CONTENIDOS DE WORD 1) Aspecto general de Word (elementos de la pantalla): ) Personalización del entorno de trabajo: - -

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1 CONTENIDOS DE WORD (Se recomienda leer todos los apartados detenidamente, observar en Word lo que se comenta aquí y preguntar aquello que no se comprenda o que se desconozca) 1) Aspecto general de Word (elementos de la pantalla): - La barra de título. - La barra de menús. - Los cuadros de diálogo. - Las barras de herramientas. - La regla. - La barra de estado. - Botones más comunes de las barras de herramientas. - Etc. 2) Personalización del entorno de trabajo: - Personalizar las barras de herramientas (Ver Barra de Herramientas Personalizar ó Herramientas Personalizar ó mediante los menús contextuales en las barras de herramientas Personalizar) - Personalizar las opciones de configuración de Word (Herramientas Opciones): i. Opciones de visualización en pantalla (pestaña Ver) ii. Opciones generales, p.ej., nº de archivos abiertos, unidades de medida, etc (pestaña General). iii. Opciones de edición, p.ej., usar CTRL+clic para seguir los hipervínculos, edición de texto con arrastrar y colocar, etc (pestaña Edición). iv. Opciones de impresión (pestaña Imprimir). v. Opciones de seguridad, p.ej., fijar contraseñas de apertura y edición de los documentos (pestaña Seguridad).

2 3) El menú Archivo: vi. Opciones a la hora de guardar, p.ej., guardar una copia de seguridad del documento cada x tiempo (pestaña Guardar). vii. Opciones de corrección ortográfica y gramatical (pestaña Ortografía y gramática). viii. Opciones de configuración de la ubicación de los archivos en Word (plantillas, documentos, etc) (pestaña Ubicación de archivos). ix. Opciones de configuración de los datos del usuario (pestaña Información del usuario). x. Etc. - Crear un documento nuevo en blanco. - Abrir un documento existente. - Cerrar el documento actual. - Guardar el documento actual. - Guardar el documento actual en otro lugar o con otro formato. - Guardar el documento actual como página web. - Las opciones Permiso y Versiones no se han visto en clase. - Ver cómo queda una página web. - Configurar los márgenes, orientación del papel, tipo de papel (dimensiones, ) y opciones de configuración de las páginas (pares e impares diferentes, ). - Visualización previa del documento. - Imprimir el documento. - Enviar a es una opción no vista en clase. - Visualizar las propiedades del documento. - Lista de los X documentos (según configuración) últimos con los que se ha trabajado. - Salir de Word. 4) El menú Edición: Las opciones más habituales en este menú son: - Deshacer. - Rehacer. - Copiar. - Cortar. - Pegar. - Borrar. - Seleccionar todo. - Buscar. - Reemplazar. - Ir a. 5) El menú Ver: Permite mostrar u ocultar ciertos elementos de la pantalla y cambiar el modo de visualización del documento:

3 Modos de visualización del documento Elementos que se pueden mostrar u ocultar Mostrar u ocultar el mapa del documento o la vista en miniatura de sus páginas (en el lado izquierdo del mismo) Permite definir un encabezado y un pie de página (texto que se mostrará en todas las páginas del documento) Permite mostrar u ocultar comentarios definidos en el documento (no se ha visto en clase) Mostrar el documento a pantalla completa o con el zoom indicado. (A partir de aquí, sólo se indicará aquellos aspectos de Word vistos en las prácticas. En algunos casos se hará sólo una breve referencia y en otros, más complejos, se indicarán más características, según lo visto en los trabajos realizados). 6) Formato de Caracteres: (Prácticas 1, 2, 3, 4 y 5) - En Formato Fuente tenemos opciones para modificar las características de los caracteres (tipo de letra, tamaño, estilo, color, subrayado, efectos, etc). También se puede modificar la escala para la fuente, el espacio entre caracteres y la posición de los mismos con respecto a la línea: En la pestaña Efectos de texto, podemos elegir alguno de los efectos de animación para aplicar a los caracteres.

