Generali Ecuador Compañía de Seguros S.A.

Transcripción

1 Generali Ecuador Compañía de Seguros S.A. Código de Ética Normas del Grupo

2 Tabla de contenidos Temas a denunciar y conductas incorrectas 3 Promoción de la diversidad y la inclusión 9 Conflictos de intereses 13 Antisoborno y anticorrupción 17 2

3 Generali Ecuador Compañía de Seguros S.A. Código de Ética Normas del Grupo Temas a denunciar y conductas incorrectas Nombre estándar Autor Compañía País Reglas del Grupo Reporte de preocupaciones y conductas erróneas CEO del Grupo Assicurazioni Generali S.p.A. A nivel mundial Domicilios Empleados según la definición del Código de Ética - terceros Contacto Nombre Cumplimiento del Grupo Correo electrónico ServizioCompliancediGruppo@Generali.com Principales documentos relacionados Código de Ética y las correspondientes Normas del Grupo 3

4 1. Temas a denunciar El incumplimiento de normas internas y externas, incluidos el Código y las Normas del Grupo, ponen en peligro las actividades y la reputación del Grupo. Por lo tanto, el Grupo alienta a sus Empleados a denunciar toda conducta que de buena fe parezca, incluso potencialmente, violar la ley, el Código de Ética y las Normas del Grupo u otras reglas internas. Se tomarán en cuenta las denuncias de cualquier fuente, incluidas las denuncias de los Empleados. Se puede presentar la denuncia: Al gerente, a la función de cumplimiento, a auditoría interna o al departamento de legales y de recursos humanos personalmente, por escrito o por correo electrónico, A Cumplimiento del Grupo, Auditoría Interna del Grupo o Recursos Humanos del Grupos de la siguiente forma: Cumplimiento del Grupo: por correo electrónico: concerns.co@generali.com por correo: Via Machiavelli 3, Trieste, Italia. Auditoría Interna del Grupo: por correo electrónico: concerns.ia@generali.com por correo: Via Machiavelli 3, Trieste, Italia. Recursos Humanos del Grupo: por correo electrónico: concerns.hr@generali.com por correo: Corporate & Institutional HR Processes, Via Machiavelli, Trieste, Italia. A la Línea de Ayuda del Grupo Generali a la que se puede llamar o enviar un mensaje por escrito a través de un formulario web. Los teléfonos y las direcciones URL de la Línea de Ayuda se pueden encontrar en el sitio Web del Grupo ( y en la intranet de la compañía. La Línea de Ayuda de Cumplimiento del Grupo Generali la maneja un proveedor externo y la mantiene Cumplimiento del Grupo. En algunos países también existen canales locales como una línea de ayuda, un correo electrónico o el envío de mensajes a través del sitio web además de la Línea de Ayuda de Cumplimiento del Grupo Generali. Para mayor información, verifíquelo con su Oficial de Cumplimiento (Compliance Officer) local. En algunos países pueden existir restricciones sobre lo que se puede denunciar a través de la Línea de Ayuda del Grupo Generali. Para más detalles sobre estas limitaciones, por favor consulte la Línea de Ayuda (por teléfono o a través del sitio web) o contáctese con su Oficial de Cumplimiento (Compliance Officer). Si algún tema se relaciona con cuestiones que no se pueden denunciar a través de la Línea de Ayuda, se puede optar por uno de las canales de denuncia que se detallan anteriormente. Las denuncias de los clientes no están dentro del alcance de estas Normas si se relacionan con productos o servicios prestados por las compañías del Grupo, ya que dichas denuncias se deben manejar de acuerdo con procedimientos específicos que estén de acuerdo con la legislación local. Se puede optar por denunciar personalmente o en forma anónima, si no está prohibido por la ley local. También se puede optar por revelar la identidad o el nombre sólo al Oficial de Cumplimiento (Compliance Officer) o a la Línea de Ayuda. Si revela su identidad y si lo solicita, se le podrá proporcionar el resultado de la investigación, en su caso. Las denuncias deberán contener el detalle adecuado de las circunstancias del supuesto incumplimiento. 4

