MANUAL DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE PROYECTOS DE MEJORA GUBERNAMENTAL (SIPMG)

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1 MANUAL DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE PROYECTOS DE MEJORA GUBERNAMENTAL (SIPMG) Secretaría de la Función Pública Subsecretaría de la Función Pública Unidad de Políticas de Mejora de la Gestión Pública

2 Manual SIPMG v 5.0 febrero 2016 UPMGP / SFP Página 2 de 73

3 Contenido 1. Antecedentes Objetivo Estructura de los proyectos Fases de los proyectos Tipos de proyecto Fase 1 - Registro de iniciativa de proyecto de mejora Qué es una iniciativa de proyecto en el SIPMG? Cómo registrar una iniciativa de proyecto en el SIPMG? Validación de la información de la iniciativa de proyecto Comentarios a la información del proyecto Registro de comentarios en la Fase Consulta de comentarios Fase 2 - Plan de trabajo del proyecto de mejora Registro de actividades del proyecto Validación de la información del plan de trabajo Comentarios a la información de la Fase Fase 3 - Ejecución del proyecto de mejora Avances de actividades Indicadores Datos de Procesos Edición de Actividades Validación de la información de avance de actividades del proyecto Comentarios a la información de la Fase Fase 4 - Cierre del proyecto de mejora Documento de cierre de proyecto Registrar el estatus de cierre del proyecto Proyecto de Mejora Concluido Proyecto Cancelado Describir el indicador destacado del proyecto Validación y cierre por el Líder de Proyecto Manual SIPMG v 5.0 febrero 2016 UPMGP / SFP Página 1 de 73

4 7.5 Opinión del Órgano Interno de Control Comentarios a la información de la Fase Consulta de información en el SIPMG Reportes del sistema Apéndice A. Requerimientos para uso del sistema Dirección electrónica del sistema Requerimientos técnicos B. Usuarios del sistema Roles participantes C. Claves de usuario del sistema Registro de nuevos usuarios Estructura de la clave de usuario y contraseña Desactivación de cuentas de usuario Cambio de Líder de proyecto Anexos Alerta de seguridad Ficha de proyecto Ficha de cierre y/o cancelación de proyecto Manual SIPMG v 5.0 febrero 2016 UPMGP / SFP Página 2 de 73

5 Cambios al documento Identificación Descripción de cambios Fecha Simplificación para la documentación de proyectos: Clasificación de acuerdo con los procesos vinculados al proyecto. Resultados de la Mejora de Procesos: Versión 5 Registro de avance en actividades del programa de trabajo. Febrero 2016 Simplificación de registro de soporte o evidencia documental. Simplificación de registro de e opinión por el OIC. Manual SIPMG v 5.0 febrero 2016 UPMGP / SFP Página 3 de 73

6 1. Antecedentes Un elemento importante que forma parte de la estrategia para la definición y el seguimiento de acciones que las dependencias y entidades realizarán, con el apoyo de los Órganos Internos de Control (OIC), consiste en la identificación y desarrollo de proyectos de mejora que contribuyan de manera importante e integral a la modernización de la gestión en los diferentes temas de trabajo que se han definido en el marco del Programa para un Gobierno Cercano y Moderno (PGCM). Los proyectos de mejora, son un mecanismo que facilita la realización de manera planeada de las acciones y actividades que permiten modificar situaciones que requieren pasar por una mejora para poder contribuir a los resultados del PGCM. Durante la definición de un proyecto, la planeación de su programa de trabajo y su realización, se incorporan elementos metodológicos que apoyan los esfuerzos institucionales en el marco del citado programa. El Sistema de Información de Proyectos de Mejora Gubernamental (SIPMG), ha sido desarrollado con base en la experiencia de la Unidad de Políticas de Mejora de la Gestión Pública (UPMGP) de la Secretaria de la Función Pública (SFP), en la definición y el seguimiento de proyectos de mejora para apoyar la documentación de cada proyecto de mejora que se ejecuta en la Administración Pública Federal (APF). La versión 5.0 del SIPMG simplifica y agiliza el registro de información de los proyectos, alineando la definición, seguimiento y documentación de manera más directa con la mejora de procesos y su estandarización. 2. Objetivo Este manual tiene como objetivo presentar a los usuarios del sistema SIPMG los mecanismos y herramientas para integrar, clasificar, seleccionar en el SIPMG los proyectos que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal implementan para la mejora gubernamental. Manual SIPMG v 5.0 febrero 2016 UPMGP / SFP Página 4 de 73

7 3. Estructura de los proyectos 3.1 Fases de los proyectos La documentación de proyectos en el SIPMG está estructurada en un flujo de trabajo en cuatro fases de acuerdo con los conceptos generalmente aceptados de desarrollo de un proyecto, a través de las cuales se va registrando la información de los proyectos desde su concepción, hasta el registro de los resultados finales. Cada fase contempla acciones y registro de información específica: La fase 1 prevé el registro de los datos básicos de los proyectos de mejora, sus características e importancia. La fase 2 permite capturar el plan de trabajo y en su caso, definir el grupo de instituciones que participan en un proyecto conjunto de tipo interinstitucional. La fase 3 está orientada al registro de información sobre el avance, seguimiento y monitoreo de los proyectos. La fase 4 permite realizar el cierre y análisis final de los proyectos. 1 Registro de iniciativa Datos generales Ficha de proyecto Alineación 2 Plan de trabajo Definición de actividades Plan de trabajo Fechas 3 Seguimiento Registro de avance de actividades Actividades concluidas y reportes Productos generados 4 Cierre y documentación Registro de resultados Carpeta del proyecto En la figura siguiente se muestran las interacciones principales de los diversos actores involucrados en el desarrollo de los proyectos de mejora, así como los productos y/o entregables que se generan en las 4 Fases. Manual SIPMG v 5.0 febrero 2016 UPMGP / SFP Página 5 de 73

8 Nombre Descripción Alcance Fecha inicial del proyecto Tipo Institución (es) participantes Institución Líder Objetivos Beneficios esperados Proceso (s) Prioritario (s) al que se relaciona Meta Nacional Objetivo Estrategia Programa (s) Sectorial (es) y/o Institucional Objetivo Estrategia Objetivo Estrategia Programa Presupuestario Participación ciudadana Acceso a la información Política de transparencia Archivos FICHA DEL PROYECTO DE MEJORA Presupuesto basado en resultados y Evaluación Inversión e Infraestructura (Obra pública) Responsable Fecha final del proyecto Administración Portuaria Integral de Ensenada, S.A. de C.V. Alineación estratégica Plan Nacional de Desarrollo Programa para un Gobierno Cercano y Moderno Bases de Colaboración Contrataciones públicas Optimización de recursos en la APF Procesos Recursos humanos Mejora regulatoria Tecnologías de la información Nombre Descripción Alcance Fecha inicial del proyecto Tipo Institución (es) participantes Institución Líder Objetivos Beneficios esperados Proceso (s) Prioritario (s) al que se relaciona Meta Nacional Objetivo Estrategia Programa (s) Sectorial (es) y/o Institucional Objetivo Estrategia Objetivo Estrategia Programa Presupuestario Participación ciudadana Acceso a la información Política de transparencia Archivos Presupuesto basado en resultados y Evaluación Inversión e Infraestructura (Obra pública) Responsable Nombre Descripción FICHA DEL PROYECTO DE MEJORA Alcance Fecha inicial del proyecto Tipo Institución (es) participantes Institución Líder Objetivos Beneficios esperados Proceso (s) Prioritario (s) al que se relaciona Meta Nacional Objetivo Estrategia Programa (s) Sectorial (es) y/o Institucional Objetivo Estrategia Objetivo Estrategia Programa Presupuestario Participación ciudadana Acceso a la información Política de transparencia Archivos Fecha final del proyecto Administración Portuaria Integral de Ensenada, S.A. de C.V. Alineación estratégica Plan Nacional de Desarrollo Programa para un Gobierno Cercano y Moderno Bases de Colaboración FICHA DEL PROYECTO DE MEJORA Presupuesto basado en resultados y Evaluación Inversión e Infraestructura (Obra pública) Responsable Contrataciones públicas Optimización de recursos en la APF Procesos Recursos humanos Mejora regulatoria Tecnologías de la información Fecha final del proyecto Administración Portuaria Integral de Ensenada, S.A. de C.V. Alineación estratégica Plan Nacional de Desarrollo Programa para un Gobierno Cercano y Moderno Bases de Colaboración Contrataciones públicas Optimización de recursos en la APF Procesos Recursos humanos Mejora regulatoria Tecnologías de la información Nombre Descripción Alcance Fecha inicial del proyecto Tipo Institución (es) participantes Institución Líder Objetivos Beneficios esperados Proceso (s) Prioritario (s) al que se relaciona Meta Nacional Objetivo Estrategia Programa (s) Sectorial (es) y/o Institucional Objetivo Estrategia Objetivo Estrategia Programa Presupuestario Participación ciudadana Acceso a la información Política de transparencia Archivos FICHA DEL PROYECTO DE MEJORA Presupuesto basado en resultados y Evaluación Inversión e Infraestructura (Obra pública) Responsable Alineación estratégica Fecha final del proyecto Administración Portuaria Integral de Ensenada, S.A. de C.V. Plan Nacional de Desarrollo Programa para un Gobierno Cercano y Moderno Bases de Colaboración Contrataciones públicas Optimización de recursos en la APF Procesos Recursos humanos Mejora regulatoria Tecnologías de la información MANUAL DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE PROYECTOS DE MEJORA GUBERNAMENTAL (SIPMG) 1 Crear iniciativa-proyecto Líder de proyecto 4 Iniciativa a proyecto Validación de información de iniciativa Usuarios 2 Datos Generales Alineación de proyecto Indicadores y Validación de información 1 2 Enlace Institucional Líder del Proyecto 2 Plan de Trabajo Actividades-calendario 2 Proyecto Interinstucional Definición de proyecto interinstitucional Proyectos agrupados 3 4 Órgano Interno de Control Asesor UPMGP Plan de coordinación 2 Seguimiento 3 4 Monitoreo Información Registro de resultados de actividades Resultados de los indicadores de proyecto Resultados de actividades Indicadores de proyecto Plan de trabajo Fichas de proyectos 2 Cierre de Proyecto 3 4 Análisis Resultados del proyecto Indicadores finales de proyecto Avances de proyectos Resultados, indicadores Reportes ESQUEMA GENERAL DE INTERACCIONES DE LOS USUARIOS PARA LA INTEGRACIÓN DE PROYECTOS Manual SIPMG v 5.0 febrero 2016 UPMGP / SFP Página 6 de 73

