PROCEDIMIENTO TARIFAS

Transcripción

1 PROC-MP-TA-001 Página 1 de 18 El presente documento es propiedad exclusiva de CTS Turismo. Su actualización, modificación, revisión y distribución es estrictamente controlada. De este modo, el contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceros, sin la expresa autorización del Gerente General. Elaborado por Revisado por Aprobado por FECHA NOMBRE Y CARGO FIRMA Betzabé Lobos Encargada de Tarifas Bárbara Aguirre Comité Calidad Julia Mondaca Gerente Marketing y Productos Cristián Allende Gerente de Nacional

2 Página 2 de 18 ÍNDICE 1. OBJETIVO ALCANCE RESPONSABILIDADES Gerente de Marketing Encargada de Tarifas Personal de Tarifas Departamento de Nacional DEFINICIONES MODO OPERATIVO INDICADOR REGISTROS REFERENCIAS ANEXOS CONTROL DE CAMBIOS... 8

3 Página 3 de OBJETIVO Ingresar en sistema Soptur la base tarifaria de servicios y paquetes turísticos comercializados por CTS, y mantenerlas actualizadas y disponibles, para la elaboración de Masters y tarifarios, y para la operación de reservas 2. ALCANCE Este Procedimiento aplica a todas las tarifas de servicios y paquetes comercializados por CTS, sus costos y precios de venta. 3. RESPONSABILIDADES 3.1 Gerente de Marketing Es responsable de: Solicitar, negociar y hacer convenios de tarifas con los proveedores. Definir criterios de ingreso de tarifas. Diseñar los paquetes turísticos a ser comercializados y actualizar los paquetes ya existentes. Definir calendarización y prioridades de la carga de tarifas y tarifarios a sistema. 3.2 Encargada de Tarifas Es responsable de: Solicitar Tarifas de Hoteles y Proveedores. Distribuir y coordinar tareas dentro del área de Tarifas. Revisar las Tarifas ingresadas y mantener al día las solicitudes de tarifas especiales solicitadas de acuerdo a criterios definidos. Actualización del Master para armado de la base de servicios de los tarifarios de CTS. Revisar tarifarios ya costeados para ser cargados en Soptur y en segunda revisión, para activar en sistema y pasar a su distribución dentro y fuera de la empresa. 3.3 Personal de Tarifas Es responsable de: Ingreso en Soptur. Costeo de tarifarios en planillas Excel.

4 3.4 Departamento de Nacional Es responsable de: PROC-MP-TA-001 Página 4 de 18 De sus propias negociaciones y requerimientos necesarios para armar su programación para luego solicitar al departamento de tarifas el ingreso de ellas. 4. DEFINICIONES SSOPTUR: Sistema computacional de reservas de CTS. TARIFARIOS: Manual de tarifas negociadas de hoteles y servicios de traslados y excursiones por ciudad. PROGRAMA TURÍSTICO: Descripción detallada de un paquete turístico, el cual contiene entre otros el itinerario, tarifas, vigencia, servicios y las actividades del viaje. TARIFAS ESPECIALES: Son valores distintos a las tarifas de los contratos vigentes, corresponden a ofertas y promociones o a un proveedor que se requiere por única vez, solo ante un requerimiento puntual de Dpto. de Operaciones para una venta. 5. MODO OPERATIVO 5.1 Solicitud de Tarifas: Según el calendario establecido en la Carta Gantt DOCU-MP-TA-001, se solicitan las tarifas a los proveedores registrados y categorizados en SOPTUR para el armado de los diferentes tarifarios de CTS. 5.2 Costeo de Servicios: Al recibirse las tarifas de los proveedores por correo electrónico, se revisan y seleccionan para el armado del Tarifario Confidencial. Se elabora un Master en Excel DOCU-MP-TA- 002 con los ítems de servicios, precio de costo y precio de venta. La planilla con programación de fórmulas y vínculos para el costeo de servicios se alimenta o actualiza con los valores del nuevo convenio con el proveedor. 5.3 Revisión e Ingreso de Tarifas a Soptur: Una vez que se confecciona el Master en Excel con los costos, la planilla se convierte a Word para su impresión y revisión por parte de la Encargada de Tarifas, quien revisa comparando los valores de la planilla contra los valores de convenios de proveedores. Revisado y corregido, devuelve la planilla a Personal de Tarifas para el ingreso en Soptur, en el módulo de Tarifas, con las diferentes vigencias y combinaciones de hoteles y servicios, para posteriormente ser impresos y revisados por segunda vez contra los valores de convenios de proveedores. Se detectan los errores, si los hay, y se revisa

5 PROC-MP-TA-001 Página 5 de 18 hasta que queden todas las tarifas correctas. El control de esto es a través de planilla de ingreso. 5.4 Activación y Distribución de Tarifas Las nuevas tarifas cargadas y corregidas se activan y quedan disponibles para el uso de operaciones. En paralelo, la planilla del Tarifario Confidencial se convierte a Word para su impresión, revisión y se envía a la Gerente de Marketing. Las modificaciones de tarifas en tarifarios ya publicados, se destacan en rojo en cada tarifario quedando actualizado cada tarifario en el FTP/CTS TARIFAS. (Ver anexo V. Actualización de tarifarios) 5.5 Ingreso de Tarifas a SOPTUR por Tipos de servicios (Hotelería, Servicios, Paquetes, Tarifas Especiales, Tarifarios): Hoteles-Servicios-Paquetes Se ingresa el tarifario confidencial (Receptivo) completo, y las tarifas correspondientes al Workbook (Receptivo) y/o tarifarios especiales o promociónales, se ingresan de acuerdo a la estadística histórica de los paquetes mas vendidos. Para el ingreso de las tarifas de los Manuales, especiales o Promocionales, se envía un mail con los códigos de paquetes a ingresar. Los paquetes que no se hayan ingresado, una vez generada la primera venta se realiza el proceso Tarifas Especiales Corresponden a hotel, servicio, paquete o producto que no está en sistema. Se reciben a través de mail. Se ingresa normalmente la tarifa a Soptur. Si el Proveedor es nuevo, debe ser solicitada la información completa en su primer contacto. Si el Proveedor califica, se hace el requerimiento a Cuentas por Pagar para el ingreso del Proveedor a sistema (Ver Procedimiento de Selección y evaluación de Proveedores) Si estos ya existen en sistema y el valor ingresado tiene una diferencia mínima respecto a la tarifa especial que se recibe, el cambio se hace por file, en particular, hecho directamente por los Gerentes de cada área Tarifarios: Los Tarifarios se elaboran por temporada según el calendario establecido en la Carta Gantt: DOCU- MP-TA- 001, para receptivo y otra para nacional DOCU-OP-NA-001 Tarifario Confidencial: Se confecciona una vez al año, usando la plantilla del último tarifario, que se actualiza, incluyendo Hoteles y Servicios de Proveedores Calificados y categorizados. Se elabora en una planilla Excel, con la programación

6 Página 6 de 18 de fórmulas y vínculos para el costeo de servicios (MASTER), para posteriormente convertirla a Word para su impresión, revisión, corrección, y se envía a la Gerente de Marketing. Tarifario Workbook (Receptivo): Se confecciona 2 veces al año, uno para Temporada Baja (1º Marzo a 30 Septiembre) y otro para Temporada Alta (1º de Octubre al 28 de Febrero). Se extraen las plantillas desde Soptur y se llevan a planilla Excel, con la programación de fórmulas y vínculos necesarios para el armado de los Programas. Posteriormente se llevan a planilla en Word para su impresión, revisión, corrección, y se envía a la Gerente de Marketing. Tarifarios Especiales o Promociónales: Se confeccionan para fechas especiales o temáticas: Navidad, Año Nuevo, Promociones Verano, Carnaval, Promociones en Bus, Vinos, etc. Se costean en planilla Excel (Master) y posteriormente se llevan a planilla en Word para su impresión, revisión, corrección, y se envía a la Gerente de Marketing. Manual Nacional Verano e invierno: Lo confecciona el departamento de Nacional 2 veces al año, uno para Temporada Baja (1º Marzo a 01 Diciembre) y otro para Temporada Alta (2º de Diciembre al 28 de Febrero). Se confecciona el Master en Excel, con la programación de fórmulas necesarias para el armado de los Programas. Posteriormente se llevan a planilla en Word para su impresión, revisión y corrección, para posteriormente ser distribuido. 6. INDICADOR Proceso Clave Indicador Rango de aceptación Frecuencia de Medición NO APLICA 7. REGISTROS Identificación del Registro Carta Gantt de Elaboración de tarifarios Carta Grantt de Nacional Código Responsable Gerente de Marketing y Productos Gerente Nacional Protección FTP FTP Nacional Recuperación Z:/ CTS tarifas DOCU- MP-TA- 001 DOCU-OP- NA-001 \\Ctsserver\ftp_na cional Almacenamiento Retención Disposición final Soporte Indefinido Se actualiza Digital Indefinido Se actualiza Digital

7 Identificación del Registro Master de costos de tarifarios Respaldo de convenios con proveedores Planilla de Ingresos Correo Outlook 8. REFERENCIAS Código DOCU- MP-TA- 002 No Aplica No Aplica No Aplica Responsable Encargada de tarifas Encargada de tarifas Encargada de Tarifas Encargada de Tarifas Protección BLOBOS Carpeta pc Encragada de Tarifas/ BLOBOS BLOBOS BLOBOS Recuperación Escritorio/ Master Escritorio/ Tarifas Escritorio / Planilla Excel Ingreso tarifas Escritorio / Outlook Almacenamiento Retención Indefinido PROC-MP-TA-001 Página 7 de 18 Disposición final Se mantiene Soporte Digital Indefinido Se actualiza Digital Indefinido Se actualiza Digital 2 años Se actualiza Digital Norma ISO , Control en la producción y prestación del Servicio NCh 3067 Procedimiento de Selección y Evaluación de Proveedores PROC-GG-GC-002 Procedimiento de Diseño de Paquetes Turísticos Receptivo PROC-GC-MP-001 Procedimiento Webmaster PROC-MP-WM ANEXOS I. DOCU-MP-TA-001 Carta Gantt Receptivo II. Tarifarios a. Workbook (Master En Excel) b. Workbook (Publicación En Word) c. Tarifario Confidencial (Master En Excel) d. Tarifario Confidencial (Publicación En Word) e. Tarifarios Especiales (Promociónales) III. Ingreso De Tarifas

8 f. Hoteles g. Servicios h. Paquetes i. Tarifas Especiales IV. Revisión Del Ingreso De Tarifas V. Actualización de Tarifarios VI. DOCU-OP-NA-001 Carta Gantt Nacional 10. CONTROL DE CAMBIOS PROC-MP-TA-001 Página 8 de 18 VERSION FECHA MODIFICACIONES V Se modifico el 1º párrafo del punto y Se eliminó el 2º párrafo del punto Se agregó la descripción de Manual Nacional Verano e Invierno, correspondiente al punto Se modifico el punto 6 Indicador (no aplica) V Se agregaron los registros de: Carta Gantt de Nacional, Planilla de Ingreso y Correo Outlook al punto 7. V Se agrego la responsabilidad de Departamento de Nacional, correspondiente al punto 3.4 Se modifico al punto 5.4 Activación y Distribución de Tarifas. Se modifico el punto Tarifarios V Se modifico el punto 3.4 de Departamento de Nacional Se modifico el punto 5.4 Activación y Distribución de Tarifas. Se modifico el punto Tarifarios en Manual Nacional Verano e invierno Se modifico el punto 9. Anexos Se modifico el punto II. Tarifarios Se modifico el punto IV. Revisión del ingreso de tarifas Se modifico el punto V. Actualización de tarifarios Se modifico el punto VI. Carta Gant Nacional V Se modifico el punto 3.4, indicando que el departamento es tarifas y no finanzas. Se modifico el punto Tarifarios Manual Nacional Verano e Invierno Se agrego el anexo Actualización de Tarifarios.

9 Página 9 de 18 VERSION FECHA MODIFICACIONES

10 Página 10 de 18 ANEXOS I. Carta Gantt Receptivo DOCU-MP-TA-001

11 Página 11 de 18 II. TARIFARIOS a) WORKBOOK (Master En Excel) b) WORKBOOK (Publicación en Word): :

12 Página 12 de 18 c) TARIFARIO CONFIDENCIAL (Master En Excel): d) TARIFARIO CONFIDENCIAL (Publicación en Word)

13 Página 13 de 18 e) TARIFARIOS ESPECIALES (Promocionales)

14 Página 14 de 18 III. Ingreso de Tarifas f) Hoteles k.o. g) Servicios

15 Página 15 de 18 h) Paquetes

16 Página 16 de 18 i) Tarifas Especiales

17 Página 17 de 18 IV. Revisión del ingreso de tarifas V. Actualización de tarifarios

18 Página 18 de 18 VI. CARTA GANT NACIONAL DOCU-OP-NA-001