Guía para el Usuario de American Work

Transcripción

1 Guía para el Usuario de American Work

2 Utilice American para administrar los datos de los Socios y los datos de las Empresas, para realizar el mantenimiento de las cuentas, para acceder a los reportes y para utilizar las soluciones de reconciliación que le ayudarán a administrar el programa de Las Tarjetas Corporativas de American Express de manera rápida, eficiente y efectiva, permitiéndole ahorrar tiempo a usted y costos a su Empresa. Esta Guía para el Usuario está diseñada para brindarle información para que administrar el programa de American Express le resulte simple. La misma contiene secciones que le brindan información para utilizar American administrar su programa y para que pueda acceder a él haciendo click en cualquiera de los vínculos en la Tabla de Contenido. También puede imprimir esta guía para su referencia futura seleccionando el ícono imprimir en la barra de herramientas de su buscador.

3 Tabla de Contenidos Para permitirle encontrar la información de manera rápida y fácil, puede hacer click en cualquiera de los títulos dentro de la Tabla de Contenidos y será llevado a esa sección de inmediato. Uso de American Work Proceso de Inscripción y Registro Navegación, Íconos Necesita Ayuda, Recursos & Ayuda Notificaciones Búsqueda de Seguimiento de Estado, Perspectiva General, Detalle Búsqueda (Encontrar Perfil de Socio) Búsqueda de Información (Búsqueda Avanzada) Glosario de Términos Administración del Programa Administrar Datos del Socio: Buscar el Perfil del Socio Qué es el Perfil del Socio? Información del Socio & Opciones de Edición 1. Modificar Domicilio del Socio 2. Modificar los Teléfonos del Socio Información del Socio & Opciones de Mantenimiento 1. Cancelar Tarjeta 2. Transferir Tarjeta 3. Modificar ID del Empleado

4 Monitorear Gastos y Pagos 1. Ver Actividad 2. Historia de Modificaciones Online Solicitar Tarjetas: descargar solicitudes de tarjeta Ver Actividad del Socio 1. Información del Socio 2. Información de Gastos y Pagos 3. Detalles de Facturación Reportes Reportes Estándar Reportes Personalizados Archivos de Datos Información del Programa y Herramientas Reconciliación de Tarjetas Corporativas

5 Uso de American Work Su Empresa lo ha identificado como una persona autorizada para ayudar a administrar el programa American Express. INSCRIPCIÓN Y REGISTRO Usted le ha proporcionado a un Representante de American Express información, que incluye una Frase Secreta que permitirá a American Express crear un Perfil para usted. Un perfil es lo que American Express utiliza para identificar las características que puede realizar y las Cuentas de Control a las que tiene acceso para administrar en base a la información que su Empresa suministró cuando estableció su ID de Usuario. Recibirá un de Bienvenida de American Express que incluirá lo siguiente: Código de acceso que le permitirá crear su ID de Usuario y Contraseña únicos. Visite para comenzar el proceso de Inscripción y Registro. Recuerde la Frase Secreta que proporcionó a American Express, se la solicitará el sistema. Si no la recuerda, póngase en contacto con un Representante de American Express para obtener esta información. NAVEGACIÓN Utilice la Barra de Navegación, ubicada debajo del título American ésta incluye lo siguiente: (1) Inicio Work (2) Reportes (3) Herramientas de Programa (4) Recursos y Ayuda. Puede utilizar el mouse en cada una de las secciones y elegir su ubicación o simplemente hacer click en cualquiera de las secciones para ir a esa página. Esta función se encuentra disponible en cada página a través de American y puede acceder a ella en cualquier momento.

6 ÍCONO NECESITA AYUDA El ícono Necesita Ayuda le proporcionará una excelente perspectiva general de la información que se encuentra en esa sección. Al hacer click en cualquier ícono Necesita ayuda, ubicado junto al título de cada sección en cada página dentro de American aparecerá una ventana desplegable con la información. Seleccionar cualquiera de las palabras clave en la ventana y acceder a la información instantánea a la que puede ingresar de manera fácil y rápida para aprender más sobre una característica o proceso. Los detalles suministrados dentro de American se encuentran en esta Guía para el Usuario, por lo tanto le ahorrará tiempo accediendo a la información útil sin tener que acceder a la Guía para el Usuario de manera separada. RECURSOS Y AYUDA Ubique la información más requerida por los Administradores de American y los Receptores de Reportes. Encontrará la información en Administración del Programa, Reportes, Mejores Prácticas, Mejoras Recientes, y más.