9 3.2 Tipos de proyecto Dependiendo del tema y alcance del mismo, un proyecto puede desarrollarse de manera independiente por una sola institución o bien, requerir la participación de dos o más instituciones para cumplir con el objetivo. Tomando esto en cuenta, en el SIPMG los proyectos de mejora gubernamental se clasifican en: Proyectos Institucionales: Aquellos esfuerzos al interior que propone, planea, ordena, desarrolla y estructura una dependencia o entidad, para mejorar sus procesos, transformando de manera positiva su gestión y optimizando la calidad de su operación y de los servicios que presta a los ciudadanos. Proyectos Interinstitucionales: Son los proyectos que agrupan a proyectos de mejora desarrollados de manera individual por un conjunto de instituciones con el propósito de que en conjunto logren un objetivo común. El esfuerzo en conjunto impacta en los procesos de las diversas instituciones que participan y de manera integral a los resultados del conjunto de instituciones. Estos esfuerzos en conjunto implican un alto nivel de comunicación y consenso entre las instituciones participantes; en este tipo de proyectos, una de las instituciones asume un rol de integradora del proyecto para el seguimiento de los resultados agregados del proyecto institucional. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 7 de 73

10 Nombre Descripción Alcance Fecha inicial del proyecto Tipo Institución (es) participantes Institución Líder Objetivos Beneficios esperados Proceso (s) Prioritario (s) al que se relaciona Meta Nacional Objetivo Estrategia Programa (s) Sectorial (es) y/o Institucional Objetivo Estrategia Objetivo Estrategia Programa Presupuestario Participación ciudadana Acceso a la información Política de transparencia Archivos FICHA DEL PROYECTO DE MEJORA Presupuesto basado en resultados y Evaluación Inversión e Infraestructura (Obra pública) Responsable Fecha final del proyecto Administración Portuaria Integral de Ensenada, S.A. de C.V. Alineación estratégica Plan Nacional de Desarrollo Programa para un Gobierno Cercano y Moderno Bases de Colaboración Contrataciones públicas Optimización de recursos en la APF Procesos Recursos humanos Mejora regulatoria Tecnologías de la información Nombre Descripción Alcance Fecha inicial del proyecto Tipo Institución (es) participantes Institución Líder Objetivos Beneficios esperados Proceso (s) Prioritario (s) al que se relaciona Meta Nacional Objetivo Estrategia Programa (s) Sectorial (es) y/o Institucional Objetivo Estrategia Objetivo Estrategia Programa Presupuestario Participación ciudadana Acceso a la información Política de transparencia Archivos FICHA DEL PROYECTO DE MEJORA Presupuesto basado en resultados y Evaluación Inversión e Infraestructura (Obra pública) Responsable Fecha final del proyecto Administración Portuaria Integral de Ensenada, S.A. de C.V. Alineación estratégica Plan Nacional de Desarrollo Programa para un Gobierno Cercano y Moderno Bases de Colaboración Contrataciones públicas Optimización de recursos en la APF Procesos Recursos humanos Mejora regulatoria Tecnologías de la información 4. Fase 1 - Registro de iniciativa de proyecto de mejora 1 Crear iniciativa-proyecto Líder de proyecto 4 Iniciativa a proyecto Validación de información de iniciativa 2 Datos Generales Alineación de proyecto Indicadores y Validación de información En esta Fase se definen las características esenciales del proyecto, el plazo para su ejecución. En el sistema SIPMG se registra esta información básica de la definición del proyecto, agrupada de la siguiente manera: Datos generales del proyecto. Alineación del proyecto. 4.1 Qué es una iniciativa de proyecto en el SIPMG? En el sistema SIPMG se denomina Iniciativa de proyecto al proyecto para el cual se ha registrado la información básica necesaria pero que aún no ha sido validada en el sistema por el Líder de Proyecto; en tanto un proyecto mantenga el estado de iniciativa, será posible modificar la información básica como se requiera. Una vez que el Líder de Proyecto registra en el sistema la validación de que la información es correcta y completa, se requiere que notifique a la SFP que el registro de la información del proyecto ha concluido; con esta notificación, la SFP emitirá la opinión correspondiente y habilitará en el sistema la posibilidad de cierre de la información en la Fase 1. La iniciativa pasa a la Fase 2 para convertirse en proyecto y a partir de ese momento la información básica no se podrá modificar, por lo que se considera que la Fase 1 está cerrada. 4.2 Cómo registrar una iniciativa de proyecto en el SIPMG? El usuario del sistema SIPMG que puede registrar un nuevo proyecto (con el estado de iniciativa) es el que tiene el rol de Líder de Proyecto; con el que puede escribir información y validarla al término de cada fase sólo en aquél proyecto en que aparezca como Líder asignado. 1. El Líder de Proyecto deberá ingresar con su clave de acceso y contraseña. 2. En el menú principal, el Líder de Proyecto ingresará al icono Administración de proyectos. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 8 de 73

11 3. En la vista Administración de proyectos debe seleccionar en el panel izquierdo la opción Iniciativas y dar clic en el botón Crear iniciativa. Con esto se abre en el sistema una plantilla para iniciar el registro de los Datos Generales de una nueva iniciativa. 4. El Líder de Proyecto ingresa en el apartado: a) Datos Generales para capturar la siguiente información: Nombre del proyecto: Indicar la denominación con la que se identificará el proyecto. Este nombre no podara ser modificado mientras dure el mismo. Tipo de proyecto: Indicar si la iniciativa del proyecto es institucional, interinstitucional. (Institucional, cuando participa una institución e Interinstitucional, cuando participan dos o más instituciones.), en caso de ser interinstitucional deberá seleccionar las instituciones que participarán en la iniciativa. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 9 de 73

