MANUAL DE AYUDA COMO HACER INVENTARIOS CON GOTELGEST.NET

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1 MANUAL DE AYUDA COMO HACER INVENTARIOS CON GOTELGEST.NET

2 INDICE DE CONTENIDOS 1) INTRODUCCIÓN ) RECOMENDACIONES PREVIAS ) METODO 1: MÉTODO SIMPLE CON SELECCIÓN DE FECHAS ) PASO 2: REALIZAR INVENTARIO ) PASO 3: REGENERACIÓN DE ARTÍCULOS ) METODO 2: MÉTODO SIMPLE CON PUESTO DE STOCK A CERO ) PASO 1: PONER EL STOCK A CERO ) PASO 2: REALIZAR INVENTARIO ) PASO 3: REGENERACIÓN DE ARTÍCULOS ) METODO 3: MÉTODO AVANZADO ) REALIZAR INVENTARIO ) PASO 2: CREAR INVENTARIO ) PASO 3: CALCULAR STOCK TEÓRICO DEL EJERCICIO QUE FINALIZA ) PASO 4: CALCULAR STOCK A PARTIR DE LOS PARTES DE INVENTARIO ) PASO 5: CERRAR INVENTARIO Cómo hacer inventarios con GotelGest.Net 2

3 1) Introducción El presente documento recoge los diferentes métodos para la realización de inventarios con el software de gestión GotelGest.Net. 1) Recomendaciones previas IMPORTANTE!!! 1. Es necesario ser Administrador de la base de datos (usuario sa ) 2. IMPORTANTE! COPIA DE SEGURIDAD: Realizar una copia de seguridad antes de realizar el inventario. 3. DOCUMENTOS DE COMPRA Y VENTA: Todos los documentos de compra y venta deben estar facturados y no se podrán modificar, solo mediante facturas rectificativas posteriores. No debe haber pedidos pendientes de servir ni albaranes pendientes de facturar durante el proceso de inventario. 4. OPCIONAL: IMPRIMIR STOCK INICIAL. Si se quiere realizar un análisis comparativo del STOCK a fin de ejercicio en el sistema y el STOCK a principio del ejercicio tras la realización del inventario, se puede imprimir un listado de existencias de artículos previo a iniciar el proceso, o bien realizar una exportación de la vista en EXCEL para posteriormente poder tratarlo. Este paso no es necesario si realiza el inventario mediante el MÉTODO 3: Inventario avanzado. TENGA PRECAUCIÓN, LOS CAMBIOS REALIZADOS SON IRREVERSIBLES. REALICE SIEMPRE PREVIAMENTE UNA COPIA DE SEGURIDAD Y ARCHÍVELA. Cómo hacer inventarios con GotelGest.Net 3

4 2) METODO 1: Método simple con selección de fechas El siguiente método es el más adecuado para la mayoría de empresas que no pretenden realizar una valoración diferencial de stock. Cualquier variación de documentos anteriores a la fecha de inventario no tendrá efecto sobre el stock actual. 1) Paso 1: Definición de las fechas de validez del stock Dentro de la definición de empresa, se cambian las fechas de validez del stock. Seleccionamos la opción Archivo Empresas Mto. Empresas Trabajo. En el listado de empresas seleccionamos la actual y pulsamos Modificar En la primera opción Información, seleccionamos la pestaña Otras Opciones donde encontraremos el botón Fechas Validez Stock. Por lo general la fecha de inicio se pondrá la del nuevo ejercicio (p. ej. 01/01/2015) y fecha de fin puede dejar la fecha por defecto (01/01/2099). TENGA EN CUENTA QUE ESTE CAMBIO AFECTARÁ A TODAS LAS EMPRESAS QUE COMPARTEN LA BASE DE DATOS. Cómo hacer inventarios con GotelGest.Net 4

5 +ç 2) Paso 2: Realizar Inventario Bien utilizando GOTELGEST.NET PDA Almacén e Inventario o bien de forma manual se realizan uno o varios Partes de Almacén de tipo inventario. Para consultar cómo realizar un nuevo documento de inventario con GOTELGEST.NET PDA consulte el manual correspondiente. Una vez recogidos los datos con GOTELGEST.NET PDA se importarán los datos (Recibir Datos) en GOTELGEST.NET. Cómo hacer inventarios con GotelGest.Net 5

6 3) Paso 3: Regeneración de artículos Mediante la opción Almacén Regeneración Artículos realizamos el último paso OBLIGATORIO para dar por válido el stock introducido por el inventario. IMPORTANTE. El proceso leerá todos los movimientos de artículos para calcular stock, precios y fechas. Los cambios son irreversibles por lo que se recomienda que no se esté trabajando en otros puestos y que se realice una copia de seguridad previa. Cómo hacer inventarios con GotelGest.Net 6

7 En la visualización previa se muestran los artículos que reducen su stock con respecto al anterior en rojo y los que lo aumentan en verde. Si lo desea, en este punto puede imprimir un listado que le permitirá realizar un análisis comparativo del resultado del proceso. Puede cancelar el proceso sin haber realizado ningún cambio y realizar los ajustes que considere necesarios antes de volver a repetir la previsualización. Una vez preparado, el programa avisa en el último paso. Pulsando FINALIZAR realizará los cambios en la base de datos. El programa avisa de la conclusión con el mensaje Regeneración Completada. En la vista de artículos obtendrá el nuevo stock. Cómo hacer inventarios con GotelGest.Net 7

