pulsamos el botón Borrar. 2.3 Formas de Envío En este fichero podemos definir las distintas formas de envío que utilizarán nuestros proveedores para mandarnos la mercancía. Para añadir una nueva forma de envío a nuestra aplicación: Pulsamos sobre el botón Nuevo. Forma de Envío. Definimos aquí el código que tendrá asignado nuestra nueva forma de envío. Descripción. Podemos dar aquí una breve descripción de la forma de envío que estamos definiendo. Finalmente pulsamos el botón Grabar. Podemos también modificar Formas de Envío ya existentes, haciendo clic sobre ella y modificando los parámetros que necesitemos, para borrar una Forma de Envío, la seleccionamos y pulsamos el botón Borrar. Guía de usuario 24

25 2.4 Proveedores En este fichero maestro podremos tener guardados los datos de nuestros proveedores: Para añadir una nueva forma de envío a nuestra aplicación: Pulsamos sobre el botón Nuevo. Proveedor. Es el código con el que distinguiremos al proveedor, debe ser único, la aplicación no permitirá que se asigne un código numérico ya existente. Si queremos buscar un proveedor en concreto podemos pulsar sobre el icono situado a la derecha para ir a un formulario de búsqueda, podemos realizar una búsqueda haciendo clic sobre la columna que contiene el parámetro sobre el que vamos a buscar y luego escribiendo en la barra de la parte superior de la pantalla, y pulsando Procesar Búsqueda. Haremos clic sobre el que queramos añadir a nuestro almacén y pulsaremos Seleccionar. En Empresa indicaremos el nombre fiscal de la empresa proveedora, Nombre para su nombre de empresa, y en Contacto indicaremos el nombre de la persona con la que se suele negociar las compras. Datos del Proveedor. Rellenamos los distintos campos alfanuméricos que servirán para disponer de la información necesaria sobre el Proveedor. Dirección, Población, Provincia, DNI, Teléfono, Fax y son los datos que podremos rellenar. Seleccionamos la Forma de Pago, Forma de Envío y Almacén al que se llevara la compra, estos se aplicaran como valores por defecto, pero podrán ser cambiados en cada compra que realicemos. Guía de usuario 25

26 Podemos marcar la opción de IVA incluido si queremos que el IVA aparezca desglosado en el informe de las compras con el proveedor, también será un valor por defecto y podremos cambiar este parámetro en cada compra. Por último podemos añadir unas anotaciones a cada proveedor como campo de texto libre. Finalmente pulsamos el botón Grabar. Podemos también modificar Proveedores ya existentes, haciendo clic sobre ellos y modificando los parámetros que necesitemos. Para borrar un proveedor, lo seleccionamos y pulsamos el botón Borrar, aunque esto no es muy recomendable ya que probablemente el proveedor tendrá una serie de compras asociadas, utilizaremos el botón Dar de Baja para eliminar a un proveedor de nuestro sistema de negocios aunque aún se siga manteniendo en nuestra base de datos, y solo tendríamos que pulsar el mismo botón (que ahora aparecerá como Dar de Alta) para darle de alta cuando queramos si fuera necesario. 2.5 Familias de Almacén En este fichero maestro es donde crearemos las distintas familias, que serán la manera de clasificar todos los productos presentes en nuestro almacén, es importante una planificación minuciosa de la creación de famitas, para mantener un correcto orden entre nuestros artículos. Para crear una nueva familia de almacén: Pulsar el botón Nuevo. Familia. Es el código numérico que se asignara a la familia que estamos definiendo, la aplicación no permitirá aplicar un código que ya exista en otra familia. Guía de usuario 26

27 Descripción. Aquí podemos incluir una breve descripción de la familia que estamos creando. Finalmente pulsamos el botón Grabar. Podemos también modificar Familias ya existentes, haciendo clic sobre ella y modificando los parámetros que necesitemos, para borrar una Familia, la seleccionamos y pulsamos el botón Borrar. 2.6 Productos-Materia Prima Aquí en este fichero es donde definiremos los productos que existen en su almacén así como sus principales características. Para poder añadir un nuevo producto: Pulsamos sobre el botón Nuevo. Producto es el código numérico que asignaremos al producto, la aplicación no nos permitirá asignar un código numérico ya existente en otro producto. Descripción. Podemos incluir aquí una pequeña descripción del producto que estamos añadiendo. En la pestaña General tenemos la siguiente información: Familia. Añadimos aquí a la familia de almacén a la que pertenece el producto, podemos seleccionar cualquiera de las familias creadas en el apartado 2.5 pulsando sobre el icono de la derecha. Comp. Fabricación. Este apartado aparecerá relleno de manera automática si el producto que tenemos seleccionado forma parte de una composición de fabricación, se verá en el apartado 2.7, e indicará a cual de ellas pertenece. Guía de usuario 27

28 Producto Cabecera. Este apartado nos permite agrupar distintos productos de carácter más específico, aunándolos en un solo producto de almacén más general. Por ejemplo podemos tener definidos en nuestra aplicación diferentes marcas de aceites, con sus distintos proveedores y precios, pero formarían parte de un producto de cabecera aceite genérico de forma que cada vez que se consumiera el aceite de cualquier marca o tipo de envase disminuyera nuestra reserva de aceite general. Para los productos que tienen un producto de cabecera debemos dejar en blanco la casilla de Control de stock. Tipo de IVA. Indicamos el tipo de IVA que se aplica cuando compramos este producto, podemos seleccionar entre los tipos de IVA definidos en el Administrador de RestMaster pulsando sobre el icono de la derecha. Control de Stock. Marcamos esta casilla si queremos que la aplicación descuente o aumente nuestra reserva en el almacén cada vez que se haga una compra o una venta, si no la marcamos el producto no será sometido a este control. Podemos además indicar la unidad en la que vamos a contar nuestros productos en el almacén, para ello en el apartado Unidades damos la conversión entre la unidades en las que compramos el producto y la unidad que queremos que sea nuestra medida en el almacén, la conversión siempre tomará como la referencia la unidad de compra. Por ejemplo podemos comprar un producto por garrafas y querer almacenar por litros, en ese caso indicaríamos que una garrafa contiene cinco litros de nuestro producto. Factor de Conversión Producto de cabecera. Este apartado solo será necesario si nuestro producto tiene un producto de cabecera, como explicamos antes. Introduciremos un valor numérico que multiplicara la unidad de inventario del producto para adaptarlo a la unidad del producto de cabecera. Por ejemplo si vendemos una garrafa de aceite de 4 litros y la unidad de su producto de cabecera es el aceite genérico es de 2 litros el factor de conversión sería de 0,5 ya que la garrafa es el equivalente a dos unidades básicas de aceite (4 X 0,5 = 2). Para borrar un producto, lo seleccionamos y pulsamos el botón Borrar, aunque esto no es muy recomendable ya que probablemente el producto tendrá una serie de compras asociadas, utilizaremos el botón Dar de Baja para eliminar a un producto de nuestro sistema de negocios aunque aún se siga manteniendo en nuestra base de datos, y solo tendríamos que pulsar el mismo botón (que ahora aparecerá como Dar de Alta) para darle de alta cuando queramos si fuera necesario. Guía de usuario 28

29 En la pestaña Inventario tenemos la siguiente información: Podremos visualizar en que almacenes de los definidos en la aplicación, véase apartado 2.1 aparece este producto, y cual es el stock actual, así como el resto de la información de información sobre este producto, stock máximo, Localización, etc. En la pestaña Proveedores tenemos la siguiente información: Podemos visualizar los tres primeros proveedores del producto seleccionado, podemos cambiarlos pulsando sobre el icono de la derecha del nombre del Proveedor, y aparecerá un menú de selección en el que podremos seleccionar cualquiera de los proveedores que tenemos definidos en nuestra aplicación. Podemos realizar una búsqueda haciendo clic sobre la columna que contiene el parámetro sobre el que vamos a buscar y luego escribiendo en la barra de la parte superior de la pantalla, y pulsando Procesar Búsqueda. Haremos clic sobre el que queramos añadir a nuestro almacén y pulsaremos Seleccionar. Podemos definir también los precios por defecto a los que le compraremos a cada proveedor el producto seleccionado, aunque en cada compra podremos modificarlo, así como la unidad en la que compraremos el producto, para esto disponemos de un menú desplegable con las unidades definidas en la pestaña General. Abajo aparecerá en el apartado Última Compra, el nombre del último proveedor al que le hemos comprado el producto. Finalmente pulsamos el botón Grabar. Guía de usuario 29

