MODULO 2: CÁLCULOS Y REPORTES EN MICROSOFT EXCEL

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1 MODULO 2: CÁLCULOS Y REPORTES EN MICROSOFT EXCEL Sesión 2.1: Funciones básicas de Microsoft Excel Los grandes conocimientos engendran las grandes dudas Aristóteles Objetivo de Aprendizaje: Generar información en Excel de manera ordenada y efectiva, como apoyo a reportes e informes establecidos en la C.G.E. FUNCIÓN SUMA Suma todos los elementos de un intervalo de celdas =SUMA(número1;[número2];...) La sintaxis de esta función, es simple. Los argumentos que requiere son tantos valores numéricos como queramos sumar. Estos argumentos, podremos indicarlos tanto directamente como valor en el argumento de la función, como referencias a celdas o rangos de celdas que contengan esos valores numéricos que queremos sumar. Tengo una tabla de tres celdas con los siguientes valores: Funciones básicas de Microsoft Excel 2.1-1

2 A B C 1 Valor 1 Valor 2 Valor y deseo realizar las siguiente operaciones: Suma de los valores 1 y 2 en la celda C4 Para ello, hemos utilizado la función =SUMA(A2;B2), como vemos, le hemos pasado dos argumentos separados por punto y coma, donde el primer argumento A2 es la referencia a la celda que contiene Valor 1 y el segundo argumento B2 es la referencia a la celda que contiene el valor 2. Si ejecutamos dicha función vemos que el resultado es 13. Suma de los valores 1, 2 y 3 en la celda C5 Funciones básicas de Microsoft Excel 2.1-2

3 Ahora, para sumar los valores de las tres celdas, hemos usado la función =SUMA(A2;B2;C2), si nos fijamos la función es prácticamente igual a la anterior, solo que le hemos añadido un tercer argumento más, la referencia a la celdac2. Observa el resultado, 23. SUMAR UN RANGO Si queremos sumar celdas adyacentes que abarcan un rango, podemos hacerlo de la siguiente manera: En la fórmula hemos indicado el rango que comprende las celdas A2, B2 y C2 y para ello hemos introducido un solo argumento que es A2:C2, el resultado es el mismo, 23. FUNCIÓN PROMEDIO Realiza la media aritmética de tantos números como le indiquemos. =PROMEDIO(número1;[número2];...) Los argumentos que requiere son tantos valores numéricos como queramos para realizar su promedio. Funciones básicas de Microsoft Excel 2.1-3

4 Supongamos que tengo el expediente de un alumno con las notas que ha sacado en las diferentes asignaturas del curso y basándome en esta información, quiero saber su media aritmética. Como vemos en la imagen, utilizaremos para ello la función PROMEDIO y le pasamos como argumento, el rango de celdas que contienen las calificaciones. El resultado es 7,44 También podríamos haberle pasado como argumento, cada una de las celdas que contienen las notas, en la siguiente imagen y el resultado sería exactamente el mismo. Funciones básicas de Microsoft Excel 2.1-4

5 FUNCIONES MAX Y MIN La función MAX, devuelve el mayor valor de un conjunto de valores. =MAX(número1;[número2];...) Los argumentos que requiere son tantos valores numéricos como deseemos para buscar el máximo entre todos ellos. Podemos buscar cual es la máxima calificación obtenida de entre todas las asignaturas. Para ello, introduzco en la celda donde quiero que aparezca dicha calificación, la función =MAX y le paso como argumento el rango de celdas sobre las que debe operar (B2:B5). El resultado que devuelve es 8,5 La función MIN, devuelve el menor valor de un conjunto de valores. Funciones básicas de Microsoft Excel 2.1-5

6 =MIN(número1;[número2];...) Los argumentos que requiere son tantos valores numéricos como deseemos para buscar el mínimo entre todos ellos. Buscamos ahora cual es la mínima calificación obtenida de entre todas las asignaturas. Similar al sistema que en el anterior, llamamos esta vez a la función MIN, le indicamos el rango de datos y listo, ya tenemos la menor calificación, 6,25. FUNCIÓN CONTAR Cuenta el número de celdas que contienen números dentro de un intervalo de celdas. =CONTAR(ref1;[ref2];...) Funciones básicas de Microsoft Excel 2.1-6