12 Fecha inicial-final del proyecto: Señalar la fecha en que se planea que inicie y concluya el proyecto bajo el siguiente formato (dd/mm/aaaa). El sistema permite capturar fecha con un periodo no mayor al año Objetivo del Proyecto: Describir de manera general el propósito o fin que se pretende alcanzar como resultado de la realización del proyecto. (El sistema permite capturar 1500 caracteres). Descripción del Proyecto: Describir de manera general el proyecto (institucional, interinstitucional). (El sistema permite capturar 1500 caracteres). Beneficios del Proyecto: Indicar los beneficios en términos de tiempo, costo o calidad, que reciben los ciudadanos o usuarios de algún proceso como resultado de la realización del proyecto. (El sistema permite capturar 1500 caracteres). Alcance del Proyecto: Señalar el alcance que se le dará al proyecto en cuanto a la magnitud del mismo; por ejemplo, estableciendo áreas involucradas. (El sistema permite capturar 1500 caracteres). Procesos vinculados al proyecto: indicar si el proyecto está alineado a: a. Mejora de un proceso individual: el proyecto estará orientado a la identificación y atención de las áreas de oportunidad de un proceso para simplificarlo y mejorar los resultados de alguno(s) de sus indicadores de desempeño con respecto a sus valores previos a la mejora. b. Mejora de un grupo de procesos. Tipo de mejora del proceso: clasificación del proyecto de acuerdo con las etapas en la evolución de los procesos a alcanzar una mayor eficiencia, de acuerdo con las siguientes definiciones: a. Mapeo y documentación de un proceso: Cuando el proceso no contaba con su(s) diagrama(s) detallado(s) y dicho(s) diagrama(s) se elabora(n) y documentan en manuales de procedimientos actualizados o algún otro mecanismo que disponga la institución. b. Implementación de mejoras a un proceso (optimización): Cuando el proceso contaba con su(s) diagrama(s) detallado(s) y se le implementan mejoras para simplificarlo e incluso, más no obligatoriamente, lograr que alguno(s) de sus indicadores de desempeño obtengan mejores resultados con respecto a sus valores previos a la mejora. Simplificar un proceso consiste en modificar la manera en que se realizar a fin de obtener al menos una de las siguientes mejoras: reducir el número de actividades del proceso, reducir el tiempo de ejecución del proceso. c. Estandarización de un proceso: Cuando un mismo proceso que se realiza en distintos puntos geográficos o domicilios, es ejecutado de la misma manera, previa optimización, y sus estándares de desempeño son los mismos en cada uno de dichos puntos geográficos o domicilios, es decir, se homologan su ejecución y estándares de desempeño en todos los puntos geográficos. Puede Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 10 de 73

13 ser que existan factores que impidan la completa estandarización de un proceso en todos sus puntos geográficos o domicilios, pero también se considera como estandarización de un proceso cuando existe una homologación de su ejecución y estándares de desempeño en los distintos puntos geográficos o domicilios dentro de lo posible. d. Mejora continua: Una vez que a un proceso se le han implementado mejoras (se ha optimizado) y cuando su comportamiento ya está estabilizado, se aplica el ciclo de mejora continua, el cual consiste en mantener los estándares del proceso existentes y/o alcanzar otros más retadores. Lo anterior, debido a que lo que no se mejora se degrada. e. Otros: Proyecto en marcha con clasificación diferente a lo señalado en los puntos anteriores. Para continuar con la captura de información del siguiente apartado, es necesario Guardar primero los Datos Generales dando clic en el botón Guardar. En tanto no sean guardados los datos de esta ficha, no se activarán los botones de la hoja Equipo de trabajo. b) Equipo de trabajo Primero se deberá seleccionar al Líder de Proyecto, para ello deberá ir al icono Seleccionar Líder de Proyecto. El usuario del sistema que registra los datos básicos del proyecto, tiene la posibilidad de registrar a un usuario diferente como Líder de Proyecto. En caso de seleccionar a otro usuario como Líder, la persona que ha registrado la iniciativa y una vez que aceptó al Líder, solamente ese usuario podrá continuar con el registro y/o modificación del proyecto en las diferentes fases del proyecto. Después de capturar los datos, podrá guardarlos dando clic en el botón Guardar. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 11 de 73

14 Una vez que fue seleccionado al Líder de Proyecto, de manera opcional se podrá registrar al Equipo de Trabajo, quienes podrán únicamente consultar la información de los proyectos que registre el Líder del Proyecto. Para este registro se debe seleccionar el icono Agregar participante. Si se desea registrar usuarios en el Equipo de Trabajo que no cuentan con clave de usuario para ingresar al sistema, se deberán capturar los siguientes datos del participante: nombre, puesto, teléfono, extensión, correo electrónico. Para el caso del correo electrónico, es necesario que en el sistema esté registrado el dominio de la cuenta de correo (ejemplo: En caso de no encontrarse el dominio que requiere para el registro de la cuenta de correo, deberá ponerse en contacto con la UPMGP para solicitarlo. Después de capturar los datos, podrá guardarlos dando clic en el botón Guardar. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 12 de 73

15 Una vez guardados los datos de un integrante de equipo de trabajo, el Enlace Institucional deberá asignarle su clave de acceso y contraseña. Para registrar a un participante del Equipo de Trabajo que ya cuente con clave de usuario, deberá ir al icono Seleccionar participante, para incorporarlo en la iniciativa, después dará clic al botón Aceptar. Cuando ya se ha registrado a todos los participantes en el Equipo de Trabajo, se dará clic en Guardar e ir a la pestaña Alineación del Proyecto. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 13 de 73

16 c) Alineación del Proyecto con programas Este apartado brinda información que permitirá contar con una visión de la relación y contribución de las iniciativas de proyecto con las metas y las estrategias nacionales o sectoriales. Asimismo, se registra la posible relación o contribución de un proyecto de mejora con los resultados institucionales de un programa presupuestario y, en caso de ser aplicable, con los avances que se presentan a través de una Matriz de Indicadores de Resultados (MIR). Una vez definido el proyecto, se busca que esté alineado con las metas del Plan Nacional de Desarrollo (PND), a los objetivos de los planes sectoriales, al Programa para un Gobierno Cercano y Moderno (PGCM), reformas estructurales, así como las acciones de gobierno. Metas del Plan Nacional de Desarrollo El Líder de Proyecto deberá seleccionar la(s) Meta(s) Nacional(es) y los Objetivos señalados en el PND a los que contribuye el proyecto. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 14 de 73

17 El Líder de Proyecto podrá modificar la información correspondiente a las metas y objetivos señalados en el PND, esto lo podrá realizar cuando aún no se válida la información de la iniciativa. Programas Sectoriales y/o Institucionales Para registrar la alineación de los proyectos institucionales o interinstitucionales con los Programa(s) Sectorial(es) o Institucionales, en el icono Agregar Programa de este apartado se deberá indicar a cuál o cuáles de los Programas Sectoriales o institucionales derivados del PND contribuye el proyecto. Se podrán capturar los siguientes datos: Tipo de Programa, Nombre del programa, Objetivo del Programa y Estrategia del Programa Sectorial y/o Institucional. (El sistema permite capturar un máximo de 1000 caracteres). Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 15 de 73

18 El Líder de Proyecto podrá editar o eliminar la información correspondiente a los Programas Sectoriales y/o Institucionales; esto lo podrá realizar en tanto no haya sido validada la información de la iniciativa. Estrategias del Programa para un Gobierno Cercano y Moderno Para registrar la alineación del proyecto con las estrategias del Programa para un Gobierno Cercano y Moderno (PGCM), se selecciona el icono Seleccionar Estrategias del PGCM. El Líder de Proyecto puede registrar cuál o cuáles de las estrategias del PGCM se ven impactadas por el proyecto. Una vez registrados estos datos, se deberá Guardar dicha información. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 16 de 73

19 El Líder de Proyecto podrá modificar la información correspondiente a las estrategias del PGCM, esto lo podrá realizar cuando aún no se válida la información de la iniciativa. Reformas estructurales El Líder de Proyecto deberá seleccionar la(s) reforma(s) estructural (es) a los que contribuye el proyecto. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 17 de 73

20 Acciones de Gobierno El Líder de Proyecto deberá seleccionar la(s) acción(es) de gobierno a los que contribuye el proyecto. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 18 de 73

21 Programa Presupuestario De manera opcional el sistema permite identificar como parte de los datos básicos de un proyecto de mejora, si el proyecto puede contribuir o tiene relación directa con un programa presupuestario. Para registrar la posible alineación o contribución del proyecto con un Programa Presupuestario, el Líder del Proyecto deberá ir al icono Agregar Programa Presupuestario, en él se desplegará la relación de programas presupuestarios registrados en el Gobierno Federal. Se deberá seleccionar el Programa Presupuestario que se ve impactado por el proyecto, y en su caso de que sea previsible que los resultados del proyecto tengan relación o contribuyan con los resultados de una Matriz de Indicadores de Resultados, se registrará el componente y la actividad de la MIR a la que contribuye, después deberá Guardar los datos. (El sistema permite capturar un máximo de 1000 caracteres). Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 19 de 73

