Red de Pago. Procedimiento de Operación Proceso: Caja.

Transcripción

1 Procedimiento de Operación Proceso: Caja Fecha Septiembre 2017 Versión Versión 1.0 Protege el medioambiente! Antes de imprimir este documento, piensa si realmente es necesario Prohibida su reproducción total o parcial.

2 Capítulo 1. Índice 1. Índice Contenido 1. Índice Control del documento Histórico de la versión Justificación de los cambios de versión Funciones del Sistema Alcance del Procedimiento Presentación y descripción ventana Red de Pago Apertura de Agencia Apertura de Caja Ingresos de Pago Código de Barra Pago Deuda por Teléfono Rut Movistar Código de Barras Celular Cliente Rut Medios de Pago Remesas Journal Reversar Operación Reimprimir boleta Página 2

3 Capítulo 2. Control del Documento 2. Control del Documento Histórico de la versión Versión Elaboración Revisión Aprobación Fecha Responsables Fecha Responsables Fecha Responsables Cristian Yuri Segura Elías Provoste A ATENCIÓN: Si este documento está impreso, confirme su validez consultando la última versión vigente en el repositorio documental de la Intranet Justificación de los cambios de versión Versión 2: Versión 3: Página 3

4 Capítulo 3. Funciones del Sistema 3. Funciones del Sistema En el siguiente cuadro se describe la funcionalidad de las principales ventanas y botones que permiten operar el sistema. Ventana Principal: Corresponde a cada una de las ventanas que el usuario abre para registrar una operación. La ventana inicial permite ingresar operaciones de pago rápidas y de uso frecuente y tiene las opciones para acceder a otras operaciones. La ventana activa se presenta siempre en primer plano. Botones de Operación: Permiten seleccionar qué y cómo se paga un documento. Transacciones de Pago: Con ellos se selecciona la empresa y modo para registrar el pago de un documento. Medios de Pago: Determinan cómo se pagarán los documentos seleccionados con las transacciones de pago. Áreas funcionales: Paneles o áreas de trabajo de la ventana, donde se ingresa los datos de una operación. Botón Enter: Permite aceptar los datos ingresados y, en muchos casos, avanzar a otra pantalla. Carro de documentos a pagar: Documentos ingresados. Alt- D: Permite ver el detalle de documentos del carro. Alt- E: Permite eliminar documentos del carro. Documento de pago: Una vez registrados los medios de pago, muestra el comprobante de pago para su impresión. Botones de movimiento: Pagar PF7: Permite ingresar y elegir la forma de pago. Más PF8: Permite acceder a otras ventanas. Volver PF9: Permite volver a la pantalla anterior. Página 4

5 Capítulo 4. Alcance del Procedimiento 4. Alcance del Procedimiento Factura Cíclica: es la cuenta telefónica (boleta o factura) que en un período regular de tiempo se emite en un ciclo de facturación. Código de documento 01. Se entiende por ciclo de facturación la programación que define la frecuencia en que se emiten las facturas cíclicas en las cuentas del cliente. Cuota de Financiamiento: es el documento de pago que surge de un acuerdo de financiamiento. Se distingue la cuota 0 (cero) de las demás como el pié del financiamiento. Las cuotas de financiamiento pueden corresponder a acuerdos aún vigentes. Código de documento 05. Devolución: es el documento que contiene montos a favor de un Cliente/Cuenta, cuya forma de pago depende de lo configurado en el sistema. Código de documento 10. El término operación hace referencia a: Operación de pago: es el registro de los pagos de distintos documentos emitidos por Telefónica Chile y empresas relacionadas a sus clientes, en el módulo Caja de Red de Pagos. Operación de devolución: es el registro de los pagos de devoluciones efectuadas por caja a un cliente que cuenta con un crédito a su favor. Remesa de caja: es el registro en el sistema de los movimientos de valores desde la caja hacia la caja buzón de seguridad, durante la jornada. Comprobante: es el documento que emite el sistema tras efectuar una operación. Por lo tanto, el término transacción de caja hace referencia al pago de los documentos emitidos por Telefónica S.A. A continuación se describen en detalle cada uno de los procesos: El proceso de caja incluye las siguientes actividades: a. Apertura de Agencia* b. Apertura de Caja c. Tratamiento de Pagos d. Tratamiento de Devoluciones* e. Remesas de Caja* f. Cuadratura y Cierre de Caja g. Cierre de Agencia* h. Impresión de Comprobantes* Página 5

