PROCEDIMIENTO DE COMPENSACIÓN

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1 Página 1 de 16 El presente documento es propiedad exclusiva de Agencia de Viajes CTS Turismo Limitada. Su actualización, modificación, revisión y distribución es estrictamente controlada. De este modo, el contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceros, sin la expresa autorización del Gerente General. Elaborado por Revisado por Aprobado por FECHA MBRE Y CARGO FIRMA Soraya Nicklas Supervisora de Cuentas por Cobrar Bárbara Aguirre Coordinadora de Calidad Representante del Comité de Calidad: Paula Morales Supervisora de Contabilidad rgio Oteiza Gerente de Administración y Finanzas

2 INDICE Página 2 de OBJETIVO ALCANCE RESPONSABILIDADES Gerente de Administración y Finanzas Gerente de Marketing y Producto Supervisora de Cuentas por Cobrar Administrativos de Cuentas por Cobrar DEFINICIONES MODO OPERATIVO Convenio: Informativo: Asignación: Caso de Publicidad: Comisiones Otorgadas: Comisiones Cobradas: Comisiones Otorgadas por Recaudación: Solicitud de Factura: Recepción de Factura: Desembolso por Cuenta de Terceros: Confección Estado de Cuenta por Cobrar: Descuento y Aplicación en el Sistema Contable: INDICADOR REGISTROS REFERENCIAS ANEXOS CONTROL DE CAMBIOS... 10

3 Página 3 de OBJETIVO Es recaudar el dinero de los servicios prestados o futuros, a nuestros clientes y aplicar los pagos a las facturas pendientes. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a todas las facturas y documentos legales recibidos de clientes - proveedor por concepto de publicidad, participación en eventos, comisiones, compras de productos, servicios y otros. 3. RESPONSABILIDADES 3.1 Gerente de Administración y Finanzas Es responsable de: Información directa de los Avances de las compensaciones y facturación de los integrantes del convenio o canje a la gerencia general. Fiscaliza los descuentos a proveedores de la facturación según convenio Gestiona y coordina junto con el gerente de producto la resolución de problemas con las agencias promotoras del evento o publicidad. Verificación de las transferencias recibidas por los clientes. 3.2 Gerente de Marketing y Producto Es responsable de: Negocia los convenios de publicidad (folleto, revistas, etc.) y los eventos en que participa CTS (Ferias, lanzamientos, etc.). Gestiona el financiamiento entre los proveedores de Cts. Informa a contabilidad de los convenios realizados y la forma de su desarrollo para su facturación o canje según corresponda. Control de gestión de los cobros que realizan a los grupos o pagos a proveedores 3.3 Supervisora de Cuentas por Cobrar Es responsable de: Coordina junto con el gerente de finanzas, el procedimiento a seguir entre el departamento de cuenta por cobrar y el de cuentas por pagar. Distribuye la información del canje para su compensación al asistente que tiene asignada la agencia. Controla la aplicación del canje que se realice de acuerdo a lo acordado dentro del plazo.

4 Informa de los avances de estas operaciones a gerencia. Página 4 de 16 Solicitar o emitir las facturas correspondientes de acuerdo al canje por recaudación. Realización de los ajustes correspondientes en el sistema de dichas compensaciones. Coordinación con el departamento de de cuentas por pagar para el ingreso y conciliación de las facturas por canje. Análisis de estados de cuenta. 3.4 Administrativos de Cuentas por Cobrar Son responsables de: Análisis de estado de cuentas. Informa al cliente del descuento o cobro por medio del estado de cuenta según acuerdo. Aplica los créditos correspondientes a las cartas de cobranza por canje. Emisión de factura por concepto de comisiones por cumplimiento de metas. 4. DEFINICIONES COMPENSACIÓN O CANJE: Aplicación de documentos por pagar a documentos por cobrar de un mismo cliente. FACTURACIÓN: Emisión de documento de la venta de cada reserva. COMISIÓN DE PAGADAS: Porcentaje otorgados a nuestros clientes por el cumplimiento de metas. COMISIÓN RECIBIDA: Porcentaje de las ventas recibidas por gestiones de recaudación y/o por cumplimiento de meta a nuestros proveedores. PUBLICIDAD: Conjunto de acciones que se emplean para promover un producto o servicio con el objetivo de darlo a conocer y aumentar las ventas. ESTADO DE CUENTA: Informe contable en el cual se reflejan los saldos a favor o en del cliente de Cts. DESEMBOLSO: Acción por la cual una empresa hace un pago a un tercero por concepto de servicios o productos prestados. CONVENIO: Acuerdo entre instituciones o organizaciones para un bien común. CONCILIACIÓN: Procedimiento en el cual se verifica lo cobrado con el tarifario de los servicios contratados

