Meeting Exchange Express Versión 2.0 Guía del usuario

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1 Meeting Exchange Express Versión 2.0 Guía del usuario Edición 1.0 Mayo de 2008

2 2008 Avaya Inc. Todos los derechos reservados. Aviso Si bien se tomaron todas las medidas razonables para garantizar que la información en este documento sea completa y precisa en el momento de su impresión, Avaya Inc. no asumirá ninguna responsabilidad por los errores que surjan. Es probable que se efectúen cambios y correcciones en la información contenida en este documento en futuras versiones. Renuncia de responsabilidad relacionada con la documentación Avaya Inc. no es responsable de las modificaciones, adiciones o eliminaciones en la versión original publicada de esta documentación a menos que Avaya sea el generador de ellas. 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Consulte su contrato de ventas para determinar las condiciones de la garantía limitada. Además, el idioma de la garantía estándar de Avaya, junto con la información relacionada con el soporte técnico para este producto, durante el período de validez de la garantía, estarán disponibles a través del sitio Web de Soporte técnico de Avaya: fraude telefónico relacionado con su sistema y, que si sucede, puede generar cargos adicionales considerables con respecto a sus servicios de telecomunicaciones. Intervención de Avaya por fraude Si sospecha que está siendo víctima del fraude telefónico y necesita asistencia o soporte técnico, llame a la Línea directa de Intervención por fraude telefónico del Centro de servicios técnicos al para Estados Unidos y Canadá. Para averiguar los otros números telefónicos de soporte técnico, consulte el sitio Web de Soporte técnico de Avaya: Marcas comerciales Avaya y el logotipo de Avaya son marcas comerciales registradas o marcas comerciales de Avaya Inc. en Estados Unidos y otras jurisdicciones. Todas las demás marcas comerciales son propiedad de sus respectivos dueños. Descarga de documentos Para obtener las versiones más actuales de la documentación, visite el sitio Web de Soporte técnico de Avaya: Soporte técnico de Avaya Avaya ofrece un número telefónico que puede usar para notificar problemas o para hacer preguntas sobre el producto. El número telefónico de soporte técnico es en Estados Unidos. Para averiguar los otros números telefónicos de soporte técnico, consulte el sitio Web de Soporte técnico de Avaya: Licencia EL USO O LA INSTALACIÓN DEL PRODUCTO INDICA LA ACEPTACIÓN POR PARTE DEL USUARIO FINAL DE LAS CONDICIONES ESTABLECIDAS EN EL PRESENTE Y LAS CONDICIONES GENERALES DE LA LICENCIA DISPONIBLES EN EL SITIO WEB DE AVAYA ("CONDICIONES GENERALES DE LA LICENCIA"). SI NO ESTÁ DISPUESTO A CUMPLIR CON ESTAS CONDICIONES, DEBE DEVOLVER EL O LOS PRODUCTOS AL PUNTO DE COMPRA DENTRO DE LOS DIEZ (10) DÍAS POSTERIORES A LA ENTREGA PARA OBTENER UN REEMBOLSO O CRÉDITO. Avaya otorga al usuario final una licencia dentro del alcance de los tipos de licencia mencionados a continuación. La cantidad de licencias aplicables o las unidades de capacidad para las cuales se otorga la licencia será una (1), excepto que se especifique una cantidad de licencias o unidades de capacidad diferente en la documentación o en otros materiales disponibles para el usuario final. "Procesador designado" hace referencia a un único dispositivo informático independiente. "Servidor" hace referencia a un procesador designado que aloja una aplicación de software a la que múltiples usuarios obtendrán acceso. "Software" hace referencia a los programas informáticos en código objeto, originalmente con licencia de Avaya y, finalmente, utilizados por el usuario final, ya sea como productos independientes o instalados previamente en el hardware. "Hardware" hace referencia a los productos de hardware estándar, originalmente vendidos por Avaya y finalmente utilizados por el usuario final. Tipos de licencias Copyright Excepto que se exprese lo contrario, el producto está protegido por copyright y otras leyes que respetan los derechos de propiedad exclusiva. La reproducción, transferencia o uso no autorizados pueden constituir un delito penal, además de ser un delito civil ante la ley aplicable. Componentes de terceros Determinados programas o partes de software incluidos en el producto posiblemente contengan software distribuido según contratos de terceros ("componentes de terceros"), que pueden incluir condiciones que amplían o limitan los derechos para usar determinadas partes del producto ("condiciones de terceros"). Para obtener información que identifique los componentes de terceros y sus condiciones aplicables, visite el sitio Web de Soporte técnico de Avaya: Cómo evitar el fraude telefónico El "fraude telefónico" es el uso no autorizado del sistema de telecomunicaciones por una parte no autorizada (por ejemplo, una persona que no es un empleado de la empresa, agente, subcontratista o que no trabaja en nombre de la empresa). Tenga en cuenta que puede haber un riesgo de

3 Contenido Capítulo 1: Introducción Asistente para reservas en la interfaz Web Complemento Programador de conferencias de Avaya para Microsoft Outlook Complemento de Avaya para IBM Lotus Notes y Sametime Temas incluidos en esta guía Capítulo 2: Cómo instalar el Programador de conferencias para Microsoft Outlook Cómo instalar redes Requisitos previos de la instalación Si usa Microsoft Outlook Si usa Microsoft Outlook SMS Actualizaciones de Outlook Capítulo 3: Cómo usar el Programador de conferencias para Microsoft Outlook Cómo configurar una conferencia bajo demanda Cómo reservar una conferencia programada Cómo editar una conferencia Cómo eliminar una conferencia Microsoft Outlook en modo sin conexión Capítulo 4: Cómo reservar una conferencia a través de la interfaz Web Cómo iniciar sesión en la interfaz Web de Meeting Exchange Express Configuración general Cómo configurar los detalles de programación Cómo reservar conferencias periódicas Cómo configurar atributos de la conferencia Cómo configurar una lista de marcado automático de lista de participantes Adición de entradas Eliminación de entradas Importación de grandes cantidades de entradas Asociación de una lista de marcado automático de lista de participantes con una conferencia Cómo configurar las opciones del moderador Cómo programar una conferencia Cómo editar una reserva Guía del usuario de Meeting Exchange Express versión 2.0 Mayo de

