Uso de Avaya Aura Conferencing

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1 Uso de Avaya Aura Conferencing Edición

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3 Contenido Capítulo 1: Uso de Conferencing Capítulo 2: Uso de Avaya Web Portal 6.0: Introducción a Web Portal...9 Presentación de Web Portal...9 Funciones de Web Portal...9 Beneficios de Web Portal...11 Conferencias de Web Portal...11 Inicio de sesión en Web Portal...11 Inicio de sesión en la sección de resolución de problemas...12 Mi contraseña caducó...12 Mi cuenta está deshabilitada...12 Capítulo 3: Uso de Avaya Web Portal 6.0: Reservar conferencias...13 Reservas de conferencias...13 Referencia breve sobre los códigos de acceso...14 Crear reservas...15 Configurar opciones avanzadas...16 Realizar cambios a reservas...24 Integración con Microsoft Outlook...25 Crear citas en el calendario de Microsoft Outlook...26 Crear una cita en el calendario de los conferenciantes...26 Invitar conferenciantes a la conferencia...27 Invitar conferenciantes mediante Microsoft Outlook...27 Invitar conferenciantes mediante el correo electrónico del explorador...28 Invitar a conferenciantes desde la libreta de direcciones de Web Portal...28 Adjuntando archivos a invitaciones a conferencias...29 Adjuntar archivos con la función para adjuntar de Web Portal...30 Borrar reservas...31 Notificar a participantes...31 Configurar opciones de repetición...32 Administrar conferencias en vivo...33 Capítulo 4: Uso de Avaya Web Portal 6.0: Ver y modificar detalles de la conferencia. 35 Ver conferencias programadas...35 Buscar conferencias por fecha...35 Buscar conferencias por número de referencia...36 Buscar conferencias por palabra clave...36 Realizar cambios a conferencias programadas...36 Editar una sola conferencia...37 Editar una serie de conferencias...38 Borrar conferencias...38 Borrar una sola conferencia...39 Borrar una serie de conferencias...39 Modificar la página de programación...40 Capítulo 5: Uso de Avaya Web Portal 6.0: Reproducir grabaciones de conferencias..41 Presentación de dos métodos de reproducción de grabaciones...41 Escuchar la grabación de una conferencia con el método nuevo...42 Escuchar la grabación de una conferencia con el método antiguo...42 Uso de Avaya Aura Conferencing

4 Capítulo 6: Uso de Avaya Web Portal 6.0: Editar sus detalles personales...45 Editar sus detalles personales...45 Editar sus detalles personales generales...45 Editar su contraseña...46 Ingresar el PIN secreto en Web Portal...46 Actualizar su PIN secreto en Web Portal...47 Editar su lista de participantes...47 Agregar nuevos participantes...47 Borrar participantes existentes...48 Modificar detalles de los participantes...48 Capítulo 7: Uso de Avaya Web Portal 6.0: Agregar usuarios nuevos...51 Introducción a la autoadministración...51 Acceder a la función de autoadministración directamente...51 Acceder a la opción de autoadministración desde Web Portal...52 Agregar un usuario nuevo...52 Capítulo 8: Uso de Avaya Web Portal 6.0: Generar informes...55 Informes de Web Portal...55 Generar informes gráficos...55 Ver detalles del informe en una hoja de cálculo de Microsoft Excel...56 Capítulo 9: Uso de Avaya Audio Console 6.0: Introducción a la Consola de audio...59 Presentación de la Consola de audio...59 Inicio de sesión en una Consola de audio Avaya independiente...59 Inicio de sesión en la Consola de audio de Avaya con Web Portal...60 Pantalla de Web Portal de Avaya...60 Presentación de la barra de herramientas...61 Presentación de los estados de participante...62 Capítulo 10: Uso de Avaya Audio Console 6.0: Ver participantes con la Consola de audio de Avaya...65 Lista de participantes de la Consola de audio Avaya...65 Clasificar la lista de participantes de la Consola de audio Avaya...66 Ejemplo 1: Clasificación según el estado de silencio en la Consola de audio Avaya...67 Ejemplo 2: Clasificación por nombre en la Consola de audio Avaya...67 Imprimir la lista de participantes de la Consola de audio Avaya...68 Guardar la lista de participantes de la Consola de audio Avaya...69 Editar detalles de participante con la Consola de audio Avaya...69 Ver detalles asociados con la conferencia mediante la Consola de audio de Avaya...70 Modificar tamaño de página de la lista de participantes en la Consola de audio Avaya...70 Capítulo 11: Uso de Avaya Audio Console 6.0: Administrar conferencias en vivo con la Consola de audio Avaya...71 Botón de consola...71 Acceder a la Consola de audio...72 Cómo poner participantes en espera...72 Silenciar a participantes...72 Regresar un participante a una conferencia...73 Subconferencias...73 Traer un participante a una subconferencia...74 Regresar un participante de una subconferencia Uso de Avaya Aura Conferencing 2011

5 Marcar una llamada saliente a un nuevo participante...75 Marcar número de un participante desde una lista de marcación...75 Desconectar un participante...76 Bloquear y desbloquear una conferencia...76 Grabar conferencias...77 Activar grabación de la conferencia...77 Pausar la grabación de una conferencia...77 Detener la grabación de una conferencia...78 Seleccionar todos los participantes...78 Borrar a todos los participantes...78 Realizar logoff de la Consola de audio...79 Capítulo 12: Uso de Avaya Audio Console 6.0: Solucionar problemas en Consola de audio...81 Los cuadros de diálogo no se muestran correctamente...81 La pantalla del explorador parpadea...81 Solución propuesta...81 Capítulo 13: Glosario...83 Apéndice A: Comandos de multifrecuencia bitono (DTMF)...85 Conferencias con verificación...85 Comandos de moderador para conferencias con verificación...85 Comandos de conferenciante para conferencias con verificación...88 Conferencias de flujo flexible...89 Comandos de moderador para conferencias de flujo flexible...89 Comandos de conferenciante para conferencias de flujo flexible...92 Comandos para reproducir una grabación...93 Índice...95 Uso de Avaya Aura Conferencing