7 NOTIFICACIONES Encuentre el estado de sus solicitudes simplemente haciendo click en el (#) dentro de este Casillero de Notificación. BÚSQUEDA Encuentre información de manera rápida y fácil cuando utiliza la Búsqueda para ubicar un perfil de Socio individual o un grupo de registros utilizando una serie de criterios predefinidos. Esto le ahorrará tiempo cuando necesite obtener información y realizar el mantenimiento de una cuenta. Le proporcionarán un número de opciones que le permitirán: Buscar un Perfil de Socio para ubicar un Perfil de Socio individual cuando desee ver y realizar el mantenimiento Realizar una Búsqueda avanzada para buscar y encontrar un grupo de Socios o una serie de registros colectivos para llevar a cabo el mantenimiento en todos los resultados de la búsqueda. Los ejemplos incluirían cancelar tarjetas múltiples, buscar una Cuenta Control para encontrar Tarjetas Inactivas, Encontrar la Información del Centro de Costos del Empleado, etc. Ubicar transacciones realizadas en American Work a través de la Búsqueda de Seguimiento de Estado. Esta opción de búsqueda siempre está disponible en todo el sitio en el margen derecho de su página. Buscar Perfil de Socio le permitirá encontrar a un Socio utilizando una serie de criterios definidos. Esto se describe en la sección Administración de Programa.

8 Con Búsqueda Avanzada podrá refinar aún más su búsqueda de perfil ya que le permite utilizar criterios secundarios de búsqueda, o ubicar la información en un grupo de Tarjetas. Un ejemplo de cuándo puede querer utilizar la Búsqueda Avanzada es cuando desee encontrar todas las Tarjetas dentro de un Centro de Costos dado pero le gustaría ver solamente las Tarjetas con estado inactivo. Simplemente siga estos pasos: Después de ingresar los criterios iniciales de búsqueda, haga click en Búsqueda Avanzada Desde el menú desplegable, seleccionar los criterios con los cuales desea realizar la búsqueda: Criterios de Búsqueda El Nombre del Socio es El Estado de la Cuenta es El Número de Cuenta es La ID de Empleado es El Centro de Costos es La ID Universal es La Cuenta Control es Qué significa esto? Nombre impreso en la Tarjeta Cuentas Activas, Inactivas por los últimos 10, 11,12 o 13 meses Número de Tarjeta del Socio Ingrese los datos internos del Empleado campo de 10 dígitos / caracteres Ingrese los datos internos del Empleado campo de 10 dígitos / caracteres Ingrese los datos internos del Empleado campo de 25 dígitos / caracteres # donde puede encontrarse la actividad de los Socios con gastos

9 Una vez que haya llegado a los resultados de la Búsqueda Avanzada, encontrará dos características disponibles para permitirle ver y realizar una tarea a un grupo de Tarjeta (al mismo tiempo): o Cancelar Tarjetas es la habilidad de ver un GRUPO de Tarjetas de Socios y cancelar todas en un solo paso: De los resultados de la búsqueda, seleccionar aquellas Tarjetas que desea cancelar. De los resultados, elegir la razón o motivo de cancelación. Puede cancelar hasta 20 Tarjetas al mismo tiempo. La actualización tendrá lugar dentro de los siguientes 3 días hábiles. Obtendrá un Número de Seguimiento del Estado y luego podrá Cerrar. Búsqueda de Seguimiento de Estado le permite buscar tareas previamente presentadas (a American Express) de distinta manera: o Perspectiva General de Seguimiento de Estado le brinda una foto de la actividad de administración de cuentas Online organizada por el estado actual de la Solicitud/es. Haga click en el número total de presentaciones asociadas a un estado particular para obtener detalles adicionales para cada tarea individual.

