CAPITULO II MARCO TEORICO SOBRE MODELO, AUDITORIA, AUDITORIA INTERNA, CONTROL INTERNO Y COMERCIO ELECTRONICO.

Transcripción

1 CAPITULO II MARCO TEORICO SOBRE MODELO, AUDITORIA, AUDITORIA INTERNA, CONTROL INTERNO Y COMERCIO ELECTRONICO. El presente capitulo es fundamental para la creación del diseño de un Modelo de Auditoria Interna que contribuya al mejoramiento del Control Interno en la adquisición de bienes a través de comercio electrónico en las Medianas Empresas del sector Comercio del Municipio de San Salvador. Por lo cual, se desarrolla el marco conceptual sobre Modelo, Auditoria, Auditoria Interna, Control Interno y Comercio Electrónico describiendo las generalidades, definiciones, características e importancia de cada una de las variables antes mencionadas, con el objeto de contribuir con la base teórica que debe de conocerse y que servirá para el diseño del modelo de auditoria. Se presenta el concepto de control interno, como una de las principales variables del modelo, considerando los principales objetivos que se pretende alcanzar como resultado de su implementación, desarrollando las herramientas necesarias para identificar las deficiencias del mismo en la adquisición de bienes a través de Comercio Electrónico. A. MODELO 1. GENERALIDADES. Los modelos representan una colección de herramientas para describir datos, relacionados entre las variables. Se caracterizan porque proporcionan capacidad de 23

2 estructuración flexible y permiten especificar restricciones en los datos explícitamente. Un modelo muestra la relación, causa y efecto entre objetivos y restricciones de tal manera que permita resolver problemas que no se pueden efectuar en el sitio debido a su magnitud, complejidad, estructura, tamaño, peso, volumen, situación geográfica o características importantes del ambiente y condiciones. La construcción de modelos es un medio que permite a los administradores analizar y estudiar los problemas, así como también examinar las diferentes alternativas. Las construcción de modelos no es una idea nueva el proceso se utiliza todos los días con frecuencia en forma inconsciente en situaciones de problema. 2. DEFINICIÓN. Los modelos muestran los pasos de procesamiento, como los flujos de datos en un sistema; es una parte intrínseca de varios métodos de análisis, donde se muestra el procesamiento de datos de principio a fin." 1 Sistema teórico de relaciones que trata de aceptar los elementos esenciales de una situación del mundo real, consta de gran número de variables, a menudo bastante complejas entre ellas." 2 Es una representación realizada (simplificada) de un sistema de la vida real que se puede utilizar para fines de predicción y control." 3 3. CARACTERÍSTICAS. Estudian un problema del mundo real. 1 Ingeniería de Software, 5ª. Edición Capitulo 6. 2 Brand Salvador Oswaldo Diccionario de Ciencias Económicas pagina 51 3 Thomas H. Naylor Experimentos de Simulación en Computadoras con Modelos de Sistemas Económicos, Pág

3 Aplican conocimientos matemáticos y científicos para llegar a conclusiones finales. Comparan los datos obtenidos como predicciones con datos reales. Son completamente exactos con problemas de la vida real, de hecho, se trata de una idealización. El modelo debe ser bastante aproximado al sistema real e incorporar la mayoría de sus aspectos importantes. El modelo debe ser fácil de entenderlo y manipularlo. 4. CLASIFICACIÓN. Un modelo puede ser tan sencillo como una simple explicación con palabras de lo fundamental de una realidad, este tipo se le suele llamar MODELO VERBAL. En otros modelos se usan diagramas en los que se dibujan de una forma simplificada, señalando con flechas las acciones de unos sobre otros, estos son MODELOS GRAFICOS. Algunos pueden ser muy esquemáticos, pero cuando en cada flecha se indica el tipo de acción que tiene lugar y se señalan diferentes compartimentos y tipos de interacción, pueden llegar a ser muy complicados. a) Modelo Numérico. Se usan magnitudes y ecuaciones matemáticas para describir con exactitud los distintos componentes del sistema y las relaciones entre ellos. El desarrollo de ordenados ha hecho posible manejar una gran cantidad de datos y por eso ahora se usan, cada vez más, MODELOS COMPUTACIONALES, en los que con programas de ordenador se imita el funcionamiento de sistemas complejos. 25