6 6 Uso de Avaya Aura Conferencing 2011

7 Capítulo 1: Uso de Conferencing 6.0 Esta guía contiene las siguientes secciones: Uso de Avaya Web Portal 6.0 Uso de Avaya Audio Console 6.0 Uso de Avaya Self Registration 6.0 Uso del plug-in Programador de conferencias para Microsoft Outlook 6.0 Uso de Conferencing 6.0 para Microsoft Live Meeting Uso de Conferencing 6.0 para Microsoft Office Communicator Uso del plug-in de Conferencing 6.0 para IBM Lotus Sametime Uso de Avaya Aura Conferencing

8 Uso de Conferencing Uso de Avaya Aura Conferencing 2011

9 Capítulo 2: Uso de Avaya Web Portal 6.0: Introducción a Web Portal Presentación de Web Portal Web Portal de Avaya ofrece fácil acceso al puente de conferencias de Avaya. Permite a los usuarios, o moderadores, reservar conferencias, administrar varias propiedades de conferencia, como la grabación de una conferencia, y controlar conferencias en vivo desde estaciones de trabajo. La interfaz de Web Portal de Avaya se divide en tres partes definidas por URL exclusivas. Sección del moderador La sección del moderador de Web Portal permite a los moderadores reservar y administrar conferencias, gestionar sus contactos e información de cuentas y ver informes. La URL del moderador es la siguiente: Sección de mayorista La sección de mayorista en Web Portal permite a los mayoristas crear empresas, clientes y distribuidores. También pueden reservar conferencias en nombre de un tercero. Sección del administrador La sección del administrador en Web Portal permite a los administradores configurar las funciones disponibles, definir la apariencia de Web Portal y generar informes de administrador. Para obtener más información, consulte Implementación de Avaya Aura Conferencing, que se encuentra disponible en support.avaya.com. Temas relacionados: Funciones de Web Portal en la página 9 Beneficios de Web Portal en la página 11 Conferencias de Web Portal en la página 11 Funciones de Web Portal Web Portal de Avaya otorga poderes a los usuarios comunes al permitirles acceder a funciones tradicionalmente reservadas para operadores capacitados. Los usuarios comunes Uso de Avaya Aura Conferencing

10 Uso de Avaya Web Portal 6.0: Introducción a Web Portal son ahora organizadores de conferencias y administradores de conferencias. Ya no son necesarios los operadores de terceros. Las conferencias pueden reservarse, personalizarse y controlarse en tiempo real desde estaciones de trabajo individuales. Web Portal de Avaya permite a los usuarios o moderadores: Reservar conferencias Los usuarios pueden reservar conferencias. Pueden especificar la fecha, la duración, la hora y el tamaño. También pueden seleccionar opciones de notificación para sus participantes y configurar patrones de periodicidad para sus conferencias. Pueden asociar funciones, como conferencia de datos, anuncio de conferencias y seguridad adicional. Administrar conferencias programadas Los usuarios pueden ver una lista de las conferencias que hayan programado. También pueden modificar un gran número de propiedades asociadas con esas conferencias, como el nombre, la duración, el tamaño y los códigos de acceso de conferenciante y moderador. Administrar participantes Los usuarios pueden administrar los perfiles de los asistentes habituales a la conferencia. Pueden agregar nuevos participantes, editar detalles de participantes existentes y borrar participantes antiguos. Los detalles de contacto se utilizan para enviar notificaciones de conferencias. Administrar cuentas personales Los usuarios pueden actualizar los detalles de sus cuentas. En la mayoría de los casos, pueden cambiar las contraseñas, los detalles de contacto y el huso horario preferido. En algunas situaciones de implementación, los usuarios no pueden cambiar su propia contraseña. Esta limitación se debe al hecho de que la contraseña se utiliza para obtener acceso a otras aplicaciones y reside en un servidor central. Grabar y reproducir conferencias Los usuarios pueden grabar sus conferencias. Pueden guardar la grabación durante un período configurable. Las grabaciones pueden reproducirse las veces que sea necesario. Durante la conferencia, los usuarios pueden usar la Consola de audio para pausar la grabación. Generar informes Los usuarios pueden generar informes basándose en la información de Web Portal de Avaya. Por ejemplo, pueden crear informes de asistencia y detalles de la conferencia. La información de los informes se puede mostrar en una variedad de formatos.. Integración con Microsoft Outlook Los usuarios también pueden usar la libreta de direcciones de Microsoft Outlook para invitar participantes a una conferencia. También pueden crear citas en sus propios calendarios de Microsoft Outlook y en los de otros participantes. 10 Uso de Avaya Aura Conferencing 2011

11 Inicio de sesión en Web Portal Beneficios de Web Portal Web Portal de Avaya lleva las capacidades de administración de conferencias del puente de conferencias de Avaya a todas las estaciones de trabajo. Los usuarios individuales pueden administrar la experiencia de conferencia completa desde un explorador Web estándar. Web Portal de Avaya ofrece lo siguiente: Una interfaz gráfica fácil de usar que no requiere conocimientos técnicos especializados. Una solución integrada que utiliza protocolos y convenciones estándar de la industria. Instalación y configuración fáciles y simples. Una interfaz personalizable que se puede identificar con una marca para adaptarse a las necesidades de cada cliente. Un marco de trabajo que permite la administración de conferencias bajo demanda y programadas. Una alternativa económica a la dotación de operadores de conferencia especializados. Conferencias de Web Portal Una conferencia es un conjunto predeterminado de personas que se reúnen con el fin de obtener asesoramiento, debatir o intercambiar opiniones. Puede haber o no una agenda formal asociada con la reunión. Durante una audioconferencia, grupos de personas asisten a una reunión que se realiza por teléfono. Con el software de audioconferencia de Avaya, los asistentes o participantes pueden reunirse virtualmente desde diferentes ubicaciones mediante el teléfono. Durante una conferencia de datos, grupos de personas comparten información por medio de sus equipos y teléfonos. La información visual se comunica mediante el software de conferencias de datos de Avaya al mismo tiempo que se realiza la conferencia de audio. Inicio de sesión en Web Portal 1. Inicie su explorador web. 2. Ingrese la dirección de Web Portal de Avaya en el campo Dirección y presione Enter. Aparece la pantalla de Inicio de sesión. Uso de Avaya Aura Conferencing

