INSTRUCTIVO PARA EL ENVÍO DE INFORMES TRIMESTRALES DEL TRÁMITE EN LÍNEA EMPRESAS DE SERVICIOS TEMPORALES.

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1 INFORMES TRIMESTRALES DEL Página 1 de 31 TRÁMITE EN LÍNEA EMPRESAS DE SERVICIOS TEMPORALES. 0

2 Página: 1 de Objetivo El presente documento fue elaborado con el fin de dar apoyo a los usuarios del Trámite en Línea Empresas de Servicios Temporales, en el envío de informes trimestrales al Ministerio del Trabajo, proporcionando una descripción detallada de los pasos a seguir para realizar dicha actividad. 2. Alcance del instructivo Este instructivo va dirigido a todas las Empresas de Servicios Temporales usuarias del Trámite en línea, a los funcionarios del Ministerio del Trabajo responsables del flujo del trámite, así como también a los funcionarios responsables de la administración del mismo. 3. Definiciones: NIT: Número de Identificación Tributaria. C.I.U.O: Clasificación Internacional Uniforme de Ocupaciones adaptada para Colombia. CSV: Siglas en inglés de Comma-Separated Values es un tipo de formato plano de Excel en el que se almacena separada por comas la información que se encuentra en las columnas. CIIU: Clasificación uniforme de las actividades económicas por procesos productivos. 1

3 Página: 2 de 19 TABLA DE CONTENIDO 1. INGRESO AL SISTEMA, AUTENTICACIÓN Y DESCARGA DE FORMATOS DILIGENCIAR LOS DATOS EN EL FORMATO ESTÁNDAR DE OFERTA GUARDAR EL ARCHIVO EN FORMATO.CSV DILIGENCIAR LOS DATOS EN EL FORMATO ESTÁNDAR DE REQUISICIÓN ENVÍO DE INFORMES TRIMESTRALES AL MINISTERIO DEL TRABAJO ERRORES FRECUENTES TABLA DE FIGURAS Figura 1. Sitio web del Ministerio del Trabajo Figura 2. Menú Trámites en Línea Figura 3. Validación de Usuario... 5 Figura 4. Inicio de sesión Envío de Informes Trimestrales... 5 Figura 5. Autenticación Usuario de Empresas de Servicios Temporales... 6 Figura 6. Cambio de Contraseña... 6 Figura 7. Recordar Contraseña... 7 Figura 8. Interfaz de Usuario Envío de Informes Trimestrales... 9 Figura 9. Descarga de Formato de informes estadísticos Oferta Figura 10. Ventana Emergente Abrir o Guardar Formato de informes estadísticos Oferta Figura 11. Descarga de Formato de informes estadísticos Oferta Demanda (Requisición) Figura 12. Ventana Emergente Abrir o Guardar Formato de informes estadísticos Oferta Figura 13. Formato Estándar de Oferta Figura 14. Selección de Columnas Figura 15. Cambiar Formato de Fecha Figura 16. Guardar Formatos de Oferta y Demanda Figura 17. Guardar Formatos en extensión CSV (MS-DOS) Figura 18. Formato Estándar de Requisición Figura 19. Envío de Informes Trimestrales Figura 20. Cerrar Sesión

4 Página: 3 de Generalidades del Instructivo. INFORMES TRIMESTRALES El Ministerio del Trabajo mediante el trámite en línea Empresas de servicios temporales permite realizar el envío vía web de los informes trimestrales a las empresas de servicios temporales inscritas. Para realizar este procedimiento, las empresas deben haber solicitado la autorización de registro en línea y recibir aprobación, con un usuario y contraseña asignados por el Ministerio del trabajo. El método para realizar el envío de los informes trimestrales consta de los siguientes pasos: 1. INGRESO AL SISTEMA, AUTENTICACIÓN Y DESCARGA DE FORMATOS. Para ingresar al trámite en línea y sus funcionalidades, se deben realizar las siguientes acciones: 1. Ingresar al sitio web del Ministerio del Trabajo: 2. En el menú superior seleccionar Trámites y Servicios en línea, luego dar clic en Portal de Trámites y Servicios en línea. Figura 1. Sitio web del Ministerio del Trabajo. 3

