Todos los derechos reservados XM S.A. E.S.P. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO, MODIFICACIÓN, CESIÓN Y TERMINACIÓN DE CONTRATOS DE LARGO PLAZO

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1 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO, MODIFICACIÓN, CESIÓN Y TERMINACIÓN DE CONTRATOS DE LARGO PLAZO

2 Contenido A. MEDIO PRINCIPAL PARA EL REGISTRO, CESIÓN, MODIFICACIÓN Y TERMINACIÓN DE CONTRATOS DE LARGO PLAZO... 1 B. MEDIOS ALTERNOS PARA EL REGISTRO, CESIÓN, MODIFICACIÓN Y TERMINACIÓN DE CONTRATOS DE LARGO PLAZO... 2

3 A.MEDIO PRINCIPAL PARA EL REGISTRO, CESIÓN, MODIFICACIÓN Y TERMINACIÓN DE CONTRATOS DE LARGO PLAZO Con base en lo establecido en la Resolución CREG 157 de 2011, a partir del 1 de julio de 2012 el registro de contratos de largo plazo hacerse siguiendo el procedimiento descrito a continuación: A partir del 1º de julio de 2012, el ASIC no recibirá copia de los contratos ni en medio físico ni en medio magnético. El ASIC, teniendo en cuenta lo establecido en el numeral 3, Artículo 15, Capítulo II, de la citada norma, ha definido como medio principal para el registro de contratos de largo plazo la utilización de los siguientes archivos en formato Excel, los cuales los agentes deben diligenciar, firmar digitalmente y enviar al ASIC. Plantilla_Registro_Contrato_Largo_Plazo.xls, Plantilla_Cesion_Contratos_Largo_Plazo.xls Plantilla_Modificacion_Contrato_Largo_Plazo.xls Plantilla_Terminacion_Contrato_Largo_Plazo.xls Para diligenciar las diferentes plantillas asociadas con los contratos de largo plazo se deben seguir los lineamientos establecidos en el documento Instructivo para el diligenciamiento de las plantillas de contratos de largo plazo.pdf, informando al ASIC reglas claras para la determinación del despacho de los contratos y sus precios, con información consistente sin lugar a ambigüedades. Las plantillas deberán ser diligenciadas completamente siguiendo los lineamientos descritos en el documento Instructivo para el diligenciamiento del formato de registro de contratos de largo plazo.pdf, disponible en nuestro sitio de internet en la sección información operativa y comercial/transacciones en el Mercado de Energía Mayorista / Formatos, Instructivos y Procedimientos / Registro Agentes, Contratos y Fronteras / Instructivos Las plantillas deberán ser firmadas digitalmente por los contactos autorizados ante XM por los representantes legales de las partes como FIRMANTE SOLICITUDES CONTRATOS DE LARGO PLAZO o por los REPRESENTANTES LEGALES de

4 Instructivo plantilla de contratos de largo plazo 2 las partes. Deberán ser firmadas tanto por el contacto del comprador como del vendedor. Si uno de los firmantes del formato no está debidamente autorizado ante el ASIC como FIRMANTE SOLICITUDES CONTRATOS DE LARGO PLAZO o no es REPRESENTANTE LEGAL, la solicitud de registro será rechazada. Únicamente se recibirán solicitudes enviadas por los contactos registrados ante el ASIC con el tipo de contacto FIRMANTE SOLICITUDES CONTRATOS DE LARGO PLAZO o por REPRESENTANTE LEGAL. Las solicitudes recibidas de contactos diferentes a los definidos en este procedimiento serán rechazadas. El envío de las plantillas debe cumplir con los requisitos establecidos en la Ley 527, para los documentos firmados digitalmente. Con el fin de obtener la firma digital y conocer los procedimientos para su uso, se debe contactar a CERTICÁMARA, que es una de las entidades encargada de expedir dichos certificados ( Las solicitudes de registro contenidas en las plantillas deberán ser enviadas al buzón info@xm.com.co cumpliendo los ítems anteriores y lo definido en la sección MEDIO PRINCIPAL PARA EL REGISTRO DE CONTRATOS DE LARGO PLAZO en este documento. B.MEDIOS ALTERNOS PARA EL REGISTRO, CESIÓN, MODIFICACIÓN Y TERMINACIÓN DE CONTRATOS DE LARGO PLAZO Teniendo en cuenta posibles contingencias, el ASIC ha definido como medios alternos para el registro de contratos de largo plazo, los siguientes: En caso de problemas con la firma digital de alguna de las partes del contrato, las partes deberán diligenciar completamente la plantilla que corresponda a la solicitud que quieren enviar al ASIC, cumpliendo con lo definido en el numeral

5 Instructivo plantilla de contratos de largo plazo 3 anterior, imprimir y firmar todas y cada una de las hojas contenidas en el mismo y enviar al buzón info@xm.com.co o vía fax al Las solicitudes de registro de contratos recibidas de correos electrónicos diferentes a los registrados para los contactos autorizados por el representante legal, o para el representante legal, serán rechazadas. Con esta información el ASIC dará inicio al proceso de registro; sin embargo, este registro no quedará en firme hasta tanto los agentes hayan enviado firmada digitalmente la plantilla correspondiente o hagan llegar al ASIC, vía correo certificado, el original firmado por los contactos autorizados de las partes o sus representantes legales. De conformidad con los plazos definidos en el Artículo 16 de la Resolución CREG 157 de 2011, a efectos de concluir con el estudio de la solicitud de registro por parte del ASIC, la documentación firmada deberá hacerse llegar al ASIC dentro de los tres (3) días calendario siguientes a la solicitud de registro, en caso contrario la solicitud será rechazada. En caso de tener inquietudes adicionales favor contactarnos en nuestra Línea de Orientación a Clientes de Medellín, digitando la opción 1 o remitir sus inquietudes al respecto por correo electrónico a la dirección info@xm.com.co