ALCALDIA MUNICIPAL DE BARRANCABERMEJA INFORMACION SOBRE PLANES DE MEJORAMIENTO informe presentado a la Contraloria Municipal de Barrancabermeja

Transcripción

1 Entidad: Representante Legal: NIT: Modalidad de la auditoria: Pelriodo Fiscal que cubre: Fecha de Suscripción: ALCALDIA MUNICIPAL DE BARRANCABERMEJA ALCALDIA MUNICIPAL DE BARRANCABERMEJA INFORMACION SOBRE PLANES DE MEJORAMIENTO informe presentado a la Contraloria Municipal de Barrancabermeja ELKIN DAVID BUENO ALTAHONA AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD ESPECIAL AUSTERIDAD DEL GASTO PUBLICO DE LA ADMINISTRACION CENTRAL DEL MUNICIPIO /01/13 Hallazgo No. (C) Descripción Del Hallazgo (C) Acción Correctiva (C) Objetivo (C) Descripción De Las Metas (C) Unidad Medidas De Las Metas (C) Dimensión De Las Metas (F) Fecha Iniciación De La Metas (F) Fecha Terminación De Las Metas (N) Plazo En Semanas De Meta 1 No se encontro Inventario Fisico o levantamiento fisico total de bienes a 31 de diciembre de Se constato archivos con carpetas y listados de algunas dependencias donde se muestran bienes de estas, pero estos listados no concuerdan con la realidad de la entidad. Gestionar ante la secretaria General la contratacion de un levatameinto fisco y avaluo de los bienes totales del municipio, para poder reflejar la realidad de los bienes con sus valores que tiene la entidad Consolidar y cruzar los saldos de las cuentas de bienes con la unidad de contabilidad, para reflejar en los estados financieros las realidad de la cuenta Propiedad Plan y Equipo Proyectar gestion del Contrato de levantamiento y avaluos de los bienes muebles del municipio Contrato Un (1) Contrato 2013/03/ /12/ Se observa en el área de Almacén, equipos celulares los cuales corresponden al periodo fiscal 2011 y vigencias anteriores, desactualizaos, obsoletos y deteriorados. Se muestra una clara contraposición a los principios, filosofía de eficiencia del gasto público, en especial al artículo 16 del decreto 1737 de 1998 y el decreto Municipal 168 del 02 de septiembre Gestionar ante las entidades proveedoras de estos equipos (Claro - Avantel) para entregarlos, teniendo en cuenta que son elementos de altamente contaminantes y no se pueden llevar a un proceso de martillo, como los demas elementos Entregar la totalidad de equipos que se encuentran en la División de Almacen e Inventarios a la entidad respectiva (Claro - Avantel) 1) Oficiar a las entidades respectivas, para conocer el procedimiento de la entrega de estos elementos. 2) Elaboración y firma de acta de entrega de estos elementos. Oficio - Acta de entrega Dos (2) Oficios Dos (2) Actas de entrega 2013/03/ /12/ Se constató reposición de celulares, de diferentes valores, suntuosos, de alta gama, como son los Blackberry, los cuales no son en ninguna circunstancia indispensables para el normal funcionamiento de la entidad o para la prestación de su servicio. No se observa el estudio técnico que soportara la necesidad de adquisición de estos equipos. Socializar a los secretarios y directores de oficina la administracion central la justificacion de la necesidad de los equipos de alta gama que estan en uso. Gestionar el estudio tecnico que justifique la necesidad de uso de estos equipos 1).Organizar reunión con el gabinete para socializar. 2). Gestionar ante cada dependencia el estudio tecnico de cada uno de los equipos que tienen en servicio, para sutentar la necesidad de estos elementos. Reunión - Estudio Tecnico Una (1) Reunión Uno (1) estudio tecnico de cada equipo en total Cuarenta y Tres (43) 2013/03/ /07/31 43

