CONTRATACION DE AGENCIA DE VIAJES PARA LA ATENCIÓN DE LAS OFICINAS DE LIMA, TALARA, PIURA

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1 GENERALIDADES Petróleos del Perú PETROPERÚ S.A., en adelante PETROPERÚ, con RUC , prepublica los Términos de Referencia e información relevante para la Contratación del CONTRATACION DE AGENCIA DE VIAJES PARA LA ATENCIÓN DE LAS OFICINAS DE LIMA, TALARA, PIURA e IQUITOS. La modalidad de contratación, será mediante un Proceso por Competencia Mayor Dirección y plazos relevante del proceso son los siguientes: - Dirección donde se presentarán las propuestas: Será en acto público (o privado), en la Sede Central de PETROPERU S.A., sito en la Avenida Enrique Canaval Moreyra N 150, San Isidro Lima Perú. El lugar del acto público (de ser el caso) se consignará en las Bases" - Plazo Estimado de Convocatoria: Aproximadamente Mayo Plazo Estimado para presentación de Propuestas: Aproximadamente Junio 2014 Información Relevante Cualquier aspecto relativo a la convocatoria del proceso e información de plazos relevantes para la presentación de propuestas, así como la información necesaria para obtener la documentación relevante relacionada con el proceso de contratación u otra de esta índole (costos del registro de participación, plazos de entrega, plazo del contrato,, se podrán efectuar por carta o correo, dirigida a la Unidad Técnica del Dpto. Logística en la Oficina Trámite Documentario de PETROPERÚ, sito en la Avenida Enrique Canaval Moreyra N 150, San Isidro Lima Perú, en el horario de 8.15 a horas, o a través de la siguiente dirección de correo electrónico. Asimismo, cualquier consulta u observación relativa a las Bases Técnicas, serán presentadas en la etapa de consultas del proceso de contratación a convocarse

2 TÉRMINOS DE REFERENCIA 1. OBJETIVO Contratar a una Agencia de Viajes para que brinde el servicio de trámite, cotización, reserva, adquisición y entrega de pasajes aéreos, terrestres, nacionales e internacionales, así como de servicios conexos, para atender las solicitudes de las oficinas de Lima, Talara, Piura e Iquitos de PETRÓLEOS DEL PERÚ - PETROPERÚ S.A. 2. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL SERVICIO El plazo de ejecución del servicio es por dos (2) años, o hasta que el monto total del Contrato sea cubierto. 3. ALCANCE DEL SERVICIO Sin ser limitativo, se considera lo siguiente: 3.1. El servicio será brindado en forma ininterrumpida, durante todos los días (incluye sábados, domingos y feriados) dentro de la vigencia del contrato. 3.2 El servicio considera la adquisición de pasajes aéreos, con una cantidad aproximada de pasajes que se detalla en el Anexo Nº 1. Además, emisión de boletos de transporte terrestre, fluvial, lacustre, (en total aprox. 100 en dos años), a diversos destinos del país. La gestión y compra de los boletos será sin costo adicional. PETROPERÚ S.A. reembolsará el costo del pasaje. 3.3 El sistema de contratación es a precios unitarios. 3.4 Los pasajes serán de la tarifa más económica. Excepcionalmente, se podrá hacer uso de otras tarifas cuando la urgencia del servicio así lo determine, o por indicaciones específicas del usuario solicitante. En estos casos deberán ofrecer los mejores precios y condiciones. 3.5 Las solicitudes de pasajes aéreos cubrirán como referencia las rutas comerciales que se detallan en el Anexo Nº DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO El servicio será brindado por el CONTRATISTA, a través de EL COUNTER en las ciudades de Lima, Talara, Piura e Iquitos y será ejecutado por personal especializado en atención a cuentas corporativas. Dicho personal no tendrá vínculo laboral con PETROPERÚ S.A. y deberá cubrir las calificaciones señaladas en el numeral 5.3 de los Términos de Referencia. El CONTRATISTA brindará Servicio de Pre-Venta, Venta y Post-Venta de pasajes y servicios conexos Servicio de Pre-Venta.- Brindar asesoría integral en cuanto a itinerarios, tarifas y precios vigentes a la fecha del requerimiento. Este servicio se solicitará por correo electrónico, personalmente, mediante llamadas telefónicas o por facsímil. El CONTRATISTA atenderá por la vía que solicite la persona representante de PETROPERU S.A., en adelante COORDINADOR DE VIAJES, o mediante acceso a sistemas web Servicio de Venta de Pasajes La venta de pasajes comprende la cotización, reserva, emisión y entrega de los boletos o tickets electrónicos. 2

