SÉ UN LÍDER. Gobernador de distrito ES (415)

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1 SÉ UN LÍDER Gobernador de distrito ES (415)

2 Ésta es la edición de 2015 de Sé un líder: Gobernador de distrito, manual de consulta y guía complementaria del GETS para los gobernadores que ejercerán el cargo en el año rotario La información contenida en este manual se basa en los Estatutos y el Reglamento de Rotary International, el Código de normas de Rotary y The Rotary Foundation Code of Policies. Las normas en vigor son las que figuran en dichos documentos. Toda modificación a los mismos por parte del Consejo de Legislación, la Directiva de RI o el Consejo de Fiduciarios de La Fundación Rotaria tendrá precedencia sobre la normativa citada en esta publicación.

3 ÍNDICE INTRODUCCIÓN 1 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Plan estratégico Metas del club Evaluación de los clubes en Rotary Club Central Expectativas mínimas Preguntas previas al GETS Anexos 1. Plan estratégico de Rotary Guía para la planificación distrital Fijación de metas en Rotary Club Central Hoja de actividad Notas TU EQUIPO Selección de los miembros del equipo Asistentes del gobernador Comités distritales Continuidad a nivel distrital Apoyo a los clubes Preguntas previas al GETS Anexo 4. Comités distritales Hoja de actividad Notas TRABAJO CON VOLUNTARIOS Delegación de tareas Motivación Reconocimientos Preguntas previas al GETS Hojas de actividad Notas Cómo manejar conflictos FORTALECIMIENTO DE LA MEMBRESÍA Servicio, imagen y membresía Comité Distrital de Membresía Planes regionales de membresía Preguntas previas al GETS Hojas de actividad Notas Cómo crear una propuesta de valor Cómo desarrollor un plan distrital de membresía

4 5 CÓMO INVOLUCRAR A LOS LÍDERES JÓVENES Desarrollo de proyectos de servicio Herramientas en línea Actividades para la juventud Preguntas previas al GETS Anexos 5. Programas y actividades de Rotary Gestión de riesgos para los programas para la juventud Hojas de actividad Notas Cómo involucrar a los líderes jóvenes FORMACIÓN DE LÍDERES Comité Distrital de Capacitación Reuniones de capacitación Reuniones de capacitación para funcionarios entrantes Reuniones de formación permanente Capacitación a nivel de club Preguntas previas al GETS Anexo 7. Reuniones de capacitación de Rotary Hojas de actividad Notas Reuniones de capacitación de Rotary PLANIFICACIÓN DE LA CONFERENCIA DE DISTRITO Conferencia de distrito Preguntas previas al GETS Hojas de actividad Notas Ideas para la conferencia COMUNICACIONES CON LOS CLUBES Comunicación con el equipo de liderazgo distrital El sitio web del distrito Redes sociales Comunicación mensual del gobernador Preguntas previas al GETS Hojas de actividad Notas Comunicaciones con los clubes

5 9 VISITAS A LOS CLUBES Visitas Logística Preguntas previas al GETS Hoja de actividad Notas DIFUSIÓN DE LA IMAGEN PÚBLICA DE ROTARY Sensibilización sobre Rotary Comité Distrital de Relaciones Públicas Fortalecimiento de la marca de Rotary Preguntas previas al GETS Anexo 8. Puntos fundamentales acerca de Rotary Hojas de actividad Notas Para conocer al público Elaboración de un plan de comunicaciones CONTRIBUCIONES A ROTARY Y SUBVENCIONES Comité Distrital de La Fundación Rotaria Capacitación sobre la Fundación Captación de fondos para La Fundación Rotaria Subvenciones de Rotary Centros de Rotary pro Paz Financiamiento de la Fundación Premios Preguntas previas al GETS Anexos 9. Modelos de planes de desembolsos de Subvenciones Distritales Subvenciones Distritales y Globales Responsabilidades del Comité Distrital de La Fundación Rotaria Hojas de actividad Notas Proceso de certificación del distrito Gestión del FDD Diseño de un plan para la captación de fondos

6 12 APOYO ADMINISTRATIVO DE ROTARY Gestión financiera Impuestos Captación de fondos Gestión de riesgos Personería jurídica de los distritos Cobertura de seguro que brinda Rotary Propuesta de candidatos y elecciones del distrito Consejo de Legislación Preguntas previas al GETS Anexos 12. Lista de control de las mejores prácticas financieras y de gestión de riesgos Herramientas en línea de Rotary Hojas de actividad Notas Gestión financiera Cómo navegar por las herramientas en línea de Rotary PREPARATIVOS PARA LA ASAMBLEA INTERNACIONAL Cómo prepararse para la Asamblea La Asamblea Internacional Programa para cónyuges Preguntas previas al GETS Hoja de actividad Notas TU EQUIPO DE APOYO REGIONAL Coordinador de Rotary Coordinador de la imagen pública de Rotary Coordinador regional de La Fundación Rotaria Asesor del Fondo de Dotación y Donaciones Extraordinarias Preguntas previas al GETS Anexo 14. Calendario de planificación

7 ÚNETE AL GRUPO Y APRENDE MÁS SOBRE ROTARY En LEARN podrás: Inscribirte en cursos Monitorear tu progreso Encontrar recursos Conversar con otros rotarios Intercambiar información sobre intereses comunes En fin, disfrutar más mientras amplias tus conocimientos sobre Rotary! LEARN Aprende y convive en learn.rotary.org

8 INTRODUCCIÓN Felicitaciones por tu elección como gobernador de distrito. La presente guía te ayudará a prepararte debidamente para tus funciones con anterioridad a tu participación en el Seminario de capacitación para gobernadores electos (GETS) y la Asamblea Internacional. Deberás llevarlo al GETS puesto que lo usarás como guía práctica. Como parte de la red mundial de Rotary de más de clubes rotarios, tendrás acceso a todo un caudal de servicios y recursos en Rotary.org. Encontrarás información, materiales y publicaciones en varios idiomas, datos de clubes y distritos, herramientas para solicitar y administrar las subvenciones de Rotary así como apoyo del personal de Rotary en la Sede Mundial y las oficinas regionales. Para establecer una cuenta, visita COMENTARIOS Si tienes cualquier duda o comentarios acerca de este manual u otros recursos de capacitación de Rotary, contacta con: Learning and Development learn@rotary.org Teléfono: INTRODUCCIÓN i

