El Costo Oculto de la Migracion de Datos

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1 El Costo Oculto de la Migracion de Datos Brett Callow Copyright Acronis, Inc.,

2 Cuando se reemplazan o consolidan sistemas y hay que responder constantemente a unas necesidades crecientes de capacidad, es preciso migrar datos de un lugar a otro; esto se ha convertido en una tarea rutinaria en la mayoría de departamentos de TI. No obstante, dado que las necesidades empresariales y operativas dictan que los sistemas de importancia crítica deben estar disponibles todos los días y todas las horas del año, así como la complejidad resultante producida por unos entornos heterogéneos y no estandarizados, la migración de datos se ha convertido en una tarea cada vez más importante y difícil. Este documento técnico describe los factores que dirigen la migración de datos y examina los costes ocultos que pueden darse al trasladar datos. Introducción En la mayoría de las empresas, la migración de datos se ha convertido en una necesidad rutinaria y es algo que los directores de departamento de TI deben afrontar de manera regular. Sin embargo, ya que las necesidades operativas y empresariales suelen exigir que los sistemas de importancia crítica para la misión de la empresa como, por ejemplo, los servidores de correo y web, estén disponibles de forma permanente, los períodos en que pueden migrarse los datos suelen ser muy breves. Para complicar las cosas, la mayoría de los sistemas actuales de las empresas contienen muchos más datos que en años anteriores, por lo que hay muchos más datos que deben trasladarse. Además, muchas bases de datos y almacenes de información están expandiéndose de forma exponencial, lo que hace que las empresas tengan que ampliar su capacidad de almacenamiento con una frecuencia creciente y, por tanto, que tengan que migrar sus datos cada vez más a menudo. En pocas palabras, las empresas están descubriendo que tienen que trasladar más datos y que deben hacerlo más a menudo y mucho más rápidamente. Para complicarlo todo aún más, el proceso de migración de datos se ha vuelto cada vez más complicado. Es cada vez más común que sea preciso migrar datos entre sistemas distribuidos heterogéneos. Es posible que tengan que trasladarse datos de una ubicación de origen física a otra de destino virtual, o de una virtual a otra física, o bien migrar a una ubicación de destino que tiene hardware distinto del que existe en el sistema de origen. No cabe duda de que el proceso no es directo y es preciso planificarlo con cuidado para que progrese sin problemas ni contratiempos. A fin de garantizar que la migración de datos es económica y tiene un impacto mínimo en la continuidad empresarial, es esencial que las empresas desarrollen una estrategia que permita mover datos de forma segura y eficiente. Para poder desarrollar esa estrategia, una empresa debe entender no solo cuáles son los desafíos técnicos, sino comprender a fondo cuáles son sus costes y los factores que pueden causar que dichos costes aumenten rápidamente. 2

3 Por qué hay que trasladar datos de un lado a otro? Qué es lo que dirige las migraciones? En muchas empresas, la migración de datos se está convirtiendo en una necesidad cada vez más frecuente. Aunque la sustitución de equipos antiguos o de leasing caducado sigue siendo un motivo común para realizar la migración de datos, otros factores se han combinado para aumentar la frecuencia con que hay que trasladar los datos, entre ellos los siguientes: Las bases de datos se siguen expandiendo de manera exponencial, por lo que requieren una capacidad de almacenamiento adicional Empresas que se pasan a servidores que funcionan con la arquitectura x64 y la salida al mercado de sistemas operativos y aplicaciones que son solo x64 como, por ejemplo, Exchange Server 2007 Iniciativas que aspiran a reducir la complejidad y los costes con un traslado a plataformas estandarizadas La transformación de la virtualización en un elemento común y la necesidad resultante de que los datos sean transportables, lo que permite migrar entre entornos físicos y virtuales y viceversa La racionalización de las instalaciones de TI para facilitar su conformidad con requisitos legales tales como la ley Sarbanes-Oxley (SOX) Tanto si la migración de datos es actualmente una necesidad frecuente en el funcionamiento del departamento de TI como si no lo es, lo más probable es que sea una tarea que tendrá que realizarse con creciente frecuencia en el futuro. Si desarrolla hoy una estrategia de migración de datos, podrá asegurarse de que las decisiones de compra de mañana cumplan las necesidades empresariales tanto presentes como futuras, y conseguirá el máximo retorno de su inversión. Además, dado que la migración de datos y la planificación de la continuidad empresarial están estrechamente relacionadas, al desarrollar una estrategia de migración de datos, su empresa también incrementará sus opciones de recuperación después de catástrofes y mejorará la probabilidad de llevar a cabo una recuperación rápida en caso de catástrofe. Costes ocultos Aunque algunos costes asociados a la migración de datos pueden ser evidentes, como el precio de adquisición de las herramientas de migración necesarias, otros no son tan obvios. Para poder planificar una migración económica, una empresa debe entender y reconocer estos costes ocultos. Tiempo de desconexión El tiempo de desconexión programado es caro; el no programado lo es aún más. Según un reciente estudio de Gartner Inc., compañía líder en el sector de investigación y consultoría de tecnologías de la información, los períodos de desconexión cuestan a las empresas de Estados Unidos un 3,6% de sus ingresos anuales. En el caso de las pequeñas y medianas empresas (pymes), el tiempo de desconexión cuesta un promedio de dólares por hora, mientras que en las instituciones de e-commerce de clase empresarial, estos costes crecen hasta la desorbitada cantidad de 7 millones de dólares por hora. Unos costes tan altos hacen que los períodos de desconexión no sólo no sean deseables, sino que también son un desastre en lo financiero. La no disponibilidad de los datos o las aplicaciones tendrá inevitablemente un impacto en los beneficios. Y será duro. Para garantizar que tanto los datos como las aplicaciones sigan disponibles y evitar costes innecesarios de desconexión, los directores de TI debe asegurarse de que las migraciones no causen interrupciones en las operaciones normales, o que sean las mínimas. 3

