Administración Electrónica

Transcripción

1 Portal DPT y Herramientas Colaborativas

2 INDICE Introducción Correo Agenda Libreta de direcciones Lotus Notes Sametime Lotus Notes Traveler

3 Introducción. El Portal de Diputación Provincial de Teruel Acceso: A través de un buscador. 1 Teclear Portal DP Teruel en el buscador 2 Resultado de la búsqueda (aparece el 1º) 3 Hacer clic sobre el link que aparece en pantalla

4 Introducción. El Portal de Diputación Provincial de Teruel Sedes electrónicas de las Comarcas y Ayuntamientos de la Provincia Acceso Acceso a las las Herramientas Herramientas Colaborativas Colaborativas y Aplicaciones Aplicaciones Portal de Ayuda Acceso a los trámites y servicios (Sede Electrónica DPT) Plataforma Tele-Formación

5 Introducción. Sede Electrónica. Ciudadanos

6 Introducción. Sede Electrónica. Profesionales y Empresas

7 Introducción. Sede Electrónica. Entidades Locales

8 Introducción. Relación de las Sedes Electrónicas de la Provincia

9 Introducción. Relación de las Sedes Electrónicas de la Provincia

10 Introducción. Portal con material de ayuda

11 No se pude mostrar la imagen vinculada. Puede que se haya movido, cambiado de nombre o eliminado el archivo. Compruebe que el vínculo señala al archivo y ubicaciones correctos. Formación Portal DPT y Herramientas Colaborativas Introducción. Portal con material de ayuda

12 Introducción. Acceso al Portal de DPT 1 HACIENDO CLIC SOBRE EL BOTÓN INICIAR 2 Tecleando el ID de usuario y contraseña, haciendo clic en el botón iniciar sesión 3 Haciendo clic en Iniciar sesión se abrirá una sesión nueva que solicitará ID de usuario y contraseña

13 Introducción. Acceso al Portal de DPT Logueado como Demo Pruebas, dentro del PORTAL 2 Para ver esta pantalla del portal se debe hacer clic en el botón Iniciar o Bienvenido 3 Activado botones en cabecera del Portal con los servicios disponibles al usuario logueado

14 Introducción. Acceso al Portal de DPT Dentro del botón Iniciar (con un clic), se despliega el presente menú de selección que no permitirá acceder a: Correo y agenda: Correo, Agenda, Libreta Direcciones y Aplicaciones: (Lotus Sametime de mensajería instantanea) Aplicaciones Admtvas: SICAL, Registro, P.M.H., Inventario y patrimonio, Genoma, Multimunicipio y

16 Correo Dentro del botón Iniciar (con un clic), se despliega el presente menú de selección. Seleccionar Correo y agenda (clic de ratón) y cargará la pantalla que se muestra a continuación

17 Correo. Pantalla principal. Atención a esta pestaña lateral, porque despliega la barra lateral todas la opciones de correo.

18 Correo. Pantalla principal.

19 Correo. Crear y enviar un mensaje. 1. Pulsar el botón Crear de la barra superior. 2. Emerge una venta como la que se muestra en la parte inferior.

20 Para: Cc: Cco: Correo. Crear y enviar un mensaje. Destinatario de correo, si está en la agenda de direcciones pulsar en el link [para] para acceder a la lista de direcciones de correo Con copia a otros destinatarios del correo, pulsar el link [cc] para acceder a la lista de direcciones Mismo que anterior pero oculta a los demás el destinatario del mensaje

21 Correo. Crear y enviar un mensaje. Busca al destinatario de correo en la libreta de direcciones. (comprobar nombres) El correo está preparado para enviarse, pulsar Enviar

22 Correo. Recibir mensajes.

23 Correo. Gestión de mensajes. Responder Responder a todos: mismas opciones que en Responder pero enviando la respuesta al remitente del mensaje, y al resto de los interesados Responder Sólo con historial. Responde al remitente y adjunta todo el historial del mensaje Con historial y anexos, mismo que el anterior, pero incluye los archivos anexos al mensaje de respuesta Responder, envía el mensaje de respuesta sin historia ni anexos. Con historial al estilo de internet. Antepone a cada línea el símbolo > que es el modo de respuesta convencional cuando se adjunta el mensaje escrito por el remitente Crear un nuevo mensaje Un nuevo mensaje de aviso de llamada Una carpeta nueva, para organizar la bandeja de entrada de correo Actualizar