10 o Búsqueda de Seguimiento de Estado le permitirá al Administrador del Programa buscar actividades específicas según los siguientes criterios: Criterios de Búsqueda Qué significa esto? Número de Monitoreo Número de confirmación proporcionado una vez que la solicitud ha sido presentada a American Express para el procesamiento Tipo de Transacción Seleccionar de la lista desplegable el tipo de solicitud por la que desea realizar la búsqueda Rango de Fechas Especificar un rango de fechas dentro del que cree que la tarea fue realizada Estado de la Transacción Seleccionar de la lista desplegable el estado de la solicitud presentada Número de Tarjeta Número de Tarjeta impreso en la Tarjeta Nombre de la Cuenta Nombre impreso en la Tarjeta Tipo de Tarjeta Seleccionar de la lista desplegable el tipo específico de Tarjeta por la que desea realizar la búsqueda Número de Cuenta de Control Número utilizado dentro de su Jerarquía para determinar la información de Socio y reportes

11 o El Detalle del Seguimiento de Estado le presentará los detalles de la transacción realizada en base a los criterios de búsqueda indicados. Una vez que haya llegado a la página de Detalle de Seguimiento de Estado y haya confirmado que toda la información es correcta, puede hacer clic en Ir al Perfil del Socio para ver los detalles específicos del perfil asociados a esta cuenta.

12 Glosario de Términos Encuentre las definiciones y las explicaciones de los términos utilizados a través del Sitio y cuando utilice American DATOS DEL SOCIO Datos del Socio le permite realizar el mantenimiento de las cuentas y administrar la actividad del Socio presentándole las opciones de consulta para satisfacer las necesidades de su programa de manera dinámica. Dentro de Datos del Socio, encontrará las secciones principales para Administrar Datos del Socio, Monitorear Gastos y Pagos y Solicitar Tarjetas. *Nota Puede tener acceso (o no) a todas las opciones mencionadas a continuación en base a los permisos para su usuario, que han sido designados por su organización. Haga click en los siguientes vínculos para revisar los pasos y los consejos para el usuario cuando se utilizan estas funciones. Administrar Datos del Socio Utilice un número de opciones de criterios, obtenga uno (o más) perfiles del Socio donde puede administrar la información del Socio y las opciones. Encontrar un Perfil de Socio o la Actividad del Socio lo conducirá a Perfil de la Socio donde puede entonces elegir realizar el mantenimiento online. Después de hacer clic en Administrar Datos del Socio, leerá una serie de opciones de pregunta a su derecha bajo el título Encontrar Perfil del Socio. Seleccione la opción apropiada de búsqueda de la lista desplegable (esto es aplicable a los tipos de búsqueda Buscar Actividad del Socio o Monitorear Gastos y Pagos ): Criterios de Búsqueda Qué significa esto?

13 El Nombre en la Tarjeta es El Estado de Pago es El Estado de la Cuenta es Los meses de inactividad El Número de Cuenta es La ID del Empleado es El Centro de Costos es La ID Universal es La Cuenta Control es El Nombre es El Apellido es El Corporate ID Nombre impreso en la Tarjeta Elegir de estado de deuda de 30, 60, 90, 120+ días después del vencimiento Elegir un estado de Activa, Cancelada, Activa / Cancelada, Inactiva Socios que no hayan utilizado sus tarjetas en 10, 11, 12, 13+ meses Número de Tarjeta Ingrese los datos internos del Empleado campo de 10 dígitos / caracteres Ingrese los datos internos del Empleado campo de 10 dígitos / caracteres Ingrese los datos internos del Empleado campo de 25 dígitos / caracteres # donde puede encontrarse la actividad de cada Socio con gastos Según aparece en la Tarjeta Según aparece en la Tarjeta Identificador único asignado por American Express Llegará a la página de Perfil del Socio donde podrá llevar a cabo las siguientes opciones: Información del Socio le proporciona las siguientes opciones para editar la información personal del Socio asociada a esta cuenta: EDITAR DOMICILIO DEL SOCIO Como Administrador de Programa, usted puede actualizar el domicilio y los números telefónicos del Socio. Seleccionar el vínculo Editar. Proporcionar los datos actualizados del domicilio y los números de teléfono Comercial y Particular. Presentar, recibir su Número de Seguimiento de Estado y hacer click en Cerrar. La información será actualizada dentro de las 24 horas. Para editar cualquier tipo de información del Socio como el Nombre, debe ponerse en contacto con American Express comunicándose al WORK (9675).

