USO ACADÉMICO DE HOJAS ELECTRÓNICAS. Primera Sesión

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1 USO ACADÉMICO DE HOJAS ELECTRÓNICAS Primera Sesión Las hojas electrónicas nos permiten realizar cálculos matemáticos y estadísticos. Existe variedad de hojas electrónicas, pero cuando trabajamos en Microsoft Office, la herramienta que tenemos a nuestra disposición es Microsoft Excel, también conocido como Excel. Formato general El contenido de las celdas puede ser modificado, al igual que en Microsoft Word: tipo, tamaño y color de letra; negrita, cursiva, subrayado, por ejemplo; y el procedimiento es exactamente igual. Celdas El área de trabajo en Excel incluye filas, las cuales están nombradas por números, y también tiene columnas, que son nombradas por las letras del alfabeto; ambas conforman las celdas, y cada celda lleva por nombre la letra de la columna y el número de la fila, por ejemplo: A1. Tamaño de filas y columnas El tamaño de las filas y las columnas puede ampliarse o disminuirse; para tal fin, se debe colocar el mouse en medio de la base de 2 columnas o de 2 filas, y cuando cambie el cursor a una flecha más gruesa, podrá ampliar o disminuir el tamaño.

2 También se puede modificar el tamaño de un grupo de filas o de columnas, para ello, se marca, desde la base, el grupo de filas o columnas que se desea ampliar y cuando estén marcadas, se puede proceder a ampliar o disminuir el tamaño de una de ellas, y automáticamente se cambiará el tamaño de todas las filas o columnas marcadas. Insertar filas y columnas Cuando nos hace falta una columna o una fila, para no correr todos los datos, podemos insertar una. Para ello, nos colocamos en la base de la fila o la columna a la par de la cual queremos insertar otra, damos click derecho y seleccionamos la opción Insertar. Eliminar filas y columnas También podemos eliminar las filas y columnas que ya no queremos. Para ello, damos un click derecho sobre la fila o columna que queremos borrar y seleccionamos la opción Eliminar.

3 Hojas En un documento de Excel se puede tener diferentes espacios de trabajo, los cuales se llaman Hoja. Si es necesario, a un documento de Excel se le puede agregar más hojas; para ello, se da un click sobre el ícono para Insertar hoja de cálculo, y automáticamente se agrega la nueva hoja. También se le puede cambiar el nombre a las hojas, para ello, se da doble click sobre el nombre de la Hoja, y cuando está marcado el nombre Hoja1, por ejemplo, se escribe el nuevo nombre. Área de impresión Si queremos saber hasta dónde llega el área de impresión, podemos escoger qué tipo de vista queremos: Vista general: se observa una hoja cuadriculada, que es la que siempre vemos cuando abrimos Excel. Diseño de página: se puede divisar cuál es el tamaño real de la hoja. Vista previa de salto de página: permite ver solamente el área en la que estamos trabajando.

4 Combinar y centrar celdas Cuando necesitamos unir varias celdas, para escribir un título, por ejemplo, seleccionamos las celdas que queremos unir y presionamos el botón Combinar y centrar celdas. Así se ve sin combinar (aún se ven las divisiones de las celdas): Así se ve combinado y centrado:

5 Dirección del texto Cuando queremos ahorrar espacio en una hoja, por ejemplo, podemos cambiar la dirección del texto para que se adecúe a nuestras necesidades, y podríamos, por ejemplo, escribir el texto con un ángulo de 90º. Bordes de la tabla Cuando tenemos una tabla, podemos colocarle los bordes, puede ser todos los bordes, solamente los externos o sólo los internos; también podemos colocar un borde grueso o un borde doble. Para ello, es necesario seleccionar los datos en donde queremos colocar los bordes y escoger el tipo de borde que queremos.

