EXCEL CURSOS MONOGRÁFICOS MÓDULO 0201 FUNCIONES, FUNCIONES LÓGICAS Y FUNCIONES ANIDADAS

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1 EXCEL CURSOS MONOGRÁFICOS MÓDULO 0201 FUNCIONES, FUNCIONES LÓGICAS Y FUNCIONES ANIDADAS

2 :... 3 ARGUMENTOS... 3 Matrices... 3 SINTAXIS DE LAS FUNCIONES... 3 Paleta de fórmulas,... 4 OPERADORES DE CÁLCULO DE LAS FÓRMULAS... 4 OPERADORES ARITMÉTICOS... 4 OPERADORES DE COMPARACIÓN... 5 OPERADOR DE CONCATENACIÓN DE TEXTO... 5 Ejemplo de aplicación del operador de concatenación... 5 OPERADORES DE REFERENCIA... 8 Ejemplo de aplicación de los operadores de referencia: Suma de rangos y suma de listas... 9 FUNCIONES LÓGICAS FUNCION FALSO() FUNCIÓN VERDADERO() FUNCIÓN NO() FUNCIÓN O() FUNCIÓN Y() Ejemplo: Tablas de verdad de la función Y() FUNCIÓN SI() Ejemplo de Si() en una factura Ejemplo de Si() en arquitectura FUNCIONES ANIDADAS DENTRO DE FUNCIONES Ejemplo de Si() en un libro de caja Ejemplo: Control de riesgo de osteoporosis: Ejercicio: Cálculo de los aumentos en nómina: EAOGM0201_Funciones Funciones lógicas F. Anidadas Página 2

3 : Podemos definir las funciones dentro de Excel como fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados ARGUMENTOS, en un orden determinado o estructura. Argumentos Son valores que utiliza una función para ejecutar las operaciones o cálculos. El tipo de argumento que utiliza una función es específico para esa función. Los argumentos más comúnmente utilizados son: valores numéricos, valores de texto, referencias de celda, rangos de celdas, nombres, rótulos y funciones anidadas). Es decir: los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones. Matrices Se utilizan para crear fórmulas simples que generen resultados múltiples o que operen en un grupo de argumentos que están organizados en filas y columnas. Excel tiene dos tipos de matrices. Rango matricial es un área rectangular de celdas que comparten una fórmula común constante matricial es un grupo de constantes organizado de forma especial que se utiliza como argumento en una fórmula. Más adelante dedicaremos un capítulo completo al cálculo matricial. Sintaxis de las funciones La estructura de una función comienza por el nombre seguido de un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre. Nombre_Función(Argumento1; Argumento2;...) Si la función inicia una fórmula, escribiremos un signo igual (=) delante del nombre de la función. = Nombre_Función(Argumento1; Argumento2;...) EAOGM0201_Funciones Funciones lógicas F. Anidadas Página 3

4 Visualizándolo: También podemos utilizar la: Paleta de fórmulas, Es herramienta de apoyo para crear o modificar una fórmula y que proporciona información acerca de las funciones y sus argumentos. Si hacemos clic en el botón Modificar fórmula de la barra de fórmulas o en el botón Pegar función de la barra de herramientas Estándar, la paleta aparecerá debajo de la barra de fórmulas. Veremos en los ejemplos la aplicación de este método. Veremos en las funciones cuyo estudio vamos a abordar de inmediato las diferentes posibilidades de lo arriba descrito. Empezaremos con las más elementales, las lógicas. Pero antes veremos algo necesario. Los: OPERADORES DE CÁLCULO DE LAS FÓRMULAS Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una fórmula. La mayoría de ellos son elementales, pero conviene repasarlos. Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmético, comparación, texto y referencia. Operadores aritméticos Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación; combinan números y generan resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos. Operador aritmético Significado Ejemplo + (signo más) Suma (signo menos) Resta Negación 3-1 EAOGM0201_Funciones Funciones lógicas F. Anidadas Página 4