3 Toda comunicación será realizada vía correo electrónico, entre EL COUNTER y el COORDINADOR DE VIAJES de PETROPERÚ S.A. Al solicitar la reserva o el pasaje aéreo, el COORDINADOR DE VIAJES de PETROPERÚ S.A enviará a El COUNTER, los datos de la persona para quien se requiere el pasaje. La reservación se realizará inmediatamente recibido el correo electrónico de solicitud. La emisión y entrega del boleto y/o ticket electrónico se ejecutará en orden correlativo a la fecha y hora de recepción del correo electrónico. Priorizaciones diferentes en la emisión y entrega sólo serán autorizadas por la Unidad Servicios de las oficinas de Lima, Talara, Piura e Iquitos. El COUNTER deberá informar, antes de la emisión del pasaje aéreo, las restricciones que pudiesen tener los mismos y que guarden relación con este punto, así como el costo final del pasaje. Los boletos o tickets de pasajes aéreos se remitirán mediante correo electrónico al COORDINADOR DE VIAJES, al pasajero u otras personas que señale PETROPERÚ S.A. El COORDINADOR DE VIAJES podrá solicitar también el Pase a Bordo o Boarding Pass con el número de asiento y lo remitirá al pasajero. Toda confirmación de pasajes, incluso las que sean de carácter urgente, deberán estar acreditadas con el correo electrónico correspondiente. De no estar conforme con las condiciones del pasaje adquirido o no cumplir con los requerimientos descritos, el COORDINADOR DE VIAJES se comunicará con EL COUNTER vía electrónica y/o vía telefónica, especificando los puntos que faltan cumplir o están incumplidos. En esta situación EL COUNTER está en la obligación de resolverlos en el menor tiempo posible sin costo adicional para Petroperú. Estas coordinaciones se realizarán hasta que el COORDINADOR DE VIAJES., manifieste su conformidad. Si posteriormente a la conformidad del boleto emitido, se requirieran modificaciones en el mismo, y estas modificaciones están contempladas en las condiciones de emisión, el COORDINADOR DE VIAJES. enviará un correo electrónico y especificará los cambios o nuevos requerimientos. El COUNTER gestionará los cambios solicitados señalando el costo y penalidad si fuera el caso, que representará dicha solicitud de cambio. El impreso de este correo será necesario para sustentar el costo del Service fee y costos por reemisión que se cargará, de ser el caso, a PETROPERÚ S.A. Cuando las solicitudes se tramiten fuera del horario de oficina de PETROPERÚ S.A., EL COUNTER atenderá via remota por teléfono y por correo electrónico. 4.3 Servicio Post-Venta.- El CONTRATISTA entregará quincenalmente un reporte acumulado de los pasajes emitidos, monto ejecutado y saldo pendiente del contrato. Este reporte debe ser remitido vía correo electrónico o a través de sistemas web, al COORDINADOR DE VIAJES, y deberá especificar, sin ser limitativo: - Oficina de PETROPERÚ S.A. que solicitó el pasaje - Nombre del pasajero - Empresa aérea, Ruta o Itinerario - Fechas de salida y retorno 3