14 Información de Cuenta le permite ver el estado y editar la información asociada con esta tarjeta dentro de la Cuenta Control CANCELAR TARJETA Como Administrador del Programa, puede cancelar una Tarjeta individual en cualquier momento haciendo click en el vínculo Cancelar. Si necesita cancelar varias tarjetas, utilizar la opción Búsqueda Avanzada. Seguir los pasos que se describen a continuación para las cancelaciones de tarjetas individuales: Hacer click en el vínculo Cancelar. Seleccionar la Razón de Cancelación: La Tarjeta ya no se Necesita, Abandonó la Empresa o Falleció.

15 Verificar que la razón de cancelación sea correcta. Recibirá el Número de Seguimiento de Estado y luego haga click en Cerrar. La cancelación de un Socio individual se hace efectiva de inmediato. Para cancelaciones de múltiples tarjetas: Utilizar la Búsqueda Avanzada para cancelar hasta 20 Socios de una vez: Cancelar Tarjetas Inactivas Cancelar tarjetas múltiples por una razón (ejemplo: varios han abandonado a la empresa al mismo tiempo). Recibirá el Número de Seguimiento de Estado y luego hacer click en Cerrar. La cancelación de Tarjetas múltiples se hace efectiva en 15 minutos. TRANSFERIR TARJETA Como Administrador de Programa, puede estar administrando más de un Centro de Costos, dentro de su Empresa. Puede transferir una Tarjeta a un nuevo Centro de Costos siguiendo los pasos que se describen a continuación: Haga click en el vínculo Transferencia. Ingrese el nuevo Número de Centro de Costos. Nota la tarjeta estará sujeta a las funciones dentro del nuevo Centro de Costos. Recibirá el Número de Seguimiento de Estado y luego hacer click en Cerrar. La información será actualizada dentro de las 24 horas. ACTUALIZAR ID DE EMPLEADO Como Administrador de Programa, puede actualizar la Información Contable como la ID de Empleado. Para realizar una actualización individual, siga los pasos que se detallan a continuación: Haga click en el vínculo Modificar junto al campo al que desea hacer cambios. Ingresar la información sobre la nueva ID de Empleado. Recibirá su Número de Seguimiento de Estado y luego hacer click en Cerrar. La información será actualizada dentro de las 24 horas.

16 Consejo para el Usuario: Realizar cambios a la ID de Empleado: Las ediciones a este campo a través de su Perfil de Socio tendrán como resultado que la información precisa sea almacenada en nuestro Repositorio de Datos, y luego puede ser visualizada en los Reportes de Actividad del Socio en American Reporting. Luego puede ordenar o consultar sus datos de manera tal que pueda reconocer las tendencias de gastos fácilmente para tomar medidas de acuerdo a sus políticas organizacionales. Información de Gastos y Pagos le proporciona la habilidad de ver rápidamente el estado de la Cuenta del Socio incluso los pagos debidos, ya sea que la cuenta se encuentre vencida, o la actividad de las facturaciones pasadas o actuales. VER ACTIVIDAD Como Administrador de Programa, puede ver la actividad de la cuenta sin facturar, facturada y facturada en el pasado en los últimos 6 meses. Puede monitorear la Información sobre cargos, estados de pago y procesar un Reintegro de Crédito. Siga los pasos que se detallan a continuación: Hacer click en el vínculo Ver Actividad. Aparecerá la Información de la Cuenta, Información de Gastos y Pagos, y Actividad Reciente, según se ve en el Perfil del Socio. Junto a los Detalles de Facturación, seleccionar ver: Detalle de Facturación No facturados Facturados Previamente facturado Qué significa esto? Los cargos que tienen lugar DESPUÉS del último día de su ciclo de facturación hasta el día de la fecha. Los cargos en el último resumen recibido por el Socio. Resúmenes anteriores con la actividad del Socio para cada ciclo de facturación. Puede ver hasta los 3 últimos meses de los resúmenes de cuenta previamente facturados. Si necesita ver información de resúmenes anteriores a esos, llamar a Servicios al Cliente al CORP (2677).

17 Hacer click en Ir a Perfil del Socio, ubicado en la sección de Información del Socio para volver al Perfil de Socio principal.

