Creación de fórmulas. Contenido

Transcripción

1 Creación de fórmulas 97 Creación de fórmulas Contenido Fórmulas Clasificación de los tipos de fórmulas Operadores Aritméticos Jerarquía de los operadores aritméticos Referencias de celdas Mensajes de error en el manejo de fórmulas

2 98 Hoja de cálculo Creación de fórmulas Podemos decir que las fórmulas son el corazón y el alma de una hoja de cálculo, en otras palabras son la razón de ser de Microsoft Excel. Fórmulas Es una serie de procesos con secuencia lógica que permiten realizar una tarea específica. Otra definición sobre fórmula menciona que es una expresión que realiza operaciones matemáticas o lógicas de acuerdo a los argumentos que se le faciliten. Estas operaciones pueden ser cualquiera de las 4 básicas: suma «+», resta «-», multiplicación «*» y división «/» o pueden comparar los valores de celdas con texto de una manera lógica. Las fórmulas pueden hacer referencia a celdas de la misma hoja de cálculo, a hojas del mismo libro o a hojas de otros libros. Clasificación de los tipos de fórmulas Microsoft Excel clasifica en dos categorías las fórmulas matemáticas que nos ofrece: las fórmulas y las funciones. Fórmulas definidas por el usuario Son aquellas fórmulas donde el usuario determina que operaciones se deben realizar con la información involucrada en ellas. Las fórmulas al igual que las funciones siempre deberán iniciar con un signo igual (=), la principal diferencia con las funciones es que éstas ya están predefinidas por el programa además de tener ya definida una tarea especifica; y las fórmulas, el usuario las podrá construir de acuerdo a sus necesidades, por ejemplo: suponga el caso de una factura, en D20 tiene el subtotal de los productos de una compra y necesita desglosar el 15% de IVA, en D21 podrá especificarlo con la fórmula: =D20*0.15. Ahora deberá mostrar en D22 el total, para esto utilizará otra fórmula, defínala en su cuaderno.

3 Creación de fórmulas 99 Partes que componen una fórmula 1) Signo Igual (=). Invariablemente siempre deberá ser el caracter con el cual inicie una fórmula, de lo contrario Microsoft Excel lo identificará como un texto normal. 2) Argumentos. Normalmente serán las celdas involucradas con las cuales se desea realizar alguna operación. En algunas ocasiones como en el ejemplo, se incluyen algunos argumentos que no necesariamente serán celdas, si no que también pueden ser valores constantes. 3) Operadores. Son las diferentes funciones matemáticas que realizará la fórmula definida por cualquiera de los signos representativos de éstas. Fórmulas predefinidas por Microsoft Excel (funciones) Este tipo de fórmulas son conocidas como Funciones, Microsoft Excel cuenta con más de 400 funciones predefinidas (pueden variar según las versiones del programa), lo cual nos indica que están previamente preparadas y listas para ser llamadas y aplicadas por el usuario. Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Por ejemplo si tiene una lista de mil números que va desde la celda A1 hasta la celda A1000 y necesita saber cuál de estos números es el más grande, no será necesario que manualmente los compare, gracias a una función podrá saberlo inmediatamente, basta con que aplique la función =MAX(A1:A1000). Partes que componen una función 1) Signo Igual (=). Igual que en las fórmulas, una función siempre debe iniciar con un signo igual, de lo contrario Microsoft Excel no la reconocerá como tal.

4 100 Hoja de cálculo 2) Argumentos. Son los valores o celdas involucradas en la función 3) Nombre de la función. Especifica la función que se está usando. 4) Paréntesis. Invariablemente una función siempre va acompañada de paréntesis que agrupan los argumentos. Operadores Aritméticos Estos son los operadores utilizados para ejecutar operaciones matemáticas que van desde las básicas como la suma y la resta hasta más complejas como la división o la exponenciación. Suma (+) Operación aritmética que consiste en agregar uno o más valores a un valor dado con la finalidad de incrementarlo y formar uno solo. Resta (-) Es la operación contraria a la suma, a un número dado se le disminuye el valor de otro, con la finalidad de disminuir el primero. Multiplicación (*) Operación aritmética que consiste en sumar de forma directa y abreviada un número, tantas veces como indica otro.

5 División (/) Creación de fórmulas 101 Operación aritmética que consiste en hallar cuántas veces un número está contenido en otro. Potenciación (^) Operación matemática que consiste en multiplicar un número por sí mismo tantas veces como lo indica otro. Agrupación La agrupación no es en si una operación aritmética, es un procedimiento que permite organizar, utilizando paréntesis, el orden o prioridad de las operaciones aritméticas. Jerarquía de los operadores aritméticos Cuando se crean fórmulas aplicando varios operadores, Microsoft Excel sigue cierto orden en el cálculo de las operaciones. Este orden es el que determina que operaciones se realizan primero que otras. En general se siguen las siguientes reglas: Se procesan en primer lugar las expresiones que se encuentran entre paréntesis. Primero se calculan valores elevados a una potencia o con valores porcentuales. La multiplicación (*) y la división (/) se ejecutan antes que la suma y la resta. Los operadores consecutivos con el mismo orden de precedencia se calculan de izquierda a derecha. En la siguiente tabla se muestra la precedencia u orden con el que Microsoft Excel ejecuta las operaciones aritméticas: El uso de los paréntesis es determinante en el correcto resultado de una operación, para comprobarlo realice los siguientes ejercicios. Se dará cuenta que aunque son los mismos operadores y operandos, el uso de los paréntesis genera en cada caso resultados diferentes, esto es algo que debe de tomar muy en cuenta cuando esté creando sus propias fórmulas:

6 102 Hoja de cálculo Práctica En este ejercicio realizaremos una serie de fórmulas que nos permitirán practicar el procedimiento para agregar fórmulas en una hoja de cálculo. La mecánica a seguir es colocar la celda activa en la ubicación especificada y escribir la fórmula establecida en la tabla: Para este ejercicio realice lo siguiente: 1) Ejecute el programa de Microsoft Excel. 2) Capture las fórmulas tal como se describen en la tabla y en la ubicación especificada en la misma. 3) Una vez capturadas las fórmulas se deberán mostrar los mismos resultados de la tabla. 4) En su cuaderno y con ayuda de su maestro realice las mismas operaciones de forma manual y verifique el porqué de estos resultados. Referencias de celdas Seguramente hemos escuchado algo similar a esto antes: «tomas como referencia el norte»; «Como referencia, en la esquina hay un edificio de...»; «la referencia será una bandera blanca...». Las referencias son de mucha utilidad cuando queremos distinguir o referirnos a algo, en el caso de Microsoft Excel las referencias son de gran utilidad ya que nos permiten indicar de donde serán tomados los datos a ser evaluados por ejemplo en una fórmula o función.

7 Creación de fórmulas 103 Referencia Una referencia de celda identifica una celda o grupo de celdas de un libro. Cuando incluimos las referencias de una celda en una fórmula se víncula a las celdas referenciadas. El valor resultante de la fórmula es dependiente de los valores de las celdas referenciadas y cambia automáticamente cuando los valores de estas celdas cambian. Entonces una referencia en la hoja de cálculo Microsoft Excel es el lugar que se le indica al programa en el cual deberá de buscar los datos o valores que utilizará en una fórmula o función. Las referencias podrán ser dentro de la hoja de trabajo actual, entre hojas del mismo libro o entre hojas y celdas de otros libros, en cuyo caso se denominan vínculos. Para entender mejor la funcionalidad de las referencias realizaremos el siguiente ejemplo: 1) Ejecute el programa Microsoft Excel. 2) Ubique la celda activa en [A1] de la [Hoja1]. 3) Capture en [A1] un «5». 4) Capture en [B1] un «2». 5) En [C1] capture la siguiente fórmula [=A1*B1]. 6) Compruebe el funcionamiento de la fórmula capturando en [B1] un «3», ahora el resultado deberá de ser 15, y si vuelve a cambiar este dato cualquier cantidad de veces el resultado automáticamente cambiará, esto es gracias a la referencia de celdas y no de valores. Clasificación de las referencias de celdas En Microsoft Excel existen tres tipos de referencias de celdas que pueden ser utilizadas conforme se diseñen cierto tipo de fórmulas en una hoja de cálculo: a) Referencia relativa. b) Referencia Absoluta. c) Referencia Mixta. Referencia Relativa. La referencia relativa de celda, se da cuando al ser copiada o cambiada una fórmula, sus argumentos (referencias de celdas) se actualizan de acuerdo a la nueva posición de la fórmula. Una referencia relativa se identifica por el nombre de la celda. Por ejemplo; A1, F56, FG23, etc. En la siguiente imagen se muestra un ejemplo gráfico donde se representa una fórmula en la celda B2; y que al ser copiada a la celda B7 la referencia de la fórmula se actualiza automáticamente.

8 104 Hoja de cálculo Referencia Absoluta. La referencia absoluta de celda se da cuando al ser copiada o cambiada una fórmula, sus argumentos (referencias de celdas) no son actualizados; esto es, se mantiene la referencia de la celda aunque se haya cambiado de posición a la fórmula. Para definir una referencia de celda como absoluta es necesario anteponer el símbolo de pesos «$».Por ejemplo si se desea establecer como referencia absoluta el argumento de la celda [=A1] se debe escribir [ =$A$1] aquí al copiar la fórmula hacia su nueva posición no se actualizará la referencia de la celda, es decir la referencia de la celda seguirá siendo [=$A$1]. Referencia Mixta. Las referencias mixtas tienen la característica de ser relativa y absoluta al mismo tiempo. Esto se puede dar tanto en el nombre de la columna o en el nombre del renglón. Por ejemplo, si deseamos manejar como referencia relativa el nombre de la columna y como referencia absoluta el nombre de la fila del argumento [=A1], este debe ser establecido como [=A$1]. En el caso descrito anteriormente al ser copiada o cambiada de posición la fórmula se mantendrá la referencia de la fila debido a que se estableció como absoluta y se actualizará la referencia de la columna por el hecho de ser definida como relativa; tal como se representa en la imagen que se muestra a continuación: M e n s a j e s d e e r r o r e n e l m a n e j o d e f ó r m u l a s. Mensaje de error.

9 Creación de fórmulas 105 Un valor de error es el resultado que devuelve una fórmula que Microsoft Excel no puede resolver, las razones por la cuales no es posible resolver una fórmula generalmente dependen del tipo de error generado. La siguiente tabla describe los ocho valores de error. Práctica En el desarrollo de esta práctica utilizaremos el libro de trabajo identificado con el

10 106 Hoja de cálculo nombre «Personal.xlsx», este libro fue creado en la práctica del capítulo dos. La finalidad de utilizar el libro de trabajo «Personal.xlsx» es agregar fórmulas a la hoja de cálculo donde se muestra el formato del balance de ingresos y gastos mensuales. Las fórmulas que se deben agregar son: 1) Saldo inicial. Permite calcular el primer movimiento de su hoja de cálculo; el resultado se obtiene de sumar el primer ingreso menos el primer gasto, tal como se muestra en la siguiente imagen: Esta fórmula se debe escribir en la referencia de la celda [F6], tal como se describe en la siguiente imagen: 2) Saldo actual. Este valor se obtiene de la suma del Saldo anterior más el ingreso menos el gasto, tal como se muestra en la siguiente imagen: Esta fórmula se debe escribir en la referencia de la celda [F7], tal como se describe en la siguiente imagen: Esta fórmula debe copiarla en el rango [F8:F20], una vez que haya sido copiada; capture datos en la hoja de cálculo y observe los resultados que se obtienen con la información capturada.

11 Creación de fórmulas 107 Resumen El manejo de fórmulas es para una hoja de cálculo lo que el texto es para un procesador de palabras, este es el primer capítulo dedicado al manejo de fórmulas, en el próximo capítulo usted reafirmará sus conocimientos tanto en el manejo de fórmulas más completas, como en el manejo de funciones. En este capítulo usted aprendió: 1) A definir el concepto fórmula. 2) Las partes que componen una fórmula. 3) La clasificación de las fórmulas. 4) Los diferentes operadores aritméticos en el manejo de las fórmulas. 5) A manejar la jerarquía de los operadores aritméticos. 6) El concepto de referencias de celdas. 7) Los tipos de referencias en el manejo de fórmulas. 8) Los diferentes mensajes de error en el manejo de fórmulas.

12 108 Hoja de cálculo Mida sus conocimientos 1) Mencione el nombre de los operadores aritméticos que se pueden utilizar en la creación de fórmulas en Microsoft Excel: 2) A las fórmulas predefinidas por Microsoft Excel se le conocen como: a) Funciones. b) Operadores. c) Cálculos. 3) Símbolo que debe poner al comienzo de toda fórmula: a) Porciento [%] b) Resta [-] c) Igual a [=]