4 - Monto del pasaje y fee - Otros detalles a solicitud de PETROPERÚ S.A. Los boletos no utilizados pasarán a reembolso (de acuerdo a condiciones de la tarifa). Dicho reembolso deberá ser reintegrado en un plazo no mayor de treinta ( 30) días mediante Nota de Crédito para que se aplique como parte de pago de otros pasajes adquiridos. Las anulaciones, reembolsos y reprogramaciones solicitadas se realizarán de acuerdo a las condiciones y regulaciones de las líneas aéreas. Los pagos que correspondan deberán ser asumidos por el CONTRATISTA, previa autorización escrita de PETROPERÚ S.A. (comunicación electrónica), y luego facturados como parte del servicio. El CONTRATISTA deberá dar cumplimiento a la legislación vigente que protege al usuario del servicio de transporte en tramos múltiples (Ley N 30046). 4.4 Otros Servicios A solicitud del COORDINADOR DE VIAJES, el COUNTER deberá gestionar los cambios de nombre, cambios de fecha, cambios de hora de llegada o de salida, anulación, reembolso y/o reprogramación de pasajes aéreos no utilizados, u otros similares, los cuales sólo generarán costos a PETROPERÚ S.A. cuando sean atribuibles a ésta. El COUNTER brindará información y venta de tarjetas de asistencia internacional al viajero: Assist Card, Travel Ace, Pan American, Asistente, Wot, y otros. El COUNTER proporcionará material informativo (trípticos, volantes, folletos, u otros) sobre los servicios turísticos que brinda, además de facilitar información para la obtención de documentos de viaje, como pasaporte, visa, permisos para menores y otros, con el objeto de cubrir todas las necesidades requeridas por PETROPERÚ S.A. Actividades que complemente el servicio como premios, descuentos, reserva y arrendamiento de autos, reserva y servicio de alojamiento en hoteles nacionales y extranjeros. Otros beneficios y productos adicionales que el CONTRATISTA considere conveniente ofrecer. 4.5 Forma de pago Los comprobantes de pago y documentos de cobranza que sustenten los pasajes adquiridos, diferencias de tarifas y/o penalidades serán presentados en la oficina de Trámite Documentario de PETROPERÚ S.A. de la ciudad en que fue solicitado el pasaje (Lima, Talara, Piura o Iquitos). Asimismo, anexarán un listado con el nombre del pasajero, línea aérea, N de boleto, fecha de emisión del boleto, ruta, importe del boleto, importe del Fee, N de documento de cobranza, N de factura Fee y cualquier otro dato que solicite PETROPERÚ S.A. El plazo para el pago de los comprobantes de pago y documentos de cobranza, no excederá de los diez (10) días calendarios de su correcta presentación. 4

5 5. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS 5.1 El Postor deberá: a) Estar autorizado por el Ministerio de Comercio Exterior y Turismo (MINCETUR) para funcionar como agencia de viajes. Presentar copia de la autorización. b) Contar con acreditación vigente de la Asociación de Transporte Aéreo Internacional (IATA). Presentar copia del documento de acreditación. c) Contar y operar con sistema de reservas AMADEUS, SABRE u otro vigente. d) Contar con equipos y facilidades (computadoras, impresora-fotocopiadora, fax, equipos telefónicos y celulares con accesos a teléfonos fijos y celulares, Internet, correo electrónico) para la ejecución del servicio. Para efectos de acreditar los literales c) y d) anteriores, el postor deberá presentar una Declaración Jurada (Anexo N 2). e) Declaración Jurada señalando que cuenta o contará para la ejecución del servicio con oficinas, sucursales o agencias, sean éstas propias, afiliadas o con algún tipo de relación comercial, debidamente autorizadas para prestar el servicio de agencia de viajes en las ciudades de Lima, Talara, Piura e Iquitos y ejecutado por personal designado para atención a PETROPERÚ S.A. conforme a las Bases del proceso (Anexo N 3). Nota: Para la suscripción del contrato, el postor ganador de la buena pro deberá presentar: a) Copia de la constancia del sistema de reservas con el que opera. b) Copia de los contratos, convenios, acuerdos o constancias, en caso de contar con agencias afiliadas o con vínculo comercial, en concordancia con el numeral 5.1, literal e), de los Términos de Referencia. c) Copia de Licencia Municipal de Funcionamiento de las oficinas, sucursales o agencias en las ciudades de Lima, Talara, Piura e Iquitos; de conformidad con el artículo 8 del D.S. N MINCETUR. 5.2 Experiencia del postor en la actividad Experiencia mínima como agencia de viajes, equivalente al doble (dos veces) del monto estimado del proceso, ejecutado en los últimos cinco (05) años hasta la fecha de presentación de propuestas, que acreditará mediante Declaración Jurada (Anexo N 4). 5.3 Experiencia del Personal Gerente / Administrador de Agencia Se requiere cuatro (4) Gerentes / Administradores de Agencias, distribuidos en las ciudades de Lima (1), Talara (1), Piura (1) e Iquitos (1), con experiencia mínima de 5 años en esta función, con capacidad de gestión administrativa. El tiempo mínimo de experiencia será acreditado mediante Declaración Jurada (Anexo N 4). I Ejecutivo de Cuenta / Counter Se requiere como mínimo ocho (8) puestos de counter, distribuidos en las ciudades de Lima (2), Talara (2), Piura (2), Iquitos (2) con experiencia mínima de 2 años en la gestión de pasajes nacionales e internacionales, con estudios de sistemas de reserva AMADEUS o SABRE u otro similar vigente que use la agencia de viajes, acreditado mediante Declaración Jurada (Anexo N 4). 5

