TALLER NO1. FAMILIARIZACIÓN CON LOS ELEMENTOS DEL ENTORNO GRAFICO DE MS EXCEL 2010 JUAN DAVID MEJÍA CÓRDOBA. LORENA LÓPEZ Instructora

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1 TALLER NO1. FAMILIARIZACIÓN CON LOS ELEMENTOS DEL ENTORNO GRAFICO DE MS EXCEL 2010 JUAN DAVID MEJÍA CÓRDOBA LORENA LÓPEZ Instructora SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE TECNICO EN MANTENIMIENTO Y REPARACION DE EDIFICACIONES TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LA COMUNICACIÓN SANTIAGO DE CALI 2015

2 TABLA DE CONTENIDO TALLER NO1. FAMILIARIZACIÓN CON LOS ELEMENTOS DEL ENTORNO GRAFICO DE MS EXCEL TABLA DE CONTENIDO... 2 INTRODUCCION... 3 DESARROLLO DE ACTIVIDADES... 4 ACTIVIDAD No 1. INICIAR EXCEL Descripción... 4 ACTIVIDAD No ACTIVIDAD No DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD:... 9 ACTIVIDAD No Punto Punto Punto Punto

3 INTRODUCCION Excel es el programa de planilla de cálculo de mayor uso en el mundo. Una planilla de cálculo u hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos alfanuméricos (letras y números), hacer cálculos simples o complejos, organizar la información en tablas y presentar gráficos a partir de datos numéricos.

4 DESARROLLO DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD No 1. INICIAR EXCEL Descripción Para acceder al programa de Excel, Word, power point (mediante el botón de inicio, búsqueda de archivos y programas, crear acceso directo

5 ACTIVIDAD No Ficha archivo 2. Fichas. 3. Cinta de opciones. 4. Grupos lógicos (ficha Inicio). 5. Comandos 6. Barra de herramientas de acceso rápido. 7. Barra de título. 8. Barra de fórmulas. 9. Cuadro de nombres. 10. Botones de desplazamiento (hojas) 11. Hojas

6 12. Insertar hoja. 13. Barras de desplazamiento vertical y horizontal. 14. Vistas. 15. Zoom.

7 16. Barra de estado. 17. Botón para expandir la barra de fórmulas. 18. Área de trabajo 19. Botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar Excel. 20. Botones para la ayuda y para minimizar/restaurar y cerrar el fichero.

8 Seleccione cada una de las fichas y Tome un pantallazo de ellas, demarque los diferentes grupos lógicos que las componen relacionando cada nombre del grupo; recorte solo el área de cada una de fichas del programa: 1. Ficha Inicio. 2. Ficha Insertar. 3. Ficha Diseño de página. 4. Ficha Formulas. 5. Ficha Datos. 6. Ficha Revisar. 7. Ficha Vista.

9 ACTIVIDAD No 3. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD: Una hoja de cálculo es un conjunto de celdas estructuradas en filas y columnas en forma de cuadrícula. Cada celda puede contener un dato, con los que a su vez se pueden automatizar operaciones, crear gráficos y mantener los resultados actualizados. A. Tome un pantallazo del espacio de trabajo (hoja de cálculo) e identifique las columnas, las filas, las celdas y un rango de celdas. B. Conteste las siguientes preguntas: 1. Cuántas hojas de cálculo tiene un libro de Excel cuando se inicia el programa? R/ tres hojas de cálculo

10 2. Qué nombre por defecto toma un archivo de Excel cuando se inicia el programa? R/ libro1- Microsoft Excel 3. Qué es un libro de trabajo y una hoja de trabajo en Excel? R/ Un libro de trabajo Excel: es un archivo que contiene una o más hojas de cálculo que permiten introducir y almacenar datos relacionados. Por omisión, al crear un nuevo libro Excel este toma el nombre de Libro1 y contiene tres hojas de cálculo. El nombre del libro del trabajo al igual que las hojas de cálculo pueden cambiarse si así se desea. Hoja de trabajo Excel: se conoce también como hoja de cálculo Excel. Una hoja de trabajo está compuesta por filas y columnas, formando celdas en las que se pueden ingresar datos y fórmulas. El conjunto de hojas de trabajo contenidas en un solo archivo se denomina libro de trabajo Excel.