4 - Otra característica de formato de los caracteres se refiere a la inserción de símbolos no disponibles en el teclado mediante la opción Insertar Símbolo: En este caso, tras seleccionar la fuente se puede Insertar el símbolo escogido, o bien, asignarle una combinación de Teclas para que al pulsarla se inserte automáticamente dicho símbolo. - Por último, se puede hacer que la primera letra de un párrafo sea letra capital eligiendo Formato Letra capital (en este caso, es conveniente tener el texto previamente escrito). - Y otra característica de formato de caracteres, que se aplica eligiendo Formato Cambiar mayúsculas y minúsculas, se puede aplicar a un texto ya escrito para modificarlo sin necesidad de tener que reescribirlo. 7) Formato de párrafos: (Prácticas 6, 7, 8, 9, 10, 11, 21 y en la mayoría de las demás) En Formato Párrafo se tiene la mayoría de las opciones de formato de párrafos (aunque es más cómodo modificar las mismas mediante otros medios como botones, ) - Alineación del texto (izquierda, derecha, centrado o justificado). - Sangría (espacio del texto al margen del documento). En este caso puede se más cómodo utilizar los indicadores de sangría izquierda, de primera línea y derecha disponibles en la regla. - Espacio entre líneas (interlineal).

5 - Espacio entre párrafos. - Tabulaciones. Pulsando el botón Tabulaciones, entramos en el cuadro de diálogo correspondiente. Este cuadro también aparecerá cuando elijamos Formato Tabulaciones: Podemos fijar tabulaciones en el texto para escribir algo en forma tabular (sin ser una tabla). Ojo, no confundir con las columnas periodísticas (éstas se leen, 1º una columna, después la siguientes,, mientras que las tabulaciones se leen por líneas o filas). Hay que indicar la posición de cada tabulación (cm en la regla respecto al margen), la alineación de la misma y el relleno que llevará delante. Después de elegir todos estos valores, se fija cada tabulación. Las tabulaciones también se pueden fijar seleccionando la que queremos en la esquina izquierda de la regla y haciendo clic en la posición donde la queremos poner, pero de esta forma no se puede fijar el relleno. De todas formas, al hacer doble clic sobre una tabulación, se accede al cuadro Tabulaciones y se puede modificar la que se desee. - Bordes y sombreado para los párrafos: Formato Bordes y sombreado. Se puede elegir el estilo del borde, color, ancho, lugar donde se aplica, color de sombreado, trama,. Lo mejor es escribir primero el párrafo y posteriormente seleccionarlo y aplicarle el borde y relleno que se desee.

6 - Listas o viñetas. Eligiendo Formato Numeración y viñetas podemos escribir una lista usando un símbolo para cada línea, o un número o bien hacer un esquema numerado. Es interesante el botón Personalizar, que nos permite modificar las características de formato del carácter utilizado para la viñeta, o elegir un nuevo carácter o bien una imagen (de las prediseñadas para las viñetas). También se puede modificar la posición del texto que escribimos en cada línea, la sangría, etc.

7 8) Inserción de autotextos y otras Herramientas: (Prácticas 13, 14 y 19) - Autotextos son textos ya definidos que se pueden insertar de forma automática pulsando Insertar Autotexto. Si dentro de esta opción se elige Autotexto (otra vez), podemos definir nosotros mismos, un texto ya escrito como autotexto, o seleccionar alguno de los ya existentes en la lista que se muestra. - Corrección ortográfica y gramatical. En Herramientas Ortografía y gramática podemos realizar una comprobación de los errores del documento. Cuando una palabra no se encuentra en el diccionario de Word, aparecerá en rojo. Si está bien escrita, podemos omitirla (una vez o todas) o agregarla al diccionario. Si está mal escrita, podemos cambiarla (una vez o todas) o agregarla a los elementos de Autocorrección. - Cambio de una palabra por un sinónimo. A veces utilizamos mucho una palabra porque no conocemos algún sinónimo suyo. Podemos seleccionarla y en Herramientas Idioma Sinónimos nos aparecerá una lista de la cual podemos elegir el que nos convenga según su significado. - Opciones de autocorrección. A veces Word nos sustituye un texto escrito por otro de forma automática, ej ½ en vez de 1/2. En Herramientas Opciones de Autocorrección, tenemos una lista de estos cambios automáticos. Podemos escoger alguno, borrar alguno, añadir alguno nuevo, etc. - Contar palabras. Usando Herramientas Contar palabras obtenemos el número de páginas, de palabras, de líneas, de párrafos, que tiene el documento. - Autorresumen. Usando Herramientas Autorresumen obtenemos un resumen automático del documento que se puede guardar en el mismo o en otro documento. - División automática con guiones. Es una característica que afectará a todo el documento y que permite usar guiones al final de las líneas en vez de insertar espacios entre las palabras para justificar las mismas. Se define esta característica en Herramientas Idioma Guiones División automática del documento.