6 Este personal deberá tener capacidad de decisión para atender el servicio requerido por PETROPERÚ S.A Asistente en Aeropuerto Se requiere cuatro (4) puestos de Asistente en Aeropuerto, que brinden el servicio de pre chequeo / chequeo de pasajes y otros en el aeropuerto, para el personal de PETROPERÚ S.A., distribuidos en las ciudades de Lima (1), Talara (*) (1), Piura (1) e Iquitos (1), con experiencia mínima de 2 años en asistencia al viajero, acreditado mediante Declaración Jurada (Anexo N 4). (*) Siempre que esté operativo el Aeropuerto de Talara Adicionalmente, el postor indicará si cuenta con asistentes en los aeropuertos de Cusco, Arequipa, Trujillo, Tacna, Pto. Maldonado u otros 6. GARANTIA El postor ganador de la Buena Pro deberá presentar para la formalización del Contrato, una carta fianza como Garantía de Fiel Cumplimiento de sus obligaciones contractuales, la que deberá ser emitida por una suma equivalente al diez por ciento (10%) del monto contractual y tendrá vigencia hasta la conformidad de la recepción de la prestación a cargo del CONTRATISTA. La garantía será solidaria, irrevocable, incondicional de realización automática y sin beneficio de excusión ejecutable al solo requerimiento de PETROPERÚ S.A., bajo responsabilidad de las entidades que las emiten, la misma que estará dentro del ámbito de supervisión de la Superintendencia de Banca y Seguros y AFP o estar consideradas en la última lista de Bancos Extranjeros de primera categoría que periódicamente publica el Banco Central de Reserva del Perú. 7. CONFORMIDAD DEL SERVICIO El servicio efectuado por el CONTRATISTA, por cada pasaje atendido, recibirá la conformidad después de revisado y verificado su fiel cumplimento, a entera satisfacción de PETROPERÚ S.A. 8. PENALIDADES PETROPERÚ S.A., de ser el caso, de acuerdo a los alcances del servicio y al cumplimiento de los puntos de la descripción del servicio de los presentes Términos de Referencia, podrá aplicar penalidades por infracciones a las siguientes obligaciones: Infracción Incumplimiento injustificado Retraso injustificado en la emisión de reportes solicitados de entrega quincenal Entrega de boletos o tickets electrónicos con errores, respecto a los datos consignados y confirmados en la solicitud de pasaje, que afecten la atención al pasajero. Fallas y/o deficiencias de los medios de comunicación (Celular, correo electrónico) Incumplimiento del horario de atención Counter de los Penalidad por evento 5% UIT 10% UIT 5% UIT 10% UIT 6