24 Correo. Gestión de mensajes. Responder y Organizar Remitir. Funciona igual que Responder pero con la característica que borra al remitente del mensaje y todos los interesados (si los hubiera) permitiendo enviar el mensaje a otro destinatario o destinatarios. Carpeta. Reorganiza el correo en un árbol de carpetas similar a la estructura de directorios y archivos del explorador de windows. Archivar. Dependiendo de la configuración guarda los elementos de correo en un servidor o en un ordenador personal, de tal forma que quedan salvaguardados en otro fichero distinto al de trabajo. Marca Rápida. Pone una bandera verde en el correo (prioridad normal) Agregar o editar marca. Permite elegir la prioridad o cambiar la marca rápida. Incluso admite avisos emergentes como recordatorio de tareas a realizar. Eliminar marca borra la marca de prioridad. Nuevo mensaje de seguimiento. Genera un aviso con recordatorio visible en la vista de seguimiento.

25 Correo. Seguimiento. Organizar mensajes Seguimiento. Tipo de prioridad (urgente/normal/baja) Mensaje de seguimiento o asunto Fecha, hora y activar alarma Alarma. Mensaje emergente que lanza la alarma de seguimiento

26 Correo. Vista de seguimiento. Organizar mensajes Marcar como.

27 Correo. Otras opciones. Preferencias. Va a permitir configurar el comportamiento del Correo y Agenda. Ausente de la oficina formulario especial que avisa de ausencias en la oficina. Reglas de mensaje. Ayudan a organizar los mensaje de correo electrónico (entrantes) de forma automática.

28 Correo. Otras opciones. Preferencias y configuración

29 Correo. Otras opciones. Preferencias y configurazión

30 Correo. Otras opciones. Preferencias y configuración

31 Correo. Otras opciones. Preferencias y Configuración

32 Correo. Otras opciones. Preferencias

33 Correo. Otras opciones. Preferencias y Configuración

34 Correo. Otras opciones. Ausente de la oficina Fechas. Se indica la fecha de salida y regreso de la oficina. Activar el agente de ausencia. Activar disponibilidad para estar en reuniones o no. Asunto que se mostrará en la agenda Lleva desde el correo asuntos a la agenda.

35 Correo. Otras opciones. Ausente de la oficina Notificación estándar. Se especifica el contenido de la notificación: Incluir o no la fecha de regreso en el asunto Incluir un texto adicional en la notificación

36 Correo. Otras opciones. Ausente de la oficina Notificación alternativa. Enviar notificación a las personas especificadas a independencia de la estándar Destinatario del mensaje Asunto. Texto adicional

37 Correo. Otras opciones. Ausente de la oficina Exclusiones. No respuesta automática a mensajes procedentes de direcciones (activar) Indicar procedencia mensaje. del Asunto contiene cualquiera de estas frases.

39 Agenda. Crear un cita TIPOS DE CITA: Reunión. Esta tarea permite programar citas, describiendo el asunto, fecha de inicio, hora, duración, aviso, ubicación / localización, sala recurso, asistentes. Tiene la posibilidad de marcar la agenda de los asistentes o mostrar si estos están libre o no. También permite configurar la cita periódicamente si esta se repite en el tiempo. Cita. Con menos información que la anterior ya que no tiene la posibilidad de reservar salas ni recursos su utilización es para reuniones fuera del centro de trabajo / oficina Actividad para días completos. Con menos campos que las anteriores, sólo permite el asunto, día, aviso antes del comienzo de la actividad y ubicación. Aniversario. Misma información que la anterior pero queda marcada en la agenda como aniversario y no como actividad Recordatorio. Misma que el anterior, activa un recordatorio en la agenda. Cuando se inicia una Reunión (Cita) los asistentes reciben la convocatoria de la misma y permitirá aceptarla o no. Dentro de la Reunión podremos ver la relación de personas que hayan aceptado, rechazado la convocatoria o estén pendientes de respuesta.