30 2.7 Composición Ventas En este fichero maestro podemos definir las composiciones de productos del almacén, estas composiciones consisten en la formación de otros productos a partir de las materias primas en el almacén, estos productos compuestos descontaran los productos de los que están compuestos de nuestro almacén en el momento en que se realiza la venta, hasta entonces los productos estarán almacenados de manera independiente. Para crear una nueva composición venta: Pulsamos el botón Nuevo. En Composición definiremos la clave numérica que se asignará a la nueva composición la aplicación no permitirá claves en blanco ni que coincidan con otras ya existentes en otras composiciones. Descripción. Aquí podemos hacer una breve descripción de la composición que estamos definiendo. Cantidad. Indicamos la cantidad de porciones vendibles que obtenemos de una sola composición, una vez realizada la composición podemos vender esta cantidad de ella antes de tener que componer otra. Composición auxiliar. Podemos indicarle a la aplicación que se trata de una composición auxiliar, es decir una composición que no se vende por si misma, pero que sirve para elaborar otras composiciones. En la parte inferior izquierda de la pantalla tenemos la tabla de los productos que forman la composición, no tenemos mas que hacer clic sobre ella e indicar el código y la cantidad del producto que queremos añadir, si ya hubiera productos añadidos a la composición, para añadir uno nuevo solo tenemos que seleccionar el último y pulsar en el teclado direccional abajo. Podemos seleccionar un producto y eliminarlo pulsando sobre el botón Borrar Producto. Guía de usuario 30

31 En la parte inferior derecha de la pantalla tenemos la tabla de las composiciones auxiliares que forman la composición, no tenemos mas que hacer clic sobre ella e indicar el código y la cantidad del producto que queremos añadir, si ya hubiera composiciones auxiliares añadidas a la composición, para añadir una nuevo solo tenemos que seleccionar la último y pulsar en el teclado direccional abajo. Podemos seleccionar una composición auxiliar y eliminarlo pulsando sobre el botón Borrar Auxiliar. Finalmente pulsamos el botón Grabar. Podemos también modificar composiciones ya existentes, haciendo clic sobre ella y modificando los parámetros que necesitemos, para borrar una composición, la seleccionamos y pulsamos el botón Borrar. 2.8 Composición Fabricación En este fichero maestro podemos definir las composiciones de productos del almacén, estas composiciones consisten en la formación de otros productos a partir de las materias primas en el almacén, se diferencia del apartado anterior en que estos productos compuestos descontaran los productos de los que están compuestos de nuestro almacén en el momento en que se fabrican, y esta fabricación se realiza directamente en el almacén. Para crear una nueva composición venta: Pulsamos el botón Nuevo. En Composición definiremos la clave numérica que se asignará a la nueva composición la aplicación no permitirá claves en blanco ni que coincidan con otras ya existentes en otras composiciones. Descripción. Aquí podemos hacer una breve descripción de la composición que estamos definiendo. Guía de usuario 31

32 Cantidad. Indicamos la cantidad de porciones vendibles que obtenemos de una sola composición, una vez realizada la composición podemos vender esta cantidad de ella antes de tener que componer otra. Composición auxiliar. Podemos indicarle a la aplicación que se trata de una composición auxiliar, es decir una composición que no se vende por si misma, pero que sirve para elaborar otras composiciones. En la parte inferior central de la pantalla tenemos la tabla de los productos que forman la composición, no tenemos mas que hacer clic sobre ella e indicar el código y la cantidad del producto que queremos añadir, si ya hubiera productos añadidos a la composición, para añadir uno nuevo solo tenemos que seleccionar el último y pulsar en el teclado direccional abajo. Podemos seleccionar un producto y eliminarlo pulsando sobre el botón Borrar Producto. En la parte inferior de la pantalla tenemos la tabla de las composiciones auxiliares que forman la composición, no tenemos mas que hacer clic sobre ella e indicar el código y la cantidad del producto que queremos añadir, si ya hubiera composiciones auxiliares añadidas a la composición, para añadir una nuevo solo tenemos que seleccionar la último y pulsar en el teclado direccional abajo. Podemos seleccionar una composición auxiliar y eliminarlo pulsando sobre el botón Borrar Auxiliar. Finalmente pulsamos el botón Grabar. Podemos también modificar composiciones ya existentes, haciendo clic sobre ella y modificando los parámetros que necesitemos, para borrar una composición, la seleccionamos y pulsamos el botón Borrar. Guía de usuario 32

33 3. Movimientos de Almacén. En esta sección de la aplicación Almacén es donde podremos realizar las funciones principales de nuestro almacenaje, mediante albaranes, abonos e inventarios tendremos siempre la composición de nuestro almacén preparada para las necesidades de nuestro negocio. 3.1 Compras En este modulo es donde realizaremos las compras de productos y materias primas a nuestros proveedores, para ello cumplimentaremos los albaranes de compras que llevarán toda la información sobre la compra realizada. En el momento en que añadimos un albarán a nuestra aplicación el stock del almacén será automáticamente actualizado, en esta misma sección podemos facturar los albaranes o dejarlos como pendientes. Podemos seleccionar un albarán ya existente para su modificación introduciendo su código en Albarán o buscándolo pulsando sobre el icono de la derecha de este apartado, aparecerá un tabla con todos los albaranes existentes, podemos realizar una búsqueda haciendo clic sobre la columna que contiene el parámetro sobre el que vamos a buscar y luego escribiendo en la barra de la parte superior de la pantalla, y pulsando Procesar Búsqueda. Haremos clic sobre el que queramos añadir a nuestro almacén y pulsaremos Seleccionar. Si no vamos a modificar un albarán sino que vamos a añadir uno nuevo, dejaremos Albarán en blanco y la aplicación lo rellenara de manera automática con el próximo número disponible. Añadimos la Fecha de Albarán introduciéndola manualmente o pulsando sobre el icono de la derecha en forma de calendario que nos permite elegir entre las fechas del calendario. Guía de usuario 33

34 Seleccionamos al Proveedor con el que queremos realizar las compras. Bien podemos escribir su nombre directamente o pulsar el icono de la derecha que nos lleva a una tabla con todos los proveedores donde podemos realizar una búsqueda semejante a la explicada anteriormente en Albaran. Almacén, Forma de Envío, Forma de Pago y la opción Precio con IVA incluido, se rellenaran de manera automática en función del Proveedor que hemos seleccionado ya que estas opciones por defecto las definimos cuando añadimos el proveedor, véase apartado 2.4. Aún así podemos modificar cualquiera de las opciones de manera manual o accediendo al formulario con todas las opciones definidas en el sistema mediante el icono de la derecha de cada apartado, salvo en el caos de IVA incluido done solo tendremos la opción de marcar o desmarcar. Referencia. Introduciremos una referencia para su búsqueda posterior, tiene carácter opcional. Para generar el albarán la aplicación nos ofrece dos opciones, que se encuentran en la parte superior derecha de la pantalla del formulario: Generar albarán por proveedor. Llegaremos a un formulario donde estarán todos los productos que en su definición en la aplicación tiene asignado el proveedor que al que pertenece este albarán, véase apartado 2.6. En la parte inferior de esta pantalla podemos elegir entre dos opciones de ordenación para ver como se muestran los productos en esta pantalla, Ordenado por Producto u Ordenado por Descripción. Haremos clic sobre el producto que queramos añadir al albarán y pulsamos el botón Marcar, si queremos desmarcar un producto no tenemos más que pulsar el botón Desmarcar con el producto seleccionado. Una vez añadimos todos los productos que queramos pulsamos sobre el botón Generar Albarán. Podemos anular el proceso pulsando Cancelar. Guía de usuario 34

35 Generar albarán última entrada. Llegaremos a un formulario dividido en dos partes, en la parte superior aparecerá un listado de las últimas compras que se le hicieron al proveedor seleccionado, aparecerán por defecto los diez últimos pero podemos modificar este número introduciendo un nuevo número en el apartado de la parte superior derecha de la pantalla y pulsando el botón Procesar, podemos seleccionar cualquiera de estos pedidos y en la parte inferior de la pantalla nos aparecerá de que estaba compuesto este pedido. Una vez que hayamos seleccionado la compra que queramos pulsamos Generar Albarán para generar una copia exacta de la compra seleccionada. En la parte central de la pantalla de este modulo aparecerán los productos incluidos en el albarán, aparecerán los productos que se hayan generado en el albarán directamente o estará vacío y podremos generarlo manualmente. Para añadir productos al albarán solo tenemos que seleccionar el campo producto y escribir el código del producto que queramos añadir, o bien pulsar el icono de la derecha para que aparezca un formulario con todos los productos definidos en la aplicación. Podemos realizar una búsqueda haciendo clic sobre la columna que contiene el parámetro sobre el que vamos a buscar y luego escribiendo en la barra de la parte superior de la pantalla, y pulsando Procesar Búsqueda. Haremos clic sobre el que queramos añadir a nuestro almacén y pulsaremos Seleccionar. Si ya tenemos añadidos productos bien por la generación automática o porque los hayamos añadido nosotros manualmente, para añadir otro mas tenemos que hacer clic sobre el último producto de la tabla y pulsar hacia abajo en el teclado direccional para que aparezca un nuevo registro. Una vez añadidos todos los productos que queramos comprar solo tenemos que completar sus datos rellenando los campos Cantidad y Precio, este último vendrá relleno por defecto según el precio establecido en el Proveedor si lo hubiese pero puede ser modificado. Podemos también cambiar la unidad de compra, dejándonos escoger entre las unidades definidas en el producto, añadir un descuento como porcentaje o como total, escogiendo entre Porcentaje o Importe en un menú desplegable del campo descuento, y seleccionar el tipo de IVA que queremos aplicarle d entre los definidos en el administrador de RestMaster. Todo esto se encuentra en la tabla de los productos. Guía de usuario 35

