Impresión. Contenido TECNOLOGÍA WORD

Transcripción

1 Contenido 1. Imprimir un archivo Vista previa de una página antes de imprimirla Imprimir en orientación horizontal Imprimir un documento con marcas de revisión Imprimir un documento que muestre los comentarios y las marcas de revisión Cambiar el diseño para imprimir las marcas de revisión Imprimir una lista de los cambios realizados en un documento Ocultar las marcas de revisión y los comentarios al imprimir Crear e imprimir etiquetas Imprimir una etiqueta referenciada Imprimir una etiqueta no referenciada Imprimir una página entera de etiquetas con la misma información Crear e imprimir sobres para una distribución masiva Configurar el sobre y el remite Comprobar las opciones de impresión... 9 Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 13 / Página 1

2 1. Imprimir un archivo Para imprimir un archivo puedes seguir los siguientes pasos: 1. Haz clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, clic en Imprimir. También puedes utilizar el método abreviado de teclado CTRL+P. 2. Haz clic en las opciones que desees, como el número de páginas o las páginas que desees imprimir. Haz clic en los botones de la barra de herramientas o la cinta de opciones para obtener una impresión rápida, siempre y cuando utilices la impresora predeterminada para imprimir. Para obtener información sobre la solución de problemas o el controlador de la impresora, puedes comprobar: El manual de la impresora El sitio web del fabricante de la impresora El sitio web del soporte técnico de Microsoft 2. Vista previa de una página antes de imprimirla Sigue uno de los procedimientos siguientes: Haz clic en el botón de Microsoft Office continuación, haz clic en Vista preliminar., elige la flecha situada junto a Imprimir y, a Haga clic en los botones de la barra de herramientas o la cinta de opciones para obtener una vista previa de la página o realizar cambios antes de imprimir. 3. Imprimir en orientación horizontal Utiliza el siguiente procedimiento: 1. Haz clic en el archivo. 2. En la ficha Diseño de página, haz clic en Orientación y, a continuación, en Horizontal. 3. Haz clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haz clic en Imprimir. 4. Haz clic en Propiedades y, a continuación, en la ficha Página. 5. En Orientación, haz clic en Horizontal. 6. Haz clic en Aceptar dos veces. Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 13 / Página 2

3 4. Imprimir un documento con marcas de revisión Microsoft Office Word ofrece varias opciones para imprimir documentos con marcas de revisión. También puede hacer que las marcas de revisión queden ocultas al imprimir. 4.1 Imprimir un documento que muestre los comentarios y las marcas de revisión Antes de imprimir el documento, pasa a la vista Diseño de impresión y muestra las marcas de revisión y los comentarios tal y como deseas que aparezcan en el documento impreso. Tienes varias opciones para ello. Imprimir mostrando todas las marcas. En la ficha revisar, haz clic en el grupo Seguimiento y, a continuación, haz clic en Mostrar marcas. Nota: Al hacer clic en Mostrar marcas se mostrarán o se ocultarán todas las marcas de revisión del documento correspondientes a los revisores seleccionados. Cuando muestras todas las marcas de revisión, se seleccionan todos los tipos de marcas en el menú Mostrar marcas. Imprimir mostrando los cambios y los comentarios por tipo o por revisor. En la ficha Revisar, dentro del grupo Seguimiento, haz clic en Mostrar marcas y selecciona el tipo de cambio que desees mostrar. Imprimir los cambios y comentarios de un editor o de otro revisor. En la ficha Revisar, en el grupo Seguimiento en el cuadro Mostrar para revisión, haz clic en Marcas mostradas finales. Cuando la marca aparezca de la manera que deseas, estará listo para imprimir el documento. 1. Haz clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haz clic en Imprimir. 2. En el cuadro de diálogo Imprimir, en el cuadro Imprimir, haz clic en Documento con marcas y, a continuación, haz clic en Aceptar. Notas: De forma predeterminada, Microsoft Word elige el nivel de zoom y la orientación de la página para proporcionar la mejor presentación de las marcas de revisión en el documento impreso. Si están activados los globos, el documento se comprimirá para que los globos quepan en la página impresa. Para hacer que la página impresa sea legible, puedes desactivar los globos haciendo clic en Globos, dentro del grupo Seguimiento y, a continuación, haciendo clic en Mostrar todas las revisiones en línea. También puedes establecer el diseño de página en formato horizontal para imprimir los globos y el texto en un formato más legible. En la ficha Diseño de página, bajo Configurar página, haz clic en Orientación y, a continuación, en Horizontal. Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 13 / Página 3