5 Página 5 de 16 GASTOS: Comisión cobrada por transacción realizada a través de los bancos o cajas recaudadoras ACUERDO: Relación comercial entre dos o más instituciones o organizaciones para Obtener un beneficio en común. 5. MODO OPERATIVO 5.1 Convenio: gestiona el convenio ya sea por concepto de publicidad escrita o participación en eventos (ferias y congresos) Dpto. Comercialización, marketing y producto. Contrato. lleva a cabo un acuerdo donde se determina las políticas, plazos, formas de canje. 5.2 Informativo: emite un comunicado a todas las áreas comprometidas (cuentas por pagar, cobrar, gerencia, etc.) 5.3 Asignación: Recepción del comunicado y asignación al administrativo de cuentas por cobrar que tiene asignada la cuenta. 5.4 Caso de Publicidad: En este caso se solicita la factura a quien organiza el evento o realiza las publicaciones de las promociones. CTS al ser intermediario entre el organizador del evento o publicación emite una factura a los proveedores participantes siempre y cuando el proveedor no pida que le facturen directamente al organizador y realice el pago. Una vez terminado el organizador envía las facturas para su cobro o descuento según corresponda. 5.5 Comisiones Otorgadas: CTS otorga comisiones de ventas por cumplimiento de metas anuales según acuerdo. Mensualmente se les envía un con las ventas y las comisiones correspondientes. Una vez terminado el año y el balance se informa de las comisiones ganadas y se solicita la factura para proceder al pago o compensación

6 5.6 Comisiones Cobradas: PROCEDIMIENTO DE COMPENSACIÓN CTS comisiona por ventas a sus clientes por cumplimiento de metas. Página 6 de 16 Al terminar la temporada o periodo convenido factura a la empresa por sus comisiones ganadas. 5.7 Comisiones Otorgadas por Recaudación: Las casa de cambios o Agencias que actúan como nuestros recaudadores clientes y proveedores. Cuando actúan como recaudadores nos cobran una comisión, el que se descuenta al momento de enviarnos la transferencia y emitimos una factura. Cuando son clientes y proveedores se hace compensación de factura 5.8 Solicitud de Factura: comunica al cliente por medio de un , que ha de enviar la factura correspondiente por concepto de publicidad para su posterior descuento. 5.9 Recepción de Factura: Llega la factura a Cts, se concilia e ingresa al sistema contable.(cuentas por pagar) Desembolso por Cuenta de Terceros: realiza un análisis de cuenta interno de acuerdo al resultado se procederá a compensar o no de las facturas emitidas por CTS o facturas recibidas de terceros por concepto de gastos propios Confección Estado de Cuenta por Cobrar: elabora un estado de cuenta en el cual se compensaran las facturas emitidas y recibidas dando un saldo final, se envía un informe detallado al cliente / proveedor, de sus créditos a favor o en contra según corresponda Descuento y Aplicación en el Sistema Contable: Finalmente se procede a la aplicación de descuento o créditos a las cartas de cobranza o facturas para CTS- cliente o proveedores según corresponda. (ver flujo cuentas por cobrar)