5 Si bien se aceptan las denuncias anónimas, El Grupo cree que la investigación de toda denuncia será más efectiva si se conoce la identidad de la persona que la envía. Esta es la razón por la cual el Grupo lo alienta a revelar su identidad cuando envíe su denuncia. Su denuncia, sus datos y los datos de la persona en cuestión se tratarán en forma confidencial y se manejarán con la mayor discresión y conforme a las normas de privacidad locales aplicables. Los incumplimientos y las denuncias de mala fe se someterán a medidas disciplinarias, incluida la extinción de la relación laboral, y pueden traer como consecuencia sanciones civiles y/o penales, conforme a leyes locales y normas internas. 2. Política de anti represalias El Grupo prohíbe estrictamente las represalias contra todos los empleados que presenten una denuncia de buena fe sin importar a quien involucre la denuncia. 3. Medidas de implementación 3.1. Qué se puede denunciar Se puede denunciar toda práctica o conducta que Ud. considere de buena fe que no es apropiada o que no está conforme a la ley, al Código o a las Normas del Grupo u otras políticas internas. Las denuncias deberán ser detalladas. No se considerarán las denuncias que no contengan los detalles suficientes Cómo se manejan las denuncias Todo aquel que reciba una denuncia, a través de los canales antes mencionados o por cualquier otro medio, deberá transmitirla de manera inmediata al Presidente del Directorio/Consejo de Administración de Assicurazioni Generali, al Oficial de Cumplimiento (Compliance Officer) del Grupo o al Oficial de Cumplimiento Regional/del País o Local de acuerdo con las siguientes competencias: El Directorio/Consejo de Administración de Assicurazioni Generali evalúa y maneja las denuncias que involucren al Oficial de Cumplimiento (Compliance Officer) del Grupo. Cumplimiento del Grupo tiene la responsabilidad de manejar las denuncias relativas a todos los directores de cumplimiento (con excepción del Oficial de Cumplimiento (Compliance Officer) del Grupo), y - la alta gerencia; y - temas contables, de auditoría y financieros significativos respecto a todos los subholdings (junto con Cumplimiento Regional/del País) o cualquier otra subsidiaria directa de Assicurazioni Generali S.p.A. Cumplimiento Regional/del País tiene la responsabilidad de manejar, junto con Cumplimiento del Grupo, las denuncias que se refieran a: - la alta gerencia; y - temas contables, de auditoría y financieros significativos respecto a todas las subsidiarias directas de los subholdings. Cumplimiento Local tiene la responsabilidad de manejar todos los demás casos, junto con Cumplimiento Regional/del País del Grupo. 5

6 Los temas relevantes los maneja la Función de Cumplimiento (Compliance Function) junto con los responsables de Auditoría y Recursos Humanos (el Comité de Cumplimiento). Las denuncias se manejan según los siguientes pasos: a) evaluación preliminar; b) investigación; c) medidas correctivas; d) monitoreo; e) denuncia. Las evaluaciones y las decisiones se deberán documentar de manera adecuada. Todas las pruebas de la evaluación se deberán mantener estrictamente confidenciales. a) Evaluación preliminar La Función de Cumplimiento (Compliance Function) (o el Comité de Cumplimiento): - se asegura de que el tema está dentro de su competencia y, de no ser así, transmite la denuncia directamente a la Función de Cumplimiento (Compliance Function) competente; - verifica que la denuncia es lo suficientemente detallada como para proceder con la evaluación; - si el informe resulta no ser lo suficientemente detallado, desestima la denuncia mediante notificación por escrito a los que la enviaron (si se sabe su identidad); - si el informe es lo suficientemente detallado, continúa con el paso b. Todas las decisiones sobre la evaluación preliminar se deberán documentar formalmente. b) Investigación La Función de Cumplimiento (Compliance Function) (o el Comité de Cumplimiento) podrá solicitar soporte a la Función de Auditoría Interna o a consultores externos con el fin de verificar la legitimidad de los temas que se denuncien. Las investigaciones se deberán realizar en forma profesional y deberán cumplir con todas las leyes y requerimientos aplicables. La persona objeto de la denuncia deberá ser informada a fin de permitirle que responda a las imputaciones que se le hagan conforme a la legislación local. c) Medidas correctivas Como resultado de la investigación, la Función de Cumplimiento (Compliance Function) (o el Comité de Cumplimiento): - desestima la denuncia, si es infundada o injustificada; - identifica todas las medidas correctivas (procesos, procedimientos, organizaciones, etc.) a implementar junto con cualquier otra función relevante; - evalúa si corresponde alguna sanción disciplinaria de acuerdo con las leyes locales y las normas internas; - entrega la propuesta de sanciones disciplinarias (u otras medidas correctivas relevantes) al CEO/órgano administrativo correspondiente para la toma final de decisiones. d) Monitoreo La Función de Cumplimiento (Compliance Function), con el posible soporte de la Función de Auditoría Interna, verifica que las medidas correctivas aprobadas se implementen de manera efectiva. 6