4 Contenido Cómo eliminar una reserva Capítulo 5: Controles del teclado del teléfono Asignaciones de claves del moderador Asignaciones de claves del participante Índice Guía del usuario de Meeting Exchange Express versión 2.0 Mayo de 2008

5 Capítulo 1: Introducción En Avaya Meeting Exchange Express, se puede reservar una conferencia de diversas maneras. Puede usar la interfaz Web de Meeting Exchange Express, el complemento Programador de conferencias de Avaya para Microsoft Outlook o el complemento de Avaya para IBM Lotus Notes: Asistente para reservas en la interfaz Web Complemento Programador de conferencias de Avaya para Microsoft Outlook Complemento de Avaya para IBM Lotus Notes y Sametime Asistente para reservas en la interfaz Web Puede reservar llamadas en conferencia a través de la interfaz Web de Meeting Exchange Express, que proporciona un Asistente para reservas que le permite realizar la reserva de su conferencia. Con el Asistente para reservas, puede personalizar la conferencia de modo de cumplir con los requisitos. Complemento Programador de conferencias de Avaya para Microsoft Outlook Como opción, también puede usar el complemento Programador de conferencias para Microsoft Outlook a fin de reservar sus llamadas en conferencia. El complemento Programador de conferencias se integra sin inconvenientes con su calendario de Microsoft Outlook para proporcionar una ficha adicional en el cuadro de diálogo Nueva cita. En la ficha Llamada en conferencia, puede reservar una conferencia. Los detalles de acceso de la conferencia se envían junto con los demás detalles de la reunión a todos los invitados que haya seleccionado. Guía del usuario de Meeting Exchange Express versión 2.0 Mayo de

6 Capítulo 1: Introducción Complemento de Avaya para IBM Lotus Notes y Sametime Avaya también ofrece una integración entre Meeting Exchange Express 2.0 e IBM Lotus Notes y Sametime. A través de esta integración, los usuarios pueden disponer de las funciones Clic para llamar y Clic para conferencia de IBM Lotus Sametime Para obtener más información, comuníquese con el Ingeniero de soporte técnico de Avaya u obtenga acceso a la Guía del usuario de Meeting Exchange Express 2.0 para aplicaciones de IBM en Temas incluidos en esta guía En esta guía se incluye la descripción de los dos métodos de reserva de una llamada en conferencia. Se describe el Asistente para reservas en la interfaz Web y el Complemento Programador de conferencias de Avaya para Microsoft Outlook. También se describe cómo instalar el complemento Programador de conferencias para Microsoft Outlook y se proporciona una breve descripción de los comandos del teclado del teléfono que se pueden usar durante la llamada en conferencia. Es importante destacar que los comandos del teclado del teléfono pueden configurarse. El Administrador del sistema probablemente ya haya modificado los comandos predeterminados. Las principales secciones de esta guía son: Cómo instalar el Programador de conferencias para Microsoft Outlook Cómo usar el Programador de conferencias para Microsoft Outlook Cómo reservar una conferencia a través de la interfaz Web Controles del teclado del teléfono 6 Guía del usuario de Meeting Exchange Express versión 2.0 Mayo de 2008

7 Capítulo 2: Cómo instalar el Programador de conferencias para Microsoft Outlook En este capítulo se describe cómo instalar el complemento Programador de conferencias para Microsoft Outlook. Puede instalar este complemento si tiene Microsoft Outlook 2003 o Microsoft Outlook Hay dos formas de instalar el complemento Programador de conferencias. El Administrador del sistema le hará saber el método más conveniente para su situación: Cómo instalar redes SMS Cómo instalar redes El Administrador del sistema le proporcionará un vínculo a la página Web alojada en el servidor de conferencias. Esta página Web incluirá un vínculo al programa de instalación correspondiente al complemento Programador de conferencias. Este complemento para Microsoft Outlook es compatible con Microsoft Office Outlook 2003 y Microsoft Office Outlook Haga clic en el vínculo Programador de conferencias en el sitio Web interno. 2. Haga clic en Sí para aceptar el certificado de seguridad. 3. Haga clic en el vínculo correspondiente a su versión actual de Microsoft Outlook. 4. Haga clic en Ejecutar. El software se descargará. 5. Haga clic en Ejecutar. El software de instalación descarga los componentes necesarios. El descompresor y compresor de archivos, Winzip, extrae los archivos necesarios. 6. En el cuadro de diálogo Seleccionar idioma, elija el idioma para el complemento y haga clic en Aceptar. Guía del usuario de Meeting Exchange Express versión 2.0 Mayo de