22 El Líder de Proyecto podrá modificar la información correspondiente al Programa Presupuestario, en tanto no se valide la información de la iniciativa. d) Datos de Procesos En este apartado el Líder de Proyecto podrá capturar los Datos del Proceso, para cada proceso que se verá modificado por el proyecto de la siguiente manera: 1. Para ello el sistema da acceso a una plantilla de registro en la que el líder del proyecto deberá dar clic al icono [+] Procesos Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 20 de 73

23 2. Posteriormente, deberá dar clic en el icono Agregar Información, en la sección Identificación. 3. Aparecerá el siguiente recuadro en donde el Líder de proyecto deberá incorporar el nombre del proceso con el que será alineado el proyecto y será sujeto de mejora, (el sistema permite capturar 1000 caracteres), y deberá Guardar la información. En caso de que el proyecto corresponda a la mejora de un grupo de procesos, se deberán realizar los pasos 2 y 3 para cada uno de los procesos del proyecto de forma individual. e) Indicadores Incorporar el uso de indicadores a un proyecto obedece a la conveniencia de disponer de un marco de referencia para valorar los resultados de los proyectos de mejora comparando la situación existente antes del proyecto, durante su ejecución, y al terminarlo. Esta comparación aporta elementos para promover la mejor planeación y definición de proyectos de mejora, a la Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 21 de 73

24 vez que abre la posibilidad de instrumentar los cambios pertinentes para lograr el efectivo cumplimiento de su objetivo. Los indicadores consisten en las variables relacionadas con el desempeño de la operación que se verán modificadas como resultado del proyecto; es necesario que estos indicadores se puedan expresar de forma cualitativa o cuantitativa. Estos indicadores describen la situación de cada variable antes y después de la ejecución del proyecto. Para el registro de la información de los indicadores se deberá seleccionar el icono Indicadores, después deberá ir a Nuevo Indicador. Se capturan los siguientes datos para cada indicador: El nombre del indicador. (El sistema permite capturar un máximo de 500 caracteres). Descripción del indicador. (El sistema permite capturar un máximo de 500 caracteres). La unidad de medida del indicador de las variables que son modificadas por el proyecto. (El sistema permite capturar un máximo de 500 caracteres). Los datos de la definición de Indicadores que se registran en la Fase 1 permanecen a lo largo del proyecto y no pueden ser editados una vez validada en esta primera Fase; en la Fase 3 (durante el registro de los avances en la ejecución del proyecto) se podrán agregar indicadores adicionales que podrán ser editadas en tanto no se cierre dicha Fase. Se podrán editar los indicadores que se incorporen. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 22 de 73

25 A continuación se presentan algunos ejemplos de indicadores de proyecto: Nombre del indicador Descripción Unidad de medida Tiempo para realizar un proceso. Servidores públicos que participan en un proceso. Tiempo de ciclo para la entrega del producto de un proceso Servidores públicos que participan de manera directa en la atención de un proceso Tiempo Servidores públicos 4.3 Validación de la información de la iniciativa de proyecto Hasta este paso, los datos básicos del proyecto que han sido registrados, pueden ser modificados como se requiera por el Líder de Proyecto y su estado es de Iniciativa de proyecto. En este momento, es necesario que los grupos de trabajo relacionados con el proyecto, dentro y fuera del grupo de trabajo del mismo, confirmen que la información registrada es completa y corresponde a la definición prevista y acordada para el proyecto. Una vez que la información del proyecto ha pasado por la verificación de su contenido por los usuarios involucrados con el mismo, el Líder de Proyecto deberá validar en el sistema la calidad de la información registrada. La validación de la iniciativa consta de: a) Opinión de la SFP. El Líder de Proyecto solicitara la opinión de la SFP de que la información del proyecto está completa, mediante el botón Aviso a la SFP, para solicitar la verificación de la misma por parte de la SFP. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 23 de 73

26 El sistema le enviará un mensaje a la SFP para opinar acerca de la información registrada por el Líder de Proyecto. b) Validación del Líder de Proyecto. Una vez que se cuenta con la opinión positiva de la SFP, el sistema habilita la opción para que el Líder de Proyecto valide dicha información, con lo cual se cierra la Fase 1. Para validar la información, el Líder de Proyecto deberá ir al icono Validación e ir a Validación del Líder de Proyecto y después deberá seleccionar Líder de Proyecto. Cuando el Líder de Proyecto válida la información, el sistema mostrará un mensaje de confirmación de la validación del proyecto en su Fase 1, por lo que a partir del cierre podrá ingresar a la Fase 2 para registrar el plan de trabajo. Una vez que la iniciativa se válida, no se podrá realizar ninguna modificación a la misma. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 24 de 73

27 En caso de que la información de la iniciativa requiera ajustes o precisiones, la UPMGP registrará en el sistema los comentarios correspondientes a la iniciativa, por lo que el Líder de Proyecto deberá realizar los ajustes solicitados para llevar a cabo la validación de la Fase Comentarios a la información del proyecto En el ciclo de desarrollo del proyecto, diversos participantes pueden emitir comentarios en el sistema (excepto el Líder de Proyecto y equipo de trabajo), acerca de la información registrada a lo largo del proyecto Registro de comentarios en la Fase 1 Para que un usuario del sistema (excepto el Líder de proyecto y equipo de trabajo) registre comentarios en la fase 1 de una iniciativa o proyecto, es necesario ingresar al sistema y localizar la iniciativa y/o proyecto a la cual se incorporarán los mismos: 1. En la pantalla de Inicio del sistema, dar clic al icono Administración de proyectos o bien, seleccionar esta misma opción en el menú de la barra superior. 2. Seleccionar el botón iniciativa de la Institución. 3. En el panel del lado izquierdo, seleccionar la opción Iniciativa, y buscar en el menú correspondiente el nombre de la iniciativa de nuestro interés. 4. Posteriormente, se selecciona el icono correspondiente a la Fase 1 - Registro de Proyectos Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 25 de 73

28 5. Es posible elegir en cuál de los dos apartados de esta fase se desea registrar el comentario: en la sección Datos generales o en la sección Análisis. a. Los datos que comprenden estas secciones son: datos generales, equipo de trabajo, alineación del proyecto con programas, datos de tema e indicadores del proyecto. 6. En cualquiera de los dos casos, es necesario dirigirse a la parte inferior de la pantalla, en donde aparecerá el botón Comentarios en el lado izquierdo. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 26 de 73

29 7. Al dar clic en este botón, aparecerá la pantalla en la cual se escribirá el comentario que se desea registrar. En esta sección el sistema muestra el nombre del proyecto, la sección del proyecto en la cual se está registrando el comentario, así como el rol del usuario que registra el comentario. 8. Para finalizar, es necesario oprimir el botón Guardar Consulta de comentarios Los nuevos comentarios emitidos se pueden consultar de manera rápida en la sección Consulta del proyecto. Los usuarios con rol Líder de Proyecto, Órgano Interno de Control y Asesor de la Unidad de Políticas de Mejora de la Gestión, podrán consultar los comentarios ingresando a la sección Validación y Consulta de proyectos. En el listado de proyectos se encuentra el campo Comentarios pendientes, donde podrán consultar los mensajes de cada proyecto dando clic en la liga Comentario(s) sin leer. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 27 de 73

30 El sistema mostrará los nuevos comentarios con la etiqueta Nuevo. Una vez leído un mensaje, se da clic en la etiqueta Nuevo. El mensaje no se elimina, solamente cambia su estatus y permanece visible en el control de comentarios. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 28 de 73

31 También es posible consultar los comentarios que fueron realizados en las fases, lo cual es posible dando clic en la liga Comentario (s) sin leer en la pantalla de ingreso de cada una. Además, también se pueden leer los comentarios al ingresar a la fase del proyecto en donde hayan sido emitidos. Esta función complementa al reporte 2.1 Comentarios emitidos en el Sistema y se encuentra disponible para los usuarios con rol Líder del Proyecto, Órgano Interno de Control y Asesor de la Unidad de Políticas de Mejora de la Gestión. Los comentarios incorporados en los proyectos pueden ser consultados por todos los usuarios a través del Reporte de comentarios realizados en el sistema en el apartado Reportes, tal y como se describe en la sección 11.2 Reportes del sistema del capítulo 8. Consulta de información en el SIPMG, más adelante en este mismo documento. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 29 de 73

