LECCIÓN 2 "EL PROYECTO EN LA EMPRESA"

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1 LECCIÓN 2 "EL PROYECTO EN LA EMPRESA" ÍNDICE 2.1. EL PROYECTO Y LA EMPRESA TIPOS DE ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS EN LA EMPRESA ORGANIZACIÓN EN UNIDADES FUNCIONALES ORGANIZACIÓN EN EQUIPOS DE PROYECTO ORGANIZACIÓN EN MATRIZ INFLUENCIA DEL PROYECTO SOBRE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA. 1

2 2.1. EL PROYECTO Y LA EMPRESA. PROYECTO Pública ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL Privada Empresa nueva creación Empresa existente y consolidada Desarrollo nuevos proyectos ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA EMPRESA 2.2. TIPOS DE ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS EN LA EMPRESA Organización en Unidades Funcionales Organización en Equipos de Proyecto Organización en Matriz ORGANIZACIÓN EN UNIDADES FUNCIONALES. ALTA DIRECCIÓN UNIDAD FUNCIONAL 1 UNIDAD FUNCIONAL 2 UNIDAD FUNCIONAL 3 Figura 2.1. Esquema básico de organización en unidades funcionales. 2

3 ALTA DIRECCIÓN Calidad MARKETING INGENIERÍA PRODUCCIÓN COMPRAS ADMINISTRACIÓN COMERCIAL AUTOMATISMOS PLANIFICACION Y LANZAMIENTO MATERIALES FINANZAS VENTAS MECÁNICA PROCESO PRODUCCIÓN SUBCONJUNTOS CONTABILIDAD ELECTRICIDAD CONTROL PRODUCCIÓN SERVICIOS SISTEMAS SEGURIDAD Y MANTENIMIENTO Figura 2.2. Ejemplo de Organización en Unidades Funcionales. Empresa del sector electromecánico. 3

4 Ventajas: Personal técnico agrupado en su unidad correspondiente. Aumenta el nivel de desarrollo técnico dentro de la organización. Necesidad de menos personal técnico. Aumenta la flexibilidad en el uso del personal y se aprovechan mejor los medios humanos. El personal puede trabajar en muchos proyectos diferentes, con el consiguiente enriquecimiento personal. Continuidad en los procedimientos y organización de las tareas de su especialidad de uno a otro proyecto. Inconvenientes: Dificultad en el control de proyectos grandes. Dificultad en la determinación de responsabilidades. La división de tareas origina dificultades de coordinación, así como el desarrollo armónico de todo el proyecto. Se propicia mayor participación y dedicación a los problemas técnicos del proyecto, en detrimento de la coordinación, planificación y control. El éxito del nuevo proyecto está siempre subordinado a la carga de trabajo rutinario que desarrolle en ese momento la empresa. La respuesta de esta organización a las necesidades del proyecto es muy lenta. En determinadas situaciones empresariales, pretender desarrollar un nuevo proyecto de esta forma es condenarlo al fracaso. 4

5 ORGANIZACIÓN EN EQUIPOS DE PROYECTO. ALTA DIRECCIÓN EQUIPO DE PROYECTO A EQUIPO DE PROYECTO B EQUIPO DE PROYECTO C Figura 2.3. Esquema básico de organización en equipos de proyectos. ALTA DIRECCIÓN PROYECTOS TIPO A PROYECTOS TIPO B INGENIERÍA PRODUCCIÓN CONTROL CALIDAD COMPRAS INGENIERÍA PRODUCCIÓN CONTROL CALIDAD OPERACIONES CAMPO ADMINISTRACIÓN COMPRAS Figura 2.4. Organización en equipos de proyecto. 5