8 9) Columnas periodísticas: (Prácticas 15, 16, 17 y 21) La zona de división indica la distancia respecto al margen derecho a la que la palabra se dividirá. Limitar guiones consecutivos define el número de líneas seguidas con guiones que habrá como máximo. Como la división con guiones afecta a todo el documento, para poder escribir párrafos sin guiones en ese documento, hay de seleccionarlos y Formato Párrafo Líneas y saltos de página No dividir con guiones. Lo más cómodo es escribir un texto normal (en una columna), seleccionarlo y aplicarle las columnas deseadas así como las opciones que se deseen para las mismas eligiendo Formato Columnas. 10) Formato de páginas: (Práctica 18 y en la mayoría de todas las demás) - Márgenes del documento. Se fijan en Archivo Configurar página. - Encabezados y pies de página. Se fijan eligiendo Ver Encabezado y pie de página. La barra de herramientas correspondiente nos ofrece una serie de botones para: insertar un autotexto en el encabezado o el pie, insertar el número de la página, insertar el número de páginas del documento, modificar el formato del número de página, insertar la fecha, la hora, configurar la página (para poder escribir por ejemplo encabezados y pies distintos para las páginas pares y las impares, o para la primera página,, cambiar entre encabezado y pie, etc) - Notas al pie o notas finales. Son comentarios o explicaciones que se insertar debajo de la página o al final del documento y que permiten aclarar el significado de algún término del mismo. Nos situamos al final de la palabra que queremos comentar y pulsamos Insertar Referencia Nota al pie. Se puede elegir el tipo de nota y el formato de numeración de la misma, o bien definir una marca personal en vez de números. También se puede indicar el número de inicio de las notas (normalmente 1). - Bordes de página. En Formato Bordes y sombreado Bordes de página, se pueden establecer

9 (al igual que para los párrafos) un tipo de borde para toda la página. En este caso, también se puede escoger algunos ya definidos (Arte). 11) Tablas: (Prácticas 20, 22, 23 y 27) Para trabajar con tablas, disponemos del menú Tabla, con las opciones: - Dibujar una tabla (el cursor se transforma en un lápiz). - Insertar una tabla, una columna, una fila o una celda. - Eliminar una tabla, una columna, una fila o una celda. - Seleccionar una tabla, columna, fila o celda. - Combinar varias celdas seleccionadas en una sola. - Dividir una celda en varias. - Dividir la tabla. - Aplicar un formato ya definido a la tabla. - Distribuir las filas o columnas de forma uniforme o de acuerdo al contenido. - Convertir la tabla en texto o el texto seleccionado en tabla. - Ordenar la tabla por el valor de alguna columna (o de varias), de forma ascendente o descendente. - Insertar una fórmula en la celda seleccionada. - Ocultar las líneas de división. - Modificar las propiedades de la tabla (alineación de la tabla y ajuste con el texto, bordes y sombreado, tamaño de las filas, columnas o celdas y alineación de éstas, espaciado entre el texto de la celda y el borde, etc. Algunos de los cuadros de diálogo que obtenemos con estas opciones son:

10 De la misma forma que tenemos el menú Tabla para manipular las tablas, disponemos de la barra de herramientas Tablas y Bordes con opciones para: dibujar una tabla, borrar, estilo del borde, grosor, color del borde, colocar un borde exterior, color de relleno, insertar tabla, combinar celdas, dividir celdas, alineación de las celdas, distribuir filas y columnas uniformemente, aplicar autoformato a la tabla, colocar el texto en alineación vertical, ordenar,

11 Hay que tener en cuenta que cuando insertamos fórmulas para hacer cálculos con los datos de una tabla, las columnas se denominan A, B, C, y las filas 1, 2, 3,., con lo que las celdas se denominarán A1, A2,, B1, B2,., etc. 12) Imágenes: (Prácticas 21 y 24) Para insertar una imagen Insertar Imagen (Prediseñada o desde archivo). Como la mayoría de los objetos que se pueden insertar en el documento y la mayoría de las opciones, también se puede realizar esta acción mediante los botones correspondientes en la barra de Dibujo. Una vez que tenemos la imagen en el documento (al igual que otros tipos de objetos que podemos insertar), podemos modificar las características de formato de la misma accediendo a Formato Imagen, o bien mediante el menú contextual o utilizando la barra de herramientas Imagen: Algunas características que se pueden modificar: colores y líneas, tamaño, ajuste con el texto,, todas ellas disponibles en el cuadro de diálogo Formato de Imagen: 13) WordArt: (Prácticas 20, 21 y 25) Para insertar un rótulo elegimos Insertar Imagen WordArt, o bien mediante el botón correspondiente de la barra de Dibujo. Podemos elegir el estilo, escribir el texto y posteriormente, una vez insertado, modificar sus características de formato usando la barra de herramientas de WorArt: Las características que se pueden cambiar son: modificar el texto, el estilo,los colores de relleno o de las líneas y el tipo, la forma, el ajuste con el texto, igualar en altura mayúsculas y minúsculas, poner el rótulo en posición vertical, la alineación y el espaciado entre los caracteres. 14) Dibujos, autoformas y cuadros de texto: (Práctica 26) Se pueden insertar dibujos, autoformas, cuadros de texto, y modificarlos usando la barra de dibujo:

12 Algunas de las características que se pueden modificar son: colores de relleno y de las líneas, estilo de las líneas, grosor, tipo de terminaciones de las líneas, sombra, efectos 3D, Además de estas opciones (disponibles en la barra de Dibujo), accediendo al menú Formato del objeto en cuestión (autoforma, cuadro de texto, ) se pueden modificar algunas más. Otras opciones interesantes en el caso de este tipo de objetos son: Agrupar, Desagrupar, Agregar texto, todas ellas disponibles en el menú contextual del objeto. La primera nos permitirá agrupar varios objetos en uno solo, la segunda, desagruparlos y la última nos permitirá agregar texto a ese objeto. 15) Gráficos: (Práctica 27) - Si tenemos una tabla en nuestro documento y queremos representar su datos de forma gráfica, se seleccionan los datos a representar y se elige Insertar Imagen Gráfico. - Otra posibilidad es insertar el gráfico (con lo cual generaremos uno por defecto, con unos datos determinados) y a partir de ahí, y en la hoja de datos que aparece, escribir nuestros propios datos. - Un ejemplo: Artículos Precio PVP A B C Precio PVP A B C - Al insertar el gráfico y mientras lo estamos editando, aparecen en la barra de menús 2 nuevos menús integrados: Datos (que nos permitirá modificar la forma en que se muestran los datos del gráfico, incluso agregar o quitar algunos) y Gráfico (que nos permitirá modificar el tipo de gráfico elegido y cambiar las opciones del gráfico, tales como, añadir un título, un título a los ejes, cambiar la posición de la leyenda, ). - Además, podemos modificar el formato de cada una de las zonas que aparecen en el gráfico (ejes, título, área del gráfico, área de trazado, planos laterales, líneas de división, series, leyenda, etc) eligiendo en su menú contextual Formato de esa zona. Según el elemento a modificar, tendremos unas opciones u otras (ej: colores de la leyenda, posición, borde,, tipo de letra de los títulos, sombreado, ). 16) Editor de ecuaciones: (Práctica 27) Word nos permite escribir ecuaciones matemáticas de forma profesional usando el Editor de Ecuaciones que viene incorporado. Para escribir una ecuación, elegimos Insertar Objeto Editor de ecuaciones, o bien, si hemos personalizado nuestra barra de herramientas, pulsamos. En ese momento, estaremos en el Editor de ecuaciones. Éste programa incorporado que trae Word, nos muestra una barra de herramientas con los elementos que se pueden insertar en las ecuaciones y que nosotros iremos seleccionando. Primero seleccionamos el grupo y dentro de él, el elemento que nos interesa. Se van eligiendo plantillas y escribiendo la ecuación. Nota: hay que tener cuidado con el orden a la hora de elegir las plantillas y con la posición del cursor donde se insertan.