12 Uso de Avaya Web Portal 6.0: Introducción a Web Portal Nota: El administrador del sistema de Web Portal puede configurar el tipo de información que necesita Web Portal, como nombre de la empresa, número de referencia de cuenta, etc. En este ejemplo, debe ingresar una dirección de correo electrónico y una contraseña. 3. Ingrese su dirección de correo electrónico en el campo Correo electrónico. 4. Ingrese la contraseña en el campo Contraseña. 5. Haga clic en Iniciar sesión. Se abre la pantalla Mi programa. Resultado Nota: Antes de que Web Portal muestre la pantalla Mi programa, puede mostrar una pantalla de exención de responsabilidad legal. El administrador del sistema de Web Portal puede configurar la visualización de esta pantalla. En la pantalla de exención de responsabilidad legal, haga clic en Aceptar para pasar a la pantalla Mi programa. Inicio de sesión en la sección de resolución de problemas Mi contraseña caducó Es posible que el administrador del sistema de Web Portal haya configurado un umbral de vencimiento de contraseña en el sistema de Web Portal. Si éste es el caso, debe actualizar la contraseña de Web Portal en intervalos preconfigurados. Si su contraseña no ha sido actualizada, Web Portal le solicita que ingrese una nueva contraseña y que confirme esa nueva contraseña. En ese momento, Web Portal muestra la pantalla Mi programa. Mi cuenta está deshabilitada El administrador del sistema de Web Portal puede haber configurado un umbral de inactividad de la cuenta. Si no se conecta a Web Portal durante un período configurable, el sistema de conferencias puede deshabilitar su cuenta de Web Portal. Si el sistema de conferencias deshabilita su cuenta, debe comunicarse con el administrador del sistema de Web Portal para solicitarle la rehabilitación de su cuenta. 12 Uso de Avaya Aura Conferencing 2011

13 Capítulo 3: Uso de Avaya Web Portal 6.0: Reservar conferencias Reservas de conferencias Web Portal de Avaya le permite crear conferencias personalizadas para satisfacer sus necesidades específicas. Por ejemplo, puede crear conferencias repetidas, notificar a participantes por correo electrónico y configurar varios niveles de seguridad. El administrador del sistema de Web Portal también puede asignarle una conferencia bajo demanda. Puede utilizar su conferencia bajo demanda a cualquier hora, sin reservarla, ya que se encuentra siempre disponible. Para usarla, simplemente notifique a los participantes potenciales la hora de inicio y los códigos de acceso a la conferencia. Si nunca utiliza su conferencia bajo demanda, el sistema de conferencias puede suspenderla y ya no se encontrará disponible. Cuando utilice su conferencia bajo demanda, debe recordar lo siguiente: Es probable que exista un límite en cuanto al número de participantes que pueden asistir a su conferencia bajo demanda. El sistema de conferencias no puede garantizar la disponibilidad de una línea telefónica para su conferencia bajo demanda. Sugerencia: Por lo tanto, si desea organizar una conferencia para una gran cantidad de personas y necesita asegurarse de que puedan obtener acceso a la conferencia, Avaya le recomienda que reserve una conferencia programada. Uso de Avaya Aura Conferencing

14 Uso de Avaya Web Portal 6.0: Reservar conferencias Referencia breve sobre los códigos de acceso El código de acceso permite el ingreso a una conferencia. Existen tres tipos de códigos de acceso: código de acceso de conferenciante, código de acceso de moderador y código de acceso de coordinador asistente. El código de acceso de conferenciante otorga acceso a funciones de conferencia a nivel de conferenciante. El código de acceso de moderador otorga acceso a funciones de conferencia a nivel de moderador. El código de acceso de coordinador asistente es similar al código de acceso de moderador y otorga acceso a funciones de conferencia a nivel de moderador. En una situación de ejemplo típica, un moderador puede asignar categoría de coordinador asistente a otro participante si el moderador considera que no podrá asistir a la conferencia por vacaciones o superposición de actividades. Puede asignar categoría de coordinador asistente a otro participante cuando lo invita a la conferencia. En Web Portal, existen tres maneras de invitar personas a la conferencia. Usted sólo puede asignar la categoría de coordinador asistente a un participante mediante uno de esos tres métodos. En las aplicaciones de Conferencing, código de acceso generalmente se abrevia en código. Temas relacionados: Ingresar códigos de acceso en la página 14 Campo Generación automática de códigos de acceso en la página 15 Conflicto entre códigos de acceso en la página 15 Invitar a conferenciantes desde la libreta de direcciones de Web Portal en la página 28 Ingresar códigos de acceso El administrador del sistema de Web Portal es quien configura los campos Moderador y Código de acceso de conferenciante. Por ejemplo, el administrador del sistema de Web Portal puede configurar Conferencing para que siempre genere códigos de acceso para todas las conferencias. También puede configurar Conferencing para que le dé la opción de ingresar su propia secuencia de números o aceptar los códigos de acceso generados por el sistema. Tabla 1: Configuración del código de acceso en la página 15 describe la experiencia del usuario asociada con dos opciones de configuración a las que puede acceder el administrador del sistema de Web Portal. En el caso del código de acceso del coordinador asistente, Web Portal siempre genera el código. No puede ingresar su propia secuencia de números. 14 Uso de Avaya Aura Conferencing 2011