4 Tiempo de personal Muchas empresas programan sus migraciones para que se lleven a cabo durante la noche o los fines de semana para evitar la necesidad de desconectar los sistemas durante las horas normales de funcionamiento. Aunque una programación realizada de esta manera elimina la necesidad de tener períodos de desconexión durante las horas críticas, también tiene el efecto de elevar el coste de horas extras. Dado que, en muchas empresas, la migración de datos es una necesidad semanal o mensual, los costes de las horas extras pueden representar una suma significativa a lo largo del año. Para reducir al mínimo la necesidad de unas costosas horas extras, las empresas deben buscar soluciones que permitan la migración sin tiempo de desconexión. Esto no solo eliminará o reducirá la necesidad de alargar la jornada laboral, sino que también dejará al departamento de TI en una posición mejor para afrontar ciertos problemas sin la necesidad de períodos de desconexión no programados que son caros y causan interrupciones. Error de validación Resulta sorprendente que un gran número de empresas no valida correctamente los resultados de sus migraciones. En cambio, confían en las pruebas de los usuarios para establecer si los datos se han trasladado correctamente o no. Esta práctica puede causar una demora en la identificación de los problemas y causar caros períodos de desconexión no programados durante las horas de actividad laboral o tiempo extra adicional por la noche o durante el fin de semana. Para evitar estas situaciones, las empresas deben aspirar a implementar una solución que tenga posibilidades incorporadas de validación. Pérdida de datos Por desgracia, no es especialmente infrecuente que se pierdan datos. El hecho de que muchas empresas no admitan la pérdida de datos dificulta el establecimiento de la frecuencia con que se pierden datos. Dicho esto, la opinión consensuada entre los analistas del sector industrial es que una tercera parte de las empresas ha perdido datos durante una migración, y aproximadamente la mitad de dichas pérdidas de datos se convierte directamente en pérdidas económicas. Mientras que factores tales como la disminución de la confianza de los clientes son intangibles y hacen que sea imposible cuantificar el coste real de la pérdida de datos, todas las empresas pueden entender las posibles consecuencias económicas de la pérdida de datos críticos como, por ejemplo, los pedidos de compra y otros registros de clientes. Las estrategias de migración deben aspirar a mitigar la posibilidad de la pérdida de datos. El mecanismo más sencillo y utilizado con el que se puede conseguir esto es crear una copia de seguridad completa del volumen del sistema de origen antes de migrar sus datos. Presupuesto insuficiente A pesar de los esfuerzos de los directores de TI para predecir la cantidad de horas de trabajo y tiempo de desconexión que necesitará una migración, sus predicciones suelen ser incorrectas. Y casi siempre, se debe a que el presupuesto es inferior al coste real y no superior. Según los analistas del sector industrial, en dos terceras partes de migraciones empresariales, las compañías calculan sus presupuestos de acuerdo a sus requisitos de horas de trabajo y tiempo de desconexión. Aunque las empresas no pueden acelerar el proceso real de migración de datos, pueden esforzarse por mejorar sus procesos de planificación, tener en cuenta las posibles complicaciones, para hacer estimaciones más precisas de los costes de la migración y evitar desagradables sorpresas presupuestarias. 4