32 Nombre Descripción Alcance Fecha inicial del proyecto Tipo Institución (es) participantes Institución Líder Objetivos Beneficios esperados Proceso (s) Prioritario (s) al que se relaciona Meta Nacional Objetivo Estrategia Programa (s) Sectorial (es) y/o Institucional Objetivo Estrategia Objetivo Estrategia Programa Presupuestario Participación ciudadana Acceso a la información Política de transparencia Archivos FICHA DEL PROYECTO DE MEJORA Presupuesto basado en resultados y Evaluación Inversión e Infraestructura (Obra pública) Responsable Fecha final del proyecto Administración Portuaria Integral de Ensenada, S.A. de C.V. Alineación estratégica Plan Nacional de Desarrollo Programa para un Gobierno Cercano y Moderno Bases de Colaboración Contrataciones públicas Optimización de recursos en la APF Procesos Recursos humanos Mejora regulatoria Tecnologías de la información 5. Fase 2 - Plan de trabajo del proyecto de mejora 2 Plan de Trabajo 2 Proyecto Interinstucional Actividades, calendario Definición de proyecto interinstitucional Proyectos agrupados Plan de coordinación En esta fase se documenta el plan de trabajo de las actividades del proyecto. Es importante recordar que en la Fase 2 no podrán ser modificados los datos básicos del proyecto que fueron definidos en la Fase Registro de actividades del proyecto Las actividades estarán asociadas a un resultado o producto que se exprese como entregable del proyecto. Las actividades de gestión del proyecto, si bien son de gran importancia para el control de los resultados del proyecto, no serán incorporadas en el plan de trabajo del SIPMG. Los conceptos que se registran para cada actividad son: Nombre de la actividad Fechas de inicio y fin Esta información puede ser modificada en tanto no se valide la información o no contemple ningún avance reportado por el Líder de Proyecto. El Líder de Proyecto deberá ir a la Fase 2 Registro de Actividades, Fechas de inicio y fin. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 30 de 73

33 Para registrar cada actividad de su programa de trabajo deberá dar clic al icono [+] Procesos. Posteriormente deberá ir a Nueva Actividad, con esto aparece una ventana para capturar los conceptos señalados de la actividad. El Líder de Proyecto, deberá Guardar la información correspondiente a la actividad a realizar. Es importante considerar lo siguiente en la fase 2 de un proyecto: Todo proyecto debe tener al menos una actividad. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 31 de 73

34 Un proyecto multianual debe tener al menos una actividad en cada año, ésta regla sólo le aplica a los proyectos institucionales, para los proyectos interinstitucionales, el programa de cada institución participante tendrá las fechas independientes. 5.2 Validación de la información del plan de trabajo Hasta este punto, el programa de trabajo del proyecto puede ser modificado como se requiera por el Líder de Proyecto. Una vez que el Líder de Proyecto confirma que el programa es completo, procede a generar la confirmación de la información de la Fase 2. Para confirmar la información del plan de trabajo, el Líder de Proyecto deberá ir al icono Validación y después deberá seleccionar la casilla Líder de Proyecto. El sistema le mostrará un mensaje para validar el plan de trabajo, es importante mencionar que el plan de trabajo que ya fue validado no se podrá modificar. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 32 de 73

35 5.3 Comentarios a la información de la Fase 2 Para que un usuario del sistema (excepto el Líder de Proyecto y participante de equipo de trabajo) registre comentarios en la fase 2 de un proyecto, es necesario ingresar al sistema y localizar el proyecto al cual se incorporarán los mismos: 1. En la pantalla de Inicio del sistema, dar clic al icono Administración de proyectos o bien, seleccionar ésta misma opción en el menú de la barra superior. 2. Seleccionar el botón Proyectos de la Institución. 3. En el panel del lado izquierdo, seleccionar la opción Proyectos, y buscar en el menú correspondiente el nombre del proyecto de nuestro interés. Pru eba 1% Pru eba 1% Pru eba 1% 4. Posteriormente, se selecciona el icono correspondiente a la Fase 2 Plan de trabajo 5. Ingresar a la fase dando clic en el icono Registro de Actividades, Fechas de inicio y fin. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 33 de 73

36 6. Dirigirse a la parte inferior de la pantalla, en donde aparecerá el botón Comentarios en el lado izquierdo. 7. Al dar clic en este botón, aparecerá la pantalla en la cual se escribirá el comentario que se desea registrar. En esta sección el sistema muestra el nombre del proyecto, la sección del proyecto en la cual se está registrando el comentario, así como el rol del usuario que registra el comentario. 8. Para finalizar, es necesario oprimir el botón Guardar. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 34 de 73

37 6. Fase 3 - Ejecución del proyecto de mejora 2 Seguimiento 3 4 Monitoreo Registro de resultados de actividades Resultados de indicadores de proyecto Resultados de actividades Indicadores de proyecto En esta fase se registran los resultados de las actividades desarrolladas de acuerdo con el plan de trabajo registrado en la Fase 2. El avance en la ejecución del plan de trabajo de cada proyecto se documenta en el sistema con el estatus (concluida, en proceso, cancelada). Durante la ejecución del proyecto se podrán incorporar indicadores de proyecto adicionales a las que se registraron en la Fase 1, de acuerdo con los resultados que se obtienen durante la propia ejecución. Es importante recordar que los indicadores que se guardaron durante la definición del proyecto en la Fase 1, no podrán ser eliminados ni modificados. 6.1 Avances de actividades El Líder de Proyecto podrá capturar el avance de actividades que integró en su plan de trabajo en la Fase 2, para realizar esto deberá de ir al icono Avance de Actividad correspondiente a la actividad de la cual se registrará el avance. En cada actividad, se podrán registrar a lo largo del proyecto los avances de la misma, considerando que dichos avances sean significativos. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 35 de 73

38 Para registrar el avance de una actividad, el Líder de Proyecto deberá seleccionar el icono Agregar avance en la actividad. El sistema permitirá capturar en cada una de las actividades una descripción del avance, (El sistema permite capturar un máximo de 500 caracteres) y el avance de la actividad (concluida, en proceso o cancelado). Para cada avance que reporta el Líder de Proyecto en las actividades del proyecto, deberá capturar nuevo registro de avance. El avance de cada actividad se registra con el estatus de concluida, en proceso o cancelada, así como una descripción del resultado que refleja este avance. (El sistema permite capturar 1500 caracteres). Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 36 de 73

39 Una vez que el Líder de Proyecto captura la descripción de avance, deberá Guardar la información; el sistema le mostrará un mensaje para confirmar que los datos capturados se guardarán. Es importante considerar lo siguiente en la fase 3 de un proyecto: El sistema no permitirá validar la Fase 3, si no cuenta con el estatus de concluida para todas las actividades del plan de trabajo. El sistema permitirá, en caso de ser necesario, incorporar nuevas actividades para complementar las adicionales capturadas en la Fase 1. No es posible cancelar las actividades que contengan avance registrado. El sistema contemplará el último estatus de avance registrado para la actividad definida. 6.2 Indicadores El sistema permite registrar, en cualquier momento de la Fase 3, los avances de los valores de los indicadores que se definieron durante la Fase 1. Para registrar los valores de los indicadores, el Líder del Proyecto deberá ir al icono Indicadores. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 37 de 73

40 El sistema mostrará los nombres de los indicadores que fueron capturados en la Fase 1, el Líder del Proyecto deberá registrar la Línea Base, una breve descripción de esta y el valor actual del indicador. (El sistema permite capturar un máximo de 500 caracteres). Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 38 de 73

41 Cuáles son los valores de referencia para un indicador? La línea Base permite conocer el valor de cada indicador al momento de dar inicio el proyecto, es decir, establecer el punto de partida del mismo. La descripción de la línea base permite documentar las características particulares del valor inicial del indicador, así como las consideraciones que deban registrarse con respecto a estos valores (El sistema permite capturar un máximo de 500 caracteres). El Líder de Proyecto deberá guardar la información de la línea base y su descripción mediante el botón Guardar. El sistema le mostrará un mensaje para confirmar que los datos capturados se guardarán y ya no podrán ser modificados. Captura de valores de un indicador. Para cada indicador en el proyecto el Líder de Proyecto deberá registrar, la meta a alcanzar para dicho indicador como resultado del proyecto, así como una descripción de la meta (El sistema permite capturar un máximo de 500 caracteres). Cada vez que el indicador experimenta una variación con respecto al valor que tenía al inicio del proyecto (línea base), es posible registrar en el SIPMG un valor actual, así como una descripción del valor actual (El sistema permite capturar un máximo de 500 caracteres), que permite documentar anotaciones u observaciones a cada medición. Para registrar un valor actual se requiere activar el botón Registro de Indicador, como se muestra a continuación: Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 39 de 73