40 Agenda. Crear un cita. Reunión

43 Agenda. Crear un cita. Cita.

44 Agenda. Crear un cita. Actividad para días completos.

45 Agenda. Crear un cita. Aniversario y recordatorio

46 Agenda. Gestión de tareas RECEPCION DE AVISOS. Se reciben avisos dentro de la vista todos los documentos que se encuentra dentro de CORREO

47 Agenda. Gestión de tareas Envío de aviso de reunión

48 Agenda. Tareas pendientes Avisos de reuniones pendientes.

49 Agenda. Gestión de reuniones Admite convocatorias desde fuera del entorno de la oficina. Por ejemplo: desde outlook de microsoft, interpreta la convocatoria de tarea y pide confirmación igual que si hubiera sido mandada desde dentro del sistema Lotus. Por lo tanto es un sistema abierto Para gestionar un reunión accederemos a la Agenda, seleccionamos la reunión que queremos revisar y desde la pestaña planificación veremos el estado de lo invitados El invitado está en conflicto con otra reunión

50 Agenda. Configuración

56 Correo y Agenda. Relación de iconos Mensaje no leído Mensaje al que se ha respondido Mensaje que se ha remitido Mensaje que se ha respondido y remitido Mensaje cuyo único destinatario es usted Mensaje enviado a usted y a pocas personas más Mensaje enviado a usted y a muchas personas más Mensaje que el remitente considera de mucha importancia Mensaje que ha marcado para su seguimiento con mucha prioridad Mensaje que ha marcado para su seguimiento con prioridad normal Mensaje que ha marcado para su seguimiento con prioridad baja Mensaje que incluye uno o varios anexos Mensaje que ha enviado Mensaje o invitación a una reunión que ha guardado como borrador El estado de conexión de la persona es Disponible El estado de conexión de la persona es Ausente El estado de conexión de la persona es En una reunión El estado de conexión de la persona es No molestar Nueva invitación a una reunión o asignación de tarea Invitación a una reunión que ha aceptado Invitación a una reunión que ha aceptado provisionalmente Aviso de replanificación de reunión o tarea Aviso de actualización de información de reunión o tarea Mensaje de recordatorio o aviso de confirmación de reunión o tarea Aviso de cancelación de reunión o tarea La invitación a reunión o asignación de tarea que envió ha sido aceptada o aceptada provisionalmente. La invitación a reunión o asignación de tarea que envió ha sido declinada La invitación a reunión o asignación de tarea que envió ha sido contrapropuesta Aviso de comentarios para una invitación a una reunión o asignación de tarea que envió Entrada de agenda de tipo cita Entrada de agenda de tipo actividad para días completos Entrada de agenda de tipo aniversario Entrada de agenda de tipo recordatorio Entrada de agenda privada Asignación de tarea de grupo Tarea de mucha prioridad Tarea de prioridad normal Tarea de prioridad baja Tarea finalizada

58 Libreta de direcciones En la libreta de direcciones almacenaremos la relación de contactos más usados de tal forma que no tengamos que volver a teclearlos cada vez que enviemos un correo electrónico Botón de Crear. Desde aquí creamos los contactos nuevos y los grupos de contactos Nos muestra la relación de contactos por nombres pero podemos cambiar la vista para organizarlos por: Correo electrónico Empresa (es un campo más en el contacto)

59 Libreta de direcciones

63 Libreta de direcciones. Grupos Creación de un GRUPO de contactos Pulsando el botón miembros se muestra una lista de contactos para añadir al grupo

65 Lotus Sametime. Reuniones electrónicas Acceso a la herramienta Con IBM (R) Lotus (R) Sametime (R), va a permitir reuniones electrónicas sin desplazamiento alguno. Se podrán hacer las siguientes operaciones: Editar archivos compartidos, presentar demostraciones y compartir la pantalla del ordenador con otros Agregar archivos archivos durante una reunión, para que cualquiera pueda acceder a ellos. Utilizar herramientas de anotaciones para dibujar en la pizarra para sesiones de recogida de ideas en grupo y para resaltar puntos importantes durante la presentación de diapositivas Enviar páginas Web y preguntas de sondeo a los participantes en las reuniones Comunicación con audio, vídeo y servicios de teléfono integrados del equipo, de forma que pueda saber con quién está hablando Grabar la reunión para que puedan verla después otras personas.

66 Lotus Sametime. Reuniones electrónicas Hay que loguearse con el usuario y contraseña que nos proporciana DPT Asistir a una reunión. Unirse a una reunión ya en curso o crear un nueva al instante. Planificar una reunión. Se deja programada la reunión para unirnos a ella en el perñiodo de tiempo planificado.