4 4.2 Cambiar el diseño para imprimir las marcas de revisión Realiza el siguiente procedimiento: 1. En la ficha Revisar, en el grupo Seguimiento, haz clic en la flecha situada junto a Control de cambios y, después, en Cambiar opciones de seguimiento. 2. En Globos en la lista Orientación del papel al imprimir, haz clic en una de las siguientes opciones: Automático. Si se selecciona esta opción, Word decide la orientación que proporcionará el mejor diseño a tu documento. Conservar. Al seleccionar esta opción, Word imprime el documento con la orientación que se especifica en el cuadro de diálogo Configurar página. Forzar horizontal. Al seleccionar esta opción, la orientación es horizontal y se deja más espacio para los globos. 4.3 Imprimir una lista de los cambios realizados en un documento Realiza el siguiente procedimiento: 1. Haz clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haz clic en Imprimir. 2. En el cuadro Imprimir, haz clic en Lista de marcas. 4.4 Ocultar las marcas de revisión y los comentarios al imprimir Realiza el siguiente procedimiento: 1. Haz clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haz clic en Imprimir. 2. En el cuadro Imprimir, haz clic en Documento (en vez de en Documento con marcas). Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 13 / Página 4

5 5. Crear e imprimir etiquetas Esta información se aplica a la creación de una etiqueta individual o de una hoja de etiquetas idénticas. Por ejemplo, puedes crear una sola etiqueta para una dirección de correo, carpeta de archivos o estuche de CD, o bien, puedes crear una hoja de etiquetas idénticas, como etiquetas de remite. 5.1 Imprimir una etiqueta referenciada Realiza el siguiente procedimiento: 1. Inicia Microsoft Office Word. De manera predeterminada se abre un documento en blanco. Déjalo abierto. Si lo cierras, no estarán disponibles los comandos del paso siguiente. 2. En la ficha Correspondencia, en el grupo Crear, haz clic en Etiquetas. 3. En el cuadro Dirección, escribe el texto que desees. Si deseas crear una etiqueta para una dirección almacenada en la libreta de direcciones electrónica instalada en tu equipo, haz clic en Insertar dirección. 4. Para cambiar el formato, selecciona el texto, haz clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el texto seleccionado y, a continuación, haz clic en Fuente o en Párrafo en el menú contextual. 5. Para seleccionar el tipo de etiquetas y otras opciones, haz clic en Opciones. 6. En el cuadro de diálogo Opciones para etiquetas haz tu elección y, a continuación, haz clic en Aceptar. Tipo de impresora que vas a utilizar para imprimir las etiquetas Fabricante de las hojas de etiquetas Número que corresponde al número de producto indicado en el paquete de hojas de etiquetas Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 13 / Página 5

6 5.2 Imprimir una etiqueta no referenciada Sigue el siguiente procedimiento: 1. Mide las etiquetas de la hoja que tienes y anota las medidas, así como la cantidad de etiquetas que caben en una sola hoja. Nota: Mide las etiquetas con exactitud. El tamaño real de las etiquetas puede ser ligeramente inferior al indicado por el fabricante. Por ejemplo, una etiqueta de 2,5 x 5 centímetros puede medir en realidad 2,4 centímetros de alto y 4,9 centímetros de ancho. 2. En la lista Número de producto, haz clic en un tipo de etiqueta que tenga un tamaño similar al de las que desee utilizar. Si no ves el tipo de etiqueta deseado en la lista Número de producto, podrás utilizar otra de las etiquetas que se muestran en la lista o crear un nuevo tamaño de etiqueta. 3. Haz clic en Detalles y, a continuación, compara las dimensiones de la etiqueta y el número de etiquetas por hoja, en el caso de etiquetas impresas en impresoras láser o de chorro de tinta, o el número de columnas de los pliegos de etiquetas, en el caso de etiquetas para impresoras matriciales. 4. Sigue uno de estos procedimientos: Si las dimensiones y el diseño coinciden con los de sus etiquetas, utiliza la etiqueta seleccionada. Si las dimensiones y el diseño no coinciden con los suyos, haz clic en Cancelar y continúa con el paso En el cuadro de diálogo Opciones para etiquetas, haz clic en el tipo de impresora (Impresoras de alimentación continua o Impresoras de páginas) y, a continuación, haz clic en Nueva etiqueta. 6. Escribe un nombre en el cuadro Nombre de etiqueta, selecciona el alto, el ancho, los márgenes y otras opciones correspondientes a la etiqueta y, a continuación, haz clic en Aceptar. La nueva etiqueta aparecerá en la lista Número de producto como Nombre de etiqueta - Personalizada. La etiqueta aparecerá también en la categoría Otras/Personalizadas, por lo que, la próxima vez que utilices las etiquetas personalizadas, debes asegurarte de seleccionar Otras/Personalizadas en la lista Marcas de etiquetas. 7. Una vez seleccionadas las opciones que deseas usar, haz clic en Aceptar. 8. En Imprimir, haz clic en Sólo una etiqueta. A continuación, en los cuadros Fila y Columna, escribe los números de fila y de columna de la hoja de etiquetas correspondientes a la etiqueta que deseas imprimir. 9. Haz clic en Imprimir. Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 13 / Página 6

