Plataforma Tecnológica Única Recursos Humanos y Nómina

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1 Descripción: TO_BE Módulo: HR_TO BE Contingentes y Licencias c goce SAP Control de Versiones Fecha: 26/11/2011 Versión: PA_01 Autor : Liliana López Contenido Descripción del Proceso:... 2 Contingente de vacaciones... 2 Registro de absentismos... 4 Liquidación de Contingentes IT Diagrama de Flujo: Descripción detallada de Actividades: Descripción de requerimientos de Configuración: Descripción de requerimientos de Desarrollo: Firmas / 14 BBP To Be Contingentes y Licencias c goce SAP

2 Descripción del Proceso: SAP identifica a los contingentes de absentismos, aquellos lapsos de tiempo que el funcionario público tiene el derecho de estar ausente, considerando la antigüedad del empleado, manteniendo la actualización del saldo así como la vigencia del derecho. Los casos a los que nos referimos corresponde a las vacaciones, prima vacacional y determinadas licencias con goce de salario, para los escenarios que actualmente maneja Gobierno Central, ITAVU y UPYSSET. A continuación se describe la funcionalidad que el estándar de SAP propone para la asignación, gestión y liquidación de los contingentes. Contingente de vacaciones Lo primero que se requiere es que la persona tenga creado el IT2006 Contingente de Vacaciones. Este infotipo se utiliza para gestionar los derechos a absentismo con goce de salario. Las cuentas de tiempos contienen una cantidad concreta de días. Durante este tiempos se les permite a los empleados que estén ausentes. Es relevante considerar que los derechos de contingentes se generan considerando la antigüedad del funcionario público, en términos de SAP, esta fecha es tomada del IT0041 Datos de fecha; clase de fecha V1 Fecha de referencia de vacacione. La estructura que guarda el IT2006 es: Acumulación y liquidación de contingentes de absentismos Los contingentes de absentismos se pueden registrar manualmente, los puede proponer el sistema SAP o pueden acumularse automáticamente. Un empleado puede solicitar un contingente de absentismos. Solicitando un absentismo como el de vacaciones En este caso, se debe registrar un absentismo en el infotipo Absentismos (2001). El absentismo se descuenta del contingente, dejando un saldo pendiente que podrá solicitar con posterioridad, considerando que ese tiene una vigencia. Solicitando remuneración para la prima vacacional y/o vacaciones En este caso, se debe registrar una compensación. La compensación se descuenta del contingente, en unidades de tiempo. Cuando un empleado reclama tiempo de un contingente, el sistema SAP descuenta el tiempo solicitado del contingente hasta que se agote. Tipo de contingente de absentismos Los contingentes de absentismos con un contenido idéntico, como las vacaciones, se agrupan en un tipo de contingente de absentismos en la configuración. Los tipos de contingentes de absentismos son subtipos del infotipo 2 / 14 BBP To Be Contingentes y Licencias c goce SAP

3 Contingentes de absentismos (2006). Las cuentas de tiempos se gestionan en días (campo Unidad), según el tipo de contingente de absentismos del contingente del que se descuenta el absentismo. Por lo anterior, se han identificado tanto para Gobierno Central los siguientes conceptos para ser tratados con la funcionalidad estándar de SAP, respecto a contingentes y son: 1. Vacaciones 2. Prima Vacacional 3. Licencias con goces de salario Período de validez y de deducción Por Cumpleaños; 1 día al año. 5 días, si se tiene una antigüedad de 1 a 5 años. 10 días; si se tiene una antigüedad de 5 años 1 día y hasta 10 años. 15 días, si se tiene una antigüedad de 10 años 1 día y hasta 15 años 20 días, si se tiene una antigüedad de 15 años 1 día y hasta 20 años. 25 días; si se tiene una antigüedad de 20 años 1 día en adelante. 3 días por mes y hasta por 9 días al año Por matrimonio (10 días al año) Por Enfermedad de un familiar (8 días al año y solo a mujeres) Los contingentes de absentismos sólo son válidos para un período de validez determinado, por ejemplo, el año de vacaciones. El período de deducción estipula cuándo se puede deducir un contingente. El período de deducción no necesita ser el mismo que el período de validez. Los funcionarios públicos del Gobierno de Tamaulipas reciben un derecho de vacaciones anuales de 20 días; los cuales son disfrutados en dos periodos vacacionales de 10 días cada uno, en los meses de Julio y Diciembre; El 1er grupo de contingente de absentismos correspondiente tiene un período de validez de seis meses, por ejemplo, del 16 de Diciembre de 2010 al 30 de junio de 2011, el 2do periodo tiene como inicio de validez el 16 de Julio 2011 al 30 de Noviembre del Se propone que los periodos de inicio y fin de validez con duración de vigencia de 6 meses, aplicará para los contingentes de: Vacaciones y Prima Vacacional. Los derechos de contingentes serán creados siempre y cuando el Funcionario Público tenga una antigüedad mínima de igual o mayor a 6 meses; si la antigüedad es menor, entonces, no deberá de generar contingente alguno de vacaciones y prima vacacional. Con relación a los contingentes de Licencias con goce de salario; se propone que las fechas de inicio y fin de validez sean del 1ero de enero hasta el 31 de diciembre del año en curso. 3 / 14 BBP To Be Contingentes y Licencias c goce SAP

