Tema: CREACIÓN DE FÓRMULAS, FUNCIONES Y GRÁFICOS ESTADÍSTICOS EN MICROSOFT EXCEL.

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1 Tecnología y Educación. Guía No. 3 1 Facultad : Ingeniería Escuela : Computación Asignatura: Tecnología y Educación Tema: CREACIÓN DE FÓRMULAS, FUNCIONES Y GRÁFICOS ESTADÍSTICOS EN MICROSOFT EXCEL. Objetivos Identificar los diferentes tipos de fórmulas que se pueden utilizar en una hoja de cálculo. Conocer la sintaxis necesaria para la utilización de funciones en cálculo matemáticos. Distinguir los diferentes tipos de gráficos que posee Microsoft Excel. Crear gráficos estadísticos en hojas de cálculo. Introducción FORMULAS EN EXCEL. Una fórmula es una ecuación que calcula un valor nuevo a partir de los valores existentes. Las fórmulas pueden contener números, operadores matemáticos, referencias a celdas o incluso funciones (las conocerá más adelante). Para trabajar con fórmulas tenga en cuenta: Siempre empiezan con el signo = colocado en la celda donde quiere que aparezca el resultado de la fórmula aplicada. Cada fórmula utiliza uno o más operadores aritméticos. Cada fórmula incluye 2 o más valores que combinan mediante operadores aritméticos. Cuando utiliza las fórmulas, Excel puede combinar números, referencias a celdas, además de otros valores. FUNCIONES EN EXCEL. Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda donde se introdujo. La sintaxis de cualquier función es: =nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumenton) La inserción de funciones se rige por las siguientes reglas: 1. Siempre se utiliza la dirección de la celda (ejemplo A1, F14 o N32) para la construcción de la función. Esto le da carácter universal a la función, permitiendo la automatización inmediata del resultado en caso de modificar alguno de los datos contenidos en la celda. 2. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No se debe dejar espacios antes o después de cada paréntesis. 3. Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

2 2 Tecnología y Educación. Guía No Los argumentos deben de separarse por ";" (esto puede variar de acuerdo a la configuración regional del sistema operativo). Ejemplos: = SUMA(A1:C8) El operador ":" (dos puntos), identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8 En este ejemplo se puede apreciar una de las ventajas de utilizar la función. Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos de una formula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los cálculos, pero puede cambiar este orden utilizando paréntesis. Tipos de operadores. Existen cuatro tipos de operadores de cálculo: aritmético, comparación, concatenación de texto y referencia. Operadores aritméticos. Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, combinar números y generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos. Operadores de comparación. Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.

3 Tecnología y Educación. Guía No. 3 3 Operador de concatenación de texto. Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto. Operadores de referencia. Combine rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores: Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas. En algunos casos, el orden en el que se ejecuta el cálculo puede afectar el valor devuelto de la fórmula. Por tanto, es importante comprender cómo se determina el orden y cómo puede cambiar el orden para obtener los resultados deseados. Orden de cálculo. Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. Detrás del signo igual están los elementos que se van a calcular (los operandos), separados por operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico de cada operador de la fórmula. Prioridad de operadores. Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.

4 4 Tecnología y Educación. Guía No. 3 Uso de paréntesis. Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado. = 5+2*3 Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a continuación, multiplicará el resultado por 3, con lo que se obtiene 21. = (5+2)*3 En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5. =(B4+25)/SUMA(D5:F5) Utilizar funciones y funciones anidadas en fórmulas. Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un determinado orden o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Sintaxis de las funciones. El siguiente ejemplo de la función REDONDEAR aplicado a un número de la celda A10 ilustra la sintaxis de una función.