5 Página: 4 de En la interfaz de trámites y servicios en línea, seleccionar las siguientes opciones del menú: a. TRÁMITES. b. Persona Jurídica. c. Empresas de Servicios Temporales. d. Sesión Empresa. Figura 2. Menú Trámites en Línea. a. b. c. d. 4

6 Página: 5 de Al cargar Sesión Empresa, el sistema despliega la pantalla de validación de usuario, como se aprecia en la Figura 3: Figura 3. Validación de Usuario 5. A continuación, seleccione dentro de la lista desplegable la opción Enviar Informes : Figura 4. Inicio de sesión Envío de Informes Trimestrales 5

7 Página: 6 de Posteriormente, digite el usuario y contraseña asignadas por el Ministerio del Trabajo en los respectivos campos y presione Inicio de sesión. Nota: Si es la primera vez que está ingresando al Trámite en línea, el sistema le solicitará modificar su contraseña. Si ya ha realizado la modificación de contraseña, continúe con el paso 8. Figura 5. Autenticación Usuario de Empresas de Servicios Temporales 7. Si es la primera vez que ingresa al Trámite en línea, el sistema desplegará la solicitud de cambio de contraseña, tal como se muestra en la Figura 6. Para modificar la contraseña realice los siguientes pasos: a. En el campo Nueva Contraseña ingrese la contraseña que desea asignar para el ingreso a las funcionalidades del Trámite en Línea. b. En el campo Confirmar Contraseña ingrese nuevamente la contraseña que desea asignar para el ingreso a las funcionalidades del Trámite en Línea. c. Haga clic en Cambiar Contraseña Figura 6. Cambio de Contraseña 6

8 Página: 7 de 19 a. b. c. Nota: En caso de que el usuario haya olvidado la contraseña para el ingreso a Sesión Empresa del Trámite en Línea, debe hacer clic en el botón Recordar Contraseña tal como se muestra en la Figura 7. Figura 7. Recordar Contraseña 7

9 Página: 8 de 19 Una vez el usuario haya dado clic en el botón Recordar Contraseña, se enviará al correo electrónico inscrito la nueva contraseña para que el usuario realice la respectiva autenticación. Después de que el usuario se ha autenticado, el sistema despliega la pantalla desde la que se realiza el proceso de envío de los informes trimestrales, tal como se muestra en la Figura 8. Una vez haya iniciado la sesión, este trámite en línea permite: Descargar los formatos estándar para diligenciar la información correspondiente a Oferta y Demanda y las Tablas Informes EST que contienen el código CIIU. Realizar el envío de los informes trimestrales. 8

10 Página: 9 de 19 Figura 8. Interfaz de Usuario Envío de Informes Trimestrales 9

11 Página: 10 de Para diligenciar el formato estándar de Oferta, haga clic sobre la opción Formato de informes estadísticos Oferta para descargar el formato, como se aprecia en la Figura 9: Figura 9. Descarga de Formato de informes estadísticos Oferta. De este modo, el sistema despliega la ventana que permite abrir o guardar el Formato de informes estadísticos Oferta en un archivo Excel, sobre el cual se deben diligenciar los datos correspondientes al trimestre. Figura 10. Ventana Emergente Abrir o Guardar Formato de informes estadísticos Oferta. 10

12 Página: 11 de 19 Debe Guardar el Formato de informes estadísticos Oferta para diligenciarlo y poder efectuar la posterior carga. 9. Para diligenciar el formato estándar de Requisición, haga clic sobre la opción Formato de informes estadísticos Demanda (Requisición), para descargar el formato, como se aprecia en la siguiente imagen: Figura 11. Descarga de Formato de informes estadísticos Oferta Demanda (Requisición). De este modo, el sistema despliega la ventana que permite abrir o guardar el Formato de informes estadísticos Demanda (Requisición) en un archivo Excel, sobre el cual se debe diligenciar los datos correspondientes al trimestre. Figura 12. Ventana Emergente Abrir o Guardar Formato de informes estadísticos Oferta. 11