6 Capítulo 4. Alcance del Procedimiento a. Apertura de Agencia. Es necesario realizar esta actividad para la apertura, esta debe ser ejecutada por un Usuario/Encargado autorizado para la agencia que tiene asignada esta funcionalidad. Luego podrán efectuarse las actividades mencionadas anteriormente. b. Apertura de Caja. Cada uno de los cajeros de la agencia deberá realizar la apertura de la caja que tiene asignada para poder cumplir las actividades para las cuales está autorizado. Dicha reapertura sólo se podrá realizar el mismo día, es decir no el día posterior. c. Tratamiento de Pagos. Sólo realizada la apertura de caja, el Usuario/Cajero podrá efectuar operaciones de pago. Los documentos que podrán cobrarse mediante una operación de pago son: Factura Cíclica. Cuota de Financiamiento de Deuda. Pago Adelantado. Documento Autorización Pago Parcial. Para identificar dichos documentos en el sistema, el usuario, deberá realizar la lectura del código de barras o digitando los datos correspondiente contenido en cada uno de ellos o efectuar la búsqueda de los mismos a través de otros criterios. Luego de identificado el o los documentos pendientes, se deberán seleccionar los que el cliente desee pagar. Seleccionados el o los documentos que formarán parte de la operación de pago, se debe realizar la selección del o los instrumentos de pago. Se entiende por instrumento de pago al medio utilizado para la cancelación de documentos (por ejemplo: efectivo, cheque, tarjeta de crédito). Luego de completada la selección de los instrumentos de pago, el sistema permitirá confirmar la operación de pago, tras lo cual los documentos se imputarán en el sistema y se imprimirá automáticamente el comprobante de pago. Página 6

7 Capítulo 4. Alcance del Procedimiento El saldo del cliente se actualizará inmediatamente registrada la operación de pago. d. Tratamiento de Devoluciones En las cajas también se podrán realizar pagos de documentos de devolución. Para registrar en el sistema el pago de un documento de devolución, se deberá identificar el mismo, consiste en realizar la búsqueda en el sistema, independientemente de que el cliente se presente con o sin el documento. Para realizar la búsqueda, se deberá ingresar: Número Documento. Luego de identificado el o los documentos de devolución, se deberán seleccionar para conformar la operación de devolución. El sistema sólo permitirá el pago de una devolución si la deuda exigible del cliente/cuenta se encuentra cancelada o no vencida. Dicho comprobante deberá ser impreso y entregado al cliente. e. Remesas de Caja. Los movimientos de valores realizados por una caja deben ser registrados en el sistema a través de remesas de caja. Existe un tipo de remesa de caja: Caja a caja buzón: registra el movimiento de valores desde la caja hacia la caja buzón. Todas las remesas de caja, deberán ser generadas por el usuario al que en ese momento está asignada la caja. f. Cuadratura y Cierre de Caja Cada uno de los cajeros de la agencia deberá realizar el cierre de la caja que tiene asignada el mismo día de su apertura. Una caja deberá ser cerrada aunque no registre ningún movimiento. Por lo tanto, la realización del cuadre de caja es un requisito indispensable para efectuar el correspondiente cierre de la misma. Para efectuar el cuadre de caja, se ingresarán a través del registro físico, los valores recaudados tales como cheques, efectivo, tarjetas, cualquier salida de caja, etc. Página 7

8 Capítulo 4. Alcance del Procedimiento El sistema compara automáticamente estos totales ingresados contra lo imputado y arrojará como resultado faltante o sobrante. Es el resultado positivo o negativo que surge de comparar el total registrado por la caja en el sistema y los valores físicos declarados. g. Cierre de Agencia Las actividades descriptas anteriormente concluyen a partir del momento en el cual se realiza el cierre de agencia en el sistema. Dicho cierre debe ser ejecutado por un Usuario/Encargado autorizado para la agencia que tiene asignada. Sólo puede realizarlo si todas las cajas de la agencia se encuentran cerradas. Una vez efectuado el cierre de la agencia para ese día, la misma no podrá reabrirse. h. Impresión de Comprobantes. Mediante una operación de caja se generan distintos comprobantes que deben ser impresos para ser entregados a los clientes. Para ello, el sistema permite efectuar la impresión de dichos comprobantes. Se podrán imprimir dos tipos de comprobantes, ellos son: Documento de pago. Documento de Devolución. Página 8

9 Capítulo 5. Presentación y Descripción Ventana Red de Pago 5. Presentación y Descripción Ventana Red de Pago Esta es una presentación detallada de la ventana de Red de Pago donde aparecerán cargados los siguientes campos: Página 9

