MICROSOFT EXCEL 2007

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1 MICROSOFT EXCEL 2007 INTRODUCCIÓN Microsoft Office Excel 2007 es un sistema que se utiliza para organizar, dar formato y analizar datos. Excel 2007 tiene una interfaz fácil de usar que le ayuda a administrar con facilidad los datos. La interfaz consta de una cinta de opciones que contiene todos los comandos disponibles en Excel Los comandos se organizan en grupos en las siete ventanas que tiene la cinta de opciones. Estos comandos permiten crear y modificar un libro, así como definir los valores de propiedades de un libro. Excel 2007 le ayuda a organizar, administrar y analizar los datos de forma eficiente. La nueva interfaz de usuario orientada a los resultados facilita el trabajo con Excel En Excel 2007 las barras de herramientas y los menús han sido reemplazados por una cinta. Esta cinta está diseñada para ayudarle a encontrar rápidamente los comandos que necesita para llevar a cabo una tarea. Los comandos se organizan en grupos lógicos, que aparecen reunidos en las ventanas de la cinta. Por ejemplo, puede crear, editar y guardar libros utilizando la ventana Inicio. Independientemente de la tarea que realice, ya sea analizar los datos o darles formato, Excel 2007 incorpora varias características que le ayudarán a finalizar con éxito dicha tarea. CARACTERÍSTICAS DE EXCEL 2007 Entre las características de Excel 2007 se incluyen: una interfaz fácil de usar; tablas de datos; varias técnicas de formato, como formatos condicionales; una mayor gama de colores en la combinación de administración de colores; y flexibilidad del motor de gráficos. La interfaz de usuario de Excel 2007 tiene una CINTA DE OPCIONES que consta de siete ventanas: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. Cada ventana está compuesta por varios grupos. Cada grupo comprende un conjunto de comandos que realizan tareas relacionadas. Por ejemplo, el grupo Portapapeles incluye comandos Pegar, Cortar, Copiar y Copiar formato. Las tablas de datos ayudan a clasificar datos, realizar cálculos y resaltar información. Por ejemplo, puede guardar los detalles personales y el salario mensual de sus empleados en un libro. Puede crear una tabla de datos que almacene el nombre del empleado, el Id. del empleado y su salario mensual. Con la tabla de datos puede realizar cálculos como hallar el salario medio y el salario total de los empleados. El formato condicional le ayuda a identificar las celdas que cumplen la condición que ha establecido. Por ejemplo, usted almacena los nombres y las calificaciones de 1000 alumnos en una tabla de datos. Puede utilizar el formato condicional para identificar las celdas cuyas calificaciones sean menores de 40. El aspecto de las celdas que contienen calificaciones menores de 40 cambiará según se haya especificado en la condición. Puede utilizar colores para resaltar los datos. Por ejemplo, usted crea una tabla de datos que contiene los datos del inventario de un almacén. Al actualizar la tabla de datos puede resaltar utilizando diferentes colores los productos que están agotados o los productos para los que hay 1000 unidades disponibles. Para analizar el estado del inventario, puede observar los colores en la hoja de cálculo en lugar de leer los valores de los datos. Excel le ayuda a presentar los datos utilizando varios gráficos, como Circular, Barra y Área. El motor de gráficos de Excel proporciona diferentes formas de crear gráficos. Utilizando gráficos puede detectar tendencias, determinar puntos de datos superiores e inferiores, así como realizar previsiones de perspectivas futuras. Por ejemplo, puede utilizar los gráficos para analizar los beneficios que su empresa ha obtenido en los 10 últimos años. 1