5 -1 * (asterisco) Multiplicación 3*3 / (barra oblicua) División 3/3 % (signo de Porcentaje 20% porcentaje) ^ (acento circunflejo) Exponente 3^2 (el mismo que 3*3) Operadores de comparación Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Al comparar dos valores con estos operadores, el resultado es un valor lógico, bien VERDADERO bien FALSO Operador de comparación Significado Ejemplo = (igual) Igual a A1=B1 > (mayor que) Mayor que A1>B1 < (menor que) Menor que A1<B1 >= (mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1 <= (menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1 <> (distinto) Distinto de A1<>B1 Operador de concatenación de texto Utilice el signo "&" para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto. Operador de texto Significado Ejemplo & ("y" comercial) Conecta o concatena dos "Viento del" & "norte" valores para generar un valor genera "Viento del norte" de texto continuo. Ejemplo de aplicación del operador de concatenación Supongamos que tenemos los nombres de varias personas divididas en las siguientes columnas, como es habitual. (Los datos siempre son ejemplos imaginarios, de forma que si existe alguna similitud con la realidad es pura coincidencia) EAOGM0201_Funciones Funciones lógicas F. Anidadas Página 5

6 Pero para otros fines, por ejemplo, correspondencia, necesitaremos que figuren en su apariencia continua, es decir: todos juntos en una sola columna. Para ello actuaremos de la siguiente forma: En las celdas D3 y E3 hemos puesto dos caracteres diferentes, que son los que vamos a usar para la concatenación intermedia. Es decir: En E3 tendremos un espacio en blanco (Que no se ve, pero está) Y en E3 una coma seguida de un espacio,. El resultado será: EAOGM0201_Funciones Funciones lógicas F. Anidadas Página 6

7 Las fórmulas utilizadas serían: EAOGM0201_Funciones Funciones lógicas F. Anidadas Página 7

8 Fijémonos en la diferencia entre las referencias relativas, correspondientes a los datos, y las absolutas, correspondientes a los caracteres de concatenación. De esta forma, con el sencillo procedimiento de cambiar los caracteres de concatenación, podremos cambiar fácilmente la apariencia del resultado: Este ejemplo está resuelto en EAOGM0201_Ejemplo concatenación de nombres.xls Operadores de referencia Combinan rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores. Operador de referencia :(dos puntos) Significado Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas. ; (Punto y coma) Operador de unión que combina varias referencias en una sola. Ejemplo B5:B15 SUMA(B5:B15,D5:D15) EAOGM0201_Funciones Funciones lógicas F. Anidadas Página 8

9 Ejemplo de aplicación de los operadores de referencia: Suma de rangos y suma de listas La distinción de los operadores vistos arriba es muy útil, e interesante de recordar. Vamos a ver un ejemplo para el sencillo caso de la suma, aunque es aplicable a otras muchas funciones: Como vemos en la barra de fórmulas, aquí estoy aplicando la suma sobre todo un rango: F2:F14 Supongamos que queremos ahora sumar solamente las cuotas de los que practican baloncesto. De momento, podemos elegir las celdas y aplicar sobre ellas la función suma (Hay procedimientos más científicos, como veremos en las sumas condicionales) Veamos en la barra de herramientas que la suma está aplicada a un conjunto discontinuo de celdas, que será una LISTA y no un RANGO, como ya sabemos. EAOGM0201_Funciones Funciones lógicas F. Anidadas Página 9

10 También recordaremos que tanto a la lista como al rango se le puede aplicar nombre, y ejecutar las funciones sobre este nombre: EAOGM0201_Funciones Funciones lógicas F. Anidadas Página 10

11 Este ejemplo está resuelto en EAOGM030100_Ejemplo operadores rangos y listas.xls FUNCIONES LÓGICAS Son las que usaremos para ver si una condición es cierta o falsa o para comprobar varias condiciones. Por ejemplo, puede utilizarse la función SI para determinar si una condición es verdadera o falsa. Si la condición es verdadera, se devolverá un valor y, si la condición es falsa, se devolverá otro. FUNCION FALSO() Devuelve el valor lógico FALSO. Sintaxis: FALSO( ) También se puede escribir la palabra FALSO directamente en la hoja de cálculo o en la fórmula y Excel la interpreta como el valor lógico FALSO. Si usamos la paleta de funciones: EAOGM0201_Funciones Funciones lógicas F. Anidadas Página 11