15 Crear reservas Tabla 1: Configuración del código de acceso Opción Opción 1 Opción 2 Descripción Debe aceptar los códigos de acceso que genera Conferencing. Puede ingresar su propia secuencia de números o aceptar los códigos de acceso que genera Conferencing. Campo Generación automática de códigos de acceso La opción Generación automática de códigos de acceso indica si Conferencing genera los códigos de acceso para su conferencia. Si la opción Generación automática de códigos de acceso está seleccionada, Conferencing genera los códigos de acceso de la conferencia. Si la opción Generación automática de códigos de acceso está seleccionada, y también ingresa su propia secuencia de números para el código de acceso a la conferencia, Conferencing utiliza su secuencia de números como código de acceso a la conferencia, siempre que no haya otra conferencia que esté utilizando esa secuencia. Si la opción Generación automática de códigos de acceso no está seleccionada y usted olvida ingresar su propia secuencia de números para el código de acceso a la conferencia, Conferencing muestra un mensaje de error que le solicita que ingrese una secuencia de números o que habilite la opción Generación automática de códigos de acceso. Conflicto entre códigos de acceso El conflicto entre códigos de acceso se produce cuando la secuencia de números que ingresó como código de acceso de moderador o conferenciante ya está siendo utilizada por otra conferencia. Si está habilitada la opción Generación automática de códigos de acceso y se produce un conflicto entre códigos de acceso, Conferencing utiliza los códigos de acceso generados automáticamente. Si no está habilitada la opción Generación automática de códigos de acceso y se produce un conflicto entre códigos de acceso, Conferencing muestra un mensaje de error y le solicita que vuelva a ingresar una secuencia de números alternativa. Crear reservas 1. Haga clic en Reservar reunión. Uso de Avaya Aura Conferencing

16 Uso de Avaya Web Portal 6.0: Reservar conferencias Se abre la pantalla Reservar. 2. Escriba el nombre de la conferencia en el campo Nombre de la conferencia. 3. Ingrese el número de participantes en el campo N.º de participantes. 4. En la lista desplegable Fecha de la conferencia, seleccione la fecha de la conferencia. 5. En la lista Hora de inicio de la conferencia, seleccione la hora de inicio de la conferencia. 6. En el campo Duración de la conferencia, ingrese la duración de la conferencia. CRS determina la duración mínima. 7. Seleccione Conferencia de datos simultáneos para reservar una conferencia de datos. Nota: Si está utilizando Adobe Connect, puede reservar una conferencia de datos en Adobe Connect. También puede seleccionar la plantilla que se utilizará para la conferencia de datos de Adobe Connect cuando ésta se inicie. Para obtener más información acerca de Adobe Connect, consulte con el administrador del sistema de Web Portal. 8. Seleccione Generación automática de códigos de acceso para permitir que el sistema genere el código de acceso de la conferencia. También puede ingresar sus códigos de acceso en las áreas de texto Código de conferenciante y Código de moderador. 9. En la lista desplegable Gabinete, seleccione el gabinete en el que desea reservar la conferencia. Nota: Si selecciona Cualquiera, CRS escoge el gabinete en el que está reservada la conferencia. 10. En ese momento, puede hacer clic en Reservar para crear la reserva. Se abre la pantalla Detalles de la reserva. Temas relacionados: Configurar opciones avanzadas en la página 16 Realizar cambios a reservas en la página 24 Configurar opciones avanzadas Puede configurar un número variado de opciones avanzadas de reserva antes de finalizar el proceso de reserva de una conferencia. También puede configurar las opciones avanzadas 16 Uso de Avaya Aura Conferencing 2011

17 Crear reservas de reserva después de completar el proceso de reserva de una conferencia. Para hacer esto, debe editar y actualizar la conferencia reservada. 1. Haga clic en la ficha Avanzada para obtener acceso a las opciones avanzadas. 2. Configure los ajustes avanzados para que se adapten a sus requisitos y luego haga clic en Reservar o Actualizar. Tabla 2: Opciones avanzadas de reserva Campo Mejor opción Centro de costos Conferencia moderada Conferencia Multi-Site (multisitio) Colgar por moderador Permitir bloqueo de conferencia Descripción Si selecciona Mejor opción, el servidor de conferencias garantiza que si no se encuentran disponibles los recursos de conferencia necesarios, se esforzará por proporcionar la mejor opción para la combinación de hora de inicio y tamaño de la conferencia. De manera predeterminada, el Centro de costos generalmente contiene el número de referencia de la cuenta de cliente. El campo Centro de costos está relacionado con la contabilidad y la facturación. Puede incluir diferentes valores, como un número de cuenta de usuario final, un número telefónico o un número de tarjeta para llamadas internacionales. Puede seleccionar asignar la categoría de moderador a uno o varios participantes. El moderador accede a la conferencia mediante el código de acceso de moderador. Los moderadores pueden acceder a un número variado de funciones de conferencia que no se encuentran disponibles para los conferenciantes comunes. MultiSite vincula dinámicamente conferencias distribuidas en puentes y ubicadas en cualquier lugar del mundo. Una persona se comunica con un puente local, se une a una conferencia local y se la conecta mediante audio con otras conferencias locales que forman la conferencia global. Puede optar por convertir su conferencia en una conferencia multisitio. Nota: Esta función es opcional. Si selecciona Colgar por moderador, la conferencia finaliza cuando el último moderador abandona la conferencia. Si selecciona Permitir bloqueo de conferencia, un moderador puede bloquear la conferencia. El bloqueo de conferencia agrega un nivel extra de seguridad a la conferencia, ya que garantiza que los participantes adicionales no puedan ingresar a la conferencia. Uso de Avaya Aura Conferencing

