PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA Y CERTIFICACIÓN PARA ORGANIZACIONES EN PAISES NO BASC

Transcripción

1 Página 1 de 6 1. OBJETIVO Definir el proceso de auditoria y certificación de organizaciones de diferentes sectores, las cuales estén ubicadas geográficamente en países en los cuales no exista formalmente un capitulo BASC. 2. ALCANCE Aplica para las personas jurídicas que participan activamente en la logística o actividades productivas o de comercio exterior, de prestación de servicios actividades complementarias o conexas al comercio exterior, desde que se recibe su solicitud hasta que se lleva a cabo la admisión por parte de World BASC Organization (WBO). 3. RESPONSABLE El responsable de su aplicación es World BASC Organization- WBO. 4. DEFINICIONES 4.1. Logística: Es el proceso de planear, implementar y controlar efectivamente y a un costo efectivo, el flujo y almacenamiento de materias primas, inventario en proceso, producto terminado, y la información relacionada desde el punto de origen hasta el punto de consumo con el propósito de satisfacer los requerimientos del cliente Comercio Exterior: Conjunto de movimientos comerciales y financieros que se desarrollan o se cumplen dentro de la comunidad mundial y en el cual participan las diversas comunidades nacionales Seguridad: Es una actividad encaminada a conseguir la protección de personas, bienes e información, ante cualquier amenaza. Para conseguir esta protección es preciso contar con medios humanos y materiales; de cuyo funcionamiento, organización y despliegue dependerá en mayor o menor grado la consecución del fin perseguido.

2 Página 2 de Organización: Compañía, firma, empresa, institución o asociación, o parte o combinación de ellas, ya sea incorporada o no, publica o privada, que tiene sus propias funciones y administración Persona Jurídica: Es aquella que tiene la capacidad para contratar y obligarse, es hábil para ejercer el comercio y esta constituida mediante una sociedad con una representación legal WBO: World BASC Organization 5. CONTENIDO El procedimiento como se lleva a cabo la admisión de las organizaciones a WBO es como se describe a continuación: 5.1. Los requisitos de admisión establecidos son los siguientes: Ser persona jurídica que participe activamente en la logística o actividades productivas o de comercio exterior, de prestación de servicios actividades complementarias o conexas al comercio exterior. Tener antecedentes comerciales y legales tanto en el país de origen como en el exterior, que acrediten la honestidad y rectitud personal y comercial de las personas naturales y jurídicas; asimismo no tener ningún antecedente criminal en el país de origen o en el exterior, o en ningún caso ser considerado por autoridad nacional o extranjera como persona sospechosa o de dudosa reputación legal o criminal La organización presenta a WBO una solicitud de Admisión y Formato de Auto evaluación sobre Protección Empresarial Posteriormente WBO envía una carta a la organización como recibo de la solicitud y realiza una revisión previa a la documentación presentada, para determinar su conformidad El valor de la aplicación entregado a la organización a WBO será el determinado por WBO y tendrá un carácter de no reembolsables.

3 Página 3 de En caso de conformidad WBO envía la carta de aceptación de ingreso Una vez ha sido aprobada la organización aplicante, cancelara la cuota de anual de sostenimiento a WBO La Organización aceptada no podrá hacer publicidad ni hacer uso de su calificación como miembro de WBO o de los logotipos autorizados, hasta tanto no haya sido certificada En caso de no aprobación, WBO le enviara una carta de no aceptación de ingreso a la organización WBO no tiene obligación de explicar o dar cuenta de sus decisiones de noconformidad o desaprobación de las solicitudes de admisión La organización aprobada dispondrá de un plazo máximo de 60 días para solicitar la auditoria, la cual se realizara en un plazo máximo de 6 meses. En caso de no ser enviada esta solicitud, la aplicación será cancelada y no podrá presentar solicitud nuevamente antes de un año Las solicitudes de ampliación del plazo previsto, deberán ser enviadas debidamente motivadas, antes de vencer este termino; el concepto favorable para ampliar el plazo de solicitud de auditoria será realizado por WBO y se le informara a la organización solicitante Cuando la organización esta lista para ser auditada, lo notificara por escrito a WBO, posteriormente WBO le confirmara la fecha y las condiciones de la realización de la misma La organización pagara el valor de la auditoria y los gastos que de ella se genere, previamente a su realización Una vez ha sido pagada la auditoria, esta deberá iniciarse en un plazo máximo de 20 días hábiles Al termino de la auditoria, el auditor presentara un reporte con las observaciones y/o recomendaciones resultantes de la misma. El plazo

4 Página 4 de 6 máximo tanto para realizar la auditoria y para enviar el reporte, no deberá superar 10 días hábiles Si existieran no conformidades por atender, la organización dispondrá de 90 días adicionales para solicitar una auditoria complementaria La auditoria complementaria es realizada por WBO o quien ella designe, en un plazo máximo de 90 días calendario de la terminación de la auditoria Estas auditorias son realizadas con el fin de verificar que se han implementado las acciones correctivas, cuando se han detectado no conformidades mayores durante la auditoria o para comprobar que se han cumplido las condiciones exigidas cuando WBO lo requiera Las auditorias complementarias se realizan en las instalaciones de la organización cuando se requiere verificar la aplicación en la practica de las acciones correctivas o condiciones exigidas, o pueden realizarse en las instalaciones de WBO, mediante la verificación de documentos enviados por el solicitante Las auditorias complementarias se realizan solamente sobre los aspectos que hayan presentado no conformidad El costo de la auditoria complementaria, será asumida por la Organización solicitante Al termino de la auditoria y previo el cumplimiento de todos los requisitos del proceso, WBO certificara a la Organización solicitante Si la organización solicitante no atendiera la implementación de acciones correctivas en el plazo fijado, se otorgara un plazo único no prorrogable de 30 días calendario, al cabo del cual WBO emitirá su concepto Si al termino del plazo total del proceso, WBO no certifica a la organización solicitante, esta quedara automáticamente desafiliada a WBO, sin que esto implique responsabilidad alguna ni la devolución de los dineros pagados por el aplicante durante el proceso.

5 Página 5 de La vigencia de la certificación será de un año; la organización certificada solicitara la realización de la auditoria de recertificacion con una anticipación no inferior a 45 días antes del vencimiento de la vigencia inicial y no superior a 90 días La organización certificada solicitara la realización de la auditoria de recertificacion con una anticipación no inferior a 30 días antes del vencimiento de la vigencia inicial y no superior a 90 días WBO dispondrá de la practica de la auditoria de recertificacion en un plazo no superior a 45 días después de haber recibido la solicitud por parte de la organización certificada. Para la auditoria de recertificacion aplica el procedimiento descrito anteriormente. Documentos DESCRIPCION FECHA DE VIGENCIA Solicitud de admision a WBO Formato Autoproteccion empresarial Carta recibo de la solicitud Carta de aceptacion de ingreso Carta de confirmacion de auditoria de certificacion Compendio BASC Acta de compromiso

6 Página 6 de 6 ELABORO: REVISO: APROBO: FIRMA: FIRMA: FIRMA: FECHA: FECHA: FECHA: