2/6 1. OBJETO Y ALCANCE Definir el procedimiento establecido por la División de Mantenimiento para el establecimiento y seguimiento de contratos de ma

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1 CÓDIGO: P-MAN-01 TÍTULO: Establecimiento y seguimiento de contratos con FECHA DE EDICIÓN: 01/10/04 CONTROL DE CAMBIOS: Edición inicial del procedimiento INDICE: 1. OBJETO Y ALCANCE DOCUMENTACIÓN APLICABLE DEFINICIONES DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Diagrama de actividades Descripción de las actividades...4 a. Definición/ revisión de condiciones generales...4 b. Definición/ revisión de condiciones particulares...4 c. Propuesta de contrato a...4 d. Contrato aceptado...4 e. Suscribir contrato...4 f. Realizar seguimiento mensual...5 g. Identificación de acciones...5 h. Fin de ejercicio REGISTROS ANEXOS...6 Elaborado por: Director UG Talleres. Revisado por: Resp. Calidad División Mto. Aprobado por: Director División Mantenimiento.

2 2/6 1. OBJETO Y ALCANCE Definir el procedimiento establecido por la División de Mantenimiento para el establecimiento y seguimiento de contratos de mantenimiento de vehículos con. Este procedimiento se aplica a todas las que necesiten establecer o revisar algún contrato de mantenimiento de sus vehículos. Aunque mayoritariamente se aplica con de ALSA, los criterios son los mismos en el caso de que se trate de terceros ajenos a la organización de ALSA. 2. DOCUMENTACIÓN APLICABLE Manual de Gestión de Mantenimiento... Cap. 7.2 Procesos relacionados con el cliente Instrucciones... GT-DO-9 Contratos mantenimiento con bancos 3. DEFINICIONES Tarifa: precio cerrado o único para la flota a mantener de un cliente o precio por vehículo ECK (Euros cada cien kilómetros): Se define como el índice que divide los gastos entre los kilómetros dividido, entre 100. Flota afectada: aquella flota de la empresa de transporte que está sujeta al contrato al que se hace mención.

3 3/6 4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 4.1 Diagrama de actividades ENTRADAS Director Agente de U.G. 1Talleres Coordinadores Agente 4de Zona SALIDAS División de transporte Necesidad de establecer/ revisar contratos de mantenimiento Definición/ revisión de condiciones generales a Definición/ revisión de condiciones particulares b Propuesta de contrato a empresa de transporte c Contrato aceptado No d Si Suscribir contrato e Contrato Contrato Empresa de transporte Administración U.G Planificación del Mantenimiento Información y datos para el seguimiento Realizar seguimiento mensual f Identificación de acciones g Acciones a realizar Planificación del Mantenimiento No Fin de ejercicio h Si Contratos Actas de reunión de seguimiento con empresas de transporte

4 4/6 4.2 Descripción de las actividades a. Definición/ revisión de condiciones generales Una vez que la División de transporte solicite los servicios de la División de Mantenimiento para la revisión o establecimiento de un contrato de mantenimiento de vehículos, el Director de la U.G. Talleres debe definir o revisar las condiciones generales con arreglo a las cuales se va a realizar la prestación de los servicios, tratando de cubrir todas las necesidades generales y requisitos puestos de manifiesto por el interlocutor de la empresa de transporte. En estas condiciones generales se incluye: El nombre y datos generales de las empresas a asistir, La flota afectada, como anexo al contrato, La red de talleres propios que se incluye a efectos de prestar el servicio, La descripción específica de los servicios que se comprometen, Las cláusulas generales y administrativas clásicas, b. Definición/ revisión de condiciones particulares El Director de la U.G. Talleres también debe establecer las condiciones específicas o particulares de cada empresa de transporte dentro de los contratos, aquí se debe detallar el servicio a realizar con mayor profundidad y los detalles específicos particulares, como son: Características y modalidad de establecimiento de la tarifa del servicio: precio cerrado o único para toda la flota a mantener o precio por vehículo Características de la renovación Claúsulas de calidad de servicio c. Propuesta de contrato a Una vez redactado el nuevo contrato el Director de la U.G. Talleres debe proponer este contrato al responsable correspondiente de la empresa de transporte. El formato, modelo y condiciones del contrato están revisados por Asesoría Jurídica. d. Contrato aceptado La empresa de transporte decide si el contrato satisface todas sus expectativas y necesidades o si, por el contrario, se requiere la aclaración o modificación del mismo en alguna de las partes de su contenido. El Director de la U.G. Talleres realiza una nueva propuesta incluyendo las modificaciones solicitadas por la empresa de transporte. e. Suscribir contrato Una vez aceptado, el contrato es firmado por el Director de la U.G. Talleres y el responsable de la empresa de transporte. El Director de la U.G. Talleres procede a su distribución al Coordinador o Coordinadores

5 5/6 de Zona afectados, y a la Administración de la U.G. para las cuestiones administrativas y de facturación. f. Realizar seguimiento mensual Cuando comiencen los servicios, el Coordinador de Zona debe proceder a la comprobación de que los servicios se realizan según lo convenido en el contrato realizado y aprobado por ambas partes. Esta tarea de seguimiento se realiza mensualmente en el marco de los Comités Operativos de Transporte, en las que participa, además de la organización de Transporte, la Comercial y Mantenimiento. Entre otros con carácter general, se revisan los siguientes aspectos del servicio: Programación y servicio, Disponibilidad, Paralización, Averías repetitivas, Averías en ruta, Cumplimiento del mantenimiento, Campañas, Plan operativo. En el caso de encontrar deficiencias en los servicios debe tomar nota de ellas, y solventarlas tan pronto como sea posible. g. Identificación de acciones El Coordinador de Zona debe hacer una identificación de las acciones que se deban realizar para corregir las posibles desviaciones o incidencias ocurridas en cuanto a la prestación del servicio. Las acciónese realizarán por regla general, en el marco de la aplicación de los procedimientos correspondientes al proceso de Planificación del Mantenimiento: Planificación del mantenimiento preventivo sistemático, Planificación de campañas y Planificación de reparaciones. h. Fin de ejercicio Una vez terminado el ejercicio, se debe revisar de nuevo las condiciones de los contratos con las. La revisión anual suele suponer la modificación de la flota afectada, que será incluida como anexo al contrato inicial. En caso de no haber terminado el ejercicio se seguirá realizando el seguimiento mensual de la correcta ejecución de los contratos con las.

6 6/6 5. REGISTROS Identificación Responsable archivo Soporte Tiempo de archivo Destino final Contrato Director U.G. Talleres Documental papel Tres años Archivo histórico Actas de Reunión Coordinadores de Zona Documental papel Tres años Archivo histórico 6. ANEXOS No aplica