American Work Guía de Inicio

Transcripción

1 American Work Guía de Inicio Utilice American para la adecuado manejo de actividades de los usuarios de la Tarjeta dentro de su Empresa, mantenimiento de sus cuentas, acceso a reportes y utilice la solución de reconciliación que le ayudará a administrar el programa en forma rápida, eficiente y efectiva, ahorrándole a usted tiempo y a su Empresa costos. Esta Guía de Inicio esta diseñada para proveerle información de ayuda para el fácil manejo del programa American Express Corporate Card. Esta Guía de Inicio contiene secciones que proveen información para el uso de American y manejo del programa, al cual puede acceder dando click en cualquiera de los links dentro de la tabla de contenido. Usted incluso puede imprimir esta guía para futuras consultas seleccionando el icono de impresión en su menú, en la barra de opciones.

2 Índice Para hacer más sencillo el acceso a la información, usted puede dar un click en cualquier titulo dentro del Índice que lo llevará a la sección deseada. Utilizando American Proceso de Inscripción y Registro Navegación, Iconos de Ayuda, Recursos & Ayuda Notificaciones Estatus de la búsqueda, visión general, detalle Búsqueda (encontrar el perfil de la Tarjeta) Búsqueda de información (Búsqueda Avanzada) Glosario de Términos Cuentas de la Tarjeta Administre sus cuentas: Búsqueda por Perfil de Tarjeta Que es Perfil de Tarjeta? Información del Tarjetahabiente & Rectificación de datos 1. Cambio de dirección del Tarjetahabiente 2. Cambio de números telefónicos del Tarjetahabiente Información de la cuenta & Opciones de Mantenimiento 1. Cancelar la Tarjeta 2. Transferir la Tarjeta 3. Cambiar Identificación del empleado Monitoreo de Gastos y Pagos 1. Ver Actividad

3 2. Cambio del historial en línea Proceso de Solicitud: descarga de solicitud de Tarjeta Ver Actividad del Tarjetahabiente 1. Información de la Cuenta 2. Información de Gastos y Pagos 3. Detalles de Facturación Reportes Reportes Modelo Reportes Especiales Archivos de Datos Información del Programa & Herramientas Reconciliación y Comprobación de Gastos (CAR)

4 Utilizando American Su Empresa lo ha designado como persona autorizada para administrar el programa de American Express. INSCRIPCION Y REGISTRO Usted proporciono a su Ejecutivo de American Express información que incluye una frase confidencial que le permitirá a American Express crear su Perfil. El Perfil es lo que American Express utiliza para identificar el nivel de alcance dentro del programa y el acceso permitido para el control de cuentas para su administración, basado en la información que su Empresa nos proporciono al dar de alta su contraseña. Usted recibirá un correo electrónico de bienvenida por parte de American Express que incluirá lo siguiente: Código de acceso que le permitirá dar de alta Usuario y Contraseña Visite para iniciar su Inscripción y Registro Recuerde, la frase confidencial proporcionada por su Ejecutivo en American Express, le será solicitada. Si usted no la recuerda, por favor contacte a su Ejecutivo en American Express para obtener la información. NAVEGACION Utilice la barra de navegación, localizada debajo del titulo American Work, e incluirá lo siguiente: Work Inicio, (2) Reportes, (3) Herramientas del Programa y (4) Recursos & Ayuda Usted podrá seleccionar cualquier sección dando simplemente click para acceder a esa página. Esto esta disponible en cualquier página de American Work y podrá tener acceso en cualquier momento.

5 ICONOS DE AYUDA Los iconos de ayuda le proporcionarán una visión general de la información disponible en esa sección. De click en cualquier icono de ayuda, localizado cerca de la Sección del Titulo de cada pagina dentro de American Work, y una pantalla de ayuda aparecerá con la información. Seleccione cualquiera de las palabras clave en esa pantalla de ayuda y accese al lugar en donde podrá consultar la información en forma sencilla y rápida al pertenecer al modulo de conozca mas sobre la herramienta o proceso. Los detalles proporcionados dentro American Work se localizan dentro de esta Guía del Usuario, así que usted ahorrara tiempo para acceder a la información de ayuda sin necesidad de consultar la Guía del Usuario por separado. RECURSOS Y AYUDA Identifique la información que con mas frecuencia es consultada por nuestros Contactos Empresariales dentro del programa de American Work. Usted encontrará información referente a la Administración del Programa, Reportes, Mejores Practicas, Mejoras recientes, Boletines informativos y más. NOTIFICACIONES Encuentre el estatus actual de sus solicitudes simplemente dando click en el (#) dentro de esta pantalla de aviso.