4 Registro de absentismos Cuando se registra un absentismo con liquidación de contingentes, el sistema SAP verifica los contingentes existentes. El registro de absentismos sólo se puede grabar si el empleado dispone del suficiente contingente. A continuación se presenta imágenes de los registros del IT2006 Contingente de absetismos: 4 / 14 BBP To Be Contingentes y Licencias c goce SAP

5 Una vez que el Funcionario Público, tiene el derecho de vacaciones, y requiere del pago de la prima vacacional, de acuerdo a la normatividad interna del organismo, este movimiento deberá ser registrado en el IT0416 Compensación de Contingente de tiempos, a continuación se describe la funcionalidad del infotipo: La liquidación o pago de contingentes de absentismos (Vacaciones; para el caso de ITAVU y de prima vacacional- Gobierno Central, ITAVU y UPYSSET) permite una remuneración financiera de derechos a absentismos (registros del IT0416 Compensación de Contingentes) que no han sido liquidados por el Infotipo de absentismos (IT2001). La estructura que tiene el IT0416 Compensación de Contingente de Tiempos es la siguiente: La lista de contingentes de absentismos del infotipo muestra qué contingentes se pueden pagar; Muestra todos los derechos a absentismo del empleado disponibles para la deducción en el día de hoy. Se puede acceder al registro de infotipo correspondiente haciendo doble clic en el contingente de absentismos. De este modo se obtiene información adicional detallada sobre el contingente; por ejemplo, si la deducción puede tener como resultado un valor negativo. Se puede proyectar una compensación registrada. En este proceso, el sistema SAP calcula modificaciones anticipadas del contingente, sin grabar el registro de datos. Si no está seguro sobre si queda bastante contingente restante para efectuar la compensación Existe la opción de verificar la compensación especificada antes de grabarla. La verificación permite visualizar qué contingentes reduce la compensación y en qué cantidad. Se pueden compensar todos los contingentes de un empleado al mismo tiempo. Se recomienda este proceso si, por ejemplo, el funcionario se da de baja de la empresa. El sistema SAP escribe automáticamente el resto de contingente para cada tipo de contingente en el campo de cantidad de la compensación de la lista de contingentes. La cantidad especificada automáticamente se puede sobrescribir. Los proceso de generación de contingentes y su liquidación se podrán realizar con programas estándares de SAP, cuya funcionalidad se describe a continuación. 5 / 14 BBP To Be Contingentes y Licencias c goce SAP