7 Donde: UIT, es la Unidad Impositiva Tributaria vigente a la aplicación de la penalidad. La penalidad por cada infracción será descontada en la facturación correspondiente. Con la reiteración de incumplimientos (máximo acumulado 10 eventos en total) PETROPERÚ S.A. podrá resolver el contrato, en concordancia con el numeral del Reglamento de Contrataciones de PETROPERÚ S.A. ANEXO Nº 1 ADQUISICIÓN DE PASAJES ESTIMADO BI ANUAL ITEM RUTAS NACIONALES FRECUENCIA ESTIMADA BI ANUAL 1 LIMA-AREQUIPA-CUSCO-LIMA 7 2 LIMA-ANDAHUAYLAS LIMA 8 3 LIMA- PUCALLPA LIMA 22 4 IQUITOS -LIMA- IQUITOS 1,795 5 IQUITOS- TARAPOTO - IQUITOS LIMA TRUJILLO 56 7 LIMA- TACNA LIMA 12 8 PIURA LIMA PIURA 9,551 9 TARAPOTO - LIMA LIMA- AREQUIPA LIMA LIMA- CUSCO- LIMA LIMA- AREQUIPA - TACNA -LIMA LIMA- TRUJILLO LIMA CHICLAYO LIMA - CHICLAYO LIMA- PTO. MALDONADO -LIMA AREQUIPA LIMA - AREQUIPA LIMA- CHICLAYO IQUITOS PUCALLPA - IQUITOS TARAPOTO LIMA - TARAPOTO PUCALLPA LIMA- PUCALLPA IQUITOS - LIMA LIMA HUANUCO - LIMA 6 23 LIMA PIURA CHICLAYO - LIMA 9 TOTAL PASAJES IDA Y VUELTA NACIONAL: PRECIO UNITARIO PROMEDIO: US$ VALOR DE COMPRA: US$ 3 387, TOTAL PASAJES IDA NACIONAL: PRECIO UNITARIO PROMEDIO: US$ VALOR DE COMPRA: US$ 80, TOTAL PASAJES NACIONALES: TOTAL VALOR DE COMPRA: US$ 3 468,440 12, ,022 7

8 ITEM RUTAS INTERNACIONALES FRECUENCIA ESTIMADA BI ANUAL 1 LIMA-MADRID-LIMA 75 2 LIMA-COSTA RICA-LIMA 8 3 LIMA BOG-LIMA 16 4 LIMA MEJICO - LIMA 10 5 LIMA HOUSTON - LIMA 2 6 LIMA GRU-CGH-POA-GIG-LIMA 2 7 LIMA LPB - LIMA 7 8 LIMA-BUENOS AIRES -LIMA 10 9 LIMA-MIA-CHI-MIA-LIMA 8 10 LIMA-SÃO-RIO-SAP-LIMA LIMA-MAD-KATHAR-MAD-LIMA 2 12 LIMA-CCS - LIMA LIMA-LAX- LIMA 2 14 LIMA-SCL-CCP-SCL -LIMA 4 15 LIMA-MIA-WAS-NY-LIM 3 16 LIMA- AMSTERDAM-LIMA 4 17 LIMA-NY-TOKIO-NY-LIMA 4 18 LIMA-PTY-MIA-PTY -LIMA 4 19 LIMA-MIA-LIMA 3 20 LIMA-COREA-LIMA 2 21 LIMA-MONTV-LIMA LIMA-QUITO-LIMA 8 PASAJES IDA Y VUELTA INTERNACIONAL: PRECIO UNITARIO PROMEDIO: US$ 2, TOTAL VALOR DE COMPRA: US$ 550,000 FRECUENCIA TOTAL ESTIMADA DEL PROCESO NACIONAL + INTERNACIONAL: TOTAL VALOR DE COMPRA: US$ 4 018,440 13,242 8

9 ANEXO N 2 DECLARACIÓN JURADA DEL POSTOR Lima, de de 2013 Señores PETROPERU S.A. PROCESO POR COMPETENCIA MAYOR N CMA OFP/PETROPERU CONTRATACION DE AGENCIA DE VIAJES PARA LA ATENCIÓN DE LAS OFICINAS DE LIMA, TALARA, PIURA e IQUITOS (Razón Social o Nombre del Postor), con R.U.C. Nº, con domicilio legal en , teléfono..., fax...., , declaramos bajo juramento lo siguiente: Contamos y operamos con un sistema de reserva., actualmente vigente. Contamos con equipos y facilidades (computadoras, impresora-fotocopiadora, fax, equipos telefónicos, celulares, Internet, correo electrónico) para la ejecución del servicio. Nombre y firma del representante legal Nombre de la empresa (Se adjuntan copias de la autorización extendida por el Ministerio de Comercio Exterior y Turismo (MINCETUR) para funcionar como agencia de viajes, Acreditación de la Asociación de Transporte Aéreo Internacional (IATA), Constancia que acredita que la Agencia de Viajes opera con el sistema de reserva.) 9