18 Uso de Avaya Web Portal 6.0: Reservar conferencias Campo Duración de códigos de conferencia Modo PIN Solicitud de código de facturación Lista de PIN Descripción Una vez que comienza la conferencia, puede especificar el número de minutos durante los que son válidos los códigos de acceso de conferenciante y moderador. Si configura esta opción en 0, los códigos de acceso serán siempre válidos. Duración de códigos de conferencia proporciona un nivel adicional de seguridad. Un código PIN es un número de identificación único para cada participante (moderadores y conferenciantes). El nombre del participante y el número de identificación único se guardan en una lista de PIN. Cuando crea un nuevo participante, Web Portal genera un código PIN para cada nuevo participante y lo guarda en la lista de PIN. Las opciones del modo de PIN son las siguientes: Apagado Sistema Conferencia Si selecciona Apagado, Conferencing no utiliza códigos PIN para la reserva de conferencias. Si selecciona PIN del sistema, Conferencing permite el acceso a la conferencia si se ingresa el código de acceso correcto y un código PIN que coincida con alguna de las entradas de la lista de PIN, que se encuentra en una tabla de base de datos en el puente. Web Portal crea esta lista de PIN del sistema automáticamente al asignar un PIN a cada nuevo participante que agrega a una libreta de direcciones. Si selecciona PIN de conferencia, CRS asigna automáticamente la siguiente lista de PIN a la conferencia: cl_confref. Esto significa que Conferencing sólo proporciona acceso a la conferencia a los participantes que hayan sido invitados a la conferencia. Para obtener más información, consulte la Lista de PIN. Sugerencia: En una situación típica, si selecciona el modo de PIN del sistema, Conferencing acepta el código PIN de cualquier persona que figure en su libreta de direcciones. Si selecciona Conferencia, Conferencing sólo acepta los códigos PIN de las personas que haya invitado a la conferencia. Si selecciona Solicitud de código de facturación, el servidor de conferencias le solicita al moderador un código de facturación justo antes de que ingrese a la conferencia. El código de facturación se utiliza con fines contables y de facturación. En el entorno de Web Portal, si selecciona PIN de conferencia, CRS asigna a la conferencia una lista de PIN 18 Uso de Avaya Aura Conferencing 2011

19 Crear reservas Campo Reproducir grabación del nombre Tono de ingreso Tono de salida Descripción creada dinámicamente. No puede editar el campo Lista de PIN. CRS crea dinámicamente una lista de PIN para cada conferencia. La lista de PIN contiene sólo los invitados a esa conferencia específica. Si especifica PIN de conferencia, puede limitar el acceso a la conferencia a los invitados únicamente. Además, Conferencing denomina la lista de PIN mediante la siguiente convención de denominación: cl_referencia de la conferencia.txt. Si el número de referencia de la conferencia es , Conferencing asigna la lista de PIN cl_ txt a la conferencia. En este ejemplo, Conferencing permite el acceso a la conferencia a los participantes que ingresen el código de acceso correcto y un código PIN que coincida con una entrada de la lista de PIN cl_ txt. El archivo cl_ txt sólo contiene los PIN de los invitados a la conferencia Esta función se ejecuta automáticamente cuando selecciona PIN de conferencia. Si la opción Reproducir grabación de nombre está habilitada, el servidor de conferencia solicita a todos los participantes que digan su nombre antes de ingresar a la conferencia. Entonces, los moderadores pueden reproducir una lista de asistentes en audio. Existe un número variado de valores posibles: Apagado: la opción Reproducir grabación de nombre no está habilitada. Individual: el sistema reproduce una grabación a una sola persona. Conferencia: el sistema reproduce una grabación a toda la conferencia. Puede seleccionar reproducir un tono o un mensaje de voz grabado que los participantes escuchan cada vez que alguien ingresa a una conferencia. Se encuentran disponibles las siguientes opciones: Apagado: la función no se encuentra activa. Sistema: el servidor de conferencias utiliza una configuración predeterminada. Tono: el servidor de conferencias reproduce un tono. Mensaje: el servidor de conferencias reproduce un mensaje de voz. Ambos: el servidor de conferencias reproduce un tono y un mensaje de voz. Puede seleccionar reproducir un tono o un mensaje de voz grabado que los participantes escuchan cada vez que alguien abandona una conferencia. Se encuentran disponibles las siguientes opciones: Uso de Avaya Aura Conferencing

20 Uso de Avaya Web Portal 6.0: Reservar conferencias Campo Fuente de música Visor de conferencias Aumento automático de la cantidad de participantes Extensión automática de la duración Configuración de avisos Descripción Apagado: la función no se encuentra activa. Sistema: el servidor de conferencias utiliza una configuración predeterminada. Tono: el servidor de conferencias reproduce un tono. Mensaje: el servidor de conferencias reproduce un mensaje de voz. Ambos: el servidor de conferencias reproduce un tono y un mensaje de voz. Puede especificar si desea reproducir música a los conferenciantes que están puestos en espera. También puede seleccionar la música que se reproducirá. En la lista desplegable Fuente de música, puede seleccionar Apagado para apagar la reproducción de música. O bien puede seleccionar una fuente para su música. Los números uno a cuatro representan las cuatro ubicaciones de archivos en el puente. Para obtener más información sobre los tipos de música guardados en esas cuatro ubicaciones de archivo, comuníquese con el administrador del sistema de CRS. La música se guarda en formato.wav, pero se encuentran disponibles funciones adicionales para conectar con una fuente de música externa. Nota: Es importante tener en cuenta que si selecciona Apagado, no podrá poner a los conferenciantes estado de en espera. Si selecciona el Visor de conferencias, permite que los moderadores vean, mediante un explorador web, una conferencia asistida por un operador. Específicamente, los moderadores pueden comunicarse con los operadores durante sesiones de encuesta y Preguntas y Respuestas. Nota: Esta función es opcional. Si selecciona Aumento automático de la cantidad de participantes, habilita un nivel de seguridad adicional en relación con el tamaño de la conferencia. Puede aumentar el tamaño de la conferencia durante la conferencia en vivo. Si selecciona Extensión automática de la duración, habilita un nivel de seguridad adicional en relación con la duración de la conferencia. Puede extender la duración de la conferencia durante la conferencia en vivo. Debe seleccionar el idioma que se utiliza en los mensajes de notificación de la conferencia. El administrador del sistema de Conferencing puede configurar hasta 20 idiomas. Por ejemplo, si el administrador del sistema configura un aviso en 20 Uso de Avaya Aura Conferencing 2011