9 QUIERES TENER UN CLUB DINÁMICO? En la Guía para clubes dinámicos encontrarás: La historia de éxito de un club de tu región Ideas que puede poner en práctica tu club Recursos disponibles en Mi Rotary para los clubes Pide tu ejemplar gratuito en shop.rotary.org

10 SESIÓN 1 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Si te lanzas al ejercicio del cargo de gobernador sin ningún plan lo más seguro es que la tarea te resulte abrumadora. Como preparación para desempeñar el cargo en tienes que familiarizarte con las funciones y las responsabilidades pertinentes, fijar metas y trazar un plan para alcanzarlas, tras lo cual estarás listo para tomar acción. Tu gobernación será memorable, y ten la seguridad de que dejarás tu marca en el distrito, donde los rotarios te recordarán por tu decisiva gestión, resultado de tus buenos planes. No hace falta que distingas tu gestión con tu propio lema ya que te corresponde más bien apoyar el lema presidencial del año. RESPONSABILIDADES GOBERNADOR ELECTO Establecer metas del distrito para el año, que estén en consonancia con el plan estratégico del distrito y de Rotary, en colaboración con los líderes distritales (actuales, pasados y futuros). GOBERNADOR Observar el Código de ética del gobernador de distrito. Continuar desarrollando los planes y proyectos a largo plazo, en colaboración con líderes distritales (actuales, pasados y futuros). Al prepararte para tu mandato de gobernador, toma nota de las fechas importantes en el calendario de planificación (Anexo 14). RECURSOS Más información en: Guía para la planificación estratégica Manual de Procedimiento PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA 1.1

11 PLAN ESTRATÉGICO Una vez que entiendas bien tus responsabilidades, deberás establecer metas y trazar un plan estratégico para alcanzarlas. Involucra al gobernador en ejercicio, el ex gobernador inmediato, el gobernador propuesto (si ya fue seleccionado) y otros líderes distritales para que te brinden apoyo. Sigue el plan estratégico actual o, si no lo hubiera, desarrolla un plan estratégico multianual para que el distrito funcione en forma concertada año tras año. El Plan Estratégico de Rotary (Anexo 1) sirve a los clubes y distritos de guía al elaborar sus propios planes estratégicos. Usa la Guía para la planificación estratégica (Anexo 2) para evaluar las fortalezas, debilidades, oportunidades, y riesgos y fijar las metas para el año venidero. Solicita la información necesaria para completar la guía al gobernador actual, los presidentes de comités distritales, asistentes del gobernador y representantes de Apoyo a Clubes y Distritos (ACD). Puedes, también, descargar informes estadísticos acerca del distrito por medio en Mi Rotary. METAS DEL CLUB Para establecer metas sólidas, el presidente electo debe evaluar los logros anteriores del club, los intereses de los socios y la capacidad del club para alcanzar las metas. Procura que los presidentes electos de club ingresen sus metas anuales en Rotary Club Central, donde también podrán consultar información sobre el desempeño anterior de los clubes. Para ver la lista de metas que los clubes pueden ingresar en Rotary Club Central, consulta el Anexo 3. Como líder distrital puedes visualizar el resumen de las metas y logros del distrito o de un club en concreto. Si un club no puede ingresar sus metas, uno de los líderes distritales podrá modificar los datos del club en su nombre. Se notificará por correo electrónico a los presidentes cuando se modifiquen los datos del club. Recomienda a los secretarios que mantengan al día las direcciones electrónicas de los funcionarios de club ya sea en la base de datos de Rotary o por intermedio del proveedor local del programa para integración de socios. Para familiarizarte con estas herramientas, toma un curso sobre Rotary Club Central en el Centro de formación. Trabaja en estrecha relación con tus asistentes para examinar las metas de cada club a comienzos del año rotario y medir sus logros al finalizar éste. Las metas de los clubes pueden modificarse durante el año según sea necesario. Los clubes que aún no lo han hecho pueden utilizar la Guía para la planificación estratégica para establecer un plan a largo plazo. El plan estratégico del club es útil para fijar las metas anuales. 1.2 SÉ UN LÍDER: GOBERNADOR DE DISTRITO

12 EVALUACIÓN DE LOS CLUBES EN ROTARY CLUB CENTRAL Mediante esta función de Rotary Club Central, que reemplaza el Memorando de las visitas a los clubes, podrás monitorear las visitas y reportar las prácticas, logros y retos de cada club. Tú y tus asistentes pueden utilizar esta función para calificar a los clubes y efectuar comentarios después de cada visita. Los asistentes del gobernador solo pueden visualizar, evaluar y comentar respecto a los clubes que tienen asignados. Como gobernador electo tendrás acceso a las calificaciones y comentarios sobre todos los clubes del distrito. Estas calificaciones y comentarios te servirán de referencia a ti, a los asistentes y a tus sucesores. Una vez dispongas de calificaciones definitivas para todos los clubes, debes confirmarlas a más tardar el 1 de junio. Los últimos comentarios y calificaciones deben reflejar el estado del club en base a todas las visitas. Los clubes no tienen acceso a las calificaciones ni a los comentarios. EXPECTATIVAS MÍNIMAS Antes de visitar un club, consulta la información que figura sobre éste en Rotary Club Central, para determinar si el club necesita apoyo adicional. Todo club funcional debe cumplir las siguientes expectativas mínimas: Reunirse regularmente. Implementar proyectos de servicio que aborden problemas en su propia comunidad y en las comunidades de otros países. Recibir la visita del gobernador, el asistente del gobernador o cualquier otro funcionario de Rotary International Pagar las cuotas per cápita a RI y remitir el informe semestral. Suscribirse a una de las revistas del Servicio de Prensa de Rotary. Contar con un seguro de responsabilidad civil (solo para EE.UU.). Funcionar de conformidad con los Estatutos y el Reglamento de RI, así como con el Código de normas de Rotary. Pagar las cuotas a RI y las cuotas distritales sin la ayuda de terceros. Proporcionar puntualmente una lista de socios a RI.* Resolver amistosamente las disputas surgidas en el club. Cooperar con el distrito. Abstenerse de entablar ni mantener procesos judiciales contra Rotary International, La Fundación Rotaria, las fundaciones asociadas o las oficinas regionales de la Secretaría. * Colabore con los secretarios de los clubes para asegurar que mantengan al día los datos de sus socios. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA 1.3