67 Lotus Sametime. Asistir a una Reunión Reunión de Prueba: Haciendo clic en el botón Asistir a una reunión mostrará una nueva ventana con un menú para gestionar las reuniónes. Seleccionaremos Reunión de prueba las funcionalidades de Lotus Sametime. para ver Debemos pulsar el botón Probar mi navegador para entrar en la reunión.

68 Lotus Sametime. Asistir a una Reunión Está realizando comprobaciones para unirnos a la reunión. Esta operación puede durar unos minutos.

69 Lotus Sametime.

70 Lotus Sametime. El presentador de la reunión ve 4 pestañas Bienvenido. Muestra información sobre la reunión. Diapositivas - Para cambiar la navegación de diapositivas y trabajar con herramientas de anotaciones. Pantalla compartida - Inicia las herramientas de compartición. Pizarra Todos los presentadores pueden dibujar, utilizando sus herramientas de anotaciones.

71 Lotus Sametime. 1 Compartir Pantalla. Toda la pantalla, sólo un marco o una aplicación que está corriendo en el ordenador 2 Dejar de compartir Cambiar a compartir otro elemento Permitir a otros controlar la pantalla Reclamar el control de la pantalla 3

72 Lotus Sametime. Cualquier presentador puede utilizar la pizarra para dibujar con las herramientas de anotaciones. Haga clic en la ficha Pizarra para utilizarla, cuando: Quiera dibujar una ilustración separada u otra representación gráfica mediante las herramientas de anotaciones. Quiera permitir a todos los presentadores que realicen anotaciones, por ejemplo, en una sesión de recogida de ideas.

73 Lotus Sametime. Ventana de participantes: En ella se muestran todos los asistentes a la reunión. Ajustar volumen Silenciar el micrófono Desactivar silencio del micrófono Controles de audio El combo mostrar filtra los asistentes conectados a la reunión. Invitar a una reunión Manos Levantadas. La 1ª es para levantar la mano y la otra para bajarla Mensaje de estado del asistente

74 Lotus Sametime. Invitar asistentes a una reunión: Los asistentes tienen que estar dentro del directorio de contactos y estar dentro del sistema Lotus Notes.

75 Lotus Sametime. Conversación en Grupo Se realiza una comunicación chat entre todos los asistentes a la reunión.

76 Lotus Sametime. Sondeo de preguntas Se realiza una comunicación chat entre todos los asistentes a la reunión. Nuevo sondeo

77 Lotus Sametime. Respuestas individuales del sondeo Gráfica de barras con la estadística del sondeo. Respuestas de cada uno de los encuestados El primer icono mostrará la respuesta de esta pregunta a todos los participantes de la reunión. El segundo muestra todas las respuestas.

78 Lotus Sametime. Páginas Web. Teclear la dirección URL dentro de Nueva página Web. El primer botón, hace una vista previa de la página Web. El segundo botón envía la dirección url a cada uno de los asistentes. El tercer y último botón cierra la página Web enviada a los asistentes.

80 Lotus Notes Traveler El software Lotus Notes Traveler de IBM proporciona asistencia móvil a los usuarios de Lotus Notes de IBM y Lotus inotes de IBM. Provee un duplicado automático y en tiempo real del correo electrónico (incluyendo archivos adjuntos), calendario, directorio telefónico, diario y lista de tareas del servidor Lotus Domino. El correo electrónico nuevo se sincroniza automáticamente con Windows Mobile de un smartphone y las actualizaciones realizadas al teléfono, como cambios en entradas del calendario, se sincronizan con el servidor tan pronto como haya una conexión de red disponible. El cliente Lotus Notes Traveler brinda una interfaz simple y fácil de usar, con una mínima cantidad de configuraciones. Se puede personalizar la cantidad de datos que deseas sincronizar con el aparato para optimizar el uso de su memoria. Crea, envía, responde y reenvía correo electrónico desde el dispositivo. Envía elementos adjuntos, como archivos e imágenes y organiza mensajes en carpetas. Guarda información de personas de la lista de contactos. Usa el calendario para programar y hacer un seguimiento de reuniones, citas, eventos del día, recordatorios y anuncios de eventos. Usa la lista de tareas para organizar y programar asuntos de negocios y personales. Escribe y guarda información o ideas en tu computadora portátil, redacta documentos antes de enviarlos.