4 b) Modelo Matemático Se recurre a métodos analíticos para representar la realidad y predecir su comportamiento. El modelo matemático puede a su vez ser determinismo o probabilística, cuando introduce o no la incertidumbre en la respuesta del modelo matemático. c) Modelo Análogo. Se recurre a la similitud que se puede establecer entre una variable de interés, y una variable a la cual se puede recurrir para su presentación análoga. d) Modelo físico. Se establece una correspondencia biunívoca entre una variable en el modelo y la misma variable en la realidad que representa. e) Modelo Científico. Puede definirse como un instrumento ideal utilizado para demostrar, de una manera lógica y simplificada, la solidez y veracidad de cualquier teoría. Lo anterior induce a dar por cierto que: una teoría es consistente, si esta fundamentada en un modelo; entre las características del diario que hacer científico de nuestra era es de mucha relevancia, el uso del concepto de modelo en las ciencias factuales y formales, así como también las modernas ciencias del hombre en las cuales los investigadores trabajan. f) Modelo Descriptivo. Es aquel que representa una relación pero no un curso de acción. Estos modelos son útiles para pronosticar la conducta del sistema, pero no pueden identificar el mejor curso de acción que debe tomarse. 26

5 g) Modelo Normativo. En ocasiones se denomina modelos de optimización, es prescriptivo porque señala el curso de acción que el administrador debe seguir para alcanzar un objetivo definido. h) Modelo Estático. Modelo definido en un punto fijo del tiempo, se utiliza en situaciones en las que puede determinarse el curso óptimo de acción para un número múltiple de variable. i) Modelo Dinámico. Sus características varían de un período a otro, determinan el curso de acción, requiere el examen de período múltiple, reconociendo explícitamente el transcurso del tiempo. 5. FACTORES QUE INCIDEN EN LOS MODELOS. a) Factores dependientes del sujeto. Clásicamente, se ha considerado que las características de los individuos tienen un papel importante en el éxito o fracaso en la resolución de problemas. Algunos factores son el conocimiento y la experiencia previa, la habilidad en la lectura, la perseverancia, las habilidades de tipo espacial, la edad y el sexo. En la actualidad, existe una tendencia orientada hacia la construcción de modelos que representan las diferencias entre los solucionadores de problemas eficientes e ineficientes o las diferencias en la ejecución de la tarea por expertos y novatos, a las cuales se hizo referencia anteriormente. Los individuos expertos poseen mayor información que los novatos, lo cual facilita la representación del problema en términos de esquemas, estructuras, procedimientos y métodos heurísticos. Las 27

6 representaciones abstractas habilitan a los expertos para enfrentar con mayor eficiencia los problemas. b) Factores ambientales. Existe un gran número de factores externos que pueden afectar la ejecución en la resolución de problemas. Sin embargo, la comunidad de educadores en el área de la matemática está de acuerdo en concentrar su esfuerzo en factores relacionados con la instrucción para desarrollar estrategias expertas de pensamiento, para enseñar el uso de herramientas específicas de pensamiento. Las estrategias expertas de pensamiento pueden ser utilizadas independientemente del tipo y de la naturaleza del problema y se orientan hacia el desarrollo de un pensamiento original, divergente y de actitudes positivas hacia la resolución de problemas. Las herramientas específicas de pensamiento son estrategias que tienden a equipar al sujeto que resuelve el problema, con un conjunto de habilidades que supuestamente intervienen favorablemente, aunque su eficiencia no ha sido consistentemente comprobada. 6. TIPO DE MODELO PROPUESTO El modelo propuesto, contiene una combinación del modelo científico y dinámico ya que es un instrumento que servirá para demostrar la veracidad de la información mediante un curso de acción, elaborado de manera lógica y simplificada, cambiante de un período a otro en un período determinado. 28