8 Capítulo 2: Cómo instalar el Programador de conferencias para Microsoft Outlook El complemento Programador de conferencias para Microsoft Outlook requiere varios componentes de software para ejecutarse correctamente. Estos componentes de software incluyen Microsoft.Net Frameword 2.0 y Microsoft Visual Studio Tools para Office 2005 Runtime o la segunda edición de Runtime. Si su equipo no tiene estos componentes de software, el asistente de instalación los instala en este momento. El asistente de instalación es intuitivo y puede detectar los requisitos previos, si los hubiere, que debe cumplir. - Si no tiene estos componentes de software, consulte Requisitos previos de la instalación en la página 9. - Si tiene estos componentes de software, consulte el paso 7 de Cómo instalar redes en la página Haga clic en Siguiente en la pantalla Asistente de configuración. 8. Lea la información del contrato de licencia y haga clic en Aceptar y luego en Siguiente para ir a la pantalla Información del usuario. 9. Haga clic en Siguiente en el cuadro de diálogo Información del usuario. 10. Haga clic en Siguiente en el cuadro de diálogo Seleccionar carpeta de instalación para instalar el software en la carpeta predeterminada. 11. Haga clic en Siguiente en el cuadro de diálogo Confirmar instalación para confirmar la instalación. Espere mientras se completa la instalación. 12. Haga clic en Cerrar. 13. Reinicie Microsoft Outlook y seleccione Calendario para ver la nueva ficha Llamada en conferencia. Se le solicitará la dirección de correo electrónico y la contraseña de su cuenta la primera vez que programe una conferencia en el calendario de Outlook. Asegúrese de introducir la misma contraseña creada para su cuenta de usuario final en la interfaz Web de Meeting Exchange Express. El Administrador del sistema puede proporcionarle esta información. Después de una instalación o actualización del complemento Programador de conferencias para Microsoft Outlook, experimentará una breve demora al abrir Microsoft Outlook por primera vez. Esta demora se debe al hecho de que el complemento recupera varios archivos del servidor. Además de esta demora, es probable que deba esperar 10 segundos más para que Microsoft Outlook se abra siempre que lo haga después de instalar el complemento Programador de conferencias para Microsoft Outlook. 8 Guía del usuario de Meeting Exchange Express versión 2.0 Mayo de 2008

9 SMS Requisitos previos de la instalación Microsoft Office Outlook 2003 y Microsoft Office Outlook 2007 tienen diferentes requisitos previos. El asistente de instalación del Programador de conferencias para Microsoft Outlook detecta la versión que ejecuta su equipo. También detecta los componentes necesarios. Si usa Microsoft Outlook 2003 Microsoft.Net Framework 2.0 Microsoft Visual Studio Tools para Office 2005 Runtime Microsoft Visual Studio Tools para Office 2005 Language Pack (opcional) Microsoft Office 2003 Primary Interop Assemblies Si usa Microsoft Outlook 2007 Microsoft.Net Framework 2.0 Microsoft Visual Studio Tools para Office 2005 Second Edition Runtime Microsoft Office 2007 Primary Interop Assemblies Para instalar los requisitos previos: Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Configuración de Outlook Conference Scheduler para cada uno de los componentes requeridos. El asistente de instalación instala los componentes. El asistente de instalación completa la instalación de los requisitos previos y muestra el cuadro de diálogo Bienvenido al asistente de configuración de Outlook Conference Scheduler. Continúe con el paso 7 de Cómo instalar redes en la página 7. SMS Systems Management Server (SMS) es una tecnología que el Administrador del sistema usa para enviar actualizaciones de software a toda la red de la empresa. Si el Administrador del sistema opta por implementar el complemento Programador de conferencias a través de este método, es probable que experimente una demora de algunos segundos al abrir Microsoft Outlook por primera vez después de la implementación. Guía del usuario de Meeting Exchange Express versión 2.0 Mayo de

10 Capítulo 2: Cómo instalar el Programador de conferencias para Microsoft Outlook Actualizaciones de Outlook Si el Administrador del sistema actualiza la versión del software Programador de conferencias, es probable que experimente una demora de algunos minutos al abrir Microsoft Outlook por primera vez después de una actualización. 10 Guía del usuario de Meeting Exchange Express versión 2.0 Mayo de 2008

11 Capítulo 3: Cómo usar el Programador de conferencias para Microsoft Outlook El complemento Programador de conferencias para Microsoft Outlook le permite enviar los detalles de su conferencia bajo demanda y reservar llamadas en conferencia programadas: Cómo configurar una conferencia bajo demanda Cómo reservar una conferencia programada La ficha Llamada en conferencia de Microsoft Outlook no admite las funciones de cortar y pegar a través de las combinaciones de teclas CTRL+C y CTRL+V. No obstante, puede usar el botón derecho del mouse y hacer clic en las opciones Cortar y Pegar o en la opción Cortar y Pegar en el menú Edición de la barra de herramientas. Guía del usuario de Meeting Exchange Express versión 2.0 Mayo de

12 Capítulo 3: Cómo usar el Programador de conferencias para Microsoft Outlook Cómo configurar una conferencia bajo demanda Una conferencia bajo demanda está disponible en cualquier momento. Es ideal para reuniones frecuentes, habituales o de último momento. En una implementación típica del software de conferencia de Avaya, un Administrador del sistema asigna una conferencia bajo demanda a cada usuario. Como usuario, usted puede realizar una llamada en conferencia bajo demanda en cualquier momento. Sólo debe concertar una hora conveniente con sus posibles participantes y distribuir los detalles asignados de acceso a la conferencia. Siga estos pasos para configurar una conferencia bajo demanda. 1. Seleccione Calendario en Microsoft Outlook. Aparece la pantalla Calendario. 2. Seleccione Nuevo. Aparece la ventana Nueva cita. También puede seleccionar Solicitud de reunión en el menú desplegable Nuevo. 3. Seleccione la ficha Llamada en conferencia. Aparece la ficha Llamada en conferencia. 4. Seleccione Usar audiconferencia bajo demanda. La primera vez que usa el complemento Programador de conferencias, el sistema muestra el cuadro de diálogo Conferencias. Debe introducir su dirección de correo electrónico y la contraseña que recibió en el correo electrónico en el que se le indicó que instale el complemento. Sólo debe hacerlo la primera vez que usa el complemento, de allí en adelante, el sistema recuerda la información. El complemento ahora muestra los detalles de acceso de la conferencia bajo demanda. Si hace clic en la ficha Cita, también se muestran los detalles de acceso. 5. Seleccione la ficha Programación. Aparece la pantalla Programación. 6. Introduzca las personas que desea que asistan a la conferencia en el área Todos los asistentes. 7. Seleccione Cita. 8. Escriba un título para la conferencia en el campo Asunto. 12 Guía del usuario de Meeting Exchange Express versión 2.0 Mayo de 2008

13 Cómo reservar una conferencia programada 9. Haga clic en Guardar y cerrar. Se enviará un correo electrónico con los detalles de la conferencia a todos los invitados. Este correo electrónico también incluirá información adicional que haya incorporado, como detalles de la reunión. Cómo reservar una conferencia programada Siga estos pasos para reservar una conferencia mediante el complemento Programador de conferencias. 1. Seleccione Calendario en Microsoft Outlook. Aparece la pantalla Calendario. 2. Seleccione Nuevo. Aparece la ventana Nueva cita. También puede seleccionar Solicitud de reunión en el menú desplegable Nuevo. 3. Introduzca los detalles de la reunión en la ficha Cita, como con una reunión habitual. 4. Seleccione la ficha Llamada en conferencia. Aparece la ficha Llamada en conferencia. 5. Seleccione Programar una audioconferencia. Aparecen los campos de audioconferencia. Puede habilitar o deshabilitar cualquiera de las siguientes opciones. Guía del usuario de Meeting Exchange Express versión 2.0 Mayo de

14 Capítulo 3: Cómo usar el Programador de conferencias para Microsoft Outlook Los cambios realizados en la configuración se guardan como predeterminados y se usarán la próxima vez que use el Programador de conferencias para Microsoft Outlook. En la Tabla 1 se mencionan los valores predeterminados que probablemente pueda ver la primera vez que use el Programador de conferencias para Microsoft Outlook. El Administrador del sistema probablemente haya seleccionado una configuración diferente, pero a continuación se menciona la más frecuente. Tabla 1: Configuración del moderador Campo Descripción Predeterminada Conferencia Web Pasar lista Reproducir tono al entrar Reproducir tono al salir Reproducir nombre al entrar También conocido como Anuncio de nombre al entrar Anuncio de nombre al salir Seleccione la opción Conferencia Web para habilitar la aplicación Avaya Web Conferencing y compartir datos visuales durante la llamada en conferencia. En el entorno de Meeting Exchange Express, las frases Conferencia Web y Conferencia de datos hacen referencia a la misma función. Llama a los llamadores por su nombre al entrar. Los moderadores pueden reproducir una lista de todos los participantes si presionan *8. Ésta es una configuración DTMF predeterminada. El sistema de conferencias reproduce un tono cuando un llamador ingresa a la conferencia. El sistema de conferencias reproduce un tono cuando un llamador abandona la conferencia. El sistema de conferencias reproduce el nombre del participante cuando ingresa a la conferencia. El sistema de conferencias reproduce el nombre del participante cuando abandona la conferencia. No Sí Sí Sí No No 1 de 3 14 Guía del usuario de Meeting Exchange Express versión 2.0 Mayo de 2008

15 Cómo reservar una conferencia programada Tabla 1: Configuración del moderador (continuación) Campo Descripción Predeterminada Comenzar a grabar automáticamente Generación automática de códigos Conferencia moderada Deshabilitar marcación saliente Solicitar código de facturación Desconexión por moderador El sistema de conferencias graba la conferencia automáticamente tan pronto como un moderador ingresa a ella. Esta configuración es diferente de la configuración Permitir grabación de la conferencia: La configuración Comenzar a grabar automáticamente inicia la grabación tan pronto como un moderador ingresa a la conferencia. La configuración Permitir grabación de la conferencia inicia la grabación cuando un moderador introduce un comando DTMF previamente configurado en el teclado de su teléfono. El sistema de conferencias genera automáticamente códigos de acceso para la conferencia. Si se habilita la opción Generación automática de códigos, los campos Código de acceso del moderador y Código de acceso del participante en la ficha Llamada en conferencia están deshabilitados. La conferencia está administrada por un moderador. Los moderadores no pueden llamar a otros llamadores a través de la línea de la conferencia. El sistema de conferencias solicita a los moderadores un código de facturación antes de otorgarles acceso a la conferencia. La conferencia se cierra cuando el último moderador abandona la conferencia. No Sí Sí No No Sí 2 de 3 Guía del usuario de Meeting Exchange Express versión 2.0 Mayo de

16 Capítulo 3: Cómo usar el Programador de conferencias para Microsoft Outlook Tabla 1: Configuración del moderador (continuación) Campo Descripción Predeterminada Solicitar nombre al entrar Esperar al moderador Ampliación automática de puertos Ampliación automática de la duración Permitir ampliación manual del puerto Permitir ampliación manual de la duración Permitir grabación de la conferencia El sistema de conferencias solicita al participante que diga su nombre antes de otorgarle acceso a la conferencia. La conferencia comienza cuando el primer moderador ingresa a la conferencia. Se coloca a otros llamadores en retención con música hasta que el moderador se una a la conferencia. El sistema de conferencias amplía automáticamente el tamaño de la conferencia, si el recurso está disponible. El sistema de conferencias amplía automáticamente la duración de la conferencia, si el recurso está disponible. Puede ampliar el tamaño de la conferencia, si el recurso está disponible. Puede obtener acceso a esta función a través de un comando DTMF. Puede ampliar la duración de la conferencia, si el recurso está disponible. Puede obtener acceso a esta función a través de un comando DTMF. Para grabar la conferencia, presione *2. Ésta es una configuración DTMF predeterminada. Sí Sí No No No No Sí 3 de 3 16 Guía del usuario de Meeting Exchange Express versión 2.0 Mayo de 2008

