1 Tiempo empleado. Porque en Excel las 24:00 horas del día se representan por la unidad, siendo cualquier fracción del día una fracción de la unidad.

Transcripción

1 PREPARADORES DE OPOSICIONES PARA LA ENSEÑANZA P.G.A. 1 P.G.A. CONTENIDO: Ejercicios de Excel Ejercicio 1- Reparación Este ejercicio no presenta ninguna dificultad, únicamente sirve para reforzar la idea de que las hojas de cálculo no utilizan las fechas ni las horas, lo hacen con números que las representan. El importe, por tanto, será el resultado de multiplicar el precio de la hora de trabajo (30 ) por la diferencia entre la hora de salida y la de entrada, pero con una corrección resultante de una proporción del tipo: 1 Tiempo empleado = 24 x Porque en Excel las 24:00 horas del día se representan por la unidad, siendo cualquier fracción del día una fracción de la unidad. Por ejemplo: 12:00 horas = 0,5; 13:25 horas = 0,5590; 21:15 horas = 0,8854. Es importante no olvidar que la referencia a la celda C1 debe contener el símbolo $ para convertirla en absoluta. Por tanto, la fórmula de la celda F4 será: =$C$1*E4*24 Ejercicio 2 - Parking Una variación del ejercicio anterior sería calcular el precio a pagar por los usuarios de un parking según el tiempo que han permanecido en él.

2 PREPARADORES DE OPOSICIONES PARA LA ENSEÑANZA P.G.A. 2 Para la solución únicamente hay que tener en cuenta que Excel considera las fechas y las horas como números, por tanto basta con sumar el día y la hora de salida y restarles la suma del día y la hora de entrada. Las columnas del día de entrada y salida tendrán cualquier formato de fecha. Las columnas de hora de entrada y salida tendrán cualquier formato de hora. La columna del tiempo de estancia se tendrá que utilizar el formato de hora tipo 37:30:55.

3 PREPARADORES DE OPOSICIONES PARA LA ENSEÑANZA P.G.A. 3 Ejercicio 3 Horas trabajadas Calcula las horas minutos y segundos totales que han realizado los trabajadores de una empresa durante la semana En este ejercicio seguimos con el refuerzo de las fechas, pero ya intervienen más funciones de Excel relacionadas con las fechas y horas. En la columna horas, únicamente haremos la diferencia entre la hora de salida y la de entrada =C5-B5. El resultado de esta celda lo usaremos para que Excel nos indique cuantas horas =HORA(D5), minutos =MINUTO(D5) y segundos =SEGUNDO(D5) se ha trabajado. Hasta ahora no hay nada especial, porque la columna D ya nos indicaba los resultados en horas, minutos y segundos. El problema consiste en sumar, puesto que en la suma, cada sesenta minutos se añade una hora y cada sesenta segundos se añade un minuto. De manera que las 32 horas de la celda E11 no dan problemas, pero los 207 minutos de la celda F11 y los 83 segundos de la celda G11 hay que convertirlos. Para ello,

4 PREPARADORES DE OPOSICIONES PARA LA ENSEÑANZA P.G.A. 4 dividiremos entre 60 y usaremos las funciones matemáticas Cociente() y Residuo(). En las filas16 a 20 se han incluido una serie de funciones de la categoría Fecha y hora que nos permiten extraer de una fecha distintos valores como el día, el mes, el año, el día de la semana (entre 1 y 7, de lunes a domingo) o el número que hace la semana en el total del año. Ejercicio 4 - Trienios Continuamos con el refuerzo de las fechas, pero ya intervienen dos funciones de Excel, Entero() y Hoy() anidadas. En la columna años, utilizaremos la función FRAC.AÑO que calcula la fracción de año que representa el número de días enteros entre la fecha inicial y la fecha final. Su sintaxis es: =FRAC.AÑO(fecha_inicial;fecha_final;base) La base determina en qué tipo de base deben contarse los días según la tabla: Base Base para contar días 0 u omitido US (NASD) 30/360 1 Real/real 2 Real/360 3 Real/365 4 Europea 30/360 Utilizamos la función Entero() para que, en el resultado de restar la fecha del sistema (es lo que indica la función Hoy()) a la fecha de ingreso en la empresa, no se tenga en cuenta la parte fraccionaria (los decimales), puesto que los años se cuentan de uno en uno, por enteros (no cumplimos años hasta el día del cumpleaños). Para el importe trienios el resultado es más sencillo, basta dividir los años por 3. También aquí se utiliza la función Entero() por el mismo motivo (el trabajador tiene 0, 1, 2, etc. trienios, nunca 1,5 ó 1,8).

