Muchas más funciones.

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1 77 Muchas más funciones. Además de las funciones más comunes, Excel incluye, además, funciones especiales para cálculos muchos más complejos: desde cálculos financieros (préstamos, cuotas, intereses) hasta funciones trigonométricas o logarítmicas, pasando por las variantes más extrañas que Ud. se pueda imaginar. Funciones lógicas Se denominan así las funciones cuyo resultado no es un valor numérico o de texto, sino un valor lógico; es decir VERDADERO o FALSO. Las funciones lógicas permiten hacer que Excel decida entre dos valores, conociendo el criterio de decisión.

2 78 La función SI La función SI le permitirá generar valores dependiendo de la respuesta afirmativa o negativa a una pregunta relacionada con valores de su hoja de cálculo. Esta función se parece a las fórmulas que devuelven valores lógicos en que el resultado depende de alguna comparación. Pero, a la vez, es mucho más útil que las fórmulas lógicas por sí solas, ya que permite establecer un valor a presentar a partir del resultado de esta comparación. Por ejemplo: aplicar un porcentaje de descuento si el importe de la venta supera un cierto mínimo, calcular la amortización de un bien según si el bien superó o no su vida útil, calcular el impuesto a las ganancias cuando se supera el mínimo no imponible. Ejemplo de cálculo con la función condicional. =SI(D5>1000;10%;0) Estructura de la función. La función SI toma 3 argumentos. El primer argumento es la pregunta o prueba lógica sobre ciertos datos de su hoja de cálculo. La expresión D5>1000 es equivalente a la pregunta El Subtotal es mayor que 1000? El segundo argumento es el texto o valor a presentar en caso de que el primer argumento sea VERDADERO, es decir, cuando la respuesta a la pregunta asociada sea afirmativa. El tercer argumento es el texto o valor a presentar en caso contrario; es decir, cuando el primer argumento sea FALSO, o la respuesta a la pregunta correspondiente sea negativa.

3 79 La función SI La celda C6 debe mostrar una tasa de descuento del 10% si el subtotal de D5 es mayor que $1000. En caso contrario, no habrá descuento (tasa igual a cero) Nos posicionamos en C6 y vamos al menú Insertar... función. Seleccionamos dentro de las funciones lógicas, la función SI 3. Hacemos un clic en Aceptar y aparece la siguiente caja de diálogo.

4 80 La función SI 4. Introducimos los argumentos Prueba lógica: se escribe la condición que decide la tasa de descuento a aplicar Valor_si_verdadero: la tasa que se aplica si la condición se cumple. Valor_si_falso: la tasa que se aplica si la condición no se cumple Aceptamos. Introducimos las demás fórmulas para el cálculo.

5 81 La función SI Podemos introducir directamente la función en la celda C6, sin recurrir al menú Cómo? 1. Como toda fórmula la expresión comienza con el signo igual. 2. Primer argumento: la condición que decide la tasa de descuento a aplicar. 3. Segundo argumento: la tasa que se aplica si la condición se cumple 4. Tercer argumento: : la tasa que se aplica si la condición no se cumple Otro ejemplo: Obtener, a partir de una hoja de control de stock, un informe listo para imprimir con los artículos que necesitan o no, reposición.

6 82 La función SI 1. En la celda B12 introduzca la expresión =SI(C3<E3);"Reponer " & D3-C3 & "unidades de " & B3; "No reponer " & B3 = indica que se está introduciendo una función (C3<E3) Esta expresión será VERDADERO siempre que sea necesario reponer resmas, y FALSO en caso contrario. D3-C3 Esta fórmula calcula la cantidad de resmas a reponer en caso de que sea necesario. Para esto, resta la cantidad existente del nivel máximo de existencias, de forma tal que al ingresar el pedido se tenga dicha cantidad máxima de resmas. B3 Especifica el nombre del ítem que se está evaluando. & Se utiliza para "pegar" varios textos y valores formando un único texto. 2. Una vez introducida la función en la celda B12, se la copia en el rango B13: B18