13 Colaborar con los asistentes del gobernador para apoyar a los clubes que se consideren disfuncionales. Debido a los vínculos que mantienen con los líderes de los clubes, los asistentes pueden asesorar a dichos clubes y mantenerte informado sobre su evolución. Para más información, consulta Sé un líder: Asistente del gobernador. PREGUNTAS PREVIAS AL GETS Responde a estas preguntas antes de asistir al Seminario de capacitación para gobernadores electos (GETS): Qué otras responsabilidades tiene el gobernador de tu distrito? Cuál de tus responsabilidades te será más difícil de cumplir? Cuáles metas del presente año seguirán en vigencia durante tu mandato? De qué manera medirás y llevarás un control del avance hacia las metas fijadas? Cuáles son las fortalezas y debilidades del distrito? Qué motiva a los rotarios del distrito? En qué forma utilizarás Rotary Club Central para apoyar las actividades en tu distrito? Qué apoyo necesitan los clubes para fijar metas anuales y a largo plazo? 1.4 SÉ UN LÍDER: GOBERNADOR DE DISTRITO

14 ANEXO 1 PLAN ESTRATÉGICO NUESTROS VALORES EN ACCIÓN Mediante el compañerismo forjamos amistades duraderas para fomentar la comprensión internacional. Con la integridad, cumplimos con la palabra empeñada y observamos elevadas normas éticas. Aprovechamos nuestra diversidad para conectar diversas perspectivas y abordar los problemas de manera distinta. Nos valemos de nuestro liderazgo y competencias para resolver los problemas más acuciantes del mundo. NUESTRA METAS ESTRATÉGICAS Apoyo y fortalecimiento de los clubes Promover las innovaciones y la flexibilidad en los clubes Instar a los clubes a participar en una variedad de actividades de servicio Promover la diversidad Mejorar la captación y conservación de socios Formar líderes Fundar clubes nuevos Propiciar la planificación estratégica en el ámbito de los clubes y distritos Mayor enfoque en el servicio humanitario Erradicar la polio Aumentar el servicio sostenible mediante programas y actividades centradas en los jóvenes y las seis áreas de interés de Rotary Ampliar los contactos y la colaboración con otras organizaciones Emprender proyectos significativos en el ámbito local e internacional Fomento del reconocimiento y la imagen pública de Rotary Unificar la imagen visual y la marca de la entidad Difundir el servicio destinado a la acción Promover los valores fundamentales Destacar el ideal del Servicio Profesional Alentar a los clubes a promover los contactos y sus programas insignia ÚNASE A LÍDERES INTERCAMBIE IDEAS TOME ACCIÓN PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA 1.5

15 APOYO Y FORTALECIMIENTO DE LOS CLUBES COMPAÑERISMO INTEGRIDAD DIVERSIDAD SERVICIO LIDERAZGO MAYOR ENFOQUE EN EL SERVICIO HUMANITARIO FOMENTO DEL RECONOCIMIENTO Y LA IMAGEN PÚBLICA DE ROTARY Los rotarios son líderes responsables que toman acción para solucionar los problemas más acuciantes del mundo. ÚNASE A LÍDERES INTERCAMBIE IDEAS TOME ACCIÓN ES (114) 1.6 SÉ UN LÍDER: GOBERNADOR DE DISTRITO

16 GUÍA PARA LA PLANIFICACIÓN DISTRITAL ANEXO 2 GÚIA PARA LA PLANIFICACIÓN DISTRITAL Colabora con el gobernador y el gobernador electo para crear o perfeccionar la Guía para la planificación distrital. Esta guía ayuda a los distritos a evaluar su situación actual y a establecer metas para el año entrante. Completa este formulario durante tu año como gobernador electo, consultando los datos de Rotary Club Central para fijar las metas para tu año de gobernación. Colabora con el equipo de liderazgo distrital para establecer sus metas, las cuales deben promover el plan estratégico de tu distrito. Estudia las metas a lo largo del año y no dudes en revisarlas si fuese necesario. Distrito: Nombre del gobernador: Nombre del ex gobernador inmediato: Nombre del gobernador electo: Nombre del gobernador propuesto: Año de gobernación: PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Situación actual Cuenta el distrito con un plan estratégico? SÍ NO En caso afirmativo, cuándo fue establecido o revisado por última vez? Consulta el distrito con el coordinador de Rotary? SÍ NO Próximas medidas Durante mi año de gobernación, el distrito se enfocará en las siguientes prioridades estratégicas: PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA 1.7

17 CAPACITACIÓN Situación actual Nº de rotarios que asistieron al más reciente: Seminario de capacitación del equipo distrital: Seminario de capacitación para presidentes electos de club: Asamblea distrital de capacitación: Seminario distrital de La Fundación Rotaria: Seminario distrital de membresía: Seminario de capacitación para el liderazgo distrital: Programa de formación para los dirigentes de los clubes: Seminario sobre gestión de subvenciones: Nº de clubes con rotarios que ocupan cargos distritales: Qué apoyo brinda el distrito a los instructores de los clubes? Durante mi año de gobernación, el distrito se enfocará en las siguientes áreas: ADMINISTRACIÓN DEL DISTRITO Cuenta el distrito con un plan de comunicaciones? SÍ NO Cuándo comienza el proceso de elección de los siguientes cargos?: Gobernador: Representante ante el Consejo de Legislación: Director de RI: Qué procedimiento emplea el distrito? Comité de propuestas Voto en la conferencia de distrito Voto por correo Visitas Rotary.org? SÍ NO Cómo se distribuye la comunicación mensual del gobernador? Correo postal Correo electrónico Sitio web Video Qué redes sociales utiliza el distrito (por ejemplo: Facebook, YouTube, LinkedIn)? SÉ UN LÍDER: GOBERNADOR DE DISTRITO