11 Por omisión se crean tres hojas de trabajo en un libro Excel. Las hojas de trabajo se identifican como Hoja1, Hoja2, Hoja3, etc. El nombre de una hoja de trabajo puede ser cambiado. Dentro de la hoja de trabajo, las filas se identifican con números, las columnas se identifican con letras y las celdas se identifican con la combinación de la columna y fila donde está ubicada la celda. En Excel 2003 o versiones previas se pueden crear hasta 255 hojas de trabajo. En Excel 2007, 2010 y nuevas versiones el número máximo de hojas que se pueden insertar está limitado a la memoria y la capacidad de disco duro del computador. Se pueden crear cuantos libros de trabajo se requieran siendo un limitante la memoria y la capacidad de disco duro del computador. 4. Cuántas columnas y filas tiene una hoja de cálculo de Excel 2010? R/ Columnas filas tiene Cuántas celdas contiene una hoja de Excel? R/ Cómo se nombran las filas y las columnas dentro de una hoja de Excel? R/ Las filas se nombran con números y las columnas con letras

12 7. Cómo se determina en la pantalla cuál es la celda activa actual? R/ En Excel, una celda activa es una celda que está abierta para su manipulación. En general, cuando una celda está activa se diferencia gráficamente del resto de las celdas, mediante un marco, recuadro o contorno más grueso o se determina también en el cuadro de nombres. 8. Cómo se nombra cada celda dentro de la hoja de Excel? R/ con una letra y números de acuerdo su posición 9. Puedo cambiar el nombre que las celdas adoptan por defecto? R/ Si, puedo cambiarlo en el Cuadro de nombre, o en la Ficha Formulas, Administrador de Nombres. 10. Qué es un rango de celdas y como son definidas por Excel dentro de las formulas y funciones? R/ Rango de celas es el conjunto de celdas seleccionadas, en las formulas y funciones se definen como por ejemplo: F10:H15. Escribo la primera celda, dos puntos y la última celda seleccionada.

13 11. Puedo asignar nombre a un rango de celdas? R/ Si, selecciono el rango de celdas y hago clic en el Cuadro de Nombres para asignar el nombre correspondiente. 12. Qué opciones puedo utilizar para verificar los nombres de las celdas y rango creados en una hoja de cálculo? R/ Si, debo hacer clic en la Ficha Fórmulas, comando administrador de nombres y asigno un nombre a la selección. 13. Qué tipos de datos maneja Excel en sus hojas de cálculo y como los identifico según su posición dentro de la celda donde se introdujeron? R/ Rótulos: los rótulos son las palabras introducidas a Excel las cuales van dentro de las celdas. Los rótulos pueden ser editados por ejemplo se le puede cambiar el tipo de fuente, poner en negritas, alinear etc.

14 Valor: Valores fijos que pueden involucrarse en un cálculo. Pueden ser números -un saldo, una edad, un importe, unas unidades...- y pueden ser también fechas -fecha de alta, fecha de caducidad, fecha de contrato Formula: Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =. Ejemplo: Tenemos una lista de la compra bastante extensa de la ferretería, y sabemos que normalmente se suelen comprar varias cantidades de los productos de la ferretería. Para calcular el importe de cada producto podemos definir la fórmula para calcular el total del primer producto y copiarla al resto de filas de la columna E. Pero una forma más inmediata es utilizando una fórmula matricial: - Seleccionamos las celdas donde van a ir los resultados desde la E2 a la E6.

15 - Escribimos en la zona de fórmulas la fórmula =Moneda (C2:C6*D2:D6) (Moneda es para que transforme el resultado en formato moneda para identificar mejor el tipo de dato del resultado). - Y en vez de pulsar Intro, pulsamos Ctrl+Shift+Intro para que la coja como fórmula matricial. De un golpe calculará el total en cada fila. Función: La estructura de una función comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre. Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione MAYÚS+F3. Para obtener correctamente una función se siguen las siguientes reglas: - Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =. - Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis. - Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones. - Los argumentos deben de separarse por un punto y coma; Ejemplo: =SUMA (A1:C8)

16 14. Para qué sirve la opción copiar formato? R/ La herramienta Copiar Formato (Format Painter) en Excel nos permite copiar el formato de una celda y aplicarla a otras de manera sencilla. 15. Cuáles son las opciones de pegado de Excel 2010? R/ Las opciones de pegado en Excel son: Pegar: Excel pega todo el contenido de las celdas seleccionadas incluyendo fórmulas y formato. Fórmulas: Excel pega todo el texto, números y fórmulas pero sin formato. Formato de fórmulas y números: Excel pega el formato de los números que tienen las celdas seleccionadas así como sus fórmulas. Mantener formato de origen: Excel copia el formato de las celdas originales y lo pega en las celdas destino junto con el contenido. Sin bordes: Excel pega todo el contenido de las celdas seleccionadas sin copiar los bordes que tengan las celdas. Mantener ancho de columnas de origen: Excel modifica el ancho de las columnas destino para que tengan el mismo ancho de las columnas origen al momento de ser copiadas. Transponer: Excel cambia la orientación de las celdas pegadas. Si las celdas originales están en varias filas de una sola columna, al transponerlas se pegarán como varias columnas de una sola fila. Valores: Excel pega solamente los resultados calculados de cualquier fórmula en las celdas origen, no copia las funciones. Formato de valores y números: Excel pega los resultados calculados de cualquier fórmula así como el formato de los números.