7 B. AUDITORIA. 1. GENERALIDADES. La evolución de las empresas y de sus complejos problemas ha llevado a tener en cuenta el hecho de que en el pasado los propietarios eran a su vez los directivos encargados de la gestión empresarial. En tales circunstancias, el control era ejercido por los propietarios directivos, quienes al mismo tiempo que ejecutaban sus funciones directivas, supervisaban directa y personalmente el cumplimiento de las normas y directrices dictadas por ellos mismos. Se producía el llamado "autocontrol de la función directiva". A medida que la complejidad de las funciones desarrolladas se fue instalando en las empresas y la división del trabajo se fue imponiendo, con la consecuente especialización de los empleados y sus funciones, división del trabajo que llegó hasta los mandos directivos. Era necesario adecuarse a los cambios que se estaban imponiendo: el crecimiento en el volumen e importe de las operaciones, la mayor dispersión de los activos y la descentralización de las actividades comerciales e incluso de la fabricación, han contribuido a un distanciamiento de la Dirección en el control de las operaciones. Si a eso se añade la modernización y mejora producida en los medios de tratamiento y proceso de datos, al pasar de medios manuales a los modernos sistemas informáticos, en donde todas las operaciones producidas se procesan diariamente para obtener estadísticas, informes, facturas, gestión de inventarios, contabilidad, etc., se observa que el mundo empresarial está cambiando y su evolución debe ir acompañada de los medios necesarios para garantizar la buena gestión empresarial. Teniendo en cuenta que la empresa no es una entidad aislada sino que, bien al contrario, la situación económica nacional e internacional influye de manera significativa en aspectos directivos tales como el adecuado uso de los activos, las políticas de aplicación y captación de recursos financieros, la gestión de las cuentas a cobrar, la rotación de las existencias y las políticas de aprovisionamiento, las 29

8 políticas de endeudamiento, etc., que dificultan y agravan la ya de por sí difícil función de dirigir. Esta evolución de las empresas, que responde a este crecimiento de la complejidad de los negocios con la correspondiente delegación de facultades, exige la implantación de aquellos controles necesarios para conseguir que las responsabilidades delegadas por los propietarios y directivos se conserven íntimamente unidas a los mismos. De esta forma, pese a la complejidad de la organización empresarial y pese a la multiplicidad de los niveles jerárquicos, se pueden mantener y orientar las actuaciones de la empresa en el camino fijado para alcanzar los objetivos propuestos. Un sistema de control interno adecuado permite evitar, o al menos mitigar, los riesgos a los que se exponen diariamente los directivos de una entidad en la toma de decisiones basadas en informaciones erróneas o en las pérdidas no controladas de los activos de dicha entidad. Por el contrario, la inexistencia o inadecuación de tal sistema de control interno aumenta los riesgos y complica enormemente la actividad directiva. 2. DEFINICIÓN. Investigación, consulta, revisión, verificación, comprobación y evidencia por medio de un examen de los Estados Financieros de una empresa, realizado por personal calificado e independiente, con el fin de esperar una opinión con que tales Estados Financieros muestran lo acontecido en el negocio." 4 Examen independiente que asegura la confiabilidad de los informes que la administración presenta a los inversionistas, acreedores y otras personas ajenas al negocio." 5 4 Eugenia Lindegaard, Gerardo Gavéz, Enciclopedia de la Auditoria,. Pág. 4 5 Harrison jr, Horgren, Contabilidad, Pág