18 Con qué frecuencia se actualiza el sitio web del distrito? Con cuánta frecuencia celebra el distrito eventos sociales? Cómo involucra el distrito a las familias de los rotarios? Cuántos clubes recibieron la Mención Presidencial el año pasado? Qué premios recibió el distrito el año pasado? Qué premios concede el distrito? Próximas medidas Durante mi año de gobernación, el distrito se enfocará en las siguientes áreas: FINANZAS Situación actual Cómo se prepara el presupuesto del distrito? Cuándo fue aprobado por la mayoría de los clubes? Cuándo se evalúan los estados financieros del distrito? Qué método utiliza el distrito para informar a los clubes de sus estados financieros? Correo electrónico Correo postal Informe verbal Sitio web Otro Cuenta el distrito con un procedimiento para proteger sus fondos? SÍ NO Remitió el distrito las declaraciones fiscales correspondientes a este año rotario? SÍ NO Es la cuota per cápita suficiente para cubrir las necesidades del distrito? SÍ NO Próximas medidas Durante mi año de gobernación, el distrito se enfocará en las siguientes áreas: CONFERENCIA DE DISTRITO Situación actual Cuántos rotarios participaron? 3 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA 1.9

19 Cuántos clubes estuvieron representados?: Cuáles fueron los puntos más destacados del programa? Han estudiado las evaluaciones de los participantes? SÍ NO Próximas medidas Durante mi año de gobernación, el distrito se enfocará en las siguientes áreas: PROMOCIÓN DE LA CONVENCIÓN Situación actual Promueven la Convención Internacional en el distrito? SÍ NO Han distribuido materiales a los clubes para promover la próxima Convención? SÍ NO Cuántos rotarios del distrito asistieron a la última Convención? Cuenta el sitio web distrital con un enlace a las páginas de la Convención en Rotary.org? SÍ NO Próximas medidas Durante mi año de gobernación, el distrito se enfocará en las siguientes áreas: RELACIONES PÚBLICAS Situación actual Indica qué actividades distritales fueron cubiertas por los medios de difusión y qué tipo de cobertura recibieron (radio, periódico, televisión) Consulta el distrito con el coordinador de la imagen pública de Rotary? SÍ NO Alienta el distrito a los clubes para que utilicen los materiales de relaciones públicas que proporciona Rotary? SÍ NO Dispone el distrito de un presupuesto para materiales de relaciones públicas? SÍ NO Solicitó el distrito Subsidios para las relaciones públicas en los dos últimos años? SÍ NO SÉ UN LÍDER: GOBERNADOR DE DISTRITO

20 Próximas medidas Durante mi año de gobernación, el distrito se enfocará en las siguientes áreas: MEMBRESÍA Situación actual Nº de socios del distrito: Crecimiento neto del número de clubes este año rotario: Número total de rotarios: Número total de rotarias: Nº de clubes que buscan específicamente socios jóvenes:. Nº de clubes con 25 o menos socios: Describe la estrategia del distrito para incorporar flexibilidad e ideas innovadoras a la captación y conservación de socios Próximas medidas Durante mi año de gobernación, el distrito se enfocará en las siguientes áreas: NUEVOS CLUBES (EXTENSIÓN) Situación actual Cuántos clubes han recibido su carta constitutiva en los últimos dos años? Qué localidades ha identificado el distrito como posibles ubicaciones de nuevos clubes rotarios? Durante cuántos años colabora el club padrino con el nuevo club? Próximas medidas Durante mi año de gobernación, el distrito se enfocará en las siguientes áreas: PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA 1.11

21 LA FUNDACIÓN ROTARIA Situación actual Consulta el distrito con el coordinador regional de La Fundación Rotaria? SÍ NO Cuenta el distrito con la debida certificación para solicitar subvenciones? Sí La certificación está pendiente No Cuántos clubes participan actualmente en la Subvención Distrital? Monto del Fondo Distrital Designado asignado para Subvenciones Globales: En qué Subvenciones Globales participa actualmente el distrito? Qué actividades educativas, promocionales o de captación de fondos para PolioPlus organizó el distrito el año pasado? A cuántos becarios de Rotary pro Paz propuso el distrito el año pasado? Cuántos de los becarios de Rotary pro Paz propuestos por el distrito fueron seleccionados por los fiduciarios de la Fundación el año pasado? Cuál fue la contribución del distrito al Fondo Anual el año pasado? (Nota: Esta meta debe ser la suma de las metas de los clubes reportadas en Rotary Club Central.) En relación con el Fondo de Dotación, indica el número de personas del distrito que pertenecían a las siguientes categorías el año pasado: Nº de Benefactores: Nº de integrantes del Círculo de Testadores: Nº de Donantes mayores: Próximas medidas SÉ UN LÍDER: GOBERNADOR DE DISTRITO

22 Durante mi año de gobernación: Monto del Fondo Distrital Designado que me gustaría tener disponible para la Subvención Distrital: Nº de clubes que me gustaría que participaran en la Subvención Distrital: Monto del Fondo Distrital Designado que me gustaría tener disponible para Subvenciones Globales: El distrito se concentrará en las siguientes áreas de interés: Paz y prevención/resolución de conflictos Salud materno-infantil Prevención y tratamiento de enfermedades Alfabetización y educación básica Agua y saneamiento Desarrollo económico e integral de la comunidad Qué Subvenciones Globales te gustaría que emprendiera el distrito? Nº de Subvenciones Globales activas: Proyectos educativos, promocionales y de captación de fondos que me gustaría que el distrito organizase para PolioPlus: Nº de becarios de Rotary pro Paz que me gustaría que el distrito propusiera: Meta de contribución al Fondo Anual: (Nota: Esta meta debe ser la suma de las metas de los clubes reportadas en Rotary Club Central.) Metas del Fondo de Dotación: Nº de Benefactores: 7 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA 1.13

23 Nº de integrantes del Círculo de Testadores: Nº de Donantes Mayores: PROGRAMAS DEL DISTRITO Situación actual Nº de estudiantes de Intercambio de Jóvenes de Rotary: Acogidos: Nº de clubes Interact patrocinados: Nº de interactianos: Nº de clubes Rotaract patrocinados: Nº de rotaractianos: Patrocinados: Nº de Grupos de Rotary para fomento de la Comunidad (GRFC) patrocinados: Nº de participantes en los GRFC: Nº de participantes en RYLA: Nº de actividades de RYLA: Nº de Intercambios Rotarios de Amistad: Nº de proyectos de servicio coordinados por el distrito (incluye todas las Avenidas de Servicio): Nº de rotarios del distrito afiliados a Grupos de Acción Rotaria: Agrupaciones de Rotary: Próximas medidas Durante mi año de gobernación, el distrito se enfocará en las siguientes áreas para mejorar sus programas: SÉ UN LÍDER: GOBERNADOR DE DISTRITO

24 RESUMEN DE LAS METAS DEL DISTRITO ROTARIO Planificación estratégica PARA EL AÑO Capacitación Administración del distrito Finanzas Conferencia de distrito Promoción de la Convención Relaciones públicas Membresía Nuevos clubes La Fundación Rotaria El distrito participará en las siguientes subvenciones de La Fundación Rotaria: Meta de contribución del distrito al Fondo Anual: Meta de contribución del distrito al Fondo de Dotación: 9 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA 1.15

25 Programas del distrito Me gustaría que nuestro distrito participara en los siguientes programas en nuestras comunidades: Me gustaría que nuestro distrito participara en los siguientes programas en el exterior: Otras metas SÉ UN LÍDER: GOBERNADOR DE DISTRITO

26 ANEXO 3 FIJACIÓN DE METAS EN ROTARY CLUB CENTRAL EL CLUB Membresía: (Fijar porcentaje o cifra) 1. Socios actuales conservados 2. Nuevos socios conservados 3. Nuevos socios por instalar Participación rotaria: (Fijar porcentaje o cifra) 1. Socios con funciones en el club 2. Socios que participan en actividades de servicio del club 3. Socios que participan en actividades sociales del club 4. Socios que apadrinan nuevos rotarios 5. Socios que participan en programas o actividades de desarrollo del liderazgo 6. Socios en Grupos de Acción Rotaria 7. Socios en Agrupaciones de Rotary 8. Socios con funciones distritales 9. Socios que asisten a la Conferencia de distrito 10. Presidentes de comité que asisten a la Asamblea de capacitación distrital 11. Total de socios que participan Comunicación del club: 1. Nuestro club tiene un plan estratégico (sí o no) 2. Número de asambleas realizadas por año 3. Nuestra presencia en línea refleja fielmente las actividades en curso (sí o no) 4. Número de comunicaciones distribuidas por mes 5. Número de actividades sociales por año fuera de la reunión del club Relaciones públicas: 1. Número de actualizaciones del sitio web por mes 2. Número de artículos publicados cada año en los medios de difusión sobre los proyectos 3. Número de especialistas en medios que invitamos a visitar un proyecto o reunión del club al mes 4. Usamos las redes sociales para promover las actividades de servicio (sí o no) 5. Usamos material publicitario producido por RI (sí o no) PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA 1.17

27 SERVICIO Proyectos y actividades: 1. Número de actividades y/o proyectos de servicio Clubes para la juventud: 1. Número de clubes Rotaract 2. Número de clubes Interact Participantes en programas para la juventud: 1. Número de estudiantes del Intercambio de Jóvenes del exterior 2. Número de estudiantes del Intercambio de Jóvenes que viajan al exterior 3. Número de participantes en RYLA CONTRIBUCIONES A LA FUNDACIÓN Fondo Anual (US$): 1. Círculo Paul Harris 2. Sustentadores 3. Cada Rotario, Cada Año 4. Otras contribuciones Fondo PolioPlus (US$): 1. Fondo PolioPlus Donaciones Extraordinarias y Fondo de Dotación (en cifras): 1. Donaciones Extraordinarias 2. Círculo de Testadores 3. Benefactores 1.18 SÉ UN LÍDER: GOBERNADOR DE DISTRITO

28 HOJA DE ACTIVIDAD DEL GETS NOTAS PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA 1.19

29 ROTARY CLUB CENTRAL PLANIFICAR JUNTOS MONITOREAR AVANCES LOGRAR METAS Todo en el mismo sitio. Se ahorra papel. Promueve la continuidad en el liderazgo. Hace posible que los clubes monitoreen su avance. Fomenta la transparencia. Pone de relieve la importante labor que realizan los clubes rotarios en el mundo. Manos a la obra! Visite

30 SESIÓN 2 TU EQUIPO Para que tengas éxito en tu gestión de gobernador necesitas un sólido equipo de liderazgo distrital, integrado por los asistentes del gobernador, los presidentes de comités distritales, ex gobernadores y gobernadores entrantes. Al compartir responsabilidades con el equipo, te quedará más tiempo para innovar, formar líderes y motivar a los rotarios para que participen en proyectos, programas y actividades. Para planificar tu año con dicho equipo, utiliza la Guía para la planificación distrital (Anexo 2). RESPONSABILIDADES GOBERNADOR ELECTO Examinar y actualizar las normas del distrito, entre otras las funciones de los ex gobernadores y la coordinación de proyectos multianuales. Designar a los asistentes del gobernador y presidentes e integrantes de comités distritales que hagan falta para cubrir vacantes. GOBERNADOR Asegurarse de que el equipo de liderazgo distrital cumpla con sus responsabilidades. Asegurarse de que los comités distritales apoyen la labor de los comités de los clubes. Trabajar con el gobernador propuesto y el gobernador en ejercicio para garantizar la continuidad. Organizar reuniones de planificación con el equipo de liderazgo distrital y asegurarse de que sus integrantes te informen sobre sus actividades. RECURSOS Para más información consulta a los: Ex gobernadores Coordinadores de Rotary Gobernadores electos de la misma promoción Líderes de capacitación de la Asamblea Internacional TU EQUIPO 2.1