17 Cómo reservar una conferencia programada 6. Seleccione la ficha Programación. Aparece la pantalla Programación. 7. Introduzca las personas que desea que asistan a la conferencia en el área Todos los asistentes. 8. Seleccione Cita. 9. Escriba un título para la conferencia en el campo Asunto. 10. Haga clic en Guardar y cerrar. Se envía un correo electrónico con los detalles de la conferencia junto con los detalles de la reunión que introdujo a todos los asistentes. Los detalles de acceso de la conferencia se muestran en la ficha Citas después de que se envía el correo electrónico de invitación. Los detalles de acceso no se muestran en la ficha Citas antes de enviar el correo electrónico de invitación. Los detalles de conferencia se anexan al final de cualquier texto que introduzca. Cómo editar una conferencia Puede realizar cambios en su conferencia de la forma habitual con Microsoft Outlook. Para hacer cambios: 1. Vaya a la vista Calendario. 2. Haga doble clic en su conferencia. Microsoft Outlook muestra la conferencia. 3. Actualice la conferencia según sea necesario. 4. Puede hacer clic en Guardar y cerrar para guardar los cambios y cerrar la conferencia. Como opción, puede hacer clic en Enviar actualización para enviar los nuevos detalles a sus invitados. Esta opción también guarda los detalles y cierra la conferencia. Cómo eliminar una conferencia Puede eliminar su conferencia de la forma habitual con Microsoft Outlook. Para eliminar su conferencia: 1. Vaya a la vista Calendario. 2. Haga doble clic en su conferencia. Microsoft Outlook muestra la conferencia. Guía del usuario de Meeting Exchange Express versión 2.0 Mayo de

18 Capítulo 3: Cómo usar el Programador de conferencias para Microsoft Outlook 3. En el menú Archivo, seleccione Eliminar. Como opción, puede hacer clic en la opción Eliminar en la barra de herramientas para gráficos. Microsoft Outlook elimina la conferencia. Microsoft Outlook en modo sin conexión Si Microsoft Outlook está en el modo sin conexión, pero aún está conectado a la red, el complemento funciona con normalidad. Recupera los detalles de las conferencias bajo demanda de los usuarios y crea nuevas conferencias programadas para ellos. No obstante, si Microsoft Outlook está en modo sin conexión y no está conectado a la red, el complemento muestra un error de red si los usuarios intentan recuperar detalles de la conferencia bajo demanda o programar nuevas conferencias. 18 Guía del usuario de Meeting Exchange Express versión 2.0 Mayo de 2008

19 Capítulo 4: Cómo reservar una conferencia a través de la interfaz Web Puede crear reservas de conferencias a través de la interfaz Web de Meeting Exchange Express. Para programar una conferencia o una serie de conferencias periódicas, debe usar el Asistente para reservas de conferencia. Puede obtener acceso al Asistente para reservas de conferencia en la pantalla Reservas de conferencia en la sección Aprovisionamiento de la interfaz Web de Meeting Exchange Express. Para iniciar sesión en la interfaz Web de Meeting Exchange Express, consulte la siguiente sección: Cómo iniciar sesión en la interfaz Web de Meeting Exchange Express El Asistente para reservas de conferencia comprende una serie de cinco pasos. Para programar una conferencia o una serie de conferencias periódicas, debe seguir cinco pasos. Puede regresar a un paso anterior en cualquier momento. Los cinco pasos son: 1. Configuración general 2. Cómo configurar los detalles de programación 3. Cómo reservar conferencias periódicas 4. Cómo configurar atributos de la conferencia 5. Cómo configurar las opciones del moderador Estos cinco pasos permiten programar una conferencia y se resumen en esta sección: Cómo programar una conferencia Cómo iniciar sesión en la interfaz Web de Meeting Exchange Express Para iniciar sesión en la interfaz Web de Meeting Exchange Express, se necesita una dirección de correo electrónico y una contraseña. 1. Introduzca la URL de la interfaz Web de Meeting Exchange Express en un navegador Web. Como opción, el Administrador del sistema puede haber guardado este vínculo: Guía del usuario de Meeting Exchange Express versión 2.0 Mayo de

20 Capítulo 4: Cómo reservar una conferencia a través de la interfaz Web - En el menú Favoritos - En un sitio Web interno La URL de la interfaz Web de Meeting Exchange Express generalmente tiene el siguiente formato: 2. Haga clic en Sí en el cuadro de diálogo Alerta de seguridad. El cuadro de diálogo Alerta de seguridad probablemente no aparezca. Depende de la configuración de su red. 3. Introduzca su dirección de correo electrónico en el campo Dirección de correo electrónico. 4. Introduzca la contraseña en el campo Contraseña. Si no conoce su contraseña, comuníquese con el Administrador del sistema. 5. Haga clic en Iniciar sesión. Configuración general El paso Configuración general es el primer paso en el proceso de reservas de conferencia. En el paso Configuración general, escriba el nombre de la conferencia y algunos otros detalles relacionados con el tamaño de la conferencia y los códigos de acceso. El paso Configuración general incluye los siguientes campos. Tabla 2: Configuración general de reservas de conferencias Campo Nombre de la conferencia* Asunto de la conferencia Correo electrónico del titular de la conferencia* Descripción Escriba el título de la conferencia en este campo. Por ejemplo, llamada semanal de desarrollo de productos. Introduzca información adicional en este campo. Por ejemplo, actualización de la versión 3.0. Este campo es opcional. El campo Correo electrónico del titular de la conferencia muestra la dirección que usó cuando inició sesión en la interfaz Meeting Exchange Express. 1 de 4 20 Guía del usuario de Meeting Exchange Express versión 2.0 Mayo de 2008