2 LIBROS DE TRABAJO Al iniciar Excel 2007, el programa abre un libro en blanco con tres hojas de cálculo de manera predeterminada. En función de sus requisitos, podría necesitar más o menos de tres hojas de cálculo. Puede agregar o eliminar con facilidad hojas de cálculo en un libro de Excel Además, Excel 2007 proporciona varias características para insertar datos en una hoja de cálculo, como Autorrellenar, el controlador de relleno y Rellenar serie. En Excel 2007 se pueden crear libros para almacenar diversos tipos de datos. Por ejemplo, en un libro puede almacenar los datos de ventas y compras de varias sucursales de su organización. El libro de trabajo es el documento a través del cual Excel trabaja. Un libro de trabajo se encuentra compuesto por lo menos de una hoja de cálculo pero puede llegar a contener un máximo de 256 hojas. Un libro de trabajo también puede contener hojas de gráficos. HOJAS DE CÁLCULO La hoja de cálculo es una aplicación la cual nos facilita de gran manera la manipulación de información, ya que es posible almacenar, separar, combinar, calcular y analizar datos tales como números, textos y fórmulas. La hoja de cálculo Excel 2007 consta de filas y columnas, cuando en Excel 2003 teníamos sólo filas (renglones) por 256 columnas. INICIO DE MICROSOFT EXCEL 2007 Para empezar a trabajar en Excel busque sobre el escritorio el icono de acceso directo correspondiente a la aplicación y seguidamente dando doble-clic sobre el icono Si el icono no se encuentra visible, otra manera de iniciar es dando clic en el botón Inicio, después Todos los programas, Microsoft Office y elegir Microsoft Office Excel

3 LA PANTALLA PRINCIPAL Barra de Acceso rápido Barra de título Botón Office Banda de opciones Barra de fórmulas Barras de desplazamiento Barra de etiquetas Cuando se crea un libro, la ventana de Microsoft Excel muestra una hoja de cálculo con una cuadrícula de filas y columnas. Cada recuadro o celda, tiene una referencia que indica su posición. La interfaz de Excel 2007 consta de una cinta de opciones que tiene siete ventanas. Cada ventana está divida en grupos. Cada grupo se usa para realizar un conjunto de tareas relacionadas. LA BARRA DE TÍTULO Contiene el nombre del documento en el que se está trabajando. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que se guarde y se le asigne un nuevo nombre. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar. LA BARRA DE ACCESO RÁPIDO Esta barra contiene las operaciones más usuales de Excel como Guardar Deshacer o Rehacer 3

4 Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que se requieran. Para esto se debe dar clic en la flecha desplegable de la derecha y seleccionar Personalizar Banda de opciones de acceso rápido. LA BANDA DE OPCIONES La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Por ejemplo, al dar clic en Insertar, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más usuales puede añadirlas a la barra de acceso rápido. Las pestañas que forman la banda pueden cambiar de acuerdo al momento en que se encuentre trabajando con Excel. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que serán útiles en cada pantalla. Accionando la tecla ALT se entra en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que se accionará para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón. Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado se vuelve a accionar la tecla ALT. Si da doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocupar menos espacio, así sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas. Las opciones se vuelven a mostrar en el momento que se da clic en cualquier pestaña. LA BARRA DE FÓRMULAS Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente.. LA BARRA DE ETIQUETAS 4

5 Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. LAS BARRAS DE DESPLAZAMIENTO Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos. CELDA ACTIVA Es la celda que se encuentra remarcada de color negro y es en la cual vamos a poder introducir datos o hacer modificaciones, al estar posicionados en la celda activa, se resalta el nombre de la columna y el número del renglón en el que se encuentra, esto para facilitarnos su ubicación. FÓRMULAS Puede realizar cálculos complejos con los datos de una hoja de cálculo utilizando las fórmulas de Excel La biblioteca de funciones de Excel 2007 proporciona funciones como SUM, PROMEDIO y CONTAR, que le ayudan a crear fórmulas. Puede agregar a las tablas funciones, rangos con nombre y referencias a tablas, utilizando la herramienta Fórmula Autocompletar. Para comprobar si los datos de una hoja de cálculo cumplen una condición concreta, puede utilizar las fórmulas condicionales de Excel Las fórmulas son procedimientos que realizan cálculos con los datos de una hoja de cálculo. Puede utilizar las fórmulas para realizar distintos tipos de cálculos, por ejemplo el costo total de los envíos de un cliente o el promedio de paquetes de todos los miércoles de un mes determinado. Una fórmula es una ecuación que analiza los datos en una hoja de cálculo. Las fórmulas realizan operaciones con los valores de la hoja de cálculo, como suma, multiplicación, división, resta y comparación. Las fórmulas pueden hacer referencia a otras celdas en la misma hoja de cálculo, a celdas en otras hojas de cálculo del mismo libro o a celdas en hojas de otros libros. El nombre de una celda se compone del nombre de la columna y el número de la fila donde se encuentra ubicada. Elementos de las Fórmulas: 2 Celda 1 = A5 + F6 *