6 BUSQUEDA Encuentre fácil y rápidamente información sobre el perfil del Tarjetahabiente o un grupo de registros utilizando el botón de Búsqueda ingresando un criterio de búsqueda predefinido. Esto le permitirá optimizar su tiempo cuando necesite obtener información y realizar el mantenimiento de sus cuentas. Usted recibirá un número de opciones que le permitirán: Búsqueda de Perfiles de la Tarjeta Para localizar un Perfil de Tarjetahabiente para su consulta y mantenimiento. Solicitar una Búsqueda Avanzada para buscar y localizar un grupo de Tarjetahabientes o un grupo de registros para efectuar mantenimiento. Los ejemplos incluirán la cancelación de múltiples Tarjetas, búsqueda de Control Básico de la Cuenta (BCA) localizar Tarjetas inactivas, Encontrar Centro del Costos del empleado, etc. Localizar transacciones realizadas dentro de American Work a través del Buscar Estatus del Folio. Esta opción de búsqueda esta siempre disponible dentro del sitio, al lado derecho de la página. Búsqueda del Perfil de la Cuenta le permitirá identificar al Tarjetahabiente utilizando un grupo de criterios definidos. Esto se detalla en la sección de Números de Cuenta. Búsqueda Avanzada le permitirá posteriormente afinar su búsqueda de perfiles permitiéndole utilizar criterios de búsqueda secundarios, o localizar información dentro de un grupo de Números de Cuenta.

7 Un Ejemplo de cuando usted necesite usar la Búsqueda Avanzada es cuando usted necesite encontrar todos los números de cuenta dentro de un centro de costos específico y usted únicamente requiere ver los números de cuenta inactivos. Simplemente siga los siguientes pasos: Tras seleccionar su criterio inicial de búsqueda, De click en Búsqueda Avanzada Seleccione el criterio con el cual usted desea realizar la búsqueda en la barra de opciones: Criterio de Búsqueda El nombre en la Tarjeta es El Estatus de la Cuenta es El Número de Cuenta es El número de Identificación del Empleado es El Centro de Costos es Identificación Universal es Control Básico de la Cuenta es Que significa esto? Nombre impreso en la Tarjeta Activo, Inactivo Cuentas del los últimos 10, 11,12 o 13 meses anteriores Numero de Cuenta del Tarjetahabiente Identificación interna del Empleado Campo de Caracteres con 10 dígitos Identificación interna del Empleado Campo de Caracteres con 10 dígitos Identificación interna del Empleado Campo de Caracteres con 25 dígitos # donde la actividad de su Tarjetahabiente puede ser localizada con reportes

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9 Una vez que usted ha llegado a los Resultados de su Búsqueda Avanzada, dos opciones estarán disponibles para permitirle consultar y realizar una tarea para un grupo de Números de Cuenta de la Tarjeta (al mismo tiempo): o Tarjetas Canceladas es la posibilidad de ver un GRUPO números de cuenta de la Tarjeta y cancelarlas, todo en un solo paso: En Búsqueda de Resultados, seleccione aquellos números de cuenta que desea cancelar. En Resultados, elija el motivo de cancelación. Usted puede cancelar hasta 20 Tarjetas al mismo tiempo La actualización se realizará dentro de los siguientes 3 días hábiles. Enviar, recibe el estatus del número de folio y cierra Buscar Estatus del Folio le permite hacer búsquedas de tareas previamente solicitadas (a American Express) en distintas formas:

10 o Descripción del Estatus del Folio provee información inmediata sobre las actividades de administración en sus cuentas Online clasificadas por el estado actual de sus solicitudes. De Click al número total de solicitudes relacionadas con estatus particular para obtener detalles adicionales para cada tarea en particular. o Búsqueda de Resumen de Folio le permite al Contacto Empresarial buscar una actividad específica de acuerdo a los siguientes criterios: Criterio de Búsqueda Numero de Folio Tipo de Transacción Que significa esto? Numero de confirmación asignado una vez que su solicitud ha sido enviada a American Express para su proceso Seleccione de la lista de opciones el tipo de solicitud que usted desea para realizar su búsqueda

11 Rango de fechas Estatus de la Transacción Numero de Cuenta de la Tarjeta Nombre de la Cuenta Tipo de Tarjeta Numero de Control de la Cuenta Especifique el rango fechas en el cual cree que su transacción fue realizada. Selecciones de la lista la solicitud de status enviada Numero de Cuenta en la Tarjeta Nombre en la Tarjeta Seleccione de la lista el tipo de Tarjeta que le gustaría buscar en particular Número utilizado dentro de su jerarquía para determinar información del Tarjetahabiente y reporteo o Detalles de la Transacción presentará detalles del comportamiento de las transacciones basado el criterio de búsqueda indicado. Una vez que usted ha llegado a la página de Detalles de la Transacción y ha confirmado que toda la información es correcta, usted podrá dar click en Ir a Perfiles de la Tarjeta para ver los detalles específicos del perfil asociado a este número de Tarjeta.

