APUNTE INTRODUCTORIO TEORICO DE MICROSOFT OFFICE: EXCEL

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1 APUNTE INTRODUCTORIO TEORICO DE MICROSOFT OFFICE: EXCEL INTRODUCCIÓN Las hojas de cálculo son programas informáticos capaces de trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Sus principales aplicaciones son la realización automática de cálculos, la creación de gráficos, la implementación de bases de datos, etc. Es por ello es que una hoja de cálculo se puede ver como una combinación de muchas calculadoras operando simultáneamente y relacionadas entre sí, junto con un editor de texto, un editor de gráficos, una base de datos y grandes posibilidades de comunicación de datos con otros programas como por ejemplo Word, Power Point, Access, etc. Una de las hojas de cálculo más extendidas y utilizadas en la actualidad es Excel, por ello es la aplicación comercial que se utilizará en el presente tema. INTRODUCCIÓN A MICROSOFT EXCEL Excel es una hoja de cálculo integrada en el paquete de Microsoft Office. Esto quiere decir que tiene similitud con programas de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint, etc. CONCEPTOS BÁSICOS DE EXCEL A continuación se reflejará la terminología asociada al trabajo con hojas de cálculo: 1 Libro: Archivo de Excel (Libro1.xlsx) Hojas: Cada archivo de Excel está formado por varias hojas. En principio consta de 3 hojas, pero se pueden ampliar hasta 255 (Hoja 1, Hoja 2, etc.). Cada hoja presenta una cuadrícula formada por columnas y filas. Columnas: conjunto de celdas verticales. Cada columna se nombra por letras: A, B, C,..., AA, AB, AC,..., IV. Filas: conjunto de celdas horizontales. Cada fila se nombra con números: desde 1 hasta Celda: Es la intersección de una columna y una fila en una hoja. Se nombra con el nombre de su columna y a continuación el número de su fila (B9 celda de la columna B con la fila 9). Celda activa: Es la celda sobre la que se sitúa el cursor, preparado para trabajar con ella. Se identifica porque aparece más remarcada que las demás (en la imagen, la celda E13).

2 Rango: Bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos. FORMATO DE CELDA FORMATOS DE FUENTE Y ALINEACIÓN La apariencia que presenta una celda se concreta con las opciones de Formato. A continuación se mostrarán las principales opciones de formato que existen. Señala con el mouse una celda en cualquier modelo. Observa la zona de Formatos en la pestaña de Inicio, los grupos Fuente, Alineación, etc.: Se obtendrá las siguientes informaciones: Es un texto en la fuente de letra Calibri, tamaño de 11 puntos y modalidad normal (sin negrita o cursiva). Además figuran rellenos, color de texto, alineación etc. 2 Otra característica es poder cambiar el tipo de letra, el tamaño y convertirla en negrita, subrayada, etc. (Cosa que ya se trabajó en el módulo anterior) Un poco más a la derecha, en el grupo Alineación se cambia a izquierda, derecha o centro. También se puede aplicar concretar la alineación vertical o la inclinación. Los botones se localizan: Arriba a la izquierda están los que concretan la alineación vertical. A su lado el correspondiente a la inclinación. En la parte de abajo se encuentran los tres de alineación estándar izquierda, centro y derecha, y a su lado los de aumentar o disminuir sangría.

3 Más a la derecha se encuentra la opción de Ajustar texto, para permitir saltos de línea dentro de la misma celda, y la de Combinar y centrar celdas, que convierte en una sola celda todas las celdas adyacentes que estén seleccionadas. Si se desea aplicar ventanas parecidas a las de anteriores versiones (2003 por ejemplo), se pueden abrir mediante las flechas de grupo. Podrás Reconocer las opciones que aparecían en versiones anteriores. 3 NOTA: A los formatos de celda también se accede pulsando con el botón derecho y eligiendo Formato de celdas... en el menú contextual que se obtiene.

4 Cuando no se tiene en claro qué hacer con un objeto (celda, imagen, gráfico, etc.) pulsa sobre él con el botón derecho y elige una de las opciones que te ofrece el menú contextual. 4 COLORES DE RELLENO Y BORDES Es muy simple cambiar el color de relleno y los bordes de una celda o de un grupo de celdas. CAMBIO DE FONDO Para lograrlo selecciona un rango de celdas y usa el botón de relleno de color Si se usa la flecha de grupo se abrirá el catálogo de colores, en el que se puede seguir profundizando para elegir Más colores e incluso personalizarlos trabajando los componentes RGB.

5 CAMBIO DE BORDE Los bordes también son sencillos de quitar o insertar: Si se utiliza la flecha de grupo y obtendrá todas las modalidades y comandos de bordes. 5 ELIMINAR Y BORRAR Es importante distinguir bien estas dos órdenes. Eliminar está situado en la parte derecha de la pestaña de Inicio. Quita de la hoja todas las celdas seleccionadas, y otras ocupan su lugar. Si se ha seleccionado toda una fila o varias sobre su número, todo lo que ésta contenga desaparecerá de la hoja, y las demás se moverán para tapar el hueco. Igual ocurrirá con grupos de columnas.

6 El botón correspondiente permite elegir qué se desea eliminar. Es una orden peligrosa. Borrar (botón goma de borrar situado a la derecha del anterior) no elimina la celda, pero borrará todo su contenido (el mismo efecto que con la tecla Supr), los formatos, los comentarios, etc. También existe un botón para elegir qué se desea borrar: todo, formato, contenido o comentarios. INSERTAR FILAS, COLUMNAS Y HOJAS Estos otros comandos están situados en la misma zona derecha de la pestaña de Inicio. Se accede a ellos por el botón Insertar. Como en los anteriores, se dispone de varias posibilidades: 6