9 " Proceso sistematizado de control, verificación, y evaluación de los libros contables, registros, documentos y procedimientos operativos con el fin de comprobar la corrección de los registros y las operaciones pertinentes, verificar la documentación y su correspondencia con las operaciones y registros, y evaluar el cumplimiento de los distintos procedimientos del ente, haciendo conocer finalmente un informe del citado proceso." 6 3. ANTECEDENTES. Las primeras manifestaciones de auditoria se ubican muy atrás en el tiempo, por lo que podemos señalar que es tan antigua como la propia historia de la humanidad. La auditoria como actividad de control de la actividad económica-financiera, de cualquier institución, surge en el momento mismo en que la propiedad de unos recursos financieros y la responsabilidad de asignar éstos a usos productivos, ya no están en manos de una misma y única persona, como ocurre en cualquier institución de cierto tamaño y complejidad. Fue entonces cuando, como consecuencia del desarrollo extraordinario de las sociedades en cuanto a su tamaño e ingresos, surgió la necesidad de que la información contable facilitada a los accionistas y a los acreedores, respondiera realmente a la situación patrimonial y económica-financiera de la empresa. La auditoría como profesión fue reconocida en Gran Bretaña por la Ley de Sociedades en 1862, en la que se establecía la conveniencia de que las empresas llevaran un sistema contable y la necesidad de que efectuarán una revisión independiente de sus cuentas. La profesión del auditor se introdujo en los Estados Unidos de América hacia 1900 y años más tarde a América Latina. En esta época que la ubicamos en la segunda mitad del siglo XIX, los objetivos de la auditoría eran fundamentalmente dos: la detección y prevención de fraudes, y la detección y prevención de errores. 6 Diccionario Contable y Comercial. O Greco y A. Godoy. Pág

10 Hasta inicios del siglo XX el trabajo de los auditores se concentraba principalmente en el balance que los empresarios tenían que presentar a sus banqueros en el momento que decidían solicitar un préstamo. Fue a partir de 1900 cuando la auditoría se le asignó el objetivo de analizar la rectitud de los Estados Financieros. Después de esta fecha la función del auditor como detective fue quedando atrás y el objetivo principal del trabajo pasó a ser la determinación de la rectitud o razonabilidad con la que los estados financieros reflejan la situación patrimonial y financiera de la empresa, así como el resultado de las operaciones; tales actividades a cargo de la auditoría financiera que fue la pionera en este campo. El término auditoría significa inspeccionar, revisar, verificar, investigar. En los países de cultura latina, de los que es originario este concepto, su uso ha quedado relegado hasta comienzos del presente siglo veinte al derecho militar y canónico. Este término pasó de los países latinos al mundo anglosajón y de allí, de Inglaterra y los Estados Unidos de América volvió nuevamente al mundo latino ya bien avanzado el siglo XX, para designar lo que en diferentes países se venía denominando censura jurada de cuentas o revisión de contabilidades. Sin embargo esta nueva acepción del término auditoría fue siendo gradualmente ampliada durante las últimas décadas, y hoy día este concepto se utiliza no sólo para referirse a la censura de cuentas o revisión de contabilidades en sentido estricto, sino también para designar toda actividad de control ex-post o a posteriori de la actividad económica-financiera, administrativa, operativa o de otra índole de las operaciones de cualquier institución, ya sea ésta pública o privada. 4. OBJETIVOS. Desarrollar una opinión competente en relación a la razonabilidad y coherencia, de la presentación de los Estados Financieros del cliente y de permitir certificar dichos Estados. 32

11 Ayudar a la dirección, en el control y operación del negocio en las funciones implicadas. Es hacer posible al auditor expresar una opinión acerca de si los estados financieros están preparados, respecto de todo lo importante, de acuerdo a un marco de referencia de información financiera identificado. Las frases usadas para expresar la opinión del auditor son dan un punto de vista verdadero y justo o presentan en forma razonable, en todos los aspectos importancia, que son formas equivalentes CLASIFICACIÓN. La auditoria se puede clasificar de acuerdo a ciertos criterios, es decir, que se clasifica de acuerdo a su naturaleza y propósito. 5.1 Por su Naturaleza. a) Auditoria Interna. La auditoria Interna es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un profesional con vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulación interna y no tienen trascendencia a los terceros. 7 Normas Internacionales de Auditoría. Instituto Mexicano de Contadores Públicos. Pág