18 HISTORIA DE CAMBIOS DE LA CUENTA Como Administrador de Programa, puede ver la historia de las transacciones Online asociadas con esta Cuenta de Socio (hasta las últimas 10 transacciones). Utilice esto para determinar qué Administrador de Programa (Nombre del Solicitante) solicitó y / o realizó el mantenimiento de cuenta para dicha cuenta. o Hacer click en el NÚMERO DE SEGUIMIENTO le permite ir al área de Seguimiento de Estado de American para ver más detalles asociados con las actividades realizadas.

19 Monitorear Gastos y Pagos Utilizando una serie de opciones de criterios, obtenga uno (o más) perfiles de Socio donde puede administrar la información del Socio y otras opciones. Encontrar un Perfil de Socio o la Actividad del Socio lo conducirá al Perfil del Socio donde luego puede llevar a cabo el mantenimiento Online. Una vez que se haga click en Monitorear Gastos y Pagos, aparecerán una serie de opciones de búsqueda a la derecha, bajo el título Encontrar Actividad del Socio. Seleccionar la opción adecuada de búsqueda desde la lista desplegable (aplicable tanto a los tipos de búsqueda: Buscar Actividad del Socio o Monitorear Gastos y Pagos ): Criterios de Búsqueda Qué significa esto? El Nombre en la Tarjeta es Nombre impreso en la Tarjeta El Estado de Pago es Elegir un estado de deuda 30, 60, 90, 120+ días después del vencimiento El Estado de la Cuenta es Elegir un Estado de Activa, Cancelada, Activa / Cancelada, Inactiva Meses de Inactividad Socios que NO han utilizado su tarjeta por 10, 11, 12, 13+ meses El Número de Cuenta es Número de Tarjeta La ID del Empleado es Ingrese los datos internos del Empleado campo de 10 dígitos / caracteres El Centro de Costos es Ingrese los datos internos del

20 La ID Universal es La Cuenta Control es El Nombre es El Apellido es El Corporate ID es Empleado campo de 10 dígitos / caracteres Ingrese los datos internos del Empleado campo de 25 dígitos / caracteres # donde puede encontrarse la actividad de los Socios con gastos Según aparece en la Tarjeta Según aparece en la Tarjeta Identificador único asignado por American Express Llegará a la página de Perfil del Socio donde podrá realizar las siguientes opciones: VER ACTIVIDAD Como Administrador del Programa, puede ver la actividad de la cuenta sin facturar, facturada y facturada en el pasado en los últimos 6 meses. Puede monitorear la Información sobre cargos, estados de pago y procesar un Reintegro de Crédito. Siga los pasos que se detallan a continuación: Haga click en el vínculo Ver Actividad. Aparecerá la Información de la Cuenta, Información de Gastos y Pagos, y Actividad Reciente, según se ve en el Perfil del Socio. Junto a los Detalles de Facturación, seleccionar ver: Detalle de Facturación No facturados Facturados Qué significa esto? Los cargos que tienen lugar DESPUÉS de el ultimo día de su ciclo de facturación hasta el día de la fecha. Los cargos en el último resumen recibido por el Socio. Previamente facturados Resúmenes anteriores con la actividad del Socio para cada ciclo de facturación. Puede ver hasta los 6 últimos meses de los resúmenes de cuenta previamente facturados. Si necesita ver información de resúmenes anteriores a esos, llamar a Servicios al Cliente al CORP (2677). Haga click en Ir a Perfil del Socio, ubicado en la sección de Información del Socio para volver al Perfil de Socio principal.

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22 Solicitar Tarjetas Buscar, descargar y completar solicitudes para obtener Tarjetas Corporativas de American Express seleccionando el producto deseado de la lista desplegable que se muestra a continuación: DESCARGA DE SOLICITUDES Aparecerán diferentes opciones para completar una solicitud para los productos de American Express Commercial Card. Realizar los siguientes pasos para encontrar la solicitud que necesita: 1. Haga click en la lista desplegable que figura debajo de Descarga de Solicitudes. 2. Seleccionar el producto de la lista desplegable. 3. Se le indicará la URL donde se encuentra la solicitud que ha seleccionado. 4. Descargar la solicitud, imprimirla y completar con la información del solicitante. 5. Presentar la solicitud a su Gerente de Cuenta de American Express.