13 Página: 12 de 19 Debe Guardar el Formato de informes estadísticos Demanda (Requisición) para diligenciarlo y poder efectuar la posterior carga. 12

14 PROCESO DIRECCIONAMIENTO XXXXXXXXXXX INSTRUCTIVO XXXXXXXXXx Código: XX XX -xx X- xx Versión: x.x Fecha: Xxxxxx xx de 201x Página: 13 de DILIGENCIAR LOS DATOS EN EL FORMATO ESTÁNDAR DE OFERTA. Una vez descargado el formato, se procede a diligenciar los datos de oferta y personal en el formato de oferta detallado a continuación: Figura 13. Formato Estándar de Oferta. Fuente: MinTrabajo 13

15 PROCESO DIRECCIONAMIENTO XXXXXXXXXXX INSTRUCTIVO XXXXXXXXXx Código: XX XX -xx X- xx Versión: x.x Fecha: Xxxxxx xx de 201x Página: 14 de Campos a diligenciar en Formato Oferta: En el Formato Oferta se ingresan los datos correspondientes a las personas que se acercan a la empresa de servicios temporales y ofrecen su mano de obra y su fuerza de trabajo, este formato identifica la oferta de mano de obra por edad y sexo de acuerdo a la clasificación nacional de ocupaciones (C.N.O). Razón Social: Escribir la Razón Social de la Empresa de Servicios Temporales, tal como figura en el Certificado de Existencia y Representación Legal. NIT: Escribir el NIT de la Empresa, incluyendo el dígito de verificación, solo números, sin puntos, comas, guiones ni caracteres especiales. Por ejemplo: el NIT asignado en el Registro Único Tributario es , para el formato será Nombre de la Oficina: Ingrese el nombre de la sede que se encuentra diligenciando en el formato: o o Escriba P si el informe pertenece a la oficina principal. Escriba S si pertenece a una oficina sucursal. Seguidamente, ingrese el nombre de la sucursal. Por ejemplo: S Valledupar. Año: Ingrese el año al cual pertenece el informe trimestral. Trimestre: Seleccione en la lista desplegable el trimestre al que pertenece el informe que se encuentra diligenciando. ID: Esta columna contiene un listado numérico predeterminado, que enumera las filas para los registros ingresados. La numeración predeterminada llega hasta el número 20 en el formato oferta. Si desea ingresar más datos debe diligenciar este campo continuando con la secuencia de la numeración. Nota: Esta columna nunca debe quedar vacía. Tipo de documento: Seleccione en la lista desplegable, el tipo de documento del empleado: CC Cédula de ciudadanía, CE Cédula de extranjería, PA Pasaporte. Número Documento: Ingrese el número de documento del empleado sin puntos, comas, guiones ni caracteres especiales. Por ejemplo si la cedula es se ingresa

16 Página: 15 de 19 Primer Apellido: Digite únicamente el primer apellido del empleado. Segundo Apellido: Digite únicamente el segundo apellido del empleado. Primer Nombre: Digite únicamente el primer nombre del empleado. Nota: Las casillas Primer Apellido, Segundo Apellido, Primer Nombre no pueden quedar vacías. Segundo Nombre: Digite únicamente el segundo nombre del empleado. Fecha de Nacimiento: Ingrese la fecha de nacimiento del empleado en formato AAAA- MM-DD. Por ejemplo: Si nació el 13 de Abril de 1987, se ingresaría de la siguiente manera Nota: Después de diligenciar completamente el formato y tener la certeza de que no contiene errores, se debe guardar y cerrar. Una vez se haya cerrado NO se debe volver a abrir, ya que Excel modificará automáticamente el formato de la fecha y el sistema no permitirá el envío del archivo. En caso de que se haya abierto el archivo, se debe cambiar nuevamente el formato de la fecha a AAAA-MM-DD. Este se puede modificar fácilmente de la siguiente manera: 1. Seleccione toda la columna H Fecha de nacimiento 2. Haga clic derecho y seleccione Formato de celdas Figura 14. Selección de Columnas. 15