5 PREPARADORES DE OPOSICIONES PARA LA ENSEÑANZA P.G.A. 5 En el cálculo del importe de los trienios no es necesaria una función. Se multiplica el importe en euros por el número de trienios. Es importante no olvidar que la referencia a la celda B1 debe contener el símbolo $ para convertirla en absoluta. Ejercicio 5. Letra NIF Con este ejercicio vamos a calcular la letra del número de identificación fiscal. Para ello necesitamos saber que se obtiene después de dividir el número del DNI entre 23, como resto resultará un número comprendido entre 0 y 22, al que se le asigna una letra según la siguiente tabla: Solución T R W A G M Y F P D X B N J Z S Q V H L C K E Utilizaremos las funciones Residuo y Buscar. A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W T R W A G M Y F P D X B N J Z S Q V H L C K E 3 4 DNI Letra =BUSCAR(RESIDUO(C5;23);A1:W1;A2:W2) 6 7 Solución 2 Otra posible solución es utilizando la función de texto EXTRAE. La función quedaría así:

6 PREPARADORES DE OPOSICIONES PARA LA ENSEÑANZA P.G.A. 6 =EXTRAE("TRWAGMYFPDXBNJZSQVHLCKE";RESIDUO(A2;23)+1;1) Ejercicio 6 Stock Este ejercicio sirve para introducir una de las funciones de Excel más utilizadas, la función lógica SI. Se trata de que en la columna Cantidad Servida, Excel indique la cantidad servida al cliente dependiendo de que exista suficiente cantidad en el almacén. A B C D E F G 1 Código Descripción Cantidad pedida Stock inicial Cantidad servida Pendiente de servir Stock final Plumas =SI(D2>C2;C2;D2) =C2-E2 =D2-E Carpetas =SI(D3>C3;C3;D3) =C3-E3 =D3-E Portaminas =SI(D4>C4;C4;D4) =C4-E4 =D4-E Rotuladores =SI(D5>C5;C5;D5) =C5-E5 =D5-E Tijeras =SI(D6>C6;C6;D6) =C6-E6 =D6-E Grapadoras =SI(D7>C7;C7;D7) =C7-E7 =D7-E7 En el caso de que la cantidad en almacén sea superior a la cantidad pedida por el cliente, se servirá lo efectivamente pedido. Si la cantidad el almacén es menor, serviremos únicamente lo que hay en existencia, quedando el resto pendiente de servir. La columna Pendiente de servir muestra (no es necesaria una función SI, aunque podría utilizarse) la diferencia entre lo pedido y lo realmente servido. La columna Stock final indica el saldo de existencias, El Stock inicial menos la cantidad servida. Ejercicio 7 Funciones para limpiar celdas Cuando se presentan determinadas tablas es útil que permanezcan todas las celdas en blanco hasta que no se comience la introducción de datos. Veamos un ejemplo:

7 PREPARADORES DE OPOSICIONES PARA LA ENSEÑANZA P.G.A. 7 En esta tabla, los resultados de las columnas C, D y E irán apareciendo conforme escribamos los números en las columnas A y B. Para ello utilizaremos las funciones SI.ERROR(), ESBLANCO() y la función O(). En la celda C10: =SI(O(ESBLANCO(A10);ESBLANCO(B10));"";SI.ERROR(A10/B10;"Indeterminado")) En la celda D10: =SI(O(ESBLANCO(A10);ESBLANCO(B10));"";SI.ERROR(COCIENTE(A10;B10);"Indeterm inado")) En la celda E10: =SI(O(ESBLANCO(A10);ESBLANCO(B10));"";SI.ERROR(RESIDUO(A10;B10);"Indetermi nado")) Ejercicio 8 Calificaciones Se trata de conseguir que cuando nosotros escribamos la nota numérica del alumno, Excel indique su correspondencia en letra en la columna siguiente según estas equivalencias: de 1 hasta 5, Insuficiente; 5, suficiente; 6, Bien; 7 y 8, Notable; 9 y 10, Sobresaliente. Para notas mayores de 10 o menores de 1, debe indicar: Nota no válida. Solución 1 En este ejercicio se lleva al máximo el concepto de funciones anidadas (se pueden anidar hasta 64 niveles de funciones) utilizando solamente la función lógica SI. Vamos a trabajar en la celda C2 para posteriormente copiar la función hacia abajo. La

