Cómo Maximizar la Inversión en Tecnología de su empresa

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1 Cómo Maximizar la Inversión en Tecnología de su empresa Por: María Victoria Gómez B. y Elkin Casas C, publicado en la revisita Colombia Textil de ACOLTEX. Resumen: Este articulo pretende resaltar la importancia de la tecnología en el desarrollo y sostenibilidad de la empresa, además, plantea algunos delineamientos de cómo debe ser abordada desde la planeación hasta la evaluación de resultados. Independiente del grado de complejidad del proyecto de tecnología, se hace una invitación a poner el máximo empeño en cada detalle, tomarlo con absoluto rigor y así poder maximizar la rentabilidad y resultados en toda la organización y sus procesos. Además se propone una herramienta de autoevaluación para que con determinada frecuencia se esté monitoreando el estado en que su organización gestiona la tecnología. 1. La tecnología como herramienta estratégica Tecnología es el conjunto de habilidades que permiten construir objetos y máquinas para adaptar el medio y satisfacer nuestras necesidades. La gestión de la tecnología es una poderosa herramienta que se debe enmarcar dentro de los procesos generales de innovación al que están sometidas todas las empresas. Cada vez en mayor medida, el control del recurso tecnológico proporciona una ventaja competitiva a las organizaciones, sobre todo en aquellas en las que se integra con la estrategia general de la propia organización. La estrategia tecnológica implica la definición de un conjunto de procesos de gestión específicos para identificar, evaluar, seleccionar, adquirir, asimilar y utilizar eficientemente las herramientas tecnológicas que el negocio requiere, de acuerdo con la estrategia empresarial. Para conseguir la ventaja tecnológica es necesario integrar la tecnología con la estrategia empresarial involucrando a los directivos.

2 Globalmente, se pueden diferenciar cinco fases o estados diferentes en el desarrollo de la tecnología: Emergente. La tecnología parece prometedora Crecimiento. La tecnología va madurando haciéndose más útil Madurez. Ha alcanzado su nivel de rendimiento adecuado para su incorporación a todo tipo de proyectos Saturación. No es posible mejorar más su rendimiento Obsolescencia. Tras un periodo en saturación, la tecnología se hace obsoleta porque el rendimiento comparativo con otra tecnología competidora la convierte en perdedora 2. Innovación tecnológica en la empresa Innovación es la aplicación de nuevas ideas, conceptos, productos, servicios y prácticas, con el objetivo de incrementar la productividad. Las fuentes de la función innovadora están en la ciencia (investigación y el desarrollo), la creatividad y la tecnología. La competencia, los seminarios, las exposiciones o ferias, los clientes y cada empleado de la empresa es un potencial proveedor de nuevas ideas generando entradas para el proceso de innovación. El enfoque de este articulo está centrado en la innovación tecnológica, que comprende los cambios introducidos en los productos y en los procesos: La innovación de producto consiste en fabricar y comercializar nuevos productos (innovación radical) o productos ya existentes mejorados (innovación gradual). La innovación de procesos corresponde a la instalación de nuevos procesos de producción que, por lo general, mejorarán la productividad, la velocidad, la calidad, la racionalización de recursos y, por consiguiente, la estructura de costos y el servicio.

3 PROCESO DE INNOVACION: fuente. La nueva economía está basada en innovación, lo cual obliga a un compromiso con la continua renovación de productos, procesos, sistemas de gestión y personal 3. Proyectos de inversión de tecnología en la empresa Causas que inducen a la inversión en tecnología. Bajo la premisa que empresa que no innove pone en riesgo su sostenibilidad, el plan estratégico está obligado a considerar sus proyectos de innovación, inducidos entre otros por los siguientes criterios: - Creación y respuesta a nuevos mercados - Modificar los modelos del negocio - Mejorar posición competitiva - Regulación gubernamental - Modernización o reposición para mejora calidad y productividad - Aumento de capacidad - Reducción de costos - Simplificación de procesos

4 - Desarrollo propio Como preparar la empresa para un proyecto de Inversión en Tecnología Cuando la Organización ConConcreto, emprendió su Programa Siglo XXI, consideró que en todo proyecto de transformación organizacional siempre estarían presentes tres componentes fundamentales: Las personas Los procesos La Tecnología Todo proyecto de inversión de tecnología se convierte en una oportunidad de transformación organizacional ya que impacta no solo el proceso, sino la organización; Por esta razón en la etapa de evaluación debe considerarse la trilogía: Personas-Procesos-Tecnología, buscando que la organización, en forma integral, asimile, utilice y maximice la inversión y minimice riesgos de no cumplir con el plazo, los costos y/o los resultados esperados con la inversión. La innovación tecnológica como fuente de transformación de la empresa Casos de proyectos como la implantación de un ERP (de alta complejidad), exigen la participación de todos en la organización implicando la reestructuración de los procesos, revaluación de competencias del talento humano, además de actualización tecnológica y alineación integral con la estrategia corporativa. Para el caso de proyectos productivos, que pueden ser de alta, media o baja complejidad, estos implicarían reestructuración de los procesos a impactar y la adecuación de especificaciones del proceso y producto, calidad, y el desarrollo de nuevos métodos y habilidades productivas. Deben involucrase en estos proyectos, además de las áreas directamente afectadas, los procesos de: mercadeo, ventas, diseño de productos, servicio al cliente, finanzas, etc. Como evaluar integralmente, en la empresa, un proyecto de tecnología: no solo financiero La justificación, o estudio de factibilidad, de cualquier proyecto es cuantificada a través de la tasa interna de retorno (TIR). Los proyectos de inversión en tecnología, como herramientas de transformación organizacional, deben evaluarse en la perspectiva del impacto que produce

5 en los clientes, accionistas, procesos internos y el aprendizaje y conocimiento. A título de ejemplo se construye el tablero de evaluación y control de indicadores a lograr y medir en un proyecto de tecnología: PERSPECTIVA Financiera/ Accionistas Clientes INDICADOR Control de Egresos: Reducción Costos Optimización de Capital de trabajo: stocks Mejora de Flujo de fondos Mejora de Servicio: tiempo de entrega, calidad, flexibilidad Fidelización de clientes Información oportuna Procesos Internos Eficiencia: mas producción con menos recursos Aprendizaje y conocimiento Mejora de la Calidad Velocidad de entrega Reducción de desperdicios Apropiación de herramientas Asimilación de nuevos conocimientos Creación de valor Este cuadro debe transformarse en un tablero de control alimentado con datos reales de la empresa, que permita comparar el antes y el después del proyecto y a su vez sirva como elemento de comunicación en el interior de la organización. Enfoque de procesos para la evaluación de los proyectos de tecnología: Cuando un proceso esta armonizado, cualquier cambio afecta o impacta el resultado de otros procesos y el resultado final. Por esta razón, dentro de la preparación y planificación de la inversión se debe analizar sus variables en forma integral: Proveedores, entradas, procesos, salidas y clientes y para cada situación considerar los recursos, controles y estandarización. Los métodos de trabajo, las especificaciones de las entradas y los nuevos controles deben ser identificados y planificados detalladamente, bajo un enfoque de riesgos, para preparar a la organización y así minimizar impactos negativos que afecten el resultado del proyecto.

6 4. Autoevaluación del estado de su tecnología Se propone el siguiente cuadro de evaluación que permite una idea básica de cómo se está desarrollando la gestión de proyectos de tecnología en su organización, esperando que sea adoptada como herramienta en la planeación estratégica de su empresa.

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