7 6. INDICADOR PROCEDIMIENTO DE COMPENSACIÓN Página 7 de 16 Proceso Clave Indicador Rango de aceptación Frecuencia de Medición 7. REGISTROS Identificación del Registro Acuerdos por Canje o compensación ( s) Ingreso de la factura (Factura por Compensación) Estado de cuenta Carta de Cobranza Pro forma (Registro de uso interno) Código FORM-GF- CC-003 No aplica Responsable Gerencia comercial, marketing y productos. dpto cuentas x cobrar, Gte. Finanzas, gerencia operaciones Supervisora Cuentas por Cobrar DPTO. CTAS X COBRAR DPTO. CTAS X COBRAR DPTO. CTAS X COBRAR Almacenamiento Protección Recuperación Retención S EN SICON EN SICON SICON CAJA / SOPTUR/S ICON S CAJA Escrito:sicon cuentas x cobrar /Tesoreria Outlook :Soraya.nickla sr/ s enviados Escrito:sicon/ gestion de cobranza/teso reria Escritorio/ Sicon/gestion de cobranza Escritorio/ caja Escritorio/ Sicon Outlook Soraya.nicklas Escritorio/ Caja Un año Un año 2 años Disposición final Mantiene digital Soporte y Papel y Papel

8 Identificación del Registro s Informativo y de asignación s de Comisiones otorgadas por recaudación s de Comisiones s de Solicitud y recepción de facturas por canje o compensación Conciliación Facturas Código PROCEDIMIENTO DE COMPENSACIÓN Responsable GERENCIA COMERCIAL /MARJKETING Y PRODUCTO DPTO. CTAS X COBRAR Y GRTE DE FINANZAS /GERENCIA DE OPERACIONE S/Administrativ o de cuentas x Cobrar GRTE DE FINANZAS DPTO. CTAS X COBRAR Y /GERENCIA DE OPERACIONE S GRTE COMERCIAL/G RTE MARKETING Y PRODUCTO/ GRTE DE FINANZAS DPTO. CTAS X COBRAR Y /GERENCIA DE OPERACIONE S DPTO. CTAS X COBRAR DPTO. CTAS X COBRAR Almacenamiento Protección Recuperación Retención S S S S /SICON/cta s x cobrar /SICON Outlook :Soraya.nickla sr/ s enviados Outlook :Soraya.nickla sr/ s enviados /recibidos x caja recaudadora Outlook :Soraya.nickla sr/ s enviados /recibidos Outlook :Soraya.nickla sr/ s enviados Escritorio/ Sicon/tesoreria Página 8 de 16 Disposición final Mantiene digital Mantiene digital Mantiene digital Soporte y Papel y Papel y Papel y Papel

9 Identificación del Registro Informe de Créditos Aplicación x compensación de Carta de Cobranza x anticipo Registro Comprobante de depósitos de desembolso por terceros. Código No aplica 8. REFERENCIAS PROCEDIMIENTO DE COMPENSACIÓN Responsable DPTO. CTAS X COBRAR DPTO. CTAS X COBRAR Dpto. Ctas x cobrar Almacenamiento Protección Recuperación Retención S EN SICON s/ EN SICON Outlook :Soraya.nickla sr/ s enviados Escritorio/ Sicon/cuentas x cobrar Escritorio/ Sicon Outlook :Soraya.nickla sr/ s recibidos Papel 1 año Página 9 de 16 Disposición final ISO 9001 :2008; cción 7.2 Procesos Relacionados con el Cliente, Compras NCH 3067; cción 4.1 Requisitos de Organización Facturación emisión por el valor total/ abono de la reserva al cliente INST-GF- CC-002 Instructivo de Ingreso de Factura y Ajuste de Compensación INST-GF-CC-007 Instructivo de Facturación INST-GF-CC-006 Instructivo de Aplicación INST-GF-CC ANEXOS I. Factura emitida por CTS por el cobro de la participación de publicidad o evento. II. Formato de Carta de cobranza III. Formato de Estado de Cuenta IV. Formato de nota de crédito V. de respaldo del acuerdo de Compensación. Soporte y Papel y Papel