17 Página: 16 de Dentro de la pestaña Número, realice lo siguiente: a. Seleccione en la lista de Categoría la opción Fecha. b. En la lista desplegable Configuración regional (Ubicación), seleccione: Español (Colombia). c. Luego, desplácese a la lista superior Tipo y seleccione la descripción asociada a AAAA-MM-DD. Por ejemplo d. Haga clic en Aceptar. Figura 15. Cambiar Formato de Fecha. a. b. c. 16

18 Página: 17 de 19 Sexo: Seleccione en la lista desplegable el sexo del empleado: F si es femenino ó M si es masculino. Nivel educativo: En la lista desplegable seleccione el nivel educativo del empleado de acuerdo a las opciones dadas: 1. Preescolar 2. Básica Primaria 3. Básica Secundaria 4. Media Académica o Clásica 5. Media Técnica 6. Normalista 7. Técnica Profesional 8. Tecnológica 9. Profesional 10. Especialización 11. Maestría 12. Doctorado 13. Ninguno Núcleo de Formación: Seleccione en la lista desplegable el núcleo de formación del empleado. 17

19 Página: 18 de 19 Cargo a cubrir (C.I.U.O): Seleccione la opción en la lista desplegable del cargo a cubrir según la Clasificación Internacional Uniforme de Ocupaciones. Adaptada para Colombia CIUO-08. Estado Contrato: Seleccione el estado contrato en la lista desplegable de acuerdo a las siguientes opciones: 1. No contratado 2. Inicia contrato 3. Termina contrato 4. Inicia y termina contrato 5. Contrato Vigente Fecha Inicial de Contrato: Diligencie la fecha inicial de contrato en formato AAAA-MM- DD. Sólo debe colocar la fecha inicial de contrato si la persona fue contratada en el trimestre a diligenciar, de lo contrario se debe dejar el espacio en blanco. Nota: Para el diligenciamiento de este campo, se deben tener en cuenta las mismas recomendaciones de formato realizadas para el diligenciamiento del campo Fecha de Nacimiento. Fecha final de Contrato: Diligencie la fecha final de contrato en formato AAAA-MM-DD. Sólo debe colocar la fecha final de contrato si la persona fue contratada en el trimestre a diligenciar, de lo contrario se debe dejar el espacio en blanco. Nota: Para el diligenciamiento de este campo, se deben tener en cuenta las mismas recomendaciones de formato realizadas para el diligenciamiento del campo Fecha de Nacimiento. Salario: En este campo ingrese el valor del salario del empleado sin puntos, comas, guiones ni caracteres especiales. Por ejemplo: Si el salario del empleado es Un millón de pesos Mcte, se debe ingresar NIT de la Empresa Usuaria: Escribir el NIT de la empresa usuaria, incluyendo el dígito de verificación sin puntos, comas, guiones ni caracteres especiales. El número de NIT ingresado debe encontrarse en el informe de Requisición, en caso de que durante el proceso de revisión de los informes no esté relacionado este NIT, los dos informes serán devueltos y no se tendrán en cuenta. Por ejemplo: el NIT asignado en el Registro Único Tributario es , para el formato será Tiempo de duración del contrato: Este campo incluye dos columnas a diligenciar: 18