31 SELECCIÓN DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO La selección de los integrantes del equipo de liderazgo distrital es una tarea conjunta. Colabora con tus antecesores y sucesores para elegir a la persona adecuada para cada vacante. Consulta con los integrantes del consejo consultivo de ex gobernadores y aprovecha su valiosa experiencia. Para los nombramientos, ten en cuenta estas recomendaciones: Designar a los funcionarios escalonadamente, para mandatos de dos a tres años, de manera que los nuevos miembros siempre trabajen con los más experimentados. Nombrar rotarios en base a su demostrada capacidad de liderazgo y potencial de crecimiento, y seleccionar a socios de tantos clubes como sea posible. Escoger una combinación de líderes experimentados y rotarios que aún no hayan prestado servicio a nivel distrital. Al ofrecer un cargo, ten claras tus expectativas, explica las responsabilidades pertinentes y asegúrate que los funcionarios designados se comprometan a servir. Concreta los nombramientos que efectúes como gobernador electo varios meses antes de que convoques el Seminario de capacitación del equipo distrital, en el cual confirmarás las responsabilidades de cada integrante, las metas del distrito y los procedimientos para presentar informes. Los nombramientos distritales deben notificarse a RI para el 31 de diciembre. ASISTENTES DEL GOBERNADOR Los asistentes del gobernador desempeñan un papel muy importante por ser los más familiarizados con los clubes del distrito. El número de asistentes que designes dependerá de la magnitud del distrito y de sus características lingüísticas, geográficas y la proporción entre clubes fuertes y débiles. Se los debe designar cada año y ninguno de ellos podrá desempeñar el cargo durante más de tres años consecutivos. A la hora de designar a los asistentes, recuerda la importancia de este cargo para formar líderes distritales y ten en cuenta a los ex funcionarios de los clubes u otros socios con potencial de liderazgo. Para más información sobre las responsabilidades propias del cargo, consulta Sé un líder: Asistente del gobernador. El distrito es responsable de determinar la cuantía necesaria que debe proporcionarse a los asistentes del gobernador para el ejercicio de sus funciones. COMITÉS DISTRITALES Los comités distritales apoyan las actividades de los clubes y distritos relacionadas con sus áreas de especialidad y facilitan el logro de las metas distritales. En el Anexo 4 se indican los comités que se recomienda nombrar. Pueden designarse los comités adicionales que hagan falta. Para más información sobre los comités distritales y sus responsabilidades, consulta Sé un líder: Comités distritales. 2.2 SÉ UN LÍDER: GOBERNADOR DE DISTRITO

32 CONTINUIDAD A NIVEL DISTRITAL Para fomentar la continuidad en el equipo de liderazgo distrital, colabora con tu antecesor y sucesores, especialmente en lo que se refiere a tareas y actividades que duran más de un año, como la planificación estratégica, nombramientos distritales, proyectos de servicio y la gestión del Fondo Distrital Designado y las subvenciones globales. Asimismo, el consejo consultivo de ex gobernadores puede ser útil para la planificación a largo plazo. Como gobernador, te recomendamos que brindes al gobernador electo y al gobernador propuesto la oportunidad de aspirar a responsabilidades o tareas específicas en los comités distritales, para que adquieran experiencia. Facilita la preparación de tu sucesor tomando las siguientes medidas. Asigna al gobernador electo responsabilidades específicas en comités distritales o tareas organizativas. Incluye al gobernador electo en las reuniones distritales que convoques, como la Conferencia de distrito. Antes de la Asamblea Internacional, informa al gobernador electo respecto al estatus de los clubes y recomienda la toma de medidas para el fortalecimiento de cada club. Recomienda al gobernador propuesto que tome el curso para gobernadores propuestos en el Centro de formación. Reúnete con el gobernador electo cuando éste regrese de la Asamblea Internacional para hablar sobre la información recibida en la reunión. APOYO A LOS CLUBES El equipo de liderazgo distrital tiene como finalidad apoyar a los clubes del distrito. Una de sus tareas es ayudar a los clubes a actualizar sus prácticas siguiendo las recomendaciones de la Guía para clubes dinámicos: Plan de liderazgo para el club, la cual es la meta definitiva del distrito. PREGUNTAS PREVIAS AL GETS Responde a estas preguntas antes de asistir al GETS: Qué factores debes considerar al seleccionar rotarios para cargos distritales? De qué manera te mantendrás al corriente del desempeño de tu equipo durante el año? Qué tipo de apoyo necesitarán los clubes de tu distrito para para lograr el éxito? Qué tipo de apoyo pueden brindar los ex gobernadores a los clubes del distrito? TU EQUIPO 2.3

33 ANEXO 4 COMITÉS DISTRITALES Los recursos y puntos fundamentales para cada comité figuran en Sé un líder: Comités distritales. Anima a los comités a utilizar los recursos proporcionados por Rotary para obtener más información. Se espera que todos los comités distritales cumplan estas responsabilidades: Colaborar con el gobernador, el gobernador electo, el gobernador propuesto y los asistentes del gobernador en la planificación de las estrategias para lograr las metas. Promover y asistir a la Conferencia de distrito y otras reuniones distritales de capacitación. Facilitar la transmisión de información entre Rotary International, el distrito y los socios de los clubes. Trabajar en estrecha relación con los líderes de los clubes para brindarles la orientación y ayuda necesarias. Compartir con los clubes los materiales que envían la Secretaría y el equipo de coordinadores regionales. EX BECARIOS Este comité gestiona las relaciones con los ex becarios del distrito y ayuda a los clubes a mantenerse en contacto con éstos. REQUISITOS Para integrar el comité se deberá dar preferencia a: Los ex becarios Personas que hayan trabajado con ex becarios RESPONSABILIDADES Trabajar en estrecha relación con otros comités distritales, en particular los de Membresía, la Fundación y Nuevas Generaciones, para detectar a ex becarios que puedan hablar en público, aplicar sus competencias en proyectos, ser socios en perspectiva, contribuir con la Fundación y los programas de Rotary, etc., para que participen en actividades de los clubes del distrito. Fomentar los contactos y el trabajo con los ex becarios para que mantengan su relación con Rotary. Animar a los ex becarios a remitir sus datos a RI y trabajar con Los funcionarios de club tienen acceso en Mi Rotary a informes de los nombres, detalles del programa y datos de contacto de los ex participantes en programas de Rotary relacionados con tu distrito. los presidentes de otros comités para que notifiquen a RI los datos de los participantes en programas. Observar las normas de privacidad y protección de la juventud así como las regulaciones locales. Apoyar y coordinar eventos y asociaciones para ex becarios, según corresponda. y 2.4 SÉ UN LÍDER: GOBERNADOR DE DISTRITO