6 1. Signo igual = 2. Referencias A5, F6 (son los nombres de las celdas) Las fórmulas calculan los valores en un orden específico que se denomina sintaxis. Para crear una fórmula en una celda, se recomienda colocar la referencia a celda. Por ejemplo: Se tienen las horas trabajadas y el pago por hora de empleados de una empresa en lugar de escribir las cantidades (=48*100.00) se coloca la referencia a celda de la siguiente forma: (=B2*C2) 3. Constantes Números o valores de texto escritos directamente en una fórmula, por ejemplo 9. La siguiente fórmula resta 10 menos 2. A continuación, se presenta en la celda seleccionada el resultado de la fórmula. = Operadores Existen cuatro tipos de operadores: OPERADORES ARITMÉTICOS. Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta, multiplicación, división, combinar números y generar resultados numéricos. OPERADOR ARITMÉTICO + (signo más) Suma (1+3) - (signo menos) Resta (3-1) Negación (-1) * (asterisco) Multiplicación (1*3) / (barra oblicua) División (3/3) % (signo de porcentaje) Porcentaje (20%) ^ (acento circunflejo) Exponenciación (3^2) SIGNIFICADO (EJEMPLO) OPERADORES DE COMPARACIÓN. Se pueden comparar dos valores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO. OPERADOR DE COMPARACIÓN SIGNIFICADO (EJEMPLO) = (signo igual) Igual a (A11=B11) >(signo mayor que) Mayor que (A11>B11) <(signo menor que) Menor que (A11<B11) >= (signo mayor o igual que) Mayor o igual que (A11>=B11) <= (signo menor o igual que) Menor o igual que (A11<=B11) <>(signo distinto de) Distinto de (A11<>B11) OPERADOR DE CONCATENACIÓN DE TEXTO. Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto. OPERADOR DE TEXTO & ("y" comercial) OPERADORES DE REFERENCIA. Operador de referencia SIGNIFICADO (EJEMPLO) Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo ("luz"&"agua") Combinan rangos de celdas para los cálculos. Significado (Ejemplo) : (dos puntos) Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos 6

7 referencias, éstas incluidas (B5:B15), (coma) Operador de unión que combina varias referencias en una sola (SUMA(B5:B15,D5:D15)) (espacio) Operador de intersección que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias (B7:D7 C6:C8) PRIORIDADES EN LOS OPERADORES Cuando se realizan varias operaciones en una misma fórmula el orden a seguir es el siguiente: 1º. Paréntesis ( ) 2º. Multiplicaciones y Divisiones * / 3º. Sumas y Restas + - Si hay dos operadores con la misma prioridad realiza la operación que encuentre primero de izquierda a derecha. Por ejemplo 4*2/2 en este caso primero multiplica 4*2=8 y después divide 8/2= 4; debemos de tomar en cuenta las prioridades para ver si realmente vamos a obtener el resultado que queremos. EJEMPLOS DE FORMULAS FORMULA RESULTADO OBTENIDO = * 5 44 = (4 +8) * 5 60 = / 5 * = ( / 5) * = 12 * 6 / 3 * = (12 * 6) / (3 * 8) 3 REFERENCIAS DE CELDAS Una fórmula puede hacer referencia a una celda. Si desea que una celda contenga el mismo valor que otra, introduzca un signo igual seguido de la referencia a la celda. La celda que contiene la fórmula se denomina celda dependiente ya que su valor depende del valor en la otra celda. Siempre que se cambie la celda a la que hace referencia la fórmula, cambiará también la celda que contiene la fórmula. La siguiente fórmula multiplica el valor en la celda A1 por 2. Cada vez que se cambie el valor en la celda A1 se volverá a calcular la fórmula. Ejemplo: En la celda A1, se escribe =10+10 y de ENTER, aparece el resultado de la fórmula, que es 20. En la Barra de Fórmulas se ve la fórmula que se utilizó para obtener el resultado. Después posiciónese en la celda B3 y escriba =A1*2 y el resultado es 40, que es la multiplicación de 20 (el valor de A1) por 2. Para obtener la suma de los números de dos celdas, C2 y C3, realice los pasos siguientes. 1. Clic para seleccionar cualquier celda de la hoja de cálculo. 2. En la celda seleccionada, escriba =C2+C3 Para cambiar la fórmula anterior y calcular la diferencia de los valores de las celdas C2 y C3, realice los pasos siguientes. 7