5 Tecnología y Educación. Guía No. 3 5 Estructura de una función. 1. Estructura. La estructura de una función comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por signos de punto y coma y un paréntesis de cierre. 2. Nombre de función. Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione MAYÚS+F3. 3. Argumentos. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices (matriz: utilizada para crear fórmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas; un rango de matriz comparte una fórmula común; una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento.), valores de error cómo #N/A o referencias de celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3.). El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.), fórmulas u otras funciones. 4. Información sobre herramientas de argumentos. Cuando se escribe la función, aparece una información sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, escriba =REDONDEAR( y aparecerá la información. La información sobre herramientas sólo aparece para las funciones integradas. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA CREACIÓN DE GRÁFICOS. En Microsoft Excel, es fácil crear gráficos de aspecto profesional. Sólo con seleccionar un tipo, un diseño y estilo de gráfico (opciones de fácil acceso en la nueva cinta de opciones de Office Excel), obtendrá resultados profesionales inmediatos cada vez que cree un gráfico. Para hacerlo aún más sencillo, puede guardar sus gráficos favoritos como una plantilla de gráfico que podrá aplicar rápidamente cuando cree un nuevo gráfico. Si tiene Excel instalado, puede aprovechar también las eficaces características de creación de gráficos de Excel en otros programas de Microsoft Office, como Microsoft PowerPoint y Microsoft Word. Crear gráficos en Excel. Para crear un gráfico básico en Excel que pueda modificar y dar formato más adelante, debe especificar, en primer lugar, los datos del gráfico en una hoja de cálculo. A continuación, sólo tiene que seleccionarlos y elegir el tipo de gráfico que desea utilizar en la cinta de opciones (ficha Insertar, grupo Gráficos).

6 6 Tecnología y Educación. Guía No. 3 Datos de la hoja de cálculo. Gráfico creado a partir de datos de la hoja de cálculo. Excel ofrece varios tipos de gráficos para mostrar datos ante una audiencia de forma elocuente. Cuando cree un gráfico o modifique uno existente, puede elegir entre distintos tipos de gráfico (gráfico de columnas o circular) y subtipos (gráfico de columnas apiladas o gráfico 3D). Puede crear también un gráfico combinado utilizando varios tipos de gráficos en uno solo. La imagen siguiente muestra un ejemplo de gráfico combinado que usa un tipo de gráfico de columnas y líneas. Materiales y Equipo a Utilizar Guía de Laboratorio Nº 3. Computadora con Windows y Microsoft Excel Dispositivo de Almacenamiento (USB). Procedimiento

7 Tecnología y Educación. Guía No. 3 7 EJERCICIO No.1. Cargar en pantalla el archivo creado en la Guía No. 2 del Módulo de Introducción a las tecnologías (realizado en Diciembre/2015). Vamos a trabajar en la HOJA1 de nuestro archivo. Según lo explicado, utilizaremos las siguientes fórmulas para llenar el cuadro anterior: FORMULAS: SUELDO = días laborales X salario ISSS = sueldo X 3.1% FSV = sueldo X 2.857% RENTA = sueldo X % DESCUENTOS = isss + fsv + renta TOTAL LIQUIDO = sueldo - sumatoria descuentos TOTALES = la suma de todos los datos de la columna MAXIMO = el valor máximo de la columna MINIMO = el valor mínimo de la columna PROMEDIO = el valor promedio de la columna No olvidar ir actualizando su archivo cada cierto tiempo (se recomienda, cada 5 minutos). Ahora nos trasladaremos a la HOJA2 y digitamos el siguiente cuadro:

8 8 Tecnología y Educación. Guía No. 3 Según lo explicado, utilizaremos las siguientes fórmulas para llenar el cuadro anterior: FORMULAS PROMEDIO = EL PROMEDIO DE LAS 4 NOTAS. CONDICION = SI EL PROMEDIO ES MAYOR O IGUAL A 6.0, ENTONCES SE COLOCARA LA PALABRA APROBADO SINO SERA REPROBADO REGALO = SI LA NOTA2 ES MAYOR QUE 6.0, ENTONCES SE COLOCARA LA FRASE "SE LO GANÓ" SINO "A LA PRÓXIMA" Y al terminar siempre darle formato al gusto de ustedes. Nos movemos a la HOJA3.

