INDUCCIÓN EN EL CARGO

Transcripción

1 INDUCCIÓN EN EL CARGO I) Propósito: Mejorar el proceso de Inducción actual mediante la participación de distintos departamentos, con el propósito de lograr que las nuevas incorporaciones comprendan cómo el trabajo que realizan en su cargo se vincula (Y afecta) el trabajo de otros. II) Metodología: Se definen funciones y tareas específicas para ser observadas en cada departamento. Los cargos que reciben esta Inducción son todos los relacionados a la operación y venta de los servicios de CTS. Las funciones a observar deben ser acotadas para ser abordadas incluso en período de alta carga laboral. Los departamentos y cargos que participan de esta inducción son: - Operaciones: Ejecutivos de Ventas (Receptivo, Nacional y Grupos e Incentivos), Supervisor operaciones. - Comercial: Asistente Comercial, Operador de Tráfico. - Administración y Finanzas: Administrativo (Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar) * Se excluyen las Gerencias considerando que reciben un plan personalizado por parte de las otras Gerencias. Todos los demás cargos que ingresen a CTS, su inducción estará a cargo de RRHH y del tutor designado por el mismo departamento en donde ingresa. A todas las incorporaciones les será entregado un CD explicativo acerca de la historia, el negocio, la estructura organizacional, sus oficinas y cómo navegar por Intraweb. Finalizado el periodo de Inducción en el cargo, será enviado a RRHH un informe con un resumen. III) Requisitos mínimos: Se debe contar con al menos un tutor o Anfitrión en cada uno de los departamentos descritos. Idealmente la misma persona. Las siguientes personas serán los tutores designados en cada departamento: Cuentas por Cobrar: Gimena Nuñez Cuentas por Pagar: María Paz Pincheira/ Sandra Aliaga Contabilidad: Paula Morales, María José Lienqueo (Nacional) Operaciones Receptivo: Jennifer Coll (Polonia Palma, Víctor Ramirez) Operaciones Grupos e Incentivos: Andrea Gallardo/ Julia Fuentes (Receptivo) Operaciones Grupos e Incentivos Nacional: Aníbal Echenique. 1

2 Tráfico: Natali Ibarra. Tarifas: Liliana Jiménez, Benjamín Belmar. IV) Estructura de funciones y tareas para los cargos descritos: Ejecutivos de Venta /Supervisor Operaciones Cuentas por Cobrar (Se excluye Ej. Ventas Nacional) Tarifas - Cobranza Agencias - Control de cobro de grupos y pasajeros entrando - Control de saldos agencias en deuda con CTS - Reembolsos - File en cero, complementarios (Que estén anulados en sistema) - Reembolsos; avisar porqué se está reembolsando. - Deadline, no poner muy encima de la fecha de entrada pax - Asignación de Agencia concreta de la reserva. Ejecutivo de Ventas Grupos e Incentivos: - Actualizar la información en Soptur (Confirmaciones, deadlines, etc) - Enseñar a buscar las tarifas en carpetas - Mostrar cómo se ingresan las tarifas para que después sepan cómo encontrarlas. - Enseñar los tarifarios, los productos. Cuentas por pagar - Explicación procedimiento completo cuentas por Pagar y cómo afecta el trabajo de Operaciones en el funcionamiento del departamento. Contabilidad (Paula Morales) - En aquellos casos en que existan modificaciones al File, deben confirmar que el Voucher esté debidamente emitido, de esta manera Administración y finanzas recibe la información que corresponde. - Las modificaciones al file deben ser dentro del mes que corresponde al negocio, de lo contrario, perjudica el balance de Administración y Finanzas. Contabilidad (María José Lienqueo) - Clientes con prepago y clientes con crédito. - Feche de cobro a clientes y fecha de pago proveedores en Soptur. - Fecha de pago comisión y fecha pago de devolución a agencias. Vía de información. Facturación y cierre de File. 2

3 Tráfico - Presentación del Mapa de tráfico - Codificación de servicios en Mapa de Tráfico - Presentación sistema Amadeus, ingreso de datos para la reserva y su posterior confirmación. - Llamado guías para asignación de servicios Transfer In/ Out - Asignación servicios en Privado/ regular - Impresión planilla detalle de servicios - Chequeo de sobre enviado por Operaciones. Grupos e Incentivos (Receptivo) - Introducción al funcionamiento de Grupos e Incentivos, fundamentar diferencia entre Grupos e Individuales, a quién traspasar el negocio en caso de que corresponda, presentar a las Gerencias de Receptivo y con qué países trabajan. - Concepto de Incentivo y su aplicación en las reservas. Grupos e Incentivos (Nacional) - Introducción al funcionamiento de Grupos e Incentivos Nacional, congresos, corporativos, intereses especiales. Tipos de clientes a derivar. Brasil Tarifas Operaciones - Enseñar cómo se arma el File, cómo queda el producto final, cómo se asignan las comisiones, entre otras. - Cómo tomar los Allotment (Desde Operaciones). 3

4 Administrativo Administración y Finanzas Cuentas por Cobrar Cuentas por Pagar - Prepagos correspondientes a los servicios ingresados en el File. Operaciones - Depósito realizado con copia de respaldo - Devolver a Gimena factura para poder realizar el pago. - Cobranza Agencias - Reembolsos - Pago de guías Grupos e Incentivos - Andrea Gallardo les muestra una introducción de cómo funciona Grupos e Incentivos y Julia Fuentes la parte Administrativa (En qué influye en Administración, cómo se costea File, prepagos, entre otros). Operador de tráfico Administración y Finanzas Cuentas por pagar Contabilidad - Pago de Guías. - Procedimiento pago con tarjetas de crédito (Opcionales) - Señalar en el mapa de tráfico debe figurar el Guía que realizó servicios la semana trabajada, sino queda desfasado al momento de emitir su pago en Cuentas por Pagar. 4

5 Grupos e Incentivos - Mostrar la variabilidad que existe de cambio en la medida que se acerca la fecha de ingreso del grupo, el ingreso y durante el viaje del mismo. - Mercados: Debe conocer que en Grupos se trabaja con distintos Mercados, por lo que debe asignar distintos Guías según corresponda. Operaciones Ejecutivo de Ventas - Debe observar cómo un Ejecutivo de Ventas responde a las solicitudes de los clientes, atendiendo a las diferencias que se producen entre uno u otro. Asistente Comercial 5