12 Veremos que nos queda de la forma: Que en realidad nos da el mismo resultado que escribir directamente FALSO, como hemos visto. Obviamente, esta es una función muy sencilla y SIN ARGUMENTOS, por lo que escribimos el paréntesis vacío (necesario para identificarlo como función). FUNCIÓN VERDADERO() Devuelve el valor lógico VERDADERO, siguiendo la misma línea que la anterior.. Sintaxis VERDADERO( ) El valor VERDADERO puede introducirse directamente en las celdas y fórmulas sin necesidad de usar esta función. La función VERDADERO se proporciona principalmente por su compatibilidad con otros programas para hojas de cálculo. EAOGM0201_Funciones Funciones lógicas F. Anidadas Página 12

13 FUNCIÓN NO() Invierte el valor lógico del argumento. Usaremos NO para asegurarnos que un valor no sea igual a otro valor específico. Sintaxis: NO(valor_lógico) El argumento Valor_lógico es un valor o expresión que se puede evaluar como VERDADERO o FALSO. Si es FALSO, NO devuelve VERDADERO; si es VERDADERO, NO devuelve FALSO. Ejemplos Tenemos una tabla de alumnos, y queremos saber cuáles cumplen la condición de que su fecha de nacimiento no es posterior a la dada. En la columna C, para evidenciar el resultado de la función, hemos puesto la condición: =+B3>$D$1, que luego hemos ido arrastrando. EAOGM0201_Funciones Funciones lógicas F. Anidadas Página 13

14 Este ejemplo está resuelto en EAOGM030100_Funcion_No()_EjemploAlumnos.xls Si vemos las fórmulas tendremos más claro el funcionamiento: El argumento puede ser cualquier expresión lógica. Supongamos que queremos excluir o incluir a los niños con un nombre determinado: Por ejemplo, que ponga FALSO al lado de los niños que tienen ese nombre, para que no participen en la reunión que prepara la onomástica de los ADELARDOS: EAOGM0201_Funciones Funciones lógicas F. Anidadas Página 14

15 Vamos a ver ahora dos funciones complementarias: FUNCIÓN O() Devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolverá FALSO si todos los argumentos son FALSO. Sintaxis: O(valor_lógico1;valor_lógico2;...) Valor_lógico1; valor_lógico2; son entre 1 y 30 condiciones que se desean comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO. Los argumentos deben ser valores lógicos como VERDADERO O FALSO, o matrices o referencias que contengan valores lógicos. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, dichos valores se pasarán por alto. Si el rango especificado no contiene valores lógicos, O devolverá el valor de error # VALOR! EAOGM0201_Funciones Funciones lógicas F. Anidadas Página 15

16 Puede utilizar la fórmula matricial O para comprobar si un valor aparece en una matriz. Ejemplos Vamos a ver las TABLAS DE VERDAD de esta función, en el caso de dos condiciones y en el de tres. Obviamente, para más condiciones se complicarían las combinaciones. El resultado será que solo dará FALSO cuando TODAS las condiciones sean FALSAS. Mientras tanto, dará verdadero. Este ejercicio está resuelto en EAOGM030100_Funcion_O()_TablaDeVerdad.xls Recordemos para esta función el símil físico de los puentes en paralelo. FUNCIÓN Y() EAOGM0201_Funciones Funciones lógicas F. Anidadas Página 16

17 Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o más argumentos son FALSO. Será, Por lo tanto, la función complementaria de la O() Sintaxis: Y(valor_lógico1;valor_lógico2;...) Valor_lógico1;valor_lógico2; son de 1 a 30 condiciones que desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO. Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos (VERDADERO O FALSO), o los argumentos deben ser matrices o referencias que contengan valores lógicos. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, esos valores se pasan por alto. Si el rango especificado no contiene valores lógicos, la función Y devuelve el valor de error # VALOR! Ejemplo: Tablas de verdad de la función Y() En las tablas de verdad de la función Y() vemos que se cumple EAOGM0201_Funciones Funciones lógicas F. Anidadas Página 17

18 Este ejercicio está resuelto en EAOGM030100_Funcion_Y()_TablaDeVerdad.xls Estas funciones nos pueden ser muy útiles para el caso que veremos más delante de FUNCIONES ANIDADAS. Ahora vamos a terminar de ver las funciones lógicas antes de llegar a este punto: FUNCIÓN SI() Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Utilizaremos SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas. Sintaxis: SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Prueba_ lógica es cualquier valor o expresión que puede evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, la expresión se evalúa como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación. Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Expediente sobreseído" y el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la función SI muestra el texto "Expediente sobreseído". Si el argumento prueba_lógica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero está en blanco, este argumento devuelve 0 (cero) EAOGM0201_Funciones Funciones lógicas F. Anidadas Página 18