7 e) Denuncia Cumplimiento Local y Regional/del País comunica en forma trimestral a la Función de Cumplimiento (Compliance Function) del Grupo sobre las denuncias recibidas a nivel local con la descripción de cada una, el estado actual (incluso si se desestimó), las medidas correctivas aprobadas (si las hubiere) y el estado de su implementación. Una vez al año el Oficial de Cumplimiento (Compliance Officer) del Grupo envía al Directorio/Consejo de Administración de Assicurazioni Generali un informe sobre las denuncias recibidas. El Oficial de Cumplimiento (Compliance Officer) del Grupo de inmediato notifica al CEO del Grupo y al Comité de Riesgo y Control sobre los temas denunciados que sean significativos Cómo se manejan las denuncias Las denuncias y las actividades siguientes se guardan y se clasifican como estrictamente confidenciales. Ninguna documentación relacionada con cualquier denuncia se retendrá más de lo necesario. La circulación de registros se deberá realizar a medida que sea necesario. 4. Responsabilidades Los CEOs tienen la responsabilidad de: - garantizar que las presentes Normas se informen a los Empleados de manera efectiva; - proporcionar a la gerencia la capacitación adecuada; - garantizar que los Empleados estén protegidos contra todo tipo de represalias por denunciar temas de buena fe. Cumplimiento del Grupo tiene la responsabilidad de revisar las presentes Normas en forma periódica y de mantenerlas, de brindar asesoramiento con respecto a ellas y de monitorear su implementación. Cumplimiento Local brinda asesoramiento y capacitación a unidades de negocios locales. Los Gerentes tienen la responsabilidad de promover la concientización de las presentes Normas. 7

8 Generali Ecuador Compañía de Seguros S.A. Código de Ética Normas del Grupo Promoción de la diversidad y la inclusión Nombre estándar Autor Domicilios Compañía País Reglas del Grupo Promoviendo diversidad e inclusión CEO del Grupo Assicurazioni Generali S.p.A. A nivel mundial Empleados según la definición del Código de Ética Contacto Nombre R.R.H.H. y Organización del Grupo Gerencia Internacional de R.R.H.H. Correo electrónico IHRM@generali.com Principales documentos relacionados Código de Ética Normas del Grupo: Temas a denunciar y conductas incorrectas 8

9 1. Introducción El Grupo considera que la diversidad y la inclusión son valores a ser promovidos ya que generan crecimiento e innovación en el negocio. La diversidad consiste en diferencias individuales visibles y no visibles. Estas diferencias se pueden encontrar en la raza o etnia, en el género (incluyendo la transexualidad), en la orientación sexual, en el estatus socioeconómico, en la edad, en las capacidades físicas, en las creencias religiosas, en el trasfondo profesional, educativo o cultural y en el país de origen. Promover la diversidad significa comprender que cada individuo es único y nuestro objetivo es reconocer y respetar las diferencias individuales y así generar un ambiente laboral inclusivo, seguro y agradable. 2. Política de diversidad e inclusión Es política del Grupo crear una organización y promover una cultura diseñada para respetar la condición única de cada persona y fomentar y mantener un ambiente laboral donde cada uno se sienta valorado y respaldado. 3. Medidas de implementación En la gestión de relación con los empleados, el Grupo promoverá la diversidad mediante la adopción de las siguientes medidas conforme a la legislación local Reclutamiento El Grupo, como jugador global, fomenta la diversidad en su proceso de reclutamiento, que apunta a incorporar una amplia variedad de destrezas y capacidades con el objeto de generar un ambiente laboral donde las ideas y los conocimientos de cada individuo representen una ventaja estratégica para el negocio. El personal de Recursos Humanos y todo el staff que participa del proceso de reclutamiento está bien entrenado para realizar una correcta selección y utilizar técnicas de gestión de recursos humanos y de entrevistas que están en línea con las presentes Normas. El Grupo proporciona recursos adicionales para programas de entrenamiento específicos. En el proceso de reclutamiento se podrán observar los siguientes principios Publicación de avisos y postulaciones La publicación de avisos del Grupo alienta la postulación de una amplia gama de candidatos. La descripción del trabajo establece claramente las principales tareas y responsabilidades como así también los requisitos para cubrir el puesto. Dichos requisitos son concisos, detallados y tienen relación directa con el trabajo. La raza, la etnia, la religión/creencia u orientación sexual no forman parte de ellos. El Grupo garantiza que el proceso de reclutamiento está dirigido a personas de cualquier edad. Se deberán evitar los términos que se refieran a un grupo etario en particular, como maduro, "joven y dinámico" o "ideal para alguien recién recibido". Por otro lado, se puede admitir una cierta cantidad de años de experiencia laboral si el puesto objetivamente lo requiere. Se podrá tratar en forma más favorable a las mujeres o a las personas discapacitadas cuando se publique en el aviso que el puesto está abierto sólo para esos grupos en particular, si se justifica objetivamente que dicha búsqueda es admisible conforme a las respectivas leyes locales. 9