8 PREPARADORES DE OPOSICIONES PARA LA ENSEÑANZA P.G.A. 8 función (funciones anidadas) es la siguiente: =SI(B2<1;"Nota válida";si(b2<5;"suspenso";si(b2<6;"suficiente";si(b2<7;"bien";si(b2<9; "Notable";SI(B2<=10;"Sobresaliente";"Nota no válida")))))) no En este caso el orden es muy importante, hay que comenzar por indicar qué hacer en caso de que la nota sea menor de 1 (0 por ejemplo) y continuar con los distintos rangos de notas por orden ascendente (Suspenso <5, Suficiente <6, Bien <7, Notable <9 y Sobresaliente <=10), finalmente indicamos qué hacer si la nota es superior a diez. Con el fin de no perder la orientación, es conveniente empezar con una función del tipo =Si(B2<1; Nota no válida ; xx ). Que se leería: Si B2 es menor que 1, escribe Nota no válida, y en caso contrario escribe xx. Tendríamos resuelto un caso, para números menores que 1, en todas las demás situaciones escribiría xx. Si en la función anterior sustituimos xx por otra función SI anidada con el siguiente supuesto (para notas mayores o iguales que 1 y menores que 5) tendríamos: =SI(B2<1; Nota no válida ; SI(B2<5; Suspenso ; xxx )) En esta función volvemos a sustituir xxx por una nueva función SI anidada con el siguiente supuesto (notas mayores o liguales que 5 y menores que 6) queda: =SI(B2<1; Nota no válida ; SI(B2<5; Suspenso ; SI(B2<6; Suficiente ; xxxx ))) Y así seguimos cambiando xxxx por una nueva función SI anidada con el siguiente supuesto, hasta llegar a la función completa que vimos al principio. Solución 2 A B C 1 Nombre Nota 2 Pedro Pérez 1 3 Luis García 2 4 Juan Ruiz 3 5 Pedro Pérez 4 6 Luis García 5 7 Juan Ruiz 6 8 Pedro Pérez 7 9 Luis García 8 10 Juan Ruiz 9 11 Pedro Pérez 10 Este mismo ejercicio se puede solucionar con la función BUSCARV además de la función SI. En este caso la función anidada resultante es más corta, pero hay que introducir más datos en la hoja.

9 PREPARADORES DE OPOSICIONES PARA LA ENSEÑANZA P.G.A. 9 Como se puede ver en la tabla siguiente, trabajaremos en el rango A1:C11;y además, crearemos una tabla con las calificaciones, numéricas y en letra, en el rango B14:C22 (este último rango podría estar en otra hoja). Vamos a trabajar en la celda C2 para posteriormente copiar la función hacia abajo. La función (funciones anidadas) es la siguiente: =SI(O(B3<1;B3>10);"Nota no válida";buscarv(b3;$b$14:$c$22;2;verdadero)) Para la primera parte, como la nota no es válida por debajo de 1 ni por encima de 10, utilizaremos la función O para indicar que si la nota es menor de 1 ó mayor de 10 escriba Nota no válida, de lo contrario deberá escribir otra cosa (por ejemplo xx). Si(O(B3<1;B3>10);"Nota no válida"; xx ) Hemos resuelto los casos de notas no válidas, y quedan pendientes las notas válidas, para ello hemos creado la tabla con notas en el rango B14:C22, en la que aparecen todas las posibilidades. En esta tabla buscará los valores la función BUSCARV. La función BUSCARV busca un valor específico en la columna más a izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla. La sintaxis es la siguiente: =BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_comparación;indicador_columnas;ordenado) Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la matriz.