42 El Líder de Proyecto deberá Guardar la meta, descripción de la meta, el valor actual y la descripción del valor actual, el sistema le mostrará un mensaje en donde le indica que la información fue guardada satisfactoriamente. En caso de ser necesario, el Líder de Proyecto podrá agregar en esta Fase 3, nuevos indicadores al proyecto que no hubieran sido incorporados en el proyecto durante la Fase 1; para agregar nuevos indicadores deberá ir al icono Agregar Indicador. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 40 de 73

43 Se capturan los siguientes datos para cada indicador que se agrega, de la misma manera en que fue establecido en la Fase 1: El nombre del indicador. (El sistema permite capturar un máximo de 500 caracteres). Descripción del indicador. (El sistema permite capturar un máximo de 500 caracteres). La unidad de medida del indicador. Tema: Procesos. El Líder de Proyecto deberá dar clic en el botón correspondiente para Guardar los datos del indicador; el sistema le mostrará un mensaje en donde le indica que la información fue guardada satisfactoriamente. Es importante señalar que los datos del indicador registrado en la Fase 1 no podrán ser modificadas. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 41 de 73

44 6.3 Datos de Procesos El Líder del proyecto deberá registrar, mediante el icono Identificación, el nombre de cada proceso que se modifica con el proyecto, siguiendo los pasos mencionados en la sección d) Datos de Procesos del capítulo 4.2 Cómo registrar una iniciativa de proyecto en el SIPMG?, repitiendo los pasos 2 y 3 tantas veces como sea necesario en el caso de los proyectos que correspondan a la mejora de un grupo de procesos. 6.4 Edición de Actividades Cómo integro al plan de trabajo actividades adicionales? En caso de que el proyecto se encuentre en fase 3 y el Líder de Proyecto a cargo del mismo se encuentre realizando actividades relacionadas con productos trascendentes del proyecto que no fueron establecidas en el plan original de trabajo, es posible integrarlas como nuevas actividades en el proyecto. El Líder de Proyecto que desee integrar nuevas actividades deberá ir Edición. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 42 de 73

45 Los conceptos que se registran son: Nombre de cada actividad. Fechas de inicio y fin. El Líder de Proyecto deberá Guardar la información relacionada con la nueva actividad que fue incorporada al plan de trabajo del proyecto, el sistema le mostrará un mensaje en donde le indica que la información fue guardada satisfactoriamente. Cómo puedo consultar el avance del proyecto? El sistema permite consultar durante la Fase 3 de un proyecto: Ver ficha del proyecto: Datos básicos del proyecto definidos en la Fase 1, disponible desde la Fase 1. Plan de trabajo: Consulta en formato gráfico y tabular el plan de trabajo registrado en la Fase 2, disponible desde la Fase 2. Avance del Proyecto: Resumen del registro de los valores de avance más recientes registrados para cada actividad del plan de trabajo y la fecha en que se actualiza la información, disponible en la Fase 3. Para consultar estos documentos, los usuarios del sistema harán clic en los iconos que se encuentran en la parte derecha del cuadro de actividades del proyecto, como se muestra a continuación: Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 43 de 73

46 El sistema le permite exportar esta información como archivos en formato MS Excel. 6.5 Validación de la información de avance de actividades del proyecto Una vez que el Líder de Proyecto captura todos los datos requeridos sobre el avance en el plan de trabajo del proyecto, el sistema habilita la opción para que el Líder valide dicha información, con lo cual se cierra la Fase 3. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 44 de 73

47 Para validar la información el Líder deberá ir al icono Validación y después deberá seleccionar Líder de Proyecto. El sistema mostrará un mensaje para confirmar la validación de la información registrada; es importante señalar que una vez validada la información no podrá ser modificada. Nota: el sistema enviará un mensaje al Asesor de la Unidad de Políticas de Mejora de la Gestión, en donde se le comunica que el Líder de Proyecto ha validado la conclusión de las actividades previstas en el plan de trabajo del proyecto. 6.6 Comentarios a la información de la Fase 3 Para que un usuario del sistema (excepto el Líder de Proyecto y equipo de trabajo) registre comentarios en la fase 3 de un proyecto, es necesario ingresar al sistema y localizar el proyecto al cual se incorporarán los mismos: 1. En la pantalla de Inicio del sistema, dar clic al icono Administración de proyectos o bien, seleccionar esta misma opción en el menú de la barra superior. 2. Seleccionar el botón Proyectos de la Institución. 3. En el panel del lado izquierdo, seleccionar la opción Proyectos, y buscar en el menú correspondiente el nombre del proyecto de nuestro interés. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 45 de 73

48 Pru eba 1% Pru eba 1% Pru eba 1% 4. Posteriormente, se selecciona el icono correspondiente a la Fase 3 Seguimiento de proyectos. 5. Ingresar a la fase dando clic en el icono Avance de actividades. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 46 de 73

49 6. Dirigirse a la parte inferior de la pantalla, en donde aparecerá el botón Comentarios en el lado izquierdo. 7. Al dar clic en este botón, aparecerá la pantalla en la cual se escribirá el comentario que se desea registrar. En esta sección el sistema muestra el nombre del proyecto, en la cual se está registrando el comentario, así como el rol del usuario que registra el comentario. 8. Para finalizar, es necesario oprimir el botón Guardar. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 47 de 73

50 7. Fase 4 - Cierre del proyecto de mejora 2 Cierre de Proyecto Resultados del proyecto Indicadores finales de proyecto Análisis 3 4 Avances de proyectos Resultados, indicadores La documentación del cierre del proyecto la realiza el Líder de Proyecto en la fase 4. En esta fase se integran el resumen y las conclusiones de los resultados alcanzados con la ejecución del proyecto; el SIPMG. Adicionalmente, se requiere la participación del Órgano Interno de Control, quien emite una opinión con respecto al desarrollo del proyecto, así como la revisión por parte del Asesor de la UPMGP de toda la información que se registre en el mismo. El sistema permite asignar uno de dos estatus de cierre a un proyecto: concluido o cancelado. El estatus concluido se asigna una vez que se han registrado como concluidas todas las actividades definidas en el plan de trabajo del proyecto. El estatus cancelado se asigna, si así lo ha decidido la institución, cuando se interrumpen las actividades definidas en el plan de trabajo y se decide no continuar con el desarrollo del mismo, con la validación de la Secretaría de la Función Pública. 7.1 Documento de cierre de proyecto El Líder de Proyecto podrá dar clic al botón de Documento de Cierre. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 48 de 73

51 En esta sección se registra el cierre del proyecto, con una valoración sobre el resultado del mismo al finalizar sus actividades. El Líder de Proyecto deberá describir el estado final de los siguientes conceptos del proyecto: Fecha planeada (inicio y fin) y fecha de ejecución (inicio y fin). Esta última corresponde a la fecha cuando concluye el proyecto. Descripción del alcance final y/o justificación de prórroga del proyecto. (El sistema permite capturar 1500 caracteres). En el caso que el Líder del proyecto haya solicitado alguna prórroga de su proyecto, deberá de describir cuándo lo solicito y las razones del porqué requirió mayor tiempo para su ejecución. Resultado de impacto. (El sistema permite capturar 1500 caracteres). Describir los resultados vinculados a la planeación original del proyecto (objetivos, alcance e indicadores) o bien a los deseados, es decir, al resultado que obtuvo con efectos positivos en beneficio de la población objeto. Beneficio interno y externo. (El sistema permite capturar 1500 caracteres). Como beneficio interno, se deben de entender aquellos que al interior de una área o varias, se hayan beneficiado con las mejoras del proceso o conjunto de procesos vinculados en el desarrollo del proyecto y beneficios externos, son aquellos que directamente inciden en el desempeño al usuario, cliente o ciudadano y que son tangibles y que pueden estar sujetos a evaluación. El Líder del proyecto deberá Guardar la información proporcionada, el sistema le mostrará un mensaje en donde le indica que su información se guardó satisfactoriamente. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 49 de 73