10 Los postulantes podrán hacer una lista de requisitos especiales para asistir a una entrevista o podrán indicar cualquier otra necesidad durante el proceso de selección Entrevistas Se deberán evitar las preguntas sobre la vida privada del individuo, tales como la orientación sexual, las capacidades físicas y las creencias religiosas. Se podrán hacer preguntas relacionadas con la salud o con la discapacidad si son relevantes para determinar la capacidad del postulante para realizar el trabajo en cuestión o si el puesto está abierto sólo para postulantes discapacitados Evaluaciones Se deberán implementar ajustes razonables en las evaluaciones de postulantes discapacitados si éstos estuvieran en desventaja comparados con postulantes que no sean discapacitados Decisiones Las decisiones no podrán estar influidas por una supuesta diferencia como la raza, la etnia, la religión/creencia, la orientación sexual, el estado civil, la visión política, la nacionalidad, la discapacidad o la edad (a menos que sean requisitos objetivos del trabajo). Toda decisión final sobre el proceso de reclutamiento será comunicada al candidato. La decisión deberá tener sustento en elementos objetivos Sueldo, términos y condiciones de los contratos de trabajo Las políticas de remuneración apuntan a garantizar la igualdad y un equilibrio entre los niveles de sueldos y los puestos y responsabilidades. El 'sueldo' no sólo incluye el salario o los jornales sino también términos y condiciones contractuales. No se tolerará el empleo no declarado, la explotación, el trabajo forzado ni el trabajo infantil en ninguna de sus formas. El Grupo lucha por un tratamiento igualitario hacia empleados casados y empleados que no lo están. Esto significa que, conforme a políticas locales, todos los beneficios disponibles para los cónyuges de los empleados activos del Grupo, como la medicina prepaga, deberán estar disponible para las parejas de los empleados, incluidas las parejas del mismo sexo. 3.3 Desarrollo personal y oportunidades de hacer carrera Las oportunidades de desarrollo y de hacer carrera se brindan a todos los empleados sobre la base de necesidades organizativas, características individuales y antecedentes profesionales. Se deberán documentar todos los procedimientos de evaluación y las decisiones se deberán tomar en forma imparcial y objetiva. Todos los procedimientos y criterios en cuanto al desempeño para ascender a los empleados deberán ser transparentes y libres de prejuicios y se deberán aplicar en forma justa y deberán basarse únicamente en consideraciones profesionales. 3.4 Promoción del multiculturalismo El Grupo fomenta el multiculturalismo mediante la promoción de la movilidad internacional a través del Grupo. Así, contrata personas de diferentes países y experiencias y desarrolla programas de aprendizaje interculturales. 10

11 3.5 Mejora del ambiente laboral La gerencia del Grupo fomenta la generación de un ambiente que maximice el potencial de todos los empleados al tiempo que reconoce sus aportes y diferencias únicas. Todos los gerentes deberán generar concientización de las necesidades de diversidad y sus ventajas entre los empleados. El Grupo invierte en la generación de un ambiente contenido y proporciona en la medida de lo posible: acuerdos de horarios flexibles trabajo part-time trabajo remoto (por ej. desde su casa ) guardería en la compañía apoyo a los empleados que vuelven a trabajar después de una licencia larga (por ej. después de una enfermedad o de una licencia por maternidad). El Grupo garantiza un ambiente inclusivo y los mismos derechos para lesbianas, gays, bisexuales y transexuales que trabajen dentro del Grupo. En caso de asignaciones y pases, si se prevén beneficios, éstos se aplicarán a todas las parejas, incluso a las parejas del mismo sexo. 4. Jefe de Diversidad e Inclusión (Chief Diversity and Inclusion Officer) Se nombra a un Jefe de Diversidad e Inclusión (Chief Diversity and Inclusion Officer) dentro del Departamento de Recursos Humanos del Grupo. Será responsable de todas las actividades de implementación que surjan de estas Normas del Grupo como así también de la revisión periódica y del mantenimiento de estas Normas. También brindará asesoramiento y deberá monitorear la diversidad y la inclusión dentro del Grupo. El Jefe de Diversidad e Inclusión (Chief Diversity and Inclusion Officer): está a cargo de estrategias de diversidad e inclusión; proporciona políticas, lineamientos y aportes relacionados con roles y responsabilidades locales para garantizar una implementación adecuada en todos los países; promueve y desarrolla la comunicación sobre Diversidad e Inclusión por parte de la alta gerencia del Grupo; fomenta la capacitación y las iniciativas y los programas de concientización a través del Grupo; garantiza la denuncia a la alta gerencia del Grupo y el monitoreo y el benchmarking adecuados; garantiza relaciones efectivas con instituciones y partes interesadas gubernamentales y no gubernamentales con relación a la diversidad y la inclusión. 11