8 3) METODO 2: Método simple con puesto de stock a cero Este método es el adecuado para aquellas empresas que quieran mantener todos los movimientos de stock y utilizarlos en el cálculo del PMC. Mediante este método inicialmente se genera un Parte de Almacén de tipo ajuste que deja el stock a cero. Tenga en cuenta que con este método cualquier cambio en documentos anteriores a la fecha del inventario variará el resultado del mismo. 1) Paso 1: Poner el stock a cero Mediante la opción Almacén Ajuste de Stock a 0 se generará el parte de ajuste de almacén. El formulario permite seleccionar los artículos que van a ser puestos a 0, previsualizando los resultados. Cómo hacer inventarios con GotelGest.Net 8

9 Cómo hacer inventarios con GotelGest.Net 9

10 El resultado es un Parte de Almacén de tipo Ajuste que adicionalmente nos permite visualizar la valoración de almacén de forma teórica. En la vista de artículos veremos que el stock de todos es cero. Cómo hacer inventarios con GotelGest.Net 10

11 2) Paso 2: Realizar Inventario Bien utilizando GOTELGEST.NET PDA Almacén e Inventario o bien de forma manual se realizan uno o varios Partes de Almacén de tipo inventario. Para consultar cómo realizar un nuevo documento de inventario con GOTELGEST.NET PDA consulte el manual correspondiente. Una vez recogidos los datos con GOTELGEST.NET PDA se importarán los datos (Recibir Datos) en GOTELGEST.NET. 3) Paso 3: Regeneración de artículos Mediante la opción Almacén Regeneración Artículos realizamos el último paso OBLIGATORIO para dar por válido el stock introducido por el inventario. Cómo hacer inventarios con GotelGest.Net 11

12 En la visualización previa se muestran los artículos que reducen su stock con respecto al anterior en rojo y los que lo aumentan en verde. Con este método todos los artículos aparecerán en verde, ya que todos partirán de un stock a cero. NO SE PODRÁ REALIZAR UN ANÁLISIS COMPARATIVO DE FORMA DIRECTA. Puede cancelar el proceso sin haber realizado ningún cambio y realizar los ajustes que considere necesarios antes de volver a repetir la previsualización. Una vez preparado, el programa avisa en el último paso. Pulsando FINALIZAR realizará los cambios en la base de datos. El programa avisa de la conclusión con el Cómo hacer inventarios con GotelGest.Net 12

13 mensaje Regeneración Completada. En la vista de artículos obtendrá el nuevo stock. 4) METODO 3: Método avanzado Utilice este método si realiza el inventario con varias PDA, quiere ir visualizando los datos de forma incremental y adicionalmente requiere realizar un ANÁLISIS COMPARATIVO de stock y valoración previo a la validación del inventario. 1) Realizar inventario Bien utilizando GOTELGEST.NET PDA Almacén e Inventario o bien de forma manual se realizan uno o varios Partes de Almacén de tipo inventario. Cómo hacer inventarios con GotelGest.Net 13

14 Para consultar cómo realizar un nuevo documento de inventario con GOTELGEST.NET PDA consulte el manual correspondiente. Una vez recogidos los datos con GOTELGEST.NET PDA se importarán los datos (Recibir Datos) en GOTELGEST.NET. 2) Paso 2: Crear Inventario Mediante la opción Almacén Inventario Inventarios creamos un nuevo registro de inventario. Rellenamos el formulario: Código: P.Ej Nombre: P.Ej. INVENTARIO 2015 Almacén: Seleccionamos el almacén correspondiente al inventario. Ejercicio Inicial: Corresponde al año en el que vamos a iniciar el ejercicio. P.Ej Ejercicio Final: Corresponde al año en el que estamos finalizando el ejercicio. P.Ej Fecha de Inventario Final: Fecha que tomamos como stock del ejercicio que finaliza. P.Ej. 31/12/2014. Fecha Inicio Partes de Inventario: Fecha inicial en la que consideramos los partes de almacén de tipo inventario. P.Ej. 01/01/2015. Fecha Fin: Fecha final en la que consideramos los partes de almacén de tipo inventario. P.Ej 04/01/2015 y por tanto hemos pasado 4 días realizando el inventario. Cómo hacer inventarios con GotelGest.Net 14

15 Una vez tenemos el formulario rellenado GUARDAMOS. Cómo hacer inventarios con GotelGest.Net 15

16 3) Paso 3: Calcular stock teórico del ejercicio que finaliza Pulsamos CALCULAR, para calcular el stock teórico del ejercicio que finaliza. Este stock es el que ha quedado recogido en la base de datos a lo largo del año. 4) Paso 4: Calcular stock a partir de los partes de inventario Pulsamos GENERAR para generar el stock real del ejercicio que se inicia a partir de los Partes de Almacén de tipo Inventario capturados. Este paso se puede repetir tantas veces como deseemos según vamos descargando partes de almacén en la base de datos. De ese modo podemos controlar el progreso y revisar fallos. En la pestaña artículos podemos revisar en detalle el progreso e incluso realizar una impresión del resultado para analizarlo en detalle. El formulario también nos permite realizar cambios manuales para tener un control total del proceso. 5) Paso 5: Cerrar inventario Pulsamos CERRAR cuando ya hayamos revisado todo el proceso y los resultados. Este paso no es necesario realizarlo el mismo día, puede dejarse el Inventario abierto hasta haber revisado todas las líneas de artículos. Cómo hacer inventarios con GotelGest.Net 16