7 5.3 Imprimir una página entera de etiquetas con la misma información Debes seguir el procedimiento desde el punto 7 del apartado anterior. 7. Una vez seleccionadas las opciones que deseas usar, haz clic en Aceptar. 8. En Imprimir, haz clic en Página entera con la misma etiqueta. 9. Sigue uno de estos procedimientos: Para enviar las etiquetas directamente a la impresora sin obtener una vista previa de las mismas, haz clic en Imprimir. Para obtener una vista previa de las etiquetas de forma que puedas editarlas y guardarlas en un documento que se pueda utilizar posteriormente, haz clic en Nuevo documento. Word creará un documento que contiene la hoja de etiquetas. Word utiliza una tabla para disponer las etiquetas. Si no ves líneas separando las distintas etiquetas, haz clic en la ficha Diseño bajo Herramientas de tabla y, a continuación, en el grupo Tabla, haz clic en Ver líneas de la cuadrícula. Puedes realizar los cambios que desees en cada etiqueta, incluso cambios del formato del texto y la combinación de colores. Cuando termines, guarda o imprime las etiquetas de la misma forma en que guardas o imprimes cualquier documento de Word. Si quieres agregar una imagen a las etiquetas Si deseas agregar una imagen a las etiquetas que estás imprimiendo en una impresora de páginas (en lugar de una impresora de papel continuo), debes hacerlo en cada una de ellas: 1. Sitúa el cursor en el punto donde deseas colocar la imagen. 2. En la ficha Insertar, en el grupo Ilustraciones, haga clic en Imagen o Imágenes prediseñadas. 3. Busca la imagen y, a continuación, haz doble clic en ella. 4. Si es necesario cambiar el tamaño de la imagen, selecciónala y arrastra uno de los controladores de tamaño de las esquinas hasta obtener el tamaño deseado. Arrastrando los controladores de tamaño de las esquinas se mantiene la proporción entre alto y ancho. 5. Si la imagen no se alinea con el texto de la etiqueta, haz clic en él con el botón secundario del mouse (ratón) y sigue este procedimiento: 1. Elige Ajuste del texto y haz clic en Más opciones de diseño. 2. Haz clic en la ficha Ajuste del texto y en Estilo de ajuste, haz clic en Cuadrado. 3. Haz clic en la ficha Posición de la imagen y, en Horizontal, haz clic en Alineación y, a continuación, en el tipo de alineación que desees usar: Izquierda, Centrada o Derecha. 4. Haz clic en Aceptar. 6. Para agregar el gráfico a cada etiqueta, utiliza los comandos de copiar y pegar. Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 13 / Página 7