19 Para mostrar la palabra VERDADERO, utilizaremos el valor lógico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula. Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Expediente en trámite" y el argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO, la función SI muestra el texto " Expediente en trámite". Si el argumento prueba_lógica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, después de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y valor_si_falso está en blanco (es decir, después de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el paréntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra fórmula. En resumen: =SI(Condición;Verdadero;Falso) Observaciones Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas más elaboradas. Veremos las funciones anidadas más adelante. Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalúan, la función SI devuelve el valor devuelto por la ejecución de las instrucciones. Si uno de los argumentos de la función SI es una matriz, cada elemento de la matriz se evaluará cuando se ejecute la instrucción SI. Ejemplo de Si() en una factura. Imaginemos que queremos aplicar, en una factura, un descuento para el caso en que el pago sea en modo CONTADO. EAOGM0201_Funciones Funciones lógicas F. Anidadas Página 19

20 Si vemos las fórmulas: La función Buscarv() que aquí aparece la veremos más adelante. Ejemplo de Si() en arquitectura. En una de las múltiples aplicaciones de Excel, en la Ficha justificativa del cálculo del KG del edificio, vemos como en la columna I se condiciona la aparición del resultado a que exista un valor introducido en la columna E, para salvaguardad la estética. En el caso de que el contenido de E sea distinto de nulo, se realiza la multiplicación, y si es nulo, se pone un carácter en blanco. EAOGM0201_Funciones Funciones lógicas F. Anidadas Página 20

21 FUNCIONES ANIDADAS DENTRO DE FUNCIONES En algunos casos, puede que tengamos que utilizar una función como uno de los argumentos de otra función. Es decir: Utilizaremos el resultado de una función como argumento de otra. Como esta cadena de funciones dentro de otras puede repetirse, hablamos de ANIDAMIENTO DE FUNCIONES. Devoluciones válidas Cuando se utiliza una función anidada como argumento, deberá devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento Por ejemplo, si el argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la función anidada deberá devolver VERDADERO o FALSO. Si éste no es el caso, Excel mostrará el valor de error # VALOR! Límites del nivel de anidamiento Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas. EAOGM0201_Funciones Funciones lógicas F. Anidadas Página 21

22 Si la Función B se utiliza como argumento de la Función A, la Función B es una función de segundo nivel. Si la C es argumento de la B, será de tercer nivel, etc. Ejemplo de Si() en un libro de caja. Supongamos que queremos llevar un libro de caja sencillo: Si nos fijamos en las fórmulas, vemos que la función Si() condiciona que solamente realice la suma arrastrada si tanto el debe o el haber son mayores que cero. En este caso la función O() está ANIDADA dentro de Si() Vamos a sofisticar un poco más las funciones anidadas aplicadas: EAOGM0201_Funciones Funciones lógicas F. Anidadas Página 22

23 De esta manera, si introducimos una entrada o una salida, el saldo se va actualizando. Si por error introducimos las dos (entrada y salida), avisará con un mensaje de error Ejemplo: Control de riesgo de osteoporosis: Vamos a controlar el riesgo de osteoporosis en dos casos: El caso restrictivo y el caso más amplio. En el primer caso, el restrictivo, tendremos que seleccionar las pacientes que son mujeres de más de 45 años y marcar su línea para que sean sometidas a examen. Podemos ir complicando esta opción. Por ejemplo, marcaremos todas las mujeres mayores de 45 años y los pacientes fumadores. EAOGM0201_Funciones Funciones lógicas F. Anidadas Página 23

24 En la opción O hemos marcado todos los pacientes mayores de 50 O que son fumadores. Veremos que los resultados, obviamente, varían mucho con los criterios aplicados y el orden relativo de las funciones anidadas. EAOGM0201_Funciones Funciones lógicas F. Anidadas Página 24

25 Ejercicio: Cálculo de los aumentos en nómina: Vamos ahora a proponer el siguiente ejercicio: Tenemos que aplicar en la siguiente relación de nóminas los aumentos en función de las condiciones que se estipulan. EAOGM0201_Funciones Funciones lógicas F. Anidadas Página 25