52 7.2 Registrar el estatus de cierre del proyecto. El Líder de Proyecto deberá seleccionar el estatus del proyecto, ya sea Concluido o Cancelado, e integrar una descripción de dicho estatus y guardar la información que fue proporcionada Proyecto de Mejora Concluido El estatus Concluido puede asignarse solamente cuando se ha completado el registro de todas las actividades del plan de trabajo en la Fase 3. Una vez que el Líder de Proyecto asigna el estatus del proyecto como Concluido, el sistema le enviará un mensaje al Órgano Interno de Control y al Asesor de la Unidad de Políticas de Mejora de la Gestión, solicitando que emitan su opinión sobre el cierre del proyecto Proyecto Cancelado En caso de que la institución determinara cancelar un proyecto una vez que éste ya cuenta con avances en su desarrollo, el Líder del mismo deberá describir el motivo de la cancelación del proyecto. La cancelación de un proyecto puede realizarse en cualquier punto en que éste se encuentre, a partir de la fase 2, es decir, un proyecto puede ser cancelado solamente si la Fase 1 se encuentra completamente validada. Una vez que el Líder de Proyecto Guarde el estatus del proyecto como Cancelado, el sistema le enviará un mensaje al Órgano Interno de Control y al Asesor de la Unidad de Políticas de Mejora de la Gestión solicitando que emitan su opinión sobre la cancelación del proyecto. Es importante señalar que una vez validada la información no podrá ser modificada. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 50 de 73

53 7.3 Describir el indicador destacado del proyecto. En ésta sección se deberá describir las contribuciones más destacadas de los resultados de los indicadores definidos en el proyecto. El Líder del Proyecto deberá dar clic en el botón Agregar Registro. El sistema permitirá capturar al Líder de Proyecto realizará una descripción sobre los logros relevantes del indicador, integrando el valor actual de la medición, deberá guardar la información que fue proporcionada. 7.4 Validación y cierre por el Líder de Proyecto. Una vez que se ha registrado toda la información correspondiente al cierre del proyecto y cuenta con la opinión del Órgano Interno de Control y del Asesor de la Unidad de Políticas de Mejora de la Gestión Pública, el Líder de Proyecto podrá cerrar el proyecto, para lo cual deberá ingresar al apartado de Flujo de validación dando clic al botón Validación. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 51 de 73

54 El Líder de Proyecto deberá dar clic en la casilla correspondiente en la sección Flujo de validación del cierre del proyecto, mismo que requiere solamente de su participación. El sistema mostrará un mensaje para confirmar la validación de la información registrada; es importante señalar que una vez validada la información no podrá ser modificada. En caso de no contar con la opinión del Órgano Interno de Control y del Asesor de la Unidad de Políticas de Mejora de la Gestión Pública, el sistema le mostrará un mensaje al Líder de Proyecto indicándole que aún faltan las opiniones correspondientes, por lo que no podrá realizar el cierre del proyecto. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 52 de 73

55 7.5 Opinión del Órgano Interno de Control. Como parte del cierre del proyecto, el Órgano Interno de Control emitirá su opinión en el cierre del proyecto, mediante un resumen que incluye la verificación de la información sobre el desarrollo de cada fase del proyecto. Para registrar en el sistema esta opinión, el OIC deberá dar clic en el botón Informe de Cierre OIC. En esta actividad se contemplan la opinión del Órgano Interno de Control sobre los resultados del proyecto, siendo estos: Resultados obtenidos y su impacto. (El sistema permite capturar 1500 caracteres). Beneficios (internos y externos). (El sistema permite capturar 1500 caracteres). Contribución a la mejora de procesos. (El sistema permite capturar 1500 caracteres). Se deberá detallar las mejoras de los procesos, es decir, destacando cómo estaba el proceso o conjunto de procesos antes de la ejecución del proyecto y cómo cambio con la ejecución del mismo. El proyecto contribuyó a la mejora de un proceso trámite o servicio, especifique el nombre y en qué consistió la mejora. (El sistema permite capturar 1500 caracteres). Conclusiones. (El sistema permite capturar 1500 caracteres). Mencionar si se cumplieron los objetivos y las ventajas o desventajas de la ejecución del proyecto, así también señalar las limitaciones en caso de haber existido y proponer las posibles soluciones del problema o recomendar una segunda etapa del proyecto. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 53 de 73

56 7.6 Comentarios a la información de la Fase 4. Para que un usuario del sistema (excepto el Líder de Proyecto y participante de equipo de trabajo) registre comentarios en la Fase 4 de un proyecto, es necesario ingresar al sistema y localizar el proyecto al cual se incorporarán los mismos: 1. En la pantalla de Inicio del sistema, dar clic al icono Administración de proyectos o bien, seleccionar ésta misma opción en el menú de la barra superior. 2. Seleccionar el botón Proyectos. 3. En el panel del lado izquierdo, seleccionar la opción Proyectos, y buscar en el menú correspondiente el nombre del proyecto de nuestro interés. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 54 de 73

57 Pru eba 1% Pru eba 1% Pru eba 1% 4. Posteriormente, se selecciona el icono correspondiente a la Fase 4 Cierre de proyectos 5. Ingresar a la fase dando clic en el icono Documento de cierre. 6. Dirigirse a la parte inferior de la pantalla, en donde aparecerá el botón Comentarios en el lado izquierdo. 7. Al dar clic en este botón, aparecerá la pantalla en la cual se escribirá el comentario que se desea registrar. En esta sección el sistema muestra el nombre del proyecto, la sección del proyecto en la cual se está registrando el comentario, así como el rol del usuario que registra el comentario. 8. Para finalizar, es necesario oprimir el botón Guardar. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 55 de 73

58 8 Consulta de información en el SIPMG 8.1 Reportes del sistema El apartado Reportes del sistema permite la consulta de información sobre los proyectos; en este momento se cuenta con los siguientes reportes disponibles para consulta: Reporte General (Proyectos e Iniciativas): Datos básicos de definición de los proyectos como Nombre del proyecto, fecha de inicio y fin, Descripción del proyecto, Beneficios esperados, Objetivo, Alcance. Comentarios realizados en el Sistema: Comentarios realizados a los proyectos por los distintos usuarios involucrados. El reporte permite identificar la fase y sección en la que se realiza el comentario, la fecha de registro, el usuario que lo incorpora y el rol con el que participa en el sistema. Avance de Actividades: Contiene las actividades que conforman el plan de trabajo del proyecto. Avance de proyectos Fase 3: Contiene registro del avance de las actividades del plan de trabajo de los proyectos en su Fase 3. Proyectos concluidos: Proyectos documentados como concluidos por el líder de proyecto. Proyectos cancelados: Proyectos que fueron cancelados y debidamente justificados por el líder de proyecto. Proyectos en ejecución: Lista de proyectos que se encuentran ejecutando las actividades de su plan de trabajo. Datos asociados al proyecto: Presenta el tema de procesos con la identificación de los procesos relacionados con el proyecto. Alineación PGCM: Detalle de los datos de la relación de los proyectos con los objetivos y estrategias del Programa para un Gobierno Cercano y Moderno. Indicadores : Lista de los indicadores definidos para cada proyecto: nombre del indicador, descripción, unidad de medida, línea base, descripción de la línea base, valor actual, descripción del valor actual. Estatus de los proyectos: presenta el estatus de proyectos (fases). Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 56 de 73

59 Alineación de proyectos-programas sectoriales y/o institucionales: Detalla los proyectos que alineados con los programas. Histórico de actividades reportadas: contiene el historial de las actividades de los planes de trabajo de cada uno de los proyectos. Estos reportes pueden descargarse para consulta en archivos con formato MS Excel. Para ello solamente se debe dar clic en el icono correspondiente que se ubica en la esquina superior derecha y seguir las instrucciones del navegador de internet para guardar el archivo en su equipo. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 57 de 73

60 Apéndice A. Requerimientos para uso del sistema 1.1 Dirección electrónica del sistema El Sistema de Información de Proyectos de Mejora Gubernamental se encuentra en la siguiente dirección electrónica: Requerimientos técnicos Para trabajar en el sistema es necesario: Utilizar alguno de los siguientes navegadores Internet Explorer versión 7 en adelante con vista de compatibilidad activada, Chrome en sus versiones más recientes. En caso de trabajar con el navegador Internet Explorer, es necesario activar la Vista de compatibilidad de la siguiente manera: Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 58 de 73