23 REPORTES La sección Reportes le proporciona un acceso rápido y fácil a la Información de Administración. *Nota - Puede tener acceso (o no) a todas las opciones mencionadas a continuación en base a los permisos para su usuario, que han sido designados por su organización. Haga click para acceder a los reportes y archivos de datos Standard Haga click para acceder a Reportes Mejorados para administrar y crear reportes personalizados. Reportes de Tarjeta y Archivos de Datos Tenga acceso a sus carpetas de reportes estándar y descargue reportes o archivos de datos mensuales estáticos y prediseñados para Las Tarjetas Corporativas. Cada opción tendrá sus respectivos reportes individuales separados en una de tres categorías para ayudarlo a maximizar sus programas de manera exitosa. Reportes Personalizados Utilizar el botón Ir bajo Reportes Personalizados para acceder a nuestra poderosa y flexible herramienta de reportes Reportes Premium. A través de la página de bienvenida de Reportes Personalizados usted puede acceder a lo siguiente: Reportes Compartidos: Realiza reportes basados en plantillas compartidas. Crear Reporte: Crea un reporte de cuadrícula o gráfico desde cero. Lista Historial: Se pueden ver reportes que ya ha realizado o que se han realizado mediante cronogramas de realización.

24 Mis Reportes: Recupera fácilmente los reportes guardados. Mis Suscripciones: Administra los reportes que haya establecido para que se lleven a cabo periódicamente. Reportes de Business Travel Esta sección le proporciona una visión general de sus gastos de Viaje y Entretenimiento, resumiendo la actividad de viajes para la supervisión de gestión. Los Reportes de Business Travel están divididos en tres categorías: Perspectiva General del Negocio: Supervise su programa de vuelo, hotel, y alquiler de auto a través de las diferentes visualizaciones de datos. Gestión de Políticas: Realice un seguimiento de la adecuación de los pasajeros Identifique áreas y razones de no adecuación Monitoree las tendencias y las conductas de los pasajeros Gestión de Abastecimiento: Monitoree el gasto con los diferentes proveedores Determine el rendimiento potencial del gasto Realice un seguimiento de los ahorros y los recursos para visualizar ahorros. Opciones de Reporte Si le interesa saber más acerca de las diferentes opciones de reportes y de datos disponibles para sus empresa de American Reportes, por favor, póngase en contacto con el Representante de American Express comunicándose al CORP (2677). No es un Receptor de Reportes? American Reporting le da el poder de ver los datos de Las Tarjetas Corporativas, y los datos de Business Travel de manera segura, en un ambiente web protegido por una contraseña en cualquier momento y en cualquier lugar. American Reporting le permite: Ver y monitorear los gastos por empleado,

25 cliente y categoría... Puede ver, ordenar, buscar y descargar reportes para ayudarse a administrar el gasto. Con American Reporting, puede tener acceso eficiente y oportuno a reportes online que los asisten a analizar el gasto, asegurarla adecuación de los mismos y a identificar oportunidades para el ahorro de costos. Optimice la información de gastos para las oportunidades de aprovisionamiento... Puede optimizar su información de gastos para realizar un seguimiento de los mismos, reconocer los patrones de gasto, e identificar las oportunidades para consolidar y maximizar el valor de los proveedores. Esta información lo puede ayudar a negociar los contratos con proveedores preferidos y mejores honorarios en todas las áreas, desde artículos de librería y computadoras a servicios de viaje y profesionales. Para saber más sobre American Reporting o para registrarse, por favor, póngase en contacto con el Representante de American Express para su Empresa o comuníquese con el Help Desk al WORK (9675). INFORMACIÓN DEL PROGRAMA Y HERRAMIENTAS La sección Información del Programa y Herramientas le proporcionará acceso a la información de la Empresa que puede ser utilizada como parte de la administración general del programa American Express. Su Empresa le habrá suministrado a American Express una autorización para participar en cualquiera de las soluciones online que se detallan a continuación. Su Empresa puede estar participando (o no) en todas estas soluciones o en algunas de ellas. Haga click en cualquiera de los siguientes vínculos para revisar los pasos y los consejos del usuario respecto del uso de estas funciones. Reconciliación de Cuentas Corporativas (CAR) La herramienta CAR lo ayuda a automatizar su proceso de reconciliación de gastos realizados con The Corporate Purchasing Card y The Corporate Meeting Card y a integrar los datos de compras con sus sistemas financieros. Simplemente haga click en Ir al Sitio CAR Ahora para obtener más información. Insertar Imagen de CAR Pop-up desde HP