12 Generali Ecuador Compañía de Seguros S.A. Código de Ética Normas del Grupo Conflictos de intereses Nombre estándar Autor Domicilios Compañía País Reglas del Grupo Conflicto de interés CEO del Grupo Assicurazioni Generali S.p.A. A nivel mundial Contacto Nombre Cumplimiento del Grupo Correo electrónico Empleados según la definición del Código de Ética ServizioCompliancediGruppo@Generali.com Principales documentos relacionados Código de Ética Normas del Grupo: Antisoborno y anticorrupción Procedimiento de operaciones con partes relacionadas Normas del Grupo: Temas a denunciar y conductas incorrectas Fecha 9 de enero de 2013 Firma Mario Greco 12

13 1. Introducción Un conflicto de intereses tiene lugar cuando usted se involucra en actividades o relaciones personales que puedan interferir con su capacidad de actuar en beneficio de los intereses del Grupo. Aunque estas situaciones no conduzcan necesariamente a conductas impropias, deben manejarse de forma apropiada. Se pueden producir situaciones de conflicto de intereses, por ejemplo, cuando usted: a) compra bienes o servicios de su compañía (con excepción de los productos o servicios de seguros o financieros en el caso de nuestro Grupo); b) compra bienes o servicios para uso personal a un proveedor de su compañía, aunque la compra la realice un familiar o Allegado 1 y excepto que se esté en presencia de operaciones insignificantes o ausencia potencial influencia; c) trabaja en la misma organización que un miembro de su familia o Allegado; d) realiza una transacción en representación de su compañía o el Grupo, y usted o los miembros de su familia o Allegados tienen un interés económico/financiero significativo en el negocio de la contraparte (se considera interés significativo cuando existe una participación mínima del 5%); e) compra bienes o servicios en nombre de su compañía que provienen de los miembros de su familia o Allegados o de una empresa bajo el control de un miembro de su familia o Allegado; f) desarrolla funciones de director, ejecutivo o asesor fuera de su compañía o posee otra actividad externa remunerada. También se presentan conflictos de intereses cuando usted induce a alguien a actuar según lo descripto en las situaciones anteriores (por ejemplo, debido a una relación jerárquica). Estas Normas tienen como finalidad mitigar los efectos de conflictos de intereses que puedan surgir cuando desarrolla actividades en nombre de su compañía. 2. Pólitica sobre conflictos de intereses Usted tiene que tener en cuenta la posible aparición de situaciones de conflictos de intereses en sus actividades de negocios cotidianas y saber que puede ponerse en contacto con el gerente de su sector o con la Función de Cumplimiento (Compliance Function) ante cualquier duda. Por regla general, debe evitar situaciones que puedan dar origen a conflictos de intereses reales o potenciales. Si el conflicto fuera inevitable, usted tiene que: - abstenerse de realizar todo tipo de actividades de negocios y/o tomar decisiones en representación de su compañía o del Grupo; - informar por escrito del conflicto al gerente de su sector o a la Función de Cumplimiento (Compliance Function) y aguardar instrucciones respecto de cómo proceder. Los gerentes deben cerciorarse de que el conflicto no ponga en riesgo los intereses y la reputación de la compañía o del Grupo y, si fuera necesario, definir medidas correctivas apropiadas a fin de prevenir pérdidas para el Grupo. Los CEOs y miembros del Consejo de Administración deben comunicar conflictos individuales importantes al Consejo para que se les dé el tratamiento correspondiente según lo estipulado por la legislación local. 1 Se consideran Allegados a la pareja de un Empleado, la persona con la que convive y todo individuo con el que tiene una estrecha relación personal que pueda afectar su objetividad y juicio. 13