7 83 Las funciones Y y O En ocasiones, es necesario calcular un valor u otro dependiendo de cierta condición, pero el criterio es demasiado complejo, de forma que no es posible utilizar directamente la función SI. Por ejemplo, para determinar los premios que les corresponden a los empleados en la casa de regalos Mis Peluches, es necesario basarse tanto en la cantidad de unidades vendidas como en el volumen total de ventas. Podría determinarse que: Reciben un premio los empleados que vendieron al menos 25 unidades, y además, por un volumen de $400. O también, que: Reciben un premio los empleados que vendieron al menos 25 unidades, o bien, aquellos que vendieron por un volumen de $400. La diferencia es que en el segundo caso debe cumplirse al menos alguno de las dos condiciones; mientras que en el primer caso deben satisfacerse ambas. Empleado Unidades Ventas Gómez 28 $ Arrieta 23 $ González 45 $ Paredes 27 $ Arregui 21 $ Premio Dado que las unidades vendidas están en una columna y el volumen de ventas en otra, no es posible utilizar directamente la función SI. Debemos utilizar las funciones lógicas Y y O. Cómo trabajar con cada una de ellas? =Y(unidades_vendidas>25;ventas>400) =O(unidades_vendidas>25;ventas>400) Las funciones Y, O toman como mínimo dos argumentos. Estos argumentos deben ser expresiones lógicas; es decir, expresiones que puedan evaluarse como verdaderas o falsas.

8 84 Las funciones Y y O La función Y devuelve el valor VERDADERO cuando todas las expresiones son verdaderas, con que sólo una de las expresiones sea falsa entrega el valor FALSO. La función o devuelve el valor VERDADERO cuando al menos una de las expresiones es verdadera, devuelve FALSO sólo cuanto todas las expresiones son falsas. Vamos al ejemplo: Para calcular el premio del primer empleado (Gómez), suponiendo que se utilice el criterio de haber vendido más de 25 unidades y por un monto mayor a $400, proceda de esta forma: Active la celda correspondiente, es decir, la E3. Inicie el proceso de pegar función, seleccione la función SI, y presione Aceptar. 3. Comience introduciendo los valores a presentar en caso de que el criterio arroje un resultado positivo o negativo. El primer caso implica que debe asignarse un premio, el cual se estableció como el 6% del total vendido en el día por el empleado.

9 85 Las funciones Y y O Esta expresión calcula el 6 por ciento del valor en la celda D3 (Ventas) En el caso de que no se verifique el criterio para acceder a un premio, es equivalente a que el premio sea de 0 pesos, por lo tanto introduzca 0. A continuación debe establecer la condición para que el empleado reciba un premio. Este criterio se satisfará cuando la cantidad de unidades vendidas sea mayor que 25 y, simultáneamente, el total monetario de ventas sea superior a $400. Por lo tanto, debe utilizar la función Y. Cómo puede introducir una función -en este caso la función Y-, como argumento de otra - la función SI?. Posiciónese con el mouse en Prueba lógica, haga clic en la flecha a la derecha del cuadro de nombres y dentro de la lista que se despliega haga clic en Y.

10 86 Las funciones Y y O 7. El cuadro de diálogo de la función SI se reemplaza por el correspondiente a la función Y. Introduzca en éste las dos condiciones requeridas Haga clic en Aceptar para introducir la función. Observe el resultado, que en este caso es 0, pues las ventas del empleado Gómez no cumplen las dos condiciones. Copie esta función para obtener los premios de todos los empleados. Empleado Unidades Ventas Premio Gómez 28 $ Arrieta 23 $ González 45 $ Paredes 27 $ Arregui 21 $ Realice usted el ejercicio para la función O.

11 87 La función CONTAR.SI La función CONTAR.SI es una combinación de las funciones CONTAR y SI: permite determinar la cantidad de celdas dentro de un conjunto que verifican cierta condición. CONTAR.SI(gastos,">" & gastos_previstos) CONTAR.SI se utiliza de la siguiente forma: Toma siempre dos argumentos El primer argumento es el rango cuyas celdas desea evaluar El segundo argumento es el criterio que determina si cada celda específica será incluida o no. Debe encerrar entre comillas el operador de comparación, no así las referencias o nombres de celdas; para unir el operador y la referencia utilice el símbolo &. Tomemos un ejemplo: En uno de los primeros ejercicios se creo una hoja de cálculo indicando los gastos personales para cada mes del año Vamos a incluir en él Gastos mensuales previstos y meses con gastos superiores a los previstos El rango B4:B15 contiene los gastos mensuales, y la celda H7 el monto previsto de gastos mensuales. Se introdujo la función =CONTAR.SI(B4:B15,">" & H7). La función CONTAR.SI pertenece al grupo de funciones estadísticas.