12 Glosario de Términos Este documento le proporciona la descripción de la terminología de los campos que puede encontrar en Sitio American Work para crear, usted mismo, los diferentes reportes. CUENTAS DE LA TARJETA Cuentas de la Tarjeta le permite realizar el mantenimiento de sus cuentas y administrar la actividad de los Tarjetahabientes presentándole en forma dinámica opciones que le permitirán cumplir sus necesidades del programa. Dentro de Cuentas de la Tarjeta, usted encontrará las siguientes secciones para Administrar Cuentas de la Tarjeta, Monitorear los gastos y pagos y Procesar Solicitudes. *Nota Usted puede o no tener acceso a todas las opciones enlistadas a continuación de acuerdo a sus permisos como usuario, los cuales has sido determinados por su Empresa. De click en cualquiera de los siguientes links para revisar los pasos y recomendaciones para el usuario al utilizar estas opciones.

13 Administrar Cuentas de la Tarjeta Utilizando diferentes opciones de criterios, obtenga una (o más) Perfiles de Tarjetahabientes en donde usted puede administrar información de sus Tarjetahabientes. Encontrar un Perfil de Tarjeta o Actividad del Tarjetahabiente lo llevará al Perfil de Tarjeta en donde usted podrá elegir como será el mantenimiento de sus transacciones Online. Dando click en Administrar Cuentas de la Tarjeta, le aparecerán un grupo de opciones de búsqueda en una ventana llamada Encontrar Perfiles Seleccione la opción de búsqueda apropiada de la lista mostrada (aplicable a ambos tipos de búsqueda Búsqueda de Actividad del Tarjetahabiente o Monitoreo de Gastos y Pagos ): Criterio de Búsqueda Que significa esto? El nombre en Tarjeta es Nombre impreso en la Tarjeta El Estatus del pago es Elija el estatus 30, 60, 90, 120+ de saldo en atraso El Estatus de la Cuenta es Elija un estatus de : Activa, Cancelada, Activa/Cancelada, Inactiva Meses de Inactividad Tarjetahabiente que NO han utilizado su Tarjeta durante 10, 11, 12, 13+ meses El numero de Cuenta es Numero de Cuenta Numero de Empleado Identificación interna del Empleado Campo de Caracteres con 10 dígitos El Centro de Costos es Identificación interna del Empleado Campo de Caracteres con 10 dígitos La identificación Universal es Identificación interna del Empleado Campo de Caracteres con 25 dígitos Control Básico de la Cuenta es # donde la actividad de su Tarjetahabiente puede ser

14 Primer Nombre es El Apellido es Numero de la Corporación localizada con reportes Como aparece en la Tarjeta Como aparece en la Tarjeta Identificador único asignado por American Express Usted llegará a la página de Perfil de la Cuenta en donde podrá realizar las siguientes opciones: Información del Tarjetahabiente le proporciona las siguientes opciones para corregir la información personal del Tarjetahabiente con este número de cuenta: EDITAR DIRECCION DEL TARJETAHABIENTE Como Administrador del Programa, usted puede actualizar la dirección de los Tarjetahabientes y sus números telefónicos. Selecciones la liga para Editar Ingrese la dirección actualizada y teléfonos de casa y oficina Envíe, reciba el estatus de su número de folio y de click en cerrar La información se actualizará dentro de las próximas 24 horas Para Editar alguna otra información como Nombre, necesita contactar a American Express al de lunes a viernes de 09:00 AM a 18:00PM Correo: mexicoatwork@aexp.com.