9 Tecnología y Educación. Guía No. 3 9 Según lo explicado, utilizaremos las siguientes formulas para llenar el cuadro anterior: FORMULAS DESCUENTO1 = SI LA MARCA ES IGUAL A VOLVO, EL PRECIO SE MULTIPLICA POR 5% SINO POR 3% DESCUENTO2 = SI EL COLOR ES IGUAL A VERDE, EL PRECIO SE MULTIPLICA POR 1.5% SINO POR 1% DESCUENTO3 = SI EL AÑO ES MAYOR O IGUAL A 85, EL PRECIO SE MULTIPLICA POR 2.5% SINO POR EL 2.8% PAGO TOTAL = PRECIO DE VENTA - DESCUENTO1 - DESCUENTO2 - DESCUENTO3 TOTALES = LA SUMA DE TODOS LOS DATOS DE LA COLUMNA MAXIMO = EL VALOR MAXIMO DE LA COLUMNA MINIMO = EL VALOR MINIMO DE LA COLUMNA PROMEDIO = EL VALOR PROMEDIO DE LA COLUMNA Actualizamos el archivo, le damos el formato que deseamos y guardamos. EJERCICIO No.2 Crear la siguiente hoja de cálculo: Y grabarla en la carpeta en que usted se encuentre trabajando con el nombre de GRAFICOS_G4.XLSX. Ahora rellenar la hoja de cálculo con las siguientes formulas: FORMULAS: 1. ESPAÑA = el precio del producto * VENTA1 = el precio * el valor en pesetas de la moneda extranjera. 3. ENGANCHE = Si el color es igual a AZUL entonces el precio por el 12% sino por el 7%. 4. REGALO = Si la caja es igual a 4 entonces el precio por el 15% sino por el 9%. 5. REGALO2 = Si los minutos es > 75 entonces el precio - 10 sino el precio TOTAL = el precio - enganche regalo. 7. TOTALES = es la suma de cada columna. 8. PROMEDIO = es el promedio de cada columna.

10 10 Tecnología y Educación. Guía No. 3 Ir actualizando los datos cada cierto tiempo. EJERCICIO No. 3. Ahora vamos a crear los siguientes gráficos estadísticos siguiendo estos pasos: 1. Seleccionar los datos sin olvidar la tecla CTRL para columnas separadas, que en nuestro caso sería: Los datos de la columna de PRODUCTO vrs. PRECIO, utilizando la tecla CTRL. Clic en INSERTAR que se encuentra en nuestro menú principal: 2. Clic en el botón de 3. Nos aparecen una lista de tipos de gráficos y le damos clic a la última opción llamada. Todos los tipos de gráficos

11 Tecnología y Educación. Guía No Seleccionamos el tipo de gráfico de BARRA y a su derecha el estilo de BARRA 3D AGRUPADA y después clic en Aceptar. 5. Ahora siguiendo las explicaciones del instructor el gráfico nos deberá quedar así: 6. Ahora crearemos otro gráfico con los siguientes datos: las columnas de CODIGO vrs ENGANCHE. Ocupando estos datos vamos a crear un gráfico de BURBUJA del estilo BURBUJA CON EFECTO 3D, el cual nos debe quedar así:

12 12 Tecnología y Educación. Guía No Crearemos otro gráfico con los siguientes datos: COLOR, PRECIO Y TOTAL. Ocupando estos datos vamos a crear un gráfico de COLUMNA del estilo CILINDRO APILADO 100%, el cual nos debe quedar así, sin olvidar que utilizará 3 columnas: COLOR, PRECIO Y TOTAL sombreando todos los datos de cada columna : 8. Y por último crearemos el siguiente gráfico de los datos que a continuación presentamos: Ocupando estos datos vamos a crear un gráfico de tipo CIRCULAR del estilo GRÁFICO CIRCULAR 3D, el cual nos debe quedar así.

13 Tecnología y Educación. Guía No Por último actualizar el archivo. Investigación y ejercicios complementarios Investigar: 1. Qué es una base de datos? 2. Tipos de ordenamientos en una hoja electrónica. 3. Cómo filtrar datos en una hoja de Excel? Fuentes de Consulta Guía Completa de Microsoft Office 2010 Premium. Halvorson, Michael. Young, Michael. Office O Leary, Timothy J.; O Leary, Linda I. Editorial McGraw-Hill. O Leary Series. 2011

14 14 Tecnología y Educación. Guía No. 3 Guía 3: Creación de Fórmulas, funciones y Gráficos estadísticos en Excel. Hoja de cotejo: 3 Alumno: Docente: Máquina No: GL: Fecha: EVALUACION % Nota CONOCIMIENTO Del 20 al 30% APLICACIÓN DEL CONOCIMIENTO Del 40% al 60% ACTITUD Del 15% al 30% TOTAL 100%