6 Autorrelleno Esta función permite escribir datos de forma rápida, ya sea que se repitan los datos o que se rellenen las celdas de forma automática. Por ejemplo, cuando queremos copiar datos, nos colocamos en la celda donde queremos que empiecen los datos. Luego escribo el dato que quiero que se repita y le doy un click con el mouse. En la esquina inferior derecha aparecerá un cuadro de color negro, lo selecciono y lo jalo hacia abajo. Me copiará los datos hasta donde yo le indique. Podemos crear listas con números pares, múltiplos de 3 o múltiplos de cualquier otro número. Para ello, colocamos los primeros 3 números, y luego le pedimos que complete la lista. Ahora, imaginemos que deseamos crear una lista con números del 1 al 25. Me coloco en la celda donde quiero que inicie la lista y escribo el número 1. Copio el número 1 hasta la celda No. 25 (ver procedimiento anterior). Cuando termino de copiar, me aparece un cuadro de lado derecho (ver No. 1 de la imagen). Me aparecen varias opciones y escojo Rellenar serie (ver No. 2 de la imagen). Automáticamente crea una lista con los números del 1 al 25. También podemos crear listas con los días, meses, años, fechas y horas, por ejemplo.

7 Formato de número Cuando trabajamos en Excel y colocamos números, puede cambiar automáticamente el dato que tenemos y sustituirlo por otro número u otro formato. Para evitar esto, podemos especificar cuál es el formato de nuestros datos: número, moneda, fecha, hora, fracción o científica. Formato condicional Con el formato condicional se puede visualizar mejor los datos numéricos al agregar información gráfica adicional. El formato condicional permite identificar números, fechas y texto específico en una lista; valores superiores e inferiores, por encima o por debajo del promedio, valores únicos o duplicados y agregar un conjunto de íconos, por ejemplo. Para aplicar el formato condicional es necesario que primero seleccionemos los datos en los cuales queremos aplicarlo.

8 Nosotros podemos crear nuestra propia regla, haciendo click en Formato condicional, escogiendo Nueva regla y allí podemos establecer los parámetros que necesitamos para trabajar: Cuando necesitamos modificar las reglas del formato condicional, nos colocamos en el formato que queremos y nos vamos a Más reglas

9 Para eliminar reglas, nos vamos a Formato condicional, y luego a Borrar reglas : Validación de celdas La validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en una celda. Existen 3 opciones para la validación de datos: Se puede configurar para impedir que los usuarios escriban datos no válidos Se puede permitir que los usuarios escriban datos no válidos y advertirles cuando intentan hacerlo Se puede proporcionar mensajes para indicar qué tipo de datos se esperan en una celda, así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir errores. Para aplicar la validación de celdas se debe ir a la pestaña Datos y allí se encontrará la opción Validación de datos y allí nos vamos a la primera opción Validación de datos.

10 Luego nos aparecerá un cuadro como el siguiente y en la primera pestaña de Configuración podremos limitarlo a número entero, decimal, fecha u hora, por ejemplo: En la pestaña Mensaje de entrada podemos escribir un recordatorio para el usuario, por ejemplo:

11 La última pestaña, Mensaje de error, tiene las siguientes opciones, y también pueden configurarse según se desee: Otra de las opciones para el formato condicional es que, después de haber establecido los criterios para validar las celdas, podemos pedir que se les agregue un círculo a los datos no válidos. El formato condicional nos puede ayudar al crear listas de datos, para evitar que al ingresar información se cometa algún error. Por ejemplo, si sólo quiero limitar la lista a 4 profesiones del nivel de diversificado, puedo crear una lista así: 1. Escribo la lista, en este caso sería los Títulos: Bachillerato, Magisterio, Secretariado y Perito Contador. 2. Selecciono los datos a los cuales les quiero crear la lista. 3. Me voy a la pestaña Datos, luego a Validación de datos, escojo el submenú Validación de datos, y allí escojo la pestaña Configuración. De las opciones escojo Lista y en el cuadro Origen, marco el ícono que allí aparece y luego marco Lista. En el cuadro de Origen, presiono el ícono que está allí y luego marco los datos de mi lista.

12 4. Cuando le doy aceptar, las celdas marcadas desplegarán la lista y ya puedo escoger los datos que quiero ingresar en cada celda.

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