12 b) Auditoria Externa. La Auditoria Externa es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un Contador Público sin vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. La Auditoria Externa examina y evalúa cualquiera de los sistemas de información de una organización y emite una opinión independiente sobre los mismos, pero las empresas generalmente requieren de la evaluación de su sistema de información financiero en forma independiente para otorgarle validez ante los usuarios del producto de este, por lo cual tradicionalmente se ha asociado el término Auditoría Externa a Auditoiía de Estados Financieros, lo cual como se observa no es totalmente equivalente, pues puede existir Auditoria Externa del Sistema de Información Tributario, Auditoría Externa del Sistema de Información Administrativo, Auditoria Externa del Sistema de Información Automático etc. 5.2 Por su Propósito. a) Auditoria Financiera. Es la auditoria que emite un dictamen u opinión profesional en relación con los estados financieros de una entidad económica en una fecha determinada y sobre el resultado de las operaciones y los cambios en la posición financiera cubiertos por el examen la condición indispensable que esta opinión sea expresada por un Contado Público debidamente autorizado para tal fin. 34

13 b) Auditoría de Gestión. La auditoría de gestión consiste en las revisiones y evaluación de los elementos mayores de la administración: Política de la corporación. Consiste en la determinación de la existencia, lo adecuado y comprensivo de la política así como el significado de sus instructivos como elementos de control en áreas funcionales. Valorización de los efectos de la ausencia de políticas o recomendaciones para la adopción o modificaciones de los instructivos formalizados. Controles administrativos. Consiste en la determinación de la existencia, y lo adecuado de controles administrativos u operacionales como tales, y como respaldo a los objetivos de productividad de la gerencia; el grado de cumplimiento en las áreas de funcionalidad mayor y la coordinación de los controles de operación con los instructivos de la política de la corporación. c) Auditoría Integral. Es el examen crítico, sistemático y detallado de los sistemas de información financiero, de gestión y legal de una organización, realizado con independencia y utilizando técnicas específicas, con el propósito de emitir un informe profesional sobre la razonabilidad de la información financiera, la eficacia, eficiencia y economicidad en el manejo de los recursos y el apego de las operaciones económicas a las normas contables, administrativas y legales que le son aplicables para la toma de decisiones que permitan la mejora de la productividad de la misma. 35

14 d) Auditoría Informática. Es de reciente desarrollo y su aparición se debe a la creciente automatización de la información en todos los niveles de las organizaciones. Esta auditoría es la revisión y evaluación de los controles, sistemas, procedimientos de informática, de los equipos de computo, su utilización, eficacia y seguridad, de la organización que participan en el procesamiento de la información, a fin de que por medio del señalamiento de cursos alternativos se logre una utilización más eficiente y segura de la información que servirá para la adecuada toma de decisiones. e) Auditoría Inteligente. Es la técnica de adquisición sistemática de datos reales de un proceso para su análisis e interpretación y obtención de conclusiones ciertamente muy objetivas y confiables. Constituye una visión que abre el camino para que una organización no sólo evalúe su comportamiento y derive las medidas necesarias para corregir y redireccionar sus acciones a fin de cumplir con su objetivo en términos de eficiencia y eficacia, sino de constituirse como una fuente de cambio que le permita generar conocimiento y nuevas ideas para aprender. f) Auditoría Gubernamental. Es el examen crítico y sistemático del sistema de gestión fiscal de la administración pública y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación, realizado por las Controlaría General de la República, Departamental o municipal, con el fin de emitir un dictamen sobre la eficiencia, eficacia y economicidad en el cumplimiento de los objetivos de la entidad estatal. 36