17 Formato de valores y origen: Excel pega los resultados calculados de cualquier fórmula así como los formatos. Formato: Excel pega solamente el formato y no el contenido de las celdas origen. Pegar vínculo: Excel crea vínculos hacia las celdas origen de manera que cualquier cambio hecho en ellas se vea reflejado en las celdas destino. Imagen: Excel pega solamente una imagen copiada de la celda origen. Imagen vinculada: Excel paga una imagen que está vinculada a la celda origen. 16. Qué tipos de errores nos muestra Excel cuando realizamos cálculos o introducimos datos? R/ Excel dispone de 4 métodos o técnicas para la identificación de errores: Valor en la celda: Es posible que nos equivoquemos al introducir los valores requeridos de una fórmula o función siendo imposible realizar el cálculo, ante estos casos Excel puede mostrar algunos de los siguientes valores en la celda: El conocimiento de cada uno de estos errores nos permitirá conocer su origen y solucionarlo.

18 Error # NOMBRE? El tipo de error # NOMBRE? se genera cuando una celda hace referencia a una función que no existe. Por ejemplo, si introducimos la fórmula =FORMATOFINAL () obtendremos este tipo de error porque es una función inexistente. Cuando veas desplegado el error # NOMBRE? debes asegurarte de que has escrito correctamente el nombre de la función. Y si estás acostumbrado a utilizar el nombre de las funciones en inglés, pero te encuentras utilizando una versión de Excel en español, debes utilizar su equivalente en español o de lo contrario obtendrás este tipo de error. Error # REF! Cuando una celda intenta hacer referencia a otra celda que no puede ser localizada porque tal vez fue borrada o sobrescrita, entonces obtendremos un error del tipo # REF! Si obtienes este tipo de error debes revisar que la función no esté haciendo referencia a alguna celda que fue eliminada. Este tipo de error es muy común cuando eliminamos filas o columnas que contienen datos que estaban relacionados a una fórmula y al desaparecer se ocasiona que dichas fórmulas muestren el error # REF! El error # DIV/0! Cuando Excel detecta que se ha hecho una división entre cero muestra el error # DIV/0! Para resolver este error copia el denominador de la división a otra celda e investiga lo que está causando que sea cero. Error # VALOR! El error # VALOR! sucede cuando proporcionamos un tipo de dato diferente al que espera una función. Por ejemplo, si introducimos la siguiente función =SUMA (1, a ) obtendremos el error # VALOR! porque la función SUMA espera argumentos del tipo número pero hemos proporcionado un carácter. Para resolver este error debes verificar que has proporcionado los argumentos del tipo adecuado tal como los espera la función ya sean del tipo texto o número. Tal vez tengas que consultar la definición de la función para asegurarte de que estás utilizando el tipo de datos adecuado.

19 Error # NUM! El error # NUM! es el resultado de una operación en Excel que ha sobrepasado sus límites y por lo tanto no puede ser desplegado. Por ejemplo, la fórmula =POTENCIA (1000, 1000) resulta en un número tan grande que Excel muestra el error # NUM! Error # NULO! El error # NULO! se genera al especificar incorrectamente un rango en una función. Por ejemplo, si tratamos de hacer una suma =A1 + B1 B5 Excel mostrará este tipo de error. Observa que en lugar de especificar el rango B1:B5 he omitido los dos puntos entre ambas celdas. Este error se corrige revisando que has especificado correctamente los rangos dentro de la fórmula. Error #N/A Este tipo de error indica que el valor que estamos intentando encontrar no existe. Por esta razón el error #N/A es muy común cuando utilizamos funciones de búsqueda como BUSCARV o BUSCARH. Cuando la función BUSCARV no encuentra el valor que estamos buscando, regresa el error de tipo #N/A. 17. Cómo nos podemos desplazar en la hoja de cálculo haciendo uso del teclado? R/ AV PÁG Desplazarse en el área de trabajo hacia abajo RE PÁG Desplazarse en el área de trabajo hacia arriba ALT+AV PÁG Desplazarse en el área de trabajo hacia la derecha ALT+RE PÁG Desplazarse en el área de trabajo hacia la izquierda 18. Cómo puedo moverme por las diferentes hojas de cálculo que componen un libro haciendo uso del teclado? R/ CTRL+AV PÁG Ir a la siguiente hoja del libro CTRL+RE PÁG Ir a la hoja anterior del libro

20 19. Qué es una función e EXCEL? R/ Es una formula predefinida y preparada para realizar cálculos y así simplificar el uso de fórmulas extensas. 20. Qué es una formula en EXCEL? R/ Es una secuencia formada por valores constantes referentes a celdas, funciones, y operadores (siempre deben empezar por el igual) 21. Indique los rangos de los siguientes grupos de celdas mostrados en la siguiente gráfica. R/ B2: C10 B13: D13 F4 : F10 G7: H Siguiendo la orientación de su instructor, liste las diferentes formas que adopta el puntero del Mouse según la posición y la función que cumplen (realice un cuadro descriptivo).