21 Configuración general Tabla 2: Configuración general de reservas de conferencias (continuación) Campo Tipo Asistentes* Ampliación automática de los asistentes Idioma Descripción El campo Tipo muestra el tipo de conferencia que está reservando. Puede reservar una conferencia programada a través de la interfaz Web de Meeting Exchange Express 2.0. Una conferencia programada es una conferencia que tiene una hora de inicio y finalización definidas. Cuando reserva una conferencia programada, el motor de reservas reserva recursos del sistema para utilizar para la duración y el tamaño de la conferencia. Introduzca la cantidad de personas que prevé que asistirá a su conferencia. También puede activar la casilla de verificación Ampliación automática. El Administrador del sistema puede restringir su acceso a determinadas funciones de la conferencia, como la ampliación automática del tamaño de la conferencia. Si éste fuera el caso, el sistema de conferencias deshabilita la casilla de verificación Ampliación automática. En una situación en la que sabe que muchas personas se unirán a la conferencia, pero que se agruparán en una sala de reunión, use una única línea de teléfono para reservar una cantidad más pequeña de asistentes. Por ejemplo, si sabe que se unirán 20 personas a la conferencia, pero que la mayoría de ellas estarán juntas en una sala de reunión, puede reservar sólo cinco asistentes. Si activa la casilla de verificación Ampliación automática, el sistema de conferencias incrementa automáticamente el tamaño de la conferencia si más participantes de los que anticipó originalmente obtienen acceso a la conferencia. El Administrador del sistema puede restringir su acceso a determinadas funciones de la conferencia, como la ampliación automática del tamaño de la conferencia. Si éste fuera el caso, el sistema de conferencias deshabilita la casilla de verificación Ampliación automática. Puede seleccionar el idioma que desee asociar a la conferencia. Hay muchos idiomas disponibles. Las indicaciones sonoras dentro de la conferencia se reproducen en el idioma que seleccione aquí. 2 de 4 Guía del usuario de Meeting Exchange Express versión 2.0 Mayo de

22 Capítulo 4: Cómo reservar una conferencia a través de la interfaz Web Tabla 2: Configuración general de reservas de conferencias (continuación) Campo Código de acceso del moderador Descripción Introduzca un código de acceso para el moderador en el campo Código del moderador. El Administrador del sistema puede restringir su acceso a determinadas funciones de la conferencia, como conferencias del moderador. Si éste fuera el caso, el sistema de conferencias deshabilita el campo Código del moderador. El sistema de conferencias también deshabilita el campo Código del moderador si el sistema genera el código automáticamente. Si hace clic en Generación automática de códigos de acceso, Meeting Exchange Express crea automáticamente los códigos para la conferencia. La opción Generación automática de códigos de acceso está habilitada de forma predeterminada. Sugerencia: Sugerencia: Avaya recomienda que use la función Generación automática de códigos de acceso. 3 de 4 22 Guía del usuario de Meeting Exchange Express versión 2.0 Mayo de 2008

23 Configuración general Tabla 2: Configuración general de reservas de conferencias (continuación) Campo Código de acceso del participante Crear conferencia Web Descripción Introduzca un código de acceso para el participante en el campo Código del participante. El sistema de conferencias deshabilita el campo Código del participante si el sistema genera el código automáticamente. Si hace clic en Crear conferencia Web, Meeting Exchange Express le proporciona un vínculo de hipertexto a la aplicación Avaya Web Conference. Meeting Exchange Express muestra el vínculo de hipertexto en el correo electrónico de notificación de confirmación que recibirá después de reservar su conferencia. Con Avaya Web Conference, puede ingresar a una conferencia de datos a través del siguiente vínculo de correo electrónico, o bien, mediante el navegador Web para ir a una URL y luego introducir los detalles de seguridad. El cliente de conferencia se carga en el navegador Web y permite a los participantes comunicarse entre sí con los siguientes métodos. Chat (envío de mensajes de texto) Pizarra (texto y dibujos sin formato fijo) Aplicaciones compartidas (un usuario puede compartir un programa que ejecuta en su equipo y otros usuarios pueden verlo en funcionamiento; otro usuario puede incluso controlar y trabajar con el programa como si los estuviera ejecutando en su propio equipo) Presentaciones de diapositivas (capturas de pantalla de la pizarra o aplicaciones compartidas, diapositivas de PowerPoint o imágenes JPEG o diapositivas de votación; se pueden hacer anotaciones en todas las diapositivas a medida que habla sobre ellas) 4 de 4 * indica un campo obligatorio. Guía del usuario de Meeting Exchange Express versión 2.0 Mayo de

24 Capítulo 4: Cómo reservar una conferencia a través de la interfaz Web Cómo configurar los detalles de programación El paso Detalles de programación es el segundo paso en el proceso de reserva de conferencias. En el paso Detalles de programación, introduzca algunos detalles relacionados con la hora de inicio de la conferencia y su duración. El paso Detalles de programación incluye los siguientes campos. Tabla 3: Campos Detalles de programación Campos Fecha de inicio Hora de inicio Duración Hora de finalización Ampliación automática de la duración Zona horaria Inicio anticipado Descripción Introduzca la fecha en que desea que comience la conferencia. Introduzca la hora a la que desea que comience la conferencia. Seleccione una duración para la reserva de la conferencia en la lista desplegable Duración. Si selecciona un valor en la lista desplegable Duración, la lista desplegable Hora de finalización queda en blanco. El Administrador del sistema puede restringir su acceso a determinadas funciones de la conferencia, como la ampliación automática de la duración de la conferencia. Si éste fuera el caso, el sistema de conferencias deshabilita la casilla de verificación Ampliación automática de la duración. Introduzca la hora de finalización que desee asociar a la conferencia. Si activa la casilla de verificación Ampliación automática de la duración, el sistema de conferencias incrementa automáticamente la duración de la conferencia si ésta tiene una duración mayor a la anticipada. El Administrador del sistema puede restringir su acceso a determinadas funciones de la conferencia, como la ampliación automática de la duración de la conferencia. Si éste fuera el caso, el sistema de conferencias deshabilita la casilla de verificación Ampliación automática de la duración. Seleccione una zona horaria en la lista desplegable Zona horaria. La lista desplegable Zona horaria incluye una cantidad limitada de zonas horarias mundiales. Si desea poder iniciar la conferencia antes de la hora de inicio real seleccionada en la lista desplegable Hora de inicio, seleccione un valor adecuado en la lista desplegable Inicio anticipado. Los valores se expresan en minutos de la siguiente manera: 5, 10, 15, 30, 45 y Guía del usuario de Meeting Exchange Express versión 2.0 Mayo de 2008