15 Información de la Tarjeta le permite ver el status y editar información relacionada con este número de cuenta dentro de Nombre de la Cuenta Básica de Control (BCA) CANCELACIÓN DE LA TARJETA Como Administrador del Programa, usted puede cancelar una sola Tarjeta en cualquier momento dando click en la liga de Cancelación. Si usted necesita cancelar múltiples números de cuenta, utilice la opción Búsqueda Avanzada. Siga los siguientes pasos para la cancelación de cuentas individuales: De click en la liga de Cancelación Seleccione el motivo de cancelación: No se requiere de la Tarjeta, Dejó la Empresa o Falleció. Verifique que el motivo de cancelación sea el correcto. Envíe, reciba su Estatus de numero de folio y de clic en Cerrar La cancelación de un solo Tarjetahabiente es efectiva de inmediato. Para Cancelación múltiple de Tarjetas: Utilice la opción Búsqueda Avanzada para cancelar hasta 20 Tarjetahabientes al mismo tiempo: Cancelación de Tarjetas Inactivas Cancelación Múltiple por una sola razón (ejemplo: varios Tarjetahabientes han dejado la compañía al mismo tiempo). Envíe, reciba su Numero de folio y de click en Cerrar La Cancelación múltiple de Tarjetas se concreta en 15 minutos

16 TRANSFERENCIA DE CUENTA Como Administrador del Programa, probablemente administre más de un centro de costos, dentro de su Empresa. Usted puede transferir una Tarjeta a un nuevo Centro de Costos siguiendo las siguientes instrucciones: De click en la liga Transferir Ingrese el nuevo Centro de Costos Nota la Tarjeta estará sujeta a las condiciones del nuevo Centro de Costos Envíe, reciba su status de numero de folio y de click en Cerrar La información será actualizada en un plazo de 24 horas ACTUALIZACION DEL NÚMERO DE EMPLEADO Como Administrador del Programa, usted puede actualizar información de la cuenta como el Número de Identificación del Empleado. Para actualización de una sola cuenta, siga los siguientes pasos: De clic en el link de Cambio ubicado al lado del campo al cual necesite hacerle el cambio. Ingrese en nuevo Número de Empleado Envíe, reciba su Estatus del numero de folio y de click en cerrar La información será actualizada en un plazo de 24 horas

17 Recomendación para el Usuario: Realizando cambios del Número de Empleado: Edits to this field through your Account Profile will result in accurate information being stored in our Data Repository, which can be later viewed in Cardmember Activity Reports through American Work Reporting. You may then sort or query your data so you can easily recognize spend trends in order to quickly action according to your organizational policies. Información sobre Gastos y Pagos le permite tener la habilidad de fácilmente ver el status de la cuenta, incluyendo pagos recientemente realizados, pagos vencidos, si la cuenta esta en atraso, así como la actual y pasada actividad en facturación. VER LA ACTIVIDAD Como Administrador del Programa, usted puede ver la actividad de cargos no facturados, facturados y facturación de 6 meses anteriores. Usted puede monitorear información de cambios, estatus de pagos y procesar reembolsos Siga los siguientes pasos: De clic en el link Ver La Actividad Le aparecerá información de la cuenta, información de Gastos y Pagos y actividades recientes, como las vistas en el Perfil de la Cuenta Ubicado cerca del detalle de Facturación, seleccionar Ver La Actividad: Detalles de la Facturación Cargos No Facturados Cargos Facturados Facturación Previa Que significa esto? Cargos que se generan posterior al ultimo día de su ciclo de facturación Cargos del último Estado de Cuenta que recibe el Tarjetahabiente Estados de Cuenta anteriores con actividades del Tarjetahabiente por cada ciclo de facturación Usted podrá ver hasta los 3 últimos meses facturados en su Estado de Cuenta. Si necesita ver la información del Estado de Cuenta anterior a este periodo, por favor póngase en contacto con nuestra área de comunicándose al: de lunes a viernes de 09:00 AM a 18:00PM. Correo: mexicoatwork@aexp.com De click y vaya a Perfil de la Cuenta, localizada en la sección de Información de la cuenta para regresar el menú principal del Perfil de la Cuenta

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19 HISTORIAL DE CAMBIOS EN LA CUENTA Como Administrador del Programa, usted puede ver el historial en línea de las transacciones relacionadas con este número de cuenta (la ultimas 10 transacciones). Utilice esto para determinar cual Administrador del Programa (Nombre del Solicitante) solicito y realizó mantenimiento en esta cuenta o Dando clic en el NUMERO DE FOLIO le permitirá acceder en el área de Estatus de numero de folio dentro de American Work par mas detalles relacionados con las actividades realizadas. Monitoreo de Gastos y Pagos Utilizando una selección de criterios, obtenga uno (o mas) Perfiles de Tarjetahabiente en los que usted podrá administrar la información y opciones del Tarjetahabiente. Encontrar un Perfil de Cuenta o Actividad del Tarjetahabiente lo llevará al Perfil de Cuenta en donde usted podrá entonces realizar acciones de mantenimiento en línea. Dando click en Monitoreo de Gastos y Pagos, le aparecerá una serie de opciones de búsqueda bajo el titulo de Encontrar Actividad del Tarjetahabiente Seleccione la opción de búsqueda apropiada de la lista (aplicable para ambas tipos de búsqueda Busca de Actividades del Tarjetahabiente o Monitoreo de Gastos y Pagos ): Criterios de Búsqueda Que significa esto?