20 Página: 19 de 19 o o Tiempo : Se ingresa el tiempo sólo en números, sin puntos, comas, guiones ni caracteres especiales. Unidad de medida : Se selecciona la unidad de medida de la casilla Tiempo. En la lista desplegable se escoge la unidad medida de acuerdo a las siguientes opciones: Día(s) Semana(s) Mes(es) Año(s) Objeto del Contrato: En la lista desplegable seleccione el Objeto del contrato: 3. GUARDAR EL ARCHIVO EN FORMATO.CSV 1. Incapacidades 2. Incremento Temporal de la producción 3. Licencia de maternidad 4. Licencia no remunerada 5. Otro Una vez diligenciada la información de cada uno de los formatos, se procede a grabar el archivo en formato.csv (MS-DOS). El archivo debe ser guardado en formato.csv (MS-DOS) únicamente si el Formato se encuentra completamente diligenciado y está listo para el envío, en caso de que aún falten datos por diligenciar en el formato, se debe guardar en el formato predeterminado por Excel: Libro de Excel. Para grabar el archivo en el formato apto para cargar en el sistema, se deben realizar los siguientes pasos: 1. En la lista de Excel, hacer clic en Archivo. 2. Seleccionar Guardar como. Figura 16. Guardar Formatos de Oferta y Demanda 19

21 Página: 20 de Seleccionar la ruta y el nombre con el cual se va a grabar el archivo 4. Buscar dentro de la ventana emergente el apartado Tipo, el cual es una la lista desplegable que por defecto viene seleccionada en Libro de Excel. 5. En esa lista, seleccionar el formato para guardar el archivo, el cual es CSV (MS-DOS). 6. Hacer clic en Guardar para finalizar el proceso de registro de los formatos y dejar el archivo en el formato necesario por el sistema para realizar su posterior carga. Figura 17. Guardar Formatos en extensión CSV (MS-DOS). 20

22 Página: 21 de 19 ENVÍO DE INFORMES TRIMESTRALES 21

23 PROCESO DIRECCIONAMIENTO XXXXXXXXXXX INSTRUCTIVO XXXXXXXXXx Código: XX XX -xx X- xx Versión: x.x Fecha: Xxxxxx xx de 201x Página: 22 de DILIGENCIAR LOS DATOS EN EL FORMATO ESTÁNDAR DE REQUISICIÓN. Una vez descargado el formato, se procede a diligenciar los datos de requisición en el formato de requisición detallado a continuación: Figura 18. Formato Estándar de Requisición. 22

24 Página: 23 de Campos a diligenciar en Formato Requisición En este formato se registra los requerimientos de las empresas de acuerdo a su actividad económica, es decir el número de empresas que solicitan un trabajador temporal a la empresa de servicios temporales. Razón Social: Escribir la Razón Social de la Empresa de Servicios Temporales, tal como figura en el Certificado de Existencia y Representación Legal. NIT: Escribir el NIT de la Empresa, incluyendo el dígito de verificación, solo números, sin puntos, comas, guiones ni caracteres especiales. Por ejemplo: el NIT asignado en el Registro Único Tributario es , para el formato será Nombre de la Oficina: Ingrese el nombre de la sede que se encuentra diligenciando en el formato: o o Escriba P si el informe pertenece a la oficina principal. Escriba S si pertenece a una oficina sucursal. Seguidamente, ingrese el nombre de la sucursal. Por ejemplo: S Valledupar. Año: Ingrese el año al cual pertenece el informe trimestral. Trimestre: Seleccione en la lista desplegable el trimestre al que pertenece el informe que se encuentra diligenciando. ID: Esta columna contiene un listado numérico predeterminado que enumera las filas para los registros ingresados. La numeración predeterminada llega hasta el número 26 en el formato requisición; si desea ingresar más datos debe diligenciar este campo continuando con la secuencia de la numeración. Nota: Esta columna nunca debe quedar vacía. Tipo identificación: Seleccione en la lista desplegable, el tipo de documento de la empresa usuaria: CC Cédula de ciudadanía, CE Cédula de extranjería, PA Pasaporte, NI NIT. Número de identificación: Ingrese el número de identificación de la empresa usuaria sin puntos, comas, guiones ni caracteres especiales. Por ejemplo: Si la cedula es se ingresa