6 El programa de Generar contingentes de absentismos transacción RPTQTA00, permite generar los contingentes de vacaciones de manera automática, proponiendo los valores para el IT2006 de todos los contingentes (Vacaciones, Prima Vacacional y Licencias sin goce de salario). A través de la transacción SE38 llamamos al reporte RPTQTA00 al ejecutarse despliega la siguiente pantalla de selección: El proceso es el siguiente: 1. Seleccionar el periodo para la generación de contingentes Hoy: Si se selecciona este campo se utiliza la fecha de sistema como fecha de referencia para el período de selección de personas y de datos Hasta hoy: Si se selecciona este campo se utiliza para el período de selección de personas y de datos, como fecha de inicio el ; y como fecha final la fecha de sistema Mes actual: Si se selecciona este campo, para el período de selección de personas y de datos se utiliza, como fecha de inicio el primero de mes, y como fecha final, el último día del mes del mes válido según la fecha de sistema A partir de hoy: Si se selecciona este campo se utiliza, para el período de selección de personas y de datos, la fecha de sistema como fecha de inicio y el como fecha final Año Actual: Si se selecciona este campo se utiliza, para el período de selección de personas y de datos, como fecha de inicio, el primer día del año, y como fecha final, el último día del año del año válido según la fecha del sistema Otro periodo: Si se selecciona este campo se utilizan los valores indicados para el período de selección de personas y de datos Periodo de selección de datos: Se fija en qué periodo se leen los registros de datos de las personas Periodo de selección de personas: se fija en qué periodo se leen registros de datos de una persona. Tienen un registro válido del infotipo 0001 asignación organizativa. 6 / 14 BBP To Be Contingentes y Licencias c goce SAP

7 2. Selección: En esta parte se podrá hacer un tipo de selección la cual nos ayude a tomar criterios para hacer selecciones específicas, ya sea por división de personal, subdivisión de personal, número de empleado etc. Sobre estos criterios se aplicarán los contingentes. 3. Contingente a compensar: A partir de esta selección se hace uso de los contingentes a compensar el programa automáticamente lee los derechos del empleado por su subdivisión y área de personal. 4. Proceso de generación: El reporte tiene los siguientes tipos de ejecución, Test para probar los resultados al tenerlos verificados podemos hacer la generación de los datos a través de los siguientes, Directo, para generarlos directamente sobre el infotipo 2006, Batch input, es una donde podemos correr este proceso a través de la transacción SM Se genera el reporte dando los resultados como están configurados conforme a los derechos de los diferentes tipos de empleados presentando el siguiente resultado Resultados de reporte: Por lo anterior, se propone que el reporte sea generado para todos los contingentes (Vacacional, Prima vacacional y Licencias con goce de salario) de forma anual, para todos los funcionarios públicos que están activos o de forma mensual o quincenal, de acuerdo al modelo de procesos que se defina para Gobierno Central, ITAVU y UPYSSET. El reporte RPTQTA00, primero realiza una propuesta (se ejecuta en test), para ser verificada por el usuario, y posteriormente podrá ser generada para que los registros queden en el IT2006. De esta forma, cuando el funcionario público, haga uso del derecho que tiene de estar ausente con goce de salario, podrá disponer de ellos, siempre y cuando el saldo de contingentes no sea igual o menor a cero y considerando las fechas de validez, mediante registro en el IT0416 Liquidación de contingente de vacaciones (este infotipo será empleado para la liquidación de Vacaciones y Prima Vacacional, de acuerdo a las prácticas y normatividad que tenga Gobierno Central, ITAVU y UPYSSET). Cuando se realice el pago de la prima vacacional y/o de vacaciones, se deberá de crear los registros en el IT0416 liquidación de contingentes, mientras que las licencias con goce de salario, se propone que sean registradas en el IT2001 Absentismos. La compensación de contingentes de tiempos permite una remuneración financiera de derechos a absentismos que no han sido liquidados por absentismos, es decir, por el IT2001 Absentismos. Que en los casos de Gobierno Central, ITAVU y UPYSSET, corresponderán a Prima Vacacional y adicionalmente Vacaciones (ITAVU) Al registrar las compensaciones, se reduce el contingente de Vacaciones y/o prima vacacional restantes que no se han liquidado. 7 / 14 BBP To Be Contingentes y Licencias c goce SAP

8 Liquidación de Contingentes IT0416 Plataforma Tecnológica Única La estructura que guarda el IT00416 Liquidación de Contingentes de tiempos es la siguiente: Muestra todos los derechos a absentismo del empleado disponibles para la deducción en el día de hoy. Se puede acceder al registro de infotipo correspondiente haciendo doble clic en el contingente de absentismos. De este modo se obtiene información adicional detallada sobre el contingente; por ejemplo, si la deducción puede tener como resultado un valor negativo. Se puede proyectar una compensación registrada. En este proceso, el sistema SAP calcula modificaciones anticipadas del contingente, sin grabar el registro de datos. Lleve a cabo este proceso. Si no está seguro sobre si queda bastante contingente restante para efectuar la compensación Si desea verificar qué contingentes reduce una compensación Existe la opción de verificar la compensación especificada antes de grabarla. La verificación permite visualizar qué contingentes reduce la compensación y en qué cantidad. El sistema de SAP, cuenta con reporte estándar, que permite generar de forma masiva y automática la liquidación de contingentes, por lo que a continuación se describe la funcionalidad del reporte Liquidación de Contingente de Vacaciones. 8 / 14 BBP To Be Contingentes y Licencias c goce SAP