36 Para eliminar un producto del albarán solo tenemos que seleccionarlo y pulsar el botón B.Línea. Otras funciones de las que disponemos en este modulo son: Con el botón Nuevo podemos inicializar en blanco todos los campos del formulario. Si queremos eliminar un albarán pulsamos el botón Borrar, esta opción no es recomendable ya que puede haber algunas compras pendientes de facturar o de pagar. En la parte inferior de la pantalla disponemos de la Descripción del producto que tengamos seleccionado en cada momento, así como información sobre el stock total del producto en el almacén y el stock que le tenemos definido como mínimo al producto para ayudarnos a orientar de manera correcta nuestras compras. El botón Ver totales abrirá una ventana auxiliar de consulta para ver el total del albarán. En la parte superior derecha de la pantalla disponemos de unos botones en forma de flechas que nos permitirán navegar por todos los albaranes existentes, según su orden la funcionalidad de estos botones es: ir al primer albarán, ir al anterior, ir al siguiente e ir al último. La pantalla de compras también nos permite facturar el albarán de manera directa, para ellos solo tenemos que asegurarnos que el albarán esta relleno de manera correcta y pulsar el botón Facturar. Aparecerá la pantalla de facturación, donde debemos introducir el número de factura que nos entrega el proveedor y una referencia que podemos introducir si lo vemos necesario. La fecha y el total aparecerán rellenos de manera automática. Hecho esto el albarán aparecerá con el estado de facturado. Guía de usuario 36

37 Los albaranes que se encuentran en el estado facturado tiene disponible la función de Visualizar Factura, que nos permitirá visualizar todos los datos de la factura, de una manera completa y precisa, esta pantalla es solo de consulta y no podemos modificar los datos que aparecen. 3.2 Devolución Compra En esta ventana podremos controlar las devoluciones por compras realizadas en nuestro almacén, el modulo es prácticamente igual que la pantalla de compras ya que construiremos albaranes también para devolver nuestros productos, debemos tener especial cuidado para asignar las devoluciones, para ello el proveedor al que le queremos devolver productos debe habernos hecho una venta previa de los mismos. Podemos seleccionar un albarán ya existente para su modificación introduciendo su código en Albarán o buscándolo pulsando sobre el icono de la derecha de este apartado, aparecerá un tabla con todos los albaranes existentes, podemos realizar una búsqueda haciendo clic sobre la columna que contiene el parámetro sobre el que vamos a buscar y luego escribiendo en la barra de la parte superior de la pantalla, y pulsando Procesar Búsqueda. Haremos clic sobre el que queramos añadir a nuestro almacén y pulsaremos Seleccionar. Si no vamos a modificar un albarán sino que vamos a añadir uno nuevo, dejaremos Albarán en blanco y la aplicación lo rellenara de manera automática con el próximo número disponible. Guía de usuario 37

38 Añadimos la Fecha de Albarán introduciéndola manualmente o pulsando sobre el icono de la derecha en forma de calendario que nos permite elegir entre las fechas del calendario. Seleccionamos al Proveedor con el que queremos realizar la devolución. Bien podemos escribir su nombre directamente o pulsar el icono de la derecha que nos lleva a una tabla con todos los proveedores donde podemos realizar una búsqueda semejante a la explicada anteriormente en Albaran. Almacén, Forma de Envío, Forma de Pago y la opción Precio con IVA incluido, se rellenaran de manera automática en función del Proveedor que hemos seleccionado ya que estas opciones por defecto las definimos cuando añadimos el proveedor, véase apartado 2.4. Aún así podemos modificar cualquiera de las opciones de manera manual o accediendo al formulario con todas las opciones definidas en el sistema mediante el icono de la derecha de cada apartado, salvo en el caos de IVA incluido done solo tendremos la opción de marcar o desmarcar. Referencia. Introduciremos una referencia para su búsqueda posterior, tiene carácter opcional. En la parte central de la pantalla de este modulo aparecerán los productos incluidos en el albarán estará vacío y podremos generarlo manualmente. Para añadir productos al albarán solo tenemos que seleccionar el campo producto y escribir el código del producto que queramos añadir, o bien pulsar el icono de la derecha para que aparezca un formulario con todos los productos definidos en la aplicación. Podemos realizar una búsqueda haciendo clic sobre la columna que contiene el parámetro sobre el que vamos a buscar y luego escribiendo en la barra de la parte superior de la pantalla, y pulsando Procesar Búsqueda. Haremos clic sobre el que queramos añadir a nuestro almacén y pulsaremos Seleccionar. Si ya tenemos añadidos productos, para añadir otro tenemos que hacer clic sobre el último producto de la tabla y pulsar hacia abajo en el teclado direccional para que aparezca un nuevo registro. Una vez añadidos todos los productos que queramos comprar solo tenemos que completar sus datos rellenando los campos Cantidad y Precio, este último vendrá relleno por defecto según el precio establecido en el Proveedor si lo hubiese pero puede ser modificado. Podemos también cambiar la unidad en la que realizaremos la devolución, dejándonos escoger entre las unidades definidas en el producto, añadir un descuento como porcentaje o como total, escogiendo entre Porcentaje o Importe en un menú desplegable del campo descuento, y seleccionar el tipo de IVA que queremos aplicarle d entre los definidos en el administrador de RestMaster. Todo esto se encuentra en la tabla de los productos. Guía de usuario 38

39 Para eliminar un producto del albarán solo tenemos que seleccionarlo y pulsar el botón B. Línea. Otras funciones de las que disponemos en este modulo son: Con el botón Nuevo podemos inicializar en blanco todos los campos del formulario. Si queremos eliminar un albarán pulsamos el botón Borrar, esta opción no es recomendable ya que puede haber algunas devoluciones pendientes de abonar o de cobrar. En la parte inferior de la pantalla disponemos de la Descripción del producto que tengamos seleccionado en cada momento, así como información sobre el stock total del producto en el almacén y el stock que le tenemos definido como mínimo al producto para ayudarnos a orientar de manera correcta nuestras devoluciones. En la parte superior derecha de la pantalla disponemos de una pantalla de ayuda para visualizar el total del albarán actual. En la parte inferior izquierda de la pantalla disponemos de unos botones en forma de flechas que nos permitirán navegar por todos los albaranes existentes, según su orden la funcionalidad de estos botones es: ir al primer albarán, ir al anterior, ir al siguiente e ir al último. La pantalla de compras también nos permite abonar el albarán de manera directa, para ellos solo tenemos que asegurarnos que el albarán esta relleno de manera correcta y pulsar el botón Abonar, esta operación es el equivalente a la facturación de las compras. Podemos devolver más productos de los que tenemos en el stock si nuestro almacén está configurado para aceptar stock negativo, véase apartado 2.1. Aparecerá la pantalla de Abonos, donde debemos introducir el número de Abono que nos entrega el proveedor y una referencia que podemos introducir si lo vemos necesario. La fecha y el total aparecerán rellenos de manera automática. Hecho esto el albarán aparecerá con el estado de abonado. Guía de usuario 39

40 Los albaranes que se encuentran en el estado abonado tiene disponible la función de Visualizar Abono, que nos permitirá visualizar todos los datos del abono, de una manera completa y precisa, esta pantalla es solo de consulta y no podemos modificar los datos que aparecen. 3.3 Entrada por Recuento Podemos modificar en este apartado el stock de nuestro almacén, añadiendo productos que no han entrado por una compra a un proveedor, estos productos pueden haberse detectado después de un conteo de los productos del almacén o por culpa de un mal cálculo de las porciones vendibles que salen de cierta cantidad de productos. También realizaremos estas operaciones mediante albaranes. Podemos seleccionar un albarán ya existente para su modificación introduciendo su código en Albarán o buscándolo pulsando sobre el icono de la derecha de este apartado, aparecerá un tabla con todos los albaranes existentes, podemos realizar una búsqueda haciendo clic sobre la columna que contiene el parámetro sobre el que vamos a buscar y luego escribiendo en la barra de la parte superior de la pantalla, y pulsando Procesar Búsqueda. Haremos clic sobre el que queramos añadir a nuestro almacén y pulsaremos Seleccionar. Si no vamos a modificar un albarán sino que vamos a añadir uno nuevo, dejaremos Albarán en blanco y la aplicación lo rellenara de manera automática con el próximo número disponible. Guía de usuario 40