20 El nombre en Tarjeta es Nombre impreso en la Tarjeta El Estatus del pago es Elija el estatus 30, 60, 90, 120+ de saldo en atraso El Estatus de la Cuenta es Elija un estatus de : Activa, Cancelada, Activa/Cancelada, Inactiva Meses de Inactividad Tarjetahabiente que NO han utilizado su Tarjeta durante 10, 11, 12, 13+ meses El numero de Cuenta es Numero de Cuenta Numero de Empleado Identificación interna del Empleado Campo de Caracteres con 10 dígitos El Centro de Costos es Identificación interna del Empleado Campo de Caracteres con 10 dígitos La identificación Universal es Identificación interna del Empleado Campo de Caracteres con 25 dígitos Control Básico de la Cuenta es # donde la actividad de su Tarjetahabiente puede ser localizada con reportes Primer Nombre es Como aparece en la Tarjeta El Apellido es Como aparece en la Tarjeta Numero de la Corporación Identificador único asignado por American Express

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22 Procesar Solicitudes Búsqueda, descarga y llenado de solicitudes de Corporate Card seleccionando el producto deseado de la lista de opciones: DESCARGA DE SOLICITUDES Le aparecerán diferentes opciones para el llenado y envío de solicitudes de los productos American Express Corporate Card Siga las siguientes instrucciones para localizar su solicitud: 1. De click en el listado de opciones localizado bajo Descarga de Solicitudes 2. Seleccione el producto elegido de la lista. 3. Será dirigido a la página web en donde el formato de solicitud de encuentra. 4. Descarga de la solicitud y llenado de la información del solicitante. 5. Envíe la solicitud a su Ejecutivo de Cuenta. REPORTES La sección de Reportes provee acceso fácil y rápido a su información. *Nota Usted puede o no tener acceso a todas las opciones enlistadas a continuación de acuerdo a sus permisos como usuario, los cuales has sido determinados por su Empresa.

23 Click para acceder a sus reportes estandar y archivos de datos Click para acceder a los reportes Premium para administrar y contruir reportes personalizados Reportes de Tarjetas & Archivos de Datos Obtenga acceso a los archivos de reportes estándar y descargue los formatos de reportes mensuales previamente construidos o archivos de datos de las Tarjetas Corporate Card y Corporate Purchasing Card. Cada opción tendrá respectivos reportes individuales separados en una de las tres categorías para ayudarlo s administrar exitosamente el programa(s). Reportes Especiales / Personalizados Utilice el botón Ir de Reportes Personalizados para acceder nuestro ponderosa y flexible herramienta de reportes en línea. Vía la página de bienvenida a Reportes Personalizados usted puede acceder a: Reportes Compartidos: Corre reportes basados en formatos compartidos Crear Reporte: Crear un tabla o grafica a partir de cero Listado de historial: Consulte reportes que ha corrido anteriormente o que han sido corridos por usted vía itinerarios Mis Reportes: Fácilmente obtenga reportes salvados Mi Subscripciones: Administre los reportes que ha establecido para correr en forma regular INFORMACION DEL PROGRAMA Y HERRAMIENTAS La sección de Información del Programa y Herramientas le proveerá acceso a la información de su Empresa que podrá ser utilizada como parte de la administración completa del programa de American Express.

24 Su Empresa ha dado la autorización a American Express para participar en cualquiera de las soluciones Online listadas a continuación. Su Empresa puede o no participar en una o varias de estas soluciones. De click en cualquiera de las siguientes ligas para revisar los pasos a seguir y las recomendaciones para el usuario al utilizar estas opciones. Corporate Accounts Reconciliation (CAR) La herramienta CAR le ayudara a automatizar su proceso de reconciliación de gastos e integrar datos de compras con sus sistemas financieros. Simplemente de click en Ir a Sitio CAR para acceder a la información.