9 El cual se usa como sigue: 1. Seleccionar el periodo para la generación de contingentes Hoy: Si se selecciona este campo se utiliza la fecha de sistema como fecha de referencia para el período de selección de personas y de datos Hasta hoy: Si se selecciona este campo se utiliza para el período de selección de personas y de datos, como fecha de inicio el ; y como fecha final la fecha de sistema Mes actual: Si se selecciona este campo, para el período de selección de personas y de datos se utiliza, como fecha de inicio el primero de mes, y como fecha final, el último día del mes del mes válido según la fecha de sistema A partir de hoy: Si se selecciona este campo se utiliza, para el período de selección de personas y de datos, la fecha de sistema como fecha de inicio y el como fecha final Año Actual: Si se selecciona este campo se utiliza, para el período de selección de personas y de datos, como fecha de inicio, el primer día del año, y como fecha final, el último día del aîo del año válido según la fecha del sistema Otro periodo: Si se selecciona este campo se utilizan los valores indicados para el período de selección de personas y de datos Periodo de selección de datos: Se fija en qué periodo se leen los registros de datos de las personas Periodo de selección de personas: se fija en qué periodo se leen registros de datos de una persona. Tienen un registro válido del infotipo 0001 asignación organizativa. 2. Selección: En esta parte se podrá hacer un tipo de selección la cual nos ayude a tomar criterios para hacer selecciones específicas, ya sea por división de personal, subdivisión de personal, número de empleado etc. Sobre estos criterios se aplicarán los contingentes. 3. Liquidar contingentes: Se seleccionan cuáles son los contingentes a compensar ya sean Vacaciones o prima vacacional o los dos al mismo tiempo. Tipos de contingentes a compensar 1001 para Vacaciones y 1002 para prima vacacional. En este caso serán completos 4. Tipo de liquidación: Se usa para calcular la cantidad a compensar. 5. Tipo de procesamiento: Prueba se puede correr en prueba tantas veces se requiera. Terminadas las pruebas quitaremos la opción de prueba y correremos el reporte automáticamente se generara la compensación de los contingentes en el it 0416 Resultados de Reporte IT0416 Finalmente podremos ver los resultados del reporte en el infotipo 0416 del empleado o empleados seleccionados 9 / 14 BBP To Be Contingentes y Licencias c goce SAP

10 La disminución de los contingentes de absentismo que provienen por el disfrute de vacaciones y/o licencias con goce de salario, se llevaran a cabo mediante el uso del IT2001 Absentismos, es decir, que si el funcionario público no tiene registro de asistencia y este es justificado por haber disfrutado vacaciones y/o solicitado licencia con goce de salario, esto movimientos se registraran el IT2001 Absentismos. Si el funcionario, no tiene derechos suficientes (vacaciones o licencias con goce de sueldo), no se podrá registrar las incidencias de absetismos. Se propone que los días de disfrute de vacaciones y vacaciones extraordinarias, cuando el empleado las solicita y se autorizan estas, serán registradas como una ausencia en el IT2001 Absentismos y en el recibo de nómina, sea presentado el concepto de vacaciones y/o vacaciones extraordinarias en el rubro de las percepciones, de esta forma queda constancia de que el funcionario público disfruto de vacaciones, disminuyendo, de acuerdo al número de días el concepto de salario. Las vacaciones, podrán ser consideradas como tal, en los días hábiles. Con relación a las licencias con goces de salario, se propone que estas sean registradas en el IT2001 Absentismos, cuando la persona las solicite y/o autoricen, para que a su vez dichas licencias, sean presentadas en el recibo de salario, en el rubro de percepciones, de esta forma, queda constancia de que el funcionario público hizo uso de sus derechos, disminuyendo de acuerdo al número de días el concepto de salario. Diagrama de Flujo: Se desarrollará la actividad durante la fase de realización. Descripción detallada de Actividades: Se desarrollará la actividad durante la fase de realización. 10 / 14 BBP To Be Contingentes y Licencias c goce SAP

11 Descripción de requerimientos de Configuración: Plataforma Tecnológica Única Por lo anterior, se han definido los siguientes para la configuración: De acuerdo a la sociedad, División, Subdivisión de Personal y áreas de Personal, se crearan las clases y tipos de contingentes: Tipo Contingente (Para la Generación de Contingentes ) Clase de Contingente (Para liquidar el contingente ) Descripción Generación de Derechos en IT2006? Liquidación de Derechos IT0416? Disminución de derechos IT2001? Vacaciones Si N/A N/A Prima Vacacional Si N/A N/A Vacaciones Extraordinarias Si N/A N/A Liq. Por N/A Si N/A 9465 Terminación de Vacaciones Liq. Por N/A Si N/A 9496 Terminación de Prima Vacacional Vacaciones N/A Si N/A 1406 Pagadas 07 N/A Lic.c/g salario por Cumpleaños Si N/A Si N/A Lic. c/g salario por Antigüedad 5 años 09 N/A Lic. c/g salario por Antigüedad 10 años 10 N/A Lic. c/g salario por Antigüedad 15 años 11 N/A Lic. c/g salario por Antigüedad 20 años 12 N/A Lic. c/g salario por Antigüedad 25 años 13 N/A Lic. c/g salario hasta por 9 días 14 N/A Lic. c/g salario por Matrimonio 15 N/A Lic. c/g salario por Enfermedad de familiar Si N/A Si 6252 Si N/A Si 6254 Si N/A Si 6256 Si N/A Si 6258 Si N/A Si 6260 Si N/A Si 6262 Si N/A Si 6264 Si N/A Si 6268 CC Nómina 11 / 14 BBP To Be Contingentes y Licencias c goce SAP

12 De acuerdo a la sociedad, división / subdivisión de personal y área de personal; se crearán las siguientes tablas de vacaciones y primas vacacionales: Con respecto a ITAVU, a los funcionarios públicos de Proyectos / Contrato, se les paga la prima vacacional de 5 días en cada periodo de nómina. El personal Sindicalizado, adicionalmente a las vacaciones de 20 días anuales, recibe Vacaciones extraordinarias de acuerdo a su antigüedad, con forme a lo siguiente: Desde Hasta No días Vacaciones Extraordinarias Consideraciones para la salida a productivo Se recomienda hacer la carga de los saldos de contingente a fin de hacer uso de la funcionalidad propuesta en el presente documento. Para ello se requiere: 12 / 14 BBP To Be Contingentes y Licencias c goce SAP

13 1. Asignar los derechos de contingentes (IT2006) a cada uno de los Servidores Públicos, por cada uno de los subtipos de contingentes 2. Registrar ene l IT0416 Liquidación de contingentes o en el IT2001 Absentismos, según corresponda, los días que el Servidor Público ya tomo. Es de observar que la fecha de los registros deberá ser anterior al 1er periodo con relación a la salida a productivo. 3. Los registros del IT0416 Liquidación de contingentes deberá estar bloqueados para el pago. Descripción de requerimientos de Desarrollo: Se validará, durante la fase de realización que la función de antigüedad para el otorgamiento de las licencias con goce de sueldo, cubre los requerimientos del Gobierno de Tamaulipas, ITAVU y UPYSSET; por lo que en caso de no corresponder, se requerirá de una función que proporcione los derechos de contingentes, con base a los escenarios de antigüedad. 13 / 14 BBP To Be Contingentes y Licencias c goce SAP

14 Firmas Nombre CP Ramiro Turrubiates Martínez Líder Procesos Fecha Firma Ing. Luis Soto Villafaña Líder Procesos CP Alberto Terrones Cuellar Líder de Procesos Lic. Irasema Castañeda Montelongo Usuario Clave Lic. Elvira Valladares Guerrero Usuario Clave CP Graciela Adame Pérez Usuario Clave Lic. Gabriel Rodríguez Hernández Soporte Funcional David Gutiérrez Coordinador del Proyecto Plataforma Única Ezequiel Peralta Gerente del Proyecto Plataforma Única Gonzalo Becerril Gerente del Proyecto Turance Consulting 14 / 14 BBP To Be Contingentes y Licencias c goce SAP