61 a. En el navegador de internet, teclear la dirección para ingresar al sistema SIPMG ( b. En el icono Vista de compatibilidad, dar clic para activar dicha función (el icono se ubica del lado derecho de la barra de direcciones del navegar). Al dar clic sobre este icono, éste cambiará de color y el navegador volverá a cargar la página. Cada usuario del sistema deberá contar con una clave de acceso y una contraseña. En caso de no contar con ella, debe ser solicitada por uno de los siguientes medios: Las claves para los usuarios con rol Enlace Institucional y Órgano Interno de Control, se solicitarán a la Unidad de Políticas de Mejora de la Gestión Pública (UPMGP) de la SFP. Los usuarios designados como Líder de proyecto, la solicitarán a su Enlace Institucional. Otros usuarios podrán solicitar su clave de acceso a la UPMGP. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 59 de 73

62 B. Usuarios del sistema 1.1 Roles participantes Cada usuario(a) registrado(a) en el sistema debe contar con un rol asignado, mismo que le permitirá realizar acciones y consulta de datos, dependiendo del nivel de permisos con el que cuente dicho rol. En el sistema se identifican los siguientes roles que participan en la documentación del proyecto: Enlace Institucional Administra el acceso a la plataforma SIPMG de los usuarios en la institución. Líder de Proyecto Registra el nuevo proyecto a su cargo (iniciativa de proyecto). Registra el plan de trabajo del proyecto. Registra avances y resultados del proyecto de mejora en la plataforma SIPMG. En los proyectos interinstitucionales en que participe, asegura la definición de los planes de trabajo de acuerdo con los objetivos del proyecto integrador. Participantes de equipo de trabajo Consulta la información de proyectos en la institución. Órgano Interno de Control Consulta la información de proyectos en la institución. Registra comentarios a los proyectos en la institución. Registra su opinión del OIC sobre los resultados de los proyectos de la institución. Órgano Interno de Control Sectorizado Consulta información y registra comentarios de los proyectos en las instituciones (dependencias, entidades u órganos desconcentrados) que conforman el grupo en el cual el OIC tiene atribuciones. Registra la opinión del OIC sobre los resultados de los proyectos. Unidad de Políticas de Mejora de la Gestión Pública Consulta la información de los proyectos en las instituciones. Registra comentarios relativos a la definición y los avances de los proyectos en sus diferentes etapas. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 60 de 73

63 C. Claves de usuario del sistema 1.1 Registro de nuevos usuarios Como se menciona en el apartado 3.2 Requerimientos técnicos, la solicitud de clave de acceso del Enlace Institucional se deberá realizar por escrito a la UPMGP. En el caso del rol de Líder de Proyecto, la asignación de clave la podrá llevar a cabo el Enlace Institucional. La clave de acceso para personal de los Órganos Internos de Control se solicita a la UPMGP, particularmente cuando se trata de clave para Titulares de Órgano Interno de Control o Titulares del Área de Auditoría para Desarrollo y Mejora de la Gestión Pública. Para dar de alta a los usuarios con rol Líder de Proyecto, el Enlace Institucional deberá ingresar al sistema y realizar las siguientes acciones: a. Ingresar al apartado Mi Administrador y seleccionar Equipo de Trabajo. b. Seleccionar el botón Nuevo usuario. El sistema desplegará los campos para capturar la información del Líder de Proyecto, siendo estos: usuario, nombre completo, institución, contraseña, puesto, teléfono, extensión y correo electrónico. c. Una vez que proporcionó los datos, deberá seleccionar la casilla Activo y Guardar la información que fue capturada. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 61 de 73

64 1 2 Es importante mencionar que el sistema solamente permite que una cuenta de correo esté asignada a una cuenta de usuario, por lo que no es posible asignar el mismo correo a dos personas diferentes. Cada usuario debe contar con su propia cuenta de correo. El sistema mostrará un mensaje indicando El usuario se registró satisfactoriamente ; posteriormente dará clic en la flecha para regresar y asignar el rol del usuario. d. A continuación, el Enlace Institucional deberá buscar en la lista de usuarios del sistema al usuario que dio de alta para asignarle el rol que corresponda. Una vez localizado, deberá dar clic en el icono de la silueta humana correspondiente al apartado Roles. e. El sistema desplegará el listado de roles que el Enlace Institucional puede asignar (Líder de Proyecto y participante de equipo de trabajo) al nuevo usuario que se dio de alta. Finalmente, deberá Guardar la información que fue proporcionada en el sistema. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 62 de 73

65 La información de los usuarios que se registran en el sistema podrá ser modificada en caso de tener errores en su captura, exceptuando el campo Usuario, el cual no podrá ser modificado una vez que se ha creado la cuenta de usuario. 1.2 Estructura de la clave de usuario y contraseña Las claves de usuario y contraseñas deben contar con una estructura y características que requiere el sistema para brindar un mayor grado de seguridad. Clave de usuario Todas las claves de usuario se asignan en letras minúsculas y sin hacer uso de acentos, espacios o caracteres especiales. Estructura: nombre.apellido_paterno Ejemplo: Nombre del usuario Juan González López Clave juan.gonzalez En caso de duplicidad, por existencia de usuarios homónimos, se propone agregar la primera letra del apellido materno al final. Estructura: nombre.apellido_paterno + primera letra apellido_materno Ejemplo: Nombre del usuario Juan González Martínez Clave juan.gonzalezm Contraseña de usuario Para que el sistema considere como válida una contraseña, ésta debe contar con las siguientes características: Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 63 de 73

66 Debe contar al menos con 8 caracteres. Al menos un carácter debe ser letra mayúscula. Debe contener al menos un número. Debe contener al menos un carácter especial (por ejemplo: #$%&?!). 1.3 Desactivación de cuentas de usuario La desactivación de cuentas de usuario tiene lugar cuando la persona a la que fue asignada la clave de ingreso al SIPMG ha dejado de laborar en la institución o en el OIC correspondiente, por lo que esa persona ya no está autorizada para ingresar al sistema a consultar o modificar información de los proyectos. Para desactivar una cuenta de usuario, el Enlace Institucional deberá ingresar en el apartado Mi Administrador, buscar en la lista de usuarios del sistema al usuario que se desactivará y dar clic en el botón Editar. Una vez que se muestra en la pantalla los datos del usuario, deberá: 1) Quitar la marca de la casilla Activo e ingresar una nueva contraseña 2) Guardar los cambios realizados. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 64 de 73

67 Cambio de Líder de proyecto Cuando se presenta un cambio en la designación de un Líder de Proyecto y éste se encuentra en ejecución (es decir, que no se ha asignado al proyecto estatus Concluido o Cancelado), el Enlace Institucional podrá realizar el cambio del Líder de Proyecto, de acuerdo con los pasos descritos a continuación. 1. Asegurarse que el nuevo Líder de proyecto es un usuario registrado en el sistema y tiene asignado el rol Líder de proyecto : a. Si la persona no se encuentra registrada como usuario en el sistema, el Enlace Institucional deberá registrar un nuevo usuario como se indica en el punto 5.1 Registros de Nuevos Usuarios. b. Asignar el rol Líder de proyecto. 2. Para asignar un nuevo Líder de proyecto, deberá dar clic en el menú Mi Administrador, Cambiar Líder de proyecto. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 65 de 73

68 3. El Enlace Institucional deberá: a. Seleccionar el proyecto en el cual se realizará el cambio del líder. b. Seleccionar de la lista desplegable al nuevo líder del mismo. 4. Finalmente, deberá Guardar la información registrada en el sistema. El sistema mostrará un mensaje de confirmacion; para finalizar el procedimiento, se debe dar clic en Continuar. El sistema mostrará el mensaje El Líder de Proyecto ha sido cambiado satisfactoriamente. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 66 de 73

69 El sistema enviará un correo electrónico al nuevo Líder de Proyecto, al Enlace Institucional, al Órgano Interno de Control y al Asesor UPMGP, para notificar que el Enlace Institucional ha realizado un cambio de Líder de Proyecto. Importante: El Enlace Institucional deberá cambiar a estatus de INACTIVO al usuario anterior Líder de Proyecto (si éste ya no participa en algún otro proyecto de la institución). El nuevo líder de proyecto deberá registrar en la Fase 4, en el apartado: Descripción de los resultados finales, el cambio de Líder de Proyecto que se efectuó durante la ejecución del mismo. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 67 de 73

70 Anexos 1.1 Alerta de seguridad Si al ingresar al sistema con su clave y contraseña de usuario, el sistema le muestra una Alerta de seguridad, esto se debe a que tiene dos sesiones abiertas en el sistema (por ejemplo, ingresar al sistema en dos computadoras diferentes o cerrar el navegador sin salir del sistema previamente). En caso de presentarse esta alerta, el sistema mostrará las acciones a seguir. Sistema SIPMG V 5.0 febrero 2016 UPMGP/SFP Página 68 de 73