21 Puntero Función Puntero Función Mover el contenido Seleccionar celdas de una celda Arrastrar secuencia Copiar Formato Ampliar o reducir tamaños de las columnas Insertar toda la columna Ampliar o reducir tamaños de las filas Insertar toda la filas 23. Qué es la vista Backstage MS Excel 2010, describa brevemente las herramientas que la componen? R/ La vista Backstage ofrece varias opciones para compartir y enviar documentos u obtener información rápida y detallada de éstos. Desde el panel izquierdo podemos acceder a herramientas que nos permitirán crear, guardar y enviar archivos, inspeccionar libros para comprobar si tienen metadatos ocultos o información personal, o establecer opciones como activar o desactivar las sugerencias de Autocompletar, entre otras. En síntesis, desde el panel izquierdo de la Vista Backstage tenemos acceso a comandos y solapas que están relacionados con la administración de archivos. La diferencia entre los comandos y las solapas es que cuando hacemos clic en un comando (como por ejemplo, Guardar, Abrir o Cerrar), accedemos directamente a tareas específicas o a cuadros de diálogo; en cambio, cuando hacemos clic en alguna de las solapas (como por ejemplo, Nuevo, Reciente, Información, etcétera), se despliega su contenido en el panel derecho de la Vista Backstage, desde

22 donde podemos configurar otras funciones relacionadas u obtener información sobre el libro de Excel en el que estamos trabajando. Grupo de comandos básicos: encontramos los comandos necesarios para Guardar, Guardar como, Abrir o Cerrar un libro de Excel. Muchos de estos comandos también se encuentran o se pueden agregar en la Barra de herramientas de acceso rápido. Información: muestra diferentes herramientas que nos permitirán convertir los archivos de Excel a distintos formatos, administrar los permisos de acceso, preparar el libro para compartirlo o administrar las versiones de borrador del libro activo. Reciente: aquí se presenta el listado de los últimos libros que hemos utilizado en Excel Podemos acceder rápidamente a cualquiera de estos archivos tan sólo haciendo clic sobre ellos. Nuevo: nos permite crear un nuevo libro en blanco o elegir alguna de las plantillas disponibles, a partir de las cuales podremos crear nuevos libros con la posibilidad de personalizar las opciones. Imprimir: en la sección izquierda de esta ficha aparecen automáticamente las propiedades de la impresora predeterminada, y nos permite configurar las opciones de impresión; en la sección derecha obtenemos una vista previa del libro en el que estamos trabajando, tal como quedará impreso. Compartir: en la sección izquierda vemos diferentes opciones para compartir el libro, como por ejemplo, Enviar por correo electrónico, Guardar en SkyDrive, Guardar en SharePoint o Publicar en Servicios de Excel. Además, podemos crear un archivo PDF o cambiar el tipo de archivo. Para cada una de las opciones de la sección izquierda se abre un cuadro de configuración en la sección derecha de la Vista Backstage, para realizar los ajustes necesarios antes de compartir el libro a través de la opción elegida.

23 Ayuda: nos permite acceder rápidamente a diferentes opciones de ayuda sobre las herramientas de Excel También podemos obtener las actualizaciones más recientes que se encuentren disponibles en el sitio web de Microsoft Office. Complementos: muestra los complementos que tenemos instalados, para ampliar las funcionalidades de Excel Por ejemplo, podemos abrir o guardar directamente desde nuestra aplicación de escritorio un documento en Office Live, para compartirlo en línea. Opciones: abre el cuadro de diálogo Opciones de Excel, desde donde podemos configurar y personalizar diferentes herramientas, de acuerdo a nuestras preferencias. Por ejemplo, podemos configurar las opciones para la ortografía o personalizar la Cinta de opciones. Salir: nos permite cerrar todos los libros de Excel en los que estamos trabajando 24. Cite por lo menos 5 de las plantillas en línea disponibles en MS EXCEL Libro en blanco Bienvenido a Excel

24 Calculadora comparativa Calculadora de gastos

25 ACTIVIDAD No. 4 Punto 1 Punto2

26 Punto 3 Punto 4

27 Actividad 5 Punto1 Punto2