14 3. Medidas de implementación 3.1 Obligación de abstenerse Nunca deberá competir con el Grupo y/o obtener beneficio personal de los activos, propiedad intelectual, información, oportunidades de negocios del Grupo, o de su posición en el Grupo para su exclusivo beneficio personal o el de terceros, a menos que esté debidamente autorizado. La contratación de parientes o Allegados bajo su supervisión directa se evaluará caso por caso y deberá contar con la aprobación del Oficial de Cumplimiento (Compliance Officer) correspondiente. 3.2 Obligación de informar Al momento de su contratación, sujeto a las disposiciones de las leyes locales, usted tiene que informar: a) si realiza trabajos externos u otras actividades externas remuneradas; b) si tiene, directa o indirectamente, un interés financiero o económico significativo (se considera interés significativo cuando existe una participación mínima del 5%) en empresas de la competencia o proveedores; c) si los miembros de su familia o Allegados trabajan en una de las compañías del Grupo; d) toda situación que pueda afectar su capacidad, o ser percibida como tal, de actuar con integridad y/o objetividad en las tareas propias de su puesto de trabajo en el Grupo. Recursos Humanos debe cerciorarse, y dar intervención a la Función de Cumplimiento (Compliance Function) de ser necesario, de que las situaciones declaradas no deriven en ningún tipo de conflicto de interés y, de producirse un conflicto, garantizar su adecuado tratamiento. Todo cambio producido en la declaración antes mencionada debe comunicarse a Recursos Humanos. 3.3 Necesidad de contar con aprobación previa Se requiere de autorización previa del gerente de su sector para desempeñar actividades externas remuneradas, ya sea que haga negocios con el Grupo o en competencia directa o potencial con el Grupo. Los gerentes deben comprobar, junto con la Función de Cumplimiento (Compliance Function) y Recursos Humanos, si esa actividad externa puede derivar en un conflicto con los intereses del Grupo. Las decisiones respecto de las actividades externas se le comunicarán por escrito. Debe comunicar todo cambio significativo en las actividades externas aprobadas para garantizar la validez de las condiciones de su aprobación. 3.4 Transacciones con partes relacionadas Si la contraparte en una transacción es una parte relacionada de Assicurazioni Generali S.p.A., el conflicto debe resolverse de conformidad con los procedimientos correspondientes a transacciones con Partes Relacionadas Responsabilidades Los CEOs garantizan la implementación de estas Normas. Cumplimiento del Grupo tiene la responsabilidad de revisar periódicamente y mantener estas Normas, de brindar asesoramiento respecto de las mismas y monitorear su implementación. Cumplimiento Local brinda asesoramiento y capacitación a las unidades de negocio locales. 2 Remítase a http(s)://webappext.generali.com/rpt para ver el listado de partes vinculadas. 14

15 Los Gerentes garantizan que los Empleados conozcan estas Normas y se encargan de las situaciones de conflicto de intereses bajo su responsabilidad. 15

16 Generali Ecuador Compañía de Seguros S.A. Código de Ética Normas del Grupo Antisoborno y anticorrupción Nombre estándar Reglas del Grupo Anti-soborno y Anti-corrupción Autor Domicilios Compañía País CEO del Grupo Assicurazioni Generali S.p.A. A nivel mundial Contacto Nombre Cumplimiento del Grupo Correo electrónico Empleados según la definición del Código de Ética ServizioCompliancediGruppo@Generali.com Principales documentos relacionados Código de Ética Normas del Grupo: Conflictos de intereses Normas del Grupo: Temas a denunciar y conductas incorrectas 16

17 1. Introducción El Grupo compite comercialmente y gana su reputación y negocios en base a la calidad de sus productos y servicios. Casi la totalidad de los países en los que el Grupo opera tiene leyes contra la corrupción en los sectores públicos y privados. Las sanciones por la violación de estas leyes incluyen sanciones penales y civiles y pueden aplicarse tanto a los dos individuos involucrados como al Grupo. Estas Normas tienen como finalidad mitigar el riesgo de actos de sobornos y corrupción. Pueden existir políticas locales adicionales en algunos países que impongan mayores restricciones. Lo invitamos a ponerse en contacto con el Oficial de Cumplimiento (Compliance Officer) si necesita información relativa a dichas políticas adicionales. 2. Política antisobornos y anticorrupción Cuando represente al Grupo, debe realizar negocios de forma ética y honesta. El Grupo mantiene una política de tolerancia cero hacia la corrupción en todas sus formas, incluidos el soborno y la extorsión. Así, usted no deberá, personalmente o a través de individuos que actúen en su nombre: - ofrecer, prometer u otorgar pagos indebidos 1, regalos, invitaciones a espectáculos u otros beneficios a Funcionarios Públicos 2, gerentes o empleados de Socios Comerciales 3 (o a sus parientes o colegas comerciales); - estar de acuerdo con, o, aceptar pagos indebidos, regalos, invitaciones a espectáculos u otros beneficios de Funcionarios Públicos o de Socios Comerciales (o de sus parientes o colegas comerciales). La prohibición incluye pagos que son evidentemente impropios, tales como sobornos o coimas, pero también otros beneficios impropios de cualquier índole. Estos ofrecimientos pueden ser sancionados aunque no sean aceptados. Estas Normas tienen validez aunque los pagos indebidos, regalos, invitaciones a espectáculos u otros beneficios impropios sean banales y aceptados como una forma corriente de hacer negocios en algún lugar del mundo. Si usted tiene conocimiento de algún pago indebido, regalo o invitación a espectáculos u otros beneficios impropios, denúncielo de forma inmediata a su Oficial de Cumplimiento (Compliance Officer). 2.1 Regalos e invitaciones a espectáculos De conformidad con estas Normas, usted no debe otorgar ningún regalo o invitación a espectáculos a Funcionarios Públicos o Socios Comerciales ni tampoco recibir regalos o invitaciones a espectáculos de los mismos que puedan influenciar, o den lugar a esa interpretación, su criterio comercial o el del destinatario. En lo referente a negociaciones con Funcionarios Públicos, consulte las disposiciones especiales incluidas en el punto 2.4 a continuación. Otorgar o recibir regalos o invitaciones a espectáculos sólo está permitido en caso de que: 1 La definición de lo que se entiende por indebido se incluye a continuación bajo Funcionario Público: remítase a la definición según las leyes locales. 3 Un socio comercial es todo individuo o compañía que tiene o puede tener una potencial participación en los negocios del Grupo; algunos de ellos pueden ser, por ejemplo, agentes u otros intermediarios, consultores, representantes, distribuidores, consorcios, contratistas y proveedores y socios en joint ventures. 17