25 Cómo reservar conferencias periódicas Cómo reservar conferencias periódicas El paso Repetición de programación es el tercer paso en el proceso de reserva de conferencias. Configure las opciones de repetición de conferencias mediante los campos a continuación. Tabla 4: Opciones de repetición de conferencias Campo Diaria Semanal Mensual Sin fecha de finalización Hasta la fecha Finalizar después de Descripción Haga clic en el botón Diaria si desea programar una reserva de conferencia que se repita cada N cantidad de días. Por ejemplo, es probable que desee programar una conferencia para que se repita cada 3 días. Si desea programar una conferencia para que se repita cada 7 días, probablemente sea más fácil programar la conferencia con repetición semanal. Haga clic en el botón Semanal si desea programar una reserva de conferencia que se repita cada N cantidad de semanas. Por ejemplo, es probable que desee programar una conferencia para que se repita una vez cada 2 semanas. Si desea programar una conferencia para que se repita una vez cada 4 semanas, probablemente sea más fácil programar la conferencia para que se repita mensualmente. Puede seleccionar el día de la semana en que desea que la conferencia se lleve a cabo. Puede elegir más de un día. Por ejemplo, puede programar una conferencia para que se realice los días lunes y miércoles cada tres semanas. Haga clic en el botón Mensual si desea programar una reserva de conferencia que se repita cada N cantidad de meses. Por ejemplo, probablemente desee programar una conferencia para que se repita el primer día del mes durante 6 meses. Haga clic en el botón Sin fecha de finalización para asegurarse de que la reserva de la conferencia se repita hasta que elimine la reserva. Haga clic en el botón Hasta la fecha para especificar una fecha de finalización para la reserva de la conferencia. Como opción, puede usar la función de calendario emergente. Por ejemplo, probablemente desee programar una conferencia para que se repita el tercer lunes hasta diciembre de Haga clic en el botón Finalizar después de para finalizar la repetición de la conferencia después de N cantidad de instancias. Por ejemplo, es posible que desee programar una conferencia que se repita todas las semanas pero que finalice después de 20 semanas. Guía del usuario de Meeting Exchange Express versión 2.0 Mayo de

26 Capítulo 4: Cómo reservar una conferencia a través de la interfaz Web Cómo configurar atributos de la conferencia En el paso Definición de comportamiento, puede especificar los atributos de la conferencia como mensajes de anuncios y si desea permitir la marcación saliente desde la conferencia. En el paso Definición de comportamiento, también puede configurar una lista de marcado automático saliente de la lista de participantes. Para obtener más información: Cómo configurar una lista de marcado automático de lista de participantes El paso Definición de comportamiento incluye los siguientes campos: Tabla 5: Configuración de anuncio de conferencia y marcación saliente Campo Anunciar primera persona Solicitar nombre al entrar Anuncio al entrar Descripción Si habilita esta configuración, el sistema de conferencias reproduce el nombre del participante cuando ingresa a la conferencia. Si habilita esta configuración, el sistema de conferencias solicita al participante que diga su nombre antes de otorgarle acceso a la conferencia. La lista desplegable Anuncio al entrar tiene varias opciones: Ninguno Tono Mensaje Tono + Mensaje Seleccione Ninguno para asegurarse de que el sistema de conferencias no reproduzca un mensaje ni un tono cuando un nuevo participante ingrese a la conferencia. Seleccione Tono para asegurarse de que el sistema de conferencias reproduzca un tono cuando un nuevo participante ingrese a la conferencia. Seleccione Mensaje para asegurarse de que el sistema de conferencias reproduzca un mensaje, que incluya el nombre grabado del participante, cuando un nuevo participante ingrese a la conferencia. Seleccione Tono + Mensaje para asegurarse de que el sistema de conferencias reproduzca un mensaje, que incluya el nombre grabado del participante, y un tono, cuando un nuevo participante ingrese a la conferencia. 1 de 3 26 Guía del usuario de Meeting Exchange Express versión 2.0 Mayo de 2008

27 Cómo configurar atributos de la conferencia Tabla 5: Configuración de anuncio de conferencia y marcación saliente (continuación) Campo Anuncio al salir Modo de grabación de conferencia Descripción La lista desplegable Anuncio al salir incluye varias opciones: Ninguno Tono Mensaje Tono + Mensaje Seleccione Ninguno para asegurarse de que el sistema de conferencias no reproduzca un mensaje ni un tono cuando un participante abandone la conferencia. Seleccione Tono para asegurarse de que el sistema de conferencias reproduzca un tono cuando un participante abandone la conferencia. Seleccione Mensaje para asegurarse de que el sistema de conferencias reproduzca un mensaje, que incluya el nombre grabado del participante, cuando un participante abandone la conferencia. Seleccione Tono + Mensaje para asegurarse de que el sistema de conferencias reproduzca un mensaje, que incluya el nombre grabado del participante, y un tono, cuando un participante abandone una conferencia. La lista desplegable Modo de grabación de conferencia incluye varias opciones: Desactivado Manual Automático Seleccione Desactivado para desactivar la función de grabación. Seleccione Manual para activar la función de grabación. Para comenzar la grabación, el moderador debe introducir un comando DTMF en el teclado del teléfono. Seleccione Automático para activar la función de grabación. La grabación en modo automático significa que el sistema de conferencias comienza a grabar la conferencia en tanto el moderador se une a ella. El moderador no debe introducir un comando DTMF en el teclado del teléfono para comenzar la función de grabación. 2 de 3 Guía del usuario de Meeting Exchange Express versión 2.0 Mayo de