34 PROMOCIÓN DE LA CONVENCIÓN Este comité promueve la asistencia a la Convención anual de Rotary entre los rotarios del distrito. REQUISITOS Para integrar el comité se deberá dar preferencia a quienes: Hayan asistido a otras Convenciones de Rotary. Tengan experiencia en marketing. Sepan hablar bien en público. RESPONSABILIDADES Asistir a las reuniones de los clubes y el distrito para promover la Convención. Informar sobre la Convención a nivel local y distribuir materiales alusivos. Trabajar en estrecha colaboración con el integrante del Comité de la Convención de RI de la zona. Ponerse en contacto con los posibles participantes. Remitir artículos e información sobre la Convención a los boletines, publicaciones y directorios distritales. Traducir información de importancia sobre la Convención al idioma local (si fuera necesario). Establecer o ampliar la página web del distrito, e incluir enlaces con información sobre la Convención en riconvention.org/es. Muchos de estos comités también se encargan de: Organizar grupos de rotarios del distrito que asisten a la Convención (especialmente para los rotarios que asisten por primera vez). Invitar a posibles rotarios a asistir a la Convención (principalmente lo hacen los distritos anfitriones). Realizar campañas de marketing y difundir los concursos que organice el Comité de Promoción de la Convención de RI. CONFERENCIA DE DISTRITO Este comité se encarga de planificar y promover esta reunión para lograr la máxima asistencia posible. REQUISITOS Se dará preferencia al gobernador electo, al gobernador propuesto o a quienes: Tengan experiencia en los sectores de coordinación de reuniones u hostelería. Posean experiencia profesional en los medios de comunicación, relaciones públicas o marketing. Sepan hablar bien en público. TU EQUIPO 2.5

35 RESPONSABILIDADES Recomendar la sede de la Conferencia y ocuparse de todos los arreglos logísticos. Coordinar las finanzas de la Conferencia para asegurar la máxima asistencia posible. Promover la asistencia a la Conferencia y la representación de todos los clubes, concentrándose especialmente en los nuevos rotarios y los socios de clubes recientemente organizados. Promover la Conferencia de distrito ante sectores del público externo como los medios de difusión, los líderes de la comunidad y los beneficiarios de los programas de Rotary. Organizar, en colaboración con el instructor distrital, el Seminario de capacitación para el liderazgo distrital, que se celebrará con la Conferencia. Reservar espacio en el programa para las actividades de La Fundación Rotaria, si no se hubiera presentado un informe anteriormente o no se presentará en otra reunión distrital. PROGRAMAS Estos comités promueven y administran las actividades y los proyectos distritales, así como los programas de Rotary, además de apoyar y orientar a los clubes rotarios y clubes Interact y Rotaract del distrito. Los distritos suelen contar con un comité específico para cada programa o grupo, con apoyo adicional para los clubes Rotaract e Interact. Rotary ofrece recursos para cada uno de estos comités: Interact Rotaract* Grupos de Acción Rotaria Grupos de Rotary para Fomento de la Comunidad Agrupaciones de Rotary Intercambio Rotario de Amistad Intercambio de Jóvenes Seminarios de Rotary para Líderes Jóvenes (RYLA) REQUISITOS Se dará preferencia a quienes tengan experiencia a nivel de club en cada programa o actividad. El gobernador propuesto debe formar parte del Comité Distrital de Intercambio de Jóvenes. RESPONSABILIDADES Coordinar las actividades distritales relacionadas con el programa en cuestión. Promover la participación en los programas a través de comunicaciones periódicas con los asistentes del gobernador y los clubes del distrito. Promover los programas exitosos en las reuniones distritales y durante las visitas a los clubes, invitando a los participantes en los programas para que hagan uso de la palabra y alentando a los clubes a participar. * Rotary International sugiere una estructura para los comités distritales de Rotaract, la cual puede consultar en el Manual de Rotaract. 2.6 SÉ UN LÍDER: GOBERNADOR DE DISTRITO

36 Identificar en la región, en consulta con los coordinadores de Rotary, a rotarios con experiencia en los distintos programas. Facilitar a los presidentes de los comités de programas de los clubes el cumplimiento de sus funciones. Animar a los clubes a estudiar las necesidades de la comunidad para determinar qué programa podría abordar las mismas. Buscar posibilidades de cooperación entre los programas distritales y las organizaciones de servicio no rotarias locales. Alentar a los participantes de un programa a tomar parte en otras actividades del distrito. EXTENSIÓN Este comité elabora e implementa planes para la organización de nuevos clubes rotarios dentro del distrito. REQUISITOS Se dará preferencia a ex gobernadores, gobernadores propuestos y quienes demuestren: Experiencia como presidentes de comités de club relacionados con el desarrollo de la membresía. Éxito en cuanto a invitar a nuevos socios. Experiencia en la implementación de programas de membresía. Éxito en el desarrollo de nuevos clubes. RESPONSABILIDADES Identificar comunidades donde no funcionan clubes rotarios con población suficiente para fundar un club. Determinar en qué comunidades pueden establecerse clubes rotarios adicionales, sin perjudicar el servicio de los clubes actuales. Colaborar en la organización y fundación de clubes nuevos. CAPACITACIÓN El presidente y el mayor número posible de integrantes del comité asistirán a la reunión de capacitación que organice el coordinador de Rotary. FINANZAS Este comité supervisa los fondos del distrito, para lo cual deberá determinar el monto de la cuota per cápita y los gastos de administración, y elabora el informe anual sobre las finanzas del distrito. El tesorero distrital es miembro ex officio del comité con derecho a voto. REQUISITOS Se dará preferencia a quienes: Hayan ejercido el cargo de tesorero de club. Tengan experiencia profesional en el campo de la contabilidad o las finanzas. TU EQUIPO 2.7