15 g) Auditoría Ambiental. Proceso de revisión o evaluación periódica y sistemática de aquellas acciones realizadas por las empresas que pueden producir impacto sobre el medio ambiente. 8 h) Auditoría Forense. Forense es el que ejerce su función por delegación judicial o legal. Por ello se puede definir la Auditoria forense como aquélla que provee de un análisis contable que es conveniente para la Corte, el cual formará parte de las bases de la discusión, el debate y finalmente el dictamen de la sentencia. La auditoria forense es una disciplina especializada que requiere un conocimiento experto de la teoría contable, auditoría y métodos de investigación. La auditoria forense constituye una rama importante de la contabilidad investigativa utilizada en la reconstrucción de hechos financieros, investigaciones de fraudes, cálculos de daños económicos y rendimientos de proyecciones financieras. La integración de un profundo conocimiento de contabilidad, auditoría y vías de investigación viene a formar la función especializada que en el mundo de los negocios se conoce como auditoria forense. S 6. FASES DE LA AUDITORIA. 6.1 Fase de Planeación. La planeación de la auditoria comprende el desarrollo de una estrategia global para su conducción, al igual que el establecimiento de un enfoque apropiado sobre la 8 Biblioteca de Consulta Microsoft. Encarta

16 naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoria que deben aplicarse. La planeación también debe permitir que el equipo de auditoria pueda hacer uso apropiado del potencial humano disponible. El proceso de planeación permite al auditor identificar las áreas más importantes y los problemas potenciales del examen, evaluar el nivel de riesgo y programar la obtención de la evidencia necesaria para dictaminar los estados financieros de la entidad auditada. El auditor realiza la planeación para determinar de manera efectiva y eficiente la forma de obtener los datos necesarios e informar acerca de los estados financieros de la entidad. La naturaleza y alcance de la planeación, puede variar según el tamaño de la entidad, el volumen de sus operaciones, la experiencia del auditor y, el conocimiento de las operaciones. El éxito de una auditoria de calidad radica en que la planeación es efectuada por miembros experimentados del equipo de auditoria, que posean especialización que requiera las circunstancias del encargo. La planeación permite identificar lo que debe hacerse durante una auditoria, por quién y cuándo. Generalmente, la planeación es visto como una secuencia de pasos que conducen a la ejecución de procedimientos sustantivos de auditoria; sin embargo, este proceso debe proseguir en forma continua durante el curso de la auditoria. Por ejemplo, los resultados de la comprensión de la estructura del control interno tienen un impacto directo al planear los procedimientos sustantivos de auditoria. El objetivo de la auditoria es permitir que el auditor exprese su opinión acerca de sí los estados financieros han sido preparados, en todos sus aspectos importantes, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados o el marco establecido para la presentación de información financiera. a) La Planeación de la Auditoria comprende los siguientes pasos: Planeación general de la auditoría. Comprensión de las operaciones de la entidad. 38

17 Aplicación de procedimientos de revisión analítica. Diseño de pruebas de materialidad. Comprensión del sistema de control interno. Identificación de cuentas y aseveraciones significativas de la administración. Ambiente de control interno. Comprensión del sistema de contabilidad. Identificación de procedimientos de control. Efectividad de los controles en el ambiente Evaluación del órgano de auditoria interna. Evaluación del riesgo inherente y riesgo de control. Documentos de la planeación de la auditoria Ciclos de operaciones más importantes. Normas aplicables en la auditoria de los estados financieros. Restricciones presupuestarias. Programas. 6.2 Fase de Ejecución. Durante esta fase el auditor reúne la evidencia para informar sobre los estados financieros de la entidad, las aseveraciones de la administración relacionadas con la efectividad de los controles internos, y el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias que tienen incidencia en la presentación de los estados financieros. En esta fase, se deberá aplicar programas de auditoría, para obtener evidencia suficiente, competente y relevante para fundamentar los hallazgos y las conclusiones de la auditoría, todo lo cual debe quedar respaldado con los papeles de trabajo pertinentes, así mismo, debe obtenerse evidencia suficiente y competente mediante la inspección, observación, indagación y confirmación, para 39