6 Ventajas: Control directo sobre todas las actividades del proyecto. Reducción de los problemas de coordinación. Responsabilidades definidas y centralizadas en el director de proyecto. El director de proyecto dispone de información actualizada en todo momento. Inconvenientes: Aumento de costes debido a la duplicidad de funciones. Necesidad de personal adicional. Los especialistas asignados a un proyecto muy largo pueden quedar desfasados tecnológicamente. Es difícil reemplazar un miembro del equipo, ya que posee conocimientos muy específicos. Costes globales de operación muy altos. 6

7 ORGANIZACIÓN EN MATRIZ. ALTA DIRECCIÓN EQUIPOS DE PROYECTO UNIDADES FUNCIONALES A B C Figura 2.5. Esquema básico de organización en matriz. Ventajas: Separación entre la dirección técnica y la gestión administrativa del proyecto. Permite disponer de una reserva de especialistas en los grupos funcionales. La existencia de una comunicación fluida posibilita respuestas rápidas, tanto a los deseos del cliente como a las necesidades de la organización. Evita que el personal se quede desfasado en su campo, a la vez que amplía su conocimiento de otros campos. 7

8 Inconvenientes: Requiere un nivel superior de dirección que arbitre en los litigios que pudieran surgir entre las dos fuentes de autoridad. Necesita de un sistema de información y comunicaciones eficaz para evitar que se adopten las soluciones de aquel jefe que tenga un mayor peso en la organización. Hay que equilibrar los objetivos de coste y plazo (director de proyecto) con los de calidad técnica (director funcional). ES DE PROYECTO Planificar y organizar el desarrollo del proyecto. Dirigir el proyecto dentro del coste, plazo y calidad requeridos. Analizar y evaluar resultados, informando a su director. QUÉ? CUÁNDO? CUÁNTO? ES DE UNIDADES FUNCIONALES Aprobar la organización funcional que soporta los objetivos del proyecto. Proporcionar políticas y procedimientos funcionales. Proporcionar personal adecuado. Asegurar la calidad técnica. QUIÉN? CÓMO? COORDINADORES DE UNIDADES FUNCIONALES EN EL PROYECTO Planificar y organizar el desarrollo de los paquetes de trabajo y vigilar su ejecución. Establecer procedimientos técnicos. Establecer programaciones y presupuestos operacionales para sus paquetes. Controlar e informar. Figura 2.6. Responsabilidades de los principales participantes de una organización en matriz. 8

9 ALTA DIRECCIÓN EQUIPOS PROYECTO UNIDADES FUNCIONALES U.F. 1 QUIÉN? CÓMO? U.F. 2 U.F. 3 PROYECTO A QUÉ? CUÁNDO? CUÁNTO? PROYECTO B COORDINADOR U.F. 1 PROYECTO B PROYECTO C RESPONSABLES DE PAQUETES DE TRABAJO Figura 2.7. Organización en matriz. 9

10 Lección INFLUENCIA DEL PROYECTO SOBRE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA. CONDICIONANTES DEL PROYECTO ESTRUCTURA ORGANIZATIVA CARACTERÍSTICAS PROPIAS Factores que inciden en la selección de la estructura de la organización. TIPO DE ORGANIZACIÓN FACTORES FUNCIONAL MATRICIAL PROYECTOS Incertidumbre Baja Media Alta Complejidad Baja Media Alta Duración Corta Normal Larga Tamaño Pequeño Medio Grande Tipo de cliente Varios Pocos Uno Necesidad de coordinación Importancia del plazo Baja Media Alta Baja Normal Alta Ejemplos: selección de la estructura organizativa: Empresa que va a desarrollar muchos proyectos pequeños con poca tecnología: Empresa que va a desarrollar un gran proyecto de larga duración: Trabajos de mucha tecnología y tamaño medio: 10

11 Lección 2 Tamaño del Pequeño proyecto Grande Organizaciones funcionales Organizaciones por proyectos Organizaciones matriciales fuertes O.M. débiles Baja Complejidad del proyecto/ Necesidad de coordinación Alta FUNCIONAL MATRICIAL EQUIPOS Estructura organización (%) % Personal Funcional % Personal Equipo Asignación de personal (%) 11