Políticas y Sistema de Entrenamiento Global GTPS. Guía Rápida Diciembre 2012

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1 Políticas y Sistema de Entrenamiento Global GTPS Guía Rápida Diciembre 2012

2 Sistema de Entrenamiento Global y Políticas GTPS es un sistema interactivo cuyo objetivo es: (i) Ayudar a los Empleados de BTG Pactual en la comprensión de un conjunto de reglas, procedimientos y directrices de la institución; (ii) Cumplir con la normativa aplicable y reglamentación vigente; (iii) Adoptar mejores prácticas de mercado y de gobierno corporativo. GTPS está organizado en módulos específicos que se detallan a continuación: Políticas: Documentos que contienen los principios y reglamentación de BTG Pactual. Usted debe leer, comprender y aceptar cada una de las políticas apretando el botón Acepto al final de cada documento. Entrenamientos: Sesiones de entrenamiento se organizan por personas especializadas en los contenidos de cada política. Existen entrenamientos obligatorios y no obligatorios para los Empleados cuyo objetivo es incrementar su conocimiento. Formularios: Empleados que requieren aprobación previa antes de asumir funciones en algún Directorio Externo, en un Cargo Externo o cuando un negocio/función requiere que Business Compliance cruce la barrera ( Cruce de Barrera ). Cursos no obligatorios: Los Empleados de BTG Pactual pueden tomar cursos para su desarrollo personal. Cursos no obligatorios estarán permanentemente disponibles y pueden tomarse en cualquier tiempo. Information RH: Evaluación de fin de año, Entrenamiento de RH, otros documentos específicos, presentaciones, etc. 2

3 Funcionalidades de GTPS Sistema Global Espectro /Cobertura BTG PACTUAL Identidad Visual Ciclos de Entrenamiento Personalizado Informes de Administración Todas las Oficinas Area de Marketing Adminisión y Periódicos Empleado Administración de la Participación Status de Administración Aceptación 3

4 Como Acceder a GTPS? Para acceder al sistema usted deberá usar su Login y Password. Su Login es el mismo que usted utiiliza para acceder a su computador. En primer lugar se le entregará una clave standard: pactual1. Usted necesariamente deberá modificar la clave anterior en su primer acceso al sistema. La Password que usted escoja debe tener 8 caracteres incuido letras y números (el uso de mayúsculas o minúsculas es indiferente). Olvidó su password? Haga Click en el link Olvidó su password al lado de Login. En la próxima página, ingrese su y haga click en Siguiente. Su password será enviado a su casilla de correo electrónico Requiere ayuda con el acceso? Por favor, contacte IT-Helpdesk. 4

5 Modulo de Confirmación Todos los Empleados tienen acceso a las políticas de BTG Pactual a objeto de que comprendan su reglamentación y directrices. Los Empleados de BTG Pactual deben tener presente esta reglamentación y directrices en sus actividades diarias. El Empleado debe seguir un proceso de confirmación: Es necesario que confirme que ha leído, entendendido y aceptado los términos de cada política. El plazo para concluir el proceso de confirmación es de 60 días para los actuales Empleados y de 30 días para nuevos Empleados. 5

6 Módulo de Confirmación (cont.) Cuando usted escoja leer una política, será direccionado al link que le permitirá abrir el documento. Al hacer Click en Acepto, el Empleado de BTG Pactual confirma que ha leído y aceptado íntegramente el contenido de la política. 6

7 Módulo de Entrenamiento Los programas de entrenamiento han sido organizados por personas especializadas en cada política, las cuales fueron elaboradas especialmente para BTG Pactual: Usted tendrá acceso a diversos entrenamientos cuyos contenido serán diversificados en orden a: Calificar a los Empleados; Facilitar una mejor comprensión de las políticas y procedimientos de BTG Pactual; Optimizar el proceso de entrenamiento que será en línea y adaptable a la localidad en que se ubique el Empleado; Cumplir con los requerimientos regulatorios; Al término de cada sesión de entrenamiento, Usted deberá contestar 10 preguntas. Para aprobar, el Empleado, BTG Pactual deberá contestar al menos 70% de las respuestas en forma correcta. Cada entrenamiento tiene una metodología individual y apropiada focalizada prioritariamente en la eficiente transmisión de conocimientos. Entrenamientos específicos en temas relevantes y entrenamientos con contenidos generalizados fueron organizados en función de las áreas de BTG Pactual. 7

8 Módulo Formularios A fin de abordar conflictos de interés actuales, potenciales o percibidos, riesgo legal, de cumplimento o reputacional, las políticas de BTG Pactual establecen que algunas situaciones particulares requieren que el Empleado obtenga aprobación previa. El Módulo Formularios está organizado para permitir que los Empleados cumplan con este requerimiento: Directorios Externos: Cuando un Empleado tenga intención de participar en un Directorio Externo, deberá obtener la autorización previa en orden a detectar cualquier potencial conflicto de interés que pueda originarse. Otras Funciones Externas*: Previo a involucrarse en cualquier función externa, los Empleados de BTG Pactual deberán obtener la aprobación a fin de asegurar de que no se van a originar conflictos de interés o que la función externa no será inconsistente de ninguna manera con los deberes y responsabilidades del Empleado con respecto a BTG Pactual, así como tampoco expondrá la reputación de BTG Pactual a ningún riesgo inecesario. Información por Cruce de Barrera: Si un negocio/función requiere un cambio en el status de barrera de información, el jefe del área debe requerir a Compliance que autorice al Empleado a cruzar la barrera de información. (Cruce de Barrera). *Tipos de Función Externa: Función Externa relacionada al negocio o Función Externa Privada. 8

9 Módulo Formularios (cont.) Para requerir aprobación, el Empleado BTG Pactual debe completar un formulario que es aplicable a la situación del Empleado. Formulario para Directorio Externo, Otra Función Externa, o Formulario para Cruce de Barrera. Por favor complete la información requerida en el formulario y guarde apretando el botón Guardar. Es posible incluir nueva información después de Guardar. Usted también puede completar un formulario en representación de otro Empleado seleccionando el nombre de este último en el campo específico. Luego de completar el formulario en forma completa, haga click en Terminar para el envío de su requerimiento a aprobación. 9

10 Cursos no obligatorio e Información de RH Cursos no obligatorios son ofrecidos a los Empleados de BTG Pactual dirigidos al perfeccionamiento de sus calificaciones personales. Cursos no obligatorios estarán permanentemente disponibles y podrán ser tomados en cualqueir momento. RH también ofrecerá presentaciones específicas relacionadas con entrenamientos in situ locales. 10

11 Preguntas Si Usted tiene preguntas relativas al uso de GTPS y procedimiento técnico: Contacte IT-Helpdesk. Si Usted tiene preguntas relativas al contenido de las políticas: Contacte DL-Policies. Si Usted tiene preguntas relativas al contenido de los entrenamientos: Contacte el departamento responsable por el contenido del entrenamiento. Toda pregunta adicional: Contacte su Departamento de Compliance Local.

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