8 1. Clic para seleccionar la celda que contiene la fórmula. 2. En la celda, escriba =C3-C2 Al crear una fórmula, no olvide que no debe haber ningún espacio delante del signo igual y que el signo igual debe ser el primer carácter. EJEMPLOS DE FORMULAS CON REFERENCIAS Capture los datos en las celdas A2, A3, A4, A5, C2 y C3 de acuerdo con la siguiente imagen y posiciones en la celda D4, escriba la formula = C2 + C3 * A5 y el resultado obtenido será 380. Por qué el resultado es 380 y no 880? O con el mismo ejemplo, si se posiciona en la celda D1 y escribe la fórmula = A3 / B2 el resultado será # DIV/0! Por qué? Porque realmente la división es 80 / 0, y recuerde que un número no se divide entre 0. FUNCIONES Si desea realizar cálculos para un gran número de celdas, crear manualmente una fórmula para todas ellas es laborioso y lleva mucho tiempo. Puede utilizar las funciones predefinidas de Excel 2007 para realizar estos cálculos complejos con eficacia. Las funciones son procedimientos integrados en Excel 2007 que realizan una tarea concreta, por ejemplo calcular la suma o el promedio. Una función consta de dos partes: Su nombre, que describe la operación que se va a realizar. El argumento, que indica (entre paréntesis) la celda o celdas sobre las que se va a realizar la operación. Una función puede contener varios argumentos. Signo igual al principio de una fórmula Nombre de la función Los argumentos se separan con coma =SUMA(A1,B4,H6) Argumentos Los argumentos se escriben entre paréntesis Los paréntesis indican a Microsoft Excel donde comienzan y terminan los argumentos. Siempre deberá existir un paréntesis de apertura y otro de cierre sin espacios antes ni después de cada uno. Los argumentos pueden ser números, textos, valores lógicos, matrices, valores de error o referencias y deben producir un valor válido. Los argumentos también pueden ser constantes o fórmulas y las fórmulas pueden contener otras funciones. Cuando el argumento para una función es otra función se dice que está anidado. La función se debe escribir en la celda donde queremos el resultado. Aquí se muestran algunos ejemplos de argumentos: Escribiendo directamente los datos en la fórmula: =SUMA(2,8,4,2) Si queremos cambiar el resultado tendríamos que cambiar los datos directamente de la función. Haciendo referencia a las celdas: =SUMA(A1,B3,C7,C8) 8

9 Se suman los datos que estén almacenados en cada una de las celdas y en el momento que se cambie alguno, automáticamente cambiará el resultado de la operación. Tomando un rango de celdas: =SUMA(A1:A5) Se suman todos los datos que estén guardados desde la celda A1 hasta la A5. Depende de lo que necesitemos podemos ir uniendo diversos argumentos. =SUMA(2,B3,A1:A5) Para crear una fórmula nueva utilizando una función, de clic en la ficha Fórmulas y en el grupo Biblioteca de funciones, clic en Insertar función. Se abre el cuadro de diálogo Insertar función, con una lista de funciones, de las que puede seleccionar una. Al hacer clic para seleccionar una función, también puede ver la información correspondiente en el cuadro de diálogo. O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función: Es para seleccionar una categoría de funciones. Aparecerán todas las funciones o según la categoría que se escogió. Aquí se encuentra la sintaxis y una breve explicación de la función. Excel 2007 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón, de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita. Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar una categoría, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas. En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta. Conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función. A final, dar clic en el botón Aceptar. Debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función PROMEDIO. 9

10 En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será una celda o rango de celdas tipo A1:B4. Para ello, hacer clic en el botón para que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas de clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástrelo hasta la última celda del rango) y dar ENTER para volver al cuadro de diálogo. En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que existiera. Si teclea un segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero y así sucesivamente. Cuando se tengan todos los argumentos, dar clic sobre en el Aceptar. Si por algún motivo inserta una fila en medio del rango de una función, Excel expande automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =PROMEDIO(A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se expandirá automáticamente cambiando a =PROMEDIO(A1:A5). Otra opción para insertar una Función en una celda, primero hay que situarse en la celda correspondiente, dar clic en la pestaña Fórmulas y elegir la opción Insertar función del grupo Biblioteca de funciones. EJEMPLOS DE FUNCIONES DE EXCEL FUNCION SUMA Ejemplo: =SUMA(A1:A15) El operador : nos indica un rango de celdas, así (A1:A15) indica todas las celdas desde A1 hasta A15, así que escribir: =SUMA(A1:A15) es lo mismo que escribir: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10+A11+A12+A13+A14+A15 A simple vista se nota la diferencia de utilizar la función SUMA o hacer una suma de Referencias. El resultado de la suma es En la celda A16 se colocó el resultado, porque ahí estaba la celda activa cuando se escribió la Función. En la Barra de Fórmulas se muestra la función que se utilizó. FUNCIONES ANIDADAS En algunos casos, puede que deba utilizar una función como uno de los argumentos de otra función. Esto son las funciones anidadas utilizan una función como uno de los argumentos de otra. Puede anidar hasta 64 niveles de funciones. Ejemplo para condiciones de pago: Si la forma de pago es al CONTADO y es MAYORISTA realice el descuento del 25% 10