25 Página: 24 de 19 Razón Social: Ingrese la Razón Social correspondiente a la Empresa Usuaria. Departamento: Seleccione en la lista desplegable el departamento donde se encuentra la dirección principal de la empresa usuaria. Municipio: Seleccione en la lista desplegable, el municipio donde se encuentra la dirección principal de la empresa usuaria. Tamaño: En la lista desplegable seleccione el tamaño de la empresa usuaria: 1. Menos de 10 empleados 2. De 10 a 50 empleados 3. De 50 a 199 empleados 4. De 200 a 499 empleados 5. De 500 o más empleados Actividad económica C.I.I.U.: Seleccione en la lista desplegable la Actividad económica desarrollada por la empresa usuaria. Fecha de requisición: Diligencie la fecha de requisición en formato AAAA-MM-DD. La fecha a ingresar debe estar dentro del rango del trimestre en el cual se presenta el informe. Para el diligenciamiento de este campo, se deben tener en cuenta las mismas recomendaciones de formato realizadas para el diligenciamiento del campo Fecha de Nacimiento en el capítulo 2 del presente documento. Cargo Requerido: Seleccione en la lista desplegable la opción del cargo para el que se presentó la persona según la Clasificación Internacional Uniforme de Ocupaciones Adaptada para Colombia CIUO-88. Número de Requisiciones registradas: Ingrese el número de requisiciones hechas en el trimestre a registrar por la empresa solicitante. Salario Ofrecido: En este campo ingrese el valor del salario ofrecido para el cargo sin puntos, comas, guiones ni caracteres especiales. Por ejemplo: Si el salario del empleado es Un millón de pesos Mcte, se debe ingresar Sexo: Seleccione en la lista desplegable el sexo del empleado: 24

26 Página: 25 de 19 o F si es femenino o M si es masculino o NA si no aplica. Nivel educativo: En la lista desplegable seleccione el nivel educativo del empleado de acuerdo a las opciones dadas: 1. Preescolar 2. Básica Primaria 3. Básica Secundaria 4. Media Académica o Clásica 5. Media Técnica 6. Normalista 7. Técnica Profesional 8. Tecnológica 9. Profesional 10. Especialización 11. Maestría 12. Doctorado No. de Requisiciones cubiertas: Ingrese el número de requisiciones cubiertas. El Formato de Requisición se debe grabar en formato CSV (MS-DOS) de acuerdo a las instrucciones del Capítulo 3 del presente documento. 25

27 Página: 26 de ENVÍO DE INFORMES TRIMESTRALES AL MINISTERIO DEL TRABAJO. Una vez grabados los archivos de oferta y demanda en el formato CSV (MS-DOS) requerido, se procede a realizar el envío de los informes al Ministerio del Trabajo, para lo cual se deben realizar los siguientes pasos: 1. Desplazarse hasta la parte inferior de la pantalla en donde aparece la opción Ingresar Informes para el envío de los mismos. 2. Escoja de la lista desplegable Seleccione Sucursal, la sede de la cual desea enviar los informes. 3. En la lista desplegable Año del informe, seleccione el año del informe a enviar. 4. En la lista desplegable Periodo del informe, seleccione el trimestre del informe a enviar. 5. En el espacio donde dice Adjuntar formato de informes estadísticos Oferta, haga clic en Examinar, y ubique la ruta en donde ha quedado grabado el archivo del Formato Oferta con extensión CSV (MS-DOS). 6. En el espacio en donde dice Adjuntar formato de informes estadísticos Demanda (Requisición), haga clic en Examinar y ubique la ruta en donde ha quedado grabado el archivo del Formato Demanda (Requisición) con extensión CSV (MS-DOS). Nota: para los pasos 5 y 6, el sistema debe mostrar los dos archivos seleccionados en las casillas que se encuentran al lado de cada uno de los botones Examinar. 7. Si el sistema presenta los dos archivos en las casillas mencionadas, proceda a dar clic en Enviar Informes. 26