41 Añadimos la Fecha de Albarán introduciéndola manualmente o pulsando sobre el icono de la derecha en forma de calendario que nos permite elegir entre las fechas del calendario. Almacén. Añadimos el almacén en el que se introducimos los productos de los definidos en la aplicación en el apartado 2.1. Referencia. Introduciremos una referencia para su búsqueda posterior, tiene carácter opcional. En la parte central de la pantalla de este modulo aparecerán los productos incluidos en el albarán estará vacío y podremos generarlo manualmente. Para añadir productos al albarán solo tenemos que seleccionar el campo producto y escribir el código del producto que queramos añadir, o bien pulsar el icono de la derecha para que aparezca un formulario con todos los productos definidos en la aplicación. Podemos realizar una búsqueda haciendo clic sobre la columna que contiene el parámetro sobre el que vamos a buscar y luego escribiendo en la barra de la parte superior de la pantalla, y pulsando Procesar Búsqueda. Haremos clic sobre el que queramos añadir a nuestro almacén y pulsaremos Seleccionar. Si ya tenemos añadidos productos, para añadir otro tenemos que hacer clic sobre el último producto de la tabla y pulsar hacia abajo en el teclado direccional para que aparezca un nuevo registro. Una vez añadidos todos los productos solo tenemos que completar sus datos rellenando el campo cantidad, para indicar cuantos se añadirán al stock. Podemos también cambiar la unidad en la que lo añadimos, dejándonos escoger entre las unidades definidas en el producto. Para eliminar un producto del albarán solo tenemos que seleccionarlo y pulsar el botón B. Línea. Otras funciones de las que disponemos en este modulo son: Con el botón Nuevo podemos inicializar en blanco todos los campos del formulario. Si queremos eliminar un albarán pulsamos el botón Borrar. En la parte inferior de la pantalla disponemos de la Descripción del producto que tengamos seleccionado en cada momento, así como información sobre el stock total del producto en el almacén y el stock que le tenemos definido como mínimo al producto para ayudarnos a orientar de manera correcta nuestras devoluciones. En la parte inferior izquierda de la pantalla disponemos de unos botones en forma de flechas que nos permitirán navegar por todos los albaranes existentes, según su orden la funcionalidad de estos botones es: ir al primer albarán, ir al anterior, ir al siguiente e ir al último. Guía de usuario 41

42 3.4 Salida por Recuento Podemos modificar en este apartado el stock de nuestro almacén, eliminando productos que no han salida por venta en nuestro negocio, estos productos pueden haberse detectado después de un conteo de los productos del almacén o por culpa de un mal cálculo de las porciones vendibles que salen de cierta cantidad de productos. También realizaremos estas operaciones mediante albaranes. Podemos seleccionar un albarán ya existente para su modificación introduciendo su código en Albarán o buscándolo pulsando sobre el icono de la derecha de este apartado, aparecerá un tabla con todos los albaranes existentes, podemos realizar una búsqueda haciendo clic sobre la columna que contiene el parámetro sobre el que vamos a buscar y luego escribiendo en la barra de la parte superior de la pantalla, y pulsando Procesar Búsqueda. Haremos clic sobre el que queramos añadir a nuestro almacén y pulsaremos Seleccionar. Si no vamos a modificar un albarán sino que vamos a añadir uno nuevo, dejaremos Albarán en blanco y la aplicación lo rellenara de manera automática con el próximo número disponible. Añadimos la Fecha de Albarán introduciéndola manualmente o pulsando sobre el icono de la derecha en forma de calendario que nos permite elegir entre las fechas del calendario. Almacén. Añadimos el almacén en el que se van a eliminar los productos de los definidos en la aplicación en el apartado 2.1. Referencia. Introduciremos una referencia para su búsqueda posterior, tiene carácter opcional. Guía de usuario 42

43 En la parte central de la pantalla de este modulo aparecerán los productos incluidos en el albarán estará vacío y podremos generarlo manualmente. Para añadir productos al albarán solo tenemos que seleccionar el campo producto y escribir el código del producto que queramos añadir, o bien pulsar el icono de la derecha para que aparezca un formulario con todos los productos definidos en la aplicación. Podemos realizar una búsqueda haciendo clic sobre la columna que contiene el parámetro sobre el que vamos a buscar y luego escribiendo en la barra de la parte superior de la pantalla, y pulsando Procesar Búsqueda. Haremos clic sobre el que queramos añadir a nuestro almacén y pulsaremos Seleccionar. Si ya tenemos añadidos productos, para añadir otro tenemos que hacer clic sobre el último producto de la tabla y pulsar hacia abajo en el teclado direccional para que aparezca un nuevo registro. Una vez añadidos todos los productos que queramos eliminar solo tenemos que completar sus datos rellenando los campos Cantidad de cada producto que vamos a eliminar. Podemos también cambiar la unidad en la que lo eliminamos, dejándonos escoger entre las unidades definidas en el producto. Para eliminar un producto del albarán solo tenemos que seleccionarlo y pulsar el botón B. Línea. Otras funciones de las que disponemos en este modulo son: Con el botón Nuevo podemos inicializar en blanco todos los campos del formulario. Si queremos eliminar un albarán pulsamos el botón Borrar. En la parte inferior de la pantalla disponemos de la Descripción del producto que tengamos seleccionado en cada momento, así como información sobre el stock total del producto en el almacén y el stock que le tenemos definido como mínimo al producto para ayudarnos a orientar de manera correcta nuestras devoluciones. En la parte inferior izquierda de la pantalla disponemos de unos botones en forma de flechas que nos permitirán navegar por todos los albaranes existentes, según su orden la funcionalidad de estos botones es: ir al primer albarán, ir al anterior, ir al siguiente e ir al último. Guía de usuario 43

44 3.5 Ventas Este apartado nos permitirá llevar un control de los productos que se retiran de nuestros almacenes por la venta de ellos en nuestros locales. Deberá ser teóricamente este el método más frecuente con el que disminuirá nuestro stock, a diferencia de los demás casos más particulares, los albaranes de salida de estos productos se generan de manera automática gracias a nuestra aplicación de RestMaster, para ello lo primero que debemos configurar es la equivalencia entre los artículos definidos en nuestro Administrador de RestMaster y los productos definidos en nuestro almacén para que al vender los artículos se descuente de manera correcta nuestro stock. En el fichero maestro del Administrador de RestMaster Familias/Artículos: Pulsaremos sobre el botón Relación Productos Compra, para acceder al formulario donde realizaremos las asignaciones de equivalencia entre los artículos de RestMaster y los productos del almacén. Guía de usuario 44

45 Aparecerá en la parte izquierda de la pantalla una columna con las familias de artículos existentes, hacemos clic sobre la que deseemos y aparecerán en la parte superior de la pantalla todos los artículos que pertenecen a esa familia, seleccionamos al que deseemos definirle su equivalencia en productos de almacén. En Producto seleccionamos la clave numérica del producto con el que queremos relacionarlo, podemos escribirla manualmente o pulsar sobre el icono de la derecha para que nos aparezca un formulario donde aparecerán todos los productos de almacén definidos, Podemos realizar una búsqueda haciendo clic sobre la columna que contiene el parámetro sobre el que vamos a buscar y luego escribiendo en la barra de la parte superior de la pantalla, y pulsando Procesar Búsqueda. Haremos clic sobre el que queramos añadir a nuestro almacén y pulsaremos Seleccionar. Si marcamos la casilla Compuesto, indicaremos que el artículo de RestMaster es una composición de los productos de almacén, el formulario cambiará ligeramente y solo tendremos que indicarle a la aplicación el código numérico de la composición de las definidas en nuestro almacén, véase apartado 2.7, disponemos de un formulario de búsqueda igual que en el apartado anterior. Indicamos a continuación la equivalencia entre la medida de almacenaje y la cantidad de artículos vendibles que salen de la mismas, en la unidad de inventario aparecerá de manera automática la unidad en la que se guarda el producto de almacén que le hemos asignado al artículo, completaremos indicando que unidad sale a la venta y en que cantidad. Por ejemplo de 1 litro de Agua del almacén, podemos realizar 4 ventas, asignándole a Conversión el valor 4 y a Unidad Venta la palabra vaso. El botón Nuevo nos permite reiniciar en blanco todos los apartados del fichero. El botón Borrar nos permite eliminar una equivalencia ya establecida. Disponemos de la posibilidad de acceder a las funciones de definición de productos o composiciones del almacén directamente desde RestMaster para ajustar con mayor facilidad nuestras asignaciones, véase apartados 2.6 y 2.7. Finalmente pulsamos el botón Grabar para verificar la asignación. Guía de usuario 45

46 Una vez realizado el proceso anterior, la aplicación de almacén ya estará preparada para generar los albaranes de venta de nuestros productos, para ello solo debemos tener en cuenta: Al trabajar diariamente sobre el punto de venta realizaremos salidas continuas de nuestros productos de almacén pero estas se verán reflejadas en el momento que realizamos el cierre diario en el punto de venta, en la utilidad Cierre de Caja de RestMaster. Ya por último, para traspasar los resultados a nuestra gestión de almacén deberemos realizar un cierre en el almacén, una vez hecho el cierre se nos creará un albarán de ventas con la fecha del cierre de almacén, este apartado se verá más adelante. Dependiendo de los almacenes que tengamos y de los cierres que realicemos, serán los albaranes por ventas que obtengamos en el la información se nos muestra de forma parecida a los anteriores albaranes podremos observar en primer lugar en el apartado de cabecera el nº de albarán, la fecha de albarán, el almacén y la sinopsis del importe vendido con su correspondiente IVA. La pantalla de albaranes que visualizamos en el apartado Ventas en el almacén es la siguiente: Podemos seleccionar un albarán ya existente para su visualización introduciendo su código en Albarán o buscándolo pulsando sobre el icono de la derecha de este apartado, aparecerá un tabla con todos los albaranes existentes, podemos realizar una búsqueda haciendo clic sobre la columna que contiene el parámetro sobre el que vamos a buscar y luego escribiendo en la barra de la parte superior de la pantalla, y pulsando Procesar Búsqueda. Haremos clic sobre el que queramos añadir a nuestro almacén y pulsaremos Seleccionar. Solo podemos visualizar albaranes de ventas, es imposible generar uno de manera manual, ya que se generan tras las ventas de RestMaster. Guía de usuario 46

47 Los datos del albarán como almacén y fecha aparecerán rellenos de manera automática. En la parte central de la pantalla de este modulo aparecerán los productos incluidos en el albarán, con todas las ventas realizada en la fecha del albarán, solo podremos visualizarlos y no podremos añadir ninguno de manera manual. Otras funciones de las que disponemos en este modulo son: Con el botón Nuevo podemos inicializar en blanco todos los campos del formulario. Si queremos eliminar un albarán pulsamos el botón Borrar. En la parte inferior de la pantalla disponemos de la Descripción del producto que tengamos seleccionado en cada momento, así como información sobre el stock total del producto en el almacén y el stock que le tenemos definido como mínimo al producto. En la parte superior derecha de la pantalla disponemos de una pantalla de ayuda para visualizar el total del albarán actual. En la parte inferior izquierda de la pantalla disponemos de unos botones en forma de flechas que nos permitirán navegar por todos los albaranes existentes, según su orden la funcionalidad de estos botones es: ir al primer albarán, ir al anterior, ir al siguiente e ir al último. 3.6 Consumo Interno En este apartado se generaran los albaranes de los productos que descontaremos de nuestro almacén debido al consumo interno de los empleados. Al igual que en las ventas la gestión de este tipo de albaranes no es directamente modificable, se genera a partir del consumo interno que se da de alta en el punto de venta por ello el proceso de creación de estos albaranes es igual al de ventas, es decir, debemos realizar los cierres tanto el diario del punto de venta, como el del almacén para ver de una forma más exhaustiva la manera de generarlos diríjase a la explicación de la ventana de ventas. La función de esta ventana es dar sabida cuenta del consumo realizado por los empleados en durante la jornada laboral en ella se nos detalla en la cabecera el almacén del cual salieron las mercancías la fecha de creación del albarán junto con el nº correspondiente. Posteriormente nos encontramos con el detalle en la rejilla de los artículos consumidos junto con las cantidades, el precio de costo que supone para la empresa y los totales de cada artículo. Guía de usuario 47

48 Ya, por último, nos encontramos en la parte inferior con la descripción y el resumen del stock del artículo que se encuentre señalado también están los botones de gestión de la ficha. 3.7 Fabricación En este módulo es donde generaremos los albaranes, que se producen de los productos de composición de fabricación, productos que entrarán en el stock de nuestro almacén derivando de otros productos, véase apartado 2.8. Podemos generar dos tipos de albarán en este modulo, marcando en el panel alguna de las dos opciones: Los albaranes por Composición eliminan de nuestro stock los productos que forman la composición y suman en nuestros almacenes el producto compuesto. Los albaranes por Descomposición eliminan de nuestro stock el producto compuesto y suma a nuestro stock los productos que lo componen. Para ello hemos de tener definido no solo las composiciones sino también las descomposiciones en nuestra aplicación. El panel está compuesto por: Podemos seleccionar un albarán ya existente para su modificación introduciendo su código en Albarán o buscándolo pulsando sobre el icono de la derecha de este apartado, aparecerá un tabla con todos los albaranes existentes, podemos realizar una búsqueda haciendo clic sobre la columna que contiene el parámetro sobre el que vamos a buscar y luego escribiendo en la barra de la parte superior de la pantalla, y pulsando Procesar Búsqueda. Haremos clic sobre el que queramos añadir a nuestro almacén y pulsaremos Seleccionar. Si no vamos a modificar un albarán sino que vamos a añadir uno nuevo, dejaremos Albarán en blanco y la aplicación lo rellenara de manera automática con el próximo número disponible. Añadimos la Fecha de Albarán introduciéndola manualmente o pulsando sobre el icono de la derecha en forma de calendario que nos permite elegir entre las Guía de usuario 48

49 fechas del calendario. Almacén. Añadimos el almacén en el que se van a producir las composiciones de las definidas en la aplicación en el apartado 2.8. Referencia. Introduciremos una referencia para su búsqueda posterior, tiene carácter opcional. En la parte central de la pantalla de este modulo aparecerán los productos incluidos en el albarán estará vacío y podremos generarlo manualmente. Para añadir productos al albarán solo tenemos que seleccionar el campo producto y escribir el código del producto que queramos añadir, o bien pulsar el icono de la derecha para que aparezca un formulario con todas las composiciones definidas en la aplicación. Podemos realizar una búsqueda haciendo clic sobre la columna que contiene el parámetro sobre el que vamos a buscar y luego escribiendo en la barra de la parte superior de la pantalla, y pulsando Procesar Búsqueda. Haremos clic sobre el que queramos añadir a nuestro almacén y pulsaremos Seleccionar. Si ya tenemos añadidos composiciones, para añadir otro tenemos que hacer clic sobre el último producto de la tabla y pulsar hacia abajo en el teclado direccional para que aparezca un nuevo registro. Una vez añadidos todas las composiciones que queramos gestionar solo tenemos que completar sus datos rellenando los campos Cantidad composición. Podemos también cambiar la unidad en la que lo gestionaremos, dejándonos escoger entre las unidades definidas en el producto. Para eliminar un producto del albarán solo tenemos que seleccionarlo y pulsar el botón B. Línea. Otras funciones de las que disponemos en este modulo son: Con el botón Nuevo podemos inicializar en blanco todos los campos del formulario. Si queremos eliminar un albarán pulsamos el botón Borrar. En la parte inferior de la pantalla disponemos de la Descripción del producto que tengamos seleccionado en cada momento, así como información sobre el stock total del producto en el almacén y el stock que le tenemos definido como mínimo al producto. En la parte inferior izquierda de la pantalla disponemos de unos botones en forma de flechas que nos permitirán navegar por todos los albaranes existentes, según su orden la funcionalidad de estos botones es: ir al primer albarán, ir al anterior, ir al siguiente e ir al último. Guía de usuario 49

50 3.8 Salida Mermas Este módulo nos permitirá controlar en nuestro almacén la desaparición de productos por la merma de los mismos, haciendo nuestro control de almacén completamente adaptable a las situaciones reales que puedan plantearse tales como la caducidad o rotura de productos. El panel está compuesto por: Podemos seleccionar un albarán ya existente para su modificación introduciendo su código en Albarán o buscándolo pulsando sobre el icono de la derecha de este apartado, aparecerá un tabla con todos los albaranes existentes, podemos realizar una búsqueda haciendo clic sobre la columna que contiene el parámetro sobre el que vamos a buscar y luego escribiendo en la barra de la parte superior de la pantalla, y pulsando Procesar Búsqueda. Haremos clic sobre el que queramos añadir a nuestro almacén y pulsaremos Seleccionar. Si no vamos a modificar un albarán sino que vamos a añadir uno nuevo, dejaremos Albarán en blanco y la aplicación lo rellenara de manera automática con el próximo número disponible. Añadimos la Fecha de Albarán introduciéndola manualmente o pulsando sobre el icono de la derecha en forma de calendario que nos permite elegir entre las fechas del calendario. Almacén. Añadimos el almacén en el que se van a producir las mermas de los productos definidos en el apartado 2.6 Referencia. Introduciremos una referencia para su búsqueda posterior, tiene carácter opcional. En la parte central de la pantalla de este modulo aparecerán los productos incluidos en el albarán estará vacío y podremos generarlo manualmente. Guía de usuario 50

51 Para añadir productos al albarán solo tenemos que seleccionar el campo producto y escribir el código del producto que queramos añadir, o bien pulsar el icono de la derecha para que aparezca un formulario con todas las composiciones definidas en la aplicación. Podemos realizar una búsqueda haciendo clic sobre la columna que contiene el parámetro sobre el que vamos a buscar y luego escribiendo en la barra de la parte superior de la pantalla, y pulsando Procesar Búsqueda. Haremos clic sobre el que queramos añadir a nuestro almacén y pulsaremos Seleccionar. Si ya tenemos añadidos productos, para añadir otro tenemos que hacer clic sobre el último producto de la tabla y pulsar hacia abajo en el teclado direccional para que aparezca un nuevo registro. Una vez añadidos todos los productos que queramos gestionar solo tenemos que completar sus datos rellenando los campos Cantidad de cada producto. Podemos también cambiar la unidad en la que lo gestionaremos, dejándonos escoger entre las unidades definidas en el producto. Para eliminar un producto del albarán solo tenemos que seleccionarlo y pulsar el botón B. Línea. Otras funciones de las que disponemos en este modulo son: Con el botón Nuevo podemos inicializar en blanco todos los campos del formulario. Si queremos eliminar un albarán pulsamos el botón Borrar. En la parte inferior de la pantalla disponemos de la Descripción del producto que tengamos seleccionado en cada momento, así como información sobre el stock total del producto en el almacén y el stock que le tenemos definido como mínimo al producto. En la parte inferior izquierda de la pantalla disponemos de unos botones en forma de flechas que nos permitirán navegar por todos los albaranes existentes, según su orden la funcionalidad de estos botones es: ir al primer albarán, ir al anterior, ir al siguiente e ir al último. Guía de usuario 51