11 Si la forma de pago es al CONTADO y es MINORISTA realice el descuento del 15% Si la forma de pago es a CREDITO y es MAYORISTA realice el descuento del 20% En caso contrario sin descuento Para solucionar esto deberá aplicar el anidamiento de funciones Un ejemplo de una función anidada es =SUMA(A1:B3) / SUMA(C1:D3) Y el resultado con los datos que se muestran en la imagen es 1, ya que en la función realiza 2 sumas y una división. Existen en Excel funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia, de información y de ingeniería. En la ficha Inicio o en la de Fórmulas encontrará el botón Suma que se utiliza realizar la función SUMA de forma más rápida. Con este botón se tiene acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón. Al dar clic sobre ésta aparecerá esta lista desplegable También puede utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Contar números (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Además de poder acceder al cuadro de diálogo de funciones a través de Más Funciones... FUNCION PROMEDIO Para calcular el promedio de un rango, haga clic en la celda D7 y, a continuación: 1. En la ficha Inicio, en el grupo Edición, haga clic en la flecha del botón Suma y de clic en Promedio en la lista. 2. Clic en ENTER para que el resultado se muestre en la celda D7. Puede utilizar la función PROMEDIO para calcular el costo medio de ocio correspondiente a enero y febrero. Excel especificará la fórmula automáticamente. De clic en la celda D7. En la ficha Inicio, en el grupo Edición, de clic en la flecha del botón Suma y clic en Promedio en la lista. La fórmula =PROMEDIO(B7:C7) aparece en la barra de fórmulas cerca de la parte superior de la hoja de cálculo. También puede escribir la fórmula directamente en la celda. Nota. El botón Suma también se encuentra en la ficha Fórmulas, en el grupo Biblioteca de funciones. FUNCION MAX Para encontrar el valor mayor de un rango, de clic en la celda F7 y: 1. En la ficha Inicio, en el grupo Edición, de clic en la flecha del botón Suma y clic en Max en la lista. 11

12 2. Clic en ENTER para mostrar el resultado en la celda F7. La función MAX busca el número mayor de un rango de números La fórmula =MAX(F3:F6) aparece en la barra de fórmulas cerca de la parte superior de la hoja de cálculo. FUNCION MIN La función MIN busca el número menos de un rango de números. Para buscar el valor menor de un rango, seleccione Min en la lista y clic en ENTER. La fórmula =MIN(F3:F6) aparece en la barra de fórmulas. También puede escribir cada fórmula directamente en una celda FUNCION PRODUCTO =PRODUCTO(Número1,Número2,..) Multiplica todos los números especificados como argumentos. =PRODUCTO(B4,C4) que es igual a: *16 FUNCION CONTAR.SI =CONTAR.SI(Rango,Criterio) Cuenta las celdas en el rango que coinciden con la condición dada Ejemplo: Cuantos empleados ganan $5, ó más =CONTAR.SI(B2:B5, >=5000 ) FUNCION SI =SI(prueba_lógica,valor_si_verdadero,valor_si_falso) Comprueba si se cumple una condición y devuelve un valor si se evalúa como verdadero y otro valor si se evalúa falso. Ejemplo: Para saber si el alumno esta aprobado o reprobado. 12