7 Los argumentos que requiere en este caso son REFERENCIAS A CELDAS, pues esta función no requiere números como las anteriores, sino celdas donde analizará si su contenido es un valor numérico, y dependiendo de esto las contabilizará o no. Vamos a contabilizar de cuantas asignaturas ha sido evaluado el alumno. Simplemente llamo a la función CONTAR y, como en todos los caso anteriores, le paso el rango de celdas que deseo analizar. El resultado es 4. Aprovechando esta tabla, vamos a insertar una fila debajo de filosofía donde añadiremos la asignatura Gimnasia y le pondremos como calificación el texto NP (No presentado). Ahora deberemos modificar la función contar para pasarle como argumento esta última celda que acabamos de añadir con la calificación de Gimnasia. Funciones básicas de Microsoft Excel 2.1-7

8 Se ha modificado el rango de B2:B5 a B2:B6, de esta forma ya estamos trabajando también con esta última celda añadida. El resultado de la función es 4, el mismo que antes, puesto que de entre todas esas celdas, la función CONTAR ha encontrado 4 celdas que contienen números y ha descartado 1 que contiene texto (NP). FUNCIÓN CONTARA Si deseamos contar celdas con contenido alfanumérico, es decir, celdas con números y celdas con texto, o celdas que tengan cualquier otro carácter, utilizaremos la función CONTARA. Esta función contabilizará todas las celdas sin importar el tipo de datos que contengan. En el ejemplo, observaremos el resultado de utilizar la función CONTAR Y CONTARA para unos datos: Funciones básicas de Microsoft Excel 2.1-8

9 Recuerda, si deseas contar celdas con valor numérico puedes utilizar la función CONTAR, pero si necesitas contar celdas que contienen una mezcla de tipos de datos (numéricos, texto, fecha) asegúrate de utilizar la función CONTARA. FUNCIÓN SI Nos permite evaluar una condición para determinar si es falsa o verdadera. La función SI es de gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lógica. =SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Una lista de alumnos con sus calificaciones correspondientes en la columna B. Utilizando la función SI desplegara un mensaje de APROBADO si la calificación del alumno es superior o igual a 60 y un mensaje de REPROBADO si la calificación es menor a 60. La función la utilizar es: =SI(B2>=60;"APROBADO";"REPROBADO") Funciones básicas de Microsoft Excel 2.1-9

10 Observa el resultado al aplicar esta fórmula en todas las celdas de la columna C. FUNCIÓN NO Cambia el valor lógico VERDADERO por FALSO y el FALSO por VERDADERO. También evalúa si una expresión lógica (ejemplo: 1+2=3) es verdadera o falsa, devolviendo lo contrario (VERDADERO si es falsa y FALSO si es verdadera). =NO (valor_lógico) En el departamento de recursos humanos de una empresa se quiere determinar a qué trabajador se le otorgarán vacaciones extras según los domingos que haya trabajado ese empleado durante el año. Si trabaja más de diez domingos, tendrá cinco días de vacaciones extra. No los tendrá en caso contrario. Por lo tanto, si los domingos trabajados son igual o menos que diez, se asigna mediante la fórmula NO el valor FALSO, mientras que si son más de diez es VERDADERO. La sintaxis es la siguiente: Funciones básicas de Microsoft Excel

11 FUNCIÓN Y Es una función que devolverá VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO o FALSO si uno o más argumentos son FALSO. Será suficiente con que cualquiera de las expresiones sea falsa para que el resultado de la función también sea FALSO. =Y(valor_lógico1;[valor_lógico2]; ) De una lista de estudiantes que tienen su promedio de matemáticas, únicamente quienes tengan calificaciones mayores a 15 aprueban. Queremos conocer quienes aprobaron. Funciones básicas de Microsoft Excel

12 En la fórmula, la función Y valida si cada calificación es mayor o igual a 15, si es VERDADERO cumple con la condición y si es FALSO no cumple. FUNCIÓN O Es una de las funciones de Excel que devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolverá FALSO si todos los argumentos son FALSO. =O(valor_lógico1;[valor_lógico2]; ) La función O en Excel nos ayudará a determinar si al menos uno de los argumentos de la función es VERDADERO. De una lista de estudiantes que tienen su promedio de matemáticas y lenguaje, únicamente quienes tengan calificaciones mayores a 15 en cualquier materia aprobarán. Queremos conocer quienes aprobaron. Funciones básicas de Microsoft Excel

13 En la fórmula, la función O valida si cada calificación es mayor o igual a 15, si alguno es VERDADERO cumple con la condición y si es FALSO en ambos casos, no cumple. Funciones básicas de Microsoft Excel

14 Referencias: Funciones básicas de Microsoft Excel