18 - no excedan los 100 o su equivalente en moneda local; - se ajusten a lo dispuesto por las leyes locales y prácticas comerciales habituales; - no incluyan efectivo o equivalente a efectivo (tales como tarjetas de regalos o vouchers); - sean otorgados (o recibidos) abiertamente, no en secreto; - sean razonables y apropiados a las circunstancias y a la ocasión; - si se trata de invitaciones a espectáculos, tanto usted como el destinatario concurran al evento, y - no creen una apariencia de mala fe o improcedencia y no exista un riesgo razonable de que se malinterpreten como un soborno; - las invitaciones a seminarios/conferencias posean un contenido de negocios genuino. Toda excepción a estas Normas debe ser autorizada, caso por caso, por su Oficial de Cumplimiento (Compliance Officer). Si un Funcionario Público o un Socio Comercial le solicita un regalo o invitación a espectáculos impropios, denúncielo de forma inmediata a su Oficial de Cumplimiento (Compliance Officer) Recepción de regalos indebidos Si usted recibe un regalo que no cumple con los requisitos previamente descriptos, debe denunciarlo a su Oficial de Cumplimiento (Compliance Officer). Por regla general, dicho regalo deberá ser regresado a quien lo enviara o deberá disponerse del mismo en alguna otra forma apropiada. Estos requisitos aplican independientemente del modo en que el regalo fue recibido, incluidos aquellos entregados en su domicilio privado. 2.2 Prácticas comerciales habituales En varios de los países en los que el Grupo desarrolla sus actividades comerciales, de acuerdo a sus prácticas comerciales habituales, ciertos pagos, regalos, invitaciones a espectáculos u otros beneficios se consideran como de rutina o comunes aunque esto constituya una clara violación de las leyes locales. A fin de corroborar si dichos pagos, regalos, invitaciones a espectáculos u otros beneficios son legales, debe ponerse en contacto con su Oficial de Cumplimiento (Compliance Officer). 2.3 Relaciones comerciales En determinadas circunstancias, el Grupo puede resultar legalmente responsable por un acto de corrupción de un Socio Comercial (por ejemplo, por un agente que paga un soborno). Además, si el Grupo hace tratos con Socios Comerciales conocidos por su participación en actividades de corrupción, esto puede afectar la reputación del Grupo en forma negativa. Así, toda relación con consultores, agentes u otros intermediarios debe estar documentada con acuerdos por escrito que estipulen las disposiciones pertinentes respecto de la política anticorrupción del Grupo. Todo pago u otro beneficio otorgado a un Socio Comercial (y cualquier otro método de compensación) debe ser acorde con el precio de mercado; además, no se deben realizar pagos en cuentas bancarias cifradas/numeradas. 2.4 Trato con Funcionarios Públicos Si usted trata con Funcionarios Públicos, debe asesorarse con la Función de Cumplimiento (Compliance Function) respecto de las leyes anticorrupción vigentes en lo concerniente a regalos otorgados a Funcionarios Públicos. Todo regalo o invitación a un espectáculo a un Funcionario Público requiere de la aprobación previa de su Oficial de Cumplimiento (Compliance Officer). 18