13 =SI(B5>=75, APROBADO, REPR OBADO ) FUNCION CONCATENAR =CONCATENAR(Texto1, Texto2,...) Concatena argumento de texto. También se puede usar el caracter & para unir elementos de texto sin escribir la palabra concatenar. Ejemplo: =CONCATENAR(J21," ",K21) Se escriben para dar un espacio entre el apellido y el nombre Utilizando el carácter & =J21& &K21 FUNCION HOY =HOY() Devuelve la fecha actual. Ejemplo: Si hoy es 10 de Diciembre del 2005 = HOY() devolverá 10/12/05 =HOY() +10 devolverá 20/12/05 =HOY() 30 devolverá 10/11/05 FUNCION AHORA =AHORA() Devuelve la fecha y hora actual según como se encuentre en el sistema. Ejemplo: Si hoy es 10 de Diciembre del 2005 = AHORA() devolverá 10/12/0512:40 FUNCION MINUSC =MINUSC(TEXTO) Convierte todas las mayúsculas de una cadena de texto en minúsculas. TEXTO: Es el texto que desea convertir en minúsculas. MINUSC no cambia los caracteres de texto que no sean letras. 13

14 FUNCION MAYUSC =MAYUSC(TEXTO) Convierte el texto en mayúsculas TEXTO: es el texto que desea convertir a mayúsculas. El argumento texto puede ser una referencia o una cadena de texto. FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA FUNCIÓN BUSCAR Esta función busca un valor en un rango de una columna o una fila o una matriz. Debes indicar el valor a buscar, dónde quieres que busque y de dónde obtendrás el resultado. =BUSCAR(valor_buscado;vector_de_comparación;vector_resultado) Ejemplo: Se colocara en la celda E9 el nombre de la persona y dará como resultado su correspondiente correo electrónico mostrándolo en la celda E10. =BUSCAR(E9,A2:A10,B2:B10) FUNCIÓN BUSCARV Esta función buscará el valor de una celda en un rango de celdas y retornará el contenido de n columnas a su derecha. La V de BUSCARV significa "Vertical". Sintaxis =BUSCARV(Celda;Rango;Columna) Ejemplo: Lo que se hará será escribir un código de artículo en la celda C1 y Excel hará que aparezca automáticamente la descripción y la cantidad disponible en las dos celdas inferiores. =BUSCARV(C1,A7:C11,2) =BUSCARV(C1,A7:C11,3) La primera fórmula leerá lo que hay en la celda C1, y lo buscará en el rango A7:C11. Una vez que lo encuentre, (lo encontrará en la 1ª columna), mostrará lo que hay 2 columnas a su derecha (contándose ella), es decir, la descripción del producto. 14

15 FUNCION PAGO Calcula el pago de un préstamo basándose en pagos y en tasas de interés constantes. Sintaxis =PAGO(Tasa de interés,no. de pagos,valor actual, Valor futuro, Tipo) Ejemplo: Supongamos que va a solicitar un préstamo de $500,000.00, mismo que pagará en un plazo de 12 meses, con una tasa de interés del 10% anual. Con la función PAGO vamos a calcular los pagos mensuales que deberá efectuar. IDENTIFICAR ERRORES EN UNA FÓRMULA Al crear una fórmula, ésta podría contener errores. Una fórmula errónea puede producir resultados incorrectos y todo análisis que se lleve a cabo utilizando esos resultados también podría ser incorrecto. Es muy fácil encontrar el origen de los errores de una fórmula utilizando las herramientas de Excel 2007, por ejemplo la herramienta Evaluar fórmula. Puede comprobar una hoja de cálculo para encontrar el origen de los errores de varias formas, por ejemplo analizar los códigos de error y utilizar la ventana Inspección. Excel 2007 genera distintos códigos de error para los distintos tipos de errores. Puede utilizar estos códigos de error para identificar el tipo de error y el método que puede utilizar para solucionarlo. Si una celda que contiene una fórmula errónea está activa, aparece un botón Error con un código de error junto a ella. Puede hacer clic en la flecha del botón Error para ver una lista de opciones. Estas opciones proporcionan información sobre el error, por ejemplo Ayuda sobre este error y Omitir error'. En la tabla siguiente se describen los códigos de error más frecuentes. Código de error Descripción ##### La columna no es lo suficientemente ancha para mostrar el valor. # VALOR! # NOMBRE? # REF! # DIV/0! La fórmula tiene un tipo de argumento equivocado, por ejemplo texto en que se requiere un valor VERDADERO o FALSO. La fórmula contiene texto que Excel 2007 no reconoce, por ejemplo un rango con nombre desconocido. La fórmula hace referencia a una celda que no existe. Esto puede suceder siempre que se eliminan celdas. La fórmula trata de dividir por cero. 15