12 88 La función SUMAR.SI En una empresa se creó un listado de clientes, en el que se incluyó, además de los datos usuales, el ingreso obtenido de ese cliente a lo largo de 1998, y el año en el que el cliente comenzó a trabajar en la empresa. Cliente Ciudad de residencia Perfil Año de alta Ingresos 1998 Pereira Formosa Comercial Acosta Clorinda Particular González Formosa Profesional Arrieta Formosa Comercial Romero Pirané Profesional Martínez Clorinda Comercial Luengo Formosa Particular Por medio de la función SUMAR.SI es posible calcular el ingreso total obtenido a partir de una lista parcial de clientes. Por ejemplo, podría calcularse el ingreso obtenido a partir de clientes con los que se trabaja desde 1996, o bien el ingreso obtenido a partir de clientes que no residen en Formosa. La función SUMAR.SI permite sumar algunos de los valores de una lista. Los valores a tener en cuenta se determinan por medio de un criterio, de un modo similar a lo que ocurre con la función SI. La diferencia es que, en este caso, el criterio se aplica a un conjunto de celdas, mientras que en la función SI se aplica a una celda individual. SUMAR.SI(año_de_alta,"<1998", ingreso_por_cliente) La función SUMAR.SI toma tres argumentos, el último de los cuales es opcional. El primer argumento es la referencia o nombre del rango que contiene los valores sobre los que se evaluará el criterio. El segundo argumento contiene el criterio a aplicar con el fin de determinar los valores a sumar El tercer argumento es la indicación del rango que contiene los valores a sumar. En la hoja de cálculo se introdujo un conjunto de datos obtenidos por medio de la función SUMAR.SI. Estos son: El ingreso obtenido por clientes residentes en Formosa. El ingreso obtenido a partir de clientes con los que se trabaja desde años anteriores a 1998.

13 89 La función SUMAR.SI Veamos cada uno de los ejemplos.

14 90 La función BUSCAR.V En general, la función BUSCAR.V se utiliza para generar valores a partir de otros, basándose en una tabla de equivalencias. Como ejemplo: Un profesor de lengua tiene que presentar una evaluación conceptual de sus alumnos, pero, sus exámenes están corregidos numéricamente. Las autoridades le facilitaron una tabla de equivalencias, que introdujo en su hoja de cálculo. Por medio de la función BUSCAR.V, pudo ingresar automáticamente los conceptos de los alumnos a partir de la tabla de equivalencias.

15 91 La función BUSCAR.V Para obtener una mejor comprensión de la función BUSCAR.V, puede pensarla en estos términos: Buscar el resultado del examen dentro de la primera columna de la tabla de equivalencias de notas y, una vez encontrado, entregar el valor correspondiente de la segunda columna. Cómo utilizar esta función? BUSCAR.V(resultado_exámen, tabla_de_equivalencia, 2, VERDADERO) La función BUSCAR.V toma tres argumentos obligatorios, y un cuarto opcional. El primer argumento es el valor a buscar. El segundo argumento es la referencia a la tabla de equivalencias. Es necesario que la primera columna contenga los datos por los que se llevará a cabo la búsqueda. El tercer argumento indica el número de la columna, dentro de la tabla de equivalencias, que contiene los valores a responder - en este caso, las notas conceptuales. El cuarto argumento debe ser uno de los valores lógicos VERDADERO o FALSO. Establezca el valor FALSO si desea que se busque el valor exacto para hallar la equivalencia; si introduce el valor VERDADERO se buscará el valor más aproximado. (omitir el último argumento es equivalente a especificarlos como VERDADERO).