21 Crear reservas Campo Lista de marcación Descripción alemán, puede seleccionar Alemán en la lista desplegable de configuración de avisos. Al ingresar a la conferencia, los participantes escucharán los mensajes de audio en alemán. Es posible que el administrador del sistema no configure idiomas adicionales en la implementación de Conferencing. Si éste fuera el caso, sólo podrá seleccionar mensajes de audio en inglés. Conferencing está en inglés de manera predeterminada. Nota: Los idiomas son opcionales. El administrador del sistema de Conferencing puede configurar el número de idiomas de acuerdo con sus requisitos. Conferencing puede llamar a un grupo de participantes e invitarlos a unirse a la conferencia. Usted, y cualquier participante con categoría de moderador, pueden iniciar una llamada al ingresar *92 en el teclado del teléfono. Para habilitar esta función, Conferencing necesita una lista de marcación que contiene los números telefónicos de los participantes. Esa lista de marcación debe guardarse en un directorio en el servidor de Conferencing. Conferencing guarda automáticamente la lista de participantes de la conferencia actual como la lista de marcación usando el número de referencia de la conferencia como nombre de archivo. Conferencing permite la transferencia de este archivo a un directorio de listas de marcación en el servidor de Conferencing. Para el campo Lista de marcación, posee diferentes opciones. Usted puede: Dejar el campo Lista de marcación en blanco. Conferencing guarda la lista de participantes de la conferencia actual y permite que se transfiera al servidor de Conferencing. El nombre de archivo de la lista de participantes de la conferencia guardada es el número de referencia de la conferencia. Escriba un nombre para la lista de participantes de la conferencia actual en el campo Lista de marcación. Conferencing guarda la lista con el nombre de archivo que ingresó y permite que ésta se trasfiera al servidor de Conferencing. En el campo Lista de marcación, escriba el nombre de una lista de marcación que esté guardada actualmente en el servidor de Conferencing. Puede obtener los nombres de las listas de marcación actualmente disponibles del administrador del sistema de CRS, quien posee acceso al servidor. Uso de Avaya Aura Conferencing

22 Uso de Avaya Web Portal 6.0: Reservar conferencias Campo Grabación automática Controlar grabación Descripción Puede seleccionar esta opción para asegurarse de que Conferencing grabe automáticamente la conferencia desde el comienzo. Tenga en cuenta que posiblemente la casilla de selección Grabación automática ya esté habilitada y no pueda editar esa configuración. Esto puede deberse a lo siguiente: Los mayoristas y operadores también pueden configurar la grabación a nivel empresarial. Si los operadores o mayoristas configuran el Modo de grabación en Obligatorio a nivel empresarial, Conferencing graba automáticamente todas las conferencias que pertenecen a esa empresa. Asimismo, Conferencing marca la casilla de selección Grabación automática y no permite el acceso a nivel de conferencia para garantizar que siempre esté habilitada para esa empresa. Los administradores de sistema de Web Portal pueden configurar un valor predeterminado para la casilla de selección Grabación automática. También pueden seleccionar si se muestra u oculta la casilla de selección. Si habilitan la Grabación automática y ocultan la casilla de selección, Conferencing graba automáticamente la conferencia. Además, si los mayoristas u operadores configuran el Modo de grabación en Conferencia a nivel empresarial y los administradores del sistema deciden mostrar las casillas de selección, Conferencing le permite configurar Grabación automática o Controlar grabación para cada conferencia. Puede seleccionar esta opción para permitir que usted, o cualquier participante con categoría de moderador, puedan grabar la conferencia, si así lo desean. Para iniciar la grabación, puede presionar la secuencia DTMF del teclado *2 en cualquier momento durante la conferencia en vivo. Al igual que con la configuración anterior, se debe tener en cuenta que es posible que la casilla de selección Controlar grabación ya esté habilitada y no pueda editar esa configuración. Esto puede deberse a lo siguiente: Al igual que con Grabación automática, las configuraciones a nivel empresarial determinan las opciones que se encuentran disponibles a nivel de conferencia. Si los operadores o mayoristas configuran el Modo de grabación en Menú DTMF a nivel empresarial, Conferencing siempre permite que los moderadores tengan la opción de grabar las conferencias, si así lo desean. Esta configuración se aplica a todas las conferencias de esa empresa. Asimismo, Conferencing marca la casilla de 22 Uso de Avaya Aura Conferencing 2011

23 Crear reservas Campo Modo de ID de participante Descripción selección Controlar grabación y no permite el acceso a nivel de conferencia para garantizar que siempre esté habilitada para esa empresa. Los administradores de sistema de Web Portal pueden configurar un valor predeterminado para la casilla de selección Controlar grabación. También pueden seleccionar si se muestra u oculta la casilla de selección. Si habilitan Controlar grabación y ocultan la casilla de selección, Conferencing siempre permite que los moderadores graben las conferencias, si así lo desean. Además, si los mayoristas u operadores configuran el Modo de grabación en Conferencia a nivel empresarial y los administradores del sistema deciden mostrar las casillas de selección, Conferencing le permite configurar Grabación automática o Controlar grabación para cada conferencia. Con esta opción puede agregar diferentes niveles de seguridad a la conferencia. Si habilita la función de Modo de ID de participante, Conferencing garantiza que el Modo de PIN se configure en Apagado. No puede utilizar ambas funciones en una misma conferencia. El Modo de ID de participante tiene tres opciones: Apagado: deshabilita la función Modo de ID de participante. Identificar: si selecciona Identificar, todos los participantes de la conferencia deben marcar un número de identificación en el teclado telefónico antes de ingresar a la conferencia. En algunos casos, ese número identifica a un participante específico. En otros casos, el número identifica a un participante como participante invitado externo. Por ejemplo, imagine esta situación: La solución Conferencing está instalada en la organización A. Todos los participantes de la organización A tienen un número de empleado que funciona como número de identificación. Cuando esos participantes ingresan a una conferencia, Conferencing puede identificar a cada individuo. Cuando un miembro de la organización A invita a un participante de la organización B a una conferencia, Conferencing le envía al participante de la organización B un número de invitado, que lo identifica como invitado. Todos los invitados utilizan el mismo número. Como moderador, cuando crea participantes por medio de Web Portal, Conferencing siempre asigna automáticamente el número de invitado a esos participantes. Identificar y validar: si selecciona Identificar y validar, todos los participantes de la conferencia deben marcar un número de identificación y un PIN en el teclado telefónico Uso de Avaya Aura Conferencing