52 3.9 Traspaso Almacenes. En este módulo es donde la aplicación nos permitirá realizar un trasvase de nuestro stock en un almacén a otro cualquiera de entre los definidos en el apartado Almacenes, véase apartado 2.1 El panel está compuesto por: Podemos seleccionar un albarán ya existente para su modificación introduciendo su código en Albarán o buscándolo pulsando sobre el icono de la derecha de este apartado, aparecerá un tabla con todos los albaranes existentes, podemos realizar una búsqueda haciendo clic sobre la columna que contiene el parámetro sobre el que vamos a buscar y luego escribiendo en la barra de la parte superior de la pantalla, y pulsando Procesar Búsqueda. Haremos clic sobre el que queramos añadir a nuestro almacén y pulsaremos Seleccionar. Si no vamos a modificar un albarán sino que vamos a añadir uno nuevo, dejaremos Albarán en blanco y la aplicación lo rellenara de manera automática con el próximo número disponible. Añadimos la Fecha de Albarán introduciéndola manualmente o pulsando sobre el icono de la derecha en forma de calendario que nos permite elegir entre las fechas del calendario. Almacén Origen y Almacén Destino. Es aquí donde indicamos desde que almacén hasta que almacén se va a producir el trasvase de stock de nuestros productos. Referencia. Introduciremos una referencia para su búsqueda posterior, tiene carácter opcional. Guía de usuario 52

53 En la parte central de la pantalla de este modulo aparecerán los productos incluidos en el albarán estará vacío y podremos generarlo manualmente. Para añadir productos al albarán solo tenemos que seleccionar el campo producto y escribir el código del producto que queramos añadir, o bien pulsar el icono de la derecha para que aparezca un formulario con todas las composiciones definidas en la aplicación. Podemos realizar una búsqueda haciendo clic sobre la columna que contiene el parámetro sobre el que vamos a buscar y luego escribiendo en la barra de la parte superior de la pantalla, y pulsando Procesar Búsqueda. Haremos clic sobre el que queramos añadir a nuestro almacén y pulsaremos Seleccionar. Si ya tenemos añadidos productos, para añadir otro tenemos que hacer clic sobre el último producto de la tabla y pulsar hacia abajo en el teclado direccional para que aparezca un nuevo registro. Una vez añadidos todos los productos que queramos gestionar solo tenemos que completar sus datos rellenando los campos Cantidad que queremos trasladar de un almacén a otro. Podemos también cambiar la unidad en la que lo trasvasaremos, dejándonos escoger entre las unidades definidas en el producto. Para eliminar un producto del albarán solo tenemos que seleccionarlo y pulsar el botón B. Línea. Otras funciones de las que disponemos en este modulo son: Con el botón Nuevo podemos inicializar en blanco todos los campos del formulario. Si queremos eliminar un albarán pulsamos el botón Borrar. En la parte inferior de la pantalla disponemos de la Descripción del producto que tengamos seleccionado en cada momento, así como información sobre el stock total del producto en el almacén y el stock que le tenemos definido como mínimo al producto, a diferencia de otros formularios, el stock aquí visualizado sobre el producto es tanto del almacén de origen como del almacén de destino. En la parte inferior izquierda de la pantalla disponemos de unos botones en forma de flechas que nos permitirán navegar por todos los albaranes existentes, según su orden la funcionalidad de estos botones es: ir al primer albarán, ir al anterior, ir al siguiente e ir al último. Guía de usuario 53

54 4. Facturación de Compras. En esta sección de la aplicación es donde controlaremos la facturación de nuestras compras y el pago de las mismas. 4.1 Facturación En este apartado podremos facturar todos los albaranes que hemos dejado pendientes de ello cuando fueron creados, uno de las formas de gestión más comunes del almacén es facturar a final de mes en una misma factura todos los albaranes que pertenezcan al mismo proveedor. El panel está compuesto por: Proveedor. Indicamos aquí el nombre del proveedor sobre el que queremos repasar los albaranes pendientes de facturar o de abonar, podemos introducir su nombre manualmente, o pulsar el icono de la derecha para que nos aparezca una pantalla con todos los proveedores definidos en el apartado 2.4, podemos realizar una búsqueda haciendo clic sobre la columna que contiene el parámetro sobre el que vamos a buscar y luego escribiendo en la barra de la parte superior de la pantalla, y pulsando Procesar Búsqueda. Haremos clic sobre el que queramos añadir a nuestro almacén y pulsaremos Seleccionar. Seleccionamos si queremos Facturar los albaranes o Abonarlos marcando la casilla correspondiente en la parte superior izquierda de la pantalla. Fechas. Introducimos el periodo de tiempo sobre el que queremos comprobar los albaranes, rellenamos los apartados Desde y Hasta, de manera manual o seleccionando un día del calendario pulsando sobre el botón derecho en forma de almanaque. Pulsamos el botón Buscar Albaranes, una vez realizados los pasos anteriores. Guía de usuario 54

55 En la Parte central de la pantalla, aparecerán todos los albaranes pendientes de de facturar o de abonar, según hayamos marcado la opción anteriormente, aparecerá con sus datos asociados, y podemos marcar cada albarán haciendo doble clic sobre en la primera columna que en un principio aparecerá vacía. Podemos utilizar los botones de a parte inferior de la pantalla, para marcar los albaranes de una manera más rápida. Seleccionar Todos marcará todos los albaranes que aparecen en pantalla, Invertir Selección marcara los albaranes no marcados y desmarcará los que si lo estén, Cancelar Selección eliminará todas las selecciones realizadas. Una vez marcados todos os albaranes que deseemos, pulsamos en el botón de la parte inferior de la pantalla que aparecerá como Facturar o como Abonar según la opción seleccionada anteriormente. Aparecerá la pantalla de facturas o de abonos, donde debemos introducir el número de factura o abono que nos entrega el proveedor y una referencia que podemos introducir si lo vemos necesario. La fecha y el total aparecerán rellenos de manera automática, la factura tomará la fecha del último albarán seleccionado. Los albaranes aquí tratados pasaran a tener el estado de Facturado o Abonado según la opción seleccionada. Guía de usuario 55

56 4.2 Control de pagos En este apartado podemos llevar un control sobre el estado de los pagos de las facturas y los abonos que hemos introducido en los apartados anteriores en nuestra aplicación. Para ello solo debemos seguir los siguientes pasos: Indicamos los proveedores sobre los que queremos realizar el control podemos seleccionar los proveedores de uno en uno o seleccionar un conjunto de ellos, para esto solo tenemos que rellenar los apartados Desde Proveedor y Hasta proveedor con el código numérico que a cada uno se le asigno en el apartado 2.4. Podemos rellenar estos códigos de manera manual o bien utilizar el formulario de búsqueda que aparecerá al pulsar sobre el icono de la derecha. Podemos realizar una búsqueda haciendo clic sobre la columna que contiene el parámetro sobre el que vamos a buscar y luego escribiendo en la barra de la parte superior de la pantalla, y pulsando Procesar Búsqueda. Haremos clic sobre el que queramos añadir a nuestro almacén y pulsaremos Seleccionar. Podemos dejar en blanco estos dos parámetros, lo que indicará que queremos controlar todos los proveedores existentes. Indicamos el periodo en el que queremos controlar nuestras facturas/abonos, en los apartados Desde Fecha Vto y Hasta Fecha Vto indicaremos las fechas de inicio y de fin de este periodo basándonos en la fecha en la que vencen los pagos, que vendrá determinada por la forma de pago de cada factura/abono. Podemos rellenar estas fechas de manera manual o marcarlas en el calendario que aparecerá al pulsar sobre el icono de la derecha. Podemos dejar en blanco estos dos parámetros, lo que indicará que queremos controlar todos los proveedores existentes. Guía de usuario 56

57 Seleccionamos ahora el tipo de documento que queremos controlar, marcando la casilla factura, si queremos visualizar las facturas, marcando la casilla abono si queremos visualizar los abonos y marcando ambas casillas para visualizar los dos tipos de documentos. Podemos escoger también si solo queremos visualizar un estado del pago en concreto, para ello marcaremos las casillas con los estados de pago disponibles y se visualizarán los marcados. Una vez realizada la configuración de los vencimientos de pago que queremos realizar, pulsamos el botón Procesar. En la parte central de la pantalla aparecerán las facturas que cumplan las condiciones que hemos seleccionado y la pestaña Facturas aparecerá seleccionada por defecto, podemos cambiar y visualizar los abonos haciendo clic sobre la pestaña Abonos de la parte superior de la pantalla. En la pestaña Resumen la aplicación nos dará el total de los pagos y los abonos realizados en este periodo. Si queremos modificar el estado e los cobros debemos marcar cada factura/abono haciendo doble clic sobre en la primera columna que en un principio aparecerá vacía, podemos utilizar los botones de a parte inferior de la pantalla, para marcar los albaranes de una manera más rápida. Seleccionar Todos marcará todos los albaranes que aparecen en pantalla, Invertir Selección marcara los albaranes no marcados y desmarcará los que si lo estén, Cancelar Selección eliminará todas las selecciones realizadas. Podemos modificar el campo estado de los distintos vencimientos de los pagos, para ello la factura/abono debe estar seleccionado y pulsamos sobre los botones Nuevo, Pagado, Anulado o Devuelto según el nuevo estado que queramos darle al pago. Disponemos de la opción de Visualizar Factura/Visualizar Abono que nos permitirá visualizar todos los datos de la factura/abono que tengamos seleccionado en ese momento, esta es una pantalla solo de consulta y no podremos modificar sus datos. Guía de usuario 57