19 2.5 Trato con partidos políticos y sindicatos Las contribuciones políticas pueden constituir un delito penal de corrupción; se pueden emplear como método para obtener una ventaja desleal, como por ejemplo ganar un contrato, conseguir un permiso o licencia, o moldear legislación que favorezca al negocio. Así, el Grupo no adhiere a ningún evento o iniciativa cuyo objetivo sea principal o exclusivamente de naturaleza política. Asimismo, el Grupo no ejerce presión directa o indirecta sobre ningún representante político y no realiza contribuciones a sindicatos a los efectos de ejercer presión política 2.6 Donaciones y patrocinios Las donaciones o los patrocinios, que son en apariencia legítimos, pueden de hecho servir de pretexto para realizar sobornos. Así, tiene que tomar en cuenta lo siguiente: - está prohibido efectuar pagos en cuentas cifradas/numeradas o en efectivo; - si correspondiera, el beneficiario será sometido previamente a un procedimiento documentado de due diligence; - todos los pagos tienen que realizarse exclusivamente en la cuenta registrada a nombre del beneficiario; - los beneficiarios deberían llevar en sus libros registros correctos y transparentes de las contribuciones recibidas. 2.7 Pagos de facilitación Los pagos de facilitación son una forma de soborno con el objeto de agilizar o facilitar la realización de una gestión de rutina. Son ilegales en la mayoría de los países del mundo y el Grupo prohíbe su uso sin excepción. Está prohibido hacer o aceptar Pagos de Facilitación de cualquier índole y debe evitar toda actividad que pueda derivar, o induzca a creer que pueda derivar, en la realización o aceptación de un Pago de Facilitación por parte de su Compañía o del Grupo. 2.8 Fusiones y adquisiciones En todas las operaciones de fusiones y adquisiciones (M&A), usted debe: - considerar los riesgos de corrupción en relación a la compañía a comprar (objeto de la fusión y adquisición -M&A-), incluidos los riesgos asociados al País en el que opera, su sector y productos; - garantizar que la operación no derive en riesgos hereditarios o riesgos asociados con actos de corrupción cometidos en el pasado por la compañía a comprar. En virtud de lo expresado anteriormente, dichas transacciones deben ser sometidas previamente a un procedimiento documentado de due diligence a fin de determinar la existencia de casos de soborno pasados o presentes, en un período de tiempo razonable anterior a la fecha de finalización de la transacción. 3. Medidas de implementación Las Compañías del Grupo tienen el compromiso de implementar y hacer cumplir un sistema efectivo a fin de contrarrestar la corrupción. A tal efecto, todas las Compañías: - adoptan y monitorean regularmente controles internos adecuados, programas de cumplimiento o medidas para la prevención y detección de actos de corrupción, desarrollados mediante un enfoque 19

20 basado en riegos. A tal fin, cada Compañía establece procedimientos para la evaluación del riesgo, proporcionales al tamaño y estructura de la organización y a la naturaleza, escala y localización de las actividades; - adoptan un sistema de procedimientos financieros y contables, razonablemente diseñado a fin de garantizar que los libros, registros y cuentas contengan información justa y exacta, y no se empleen con el propósito de realizar o esconder sobornos; - definen, anualmente, pautas para las donaciones que incluyen: criterios de selección del beneficiario; sumas a abonar en concepto de donaciones; procedimientos asociados, y mecanismos de monitoreo; - promueven que los empleados conozcan los programas de cumplimiento y medidas para la prevención y detección de actos de soborno, mediante capacitación adecuada dirigida a todos aquellos que: o tratan con Funcionarios Públicos, en relación a su trabajo; o celebran contratos con Socios Comerciales en representación de una compañía del Grupo; o están involucrados con control interno, y; o tienen un alcance de trabajo definido como de riesgo por su gerente directo. 4. Responsabilidades Los CEOs garantizan la implementación de estas Normas. Cumplimiento del Grupo tiene la responsabilidad de revisar periódicamente y mantener estas Normas, de brindar asesoramiento respecto de las mismas y monitorear su implementación. Cumplimiento Local evalúa si, según leyes locales, estas Normas necesitan complementarse con disposiciones adicionales y brinda asesoramiento a las unidades de negocio locales. Asimismo, evalúa si el valor máximo para regalos y/o invitaciones debe reducirse a fin de adecuarse a la situación local. Los Gerentes garantizan que los Empleados estén al tanto de situaciones que puedan exponerlos potencialmente al riesgo de corrupción en el desarrollo de sus actividades comerciales, y de los procedimientos relevantes adoptados según las disposiciones de estas Normas. Generali Ecuador Compañía de Seguros S.A. Código de Ética Normas del Grupo 20