10 Capítulo 6. Apertura de Agencia 6. Apertura de Agencia Para realizar la apertura de una agencia se efectúan las siguientes acciones: Ingresar al sistema Red de Pago. Seleccionar del menú la opción Apertura de Agencias PF1. Ingresar Usuario/Supervisor, luego Ingresar Password. Sólo un usuario con perfil de usuario/supervisor puede abrir una agencia Página 10

11 Capítulo 7. Apertura de Caja 7. Apertura de Caja Para realizar la apertura de una caja se efectúan las siguientes acciones: Ingresar al sistema Red de Pago. Seleccionar del menú la opción Apertura de Caja PF2. Ingresar Usuario/Cajero, luego Ingresar de Password. Página 11

12 Capítulo 8. Ingresos de Pago 8. Ingresos de Pago 8.1. Código de Barra Permite el ingreso rápido de un documento con medio de pago efectivo, mediante la captura del código de barras con pistola óptica o digitación, entrando por Telefónica PF1 *Se recomienda utilizar cuando el cliente se acerca a pagar con el documento*. Se selecciona el botón Código de Barras Efectivo PF1 Se ingresa el código de barra presente en el documento utilizando la pistola óptica o digitando en forma manual, luego púlsar botón enter. Página 12

13 Capítulo 8. Ingresos de Pago El documento se agregará al Carro de Documentos a Pagar, Luego debe confirmar el monto a cancelar pulsando botón Enter, El medio de pago automáticamente es efectivo. Esta operación permite ingresar un monto mayor al TOTAL, reflejando la diferencia como vuelto en el documento de pago. Mostrará en pantalla los datos del documento más el medio de pago, pulsar botón Intro. Ingresado los datos y si el cliente desiste pagar pulsar botón Volver PF9 se anula el ingreso. Ingresado el documento y confirmado el monto se da término a la operación con un nuevo enter, imprimiendo el documento de pago. El sistema permite registrar los documentos que no existen en el sistema, de Telefónica y las Empresas Relacionadas (Todas las Filiales) se deben ingresar en forma manual. Página 13

14 Capítulo 8. Ingresos de Pago 8.2. Pago Deuda por Teléfono Permite la busqueda por área más telefono mostrando la deuda total con arrastre en el ultimo documento, para los casos que no tenga el arrastre mostrara el ultimo monto facturado. Se selecciona el botón Pago Deuda Por Teléfono PF2 Ingresar área (32) más el N teléfono, luego pulsar botón enter. Mostrará los datos de la cuenta, luego pulsar botón enter. Página 14

15 Capítulo 8. Ingresos de Pago Se selecciona la forma de pago, luego pulsar botón enter. Confirme el monto con Enter o ingrese un monto mayor para que muestre el vuelto. Muestra los datos del documento, luego pulsar botón enter. Ingresado el o los documentos más la forma de pago, se dará término a la operación imprimiendo el documento de pago. Página 15

16 Capítulo 8. Ingresos de Pago 8.3. Rut Permite obtener los documentos pendientes por Rut. Búsquedas e ingresos por Teléfono PF1 Rut PF2 Ingrese rut con guión y digito verificador, luego pulsar botón enter. Seleccione la cuenta, pulsar botón Enter. Página 16

17 Capítulo 8. Ingresos de Pago Se selecciona el tipo de documentos, luego pulsar botón enter. Se selecciona el o los documentos con botón Enter, botón escape si no desea seleccionar más documentos. Muestra los datos del documento seleccionado, luego pulsar botón enter. Página 17

18 Capítulo 8. Ingresos de Pago Permite seleccionar más de un documento o dar un Escape para dar forma de pago. Se selecciona la forma de pago, pulsar botón Enter. Confirme el monto con Enter o ingrese un monto mayor para que muestre el vuelto. Muestra los datos del documento, luego pulsar botón enter. Página 18

19 Capítulo 8. Ingresos de Pago Ingresado el o los documentos más la forma de pago, se dará término a la operación imprimiendo el documento de pago. Página 19

20 Capítulo 9. Movistar 9. Movistar Permite ingresar documentos de movistar por código barra, N celular o N cliente. Se selecciona el botón movistar PF2, tiene tres tipos de ingreso: Código de barras, Número celular, Número cliente Código de Barras Ingreso mediante la captura del código de barras con pistola óptica o digitando el código de barras. Se selecciona el botón Cód. Barras PF1 Página 20