10 10. CONTROL DE CAMBIOS PROCEDIMIENTO DE COMPENSACIÓN Página 10 de 16 VERSION FECHA MODIFICACIONES V1 22/11/2010 En el punto 3.3 (Responsabilidades Supervisora de Cuentas por Cobrar), se agrego la responsabilidad de analizar los estados cuentas. agregó la definición de ACUERDO en el punto 4 cambió el nombre de "contable" por el de "administrativo de cuentas por cobrar" en el punto 5.4 V En el punto de responsabilidades 3.2 modifica el cargo, de acuerdo al organigrama. Gerente de Marketing y Productos agregaron los registros que tienen relación con el procedimiento según Modo Operativo(pro forma, comisiones, aplicación, deposito por desembolso, solicitud y recepción facturas, informativo, asignación y comisiones) modifica concepto de contrato por convenio en modo operativo. Agrega en anexos de acuerdo o convenio de canje o compensación y confirmación de la misma. elimino Anexo de File

11 ANEXOS I. Formato de Factura Compensación Página 11 de 16

12 II. Formato de carta Cobranza Página 12 de 16

13 III. Formato de Estado de Cuenta Página 13 de 16 MAK TOUR SALVADOR PAX FAC O NC FILE FECHA SALDO MENEZES / HELIO X 4 / /09/ ,00 GILVANE NUNES X 2 / /09/ ,33 CARVALHO / JOSE ALB/ /09/ ,00 DAN MULLER X 2 / S/ /09/ ,00 ORLANDO MEIRELLES JR/ /09/ ,00 DEUSCELIA SOUZA X 5 / /09/ ,00 SRA LIZA CORNÉLIO E / /09/ ,00 ANTONIO TIMOTEO SANT/ /10/ ,00 FERREIRA TICIA / /10/ ,00 RAIMUNDO CARVALHO E / /10/ ,00 GILBERTO MATTOS E SR/ /10/ ,00 AVELI FRANCISCO / /11/ ,00 MAITO, UMBERTO X 2 / /11/ ,00 LUSTOSA, CAMILO X 2 /W /11/ ,00 JOAO JORGE FREITAS X/ /12/ ,00 MAGALHAES / ALESSAND/ /12/ ,00 AUGUSTA RAMOS & MA/ /12/ ,00 RODRIGUES X 2 / /12/ ,00 EVELANE ARAUJO & ACT/00 23/12/ ,00

14 Página 14 de CAIAQUE SOUZA X 06 / /12/ ,00 BRITO ANTONIO X 09 / /12/ ,00 CAIAQUE SOUZA X 06 /701 CN /12/ ,00 MATTA ANTONIO CARLOS/ /12/ ,00 SILVA / PAULO X 7 / /12/ ,00 LYRA X 3 / /12/ ,00 DORA / ROSA X 2 / /12/ ,00 TOTAL 26136,33 SALDOS PENDIENTES ,45 ABO ,00 Total saldo a Favor cts ,45

15 IV. Formato de Nota Crédito Página 15 de 16

16 V. de respaldo del acuerdo de Compensación. Página 16 de 16 From: Cts Gerencia de marketing y producto o Comercial o Gerente de Operaciones To: Agencia Con quien se compensa Cc: Con Copia a los distintos departamentos involucrados en el proceso nt: Fecha Subject: Referencia al evento o publicidad 1: Gerente comercial con quien se realiza el acuerdo o convenio ; Introducción: del acuerdo por publicidad o evento Desarrollo: Explica los aportes el concepto lasa condiciones- fechas (plazos) y monto determinado. Firma de Gerencia Comercial o Gerente de Operaciones quien realizo el acuerdo 2: Confirmación del comercial o Gerente de área de la Agencia donde que acepta las condiciones en referencia: al concepto de publicidad o evento- Fechas(plazos)- monto y condiciones.