10 PREPARADORES DE OPOSICIONES PARA LA ENSEÑANZA P.G.A. 10 Matriz_de_comparación es el rango donde se buscan los datos. Utilice una Indicador_columnas es el número de columna de matriz_de_comparación desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Ordenado es un valor lógico que indica si desea que la función BUSCARV busque un valor igual o aproxima do al valor especificado. Si el argumento ordenado es VERDADERO o se omite, la función devuelve un valor aproximado, es decir, si no encuentra un valor exacto, devolverá el valor inmediatamente menor que valor_buscado. Si ordenado es FALSO, BUSCARV devuelve el valor buscado. Si no encuentra ningún valor, devuelve el valor de error #N/A. La función anidada completa sería la resultante de reemplazar xxx por BUSCARV(B2; $B$14:$C$22;2; VERDADERO) Con la que indicamos que en la celda B2 escriba lo indicado en la segunda columna del rango B14:C22 y si no encuentra el mismo valor escriba el más aproximado. Esto último es importante porque nos permite que estén representados los valores no enteros de notas, como 3,25; 4,99; etc. Es importante que la referencia al rango B14:C22 sea absoluta ($B$14:$C$22). La función final es: =SI(B2<1;"Nota no válida";(si(b2>10;"nota no válida"; BUSCARV(B2; $B$14:$C$22;2; VERDADERO)))) Otra posible solución es utilizar la función O para la primera parte de la fórmula: =SI(O(B2<1;B2>10);"Nota no válida 2";BUSCARV(B2;$B$14:$C$22;2;VERDADERO)) Ejercicio 9 Ejercicios de búsqueda Vamos a profundizar en las funciones de búsqueda, tanto en horizontal como en vertical. Búsqueda 1 En el primer ejercicio vamos a utilizar la función de búsqueda para conseguir que Excel escriba, en la tabla Consulta, el título y precio correspondiente al código que indiquemos en la columna Código libro, y que, lógicamente, será alguno de los que aparecen en la tabla Libros. Partimos de la hoja de cálculo siguiente:

11 PREPARADORES DE OPOSICIONES PARA LA ENSEÑANZA P.G.A. 11 Tenemos que conseguir que, cuando escribamos en la celda E3 alguno de los códigos del rango A3:A9, en F9 aparezca el título del libro y en G3 el precio. En la celda F9 (Título) escribiremos la función: =BUSCARV(E3;A3:B9;2;FALSO) que indica que Excel buscará en el rango A3:B9 lo que escribamos en la celda E3 y escribirá lo que encuentre en la segunda columna, con la expresión FALSO indicamos que si lo que escribimos en E3 no coincide exactamente con los que hay en el rango A3:A9, devolverá la expresión #N/A (que es como Excel indica que no encuentra el valor exacto). Para G3 (Precio) escribiremos la función: =BUSCARV(E3;A3:C9;3;FALSO), que es igual que la anterior, pero indicando que devuelva el valor que encuentre en la tercera columna. Si queremos que la celda F3 permanezca en blanco cuando no hay nada escrito, usaremos la función =SI(ESBLANCO(E3);"";BUSCARV(E3;A3:B9;2;FALSO)) Y para G3, la función: =SI(ESBLANCO(E3);""; BUSCARV (E3;A3:C9;3;FALSO)). Búsqueda 2 En el siguiente ejercicio, partimos de la tabla: Queremos conseguir que, cuando indiquemos una temperatura cualquiera (por ejemplo 12,5 ºC) en la columna E para cualquiera de los meses, Excel escribirá en la Columna F un calificativo acorde con lo indicado en la tabla Temperaturas. En la celda E2 escribiremos la función: =SI(E2<$A$3;$B$3;BUSCARV(E2;$A$3:$B$8;2;VERDADERO)) Son necesarias dos funciones, SI y BUSCARV, porque con la primera le indicamos que si la temperatura es más baja de -20º, escriba Pa morirte, y en caso contrario busque (con la función BUSCARV) si la temperatura indicada está incluida en el rango A3:A8, en cuyo caso escribirá lo encuentre en la columna de la derecha. Como esta vez hemos usado la expresión VERDADERO, no forzamos que busque valores exactos, sino que serán válidos todos los valores, incluso con decimales. Por