10 ANEXO N 3 Señores PETROPERÚ S.A. PROCESO POR COMPETENCIA MAYOR N CMA OFP/PETROPERÚ S.A. CONTRATACION DE AGENCIA DE VIAJES PARA LA ATENCIÓN DE LAS OFICINAS DE LIMA, TALARA, PIURA e IQUITOS. (Razón Social o Nombre del Postor), con R.U.C. N.,con domicilio legal en teléfono fax, ,declaramos bajo juramento lo siguiente: Contamos o contaremos para la ejecución del servicio, con oficinas, sucursales o agencias, sean propias, afiliadas o con algún tipo de relación comercial, debidamente autorizadas para prestar el servicio indicado, conforme a las Bases del proceso. Nombre y firma del representante legal Nombre de la empresa 10

11 ANEXO 4 DECLARACIÓN JURADA DE EXPERIENCIA DEL POSTOR Y DEL PERSONAL PROPUESTO Señores PETROPERU S.A. PROCESO POR COMPETENCIA MAYOR N CMA-- Lima, de de OFP/PETROPERÚ S.A. CONTRATACION DE AGENCIA DE VIAJES PARA LA ATENCIÓN DE LAS OFICINAS DE LIMA, TALARA, PIURA e IQUITOS (Razón Social o Nombre del Postor), con R.U.C. Nº, con domicilio legal en , teléfono..., fax...., correo electrónico......, debidamente representada por su, el señor.., según Poder inscrito en la Partida N., del Registro de Personas Jurídicas de., con relación al Proceso por Competencia Mayor de la Referencia, declaramos bajo juramento que cumplimos con los siguientes requerimientos técnicos mínimos: Experiencia del postor en la Actividad (Numeral 5.2 de los Términos de Referencia) Experiencia de los Gerentes / Administradores de Agencia de viajes (Numeral de los Términos de Referencia) Experiencia de los Ejecutivos de cuenta /Counters (Numeral de los Términos de Referencia) Experiencia de los Asistentes en Aeropuertos (Numeral de los Términos de Referencia) Atentamente, Nombre y firma del representante legal Nombre de la Empresa 11

12 ANEXO 5 CARTA PROPUESTA ECONÓMICA Señores Unidad Contrataciones Petróleos del Perú PETROPERÚ S.A. Presente.- Lima,.. de... de 2013 Referencia: PROCESO POR COMPETENCIA MAYOR N CMA OFP/PETROPERÚ S.A. CONTRATACION DE AGENCIA DE VIAJES PARA LA ATENCIÓN DE LAS OFICINAS DE LIMA, TALARA, PIURA e IQUITOS De nuestra consideración: Con relación a la contratación en referencia, es grato presentar nuestra propuesta económica, para la ejecución del servicio indicado. En tal sentido, nuestra propuesta es de US$ Dólares Americanos incluido I.G.V. (A) (B) (C) Frecuencia estimada por dos años de consumo de pasajes Costo total de Pasajes ($) (No variar este monto referencial) (Incluye IGV) Service Fee Unitario ($) (Incluye IGV) Service Fee Total ($) (Service fee unitario multiplicado por la frecuencia de pasajes (Incluye IGV) MONTO TOTAL ($) (A+C) (Incluye IGV) Rutas nacionales ida y vuelta Rutas internacionales ida y vuelta 12,547 $3 387, $ 550, Rutas Nacionales ida 475 $ 80, Total pasajes 13,242 $4 018, Sin otro particular, quedo de Uds. Atentamente Representante Legal del postor/postor Razón Social o DNI IMPORTANTE:El monto total de la propuesta económica se presentará con un máximo de dos (02) decimales. 12

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