24 Uso de Avaya Web Portal 6.0: Reservar conferencias Campo Silenciar a todos Código de facturación obligatorio Descripción antes de ingresar a la conferencia. En algunos casos, ese número identifica y valida a un participante individual. En otros casos, el número identifica y valida a un participante como participante invitado externo. Por ejemplo, imagine esta situación: Como en el ejemplo anterior, la solución Conferencing está instalada en la organización A. Todos los participantes de la organización A tienen un número de empleado que funciona como número de identificación. Y también poseen un número de PIN secreto. Conferencing notifica a los participantes el PIN secreto por correo electrónico. Cuando esos participantes ingresen a una conferencia, Conferencing podrá identificar a cada uno de ellos y no permitirá el acceso a la conferencia a menos que los participantes conozcan su número de empleado y el PIN secreto. Cuando un miembro de la organización A invita a un participante de la organización B a una conferencia, Conferencing le envía al participante de la organización B un número de identificación de invitado y un número de PIN de invitado, que lo valida como invitado. Todos los invitados utilizan los mismos números. Usted puede cambiar su número de PIN secreto. También puede solicitarle a un administrador de sistema de CRS que lo restablezca. Si marca la casilla de selección Silenciar a todos, Conferencing silencia a todos los conferenciantes cuando estos se unen a la conferencia. Los moderadores conservan los privilegios de escuchar y hablar. Si habilita esta opción, los moderadores deben marcar un código de facturación válido en el teclado telefónico antes de unirse a la conferencia. Con esta función puede asegurarse de que los moderadores no puedan acceder a la conferencia a menos que posean un código de facturación válido. Realizar cambios a reservas Después de confirmar la reserva, puede cambiar los detalles asociados a ella. 1. Haga clic en Modificar detalles de la conferencia en la sección Detalles de la reserva. 24 Uso de Avaya Aura Conferencing 2011

25 Integración con Microsoft Outlook Se muestra la sección Detalles de la reserva. 2. Haga clic en Actualizar. Se abre la pantalla Reservar. Todos los campos configurables se completan con los detalles de la conferencia seleccionada. 3. Modifique los detalles según sea necesario. 4. Haga clic en Actualizar. Se muestran los detalles actualizados de la reserva. 5. Haga clic en Listo. Se abre la página principal Detalles de la reserva. 6. Haga clic en Listo. Se abre la página Mi programa. Se agregó la conferencia actualizada al programa. También puede modificar reservas al hacer clic en Ver/Editar en la pantalla Mi programa. Esto sólo aplicará a reservas de conferencias futuras. Integración con Microsoft Outlook La integración con Microsoft Outlook le permite invitar participantes a la conferencia desde su libreta de direcciones de Microsoft Outlook. También puede crear la invitación a la conferencia en formato de cita de Microsoft Outlook. La función coloca la reserva de la conferencia en el calendario de Microsoft Outlook del participante. Nota: Es importante tener en cuenta que la capacidad de Web Portal para crear una invitación a conferencia en Microsoft Outlook no está relacionada con el plug-in Programador de conferencias para Microsoft Outlook. El plug-in Programador de conferencias de Avaya para Microsoft Outlook es una aplicación que Avaya desarrolló como herramienta de programación de conferencias completamente funcional que reside dentro de Microsoft Outlook. Temas relacionados: Crear citas en el calendario de Microsoft Outlook en la página 26 Crear una cita en el calendario de los conferenciantes en la página 26 Uso de Avaya Aura Conferencing

26 Uso de Avaya Web Portal 6.0: Reservar conferencias Crear citas en el calendario de Microsoft Outlook Puede crear citas en su calendario de Microsoft Outlook. Microsoft Outlook luego lo alertará con antelación a una hora especificada para recordarle que la conferencia está por iniciar. Nota: Los detalles de la cita contienen el código de acceso de moderador. Si desea proporcionar acceso de moderador a otros participantes, puede reenviarles la cita mediante Microsoft Outlook. También puede crear citas específicas para conferenciantes. En ese caso, los detalles de la cita contienen el código de acceso de conferenciante, que otorga acceso de conferenciante a otros participantes. 1. Complete los pasos necesarios para crear reservas. Se muestra la pantalla Detalles de la reserva. 2. Haga clic en Crear en el área Crear cita para moderador de la sección Calendario de Outlook. Microsoft Outlook le envía un calendario de invitación. 3. Cuando reciba el calendario de invitación, haga clic en Aceptar. Microsoft Outlook coloca la reunión en su calendario. Temas relacionados: Referencia breve sobre los códigos de acceso en la página 14 Crear reservas en la página 15 Crear una cita en el calendario de los conferenciantes en la página 26 Crear una cita en el calendario de los conferenciantes 1. Complete los pasos necesarios para crear reservas. Se muestra la pantalla Detalles de la reserva. 2. Haga clic en Crear en el área Crear cita e invitar conferenciantes de la sección Calendario de Outlook. Nota: Puede aparecer un cuadro de diálogo Descarga de archivos. En ese cuadro de diálogo, seleccione Open (abrir). Se abre la ventana Cita. 26 Uso de Avaya Aura Conferencing 2011

27 Invitar conferenciantes a la conferencia 3. Haga clic en Invitar asistentes para invitar conferenciantes a la conferencia. 4. Escriba las direcciones de correo electrónico de los asistentes en el campo Para o CC. 5. En el menú Acciones, habilite Solicitar respuestas para asegurarse de recibir una confirmación de recepción de los correos electrónicos de los destinatarios de la cita. 6. Haga clic en Enviar. Los conferenciantes seleccionados reciben un correo electrónico donde se los invita a la conferencia. Si aceptan la invitación, se crea una cita en el calendario de Microsoft Outlook. Invitar conferenciantes a la conferencia Invitar conferenciantes mediante Microsoft Outlook 1. Complete los pasos necesarios para crear reservas. Se muestra la pantalla Detalles de la reserva. 2. Haga clic en Invitar en la sección Invitar conferenciantes por correo electrónico del área Invitaciones por correo electrónico. Se abre una ventana de correo electrónico. Nota: Web Portal ingresa automáticamente los detalles de la conferencia en el cuerpo principal del correo electrónico. Los detalles de la conferencia contienen el código de acceso del conferenciante. La URL de acceso a Avaya Web Conferencing se muestra si se selecciona Conferencia de datos simultanea durante la reserva de la conferencia. 3. Escriba las direcciones de correo electrónico de los conferenciantes que desea invitar en el área Para o CC. 4. Si desea agregar archivos adjuntos, puede hacerlo ahora. 5. Haga clic en Enviar. Los conferenciantes seleccionados reciben un correo electrónico con la fecha, hora y detalles de acceso de la conferencia. Uso de Avaya Aura Conferencing

28 Uso de Avaya Web Portal 6.0: Reservar conferencias Resultado Nota: Cuando utiliza Microsoft Outlook para invitar conferenciantes, Conferencing no crea códigos de PIN para esos conferenciantes. Invitar conferenciantes mediante el correo electrónico del explorador 1. Complete los pasos necesarios para crear reservas. Se muestra la pantalla Detalles de la reserva. 2. Haga clic en Invitar en la sección Invitar conferenciantes mediante el correo electrónico del explorador del área Invitaciones por correo electrónico. Se abre la pantalla Envío de invitaciones. 3. Copie y pegue el texto en un correo electrónico. El texto contiene el código de acceso del conferenciante. 4. Escriba las direcciones de correo electrónico de los conferenciantes a quienes desea invitar a la conferencia en el área Para o CC. 5. Si desea agregar archivos adjuntos, puede hacerlo ahora. 6. Haga clic en Enviar. Los conferenciantes seleccionados reciben un correo electrónico con la fecha, hora y detalles de acceso de la conferencia. Invitar a conferenciantes desde la libreta de direcciones de Web Portal 1. Complete los pasos necesarios para crear reservas. Se muestra la pantalla Detalles de la reserva. 2. Haga clic en Invitar en la sección Invitar desde la libreta de direcciones integrada del área de Invitaciones por correo electrónico. Se muestra la pantalla Invitar. 3. Seleccione el coordinador y el coordinador asistente de la siguiente manera: 28 Uso de Avaya Aura Conferencing 2011

29 Adjuntando archivos a invitaciones a conferencias a. Para asignar la categoría de coordinador a un participante, seleccione el botón Coordinador junto al participante. b. Si desea asignar la categoría de coordinador asistente a un participante, marque la casilla de selección Coordinador asistente junto al participante. El coordinador de la conferencia recibe un código de acceso de moderador. El coordinador asistente recibe un código de acceso de coordinador asistente. 4. Marque la casilla de selección junto a los otros miembros de su libreta de direcciones que desee invitar a la conferencia. 5. Puede adjuntar archivos a la invitación a la conferencia; para ello, haga clic en Adjuntar archivos a la conferencia. 6. También puede cambiar las opciones de notificación predeterminadas al hacer clic en Opciones de notificación. 7. Haga clic en Aceptar. Los conferenciantes seleccionados reciben un correo electrónico con la fecha, hora y detalles de acceso de la conferencia. Resultado Nota: En la pantalla Invitar, Web Portal enumera los PIN asociados con cada participante. Es importante tener en cuenta que el campo PIN hace referencia al PIN que se utiliza para la función Modo de PIN. Este PIN no es el PIN secreto de participante que se utiliza en la función Modo de ID de participante. Temas relacionados: Configurar opciones avanzadas en la página 16 Adjuntando archivos a invitaciones a conferencias Si desea adjuntar archivos a una invitación a una conferencia, existen diferentes opciones: Puede utilizar la función para adjuntar de su aplicación de correo electrónico, como Microsoft Outlook o Lotus Notes. Cuando invita a conferenciantes por correo electrónico o correo electrónico del explorador, debe utilizar este método para adjuntar archivos. También puede utilizar la función para adjuntar archivos de Web Portal. Cuando invita a conferenciantes mediante la libreta de direcciones integrada, puede utilizar este método para adjuntar archivos. Temas relacionados: Invitar conferenciantes mediante Microsoft Outlook en la página 27 Uso de Avaya Aura Conferencing

30 Uso de Avaya Web Portal 6.0: Reservar conferencias Invitar conferenciantes mediante el correo electrónico del explorador en la página 28 Invitar a conferenciantes desde la libreta de direcciones de Web Portal en la página 28 Adjuntar archivos con la función para adjuntar de Web Portal en la página 30 Adjuntar archivos con la función para adjuntar de Web Portal 1. Complete los pasos necesarios para crear reservas. Se muestra la pantalla Detalles de la reserva. 2. En el panel Invitaciones por correo electrónico, haga clic en el botón Invitar junto a Invitar desde libreta de direcciones integrada. Web Portal muestra la invitación, la notificación y las opciones para adjuntar. 3. Haga clic en la ficha Adjuntar archivos a la conferencia para mostrar los campos de Archivo adjunto. 4. En el campo Archivo adjunto, ingrese la ruta completa al archivo que desea adjuntar a la invitación a la llamada en conferencia. Puede adjuntar hasta cinco archivos. Nota: Puede utilizar el botón Buscar para localizar con facilidad el archivo que desea adjuntar. 5. Haga clic en Cargar. Web Portal carga los archivos adjuntos. Cuando se completa la carga, Web Portal muestra el mensaje Los archivos adjuntos se cargaron correctamente. Resultado Nota: Subsistema de notificación es el nombre del componente que envía los correos electrónicos. Si el subsistema de notificación no puede enviar los archivos adjuntos, no muestra un mensaje de error. Por ejemplo, si los datos adjuntos son demasiado grandes, es posible que el subsistema de notificación no pueda enviarlos correctamente a los participantes. En esta situación, Web Portal no informa ningún error. El administrador del sistema CRS es quien determina el tamaño límite para los datos adjuntos. 30 Uso de Avaya Aura Conferencing 2011