12 PREPARADORES DE OPOSICIONES PARA LA ENSEÑANZA P.G.A. 12 ejemplo, si indicamos cualquier temperatura comprendida entre 0º y 11,99999º, siempre escribirá Frío, porque es lo que corresponde al rango de temperatura indicado entre las celdas A5 (0º) y A6 (12º). Son necesarios los símbolos $ para poder copiar la función de la celda E2 en las siguientes hacia abajo. Si queremos que la celda F2 permanezca en blanco cuando no haya temperaturas escritas en la columna E, usaremos la función: =SI(ESBLANCO(E2);"";SI(E2<$A$3;$B$3;BUSCARV(E2;$A$3:$B$8;2;VERDADERO))) Búsqueda 3 Para este ejercicio, partimos de la tabla: Queremos conseguir que, cuando indiquemos el importe (celda B5) y la divisa (celda C5), Excel calcule el cambio según la equivalencia de la tabla superior. Este ejercicio es fácil, puesto que es similar a los anteriores, pero tendremos que usar la función BUSCARH porque tabla está en horizontal en vez de en vertical, como las anteriores. En D5 escribiremos la función: =B5/BUSCARH(C5;B1:G2;2;FALSO) Únicamente tenemos que dividir el importe en divisas por el resultado de buscar la divisa indicada en C5 en la tabla del rango B1:G2, en la segunda fila. El resultado será el importe en Euros. Si queremos que la celda D5 permanezca en blanco cuando no haya importe de divisas (B5) ni divisa (C5), usaremos la función: =SI(O(ESBLANCO(B5);ESBLANCO(C5));"";B5/CONSULTAH(C5;B1:G2;2;FALSO)) Para evitar errores al teclear la divisa en la celda C5, podemos usar la opción Validación de datos de la pestaña Datos, grupo Herramientas de datos, con ello conseguiremos que únicamente se puedan escribir las divisas indicadas en el rango B1:G1.

13 PREPARADORES DE OPOSICIONES PARA LA ENSEÑANZA P.G.A. 13 Nos situamos en la celda C5 y pulsamos la opción Validación de datos, nos aparece la ventana: En ella indicaremos, en la pestaña Configuración, que permita seleccionar de una Lista, Omitiendo blancos y creando una celda con lista desplegable. En Origen indicamos el rango en el que se encuentra escritas las divisas (B1:G1, con el símbolo $). En la pestaña Mensaje de entrada no escribimos nada y en la de Mensaje de error indicamos que muestre el mensaje de error con el estilo Detener, el título Divisas permitidas y como mensaje de error: Solamente las de la fila 1. Con todo esto conseguiremos que en la celda C5 aparezca una lista desplegable con las divisas permitidas, y en caso de escribir alguna mal, aparecerá un mensaje indicándolo.

14 PREPARADORES DE OPOSICIONES PARA LA ENSEÑANZA P.G.A. 14 Búsqueda 4 Este ejercicio es similar a los anteriores, pero con la dificultad de tener que buscar en toda una tabla, no solamente en una fila o una columna. Queremos conseguir que al indicar el día de la semana y la hora en las celdas B10 y C10, respectivamente, Excel busque en el horario e indique en la celda D10 la asignatura que se imparte ese día a dicha hora. En las celdas B10 y C10 indicamos el día y las horas mediante una validación de datos, igual que hicimos en el ejercicio anterior:

15 PREPARADORES DE OPOSICIONES PARA LA ENSEÑANZA P.G.A. 15 En la celda D10 escribiremos la función: =BUSCARH(B10;B1:F7;COINCIDIR(C10;A2:A7;0)+1;FALSO) La primera parte, la función BUSCARH, que ya conocemos, se encarga de buscar el día de la semana que hemos escrito en la celda B10 en toda la tabla (B1:B7), en el momento que lo encuentre, le tenemos que indicar en qué fila está el valor que deseamos encontrar (esto en los ejercicios anteriores se lo indicábamos con un número, la fila 2, la fila 4, etc.), pero en este caso dependerá de la hora que escribamos en la celda C10. Por tanto necesitamos una nueva función anidada que busque esa hora en la columna A y nos indique en qué fila se encuentra. Para ello utilizaremos la función COINCIDIR. La función COINCIDIR busca un elemento especificado en un rango de celdas y, a continuación, devuelve la posición relativa de ese elemento en el rango mediante un número. Con la función anidada COINCIDIR(C10;A2:A7;0)+1, le indicamos que busque lo que hemos escrito en C10 (la hora) en el rango A2:A7 (donde están escritas las horas en la tabla), el tercer operador puede ser 1, 0, -1, según que queramos que busque el valor menor que el buscado (1), exactamente igual que el buscado (0), o mayor que el buscado (-1). Le sumamos 1 porque en el rango de búsqueda (A2:A7) no hemos indicado la fila del encabezado (fila 1), si la incluimos, la función sería COINCIDIR(C10;A1:A7;0) y no tenemos que sumar 1. No hemos usado $ en los rangos porque no vamos a copiar la función en ningún sitio. Si queremos que la celda D10 esté en blanco antes de escribir el día y la hora, la función será: =SI(O(ESBLANCO(B10);ESBLANCO(C10));"";BUSCARH(B10;B1:F7;COINCIDIR(C10;A2: A7;0)+1;FALSO))