2 Se observó la entrega de una cantidad elevada, permanente e indiscriminada de celulares (43) a los diferentes funcionarios, es decir no solo se entrega a los secretarios de despacho y al Alcalde, sino que además hay secretarias que cuentan con varias líneas de celulares, sin que se soporte en alguna Ley. No se observó un estudio técnico de la necesidad para la cantidad de minutos a asignar a cada línea celular. Se observaron las actas de entrega de avanteles a los diferentes funcionarios sin ningún control, estudio técnico de la necesidad de su uso; esto sin reducir el número de celulares, aumentando los gastos por compra y consumo del servicio de telefonía. En lo referente a telefonia fija rubro elevado por excesivo consumo sin justificar tenencia de lineas con multiplicidad de sistemas de comunicación Incremento excesivo en gastos indirectos por vinculacion aprendices SENA. Socializar a los secretarios y directores de oficina de la administracion central, la elaboración de un estudio tecnico de la encesidad que justifique este gasto Socializar a los secretarios y directores de oficina de la administracion central, la elaboración de un estudio tecnico de la encesidad que justifique este gasto Reducir las lineas fijas Mantener la vinculacion de aprendices sena en un numero no superior a 12 personas Gestionar el estudio tecnico a las dependencias para que justifique la necesidad de uso de estos equipos Gestionar el estudio tecnico a las dependencias para que justifique la necesidad de uso de estos equipos 1).Organizar reunión con el gabinete para socializar. 2). Gestionar ante cada dependencia el estudio tecnico de cada uno de los equipos que tienen en servicio que justifique la cantidad. 1).Organizar reunión con el gabinete para socializar. 2). Gestionar ante cada dependencia el estudio tecnico de cada uno de los equipos que tienen en servicio que justifique la cantidad. Disminuir el numero de lineas para bajar el Llegar a un minino de consumo que afecta el utilizacion de lineas fijas rubro Disminuir la afectacion del rubro aprendices SENA Mantener vigilancia directa sobre cada vehiculo oficial Cumplir con el mandato legal que ordena la vinculacion de los aprencidces SENA sin exceder del numero que nos corresponde. Diseñar y aplicar formatos de registro de entrada y salida de vehiculos para Reunión - Estudio Tecnico Reunión - Estudio Tecnico numero de lineas canceladas contratos de aprendices sena Registro diario de entrada y salida de los vehiculos que ingresan y egresan de los parqueaderos oficiales identificando al Una (1) Reunión Uno (1) estudio tecnico de cada equipo en total Cuarenta y Tres (43) Una (1) Reunión Uno (1) estudio tecnico de cada equipo Cancelar el servicios de 20 lineas fijas Vinculacion de 12 aprendices SENA por año 100% de los vehiculos de 2013/03/ /07/ /03/ /07/ /03/13 30/12/ /02/13 30/12/13 46 Ausencia de control efectivo en el uso de Implementar controles asegurando el uso hacer efectiva la exigencia propiedad del responsable de cada 8 los vehiculos del parque automoror de la efectivos sobre el uso de los exclusivo en la dirigida a los conductores municipio de 5/02/13 45 uno de ellos Entidad vehiculos oficiales. actividad laboral y asegurando el Barrancabermeja Registro de salida y permamencia en los cumplimiento de las controlados en su entrada de vehiculo en garajes oficiales en directrices emandas de la uso los dias y horas no horario no laboral Secretaria General 30/12/13 laborales previa autorizacion de la secretaria general 30/12/13

3 Incremento en el gasto del rubro de mantenimiento y reparaciones y falta de control en el consumo de combustible y lubricantes Vehiculos deteriorados sin ninguna practica de conservacion, mantenimiento, custodia, reutilizacion o un tratamiento acorde a la naturaleza oficial del bien. Dentro del informe de auditoría especial donde se confirma hallazgo administrativo por similitud en el informe de actividades de los contratos 0183 de 2011 de publicidad y 0185 de 2011 de diseño gráfico. Dentro del informe de auditoría especial donde se confirma hallazgo administrativo y disciplinario por gastos innecesarios frente a las impresiones objeto del contrato No. 261 de 2011 para la publicidad del Aniversario numero 89 de Barrancabermeja. Implementar en el gasto del rublo de mantenimiento y reparacion Ejercer el debido control sobre el consumo de combustible y lubricantes, actuacion que se inicia con la no circulacion de los vehiculos que terminaron su vida util. Efectuar la revision general de los vehiculos de propiedad del municipio, definiendo funcionamiento y depreciacion para ingresar al plan de mantenimiento o iniciar el procedimiento de dar de baja Implementar un formato para presentar informes mensuales diligenciado por el contratista donde se diferencie los alcances y las actividades a desarrollar. Verificar que dentro de las minutas de los contratos de material institucional impreso direccionado a publicitar actividades o eventos se incluya una clausula donde se aclare que en cumplimiento de la norma frente al tema de austeridad en el gasto público se realizarán impresiones máximo a 4 tintas. Planear el proceso de mantenimiento y reparacion de areas locativas como de los elementos requeridos para el normal funcionamiento de la entidad Disminuir de forma relativa el consumo de combustible y lubricantes Garantizar el correcto funcionamiento de los vehiculos contemplando ademas la posibilidad del destino final por cumplimiento de la vida util. Clarificar los entregables de cada contrato. Establecer una clausula donde se haga alusión del artículo 10 de estatuto anticorrupción. Disminuir los gastos en mantenimiento y reparacion Ejercer control en el consumo del combustible de acuerdo a la programacion de labores verificando el registro de kilometraje recorrido con el consumo de por galores de combustible. Efectuar la revision general por parte del ingeneiro mecanico de estado fisico y funcionamiento de los vehiculos generando hoja de vida de cada uno de ellos Aplicar el procedimiento de dar de bajo de los vehiculos cuya depreciacion y vida util lleven a tal fin Un formato diligenciado por cada Publicista y diseñador donde se relacionen actividades con sus respectivas evidencias. Plan de mantenimiento y reparacion de muebles, inmuebles, vehiculos y equipos Formato de control de recorrido de vehiculos vs actividades programadas Informe de revisión general de funcionamiento y estado fisico de vehiculos Informe del Comité de Inventarios donde se demuestra el destino final de los vehiculos oficiales dados de baja 100% 1/02/13 30/12/13 46 UNO 1/02/13 30/12/13 46 Uno 30/12/13 5/03/13 Uno 30/12/13 Formatos 100% 22/01/13 30/12/13 52 Minutas que se originen por concepto de la necesidad de Minutas contratar impresos 100% 22/01/13 30/12/13 52 institucionales. 41

4 ELKIN DAVID BUENO ALTAHONA Alcalde Municipal RAFAEL JAVIER CANTILLO PEDROZO Jefe Oficina Asesora de Control Interno Proyectó: Yolanda Bedoya Gomez

5 Dependencia Responsalbe

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7 PRENSA PRENSA