28 Capítulo 4: Cómo reservar una conferencia a través de la interfaz Web Tabla 5: Configuración de anuncio de conferencia y marcación saliente (continuación) Campo Lista de marcado automático de lista de participantes Permitir marcación saliente Descripción Puede crear una lista de marcado automático de lista de participantes junto con su conferencia programada. La función de marcado automático de lista de participantes de Meeting Exchange Express 2.0 permite llamar a un grupo de posibles participantes al mismo tiempo. Para obtener más información, consulte Cómo configurar una lista de marcado automático de lista de participantes en la página 28. Si habilita esta configuración, los moderadores pueden realizar llamadas a otros llamadores mediante la línea de teléfono de la conferencia. 3 de 3 Cómo configurar una lista de marcado automático de lista de participantes Una lista de marcado automático de lista de participantes es una lista de nombres de contacto y números telefónicos asociados. Las entradas en su lista de marcado automático de lista de participantes representan, por lo general, personas que asisten habitualmente a sus conferencias. Puede configurar una lista de marcado automático de lista de participantes personal a través de la interfaz Web de Meeting Exchange Express 2.0. Si habilita la configuración Permitir marcación saliente en el cuadro de diálogo Definición de comportamiento, puede llamar a otros números telefónicos mientras asiste a una conferencia. Sólo los moderadores pueden obtener acceso a la función de marcación saliente. Esta función no está disponible para los participantes comunes. Si habilita la opción Permitir marcación saliente, puede llamar a un único número telefónico o puede llamar a todos los miembros de una lista de marcado automático de lista de participantes con un único comando DTMF. Los comandos DTMF predeterminados son los siguientes: Para llamar a un único número telefónico, presione *1. Para llamar a su lista de marcado automático de lista de participantes, presione *9. Estos comandos DTMF pueden configurarse. Para conocer más comandos DTMF, consulte Controles del teclado del teléfono en la página Guía del usuario de Meeting Exchange Express versión 2.0 Mayo de 2008

29 Cómo configurar atributos de la conferencia Importante:! Importante: Es importante destacar que el servidor de conferencia sólo le permite ejecutar la función de marcado automático de lista de participantes una vez en una conferencia. A continuación se incluyen las tareas comunes relacionadas con la administración de su lista de marcado automático de lista de participantes personal: Adición de entradas Eliminación de entradas Importación de grandes cantidades de entradas Asociación de una lista de marcado automático de lista de participantes con una conferencia Adición de entradas Para agregar entradas: 1. En el cuadro de diálogo Definición de comportamiento, haga clic en Lista de marcado automático de lista de participantes. Meeting Exchange Express muestra el cuadro de diálogo Lista de marcado automático de lista de participantes. 2. Introduzca los detalles de contacto en los campos Número telefónico y Nombre. 3. Haga clic en Agregar. Meeting Exchange Express muestra la entrada en la tabla Usuarios de marcado automático de lista de participantes. 4. Si lo desea, puede introducir más detalles de contacto y hacer clic en Agregar otra vez. Puede repetir este paso tantas veces como lo desee. 5. Haga clic en Guardar para guardar la lista de marcado automático de lista de participantes. Meeting Exchange Express guarda la lista de marcado automático de lista de participantes y regresa al cuadro de diálogo Definición de comportamiento. En Meeting Exchange Express 2.0, no puede editar una entrada existente. Si desea realizar un cambio en una entrada existente, Avaya recomienda que elimine la entrada y agregue una nueva con los detalles corregidos. Guía del usuario de Meeting Exchange Express versión 2.0 Mayo de

30 Capítulo 4: Cómo reservar una conferencia a través de la interfaz Web Eliminación de entradas Para eliminar entradas: 1. En el cuadro de diálogo Definición de comportamiento, haga clic en Lista de marcado automático de lista de participantes. Meeting Exchange Express muestra el cuadro de diálogo Lista de marcado automático de lista de participantes. 2. Seleccione una entrada en la tabla Usuarios de marcado automático de lista de participantes; para ello, active la casilla de verificación junto a su entrada. 3. Haga clic en Eliminar. Meeting Exchange Express elimina la entrada seleccionada. 4. Haga clic en Guardar para guardar la nueva lista de marcado automático de lista de participantes. Meeting Exchange Express guarda la lista de marcado automático de lista de participantes y regresa al cuadro de diálogo Definición de comportamiento. Importación de grandes cantidades de entradas Si tiene muchos contactos, el Administrador del sistema puede importarlos a Meeting Exchange Express. Esta función evita tener que introducir las entradas de la lista de marcado automático de lista de participantes manualmente. Meeting Exchange Express acepta listas de marcado automático de lista de participantes en formato de valores separados por comas (.CVS). Para obtener más información, comuníquese con el Administrador del sistema de Meeting Exchange Express. Asociación de una lista de marcado automático de lista de participantes con una conferencia Para asegurarse de que su lista de marcación personal está asociada con una conferencia: Asegúrese de que la opción Permitir marcación saliente esté habilitada para la conferencia programada. Asegúrese de que la lista de marcado automático de lista de participantes incluya al menos una entrada. Para obtener más información, consulte Adición de entradas en la página Guía del usuario de Meeting Exchange Express versión 2.0 Mayo de 2008