8 6. Crear e imprimir sobres para una distribución masiva Si deseas utilizar sobres para realizar envíos masivos de correo a su lista de direcciones, puedes utilizar la combinación de correspondencia para crear un lote de sobres. Cada uno de los sobres contiene una dirección de tu lista. El proceso de combinación de correspondencia implica los siguientes pasos generales: 1. Configurar el sobre. El diseño de los sobres se configura una sola vez para todos los sobres de la combinación de correspondencia. En una combinación de correspondencia, el documento utilizado para hacer esta operación se denomina documento principal. En el documento principal de sobres también puedes configurar cualquier contenido que desees repetir en cada uno de ellos, como un remite, el logotipo de la organización o texto marcador de posición. 2. Conectar los sobres con tu lista de direcciones. La lista de direcciones es el origen de datos que utiliza Microsoft Office Word en la combinación de correspondencia. Se trata de un archivo que contiene las direcciones que se deben imprimir en los sobres. 3. Acotar la lista de destinatarios. Word genera un sobre para cada dirección contenida en la lista de correo. Si deseas generar sobres sólo para determinadas direcciones de la lista de correo, puedes elegir qué direcciones o registros se deben incluir. 4. Agregar marcadores de posición, llamados campos de combinación de correspondencia, a los sobres. Cuando realices la combinación de correspondencia, los campos se rellenan con información contenida en la lista de direcciones. 5. Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia y finalizarla. Puedes obtener una vista previa de cada sobre antes de imprimirlo o de enviar todo el conjunto de sobres. Utiliza los comandos de la ficha Correspondencia para combinar correspondencia. Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 13 / Página 8

9 6.1 Configurar el sobre y el remite Si deseas incluir un remite en los sobres, puedes configurarlo antes de empezar a trabajar en el documento principal de sobres. También es aconsejable imprimir unos cuantos sobres de prueba para comprobar que las opciones de impresión son correctas para la impresora. Para configurar el sobre sigue el siguiente procedimiento: 1. Inicia Word. 2. Haz clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haz clic en Opciones de Word. 3. Haz clic en Avanzadas. 4. Desplázate hacia abajo y, en General, escribe la dirección de remite en el cuadro Dirección. Word almacena la dirección para que puedas utilizarla siempre que desees insertar el remite en un documento. 5. Haz clic en Aceptar. 6.2 Comprobar las opciones de impresión Antes de enviar a la impresora un lote de sobres incorrecto, puedes comprobar que las opciones de la impresora están bien configuradas. 1. En la ficha Correspondencia, en el grupo Crear, haz clic en Sobres. 2. Haz clic en Opciones y después en la ficha Opciones de sobre. 3. En el cuadro Tamaño de sobre, haz clic en la opción correspondiente al tamaño de tus sobres. Si ninguna de las opciones corresponde al tamaño de tus sobres, desplázate hasta el final de la lista, haz clic en Tamaño personal y, a continuación, escribe las dimensiones de los sobres en los cuadros Ancho y Alto. 4. Haz clic en la ficha Opciones de impresión. El controlador de la impresora envía a Word la información de en qué posición deben cargarse los sobres en la impresora. Esta información se muestra en la ficha Opciones de impresión del cuadro de diálogo Opciones de sobre. El método de alimentación determina la posición del sobre (a la derecha, centrado, a la izquierda) y si se introduce en la impresora por el borde largo o por el corto. El sobre puede estar orientado boca arriba o boca abajo. La cara del sobre es el lado sobre el que se imprime la dirección del destinatario. Si el sobre se introduce con el borde corto en primer lugar, es posible que sea necesario girar el sobre para evitar que el texto aparezca invertido en la cara del sobre. Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 13 / Página 9

10 El sobre de la ilustración siguiente está colocado en el lado derecho, boca abajo, con la solapa en la parte superior e introduciendo el sobre en la impresora con el lado corto primero, de acuerdo con la configuración indicada en la página anterior. 5. Carga el sobre como se indica en el cuadro de diálogo. 6. Haz clic en Aceptar. 7. Escribe texto de prueba en el cuadro Dirección y haz clic en Imprimir para imprimir el sobre. 8. Comprueba que el sobre se imprime correctamente. 9. Si la impresión del sobre no es correcta, sigue uno de estos procedimientos: Consulta la documentación de la impresora, si dispones de ella, para averiguar cómo se deben cargar los sobres. Actualiza el controlador de la impresora. Vuelve a la ficha Opciones de impresión del cuadro de diálogo Opciones de sobre y ajusta las opciones de impresión. Imprime el sobre de nuevo. Repite este proceso hasta encontrar una configuración de opciones de impresión que produzca los resultados deseados. Cuando imprimas el sobre de prueba correctamente, anota los valores usados en la ficha Opciones de impresión del cuadro de diálogo Opciones de sobre, de forma que puedas reproducirlos después, durante la combinación de correspondencia. Sistema Educativo SEK Aula Inteligente Tecnología Informática, Lección 13 / Página 10