21 Capítulo 9. Movistar Ingresar el código de barras de movistar mostrara en pantalla el monto del documento, luego pulsar botón Enter, se dará término a la operación imprimiendo el documento de pago Celular Permite el ingreso por número de celular. Se selecciona el botón Celular PF2 Ingrese número celular, luego pulsar botón enter. Página 21

22 Capítulo 9. Movistar Seleccione él o los documentos pendientes, luego pulsar botón enter. Confirme el monto, luego pulsar botón enter. Mostrará los datos del documento, luego pulsar botón enter subirá al carro. Confirmar monto con enter, luego pulsar botón enter. Página 22

23 Capítulo 9. Movistar Mostrará los datos del documento de pago, luego pulsar botón enter. Ingresado los datos y la forma de pago, se dará término a la operación imprimiendo el documento de pago Cliente Permite el ingreso por número de cliente. Se selecciona el botón Cliente PF3 Página 23

24 Capítulo 9. Movistar Ingrese el número cliente, pulsar botón enter. Seleccione él o los documentos pendientes, luego pulsar botón enter. Confirme el monto, luego pulsar botón enter. Mostrará los datos del documento, luego pulsar botón enter subirá al carro. Seleccionar la forma de pago. Página 24

25 Capítulo 9. Movistar Confirmar monto con enter. Ingresado los datos y la forma de pago, se dará término a la operación imprimiendo el documento de pago Rut Se selecciona el botón Rut PF3 Página 25

26 Capítulo 9. Movistar Ingreso por número de rut, permite obtener los documentos pendientes, pulsar enter. Seleccionar el documento, luego pulsar botón enter. Confirmar monto con enter. Mostrará los datos del documento, luego pulsar botón enter. Página 26

27 Capítulo 9. Movistar Vuelve a la pantalla de documentos para seleccionar, luego botón escape. Seleccionar la forma de pago, luego pulsar botón enter. Confirmar monto con enter. Ingresado el documento y la forma de pago, se dará término a la operación imprimiendo el documento de pago. Página 27

28 Capítulo 10. Medios de Pago 10. Medios de Pago En la pantalla principal está ubicado botón Otros Medios, podrás obtener las diferentes formas de pago, seleccionada (s) e ingresada la forma de pago debes pulsar botón cerrar pago PF7 permitiendo el cierre de la operación e imprimiendo el documento de pago. Cajero podrá utilizar las siguientes formas de pago: - Efectivo PF1 - Cheque PF2 - Cheque fecha PF3 - Tarjetas PF4 Botón más PF8: - Vale Vista PF6 - Contingencia Transbank PF Back office Cajero Especial además de las formas de pago ya descritas podrán utilizar: - Depósito PF2 Botón otros medios PF12 Se selecciona la formas de pago, ver otros medios de pago, pulsar botón más PF8. Página 28

29 Capítulo 10. Medios de Pago Otras formas de pago. Página 29

30 Capítulo 11. Remesas 11. Remesas Registrar valores en sistema e ingresar en caja buzón. Las reversas no son revertidas. Botón remesa PF1 Página 30

31 Capítulo 12. Journal 12. Journal Permite ver los registros realizado durante la operación de la caja. Botón Journal PF5 Desglosa el detalle de los pagos ingresados, si necesita ver el detalle de una operación debe ubicarse en ella, pulsar botón buscar PF3. La búsqueda se obtiene ingresando el número de operación, luego enter. Página 31

32 Capítulo 12. Journal Detalle resultado de la búsqueda Reversar Operación Para reversar debe ingresar al journal ubicarse en la operación, luego pulsar botón enter mostrara el detalle de la operación y pulsar botón reversar PF8. Mostrará el detalle de la operación y pulsar botón reversar PF8. Mostrará mensaje para la confirmación de la reversa (Si o No) Página 32

33 Capítulo 12. Journal Se debe seleccionar el motivo de la reversa según las tipologías que existen. Realizada la reversa los documentos volverán al carro donde tendrá la opción de pagar Nuevamente o borrar con botones Alt E. Página 33

34 Capítulo 13. Reimprimir boleta 13. Reimprimir boleta Permite reimprimir el último documento de pago. Se selecciona el botón Reimprimir Boleta PF7 Seleccionar lo que se desea reimprimir (Voucher Caja o Voucher TBK) Página 34

35 Capítulo 13. Reimprimir boleta Una vez pulsado el botón Reimprimir Boleta se dará curso a la impresión de la última boleta O voucher de tbk. Página 35