58 5. Cierre de Ventas. Es aquí donde debemos realizar el cierre de un día de para que las ventas que se han producido en ese día en nuestra aplicación de RestMaster. Nos permite traspasar el cierre del punto de Venta (RestMaster); para poder trabajar con ello en el almacén. Este cierre nos va a generar una actualización de lo que tenemos en el almacén en relación de lo que hayamos obtenido en el punto de Venta y que se generará en función también de la relaciones definidas entre productos de almacén y artículos de RestMaster definidas en el Administrador de RestMaster, véase apartado 3.5. El cierre será especialmente útil y necesario para trabajar con los albaranes de Venta Para ello introduciremos la fecha en la casilla indicada y después el almacén donde queremos que se descuenten los productos vendidos, seguidamente, indicaremos a la empresa que le queremos realizar el cierre y presionaremos el botón de cierre. 6. Inventarios. Realizando recuentos periódicos en nuestro almacén podremos llevar un control completo de nuestro stock real, la aplicación de almacén también nos ayuda después de estos inventarios, realizando una comparativa entre los resultados obtenidos y los que deberíamos haber obtenido según los albaranes introducidos en la aplicación e indicándonos cuantos albaranes de entrada o salida por recuento debemos introducimos para actualizar nuestro conteo correctamente. Guía de usuario 58

59 Debemos introducir primero el número del almacén en que vamos a realizar el inventario. Para ello introduciremos el número de manera manual en el apartado Almacén o pulsaremos sobre el icono de la derecha para que aparezca una pantalla con todos los almacenes definidos en nuestra aplicación, véase apartado 2.1. Introducimos la fecha en la que se realizará el inventario en el apartado Fecha de Inventario. De manera manual o seleccionando un día en el calendario que aparecerá al pulsar sobre el icono de la derecha. Disponemos también de otro icono a la derecha que nos llevará a una pantalla done estarán todos los inventarios realizados anteriormente que podremos seleccionar. Una vez introducido estos dos elementos, haciendo clic en la parte central de la pantalla se generara el inventario nuevo, con todo el conteo de los productos definidos en nuestra aplicación (véase apartado 2.6) inicializado a 0 o bien si ya existiera el inventario y estuviera abierto aparecería con los datos introducidos ya en el inventario. Realizamos el recuento de nuestros productos y vamos completando la casilla columna de inventario de la tabla, la columna compra se irá rellenando de manera automática, en ella aparecerá la equivalencia en la unidad de compra del producto, si es un producto de cabecera al hacer clic sobre la columna cantidad podremos usar un pequeño icono que nos llevará a una pantalla auxiliar donde podremos indicar la cantidad de todos los productos asociados que lo tienen como producto de cabecera y después pulsar Aceptar para volver al inventario general. Una vez realizado el proceso, la aplicación habrá calculado de manera automatizada en la columna de Recuento Entrada y Salida, los albaranes de entrada o salida por recuento que habría que añadir a nuestra aplicación de almacén para que los datos estuvieran más acorde con la realidad de nuestro negocio. Guía de usuario 59

60 Podemos utilizar el botón Nuevo para limpiar el formulario y volverlo a su estado original, el botón Borrar en cambio eliminará un inventario ya creado y podremos volver a abrir un inventario de ese mismo día comenzando desde cero. Finalmente una vez introducido todo el conteo disponemos de la función de Cerrar, este es un proceso irreversible y debemos asegurarnos de haber introducido correctamente todos los datos. Una vez cerrado un inventario no será modificable, aunque podrá seguir siendo consultado, y los albaranes de entrada y salida por recuento que estaban indicados en el inventario serán generados de manera automática por la aplicación Almacén. Disponemos de dos botones para obtener informes sobre el inventario de nuestro negocio, Informe y Hoja de Inventario, el primero de ellos imprimirá la hoja de inventario tal cual la vemos en la pantalla de la aplicación solo que los productos aparecerán divididos por familias, el segundo botón nos permitirá sacar informes mas personalizados de nuestro inventario. Podemos mostrar el stock de nuestros productos en concreto, indicando de que almacén en concreto queremos imprimirlos. Podemos ordenarlo de diferentes formas, por su código, su descripción o por unidad de inventario. Podemos agrupar por familias de productos u no hacerlo, a su vez estas familias pueden ser ordenadas también de diferentes maneras código, descripción, etc. 7.Pedidos En esta sección se engloba los pedidos que se van generando. Encontramos dos botones: Bolsa Productos Pedidos a proveedores Guía de usuario 60

61 7.1 Bolsa de Productos En esta sección se añaden los productos/artículos que vamos necesitando para nuestro negocio. Desde esta sección se generarán los albaranes para pedidos a proveedores. Al pulsar Bolsa de Productos se nos abrirá la siguiente ventana. Guía de usuario 61

62 Producto: selecciona el producto de tu lista de artículos/productos. Unidad: unidad de medida del producto. Cantidad: cantidad de unidades seleccionadas. Proveedor: proveedor al que realizaremos el pedido de ese producto. Fecha: fecha del pedido. Nuevo: crear nuevo pedido. Grabar: grabar pedido actual. Borrar: borrar pedido seleccionado. Bajo Mínimo: incluir pedidos que actualmente están bajo mínimos. Generar Pedido: generar albarán de pedido. Al generar el pedido se nos pasará el pedido a la sección "Pedido a proveedores" automáticamente. Salir 7.2 Pedido a Proveedores Desde Pedido a Proveedores realizaremos los pedidos y el control de los mismos a su recepción así como la generación de albaranes que luego aparecerán en Entrada por Compra para ser añadido al stock de nuestros almacenes. Guía de usuario 62

63 En esta sección nos encontramos las siguientes opciones: Pedido: este campo se generará automáticamente cada vez que realicemos un nuevo pedido. También podemos seleccionar desde el botón de la derecha un pedido existente. Fecha de Pedido: fecha en la que se ha realizado el pedido. Proveedor: proveedor del pedido. Almacén: almacén que hace el pedido. Forma de Envío: forma de envío del pedido. Forma de Pago: forma de pago del pedido. Referencia: referencia que deseamos darle al pedido. Precios con IVA incluido ABIERTO/CERRADO: estado del pedido. Guía de usuario 63

64 Generar Albarán de Pedido: generar el albarán de pedido donde pasará a "Albarán de Compra" y se añadirá al stock. Tratamiento del Pedido o Fijo: no se podrá modificar. o Modificable: se podrá modificar el pedido. Albaranes: albaranes relacionados con el pedido, en los casos en los que no se ha recepcionado todo el pedido. Con el botón VER podremos visualizar el albarán seleccionado. Alta Producto: desde este botón podremos dar de alta un nuevo producto. Ver Totales: desde este botón podremos ver el importe total del pedido. Nuevo: generar nuevo albarán de pedido. Grabar: grabar pedido actual. Borrar: borrar el pedido actual. Borrar Línea: borrar línea de pedido seleccionada. Saldar Línea: completar la recepción de la mercancía de esa línea cuando no ha llegado o ha llegado incompleta. Quitar Saldado: desmarcar la línea saldada del pedido. Cerrar Pedido: cerrar el pedido. Desde ese momento ya no se podrá modificar el pedido. Imprimir: imprimir el pedido actual. Salir. 8. Auxiliares. Disponemos en nuestra aplicación de almacén de otro tipo de utilidades Guía de usuario 64

65 8.1 Permisos Esta ventana nos servirá para restringir el acceso a los empleados a los distintos módulos del programa dependiendo del acceso que se le haya asignado en el administrador. En la ventana de empleados del administrador existe una casilla llamada nivel, en ella, al dar de alta al empleado, introduciremos su nivel dentro del programa, pues bien, este nivel será el que el sistema verificará cada vez que intentemos entrar en un módulo. Para modificar los niveles de restricción necesarios para acceder a los distintos módulos nos encontramos con el módulo de permisos en él modificaremos el nivel necesario para acceder a cada módulo: 8.2 Informes Una de las principales ventajas de trabajar con sistemas de gestión informática en un negocio es el acceso a la información de una forma rápida y eficiente, sin duda, la aplicación almacén de RestMaster nos permite tener acceso a ella más concretamente en este manual veremos los informes del almacén para poder tener información concreta y detallada sobre las entradas y salidas de mercancías, las compras realizadas a proveedores, los precios medios de cada producto, las cantidades existentes en stock, la valoración de nuestros inventarios y un sin fin de variables de gran importancia para poder realizar una gestión eficiente del almacén. En primer lugar debemos indicarle al sistema el rango de fechas con el cual vamos a trabajar para ello introduciremos la fecha de inicio y la fecha de fin en las casillas que se encuentran para ese menester en la parte superior de la pantalla: Una vez en esta pestaña tenemos una serie de posibles informes que podemos realizar: Guía de usuario 65