28 Página: 27 de 19 Figura 19. Envío de Informes Trimestrales Si alguno de los archivos presenta 7. errores, el sistema mostrará el error. En dicho evento, el usuario deberá corregirlo para proceder con el envío; en caso contrario, se mostrará un mensaje confirmando que los informes han sido enviados de manera e 8. Una vez recibido el mensaje de confirmación de envío de los informes puede cerrarse la sesión, haciendo clic sobre la opción Cerrar sesión. 27

29 Página: 28 de 19 Figura 20. Cerrar Sesión Los informes enviados serán revisados por un funcionario del Ministerio, el cual informará por correo electrónico las observaciones pertinentes. 6. ERRORES FRECUENTES A continuación se describen los errores más comunes presentados por los usuarios. Por favor, lea detalladamente para evitar generar errores en el momento del envío de los informes. ERROR MOSTRADO POR EL SISTEMA: El proceso no puede obtener acceso al archivo 'E:\Tramites\PDF_Tramites\EST\pdf\InformeOferta P2.csv' porque está siendo utilizado en otro proceso. Solución: Este error es mostrado por el sistema cuando el usuario ha realizado varios intentos de subir archivos que contienen errores o han realizado un intento con múltiples errores, de tal manera que el servidor se queda con el archivo y sólo se podrá realizar un nuevo intento de envío al día siguiente. Por este motivo es de alta importancia verificar que los archivos se encuentran sin errores antes de realizar la carga. ERROR MOSTRADO POR EL SISTEMA: El archivo plano no se encuentra separado por ";". Por favor revise 28

30 Página: 29 de 19 Solución: Los archivos de Formato de informes estadísticos Oferta y Formato de informes estadísticos Demanda (Requisición) deben ser guardados como CSV (MS-DOS). Es común que los usuarios graben estos archivos como extensión CSV (delimitado por comas) lo cual altera la configuración del archivo y genera errores al momento de adjuntar el archivo, por tanto, es muy importante verificar que no se esté cometiendo este error. ERROR MOSTRADO POR EL SISTEMA: El NIT de la empresa usuaria se debe ingresar con dígito de verificación como un dígito más. Sin (espacios, comas, puntos o guiones) Solución: Los números de identificación ingresados (Cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, pasaporte o NIT) no deben ir separados por puntos, ni por comas, ni guiones. ERROR MOSTRADO POR EL SISTEMA: El valor ingresado es incorrecto Solución: Verificar que todos los campos se encuentren diligenciados. Es común que los usuarios dejen columnas sin diligenciar (principalmente la columna ID) o diligencien columnas parcialmente (es decir, no llenan la totalidad de casillas de la columna acorde a los registros inscritos - filas), lo cual no permitirá realizar el envío del archivo. ERROR MOSTRADO POR EL SISTEMA: Formato de la fecha no es válido (AAAA-MM-DD) Solución: El formato de fecha siempre debe ser AAAA-MM-DD. Una vez se haya diligenciado el formato y se tenga la certeza de que no contiene errores, se debe guardar y cerrar; después de esto, NO se debe volver a abrir ya que Excel modificará automáticamente el formato de la fecha y el sistema no permitirá el envío del archivo. En caso de que se haya abierto el archivo, se debe cambiar nuevamente el formato de la fecha a AAAA-MM-DD, tal como se indica en la forma de diligenciamiento del campo Fecha de nacimiento en el capítulo 2 del presente documento. 29

31 Página: 30 de 19 CONTROL DE DOCUMENTOS Nro. Ítem del Cambio Realizado Versión Cambio Motivo del Cambio Fecha del Cambio Enero 28 de 2014 CONTROL DE DOCUMENTOS ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Nombre Viviana Guerrero Córdoba Arlin Amparo Muñoz Artunduaga Jose Ebert Bonilla Olaya Cargo Contratista Representante de la Dirección para el SIG. Jefe Oficina de TIC Firma 30