5 Proyectos aplazados Debido a la complejidad del proceso, muchas empresas deciden evitar o aplazar proyectos que necesitarán la migración de datos. Aunque esto puede implicar algunos ahorros a corto plazo (si no hay migración, no hay tiempo de desconexión), esos ahorros pueden ser ampliamente superados por los costes adicionales a largo plazo. Examine, por ejemplo, la consolidación de servidores. Una empresa puede realizar ahorros considerables si consolida sus servidores físicos: cabe la posibilidad de reducciones en los costes de hardware, costes de HVAC, costes de licencias y costes de espacios para bastidores. Una empresa que decide demorar un proyecto de consolidación simplemente por la complejidad de la migración está condenada a perder mucho más de lo que ganará. Además, un equipo antiguo suele ser menos eficiente y más susceptible a fallos, y una empresa que sigue confiando en ese hardware es probable que incurra en costes innecesarios y se exponga a riesgos innecesarios. Si desarrolla una estrategia de migración efectiva e invierte en las aplicaciones necesarias para que el proceso sea fluido y fiable, una empresa eliminará muchos factores que actúan como inhibidores para cambiar a sistemas más eficientes y fiables y menos costosos. Resumen El título de este documento es ligeramente impreciso; no se han descrito solo los costes ocultos de la migración de datos, sino también los costes de no realizar la migración. Sin embargo, ambos están estrechamente enlazados y las empresas deben comprender que tienen que gastar para poder ahorrar. Al invertir tiempo en el desarrollo de una estrategia de migración de datos e invertir dinero en la compra de las herramientas adecuadas, una empresa no solo puede hacer que la migración sea un proceso más seguro, sino que también puede recortar costes. Para desarrollar una estrategia de migración, una empresa debe evaluar no solamente la infraestructura física, sino también el carácter crítico de los datos. Aunque todos los datos son valiosos, no todos son de igual valor. Al establecer el carácter crítico de los datos, una empresa puede determinar qué datos requieren los niveles más elevados de protección y realizar sus planes de compra de acuerdo a ellos. Soluciones como la replicación basada en matrices proporcionan un alto grado de seguridad pero, dado que estos entornos suelen ser específicos de cada proveedor y requieren un hardware especial, también resultan caros. En muchos casos, son innecesariamente caros. Mientras que las empresas pueden preferir proteger sus datos más valiosos y los que cambian con mayor frecuencia con una solución de este tipo, la creación de imágenes de discos será, en la mayoría de casos, una opción igualmente segura y mucho más eficiente. Independientemente de la selección del mecanismo de migración, implementar una estrategia de migración ayudará a una empresa a garantizar que las migraciones sean menos arriesgadas, más económicas, sea menos probable que superen el presupuesto y que produzcan tiempos de desconexión caros e inesperados. 5

6 Acerca de Acronis Acronis Inc. es el principal proveedor de software de gestión de almacenamiento y recuperación de catástrofes. Su tecnología patentada de creación de imágenes de disco y gestión permite tanto a empresas como a particulares migrar, gestionar y mantener sus recursos digitales en entornos físicos y virtuales. Con el software de Acronis de copia de seguridad, recuperación, consolidación de servidores y migración a entornos virtuales, los usuarios protegen su información digital, mantienen la continuidad de su negocio y reducen el tiempo de posible desconexión en entornos informáticos. El software de Acronis se vende en más de 180 países y está disponible en 13 idiomas. Para obtener información, visite Para Ventas Empresariales: Tel: Para Consultas de Channel: Tel: Copyright Acronis. Reservados todos los derechos. Acronis, Acronis Compute with Confidence, Acronis True Image Echo, Active Restore, Acronis Recovery y el logotipo de Acronis son marcas comerciales de Acronis. Windows es una marca registrada de Microsoft Corporation. Linux es una marca registrada de Linus Torvalds. Otros nombres mencionados pueden ser marcas comerciales o marcas registradas de sus propietarios respectivos y así deben considerarse. Se reserva el derecho a que haya cambios técnicos y diferencias respecto a las ilustraciones, excepto en caso de errores

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