37 RESPONSABILIDADES Elaborar el presupuesto del distrito en colaboración con el gobernador, el cual se remitirá a los clubes por lo menos cuatro semanas antes del Seminario de capacitación para presidentes electos de club (PETS) o la Asamblea de capacitación distrital para ser aprobado en una reunión de los presidentes entrantes. Analizar y recomendar el monto de la cuota per cápita. Toda cuota per cápita deberá ser aprobada por las tres cuartas partes de los presidentes entrantes de club como mínimo, durante el PETS o la Asamblea de capacitación distrital, o por la mayoría de los electores presentes y votantes en la Conferencia de distrito. Garantizar que se mantengan los debidos registros de ingresos y egresos. Preparar y presentar un informe financiero anual ante la Asamblea de capacitación distrital. Verificar que en las cuentas bancarias del distrito figuren como signatarios un miembro del comité (preferentemente el tesorero) y el gobernador, y que se requieran ambas firmas para retirar fondos. Trabajar en estrecha relación con el presidente del Comité Distrital de La Fundación Rotaria en la distribución de los fondos de subvenciones, cerciorándose de que se registren debidamente las actividades de la subvención para presentar los informes correspondientes. MEMBRESÍA Este comité identifica, promueve e implementa las estrategias adecuadas para estimular el crecimiento de la membresía en el distrito. REQUISITOS Se dará preferencia al gobernador propuesto, los ex gobernadores o quienes: Hayan desempeñado el cargo de presidente de un comité de club relacionado con el desarrollo de la membresía. Hayan invitado a nuevos socios con éxito. Tengan experiencia en la implementación de programas de membresía. Hayan tenido éxito en la elaboración de estrategias para la conservación de socios. RESPONSABILIDADES Planificar, promocionar y organizar un Seminario distrital sobre la membresía, en colaboración con el gobernador electo y el instructor distrital. Brindar asistencia en las tareas de captación de socios de los clubes, prestando especial atención a los clubes pequeños o de funcionamiento deficiente. Animar a los clubes a desplegar su máximo esfuerzo para que su membresía refleje la composición demográfica de los sectores profesionales y empresariales de la comunidad local. Asegurarse de que los clubes conozcan los recursos de RI sobre membresía y que los datos pertinentes sean reportados puntualmente a la sede de Rotary International. Colaborar y comunicarse con el gobernador y los líderes de los clubes para garantizar el logro de las metas de membresía distritales. Coordinar las actividades para el desarrollo de la membresía que se lleven a cabo en el distrito. 2.8 SÉ UN LÍDER: GOBERNADOR DE DISTRITO

38 Fomentar la participación de los clubes en los programas de reconocimiento de Rotary o del presidente de RI para el desarrollo de la membresía. Coordinar actividades que promuevan el aumento de la membresía con los comités de Extensión y Relaciones Públicas. Facilitar la labor de los presidentes de los Comités de Membresía de los clubes. Visitar los clubes para hablarles de estrategias innovadoras para el crecimiento de la membresía, flexibilidad, diversidad y maneras de involucrar a los socios. Trabajar con el coordinador de Rotary para planear las actividades para el crecimiento de la membresía en el distrito. Asegurarse de que todos los comités del club tengan un ejemplar de Fortalece el club: Plan para el desarrollo de la membresía (antes Guía para el desarrollo de la membresía) y estén informados sobre los recursos disponibles en Rotary.org. CAPACITACIÓN El presidente y el mayor número posible de integrantes del comité asistirán al seminario de capacitación regional que organice el coordinador de Rotary. NUEVAS GENERACIONES (SERVICIO A LA JUVENTUD) Este comité es responsable de organizar, implementar y apoyar las actividades distritales y coordinar la participación de la juventud y los líderes jóvenes con los otros comités. El gobernador determinará la estructura idónea del comité y la relación de trabajo con los demás comités distritales. RESPONSABILIDADES Coordinar actividades con los Comités Distritales de Interact, Rotaract, RYLA, Intercambio de Jóvenes, Servicio en la Comunidad, Servicio Internacional y Servicio Profesional, para compartir conocimientos en el distrito, dirigir la promoción cruzada entre programas, fomentar las oportunidades de servicio, y coordinar esfuerzos entre distintos comités distritales. Destacar la importancia del servicio en cada uno de los programas de Rotary para líderes jóvenes (Interact, Rotaract, RYLA e Intercambio de Jóvenes). Fomentar y facilitar las relaciones con otras organizaciones para ofrecer más oportunidades a los jóvenes. Promover y facilitar la transición de los jóvenes entre distintos programas y actividades, y delegarles responsabilidades a medida que desarrollan sus aptitudes de liderazgo. Establecer vínculos con los ex participantes en programas para las Nuevas Generaciones, para que permanezcan en contacto constante con Rotary. Promover la celebración del Mes del Servicio a la Juventud en mayo. PROPUESTAS Propone al rotario más capacitado para ejercer el cargo de gobernador. Para más información contacta con tu representante de Apoyo a clubes y distritos. TU EQUIPO 2.9

39 RESPONSABILIDADES Llevar a cabo el proceso de selección de manera digna y responsable, de conformidad con los principios de Rotary. Buscar y proponer al candidato más capacitado. Entrevistar a todos los candidatos al cargo de gobernador sugeridos por los clubes o el comité de propuestas. En todas las entrevistas a los candidatos, se deberán cumplir los requisitos mínimos para la selección del gobernador, estipulados en la sección del Código de normas de Rotary. Asegurarse de que ningún miembro titular o suplente del Comité de Propuestas o candidato a integrarlo sea elegible para ser propuesto para ningún cargo cuya selección esté a cargo de dicho comité. RELACIONES PÚBLICAS Este comité promueve Rotary ante el público externo y fomenta la comprensión, el aprecio y el apoyo a los programas de la organización. Asimismo, promueve entre los rotarios la importancia de la publicidad externa eficaz, las relaciones públicas favorables y una imagen positiva como metas esenciales para nuestra organización. REQUISITOS Se dará preferencia a quienes tengan experiencia en alguno de los siguientes campos: Tengan experiencia en actividades de relaciones públicas en el club (preferiblemente como presidente de comité). Hayan recibido formación en medios de comunicación, periodismo, relaciones públicas, comunicaciones, publicidad o marketing como parte de su profesión. RESPONSABILIDADES Mantener contacto con el gobernador y los presidentes de los principales comités para obtener información actualizada sobre los proyectos y actividades del distrito que merezcan difusión, especialmente ante el público en general. Promover Rotary ante los medios de difusión, líderes de la comunidad, posibles organizaciones colaboradoras, beneficiarios de los programas y el público en general. Proporcionar a los medios de comunicación noticias de interés sobre los proyectos y eventos del distrito, y difundir las actividades de los clubes y el distrito en las redes sociales. Compartir con los clubes los materiales de relaciones públicas de Rotary y alentarlos a dar prioridad a su difusión por medios tradicionales y las redes sociales. Aprovechar toda oportunidad para recomendar a los clubes que publiquen en sus sitios web contenido que despierte en interés del público en general. Difundir en el distrito y la comunidad de Rotary las actividades de Rotary, como PolioPlus, proyectos de subvenciones llevados a cabo con éxito, actividades de ex becarios y reconocimientos a los distritos y la comunidad rotaria SÉ UN LÍDER: GOBERNADOR DE DISTRITO