13 17) Diagramas y organigramas: (Práctica 28) Para insertar un diagrama u organigrama, pulsamos el botón correspondiente de la barra de Dibujo, o bien elegimos Insertar Imagen Organigrama. 18) Plantillas: (Prácticas 29 y 30) En el primer caso, se puede elegir el tipo de diagrama de la Galería de diagramas. En el segundo caso, insertaríamos un diagrama del primer tipo de los mostrados en la galería. La barra de herramientas Organigrama nos va a permitir ir insertando elementos en nuestro diagrama, modificar el diseño (disposición) en que se mostrarán los elementos de una determinada rama, seleccionar un nivel, una rama,, modificar el estilo del diagrama, definir el ajuste con el texto y zoom. En numerosos documentos de tipo administrativo se repiten siempre determinadas partes: p.ej., el membrete, en las cartas comerciales de una empresa. O, si queremos llevar la ficha de almacén de diferentes productos, lo único que cambiará de una ficha a otra serán el nombre del producto y los datos que introduzcamos en ella (referidos a ese artículo), pero el modelo de ficha en blanco será siempre el mismo. Lo más práctico es, en lugar de escribir el membrete de cada carta o la tabla correspondiente para la ficha de cada producto, crear un documento original que sólo contenga el membrete o la tabla (en blanco), hacer copias de ese documento para escribir el texto de las diferentes cartas, o los datos, en las distintas fichas. Ese documento original es una plantilla. Esta plantilla se guarda en una carpeta predeterminada del disco duro (C:\Documents And Settings\Usuario\Datos De Programa\Microsoft\Plantillas) y permanece sin modificar; lo que se modifica, en su caso son las diferentes copias que vamos creando a partir de dicha plantilla. Mientras que los documentos normales de Word tienen todos la extensión.doc; las plantillas tienen la extensión.dot. Para crear la plantilla, se elige Archivo Nuevo Plantillas En mi Pc y obtenemos el cuadro de la página siguiente. Para crear una copia a partir de una plantilla, en Archivo Nuevo Plantillas En mi Pc, se elige la nueva plantilla en la ficha General y se elige la opción Crear nuevo Documento.

14 19) Formularios: (Prácticas 31, 32 y 33) Véase el documento FORMULARIOS.DOC (disponible en Moodle), entregado en clase. Ahí se expone la teoría de formularios. Además de la barra de herramientas Formularios, hemos trabajado con el Cuadro de controles, para añadir más elementos a los formularios (recordar práctica del examen). Éste es: 20) Índices y tablas de contenido: (Prácticas 34 y 35) Véase la PRÁCTICA 34 (INDICES Y TABLAS DE CONTENIDO), cuyo enunciado está disponible en Moodle. En ella se realiza y se explica detalladamente la creación de un índice de contenido y un índice alfabético. 21) Combinación de correspondencia: (Prácticas 36, 37 y 38) Véase el documento COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA (disponible en Moodle) y entregado en clase. En el mismo se detallan los pasos a realizar para la creación de cartas personalizadas. Recordar las prácticas: primero hay que crear el ORIGEN DE DATOS y guardarlo en un archivo (de Word en forma de tabla, de Excel, de Access ), después hay que crear la CARTA MODELO (o sobres o etiquetas, ), y por último, hay que realizar la combinación de los dos ficheros anteriores. Si las cartas resultantes se guardan también, tendremos 3 ficheros. La barra de herramientas de Combinar correspondencia es: El botón Distribuir etiquetas (marcado en la barra) es el que nos va a permitir cuando creamos etiquetas, que los campos que hemos insertado en la primera, aparezcan también en todas las demás. 22) Trabajar con varios documentos a la vez: (Práctica 39) Véase el enunciado de la PRÁCTICA 39 (TRABAJAR CON VARIOS DOCUMENTOS A LA VEZ), disponible en Moodle. En el mismo se explica cómo insertar varios archivos en uno (Insertar Archivo), cómo crear documentos maestros y cómo crear hipervínculos (a páginas webs, otros documentos, direcciones de correo o el mismo documento insertando marcadores). 23) Creación de páginas web: (Práctica 39 y 40) Los documentos que se guarden como páginas webs (Archivo Guardar como página web), se guardarán con un formato que nos permitirá abrirlos con algún navegador.

15 Para el diseño de la página web, tenemos el modo de visualización Diseño Web (en el menú Ver) que nos permitirá editar la página y ver cómo quedaría. En una página web se puede definir un fondo (Formato Fondo) o un tema (Formato Tema). Al elegir un tema, elegimos no sólo el diseño para el fondo del documento, sino también otras características como: formato de los títulos, estilos de viñeta, líneas horizontales, colores de los hipervínculos, ) En una página web se pueden insertar la mayoría de los objetos que Word permite. 24) Creación de estilos: (Práctica 41) Véase el documento PRÁCTICA 41 (CREACIÓN DE ESTILOS), disponible en donde se explica todo lo referente a la aplicación de estilos, definición de los mismos e importación de otros documentos. 25) Macros: (Ejercicios de macros, práctica 42 y 43) En el documento MACROS.DOC disponible en aparece toda la teoría de creación de macros utilizando la grabadora de macros. Véase dicho documento.