18 sustentar de manera razonable una opinión con respecto a los estados financieros sujetos a la auditoría. 9 La ejecución comprende los siguientes pasos: Evidencia y procedimientos de auditoria. Pruebas de controles. Muestreo de auditoria en pruebas de controles. Pruebas sustantivas. Pruebas sustantivas de detalles. Procedimientos analíticos sustantivos. Actos ilegales detectados en la entidad auditada. Papeles de trabajo. Aplicación de Técnicas de auditoria asistidas por computador. Desarrollo y comunicación de hallazgos de auditoria. 6.3 Fase del Informe. Cuando el equipo de auditoria haya agotado todos los medios a su alcance para ubicar a la persona que debe recibir la comunicación. Los asuntos de menor importancia que no justifiquen su inclusión en el informe, pero que el auditor considera que pueden ser de interés para la entidad auditada, deben ser informados por escrito, conforme a los procedimientos establecidos. Los asuntos aislados y carentes de significación, deben ser comunicados directamente a la persona responsable de efectuar la corrección pertinente. La comunicación escrita sobre hallazgos de auditoria con funcionarios responsables de la entidad auditada, es parte sustancial de los procedimientos de auditoria. La comunicación mediante oficio incluyendo la información sobre los hallazgos de auditoria, tiene el objeto de requerir el punto de vista de la entidad; sin 9 Normas de Auditoría Gubernamental, Decreto no. 5 Pág

19 embargo, tales esfuerzos deben ser precedidos por entrevistas con los funcionarios responsables de la entidad en los niveles medios y bajos, especialmente, en cuanto se refiere a los asuntos de carácter individual. No debe esperarse acumular un número importante de hallazgos de auditoria para comunicarlos en forma conjunta a los niveles responsables de la entidad. La discusión de los hallazgos antes de elaborar el borrador del informe, debe dar como resultado documentos más completos y menos susceptibles de ser refutados en los comentarios de la entidad, dado que es posible recoger las opiniones preliminares sobre aspectos tales como las causas de las deficiencias y la naturaleza de las medidas correctivas a implementarse. Esto reducirá el tiempo empleado en su preparación, de manera que el informe final se encuentre listo dentro de los plazos previstos. La conferencia final es realizada por el Auditor encargado y el Supervisor del equipo de auditoria al término del trabajo, para hacer conocer a los funcionarios de alto nivel de la entidad examinada, en forma oral y por escrito, mediante oficio, la totalidad de los hallazgos de auditoría encontrados en el transcurso de su trabajo. El propósito de esta conferencia final es informar a la alta dirección, sobre los hallazgos de auditoria que, durante el trabajo de campo, fueron comunicados por escrito a los funcionarios de menor nivel y empleados responsables de las situaciones identificadas. La comunicación de los hallazgos y la evaluación de las respuestas de la entidad significan que el auditor ha concluido la fase ejecución y que ha acumulado en sus papeles de trabajo toda la evidencia necesaria para sustentar el trabajo efectuado y el producto final a elaborar, cual es el informe de auditoria. Los hallazgos de auditoria deben documentarse en el memorándum de conclusiones. Este documento reúne los aspectos más significativos de la auditoria. Es una buena práctica iniciar la preparación del memorándum de 41

20 conclusiones, al desarrollarse las primeras decisiones, debido a lo cual al concluir la auditoria estará terminado. La fase del informe comprende los siguientes pasos: Aspectos generales. Procedimientos analíticos al final de la auditoria. Evaluación de errores. Culminación de los procedimientos de auditoria. Revisión de papeles de trabajo. Elaboración del informe de auditoria. Informe sobre la estructura de control interno de la entidad. Observaciones, conclusiones y recomendaciones sobre el control interno Financiero de la entidad. Auditoria de asuntos financieros. BRE 1997 MAE AUDITORIA GBERNAMENTAL 1 7. NORMAS DE AUDITORIA GENERALMENTE ACEPTADAS. a) Normas Generales. El examen se debe llevar acabo por una persona o personas que tengan el entrenamiento técnico y la capacidad profesional como auditores. En todos los asuntos relacionados con el trabajo encomendado, el o los auditores mantendrán una actitud mental independiente. Se ejercitará el cuidado profesional en la ejecución del examen y en la preparación del informe. 42