66 8.2.1 La barra superior de los informes. En la parte superior de cada uno de los informes nos encontramos con una barra que nos servirá para realizar algunas operaciones que vamos a detallar a continuación: Los botones de gestión de la ficha: Con ellos podremos, por este orden, realizar las siguientes acciones: cerrar el informe, ir a la primera página, ir a la anterior, indicador de la página en que se encuentra en relación con el total de páginas, ir a la siguiente, ir a la última y parar la lectura de más registros. Los botones la salida de la información: La información que aparece en los informes puede salir por varios medios. En primer lugar tenemos un botón para imprimir en el cual le indicaremos las páginas que queremos imprimir, el siguiente botón nos sirve para poder preparar la impresión nos aparecerá la ventana de impresión de nuestra impresora y en ella podremos ajustar las opciones principales, ya por último, podremos exportar los datos de nuestro informe a distintas aplicaciones que utilicemos para la gestión, además de darle el destino que va a tomar ya sea archivo de disco, aplicación, Lotus dominio Database o Microsoft mail. Selección del tamaño y búsquedas: En la primera casilla seleccionaremos el tamaño de visualización del informe de forma porcentual y la segunda nos servirá para poder realizar búsquedas en las descripciones Compra Media por Periodos En este informe la información que nos muestra es relativa a las compras que hemos realizado durante el periodo descrito en la ventana inicial en ella también debemos introducir el almacén al que nos estemos refiriendo. Guía de usuario 66

67 Una vez dado el rango de fechas y el almacén pulsando el botón imprimir tendremos acceso al informe en cuestión. En él la información estaría estructurada de la siguiente manera: En la parte superior tenemos los datos de cabecera como el almacén, el margen de fechas a la que nos referimos, nos encontramos posteriormente una serie de columnas que vienen referidas por este orden: Producto: Código del producto. Descripción: de cada producto. Cantidad: viene referido al total de cantidad adquirida, mediante compras, especificada en unidades de compra en el almacén, durante el periodo descrito. Máximo: Precio máximo al cual a sido adquirido el producto. Mínimo: Precio mínimo de adquisición del producto. Medio: Precio de costo medio de cada artículo Movimientos De Productos por Almacén. En él podremos visualizar tanto la cantidad de un determinado producto que tenemos en el almacén como las entradas y salidas que se han producido durante un determinado intervalo de tiempo. Una vez pulsado el botón nos encontraremos con una ventana en la cual deberemos introducir tanto el almacén como la fecha de inicio y de fin de nuestra consulta de movimientos. Guía de usuario 67

68 Seguidamente pulsaremos el botón imprimir para visualizar el informe. En él tenemos, además de los datos de cabecera, la siguiente información ordenada por columnas: Producto: el código del artículo al que nos referimos. Descripción: de cada artículo. Stock Físico: las cantidades existentes en el almacén seleccionado, contabilizadas en unidades de inventario. Entradas: El total de entradas producidas en el almacén durante el intervalo de tiempo seleccionado, contabilizadas en unidades de compra. Salidas: La suma total de todas las salidas del producto saldrán representadas en esta columna, contabilizadas en unidades de compra Histórico de movimientos Aquí obtendremos información detallada de los movimientos de cada artículo durante un periodo de tiempo preestablecido. La ventana de inicio del informe es algo diferente en ella también introduciremos el almacén, debemos darle un rango de búsqueda en los productos para ello en la casilla desde producto introduciremos el valor inferior del rango en forma de código de producto y en la casilla hasta producto introduciremos el rango superior de este, si dejamos en blanco cualquiera de estas dos casillas el valor que tomará será el del primer producto o el último, respectivamente. También deberemos introducir la fecha de inicio y la de fin. Decidimos también si queremos nuestro informe descrito en la unidad en la que compramos los productos o en la unidad en la que la tenemos inventariada. Por último damos preferencia a la ordenación del informe si queremos ordenar por fechas como preferencia o por tipo de albarán. Guía de usuario 68

69 Para poder visualizar el informe pulsaremos el botón de imprimir. Una vez dentro del informe tendremos los datos estructurados de la siguiente forma: En la parte derecha nos encontraremos con una columna que contendrá el código del producto y su descripción y posteriormente debajo se detallará que situación ha dado lugar a ese movimiento. Albarán: nº de albarán que tenga dicho concepto. Fecha: en la cual se ha producido el albarán. Entrada: La cantidad que se ha dado entrada, referida a unidades de compra. Salida: la cantidad a que se ha dado salida, referida a unidades de compra Consumo de Proveedores En este informe se detallará tanto las compras como las devoluciones de estas, describiendo el proveedor con el que trabajamos. En esta ventana debemos asignarle al igual que en los informes el rango de proveedor al cual nos vamos a referir, asignándole un extremo inferior y un extremo superior. También introduciremos las fechas de inicio o de fin del periodo de nuestro intervalo de consulta. Como novedad más importante en este tipo de informe tendremos que debemos indicarle si el tipo de informe que queremos realizar es desglosado o agrupado. Posteriormente pulsaremos el botón imprimir para ver la visualización del informe diferenciaremos entre cuando utilizamos el informe desglosado y el informe agrupado. Desglosado En la parte de la derecha se especifica el albarán al cual nos referimos, la fecha en la cual se creó en el albarán y el almacén en el cual se produjo el movimiento, esta información viene tanto por proveedores como por productos. Guía de usuario 69

70 En la parte de la izquierda tenemos tanto las compras como las devoluciones de esta y las columnas que la componen son las mismas: Cantidad: de compra o de devolución de esta que se ha efectuado durante el periodo. Precio: al cual adquirimos la compra o recibimos por la devolución. Valor: total de la operación. Agrupado Son parecidos pero en la parte de la derecha únicamente visualizaremos a los proveedores y a los productos que han sido objeto de nuestro consumo. En la parte de la derecha la información viene estructurada de igual forma con la excepción de que en vez de detallarnos el movimiento nos detalla el total del producto. Cantidad: total de la compra o devolución de ese producto. Valor: el coste o ingreso total que nos supuso dicho movimiento Inventario Valorado En éste informe nos mostrará una concreta información de los artículos que pertenecen desde una familia determinada hasta otra. Visualizará los productos que existen en las familias intermedias de las dos incluidas ellas. Introduciremos el almacén, y el rango de familia introduciendo desde la inicial hasta la final. Podemos visualizar el informe con la información total de las familias seleccionando la opción Agrupado, o bien verlo por productos seleccionando la opción Desglosado. Guía de usuario 70

71 Seguidamente pulsaremos el botón imprimir para visualizar el informe. En él tenemos, además de los datos de cabecera, la siguiente información ordenada por columnas: Aparecerá el número del almacén que hemos introducido para efectuarle el informe. Limite que aparecerá de los almacenes que le introducimos. Producto: el código del artículo al que nos referimos. El nombre de la primera familia. Descripción: Nombre del primer artículo que pertenece a ésa familia a la que se le va a realizar el informe. Stock: Cantidad de productos que existen. P. Costo: Se refiere al precio de compra de ése producto por unidad Valor P. C: Valor del precio de compra del artículo por la cantidad que se ha comprado; es decir; el Stock * el P. Costo. P. C. Medio: Es el precio medio de compra. Valor P. C. M: Es el precio medio del Valor P. C. Cuando no exista más artículos de ésa primera familia se hará lo mismo con las demás que existen en el intervalo Stock Bajo Mínimos Con este informe podremos tener inmediata información sobre qué productos se encuentran por debajo del stock mínimo. La ventana inicial la utilizaremos para introducir el almacén al cual nos estamos refiriendo y para introducirle el rango de familias a las que nos vamos a referir, es decir, le indicaremos cual es la familia de inicio y la de finalización. Podemos decidir estudiar solamente los productos asignados a un proveedor en concreto marcando la casilla y añadiendo el código numérico de nuestro proveedor. Guía de usuario 71

72 La estructura del informe, por columnas, será la siguiente: Producto: En esta columna veremos el código del producto. Descripción: la utilizada para identificar el producto. Mínimo: El stock mínimo permitido por nosotros en el almacén. Máximo: El stock máximo que le demos al producto. Actual: La cantidad de producto que nos encontramos en el almacén. 8.3 Parámetros En este módulo de la aplicación podemos modificar algunos parámetros opcionales: Cambiar precio en albaranes: Activaremos esta opción si queremos que el precio de los productos se modificable a la hora de generar los albaranes, si no estuviera marcada el precio estaría definido por el precio asignado en cada producto con su proveedor. Grabar e imprimir Albaranes Entrada Compra: Podemos activar esta opción si queremos que cada vez que grabemos un albarán nuevo de compra, este se imprima por la impresora por defecto del sistema. Guía de usuario 72